FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1) IDENTIFICAÇÃO

Código do documento Não Aplicável Revisão 01 Data 26/03/2013 Título RELATÓRIO PARA ENTRADA DA RAC 2013 – PROCESSOS CORPORATIVOS Classificação Ostensivo no de páginas 82 no de anexos 00

2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO

Nome Setor Rubrica Data

Elaborado

José Eduardo Prates GAN 21/03/13

Márcia Orrico Pupak GDP 26/03/13

Mariliana S Abi-Eçab GRS 15/02/13

Maria Aparecida Trezza GDS 11/03/13

Ronaldo Veronesi GCL 21/02/13

Teresinha F Lima Daltro CQAS 06/03/13

Tereza C Salvetti CQAS 23/03/13

Wilson S Scapin Jr. CQAS 13/03/13

Analisado Tereza C Salvetti CQAS 26/03/13

Aprovado Tereza C Salvetti CQAS 26/03/13

3) DISTRIBUIÇÃO:

Nome Unidade Instituição Data

Intranet Todas IPEN 26/03/13

4) HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Rev. Data Descrição da Alteração

00 22/03/13 Relatório a ser utilizado como base (entrada de informações dos processos corporativos) para análise crítica pela Alta Direção do Instituto.

01 26/03/13 Inserção das informações relacionadas ao processo “Treinamento e Desenvolvimento”

5) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS

Código do Documento Título

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RELATÓRIO PARA ENTRADA DA RAC 2013 – PROCESSOS CORPORATIVOS ÍNDICE A. Objetivo 2 B. Estrutura do Relatório 2 C. Expectativas e Saída 2 PROCESSOS 1 Aquisição 4 2 Auditoria 17 3 Comercial 42

4 Informação - Desenvolvimento de sistemas 54

5 Informação - Redes e suporte 59

6 Melhoria Contínua 63

7 Sistema de Gestão 68

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RELATÓRIO PARA ENTRADA DA RAC 2013 – PROCESSOS CORPORATIVOS

A. Objetivo

Esse relatório tem por objetivo principal otimizar a condução da Reunião de Análise Crítica (RAC) dos Processos Corporativos que compõem o Sistema de Gestão Integrada, para que possam ser discutidos os pontos que realmente são relevantes para avaliação e decisão pela Alta Direção. Ele apresenta os resultados obtidos, com análises e considerações dos respectivos Gestores e RDs dos Sistemas de Gestão (SG) do IPEN nos processos corporativos relativos à Gestão da Melhoria Contínua, da Informação, Comercial, de Recursos Humanos e de Realização dos Produtos.

A Coordenação do CQAS foi designada pela Alta Direção do IPEN como o Representante da Direção da Instituição e tem a responsabilidade e autoridade para:

• assegurar que os processos necessários para o sistema de gestão estejam estabelecidos, implementados e mantidos;

• relatar à Alta Direção o desempenho do sistema de gestão e reais necessidadea de melhoria e/ou correção;

• assegurar a promoção da conscientização sobre os requisitos do cliente e demais partes interessadas em toda a instituição.

Conforme definido nos Modelos de Sistema de Gestão adotados pelo Instituto, para que o SGI seja efetivo, a Alta Direção deve fornecer evidência do seu comprometimento com o desenvolvimento, implementação e a melhoria contínua de sua eficácia:

a) Comunicando à Instituição da importância em atender aos requisitos dos clientes e demais partes interessadas, como também aos requisitos estatutários e regulamentares;

b) Estabelecendo e analisando criticamente as Políticas da Qualidade, Segurança e Ambiental (ou uma Política Integrada), assegurando que os objetivos sejam estabelecidos nas funções e nos níveis pertinentes da Instituição e que sejam mensuráveis e consistentes com as Políticas estabelecidas;

c) Conduzindo as análises críticas pela direção, e d) Assegurando a disponibilidade de recursos.

Importante ressaltar que o Sistema de Gestão Integrado do IPEN não abrange todo o Instituto e apenas a Gestão da Qualidade está implementada cobrindo parte das atividades. A Gestão Ambiental e de Segurança não estão totalmente implementadas e dizem respeito basicamente ao atendimento pontual de aspectos de segurança nuclear e radiológica.

O IPEN, quando iniciou a implantação de um Sistema de Gestão em 2000, havia identificado a necessidade de “integrar” os processos que eram comuns aos vários Sistemas de Gestão (SG) existentes na Instituição, fossem eles para atendimento regulamentar, requisito de cliente, melhores práticas ou estratégia da Direção, denominando-os processos corporativos e que são objeto desta análise crítica pela Alta Direção.

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B. Estrutura do relatório

Na busca de melhorar essa análise, os RDs setoriais e corporativos, juntamente com os respectivos Gestores e a CQAS se reuniram em duas datas (15 e 20 de março) para apresentarem as dificuldades e necessidades e, em função disto, foi elaborado o último item para cada processo corporativo, definindo o que é estratégico e o que é tático/operacional. Todos os processos que integram o SGI foram incluídos nesse relatório, exceto a “Radioproteção” e o “Treinamento e Desenvolvimento” . Entende-se que esta estrutura permite uma visão mais adequada do Sistema de Gestão. A estrutura está baseada na análise dos seguintes aspectos:

Avaliação do Desempenho do processo:

- Objetivos e metas estabelecidos para 2012 (estratégicos e operacionais) - Auto-avaliações, auditorias internas e externas realizadas em 2012

- Não conformidades, incluindo reclamações de clientes, registradas em 2012 e situação das respectivas ações corretivas / preventivas.

- Atendimento a requisitos legais, regulamentares e/ou estatutários

- Em comparação com melhores práticas (benchmarking), quando houver - Satisfação dos Usuários e outras partes interessadas

- Possíveis mudanças que possam afetar o processo e/ou sua continua adequação ao SGI

Pendências em relação a RACs anteriores

Ações de melhoria implementadas no processo no exercício anterior Reunião parcial com os RDs – Saídas

- Ações de melhoria para o próximo ano

- Assuntos a serem discutidos pela Alta Direção

Os processos estão apresentados na seguinte sequência, conforme índice.

C. Expectativas e Saída desta RAC

Espera-se com esta estrutura permitir maior agilidade nesse processo e focar mais as definições da Alta Direção. O último item (processo.4.2) de todos os processos relacionam os assuntos que serão pauta da reunião do dia 27/03/2012 na sala 7 as 9:00hs. As saídas dessa RAC constarão de ata e serão acompanhadas sistematicamente pela CQAS.

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1. AQUISIÇÃO

Propósito do Processo de Aquisição

Adquirir bens e serviços em condições mais vantajosas para a administração, por meio da escolha do particular melhor qualificado e em melhores condições de ofertar o bem ou serviço, observando-se, como dever indeclinável, os princípios básicos da legislação pertinente, “o Estado tem o dever de realizar a melhor contratação sob o ponto de vista

da economicidade. Isso significa que a contratação comporta avaliação como modalidade de relação custo-benefício. A economicidade é o resultado da comparação entre encargos assumidos pelo Estado e direitos a ele atribuídos, em virtude da contratação administrativa. A economicidade exige que o Estado desembolse o mínimo e obtenha o máximo e o melhor“. (Justen Filho, Marçal in Comentários à Lei de Licitações e Contratos

Administrativos, 8ª ed. Ed. Dialética, São Paulo, 2001, pg. 63).

