Đàm Phán

Đàm Phán – Thương Lượng là gì?

Là quá trình tham gia của hai hay nhiều bên nhằm mục đích thảo luận, trao đổi những mối quan tâm, những lợi ích và giải quyết những mâu thuẫn để tìm đến 1 thỏa thuận chung.

Những kết quả có thể có được của cuộc đàm phán: (3 kết quả): -Thắng/ Thua. –Thắng/ Thắng. –Thua/Thua 10 cử chỉ nên làm: - Hơi mỉm cười/ -Nhìn thẳng vào mặt đối tác/ -Có tư thế thoải mái/ - Giữ giọng rõ và bình tĩnh/ -Trag phục phù hợp/ -Đứng và đi tư thế thẳng/ - Ngồi hơi chồm về phía trước/ -Nhấn giọng thích hợp/ -Gật đầu để biểu hiện thái độ lắng nghe, quan tâm/ -Di chuyển.

10 cử chỉ không nên làm: - Gãi/ -Đùa với viết/ - Bỏ tay vào quần/ -Cướp lời/ -Nhìn bâng quơ/ -Giữ giọng đều/ -Đi khom lưng/ -Tay or chân run/ -Chỉ ngón tay vào đối tác/ -Rung đùi.

Đặc điểm của đàm phán:

-Diễn ra giữa những người có liên quan. -Có mâu thuẫn “xuyên xuốt” giữa họ. -Hầu hết là tiếp xúc mặt đối mặt.

-“Mặc cả” và trao đổi những thứ cần thiết. -Bàn về những việc tương lai.

-Kết quả: đạt thỏa thuận chung.

Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán: -Đàm phán là một hoạt động tự nguyện. -Một bên đag muốn thay đổi tình hình hiện tại. -Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.

-Không fải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.

-Thời gian là yếu tố quan trọg ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán.

-Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn. -Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của các bên.

-Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.

Những sai lầm thường mắc fải trong đàm phán: -Các bên có định kiến lẫn nhau.

-Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng.

-Không xác định được thế mạnh của mình và không sử dụng chúng một cách hiệu quả.

-Chỉ có 1 phương án duy nhất, không có phương án thay thế.

-Không biết cách nâng cao vị thế của mình. -Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng (thời gian, vấn đề…)=>=>=>=>

-Đánh mất cơ hội được quyền ra yêu cầu trước. -Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như gặp bế tắc.

-Không chọn được thời điếm kết thúc hợp lý. Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán:

-Ấn tượng ban đầu.

-Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán (đ/p).

-Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trog suốt quá trình đ/p. -Người đ/p tốt fải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.

-Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.

-Người đàm phán kinh doanh fải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.

-Người đàm phán cần fải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. -Để thành công trong đ/p kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sang thỏa hiệp nếu cần thiết. -Nhà đ/p phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyễn sang nội dung đàm phán mới.

Những điền cần tránh để không thất bại khi đ/p: -Nói quá nhỏ.

-Không nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán. -Không có kế hoạch cụ thể.

-Không thông báo trước nội dung. -Để cho đối tác làm chủ cuộc đàm phán.

-Đưa hết các thông tin, lý lẽ trình bày ngay đầu buổi đàm phán.

-Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác.

-Kô chuẩn bị trước các giới hạn của cuộc đàm phàn.

-Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác. Không nên thương lượng khi nào?

-Kô ở trong thế có tư cách mặc cả.

-Có đủ quyền &sức mạh để áp đặt ý kiến of mình. -Kô có đủ time cho sự cbị hiệu quả.

-Đ/p sẽ làm tổn hại lợi ích lâu dài of bạn. -Kô đủ kinh nghiệm đễ đàm phán với đối fươg. -Đứng trước yêu cầu không thể đáp ứng. Sự tự tin thường được thể hiện bằng cách:

-Đút tay trong túi với ngón cái ở ngoài. -Đặt tay trên ve áo.

-Chồng các ngón tay or bàn tay lên nhau. -Điệu bộ thân thể tốt.

Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả đàm phán: • Thời gian:cuộc đàm phán chỉ được đúc rút trong

20% thời gian cuối cùng. -Kiên nhẫn, bền bỉ.

-Tiến hành nhanh khi có thể.

-Biết khi nào nên di dời,thay đổi or hủy bỏ phút qđịh. -Nên biết thời hạn của bên kia và không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định of bạn. • Quyền lực: (ql tiềm tang, hợp pháp, mạo hiểm, hứa

hẹn, chuyên môn)

-Quyền lực là sức mạnh của chủ thể và các thành viên đoàn đàm phán có thể huy động và sử dụng trong quá trình đàm phán.

-Người có lợi thế là người có quyền lực cao hơn. • Thông tin:

-Ai có nhiều thông tin hơn, người đó có kết quả khả quan hơn.

