Manual 0594 AdmOrg[1]

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LUSOINFO – Sistemas de Informação, Lda

Manual

F

ORMAÇÕES

M

ODULARES

C

ERTIFICADAS

Curso: Gestão e Administração

UFCD: 0594 Administração das organizações

Formador(a): Daniel Azevedo

Acção de Formação Financiada pelo FSE e Estado Português

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ÍNDICE

Objetivos ___________________________________________________________________ 4 1. Conceito de EMPRESA _____________________________________________________ 5

2. A EMPRESA é um Sistema _________________________________________________ 5 3. … e interage com outros Sistemas ____________________________________________ 5 4. Características da EMPRESA _______________________________________________ 6

4.1. - Unidade Económica de Produção _________________________________________________ 6 4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo _______________________________________ 6 4.3. - Unidade Financeira ____________________________________________________________ 6 4.4. - Organização Social ____________________________________________________________ 6 4.5. - A Empresa produz para Vender __________________________________________________ 6 4.6. - É orientada para o Lucro________________________________________________________ 6 4.7. - A Empresa assume Riscos (maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo) _____________________ 6 4.8. - A Empresa tem um Património ___________________________________________________ 6 4.9. - Tem natureza Dinâmica ________________________________________________________ 6 5. Organograma Funcional ____________________________________________________ 7 6. Nível Institucional vs Operacional ____________________________________________ 8

7. Variáveis do Ambiente _____________________________________________________ 9 8. O Ciclo da Gestão _________________________________________________________ 9 8.1. Planear ______________________________________________________________________ 9 8.2. Organizar ____________________________________________________________________ 9 8.3. Dirigir _______________________________________________________________________ 9 8.4. Controlar _____________________________________________________________________ 9 8.5. Retroacção ___________________________________________________________________ 9 9. Planeamento Empresarial (gestão estratégica) _________________________________ 10 9.1. Missão ______________________________________________________________________ 11 9.2. Objectivos ___________________________________________________________________ 11

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9.4. Políticas _____________________________________________________________________ 11 9.5. Procedimentos e Regras ________________________________________________________ 11 9.6. Planos Operacionais ___________________________________________________________ 11 9.7. Orçamentos __________________________________________________________________ 11 10. Análise do ambiente geral _________________________________________________ 12

10.1. Factores sócio-culturais: _______________________________________________________ 12 10.2. Económico-industriais: ________________________________________________________ 12 10.3. Tecnológicos: _______________________________________________________________ 12 10.4. Político-legais: ______________________________________________________________ 12 11. Análise do ambiente específico _____________________________________________ 13

12. Diagnóstico interno ______________________________________________________ 13 13. Eficiência e Eficácia ______________________________________________________ 14

14. Recursos das Empresas ___________________________________________________ 14 14.1. Materiais e físicos ____________________________________________________________ 14 14.2. Financeiros _________________________________________________________________ 14 14.3. Humanos ___________________________________________________________________ 14 14.4. De Mercado _________________________________________________________________ 15 14.5. Administrativos e Sistemas de Informação _________________________________________ 15 15. Ciclo Económico da EMPRESA ____________________________________________ 15

16. Dimensão das Empresas - vantagens/desvantagens das grandes Empresas _________ 16 17. Especificidades das PME’s ________________________________________________ 16 18. Classificação das Empresas ________________________________________________ 17

18.1. Critério Jurídico _____________________________________________________________ 17 18.2. Critério Geográfico ___________________________________________________________ 17 18.3. Critério Titularidade do Capital _________________________________________________ 17 18.4. Critério Sectores de Actividade _________________________________________________ 17 18.5. Critério Indicadores de Gestão __________________________________________________ 18 Bibliografia ________________________________________________________________ 19

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O

BJETIVOS

 Reconhecer a necessidade da coordenação numa organização

 Identificar a organização como um sistema complexo e a administração como atividade dinamizadora da organização

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1. C

ONCEITO DE

EMPRESA

 Conjunto de actividades humanas colectivas  organizadas por um centro gestor

 que adapta constantemente os meios disponíveis aos objectivos  produzindo bens e/ou serviços

 com vista à maximização do lucro

2. A

EMPRESA

É UM

S

ISTEMA Entradas • Materiais • Capital • Trabalho • Informação Operação ou Processamento Saídas • Materiais • Serviços • Informação

3. …

E INTERAGE COM OUTROS

S

ISTEMAS EMPREGO FORNECEDORES CLIENTES FINANCIADORES ESTADO ...