1.1 Avaliação do Desempenho

1.1.1 Objetivos e Metas estabelecidos para 2011 1.1.1.1 Indicadores Quantitativos

1.1.1.1.1 Requisições processadas:

Em 2012, conforme dados extraídos do Sistema de Compras, foram emitidas 1.931 (1.977/11) requisições de materiais e serviços e processadas 1.479 (1.820/2011) com um total de 2.762 (3.353/11) itens que geraram 1.233 (1.417/11) processos de licitações, nas seguintes modalidades: MODALIDADE QTD 2010 2011 2012 %(compara do a 2011) Convite 58 0 0 0,0 Tomada de Preço 23 16 9 - 43,75 Concorrência 2 6 9 50,00 Dispensa de Licitação 1007 1070 914 -14,60 Inexigível 40 44 26 -41,00 Suprimento de Fundos 7 12 14 17,00 Concorrência Internacional 33 0 0 0,0 Pregão Eletrônico 202 244 245 0,0

Ata de Registro de Preço 1 14 14 0,0

Recurso alocado (R$)

(Gov.Fed) 84.465.726,22 (2.640.314,27) 80.291.599,33

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RELATÓRIO PARA ENTRADA DA RAC 2013 – PROCESSOS CORPORATIVOS 0 500 1000 1500 2000 2500 2008 2009 2010 2011 2012 Total Rm's emitidas RM's processadas RM's devolvidas RM's canceladas RM (D+C) 0 200 400 600 800 1000 1200 2010 2011 2012 MODALIDADES DE LICITAÇÃO Dispensa Pregão TP Concorrência Inexigível Ata de registro

Fig.1.1: Distribuição de processos de aquisição por modalidade em cada ano.

REQUISIÇÕES 2008 2009 2010 2011 2012 Total Rm’s emitidas 2315 1923 1908 2.270 1.931(8,5%) Rm’s devolvidas 200(8,6%)(10%) 242(8,0%)(17,1%) 178(9,3%)(11,7%) 204 (9%)(11,2%) 259 (13%) (17,5%) Rm’s Canceladas 119(5,1%)(6%) 266(13,8%)(18,1%) 203(10,6%)(13,3%) 252 (11%)(13,8%) 192 (10%)(13%) Rm’s Processadas 1.996(86,2%) 1.415(73,6%) 1.526(80%) 1.820 (80%) 1.479 (76%) Total de itens 3.839 2.812 3.049 3.670 2.762 (7,5%) Total de processos 1.643(71%) 1.337(69,5%) 1.373(72%) 1.417(62,4%) 1.233 (63,0%) Obs.: os percentuais em vermelho referem-se ao total anual de rm’s em cada ano, em

azul referem-se a comparação com o ano anterior, em verde, referem-se ao total de rm’s

processadas em cada ano.

Fig.1.2: Evolução anual de Rm’s emitidas, processadas, devolvidas e cancelas. Notar que a soma das Rm’s devolvidas e cancelas se mantém em torno de 20%.

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RELATÓRIO PARA ENTRADA DA RAC 2013 – PROCESSOS CORPORATIVOS 0 20 40 60 80 100 2008 2009 2010 2011 2012 Total Rm's emitidas RM's processadas RM's devolvidas (%T) RM's canceladas (%T) RM's devolvidas (%P) RM's canceladas (%P

Fig. 1.3: Percentuais de Rm’s processadas, devolvidas e cancelas em relação ao Total de Rm’ emitidas(%T) e em relação ao Total de Rm’s processadas(%P) por ano.

2008 2009 2010 2011 2012 Total Rm's(%) 100 100 100 100 100 RM's processadas(%T) 86,2 73,6 80,0 80,0 76,0 RM's devolvidas (%T) 8,6 8,0 9,3 9,0 13,0 RM's canceladas (%T) 5,1 13,8 10,6 11,0 10,0 RM's devolvidas (%P) 10,0 17,1 11,7 11,2 17,5 RM's canceladas (%P) 6,0 18,1 13,3 13,8 13,0

Obs.: As séries de dados indicadas por (%T) significa o percentual em relação ao Total de Rm’s emitidas (100%) e, (%P) representa o percentual em relação apenas às Rm’s processadas. 1.1.1.1.2 Novos itens catalogados (2012)

Foram incluídos 731 (921/11) novos itens de materiais e serviços no cadastro do IPEN e 303 (185) no CATMAT/CATSER (módulos do SIASG da Rede SERPRO do governo federal).

PEDIDOS DE CATALOGAÇÃO - 2012

OCORRÊNCIA TOTAL %

PEDIDOS P/ SISTEMA IPEN 352 45,00%

PEDIDOS POR OUTROS MEIOS 76 9,70%

PEDIDOS DE CATMAT 303 38,60%

PEDIDOS NÃO CONFORMES 53 6,70%

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PEDIDOS DE CATALOGAÇÃO - 2011

OCORRÊNCIA TOTAL %

PEDIDOS PELO SISTEMA 519 56,35%

PEDIDOS DE CAT MAT 185 20,09%

PEDIDOS POR OUTROS MEIOS 217 23,56%

TOTAL DE PEDIDOS 921 100%

Unidade requisitante Solicitações pelo sistema RMRSQL Solicitações por outros meios Total Solicitações devolvidas Solicitações não conformes CB 18 0 18 3 3 CCCH 11 0 11 24 1 CCN 24 1 25 4 6 CCTM 21 3 24 11 8 CEN 24 1 25 7 0 CLA 77 4 81 9 7 GMR 3 1 4 11 0 CQMA 19 4 23 8 3 CRPQ 23 3 26 6 2 CTR 57 3 60 13 12 DAD 2 7 9 0 0 DIRF 40 39 79 20 5 GRP 0 0 0 0 0 GRR 9 6 15 2 3 DIE 21 4 25 7 3 RMB 1 0 1 0 0 SSF 2 0 2 0 0 Total Geral 352 76 428 125 53

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SOLICITAÇÃO DE CATALOGAÇÃO NO CATMAT

PEDIDOS DE CATMAT 303

1.1.1.2 Indicadores Qualitativos

Meta1: Realizar estudo de viabilidade para definição de um sistema automático de

rastreamento de processos de aquisição e contratos;

Resultado: em andamento, aguardando a configuração do módulo de registro de fluxo de

processos no novo sistema administrativo em ambiente WEB.

Meta 2: Instalação de sistema de ar condicionado;

Resultado: em andamento, foram realizadas a aquisição do equipamento, restando a

adequação das instalações elétricas do Bloco A.

Meta 3: Implementação da “ata de registro de preços”, para mercado internacional; Resultado: os procedimentos foram preparados para entrar em operação em 2013. Meta 4: Informatização do setor de importação;

Resultado: em andamento, aguardando conclusão da migração do Sistema

Administrativo para ambiente WEB, uma vez que os novos procedimentos informatizados farão parte de melhorias no sistema.

Meta 5: Revisão da documentação série 0600.

Resultado: Em andamento, foram revisados, aprovados e incluídos na Lista Mestra a

PO-IPN-0601.02 e a PO-IPN-0601.01.

Meta 6: Capacitação do pessoal do setor de contratos (GCC) no sistema da qualidade,

uma vez que ali são desenvolvidas atividades, tais como: pregão, concorrência, tomada de preço, que são modalidades de aquisição de bens ou serviços cujos procedimentos estão descritos nos documentos da série IPN 0600 “Processo de Aquisição”.

Resultado: não foi realizado por falta de agendamento.

Meta 7: Revisão na IT-IPN-0601.01.01 para adequação ao ambiente WEB para onde

migrará o sistema de requisição de materiais.

Resultado: Não realizado, aguardando conclusão da migração do sistema para o

ambiente WEB.

Meta 8: Manter o percentual de satisfação na avaliação de fornecedores em, no mínimo,

80%.

