O lócus de pesquisa é o Arquivo Geral da UFRN, localizado no Campus Universitário, Lagoa Nova, S/N. O arquivo foi criado por Onofre Lopes, que permaneceu na gestão da universidade de 1959 a 1971. Foi durante esse período que teve início o que hoje é o Arquivo Geral da instituição, sendo o primeiro diretor Ailson Marinho Lopes. Em 2015, conseguimos contatar o ex-diretor, como já abordamos, no entanto, enfrentamos certa
restrição, uma vez que ele se encontrava, à época, com a saúde debilitada e a família não permitia que ele fizesse muito esforço.
Apesar da saúde frágil, ele se mostrou muito interessado em falar, os seus olhos brilharam quando nos identificamos e mostramos do que se tratava. A família, então, cedeu um pouco e nos prometeu uma ocasião para uma entrevista gravada, o que não foi possível ocorrer em virtude do falecimento do senhor Ailson logo em seguida. Entretanto, o seu depoimento sobre o histórico do Arquivo Geral foi bastante relevante. Assim, nos breves momentos da entrevista com ele, pudemos extrair informações, de muito valor para compreender a história da criação do arquivo.
Quando o arquivo veio para o complexo do Campus, já foi para esse espaço onde funciona até hoje. Ligado ao DSG (Departamento de Serviços Gerais), o arquivo funcionava como uma seção. Tempos depois, o DSG se transformou em DMP (Departamento de Material e Patrimônio) e o arquivo continuou a funcionar como uma seção, sem dotação orçamentária e com poucos servidores. Na pesquisa de documentos, ao analisar o banco de dados dos colegiados, constatamos que não existe nenhuma resolução criando o Arquivo Geral da instituição.
A partir de 2011, foi criado, no regimento da reitoria, a Diretoria da Gestão da Informação (DGI). Em 04 de novembro de 2015 esse documento foi reeditado, por meio da Resolução 020/2015 – CONSUNI. A seguir, apresentamos as competências da (DGI).
Art. 116. A Diretoria de Gestão da Informação tem a finalidade de planejar, coordenar e organizar o sistema de arquivos da UFRN em sua forma documental e eletrônica, bem como os serviços de correspondência, de comunicação com a comunidade externa à UFRN e de segurança da informação.
Art. 117. A Diretoria de Gestão da Informação é constituída por: I – Direção;
II – Setor de Comunicação; III – Setor de Arquivos;
IV – Setor de Tecnologia da Informação; V – Secretaria Administrativa.
Art. 118. À Direção da Diretoria de Gestão da Informação compete planejar, coordenar, controlar, dirigir e supervisionar as atividades relacionadas à gestão da informação.
Art. 119. Ao Setor de Comunicação compete:
I – atender aos usuários das consultas encaminhadas por correspondência, em qualquer modalidade, mediante prestação de informações e orientação de referência; II – administrar o cadastro de usuários correspondentes;
III – coordenar, controlar e executar as atividades relativas à certificação, à autenticação e à reprodução de documentos;
IV – controlar os documentos utilizados para a execução de suas atividades, zelando por sua
preservação;
V – subsidiar as unidades de guarda e descrição do acervo quanto às necessidades apresentadas pelos usuários correspondentes;
VII - gerenciar as atividades de comunicação, recebimento e distribuição de documentos e da
Correspondência interna e externa da UFRN.
VIII - planejar, coordenar, executar e avaliar as ações relacionadas com o atendimento presencial e exercer outras atividades inerentes ao Setor.
Art. 120. Ao Setor de Arquivos compete:
I – planejar, coordenar, executar e avaliar a implantação de programas de gestão de documentos;
II – aplicar os códigos e planos de classificação, assim como a tabelas de temporalidade e destinação de documentos;
III – acompanhar a transferência, o recolhimento e a doação de documentos, procedendo ao registro de sua entrada e o encaminhamento às unidades competentes;
IV– planejar, coordenar, executar e avaliar as atividades relacionadas com a recepção, a conferência, o arranjo, a descrição e a guarda dos documentos permanentes;
V – executar atividades relativas à emissão de certidões, à transcrição e à autenticação de documentos sob a sua guarda;
VI – apoiar as atividades de consulta e de divulgação, viabilizando o acesso aos documentos sob a sua guarda;
VII– acompanhar as transferências, os recolhimentos e as doações de documentos e subsidiar o Setor de Arquivos com informações quanto ao desmembramento de fundos arquivísticos e transferência interna de acervo;
VIII – planejar, coordenar, executar e avaliar as atividades relacionadas com: a) higienização, conservação preventiva, restauração e encadernação de documentos, monitoramento ambiental nos depósitos de guarda de acervo e desenvolvimento de modelos de embalagens para acondicionamento do acervo;
b) digitalização dos documentos sob sua guarda, visando à preservação e à divulgação do acervo e ao atendimento ao usuário;
IX – compartilhar o gerenciamento dos depósitos de documentos e orientar outras unidades quanto aos procedimentos de guarda e de preservação do acervo;
X – acompanhar as doações e recolhimentos de documentos de outras unidades e a transferência interna de acervo.