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4. C

ARACTERÍSTICAS DA

EMPRESA

4.1. - Unidade Económica de Produção

 Combina um conjunto de factores económicos segundo a acção planeada pelo empresário

 Para isso, tem de possuir uma estrutura interna ou uma organização entre os seus elementos

4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo

 A sua acção prossegue determinados fins ou metas que servem de base à definição de objectivos

 Desenvolve funções com base na sua estrutura e objectivos  Aprovisionamentos  Produção  Comercialização  Recursos Humanos  Etc 4.3. - Unidade Financeira

 Propriedade de meios de produção  Estrutura Financeira

 Aberta ao mercado de Capitais 4.4. - Organização Social

 Conjunto de pessoas que se relacionam formal e informalmente com motivações e comportamentos diversos

 Deverá ser capaz de combinar os objectivos de cada um com os objectivos da Empresa

4.5. - A Empresa produz para Vender 4.6. - É orientada para o Lucro

4.7. - A Empresa assume Riscos (maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo) 4.8. - A Empresa tem um Património

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5. O

RGANOGRAMA

F

UNCIONAL

Administração

Compras

Produção

Vendas

Recursos

Humanos

Gestão

Financeira

Administração

Recursos Materiais Produção

Vendas Encomendas e Compras Aprovisionamentos Recursos Humanos Gestão Financeira Marketing Sistemas de Informação Estudos de merrcado Controlo de Gestão Assessoria de Gestão Recepção de Materiais Gestão de Stocks

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6. N

ÍVEL

I

NSTITUCIONAL VS

O

PERACIONAL

Nível da Empresa Tipo de Sub-sistema Características

Operacional Sub-sistema Fechado Certeza e previsibilidade, planeamento e controlo

... ... ...

Institucional Sub-sistema Aberto Incerteza e imprevisibilidade, dependência do ambiente externo

(9)

7. V

ARIÁVEIS DO

A

MBIENTE

8. O

C

ICLO DA

G

ESTÃO

8.1. Planear - Definir o rumo da Empresa, o que se pretende atingir (objectivos), e como lá chegar (estratégia)

8.2. Organizar - Que funções desempenha cada colaborador e como se relacionam, vertical e horizontalmente

8.3. Dirigir - Actuar de forma a conseguir um desempenho dos colaboradores que permita atingir os objectivos da empresa

8.4. Controlar - Vigiar o cumprimento dos objectivos, compreender os desvios, e tomar medidas correctivas

8.5. Retroacção – Replanear, ajustar a organização e direcção e manter o controlo

Ambiente de tarefa Fornecedores Grupos regulamentares Concorrentes Clientes EMPRESA Variáveis legais Variáveis políticas Variáveis tecnológicas Variáveis económicas Variáveis demográficas Variáveis sociais Variáveis ecológicas

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9. P

LANEAMENTO

E

MPRESARIAL

(

GESTÃO ESTRATÉGICA

)

 Identificação da Missão da empresa

 Definição dos Objectivos

 Análise do ambiente, ameaças e oportunidades

 Diagnóstico interno, identificando pontos fortes e pontos fracos  Escolha da estratégia Missão e Objectivos Ambiente geral Ambiente específico Diagnóstico interno Estratégias alternativas Escolha estratégica Implantação organizacional Implantação comportamental Controlo retroac ção análise e diagnóstico escolha estratégica Implantação da estratégia

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9.1. Missão

Identifica uma visão, um ideal comum para toda a Organização. É expressa de forma qualitativa

9.2. Objectivos

Resultados que a Empresa pretende atingir e que concretizam a Missão. Expressam-se de forma quantitativa.