Resultado: Em 2012, 848 (920/2011) fornecedores, venderam produtos ou serviços ao

IPEN, sendo que 774 (801/2012) são do mercado nacional e 74 (119/2012) no mercado internacional. Na Tabela abaixo a avaliação é dividida em 6 classes consideradas relevantes para a análise do resultado da avaliação. Verifica-se a concentração das notas nas classes de 90 a 100 com 65,70% (76,71%) do total de fornecedores. No extremo oposto, na classe de notas entre 30 a 79 encontram-se apenas 20,61 (9,86%) de fornecedores restando 13,53% (13,43%) na classe entre 80 e 89. Tal distribuição revela

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basicamente que 20,61% dos fornecedores, em sua totalidade do mercado nacional (excluindo-se os contratos de fornecimento parcelado), não atingiram o percentual mínimo de satisfação. NOTAS QTD.2010 QTD.2011 QTD. 2012 % 30 a 50 94 (9,12%) 73 9,43% 50 a 79 7 (0,81%) 60 (6,44%) 86 11,10% 80 a 86 42 (4,85%) 44 (4,41%) 37 4,78% 87 a 89 86 (9,93%) 34 (3,65%) 68 8,79% 90 a 96 579 (66,86) 481 (51,6%) 357 46,10% 97 a 100 152 (17,55) 219 (23,5%) 153 19,8% TOTAL 866 932 774 100,00

Obs: na classe 30-50, 67 fornecedores correspondem a contratos de fornecimento e EX, na quase totalidade, foram avaliados apenas parcialmente o que resulta em nota abaixo de 50. Avaliação de Fornecedores: 01/01 a 31/12/2012 9,42% 11,09% 4,78% 8,78% 46,15% 19,78% 30 a 50 50 a 79 80 a 86 87 a 89 90 a 96 97 a 100

Comentário: Comparando com o desempenho de 2011, nota-se que o perfil da avaliação

não se alterou, com uma expressiva quantidade de fornecedores com percentual de satisfação superior a 80% (79,5%). Embora o percentual com avaliação abaixo de 80% seja pouco significativo, atingindo 20,5%, em valores absolutos é relevante pois causa impacto na execução resultando em perda de eficiência do processo.

Uma forma de reduzir tal “inadimplência”, poderia ser a implementação do mecanismo de exclusão de fornecedores com avaliação baixa, conforme previsto na legislação.

Entretanto, a aplicação de tal instrumento deve obedecer ao rito legal do qual faz parte, como primeiro passo, o registro de ocorrência no SICAF. A questão do registro já foi objeto da não conformidade AUDIT-IPEN-0089/2009, lançada pela auditoria interna. Esse RNC continua sem conclusão em 2012 e como o tratamento dado até agora não corrigiu o problema, o plano de ação precisa ser refeito.

Os prestadores de serviços de apoio administrativo, vigilância patrimonial,

manutenção da rede de alta tensão, limpeza e conservação externa, limpeza e conservação predial, desinsetização, são avaliados, mensalmente, de acordo com os

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contrato e o percentual de satisfação, no mês, não atingir o estabelecido (80%), a empresa é penalizada com multa pecuniária no valor de 1% por ponto até o limite de 10% sendo descontada no pagamento da fatura do mês de referência.

FORNECEDOR JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OU NOV DEZ MED DELTA ENGENHARIA INDUST E COMERCIO 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 AD-SERVICE ADMIN DE REC HUM 85/2011 71 77 72,3 83 77 82 84 88 80,5 80,5 76 79 AD-SERVICE ADMIN DE REC HUM E COM. 80 75 75 75 80 80 77 HIGILIMP-LIMPEZA AMBIENTAL LTDA 80 80 80 80 77,5 80 80 80 80 80 80 80 HIGILIMP-LIMPEZA AMBIENTAL LTDA 80 80 80 80 80 80 80 MPE MONTAGENS E PROJETOS ESPEC. 80 97 97 97 97 97 98 97 97 97 97 96 CAMILY CONSTRUCOES E EMPREEND. MO TO CI CL IS TA

THERMON AR CONDICIONADO LTDA 86 86 86 86 86 86 86 86 86 86 86 86 86 ANGELS SEGURANÇA E VIGILANCIA LTDA 90 90 90 90

Meta 9: Fornecedor Interno: Nota mínima 75%

Essa meta foi atingida. Não houve nenhuma avaliação inferior a 75%, conforme gráfico abaixo:

AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR INTERNO - 2012

90,3 91,7 97,5 96 96 91,7 80 GRS CTR DOC DPF CBN CRPq GRP

Meta 10: Reduzir para 9,48% o percentual de solicitações de catalogação não

conforme.

Resultado: 6,70%:

Comentário: Meta atingida. Foram recebidas 784 solicitações de catalogação das quais

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Meta 11: Reduzir o percentual de requisições não atendidas para 0%

Resultado: Foram 451 (352-2011) RMs não atendidas nas categorias “devolvidas e

canceladas” correspondendo a 23,0% superando em aproximadamente 3% o resultado de 2011.

Comentários

Uma análise do histórico dos resultados dos últimos 5 anos (vide gráfico pg 2), mostra que o percentual se mantém, de forma persistente, no mesmo patamar de 20% de RM’s não realizadas em relação ao total de RM’ emitidas. Verifica-se também que, as causas são recorrentes:

a) Grande concentração de RMs no último trimestre, formando um forte gargalo; b) Estimativas de custo abaixo da pesquisa prévia de preços, que retardam o

processo e especificação incompleta assim como falta de projeto básico nos casos em que é necessário;

c) Dificuldades na aprovação dos editais de licitação pela Procuradoria Federal (PF), da qual não temos nenhum controle;

d) A meta pode estar mal dimensionada, uma vez que no 6º ano não é atingida;

Ações corretivas

a) Treinamento interno constante para os compradores e pessoal de apoio, envolvendo a legislação aplicável ao processo de aquisição, orçamento e noções do sistema de gestão da qualidade, visando obter um maior comprometimento e capacitação dos funcionários envolvidos no processo;

b) Criação de um modelo padrão que sirva de base para confecção de Projetos básicos e/ou termos de referência;

c) Formação de novos pregoeiros;

d) Melhoria no sistema de compras, vide programa de “Planejamento, Procedimento e Padronização”.

Meta 12 – Reduzir o prazo médio de fechamento de compras por dispensa de licitação

para 15 dias.

Resultado: não possuímos meios para aferir o cumprimento dessa meta. Comentários:

a) Para avaliar o tempo médio para fechamento de compras por dispensa é necessário segregar por natureza do objeto e definir a partir de qual data será considerado o início e o término do processo. Uma vez que o processo passa por diferentes instâncias, poderia se considerar como a data na qual é distribuído ao comprador, contudo, estaríamos medindo a eficácia do comprador e não do processo. Para reflexão.

Ações corretivas:

a) Desenvolver uma metodologia para aferir o prazo de fechamento de compras na modalidade dispensa de licitação (cotação eletrônica).

b) Adotar procedimentos de acompanhamento constante das requisições, por comprador, através de relatórios gerenciais.

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1.1.2 Auto-avaliações, auditorias internas e externas realizadas em 2012 1.1.2.1 Auditoria interna

AUDIT-IPN-00119-2012–“Não foram evidenciados registros de capacitação/ habilidades/ competência para treinamentos “on the job” nos processos Gestão de almoxarifado (GMP) e Aquisição”: a causa foi identificada como falta de comunicação. Como tratamento, foi definido um plano de ação pelo qual seria identificado junto a GDP a documentação utilizada neste tipo de registro. O tratamento da não conformidade encontra-se na fase de verificação de eficácia tendo como prazo julho/2013.

b) Os documentos da série 600, que regem o processo de aquisição estão passando por

reestruturação e revisão o que poderá trazer maior racionalização do processo. Foi concluída a revisão de duas PO’s. A elaboração da documentação relativa aos procedimentos da GCC para inclusão no SG ainda não foi iniciada.

c) É necessário a reativação das atividades do GT6 para dar andamento à revisão dos

documentos e qualificação de fornecedores.

Situação: em andamento.

1.1.3 Não conformidades, incluindo reclamações de clientes, registradas em 2012 e situação das respectivas ações corretivas / preventivas.

SETOR-IPN-00095-2012 – “Atraso na retirada do radioisótopo In-111 no aeroporto de

São Paulo, com consequente atraso na produção e consequente atraso no atendimento aos clientes”. Situação: Pendente.

SETOR-IPN-00093-2012 – “PREVENTIVA: Na IT-IPN-0601.04, o formulário para

catalogação de materiais está com codificação ERRADA, não é o FM-IPN-0601.01. Na mesma IT poderia ser melhor esclarecido qual é ou qual gerência está inserido o "setor de catalogação". Deveria também ser inserido na IT um roteiro de preenchimento do formulário para catalogação de materiais pois facilitaria aos requisitantes a atividade de preenchimento do FM.” Situação: Pendente. Prazo:

1.1.4 Atendimento a requisitos legais, regulamentares e/ou estatutários

As Leis 4320/64 e 8666/93 (Estatuto das Licitações) e toda a legislação pertinente ao processo de compras e execução orçamentária são rigorosamente atendidos.

