De acordo com o artigo 3º da Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos), dispõe que gestão de documentos “é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fazes correntes e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991). A respeito dos procedimentos e das operações, apresentaremos os pressupostos teóricos de Jardim (1987a), Bellotto (1982, 1989a, 2006, 2014a), Camargo e Bellotto (1996), Bottino (2012), entre outros.
A partir de mudanças rápidas e transformadoras que vivenciamos na sociedade, em particular a revolução tecnológica, uma grande quantidade de informações é produzida e necessita ser organizada e disponibilizada para os usuários. As universidades públicas são diretamente impactadas por essas mudanças e necessitam dar respostas precisas à sociedade que as mantém dos seus atos, tanto da parte administrativa como das atividades-fim (ensino, pesquisa e extensão). Nesse bojo, estão os arquivos universitários.
A esse respeito, Bottino (2012, p. 25) enfatiza que “a missão primária do arquivo universitário é a de preservar a herança documental da instituição, que se amplia uma vez que ele extrapola os limites do campus universitário, com atividades e serviços prestados”. A partir da afirmação da autora, compreendemos que, para preservar, é imperativo conservar e organizar toda massa documental do Arquivo Geral no sentido de tornar disponíveis as informações valiosas sob sua custódia, embora seja uma tarefa árdua. Entretanto, medidas proativas se fazem necessárias e urgentes como forma de otimizar os serviços prestados pelo Arquivo Geral, com relação às demandas informacionais. Nessa direção, ações já estão sendo efetivadas, embora de forma tímida, pelas limitações da própria instituição.
Entre os muitos objetivos, a gestão documental deve assegurar, de modo eficaz, a produção, a utilização e a destinação final do documento ou a sua guarda permanente, como também garantir ao cidadão que a informação esteja disponível, quando necessária, no atendimento das inúmeras demandas, tanto dos servidores como da própria instituição. A gestão documental, em qualquer arquivo, seja ele público, seja privado, é uma condição primordial para que a informação seja encontrada em tempo hábil sem transtorno para o cidadão.
A partir da segunda metade do século XX, a teoria arquivística sofre mudanças. Os documentos de arquivo deveriam passar por fases distintas durante o ciclo vital, da sua produção até o destino final. Entretanto, o problema da massa documental acumulada nos arquivos ainda perdura até os dias atuais. A maior parte dos arquivos custodia documentos das três fases documentais, quais sejam: corrente, intermediária e permanente, como é o caso do Arquivo Geral da UFRN. Cada fase exige procedimentos técnicos específicos.
Todo documento arquivístico tem um ciclo vital. A observância desse ciclo é de fundamental importância no sentido de economizar espaço físico, recursos humanos e financeiros, ou seja, a partir da produção, utilização e do destino final o documento cumpre o que denominamos fases ou ciclo de vida documental. Na Universidade, existem, por exemplo, vários arquivos setoriais nos centros e nos departamentos. Entretanto, é prática recorrente dos colaboradores desses arquivos enviarem uma enorme massa documental para o Arquivo Geral sem cadastrar no SIPAC e sem cumprir a fase corrente4. Isso acarreta sérios problemas para o arquivo, ou seja, gerir uma enorme massa documental sem o controle dos fluxos no
4De acordo com o Arquivo Nacional, em seu Manual de Gestão Documental (BRASIL, 2011, p. 18), documentos da fase corrente, “compreende o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor primário, é objeto de consulta frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e ao qual compete sua administração”. Já a fase intermediária corresponde a um conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente pelo órgão ou pela entidade que o produziu e que aguarda destinação final.
momento de recuperar a informação. Essa prática também envolve os processos de aposentadoria, mas, já há mudanças, visto que, desde 2003, os novos processos já estão sendo cadastrados no SIPAC, o que facilita o trabalho dos servidores do arquivo no pronto atendimento às demandas solicitadas pelos interessados e pela instituição, resta o cadastramento de todos os processos anteriores ao referido sistema, ou seja, de 1965 à 2002.