9.3. Estratégia

Decisão sobre onde e como aplicar os recursos por forma a atingir os Objectivos. Orientação geral a dar às decisões. Enquadra os raciocínios e decisões da Empresa. Tem expressão qualitativa.

9.4. Políticas

Princípios de actuação que orientam a gestão corrente. Não devem ser inflexiveis, senão tornam-se Regras.

9.5. Procedimentos e Regras

Estabelecem formas de guiar a acção, detalhando como cada tarefa deve ser executada. Definem que acção deve ser tomada numa dada situação. Os Procedimentos podem ser encarados como uma série de Regras.

9.6. Planos Operacionais

Seguem-se à estratégia e suportam a preparação dos Orçamentos. Podem implicar o ajuste da Estratégia e dos Objectivos

9.7. Orçamentos

Definem numericamente (tempo, quantidades e /ou valores) os resultados esperados. Quantificam os Planos Operacionais. Suportam o controlo de desvios. Podem variar no

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10. A

NÁLISE DO AMBIENTE GERAL

10.1. Factores sócio-culturais:

a) Mercado de trabalho, dificuldades de recrutamento, inflação/deflação de ordenados, trabalho temporário

b) Conflitualidade social c) Actuação dos sindicatos

d) Grupos sociais, étnicos e religiosos

e) Valores, atitudes, normas de vida, cultura da sociedade f) Instituições e legislação de protecção ao cosumidor 10.2. Económico-industriais:

a) Valor e evolução do PIB b) Tendência da taxa de inflação c) Índices de produtividade d) Balança Comercial e) Política industrial

f) Poder de compra do consumidor e sua distribuição regional e por grupos sociais 10.3. Tecnológicos:

a) Política de investigação e desenvolvimento b) Processos e métodos produtivos

c) Novas tecnologias que podem fazer surgir concorrentes imprevistos d) Conhecimentos científicos e técnicos

e) Infraestruturas científicas 10.4. Político-legais: a) Situação política b) Constituição c) Política económica d) Legislação económica e) Legislação administrativa f) Legislação fiscal e laboral

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11. A

NÁLISE DO AMBIENTE ESPECÍFICO

Conjunto de factores externos à empresa que afectam próxima e directamente a actividade

Os Consumidores caracterização e segmentação Os Concorrentes: explorar falhas e identificar ameaças O Sector: características da procura e da oferta

12. D

IAGNÓSTICO INTERNO

Identificação das competências distintivas face à concorrência

a) Análise histórica da estratégia da empresa. Evidenciar competências, recursos, estilo de gestão, vocação tendencial.

b) Análise do seu desempenho. Análise de indicadores de lucro, lucro por acção, retorno do investimento, volume de vendas e quota de mercado

c) Estrutura económica e recursos existentes. Idade e ciclo de vida da empresa, campo de actividade, monoprodutora/multiprodutora, grau de tecnologia, capital intensivo, mão-de-obra intensiva, monomercado/multimercado, âmbito local, regional, internacional. d) Localização, acesso às matérias, à mão-de-obra, aos consumidores

e) Dimensão da empresa face ao sector

f) Estrutura jurídica, organizativa, flexibilidade, linhas de autoridade e comunicação g) Qualidade do sistema de informação e tipo de controlo

i) Organização, qualidade e agressividade do seu Marketing. Quota de mercado,

qualidade do mix global, inovação e liderança de produtos novos, patentes, embalagens, estratégia de preços, qualidade da força de vendas, publicidade e promoções, assistência pós-venda, distribuição, satisfação de clientes.

j) Investigação e desenvolvimento

k) Estrutura financeira, recursos, custo do capital, benefícios fiscais, planeamento financeiro e orçamentação, política de avaliação patrimonial

(14)

l) Estrutura industrial. Qualidade do pessoal, adequação e idade dos equipamentos, organização da produção, manutenção, qualidade e adequação das instalações, controlo de existências.