As resoluções da ANVISA e a norma CNEN NN 1.16 da CNEN (instalações nucleares e radiativas, onde aplicável) continuam parcialmente atendidas, uma vez que a qualificação de fornecedores ainda não está sistematizada no IPEN.

1.1.5 Em comparação com melhores práticas (benchmarking), quando houver

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1.1.6 Satisfação dos Usuários e outras partes interessadas

Não temos medições relativas ao grau de satisfação do cliente interno. Entretanto está previsto a realização dessa pesquisa como resultado do relatório do GT (07/2012 a 12/2012) instituído para elaboração de estudo de viabilidade e proposta metodológica para realização de pesquisa sobre o grau de satisfação dos usuários internos com os processos corporativos.

1.1.7 Possíveis mudanças que possam afetar o processo e/ou sua contínua adequação ao SGI

a) Rigidez das regras da Lei 8666/93, em especial no que se refere à exigência de pesquisa prévia de no mínimo 3 orçamentos, fato que causa atraso no fechamento do processo;

b) Determinação de novas exigências, certidões negativas etc., comprobatórias para fornecedores participarem de processos licitatórios

c) O não cumprimento total das Resoluções da ANVISA e da Normas CNEN. d) Aposentadorias de funcionários.

1.2 Pendências em relação às RACs anteriores

a) Ação: Incluir, caso já não esteja previsto na contratação em andamento para identificação de requisitos regulamentares do IPEN, a legislação pertinente ao processo de aquisição.

Responsável: CQAS Prazo: Mai/2012 Situação: Realizado.

b) Ação: Continuar pleiteando mais procuradores para o IPEN.

Responsável: GAN

Situação: Permanente até obtenção.

c) Ação: Elaborar plano para implantação de programa de “Planejamento, Procedimento e Padronização das Aquisições Corporativas”.

Responsável: GAN/GIE/DAD Prazo: Dez/2013

Situação: em andamento;

d) Ação: Realizar estudo de viabilidade para definição de um sistema automático de rastreamento de processos.

Responsável: GAN/GIE/GCC Situação: Pendente.

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e) Ação: Avaliar a abrangência do processo de qualificação do fornecedor proposto pela DIRF para as demais instalações do IPEN, aplicando-o onde requerido (desde 2008).

Responsável: GT-06 Prazo: Out/2012

f) Ação: Instalar sistema de ar condicionado

Responsável: GAN/GIE Prazo: Jul/2013

g) Ação: Implementação de “ata de registro de preço internacional”

Responsável: GIA Prazo: Jul/2013 Situação: Pendente.

h) Ação: Informatização do setor de importação

Responsável: GIE Prazo: Dez/2014

Situação: Em andamento.

i) Ação: Revisão da documentação série 600 Responsável: GT-06N

Prazo: Set/2012 Situação: Pendente.

j) Ação: Capacitação do pessoal da GCC. Responsável: GAN/GIE GCC/CQAS

Prazo: Jul/2012

Situação: sem resultado a relatar.

k) Ação: Formação de GTs para estabelecer padronização de materiais de uso comum em laboratórios e oficinas (vidrarias, ferramentas, etc) e mobiliário que exige normas de ergonomia, como por exemplo: cadeiras.

Responsável: DAD. Prazo: Dez/2012 Situação: Pendente.

1.3 Ações de melhoria implementadas no processo no exercício anterior

a) Melhoria de infra estrutura: aquisição dos aparelhos de ar condicionado; b) Realização de treinamento interno incluindo o pessoal terceirizados;

(16)

c) Centralização das operações de importação em um único aeroporto reduzindo custos operacionais e agilizando o processo de desembaraço.

1.4 Reunião parcial com os RDs – Saídas 1.4.1 Ações de melhoria para o próximo ano

d) Implantar o programa “Planejamento, Procedimento e Padronização” nas

aquisições, que estabelece ferramentas para que as áreas interessadas e capazes de planejar suas necessidades futuras compartilhem informações de forma a disparar ações de compras e contratos com base no Plano Plurianual, antes ou no início do ano fiscal.

e) Ministrar treinamentos, exposições e Workshops aos requisitantes a respeito dos aspectos importantes e necessários sobre as compras:

• Responsabilidades de cada um; • Legislação aplicável a todos; • Canais de comunicação;

• Novidades do planejamento das compras; • Listas de Desejos etc.

f) Implementar o programa “Planejamento, Procedimento e Padronização” nas aquisições, considerando futura interface eletrônica direta com fornecedores: • Resposta manual via formulário Web; e

• Resposta automática via XML/WebService (intercâmbio eletrônico de dados entre sistemas informatizados).

g) Implementar o programa “Planejamento, Procedimento e Padronização” nas aquisições, considerando os futuros Processos Administrativos Eletrônicos.

h) Atualizar a documentação de qualidade (PO, IT e FM) conforme a desenvolvimento do programa “Planejamento, Procedimento e Padronização”.

i) Instalação de um nobreak para o setor, pois falhas na rede elétrica provoca a interrupção na operação dos sistemas comprasnet, SIASG e SIAFI, utilizados na execução das operações de pregões eletrônicos, dispensa e pagamentos resultando, em muitas ocasiões, a suspensão de seções de pregão.

j) Elaboração de um estudo de causas para indicar melhorias nos indicadores do processo.

1.4.2 Assuntos a serem discutidos pela Alta Direção

a) Disponibilizar recursos humanos (internos e/ou externos) para desenvolver as novas ferramentas e as novas interfaces necessárias ao programa “Planejamento,

Procedimento e Padronização” das aquisições Corporativas:

• Informatizar a elaboração do documento Termo de Referência. Requer extensiva interação entre o setor Requisitante e o setor de Compras. Apresenta

necessidades adicionais de controlar de versões e de organizar documentos por similaridade/semelhança (usando dinâmica de classificação e taxonomia);

(17)

• Informatizar a emissão de RFQ (Request for Quotations – Solicitações de Cotação estruturadas) contendo as informações completas dos objetos a serem orçados a partir da descrição precisa e detalhada constante no Termo de Referência; • Informatizar a interface de Acompanhamento Dinâmico de Pendências e as

ferramentas de Elaboração Processual Interativa para os setores de Compras e Requisitantes, capazes de oferecer visões apropriadas para usuários, gerências e alta administração;

• Informatizar as Interfaces e as Ferramentas que operacionalizam a “carona nas compras” entre os setores Requisitante e Compras.

b) Reformulação de um grupo efetivo para rever criticamente o processo de aquisição, com a abrangência da gestão ambiental.

(18)

2. AUDITORIA

Para avaliação do processo de auditorias internas foram estabelecidos os seguintes pontos de monitoração (medição):

A. Os auditores e especialistas são avaliados em 15 quesitos pelo auditor líder; B. Os auditores e especialistas são avaliados em 08 quesitos pelos auditados, C. A auditoria é avaliada em 06 quesitos pelos auditados;

D. O auditor líder é avaliado em 09 quesitos pelos auditados e E. A CQAS é avaliada em 03 quesitos pelos auditados.

Para as avaliações são adotados os seguintes conceitos:

1 – Péssimo 2 – Ruim 3 – Regular 4 – Bom 5 – Ótimo

A metodologia adotada para medir o desempenho do processo de auditoria foi a seguinte:

• Estratificação de todas as avaliações; • Cálculo da média por quesito e por auditor;

• Atribuição de valores numéricos de 1 a 5 para os conceitos Péssimo, Ruim, Regular, Bom e Ótimo respectivamente.

Apesar de não estar estabelecido como meta e nem indicador de desemprenho, foi realizado um estudo levando em consideração todos os critérios avaliados, para se ter uma ideia do resultado global do processo de auditorias internas. O resultado levou em consideração o do cálculo da média de todos os pontos medidos.

O valor resultante foi: 4,9 ou 97,6 (%). A conclusão foi a seguinte: todas as interfaces do processo de auditorias estão consolidadas e são muito bem aceitas por todos os envolvidos nesse processo (stakeholders). Isso demonstra maturidade do sistema, competência dos envolvidos e uma metodologia consistente.

