MANUAL PARA REQUISIÇÃO DE
COMPRAS DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
Brasília, DF 2016
Universidade Católica de Brasília
Missão
A Universidade Católica de Brasília tem como missão atuar solidária e efetivamente para o desenvolvimento integral da pessoa humana e da sociedade, por meio da geração e comunhão do saber, comprometida com a qualidade e os valores éticos e cristãos, na busca da verdade.
Visão do Futuro
Em 2020, no seu Jubileu de Prata, a Universidade Católica de Brasília – UCB será uma Instituição de referência na Extensão, na Pesquisa e no Ensino indissociáveis e comprometidos com o desenvolvimento sustentável e a Justiça Social
Reitor
Gilberto Gonçalves Garcia
Pró-Reitor Acadêmico
Daniel Rey de Carvalho
Pró-Reitor Administrativo
Fernando de Oliveira Sousa
Gerente do Sistema de Bibliotecas
Leila Barros Cardoso Oliveira
Coordenadora de Serviços aos Usuários
Elizabeth Gonçalves Vilarino de Castro e Costa
Coordenadora de Serviços Bibliográficos
Bartira Dyacui de Souza Lima
Universidade Católica de Brasília Reitoria
Sistema de Bibliotecas
MANUAL PARA REQUISIÇÃO DE COMPRAS DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Brasília, DF Fevereiro, 2016.
1 OBJETIVO
Este manual fixa as condições exigíveis para formulação e o envio dos pedidos de compra de material bibliográfico por meio do Sistema Pergamum.
2 DOCUMENTO COMPLEMENTAR
Política de Formação e Desenvolvimento do Acervo do SIBI.
3 PRÉ-REQUISITOS PARA ENVIO DO PEDIDO
• O professor deverá encaminhar as atualizações das bibliografias ao Diretor do Curso para que ele possa incluí-las na Requisição de Compra.
• A pessoa responsável pela inclusão dos títulos na requisição de compras no momento de acesso deverá informar a matricula de funcionário e a senha cadastrada na Biblioteca, caso não seja cadastrado ou não tenha senha, entrar em contato com a Coordenação de Serviços Bibliográficos, no telefone 3356-9028.
• É de responsabilidade do curso, acompanhar as exigências do Ministério da Educação, quanto aos indicadores de quantidade e qualidade das bibliografias.
4 PRAZOS
• Inclusão dos títulos na requisição de compras: solicita-se que os títulos sejam incluídos com pelo menos dois meses de antecedência da programação orçamentária.
• Entrega do material bibliográfico:
Nacional (estimado) – 30 dias da data de encomenda; Importado (estimado) – 90 dias da data de encomenda.
5 PASSO A PASSO PARA O PREENCHIMENTO DA REQUISIÇÃO DE COMPRAS
• Entrar no site http://www.biblioteca.ucb.br. • Clicar em Aquisição.
• No campo Usuário e Senha, digitar a matrícula funcional e senha de empréstimo cadastrada no Sistema de Bibliotecas (SIBI).
IMPORTANTE
Colaboradores recentes, utilizem todos os números da sua matrícula com exceção do digito 0 (zero) que vem à esquerda.
Exemplo: matrícula 04080500 USE 4080500
Colaboradores antigos utilizem apenas os números finais de sua matricula sem o 0400, 0300, e outras.
Exemplo: matrícula 04004259 USE 4259
GERAR REQUISIÇÃO
SO
O cadastro de sugestões está dividido em 4 passos
• Antes de iniciar a solicitação, clicar em Gerar Requisição, com o número da requisição será possível rastrear as suas solicitações. • Preencher a justificativa, a observação, e selecionar a prioridade. • Clicar em Gravar.
IMPORTANTE: Ao preencher a observação, por gentileza, informar o nome do
PASSO 1
PESQUISA ACERVO
A nova aquisição está integrada com o nosso catálogo, com a Rede Pergamum, e com algumas livrarias parceiras. O objetivo é agilizar e facilitar o processo de pesquisa e solicitação dos títulos desejados.