-Thu nhập thôg tin càg sớm thì càg có nhiều lợi thế. BATNA: Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thoả thuận được thương lượng

- Hành động được ưu tiên nhất khi không đạt được thoả thuận.

-Cần có BATNA trước khi thương lượng.

• Xác định BATNA của mình và của đối tác .

• BATNA Mạnh hay Yếu.

• Biết trước khi nào nên chấm dức thương lượng.

VD: -chấp nhận giá bán nhà cho.. với giá.. -làm việc tiếp tục với thái độ bất mãn.

-xin nghỉ việc(trong trường hợp là người tài giỏi có thể hòa nhập với môi trường làm việc mới).

-làm việc với 1nv bất mãn/ tuyển 1nv mới. -tiếp tục tìm 1công việc mới.

BATNA của mình có nên có người khác biết không? BATNA mạnh -> cho, yếu -> không cho. Giá chấp nhận:

-Giá chấp nhận (GCN) là điểm thuận lợi tối thiểu mà tại đó một người chấp nhận thoả thuận.

-GCN bắt nguồn từ BATNA nhưng không phải lúc nào cũng như nhau.

**Không nên cho đối fương biết GCN của mình vì đối fương sẽ ép giá.

ZOPA:

-Miền (mức độ) mà tại đó có thể xuất hiện một thoả thuận làm vừa lòng các bên.

-GCN của mỗi bên xác định giới hạn của ZOPA. Phân Loại Đàm Phán:

+ Đàm Phán Hợp Nhất: Các bên tham gia hợp tác để đạt được lợi ích tối đa bằng cách hợp nhất các quyền lợi của họ thành một thoả thuận.

-Tạo ra giá trị càng nhiều càng tốt cho cả hai bên; Đòi hỏi giá trị cho chính bạn.

-Duy trì mối quan hệ của đôi bên. -Kết quả tiêu biểu: thắng – thắng.

VD:Công ty Tuấn chuyên sản xuất vỏ xe máy. Công ty SYM là đối tác của công ty Tuấn. Thứ năm này hai bên sẽ gặp nhau để thương lượng về hợp đồng sắp tới

+ Đàm Phán Phân Bổ: Là kiểu thương lượng mà các bên tham gia thi nhau phân bổ một lượng giá trị nhất định.

-Lợi ích của một bên có được nhờ sự tổn phí của đối phương.

-Mục tiêu là đạt được càng nhiều giá trị càng tốt, mối quan hệ và danh tiếng không quan trọng

-Kết quả tiêu biểu: thắng – thua

VD: Thương lượng việc mua bán quà lưu niệm.

+Theo phong cách:Theo Roger Fisher và William Ury có thể chia đàm phán làm 2 kiểu chính:

*Đàm phán theo kiểu mặc cả lập trường: -Đàm phán kiểu cứng:

. Đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, lo sao đè bẹp cho được đối phương.

. Người đ/p cố gắng bảo vệ bằng được lập trường đưa ra, cươg quyết ko chịu nhượg bộ. -Đàm phán kiểu mềm:(đ/p kiểu hữu nghị) . Người đ/p cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ, nhằm đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên

. Mục đích fải đạt đc thỏa thuận lên hàng đầu. . Kô coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu.

. Cố gắng xây dựng và giữ gìn mối quan hệ, ký cho đc hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được xem trọng.

*Đàm phán theo kiểu nguyên tắc: -Tách rời con người ra khỏi vấn đề.

-Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lấy lập trường cá nhân.

-Cần đưa ra các fươg án khác nhau để lựa chọn, thay thế.

-Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học. So sánh các kiểu đàm phán: Đ/p kiểu mặc cả thị trường Đ/p kiểu nguyên tắc Mềm Cứng Coi đối tác như bạn. Coi đối tác như địch thủ. Coi đối tác như nhữg cộg sự cùng giải quyết vấn đề. Mục tiêu: đạt được thỏa thuận, giữ mối quan hệ. Mục tiêu: giành thắng lợi bằng mọi giá. Mục tiêu: giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện Chủ trươg: Nhượg bộ để giữ mối q/ hệ. Chủ trương: Ép đối tác nhượng bộ. Tách con người ra khỏi vấn đề. Mềm với con người và vấn đế. Cứng rắn với con người lẫn vấn đề. Mềm mỏng với con người, cứng với vđ. Tin đối tác. Ko tin đối tác.