Art. 121. Ao Setor de Tecnologia da Informação compete:
I – planejar, coordenar, supervisionar, executar e avaliar as atividades relacionadas com a orientação e suporte aos usuários na utilização dos sistemas de informação e de gestão;
II – planejar, coordenar, executar e avaliar as atividades relacionadas com a recepção, conferência, classificação, registro, distribuição, expedição e arquivamento de processos, documentos e demais expedientes de natureza administrativa e técnica destinados ao Arquivo, ou dele oriundos, controlando e acompanhando a sua tramitação interna e externa e gerindo o sistema centralizado de protocolo;
III – gerenciar o acesso de usuários internos e externos aos sistemas de informação e de gestão;
IV - coordenar o recebimento e o envio de documentos do Setor;
V - prestar orientações e suporte aos usuários na utilização dos sistemas de informação e de gestão da UFRN.
VI – exercer outras atividades inerentes ao Setor.
De acordo com as competências do setor de arquivo, expostas acima, sabemos que ainda teremos de percorrer um longo caminho até que o Arquivo Geral dar conta de todas as atribuições que lhe competem.
Vale ressaltar que, desde 2011, por falta de recursos humanos e de materiais, poucas ações foram implementadas. Nesse sentido, faltam: gestão documental, aquisição de mais
servidores, melhorias nas instalações físicas do prédio, climatização, entre muitas outras ações. Vale salientar que as competências da (DGI) já foram apresentados no nosso referencial teórico.
Como se pode observar, depois de conhecer as competências da DGI, podemos analisar que o que consta do Regimento Interno da Reitoria seria o ideal para o órgão, mas, até hoje, a única ação realmente efetivada pela administração central foi a compra de módulos deslizantes para guardar os documentos, o que realmente deixou a disposição desse material bem melhor. Apenas com um agravante, como não existia uma equipe para organizar o fundo de arquivo, ou seja, realizar a gestão documental, os documentos que estavam em velhas estantes de ferro (Figura 25), corroídas pela ferrugem, passaram para os módulos (Figura 26) sem tratamento e até com cupim. Com isso, corre-se o risco de se perder boa parte da documentação se medidas imediatas não forem implementadas.
Figura 25 – Estantes de Aço
Figura 26 – Módulos deslizantes
Fonte: Fotografia dos módulos deslizantes do Arquivo Geral (2016).
Em relação às instalações físicas do arquivo, estas são compostas por: recepção, cozinha, banheiros, dois grandes ambientes, mezanino, uma pequena sala de reunião. Apenas o espaço maior onde foram instalados os módulos é organizado, porém, o outro espaço serve de depósito de móveis velhos e muito material da Divisão de Controle Acadêmico (DACA) todos em caixas no chão (Figura 27). Já o mezanino guarda os prontuários da maternidade Januário Cicco (Figura 28).
Figura 27 – Material do DACA
Figura 28 – Prontuários da Maternidade Januário Cicco
Fonte: Fotografia de documentos do Arquivo Geral (2016).
Ademais, o ambiente não possui climatização e quase não existem recursos tecnológicos. A esse respeito, chegaram alguns computadores e, recentemente, recebemos uma impressora usada. Entretanto, a partir de esforços da nova diretoria DGI, estamos aguardando a instalação de novos computadores e impressoras com scanner. Como o ambiente não tem climatização, utilizamos ventiladores que, em sua grande maioria, estão quebrados. As instalações elétricas são expostas, o que pode acarretar incêndio. Ou seja, a enorme massa documental encontra-se exposta às intempéries, colocando em risco informações de inestimável valor para a instituição e para a sociedade.