• Na tela de Consulta ao acervo é possível realizar pesquisas nas livrarias parceiras e incluir os títulos desejados como requisição de compras.
• Digitar o argumento de pesquisa. • Clicar em Mostrar.
Observação: Se o título pesquisado o título pesquisado não existir na
biblioteca do solicitante, a pesquisa será realizada automaticamente na Rede Pergamum e nas livrarias parceiras.
• Clique na opção desejada: Universidade Católica de Brasília, Rede Pergamum ou Rede Livrarias.
• Clique em Filtros se desejar alterar a forma de pesquisa.
• Ao clicar sobre a Rede Livrarias, por exemplo, será exibida a relação de títulos encontrados com o termo pesquisado.
• Será exibida uma caixa para preenchimento e confirmação dos dados.
• Preencher o total solicitado.
• A prioridade é repetida de acordo com a requisição criada. • Informar o tipo de bibliografia, se básica ou complementar.
• Marcar se a obra é estrangeira; para obras nacionais, deixar essa opção desmarcada.
• Clicar em Gravar.
• Repetir o processo para cada título solicitado.
ATENÇÃO: Na tela do lado direito é possível verificar os títulos incluídos como sugestão.
• Se necessário, clicar sobre o Lápis para realizar alterações de total solicitado, bibliografia e marcar a opção obra estrangeira.
Títulos Incluídos como sugestão.
PASSO 2
ITENS / NOVO ACERVO
Esse passo é utilizado somente se houver necessidade de alterar descrições da sugestão ou para inserir um título que não foi encontrado no Acervo da Instituição, na Rede Pergamum ou na Rede de Livrarias parceiras.
Também é possível importar arquivos do Excel com uma lista de sugestões
• Para realizar alterações no item, clique sobre o Título.
• Na tela do lado esquerdo realize as alterações. • Clique em Gravar.
INSERIR UM NOVO TÍTULO, QUE NÃO FOI ENCONTRADO NA REDE PERGAMUM E NA REDE DE LIVRARIAS
• Cadastrar os dados no lado esquerdo da tela. • Selecionar o tipo de obra.
• Preencher todos os campos da planilha. • Informar a quantidade.
• Informar a prioridade.
• Informar o tipo de bibliografia. • Clicar em Gravar.
IMPORTAR ARQUIVOS EXCEL
Para importar um arquivo em Excel, é necessário que os títulos estejam em um padrão com colunas pré-definidas.
• Clicar no botão Selecionar Excel. • Escolher o arquivo.
• Clicar em Importar.
PASSO 3
DISTRIBUIÇÃO
Realizar a distribuição, indicar para quais cursos e unidade de informação as obras estão solicitadas. Há duas formas de realizar a distribuição:
1. Em lote, vários itens de uma só vez. 2. Distribuir Item a Item.
Distribuir vários itens de uma só vez.
Distribuir item a item.
PARA DISTRIBUIR VÁRIOS ITENS DE UMA SÓ VEZ, OU SEJA, EM LOTE
• Selecione os itens (títulos) que deseja distribuir para uma Única Unidade de Informação e para um Único Curso.
• Clique no botão Distribuir para todos os Itens selecionados.
Distribuição por Unidade de Informação
• Em Unidade de Informação, selecionar a Biblioteca para onde será solicitado o material.
• Clicar em Gravar.
ATENÇÃO: Não é necessário informar a quantidade.