Nesse sentido, acreditamos que a classificação é a parte mais difícil da gestão dos documentos. Segundo o Dicionário de terminologia arquivística (BRASIL, 2005, p. 16) classificação “é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo”. Trabalhar a gestão documental significa racionalizar e controlar a produção documental garantindo o uso e a destinação certa, além de assegurar aos gestores e ao cidadão o acesso às informações contidas nos documentos.
O artigo 3º da Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Lei de Arquivos, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e considera a gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos nas fases correntes e intermediária, que tem como objetivo a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos tem vários objetivos, entre eles:
• Assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos;
• Garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária;
• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa e permitir o aproveitamento de forma racional dos recursos humanos, materiais e financeiros para que os documentos uma vez necessários possam ser localizados com rapidez (BRASIL, 1991).
Nessa perspectiva, documentos arquivísticos são aqueles que informam a respeito dos atos administrativos de uma organização pública ou privada (BRASIL, 2011, p. 10).
Em relação à atividade denominada gestão documental, esta não surgiu da prática ou da teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administração pública. A esse respeito, Jardim (1987a, p. 36) esclarece que:
[...] as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentos considerados de valor histórico. A tal concepção opunha-se, de forma dicotômica, a de “documento administrativo”, cujos problemas eram considerados da alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam.
A gestão documental tem início na criação do documento na fase administrativa, passando pelas etapas de eliminação ou guarda permanente. Para Bellotto (2014a), as universidades devem implantar programas de gestão documental, bem como ser implementadas políticas com procedimentos administrativos proativos para o controle da produção documental. Para isso, devem sempre ser aplicadas tabelas de temporalidade.
Nessa direção, os arquivos das universidades devem aperfeiçoar as funções-fim de ensino, pesquisa e extensão e as atividades-meio da área administrativa. Após o cumprimento da atividade-meio e da atividade-fim, se o documento for considerado de valor permanente, irá fazer parte da memória da universidade.
Segundo Bellotto (2014a, p. 74), o principal papel dos arquivos universitários subdivide-se em:
• Reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração, à história e funcionamento da universidade;
• Avaliar e descrever estes documentos, tornando possível seu acesso, segundo as políticas e procedimentos elaborados especificamente para estes fins;
• Supervisionar e eliminação, ter o controle da aplicação das tabelas de temporalidade, a fim de que nenhum documento de valor permanente seja destruído. Cumpridas essas demandas, os arquivos das universidades estarão em condições de fornecer informações requeridas pelos gestores em tempo hábil para tomada de decisão e para os seus colaboradores, servidores técnico-administrativos e docentes, já que está guardada no referido arquivo toda a vida funcional desses atores, garantindo um acervo também para a sociedade em geral.
Em relação ao conceito de documento de arquivo, segundo o Manual de Gestão Documental do Arquivo Nacional (BRASIL, 2011, p. 10):
Consiste em toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, para ser consultado para as várias finalidades, como prova, pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos dos homens numa determinada época histórica ou lugar.
Considera-se suporte o material no qual estão registradas as informações. Já o formato é o conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura de informação e do conteúdo de um documento. Ademais, a produção de documentos arquivísticos não constitui um fim em si mesmo. Ela responde à necessidade de informação que permita às pessoas agir, decidir, provar, atestar, manter ou restabelecer direitos, analisar os fatos, as ações e os objetivos.
Como colaboradora do Arquivo Geral da UFRN, observamos um grande dilema em relação à gestão da significativa massa documental acumulada, sobretudo em suporte de papel, guardadas sem tratamento adequado. Neles, estão depositadas frações significativas dos registros da história da UFRN e não é raro, também, existirem documentos de valores técnicos, científicos, jurídicos e outros, misturados a uma infinidade de documentos sem nenhum valor, já que cumpriram o seu tempo de vida a partir da tabela de temporalidade.
Corroborando o exposto acima, Martins (2006, p. 90) aponta que:
Há desafios enormes para a preservação do patrimônio científico e tecnológico nas universidades e outras instituições científicas. Uma enorme quantidade de documentos importantes já foi perdida, e uma grande quantidade está para se perder. É necessário cuidar da documentação antiga que está em perigo, mas é também essencial criar mecanismos para a preservação da documentação corrente, que terá futuramente grande importância histórica.