No que diz respeito ao fluxo de trabalho, a grande demanda do arquivo vem do DAP, que solicita, diariamente, processos dos mais variados tipos como: progressão, aposentadoria, afastamentos, remoção, entre muitos outros. Já os documentos históricos quase nunca são consultados, uma vez que ainda não ocorreu a gestão documental. Por conseguinte, professores e alunos não fazem pesquisas, exceto os do curso de História, pois, comumente, alguns professores levam alunos no sentido de buscar fontes para a construção da memória do curso.
O Arquivo Geral é um celeiro de conhecimento e de história, das mais variadas fontes. No entanto, necessita ser valorizado pelos docentes por meio da elaboração de projetos de extensão, buscando melhorias para o arquivo e para o tratamento da massa documental. A partir de pesquisa com professores e orientandos, torna-se possível o entendimento da história institucional em constantes mudanças. É necessário, ainda, incentivo junto aos discentes, com trabalhos voluntários para a complementação das horas de cada curso, Atividades Acadêmico- Científico-Culturais (AACC), entre tantas outras ações, o que contribuiria para a divulgação do arquivo, dando visibilidade a essa unidade junto à comunidade universitária. Afinal, a instituição é feita pelos seus colaboradores e a vida funcional de todos os servidores (ativos e aposentados) vai para o Arquivo Geral. Se essas informações não estiverem organizadas, fica difícil a recuperação futura para as mais variadas demandas.
No Quadro 4, apresenta-se um resumo dos principais aspectos que foram abordados na pesquisa.
Quadro 4 – Síntese da metodologia
Abordagem Pesquisa qualitativa
Estratégia de pesquisa Pesquisa-Ação
Campo de Pesquisa Arquivo Geral da UFRN
Amostragem de pesquisa Servidores da UFRN que atuam no Arquivo e no DAP, cerca
de vinte processos de aposentadoria devidamente tratados e cadastrados no SIPAC.
Instrumentos de coletas de dados
Pesquisa documental, roteiro de entrevista semiestruturada, observação participante e questionário.
Limitações da pesquisa Os processos de aposentadoria sob a guarda do Arquivo Geral com as ações de: classificar, higienizar e cadastrar no SIPAC.
Técnica de análise de dados
Análise de conteúdo Fonte: Autoria própria (2016).
5 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS
Nesta seção, apresentamos os resultados obtidos a partir da coleta dos dados. Os resultados do questionário estão demonstrados nos gráficos apresentados na sequência. Para facilitar a compreensão e a análise dos dados do questionário, as respostas das questões foram agrupadas em quatro seções relacionadas aos objetivos específicos.
Com relação aos processos de aposentadoria, serão demonstradas as ações de conservação, guarda e sugestão de modelo de embalagem para acondicionamento. Já no que diz respeito ao cadastramento dos processos, apresentaremos as telas do SIPAC, os fluxos e o controle dos documentos que trafegam por esse sistema. As análises e as interpretações dos resultados serão pautadas na fundamentação conceitual para sua sustentação, bem como na inserção de algumas observações da autora.
Para facilitar a análise dos dados da pesquisa, as perguntas do questionário foram agrupadas, isto é, divididas em categorias estabelecidas no instrumento e na coleta de dados, baseadas nos objetivos específicos. As categorias foram apresentadas em quatro áreas, por tema, de acordo com as necessidades, discriminadas na sequência a seguir, visando atender os objetivos específicos: i) perfil dos respondentes– tendo como objetivo conhecer o informante, em vários aspectos, desde a faixa etária até a formação e o tempo de trabalho na instituição;ii) gestão documental – visa atender os objetivos específicos;iii)LAI – visa obter a opinião dos respondentes a respeito do tema; iv) preservação de documentos – busca subsidiar os objetivos específicos.
Esta análise iniciou há mais de um ano por meio de observação participante, pelo fato de a pesquisadora desenvolver suas atividades laborais no Arquivo Geral. Salientamos que durante esse tempo, no referido arquivo, tivemos de ir assimilando as tarefas cotidianas, de forma a compreender todo o processo de recepção de documentos, a forma de acondicionar, a maneira como se dá a tramitação de um setor para outro na UFRN.