Selecione a Biblioteca para onde será solicitado o material e clique em
Códigos e Nomes das Bibliotecas Cadastrados no Sistema
CÓDIGO BIBLIOTECA CÓDIGO BIBLIOTECA
1 Biblioteca Central 31 Biblioteca PEAD Zé Doca, MA 2 Biblioteca de Pós-Graduação 32 Biblioteca PEAD Lwena, Angola 6 Posto Atendimento Unidade
Avançada Asa Sul
33 Biblioteca PEAD Abaetetuba, PA 9 Biblioteca PEAD Angola, Luanda 34 Biblioteca PEAD Araras, SP 10 Biblioteca PEAD Japão, Tokyo 35 Biblioteca PEAD Campo Grande,
MS
11 Biblioteca PEAD Belém, PA 36 Biblioteca PEAD Lins, SP 12 Biblioteca PEAD Fortaleza, CE 37 Biblioteca PEAD Montes Claro,
MG
13 Biblioteca PEAD Recife, PE 38 Biblioteca PEAD Unaí, MG 14 Biblioteca PEAD Manaus, AM 40 Biblioteca PEAD Campinas, SP 15 Biblioteca PEAD Rio de Janeiro, RJ 41 Biblioteca PEAD João Pessoa,
PB
16 Biblioteca PEAD Salvador, BA 42 Biblioteca PEAD Juiz de Fora, MG
17 Biblioteca PEAD Belo Horizonte, MG
43 Biblioteca PEAD Lucas do Rio Verde, MT
18 Biblioteca PEAD São José dos Campos, SP
44 Biblioteca PEAD Luís Eduardo Magalhães, BA
19 Biblioteca PEAD Uberlândia, MG. 45 Biblioteca PEAD Maceió, AL 21 Biblioteca PEAD Anápolis, GO 46 Biblioteca PEAD Marília, SP 22 Biblioteca PEAD Campo dos
Goytacazes, RJ.
47 Biblioteca PEAD Muriaé, MG 23 Biblioteca PEAD Coronel
Fabriciano, MG
48 Biblioteca PEAD Natal, RN 24 Biblioteca PEAD Boston, EUA 49 Biblioteca PEAD Itatiaia – Recife,
PE
25 Biblioteca PEAD Palmas, TO 50 Biblioteca PEAD Ribeirão Preto, SP
26 Biblioteca PEAD Porto Alegre, RS 51 Biblioteca PEAD São Paulo Vila Carrão, SP
27 Biblioteca PEAD Santo André, SP 52 Biblioteca PEAD Uberaba, MG 28 Biblioteca PEAD Santos, SP 53 Biblioteca PEAD Varginha, MG 29 Biblioteca PEAD São Paulo, SP 54 Biblioteca PEAD Apipucos -
Recife, PE
30 Biblioteca PEAD Vitória, ES 55 Biblioteca PEAD Marco - Belém, PA
Distribuição por Unidade Organizacional
• Selecione a Unidade Organizacional.
• Escolha a verba (se a unidade possui verba cadastrada). Ou deixe em branco.
• Clique em Gravar
Selecione o Centro de
Custo para onde será
solicitado o material e clique em Gravar
Distribuição por Solicitante
• Digite o código do usuário (matricula) ou pesquise pelo nome. • Clique em Gravar.
Por default o sistema lança como solicitante o operador logado no sistema. É possível inserir outros solicitantes neste momento para que no momento que o material chegar e finalizar o Processamento Técnico, este usuário receberá e-mail informando da nova aquisição.
PASSO 4
RESUMO DA REQUISIÇÃO DE COMPRA
Exibe um resumo da requisição de compras. Nesta tela é realizada a conclusão da requisição. A requisição é concluída e enviada para a biblioteca.
• Para finalizar a solicitação, clicar em Finalizar Requisição.
Se não finalizar a requisição,
não será possível
prosseguirmos com as aquisições dos materiais.
Após gerar a requisição, na tela Requisições é possível visualizar todas as requisições criadas pelo usuário logado, bem como a situação da mesma.
CONTATOS
Preenchimento da Requisição de Compras
Biblioteca Central – Coordenação de Serviços Bibliográficos
Bartira Dyacui de Souza Lima
Telefone: (61) 3356-9368
Sara Mesquita Ribeiro
Telefone: (61) 3356-9033 E-mail: csb@ucb.br
Andamento do Pedido
Biblioteca Central – Coordenação de Serviços Bibliográficos Bruno Gomes Ferreira
Telefone: (61) 3356-9028 E-mail: bibcompras@ucb.br