2.1 Avaliação do Desempenho do Processo 2.1.1 Objetivos e Metas estabelecidos para 2012 2.1.1.1 Estratégico

Indicador 1: Avaliação do processo de Auditorias: Meta: Mínimo 80%

Resultado: 97,0 %

Métrica do indicador: (C) valor médio entre as médias da avaliação da auditoria pelo

auditado.

(19)

Retrospectiva do desempenho do processo de auditorias 2008-2012

2008 2009 2010 2011 2012

M1 MÉDIA DOS CONCEITOS AVALIADOS PELOS AUDITORES LÍDERES -9001 4,6 4,6 4,7 4,7 4,9 M2 MÉDIA DOS CONCEITOS AVALIADOS PELOS AUDITORES LÍDERES -17025 4,6 4,8 4,8 4,6 4,9 M3 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DOS AUDITORES AVALIADOS PELO LÍDER -9001 4,6 4,6 4,7 4,7 4,9 M4 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DOS AUDITORES AVALIADOS PELO LÍDER -17025 4,6 4,8 4,8 4,6 4,9 M5 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DOS AUDITORES AVALIADOS PELOS AUDITADOS - 9001 4,8 4,5 4,8 4,5 4,8 M6 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DOS AUDITORES AVALIADOS PELOS AUDITADOS - 17025 4,4 4,6 4,9 4,8 4,9 M7 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DA AUDITORIA PELOS AUDITADOS - 9001 4,8 4,5 4,7 4,6 4,8 M8 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DA AUDITORIA PELOS AUDITADOS - 17025 4,6 4,3 5,0 4,2 4,9 M9 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DOS AUDITORES LÍDERES - 9001 4,6 4,9 4,7 4,9 4,9 M10 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DOS AUDITORES LÍDERES - 17025 4,6 5,0 5,0 4,7 5,0

M11 MÉDIA DA AVALIAÇÃO DA CQAS 4,8 4,6 4,8 4,8 5,0

MF MÉDIA GERAL 4,6 4,7 4,8 4,7 4,9

MF' MÉDIA PERCENTUAL (%) 92,8 93,0 96,2 93,0 97,6

ITENS AVALIADOS ANO

(20)

Figura 2.2 – Desempenho do processo de auditoria 2012 – em média (%)

Figura 2.3 – Desempenho do processo de auditoria 2012 – emm nota

Comentário: O processo de auditoria vem mantendo um desempenho entre bom e ótimo

durante os últimos anos, demonstrando com isto, estar bem ajustado. No ano de 2012 obteve a melhor avaliação dos últimos cinco anos.

Indicador 2: Avaliação das Equipes Auditoras Meta: Mínimo 80% - Bom

Resultado: 97,6 (ótimo)

Métrica do indicador: valor médio entre as (A) Médias da avaliação dos auditores pelo

auditor líder e (B) avaliação dos auditores pelo auditado.

Comentário: Este resultado vem se mantendo nos últimos anos, comprovando a

(21)

Indicador 3: Cumprimento do Programa de Auditorias Internas do SGI IPEN – Centro /

Laboratórios certificados

Meta: 100% Resultado: 100%

Comentário: Apesar de terem ocorridas várias alterações no programa de auditorias

2012, todos os Centros Certificados e Laboratórios Acreditados foram auditados.

Para o ano de 2013, será adotado procedimento diferente para o estabelecimento do programa de auditorias. O motivo para esta mudança foi o alto índice de solicitação de alteração da agenda pelos centros e laboratórios, demonstrando que estabelecer o programa no início do ano por meio de reunião ente RDs e equipe auditora não está sendo eficiente. Para 2013 será encaminhada para cada setor uma proposta de data e equipe auditora. Caso haja necessidade será realizada uma reunião para consolidação do programa.

Auditorias nos Centros / Laboratórios em processo de certificação

Meta: 90%

Laboratórios e Centros em fase de implantação de sistemas:

• CCN; Centro do Combustível Nuclear - (ISO -9001 e CNEN NN 1.16); • CQMA: LAQA – (ISO 17025) LFX – (ISO 17025) realizada • GMR corporativo - realizado: LRA – (ISO 17025) LCI – (ISO 17025)

LDT – (ISO 17025) e CASEC - realizada

LRT – (ISO 17025) – a CQAS não foi comunicada da situação deste laboratório, uma vez que não solicitou auditoria ou desligamento do Sistema. Isto pode comprometer e afetar este processo como um todo.

CCN, GRR, CB e Irídio (ISO 9001) e CQMA/LAQA (ISO 17025) estão implantando sistema e, por isto, não foi solicitada a auditoria de adequação.

GMR e CQMA: Estabeleceram um convênio com a fundação CERTI para acreditação ISO 17025 para os laboratórios “LRA e LCI” e “LCQ” respectivamente, dessa forma solicitou auditoria apenas para o LDT.

(CCN + GMR (Corp) + LRA+ LCI + LDT + CQMA/LFX+ CQMA/LAQA = 7 executado 3, portanto, 42,85%)

Resultado: 42,85 %

Com exceção do GMR, a justificativa dos setores é de que seus respectivos sistemas ainda não estão implementados.

(22)

O CCN contratou um consultor externo para implantação de Sistema ISO 9001, e seu RD acredita que no primeiro semestre de 2013 irá solicitar uma auditoria de adequação. De qualquer forma, o resultado ficou aquém do planejado. Ao que tudo indica os gestores de centros e laboratórios não formularam bem as suas metas para com seus sistemas.

Ação: A gestão de Auditorias deverá rever essas metas para 2013 e estimular os

gestores a planejarem melhor esta atividade.

2.1.1.2 Operacional

Ao final de cada auditoria são realizadas avaliações de desempenho pelo auditado e auditor líder. A compilação destas avaliações está apresentada a seguir:

2.1.1.2.1 Avaliação dos Auditores pelos Auditores Líderes

Quesitos utilizados pelos auditores líderes para avaliação dos auditores.

Estes quesitos são utilizados para as auditorias com critério NBR ISO 9001, ABNT NBR ISO/IEC 17025 e CNEN NN 1.16.

Quesito1 Respeita ao horário planejado Quesito2 Demonstra facilidade de expressão

Quesito3 Demonstra conhecimento da norma/técnico

Quesito4 Apresenta adequadamente os resultados dos requisitos avaliados Quesito5 Participa das reuniões agendadas

Quesito6 Permite que todos façam perguntas ou esclarecimentos sobre os aspectos abordados Quesito7 Responde com eficácia e objetividade às perguntas formuladas

Quesito8 Demonstra compromisso com a confidencialidade Quesito9 Demonstra foco em alcançar objetivos da auditoria

Quesito10 Demonstra atenção e capacidade de entender diferentes situações e se ajusta prontamente às mesmas

Quesito11 Demonstra habilidade no relacionamento com as pessoas

Quesito12 Chega a conclusões oportunas com base em análise e razões lógicas Quesito13 Demonstra ética na realização da auditoria

Quesito14 Atua de forma independente enquanto interage com outros Quesito15 Demonstra liderança (não aplicável ao especialista)

Abaixo são apresentados e discutidos dados sobre a avaliação dos auditores referentes as auditorias nos centros certificados e processos corporativos:

2.1.1.2.1.1 Avaliação dos auditores nas auditorias nos centros certificados e processos corporativos

(23)

RELATÓRIO PARA ENTRADA DA RAC 2013 – PROCESSOS CORPORATIVOS 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 AUDITORES

Avaliação dos Auditores pelos Auditores Líderes (Quesitos X Auditores) Auditorias nos Centros - ISO 9001 - 2012

Quesito 1 Quesito 2 Quesito 3 Quesito 4 Q uesito 5 Q uesito 6 Quesito 7 Quesito 8 Quesito 9 Quesito 10 Quesito 11 Quesito 11 Q uesito 12 Q uesito 13 Quesito 14 Quesito 15

Figura 2.4 - Avaliação de auditor por quesito (NBR ISO 9001)

Desvios nos seguintes quesitos apresentam reicidência na avaliação entre 2011 2012: Quesito 2 Demonstra facilidade de expressão

Quesito 3 Demonstra conhecimento da norma/técnico

Quesito 15 Demonstra liderança (não aplicável ao especialista)

No ano de 2012 nenhum auditor foi avaliado com nota inferior a 4. Esse fato foi responsável por elevar o valor da média. Entretanto, foi observado que esses 03 quesitos (02, 03 e 15) apresentaram avaliações que podem significar um provável ponto a ser melhor avaliado.