Comparando os processos anteriores ao sistema SIPAC com os mais recentes, a partir de 2003, observamos que a busca e o envio desses últimos se dá de forma rápida, a partir de consulta ao sistema. Entretanto, o mesmo procedimento não acontece com os processos antigos, ou seja, anteriores ao sistema SIPAC. Como já relatado anteriormente, isso se dá devido ao controle sempre ocorrer de forma empírica, em protocolos de papel ou listagem.
Atualmente, o Arquivo Geral conta com três servidores: um arquivista, uma técnica em arquivo e esta pesquisadora, além de quatro bolsistas de apoio técnico. A servidora mais antiga ainda mantém a mesma rotina de trabalho dos seus antecessores, ou seja, a forma de acondicionar e enviar os processos, a cultura analógica ainda é uma constante no fazer no dia
a dia do Arquivo Geral. Quanto ao arquivista, por ser recém-chegado à instituição, ainda não teve oportunidade de iniciar a gestão documental da significativa massa de documentos sob a guarda do Arquivo Geral.
No que diz respeito aos servidores aposentados, estes constantemente solicitam os processos de aposentadoria para atender várias demandas, entre elas, a revisão de aposentadoria. Com isso, o DAP envia ao arquivo listagens com os nomes dos interessados. O envio desses processos quase sempre se dá por meio do malote, o que contribui com a degradação dos suportes, já bastante fragilizados pelo tempo e pelas condições de acondicionamento. Nesses quase dois anos de trabalho no Arquivo Geral, nunca ocorreu o descarte de documentos, isso contribui para o significativo volume documental. A tabela de temporalidade, como já citado anteriormente, é de 2001.
De forma geral, o nosso maior cliente, no sentido de solicitar documentos, é o DAP. Para esse atendimento, todos nós, servidores do órgão, realizamos as mesmas tarefas, a saber: recebimento de processos e conferência, arquivamento, além de atender o público e as constantes solicitações do DAP, algumas de centros e departamentos.
Para uma compreensão melhor dos atores7 que lidam com os processos de aposentadoria, elaboramos um questionário no qual o nosso intento é traçar o perfil completo dos participantes, exposto a seguir: todos participam do fazer no Arquivo Geral, no setor de aposentados, e atuam com o fluxo dos processos de aposentadoria (seção 1 do questionário).
Nesse sentido, as questões iniciais enfatizam características como: o perfil profissional, a faixa etária, o grau de escolaridade e o tempo de serviço na instituição, contidas nas questões de 1 a 4. Como colaboradores da pesquisa, temos respostas dos 6 (seis) servidores e de 1 (um) bolsista. Este último atua no Arquivo Geral há mais de um ano e lida com essas demandas, por isso, achamos importante analisar seu ponto de vista, já que se trata de uma nova geração com uma cultura tecnológica.
Essa necessidade se deu a partir da nossa observação participante, diante das atitudes de alguns colegas, tanto de trabalho no Arquivo Geral como no DAP, pelo fazer laboral no dia a dia desses sujeitos, de forma que pudemos constatar uma forte resistência nas mudanças de cultura para aceitar o novo, como, por exemplo, cadastrar documentos no sistema SIPAC. Constata-se, assim, que na prática da rotina de trabalho, alguns respondentes oferecem resistência em abandonar a cultura analógica em detrimento da digital, devido a vários motivos alegados, entre eles: a credibilidade nos protocolos de papel para o controle dos
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No caso de nossa pesquisa, entrevistamos dois servidores do Arquivo Geral, um arquivista do Museu Câmara Cascudo e outros três do setor de aposentados da instituição e um bolsista de apoio técnico.
fluxos, tendo, assim, a cultura arraigada do papel. Na sequência, apresentamos os resultados do questionário.
Figura 29 – Faixa etária dos respondentes
Fonte: Autoria própria (2016).
No que diz respeito à faixa etária dos participantes da pesquisa, como se pode observar na figura acima, a maior concentração na faixa de idade é de 25 a 35 anos, com 71,4% das respostas. Destaca-se o fato de ser um quadro de pessoal jovem. Isso se dá em decorrência da constante renovação do quadro de pessoal da instituição, a partir dos últimos concursos e do elevado número de aposentadorias nos últimos anos. É interessante ressaltar que não existe nenhum servidor na presente pesquisa na faixa etária de 35 a 45 anos, apenas acima dessa faixa, já que 14,3% estão entre 45 a 55 anos e mais 14,3%, acima dos 55 anos. Isso demonstra que ainda permanece na instituição servidores experientes, com bastante conhecimento da rotina instituição. A seguir, apresentamos o grau de formação dos respondentes.