13. E

FICIÊNCIA E

E

FICÁCIA

Eficiência tem a ver com a forma como se utilizam os recursos e como se definem as

tarefas

Eficácia tem a ver com a avaliação dos resultados, até que ponto foram cumpridos os

objectivos

14. R

ECURSOS DAS

E

MPRESAS

14.1. Materiais e físicos  Edifícios e terrenos  Máquinas e equipamentos  Instalações  Matérias-primas  Materiais  Tecnologia de produção 14.2. Financeiros  Capital  Fluxo de dinheiro  Crédito  Receita  Financiamentos  Investimentos 14.3. Humanos  Directores  Gerentes

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LUSOINFO – Sistemas de Informação, Lda  Supervisores  Funcionários  Operários  Técnicos 14.4. De Mercado  Clientes  Consumidores finais  Representantes

14.5. Administrativos e Sistemas de Informação

 Informação

 Planeamento

 Organização

 Direcção

 Controlo

15. C

ICLO

E

CONÓMICO DA

EMPRESA

Aquisição de Meios de Produção

Processo de

Produção Armazenagem de Produtos Comercialização de Produtos Recursos Financeios

Cobrança s

(16)

16. D

IMENSÃO DAS

E

MPRESAS

-

VANTAGENS

/

DESVANTAGENS DAS GRANDES

E

MPRESAS

Vantagens

 Economias de escala

 Maior especialização

 Maior poder de negociação

 Maior poder de previsão

 Facilidade de recurso ao crédito

 Maior controlo do mercado

 ... Desvantagens

 Baixa flexibilidade

 Elevados custos fixos

 Complexidade de gestão

 ...

17. E

SPECIFICIDADES DAS

PME’

S

 Maior sensação de vulnerabilidade, induzindo atitude humilde e de atenção sistemática ao contexto onde se insere

 Reduzida diversificação em produtos e mercados

 Proximidade com os clientes conseguindo maior sensibilidade para as suas necessidades

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18. C

LASSIFICAÇÃO DAS

E

MPRESAS

18.1. Critério Jurídico

Atende às responsabilidades civis e comerciais, direitos e obrigações dos sócios

 Unipessoal

 Sociedade por quotas  Sociedade anónima

 Sociedade gestora de participações  outras...

18.2. Critério Geográfico

Atende à distribuição regional das empresas, normalmente distritos ou regiões

 Norte, Centro, Sul

 Distritos (Porto, Braga, Vila Real, etc)

 Vale do Ave, Zona metropolitana do Porto, etc  outras...

18.3. Critério Titularidade do Capital

Atende à gestão e natureza dos proprietários

 Públicas “puras” (criadas pelo Estado)  Nacionalizadas

 Intervencionadas  Cooperativas  Mistas  Privadas

18.4. Critério Sectores de Actividade

Atende à natureza e origem dos produtos fabricados ou dos serviços prestados

 Sector Primário (agrícolas, silvícolas, pesca, pecuária e indústrias extractivas)  Sector Secundário (indústria transformadora, gás, construção civil)

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 Sector Terciário (comércio, transportes, seguros, bancos, leasing, serviços diversos, etc)

18.5. Critério Indicadores de Gestão

Atende aos valores de rácios das Empresas

 Volume de Negócios  Rentabilidade

 Produtividade

 Custos por Funcionário  Rotatividade

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B

IBLIOGRAFIA

Gestão Estratégica, Enfrentar a Mudança, Luís Cardoso, IAPMEI

O Controlo de Gestão ao Serviço da Estratégia e dos Gestores, Hugues Jordan, João

Carvalho Neves, José Azevedo Rodrigues, CIFAG

A Gestão de Stocks, Pierre Zermati, Editorial Presença

Guia do Recrutamento e Qualificação dos Recursos Humanos, Cadernos ATP Qualidade, Ambiente e Segurança, Cadernos ATP