Ação: O gestor do processo de auditorias irá discutir esses desvios com a equipe

auditora na reunião de análise crítica do processo de auditoria e buscar propostas para melhoria.

(24)

Figura 2.6 - Avaliação da média dos auditores (NBR ISO 9001)

Figura 2.7 - Avaliação da média dos quesitos (NBR ISO 9001)

2.1.1.2.1.2 Avaliação dos auditores para auditorias nos laboratórios (Norma: NBR ISO/IEC 17025).

(25)

Figura 2.9 - Avaliação dos auditores pelos líderes – Auditor por quesito (ABNT - NBR ISO/IEC 17025)

Figura 2.10 – Média da avaliação dos auditores pelos líderes -(ABNT - NBR ISO/IEC 17025)

(26)

Apesar de apenas 03 laboratórios com 03 escopos terem sido avaliados, a avaliação dos auditores foi muito boa. Nenhum auditor foi avaliado com nota menor que 4.

Comparativo do desempenho por quesito entre 2008 a 2012 ISO 9001

Figura 2.12 – Comparativo das Avaliações (quesitos) - (NBR ISO 9001)

Figura 2.13 –Comparativo das Avaliações - (NBR ISO 9001) ISO 17025

(27)

Figura 2.15 – Comparativo das Avaliações - (ABNT - NBR ISO/IEC 17025)

Conclusão: de acordo com a avaliação dos auditores líderes, a equipe de auditores do

IPEN vem melhorando seu desempenho a cada ano.

Dificuldade: A pesar de a equipe estar em rítmo de melhoria, já foi observado pela

gestão de auditorias, descontentamento e desmotivação por parte de alguns integrantes. Esse fato já foi comunicado à direção. É importante ressaltar que as atividades de auditorias internas são voluntárias e como a equipe é altamente capacitada, seria conveniente a sua manutenção. Para que isso ocorra, seria interessante a instituição pensar na possibilidade de promover métodos de reconhecimento para os integrantes da equipe.

2.1.1.2.2 Avaliação dos auditores pelos auditados nos centros certificados e processos corporativos

QUESITOS:

Quesito 1 Cumprimento do horário planejado Quesito 2 Facilidade de expressão

Quesito 3 Demonstra compromisso de confidencialidade Quesito 4 Demonstra foco em alcançar objetivos da auditoria

Quesito 5 Demonstra atenção e capacidade de entender diferentes situações e se ajusta prontamente as mesmas

Quesito 6 Demonstra habilidade no relacionamento com as pessoas

Quesito 7 Chega a conclusões oportunas com base em análise e razões lógicas Quesito 8 Conhecimento da Norma

2.1.1.2.2.1 – Avaliação dos auditores pelos auditados

Em 2012, para atender um plano de ação corretiva foi realizada uma auditoria apenas nos processos corporativos abordando controle de documentos e controle de registros (conhecida como auditoria horizontal). A equipe foi composta por 02 auditores (01 líder e

(28)

01 auditor) e foi realizada em apenas 01 dia. Os critérios (normas) avaliados foram: NBR ISO 9001:2008, ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN 1.16. A Auditoria detectou 01 não conformidade: “Foram observadas inconsistências com relação ao controle de documentos e controle de registros nos seguintes setores: GMP, GDP, GAN, GIE, GCC, GRS”.

Essa auditoria foi considerada eficaz e apontou que o sistema continua com um problema crônico nos processos de controle de documentos e registros. Foi elegido um grupo com representantes dos setores corporativos para determinação da causa e implementação de ação corretiva. A causa identificada foi “mão de obra”, e entre as ações corretivas propostas, destaca-se o treinamento, realizado no laboratório de informática, com a presença de representantes de todos os setores corporativos e alguns convidados que precisavam de reforço nesses conceitos. Foram 26 participantes no total. O treinamento foi realizado com carga horária de 08 horas e o diferencial foi possibilitar que todos os participantes elaborassem um procedimento (simulado) utilizando todas as ferramentas disponíveis na rede. O treinamento foi proferido pelos instrutores Tereza SAlvetti (CQAS), Gerson A. Rubin (CEN) e Wilson Scapin (CQAS). Esse modelo de treinamento foi muito bem avaliado e aceito pelos participantes que sugeriram que os próximos treinamentos sejam realizados nesse formato, quando possível.

Como os setores auditados avaliaram os auditores nesse evento: AVALIAÇÃO CORPORATIVA HORIZONTAL

GDP GCL CQAS CQAS -AD GMP GAM GRS MÉD.

Quesito 1 N/A N/A 5,0 5,0 5,0 N/A 5,0 5,0

Quesito 2 N/A N/A 5,0 4,0 5,0 N/A 5,0 4,8

Quesito 3 N/A N/A 4,0 5,0 4,0 N/A 5,0 4,5

Quesito 4 N/A N/A 5,0 4,0 4,0 N/A 5,0 4,5

Quesito 5 N/A N/A 5,0 4,0 4,0 N/A 5,0 4,5

Quesito 6 N/A N/A 5,0 5,0 5,0 N/A 5,0 5,0

Quesito 7 N/A N/A 5,0 4,0 4,0 N/A 5,0 4,5

Quesito 8 N/A N/A 5,0 4,0 4,0 N/A 5,0 4,5

MÉDIA N/A N/A 4,9 4,4 4,4 N/A 5,0 4,7

MÉDIA 4,7

A1

AVALIAÇÃO DOS PORCESSOS CORPORATIVOS

GDP GCL CQAS GMP GAM GRS MÉD. GDP GCL CQAS GMP GAM GRS MED. Quesito 1 5,00 5,00 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A 5,00 Quesito 2 5,00 5,00 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A N/A 4,00 5,00 N/A 4,67 Quesito 3 5,00 5,00 5,00 4,00 N/A N/A 4,75 5,00 N/A N/A 4,00 5,00 N/A 4,67 Quesito 4 5,00 5,00 5,00 4,00 N/A N/A 4,75 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A 5,00 Quesito 5 5,00 5,00 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A 5,00 Quesito 6 5,00 5,00 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A 5,00 Quesito 7 5,00 5,00 4,00 4,00 N/A N/A 4,50 5,00 N/A N/A 4,00 5,00 N/A 4,67 Quesito 8 5,00 5,00 4,00 5,00 N/A N/A 4,75 5,00 N/A N/A 5,00 5,00 N/A 5,00 MÉDIA 5,00 5,00 4,75 4,63 N/A N/A 4,84 5,00 N/A N/A 4,63 5,00 N/A 4,88 MÉDIA

A2 A1

(29)

GDP GCL CQAS GMP GAM GRS MED N/A 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,0 N/A 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,0 N/A 5,00 5,00 N/A N/A 5,00 5,0 N/A 5,00 4,00 N/A N/A 5,00 4,7 N/A 5,00 4,00 N/A N/A 5,00 4,7 N/A 5,00 4,00 N/A N/A 5,00 4,7 N/A 5,00 4,00 N/A N/A 5,00 4,7 N/A 5,00 4,00 N/A N/A 5,00 4,7 N/A 5,00 4,38 N/A N/A 5,00 4,8

4,8

A3

2.1.1.2.2.2 – Resultado Global da avaliação dos auditores pelos auditados

AUDITOR A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 MÉDIA

Quesito 1 N/A 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 LICEN. N/A 5,00

MEDIA N/A 4,63 5,00 4,88 4,75 4,63 4,88 5,00 4,66 4,79 4,84 LICEN. N/A 4,80

SETOR N/A DIRF DIRF CEN CEN CRPq IPN DIRF IPN-H IPN IPN N/A CRPq

Figura 2.16 – Avaliação dos auditores pelos auditados

(30)

Comentários:

• Auditor A1 não participou da auditoria e não justificou a sua ausência. Como se trata de recorrência, esse auditor será desligado da equipe;

• As avaliações foram todas no mínimo boa e as médias se mantiveram acima de 4 (bom) ou seja de bom a ótimo.