Figura 30 – Grau de escolaridade dos respondentes
Fonte: Autoria própria (2016).
Na questão a respeito da escolaridade, 42,9% são especialistas nas áreas de Educação, Gestão pública e Auditoria e Controladoria; 28,6% são mestres em Ciências da Informação; 14,3% têm graduação completa nas áreas de Educação e Administração; 14,3% têm graduação incompleta na área de História; e 14,3% têm apenas o ensino médio.
Com relação à área de formação dos respondentes, observou-se a ocorrência de áreas distintas. Essa pluralidade de formações contribui para visões diferentes e uma multidisciplinaridade de áreas de conhecimento. De modo geral, todos os respondentes têm capacidade profissional perante seu ambiente de atuação. Na sequência, demonstraremos o setor de trabalho dos participantes e o tempo de permanência desses colaboradores na instituição.
Figura 31 – Resposta do Setor de Trabalho
Fonte: Autoria própria (2016).
Figura 32 – Tempo de trabalho na UFRN
Fonte: Autoria própria (2016).
Quanto ao tempo de serviço na UFRN, 42,9%, dos respondentes trabalham há menos de cinco anos, correspondendo a igual número os que trabalham há mais de 15 anos. Assim, podemos confirmar a renovação dos quadros de pessoal, ressaltando que existe um equilíbrio
em relação ao número de servidores antigos e novatos. Com relação aos primeiros, pode-se afirmar que possuem um conhecimento dos problemas da instituição, principalmente do Arquivo Geral, visto que a servidora já atua no local há mais de dez anos. Igual situação é a de um servidor que atua no setor de aposentados do DAP. Pode-se explicar o longo tempo de trabalho desses últimos, entre outros fatores, pela estabilidade que é oferecida ao servidor público Federal. Constatamos que apenas 14,3% dos respondentes estão na instituição há mais de vinte anos.
Quanto ao setor de trabalho, alguns respondentes ocupam cargos de confiança assim distribuídos: Chefia do Setor de Arquivo do DAP e dois servidores no Setor de Análise de Processos de aposentadoria. Os demais trabalham no Arquivo Geral, incluindo o bolsista de apoio técnico e um Arquivista, que desempenha suas atividades no Museu Câmara Cascudas, atuando também como colaborador do Arquivo Geral em algumas demandas.
Os resultados relacionados ao perfil dos servidores públicos da UFRN indicam uma equipe composta, em sua maioria, por profissionais jovens, com diversos graus de escolaridade, conforme já exposto. Em parte isso se deve ao incentivo à qualificação que gozam os servidores públicos federais das instituições de ensino superior, fazendo com que uma maioria significativa busque os cursos de graduação e pós-graduação. Os resultados também apontam para uma renovação nos quadros de pessoal de 50%. Isso é decorrente da renovação constante dos quadros de pessoal da instituição e do elevado número de aposentadoria nos últimos anos.
A seção 2 diz respeito às questões objetivas e às justificativas por parte dos respondentes, compreendendo as questões de 5 a 10. Visa atender os objetivos específicos na categoria Gestão da Informação Documental e as subcategorias: analógico e digital, conservação documental, fluxo de documentos, tabela de temporalidade e acondicionamento de documentos.
Figura 33 – Resposta à questão 5 da pesquisa
Fonte: Autoria própria (2016).
Em relação ao papel do Arquivo Geral e sua contribuição às mudanças dos processos para o meio digital, todos os respondentes indicaram a percepção de mudanças lentas. Como colaboradora do Arquivo Geral há mais de dois anos, percebemos chegar quase que diariamente uma massa significativa de documentos sem estar cadastrados no SIPAC e sem cumprir o período de guarda nos arquivos correntes dos centros e dos departamentos. Guardamos essa documentação e, pouco tempo depois, ela é solicitada para atender demandas administrativas, quando deveriam permanecer no arquivo corrente desses órgãos para o uso funcional, administrativo, jurídico, entre outros.
A respeito dos arquivos correntes, Bellotto (2006, p. 24) indica que “A permanência de tais documentos nesse tipo de arquivo, pode ser generalizada em um ano”. Muitas vezes, o Arquivo Geral recebe documentos com dois a três meses de criação. Eles são enviados para o