As informações arquivísticas, em qualquer instituição pública ou privada, são de caráter contábil/financeiro, pessoal, administrativo e técnico que podem ser encontradas em diferentes tipologias documentais e espécie. Bellotto (2006, p. 57) aborda tipologia documental e espécie documental da seguinte maneira:
O tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa e sobre a espécie diz que a espécie torna-se tipo quando lhe agregamos a sua gênese, a atividade/função/razão funcional/ que lhe gera a aplicação de um actio em uma conscripto (a espécie).
Corroborando essa mesma idéia a respeito de tipologia documental, a autora enfatiza que é uma responsabilidade árdua para os profissionais arquivistas a avaliação documental, principalmente quando ela tem de ser feita depois e não como deveria ser, ou seja, desde a sua produção. Segundo Bellotto (2014b, p. 115), “a avaliação é feita levando-se em conta o valor dos documentos, que apresentam facetas distintas: a) valor primário/administrativo; b) valor secundário/histórico”.
No momento, o nosso profissional arquivista tem essa árdua função, que é fazer a gestão documental da massa significativa sob a guarda do Arquivo Geral. Esse órgão, quando estiver funcionando de forma plena, contribuirá para a pesquisa, favorecerá os colaboradores, professores e servidores na busca dos seus direitos funcionais. Garantir uma gestão documental eficiente propicia ao cidadão o acesso à informação, favorece a democracia, o combate à corrupção, assegura a participação social e o controle do cidadão sobre atos dos gestores.
Ressalta-se isso porque a finalidade última dos arquivos, seu objetivo maior, é o acesso à informação. A informação é o objeto intelectual da arquivologia, considerando os demais como objetos físicos, o dado é sempre o objeto intelectual, sendo o acesso à informação o que é de fato o fazer dos colaboradores do arquivo.
2.3.1 Tipologia Documental
Os documentos acondicionados no Arquivo Geral da UFRN apresentam características correspondentes às atividades-meio (administrativas) e a atividades-fim (ensino, pesquisa e extensão). De acordo com Camargo e Bellotto (1996, p. 74), a tipologia documental é o “estudo dos tipos documentais”, a preocupação está na produção de documentos enfocando a atividade da organização que o gerou.
No Arquivo Geral, os documentos ligados à atividade-meio são inúmeros, principalmente de caráter financeiro e pessoal. Em suma, entre os documentos de caráter pessoal, este trabalho tem como foco os processos de aposentadoria que não se encontram cadastrados no SIPAC, que abarcam um período de 1965 a 2002, perfazendo um total de mais ou menos mil e duzentos processos. Eles têm um tempo de guarda no total de noventa e cinco anos, a partir da tabela de temporalidade (conforme já apresentado na Tabela 1).
A nossa ação é no sentido de interferir de forma direta sobre esse conjunto de documentos, adotando medidas para retardar a degradação dos suportes que, na grande maioria encontram-se bastante danificados pela ação do tempo. As caixas-arquivo estão em grande maioria em estado de deterioração, algumas entreabertas, facilitando a penetração de poeira e demais agentes nocivos aos suportes, como mostra a Figura 16. Nesse sentido, a nossa sugestão é a substituição de todas elas. Além disso, todos os processos precisam ser higienizados, ou seja, deve ser feita uma limpeza mecânica em todos os suportes.
Figura 16 – Caixas-arquivo dos processos de aposentadoria
Fonte: Fotografia de documentos do Arquivo Geral (2017).
Em algumas caixas, existe mistura de outros tipos documentais, que, por lei, não necessitam estar acondicionados com os processos de aposentadoria, como, por exemplo, os processos de averbação que, com base na tabela de temporalidade, após a aposentadoria do servidor, não se faz necessária sua guarda. Todas as ações de interferência nessa tipologia documental serão explicitadas na metodologia.