Figura 2.18 – Média da avaliação dos auditores pelos auditados Avaliação específica pelos laboratórios – ABNT NBR ISO IEC

Avaliação dos Auditores pelos Auditados - Laboratórios

A1 A2 A3 A1.1 A4 A5 A6 A4.1 MÉDIA

Quesito 1 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 2 5,00 5,00 5,00 5,00 4,00 4,00 5,00 5,00 4,75 Quesito 3 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 4 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 4,00 5,00 5,00 4,88 Quesito 5 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 6 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 7 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 4,00 5,00 4,00 4,75 Quesito 8 5,00 5,00 5,00 5,00 4,00 4,00 4,00 4,00 4,50 SETOR GMR-ADQ GMR-ADQ CQMA CQMA CQMA GMR -LDT GMR -LDT GMR -LDT 4,86 Média 5,0 5,0 5,0 5,0 4,8 4,5 4,9 4,8 4,9

(31)

Figura 2.20 – Avaliação dos auditores pelos auditados

Figura 2.21 – Média da avaliação dos auditores pelos auditados

2.1.1.3 Avaliação dos auditores líderes

Quesitos utilizados pelos setores auditados para avaliação dos auditores líderes.

Estes quesitos são utilizados para as auditorias com critério NBR ISO 9001 e ABNT NBR ISO/IEC 17025.

Quesito 1 Explica de forma clara como será conduzida a auditoria

Quesito 2 Permite que todos façam perguntas ou esclarecimentos sobre os aspectos abordados Quesito 3 Responde com eficácia e objetividade as perguntas formuladas

Quesito 4 Demonstra compromisso de confidencialidade Quesito 5 Demonstra foco em alcançar os objetivos da auditoria

Quesito 6 Demonstra atenção e capacidade de entender diferentes situações e se ajusta prontamente as mesmas

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Quesito 8 Chega a conclusões oportunas com base em análise e razões lógicas Quesito 9 Demonstra liderança

Auditor L1 L2 L3 L4 L5

Setor CEN CRPQ DIRF IPN.HOR IPN MÉDIA

Quesito 1 5,00 5,00 5,00 4,80 4,75 4,91 Quesito 2 5,00 5,00 5,00 4,75 5,00 4,95 Quesito 3 5,00 5,00 5,00 4,50 4,67 4,83 Quesito 4 5,00 5,00 5,00 4,75 4,67 4,88 Quesito 5 5,00 5,00 5,00 4,75 4,67 4,88 Quesito 6 5,00 5,00 5,00 4,75 4,33 4,82 Quesito 7 5,00 5,00 5,00 4,75 5,00 4,95 Quesito 8 5,00 5,00 5,00 4,75 4,33 4,82 Quesito 9 5,00 5,00 5,00 4,80 4,50 4,86 MÉDIA 5,00 5,00 5,00 4,73 4,66 4,88

AUDITORES LIDERES - ISO 9001 - 2012

Figura 2.22 – Avaliação dos auditores líderes pelos auditados

(33)

RELATÓRIO PARA ENTRADA DA RAC 2013 – PROCESSOS CORPORATIVOS AUDITORES LÍDERES - 17025 L1 L2 L3 MÉDIA GQMA GMR-LDT GMR-ADQ Quesito 1 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 2 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 3 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 4 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 5 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 6 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 7 5,00 5,00 5,00 5,00 Quesito 8 5,00 4,00 5,00 4,67 Quesito 9 5,00 5,00 5,00 5,00 MÉDIA 5,00 4,89 5,00 4,96

Figura 2.24 – Avaliação dos auditores líderes pelos auditados

Figura 2.25 - Média da avaliação dos auditores líderes pelos auditados

Nenhum auditor líder foi avaliado com nota inferior a 4. A média das notas se manteve acima de 4,0 em um total de 4 auditorias. Esta avaliação evidencia o alto nível de qualificação do grupo de auditores líderes. Esta tendência demonstra que esta alta qualificação poderá ser difundida para os auditores da equipe, uma vez que estes auditores líderes estão sempre orientando os seus liderados.

(34)

2.1.1.4 Avaliação do Especialista pelo Auditor Líder

No ano de 2012 não foi utilizada a figura do especialista para o processo de auditoria. As Auditorias sob responsabilidade do CASI foram agendadas em 2012 para as principais instalações nucleares e radiativas do IPEN. Entretanto, esse processo necessita de avaliação por parte da gestão de auditoria. Os colaboradores Nelson Meldonian (GMR) e Wilson Scapin (CQAS) irão avaliar a abrangência do procedimento de auditorias, PG-IPN-1701, para as inspeções sob responsabilidade do CASI. Essa análise deverá ocorrer no início de 2013. O resultado dessa avaliação será discutido com o GT8. Em 2013 os procedimentos da série IPN 0800 e o PG-IPN-1701 de acordo com o cronograma de revisão de documentação, deverão ser avaliados.

2.1.1.5 Avaliação da auditoria pelos auditado

Quesitos utilizados pelos setores auditados para avaliação da auditoria. Quesito 1 O plano de auditoria foi elaborado em conjunto com o auditado; Quesito 2 O plano de auditoria abordou todos os processos e requisitos;

Quesito 3 As reuniões de abertura e encerramento foram adequadamente agendadas e conduzidas;

Quesito 4 A auditoria foi conduzida com ética, profundidade e abrangência necessárias; Quesito 5 As não conformidades e observações foram adequadamente apresentadas e Quesito 6 A auditoria foi realizada conforme planejado

2.1.1.5.1 Avaliação da Auditoria pelos Centros Certificados e Processos Corporativos

Para os processos corporativos foi utilizada a média de avaliação entre os setores.

CEN CRPq DIRF IPN IPN - hor MÉDIA Q

Quesito 1 5,0 5,0 5,0 4,6 4,1 4,7 Quesito 2 5,0 5,0 5,0 4,7 4,5 4,8 Quesito 3 5,0 5,0 5,0 4,9 4,7 4,9 Quesito 4 5,0 4,0 5,0 4,7 4,8 4,7 Quesito 5 5,0 5,0 5,0 4,7 4,7 4,9 Quesito 6 5,0 5,0 5,0 4,7 4,7 4,9 MÉDIA 5,0 4,8 5,0 4,7 4,6 4,8

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Figura 2.27 – Média da avaliação da auditoria pelos auditados 2.1.1.5.2 Avaliação da Auditoria pelos Laboratórios

CQMA GMR adeq. GMR-LDT MÉDIA Quesito 1 5,0 5,0 5,0 5,0 Quesito 2 5,0 5,0 5,0 5,0 Quesito 3 5,0 5,0 5,0 5,0 Quesito 4 5,0 5,0 5,0 5,0 Quesito 5 5,0 5,0 4,0 4,7 Quesito 6 5,0 5,0 5,0 5,0 MÉDIA 5,0 5,0 4,8 4,9

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Figura 2.29 – Média da avaliação da auditoria pelos auditados

O resultado da avaliação da auditoria vem mantendo um comportamento estável com poucas oscilações. Pode-se concluir que existe um processo de maturação tanto por parte do auditor como também do auditado. O sistema de qualidade quando implantado nos setores, demonstra que está consolidado.

2.1.1.6 Avaliação da CQAS pelos centros certificados e processos corporativos

QUESITOS /SETOR CEN CRPq DIRF IPN-H IPN CQMA GMR-adq GMR-LDT

Presteza no atendimento 5,0 5,0 5,0 4,9 5,0 5,0 5,0 5,0

Respeito às datas agendadas 5,0 5,0 5,0 4,9 5,0 5,0 5,0 5,0

Relacionamento 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0

Centros Laboratórios

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Figura 2.31 – Média da avaliação da CQAS pelos Centros

Figura 2.32 – Média da avaliação da CQAS pelos Laboratórios

A avaliação da CQAS também demonstra constância e regularidade nos últimos anos.

2.1.1.7 Equipe Auditora do IPEN – ciclo 2012

Em 2012 a Equipe de auditores sofreu as seguintes baixas: 1. Laura Ueda e Kátia Kiss – prazo de bolsa vencido; 2. Renato Cesar – Trabalho no exterior;

3. Luis Mattos e Yasko Kodama– solicitaram dispensa para 2012;

4. Dagoberto Moraes, Linda Therese, Marina Lima, Tonisson de Azevedo e Reynaldo Serra.– solicitaram baixa da equipe;

5. Elaine Bortoletti e Elaine A. J. Martins – solicitaram prorrogação da licença;

A auditora Solange Eiko (CLA) auditou pela última vez em 2012, o motivo foi solicitação de aposentadoria.

A auditora líder Brigitte R.S. Pecequilo não atuou neste processo em 2012 por motivo de agenda.

A auditora Ana Lúcia Villavicencio, escalada como auditora trainee para a DIRF, não compareceu a nenhuma reunião da equipe, não participou da auditoria e não justificou

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sua ausência. Como essa atitude é reicidente, a auditora será excluída da equipe auditora.

A auditora Célia Napolitano estava escalada para auditar o CRPq, mas não participou da auditoria. Para se manter na equipe, solicitou participação na auditoria do GMR-LDT. O gestor de auditoria concordou pelo fato da auditora possuir escopo para ISO 17025, entretanto, sua permanência na equipe será analisada na RAC do processo de auditoria.

2.1.1.7.1 Equipe de auditores 2012

A equipe prevista em 2012 foi:

Ana L. F. R. Villavicencio, Brigitte R S Pecequilo (L), Célia M. Npolitano (T), Gelson Pinto dos Santos, Gerson Antonio Rubin (L), Hélio A. Furusawa, Ilze C.Puglia, Janete

G.G. Carneiro(L), João Cristiano Ulrich (L), Marcos A. Scapin, Mauro Onofre Martins, Rosemeire P Paiva (L), Teresa Salvetti (L), Solange Eiko Mitani, e Wilson Scapin Jr (L).

(L) – líder. (T) - Trainee • Auditores líderes: 06

• Auditores líderes não atuantes: 01 • Auditores: 8

• Auditores Trainee não atuantes: 01 • Auditores Trainee: 02

2.1.1.7.2 Atuação da Equipe Auditora em 2012

Participação dos Auditores Líderes no programa de auditorias 2012

N Auditores Participou Não Participou

1 Brigitte R S Pecequilo 2 Gerson Antonio Rubin 3 Janete G.G. Carneiro 4 João Cristiano Ulrich 5 Rosemeire P Paiva 6 Teresa Salvetti 7 Wilson Scapin

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2.1.1.8 Conclusões

O processo de auditorias continua demonstrando bom desempenho e regularidade.

Pontos fortes: a equipe está acumulando muita experiência. As auditorias internas são

melhores a cada ano.

Pontos frascos: as auditorias continuam sendo muito trabalhosas para os auditores

líderes que além da coordenação das auditorias ainda precisam orientar e avaliar novos candidatos a auditores. A instituição não possui políticas para reconhecimento da equipe.

Ameaças:

• É possível que em 2013 três escopos sejam incorporados ao SQ-IPN: CCN e Rejeitos Radioativos nos critérios ISO 9001 e CNEN NN 1.16 e LAQA-CQMA no critério ISO 17025. Para que todos esses setores possam ser auditados, o reforço de pessoal na equipe pode ser considerado.

No entanto, o que se observa é a diminuição de voluntários para compor a equipe; • Outra situação que deve ser considerada em médio prazo é a implantação do sistema

de gestão ambiental (SGA) pela instituição. O SGA, provavelmente precisará ser auditado internamente. Para atendimento a essa demanda, a instituição precisará gerar competência para auditoria ambiental ou tereceirizá-la;

• Diminuição do número de integrantes na equipe: como se pode observar, houve uma sensível diminuição do número de integrantes de 2011 para 2012. No total foram 13 dispensas. A equipe possuía 28 integrantes em 2011 e em 2012 caiu para 15. Uma diminuição de mais de 53 %. São várias as causas para essa dispensa, mas a mais crítica é a desmotivação: as atividades de auditoria interna são voluntárias e a gestão de auditorias não tem ferramentas para manter a equipe.

Participação dos Auditores no programa de auditorias 2012

N Auditor Participou Não Participou

1 _{Ana L. F. R. Villavicencio (T)} 2 Célia M. Napolitano (T) 3 _{Gelson Pinto dos Santos} 4 _{Gerson Antonio Rubin (L)} 5 _{Hélio A. Furusawa} 6 Ilze Puglia

7 Janete G.G. Carneiro 8 _{Marcos A. Scapin} 9 Mauro Onofre Martins 10 Solange Eiko Mitani

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Em 2011 foi encaminhado para a direção um documento com três propostas de recompensa para equipe. A direção indeferiu as 03 propostas.

Com a mudança estrutural ocorrida em 2013, essa proposta será novamente encaminhada à direção destacando a evasão dos integrantes da equipe.

Considerações

Avaliando a situação atual da equipe de auditores internos e baseada na sua evolução, a gestão de auditoria projetou três possibilidades viáveis para manutenção do processo de auditorias internas:

1. Estabelecimento de uma política de reconhecimento da equipe e a retomada do recrutamento e treinamento de novos integrantes para compor a equipe de acordo com o modelo atual;

2. Manter uma equipe fixa com os atuais auditores. Esses farão todas as auditorias do Instituto. Participarão de treinamento para auditorias ISO 14000 (ambiental) e CNEN NN 1.16. Em contrapartida essas atividades deverão ser formalizadas em seus respectivos CTA´s, a equipe deverá ser formalmente designada por portaria ou outra designação formal compatível e dessa forma o carácter “voluntário” perderia a validade. Por parte da direção, o compromisso em estabelecer e manter uma política de reconhecimento da equipe.

3. Terceirização das auditorias internas. (empresa do segmento para realizar auditorias internas foi consultada e estimou o orçamento de R$ 38.000,00 para o ano de 2013)

2.1.2 Auto-avaliações, auditorias internas e externas realizadas em 2012

Em 2012, não houve nenhuma não conformidade que afetou o processo de auditoria.

Pendência -1: não conformidade registrada no TNCMC como:

AUDIT-IPN-00114-2011 “16ª. Auditoria Interna do Processo Corporativo - 14/10/2011:

Não foi evidenciada a capacitação da equipe de auditores para a realização de auditorias na norma CNEN NN 1.16”.

Ação corretiva: fornecer treinamento de auditoria no critério CNEN NN 1.16 por

organismo credenciado pela CNEN para a equipe auditora.

Prazo: 1° semestre de 2012

Situação: A CQAS juntamente com a GDP buscou empresas para fornecer esse

treinamento. A única a se apresentar e que tem reconhecimento pela CNEN foi o IBQN. O IBQN orçou em R$ 19.000,00 o treinamento para 15 servidores. O fato é que não houve quorum para esse evento. Tentou-se então, fundir o treinamento com funcionários do CTMSP que em função de agenda tanto do IPEN como do CTMSP não ocorreu.

Proposta para 2013: Revisar o plano de ação da RNC. Realizar o treinamento em

conjunto com o CTMSP.

Pendência 2: Em função da não conformidade apontada por auditoria CNEN no Sistema

de Gestão do Reator de Pesquisa IEA-R1 (AUDIT-CRPq-160-2006) onde foi identificada a necessidade da figura de um auditor dedicado. Esse assunto foi tratado pela Alta Direção na RAC – 2011. A direção incumbiu à CQAS e GDP que providenciassem os meios para se estabelecer e formalizar essa função na estrutura do SG-IPEN. A CQAS e a GDP não concluíram a descrição do perfil desta função em 2012. A expectativa é que essa ação corretiva seja concluída em 2013.