Giải quyết vấn đề độc lập với lòng tin. Dễ thay đổi lập trường. Bám chặt lấy lập trường. Tập trung vào lợi ích, ko vào lập trường Đưa đề nghị. Đe dọa. Xác định _{quyền lợi.} Ko giấu giới hạn cuối cùng. Đánh lạc hướng về giới hạn cuối cùng. Không có giới hạn cuối cùng. Chấp nhận thiệt hại đơn phương để đạt được thỏa thuận. Đòi lợi ích đơn phương làm giá cho thỏa thuận. Tạo ra các phương án để cùng đạt mục đích Chỉ đi tìm 1câu trả lời mà đối tác chấp nhận. Chỉ đi tìm 1câu trả lời mà mình chấp nhận. Xây dựng các fương án trc lựa chọn sau. Cố gắng đạt thỏa thuận. Khăng khăng giữ lập trường. Kết quả phải dựa trên tiêu chuẩn khách quan. Cố tránh phải đấu trí. Cố thắng cuộc đấu trí. Cố đạt các kết quả dựa trên tiêu chuẩn khách quan Lùi bước trước áp lực. Gây áp lực. Lùi bước trước nguyên tắc, chứ không lùi bước trước áp lực. Các Hình Thức Đàm Phán: +Đàm phán bằng văn bản *Ưu điểm: -Chi phí thấp.

-Có nhiều thời gian chuẩn bị.

-Dễ dàng giấu kín được ý định của mình. -Có văn bản làm bằng chứng cho những điều đã thoả thuận.

*Nhược điểm:

-Khó hiểu biết thông cảm lẫn nhau. -Tốc độ truyền đạt thông tin chậm. -Khó đoán biết được ý định của bên kia. -Có văn bản làm bằng chứng cho những điều đã thoả thuận.

*Lưu ý:

-Nên sử dụg thứ tiếg mà kháh hàg quen dùg. -Cần nghiên cứu kỹ văn bản trước khi trả lời. -Khẩn trương trong việc trả lời.

-Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ. -Lưu giữ phong bì thư lại trong hồ sơ. -Lưu ý các thuật ngữ viết tắt.

-Nên thông báo về kết quả đàm phán. +Gặp mặt trực tiếp

*Ưu điểm:

-Dễ dàng hiểu biết, thông cảm lẫn nhau. -Dễ đoán được ý định của bên kia thông qua thái độ, cử chỉ, giọng nói.

*Nhược điểm:

-Thủ tục đi lại khó khăn, chi phí tốn kém. -Dễ làm bên kia phật ý.

-Dễ bị bên kia thuyết phục. -Dễ để lộ ý định của mình. *Lưu ý:

-Tìm hiểu phong tục tập quán của bên kia. -Coi trọng mối quan hệ cá nhân.

-Kiên nhẫn theo đuổi mục đích của mình. -Lập biên bản đàm phán cho từng lần đ/p. -Người đàm phán nắm được ngôn ngữ đ/p. -Chăm chú lắng nghe và quan sát bên kia. -Tránh biểu lộ cảm xúc.

+Đàm phán qua điện thoại *Ưu Điểm:

-Tốc độ truyền đạt thông tin nhanh.

-Có thể đoán biết được ý định của bên kia qua giọng nói.

*Nhược Điểm: -Chi phí cao

-Không có thời gian để suy nghĩ. -Dễ để lộ ý định thông qua giọng nói. -Không có văn bản làm bằng chứng. *Lưu ý:

-Chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết hoặc đối với khách hàng quen biết.

-Chuẩn bị đầy đủ trước khi đàm phán. -Người đ/p phải nắm vững ngôn ngữ đ/p. -Sau khi đ/p fải xác nhận lại ngay = văn bản. QUY TRÌNH THỰC HIỆN ĐÀM PHÁN TRONG KD

Bước 1: Chuẩn bị +Xác định mục tiêu: Tất cả các mục tiêu cần phải “ SMART ’’ .Specific - Đơn giản, cụ thể .Measurable - Đo lường được .Achievable - Vừa sức .Realistic - Thực tế .Timedound - Thời gian

-Lên giá đích.

-Xác định phạm vi đàm phán (GCN). -Quyết định những nhượng bộ. -Nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian. -Định vị các tác động ảh hưởg từ bên ngoài. -Tính đến giải pháp tháo gỡ.

+Xác định BATNA.

+Xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình. +Tìm hiểu đối tác:

-Mục tiêu đàm phán (đối tác mog muốn gì?) -Lý do đàm phán (để ép giá)

-Tình hình kinh doanh -Batna, GCN (của đối tác)

-Các thành viên tham gia đàm phán -Người có quyền quyết định

-Thời hạn ra quyết định

-Xác địh đối tác thuộc đối tượg kháh hàg nào +Kỹ năng đàm phán giá: -Phân loại khách hàng: .KH trọng giá cả. .KH trọng giá trị. .KH trọng tiện lợi.

.KH trung thành.(giải thích thêm nếu còn dư h` mà fần giải thích dài lắm thôi cỡ 1đ bỏ luôn cho fẽ ^^)

+Tìm hiểu thông tin về thị trường, sp,đối thủ:

Thu thập thông tin về thị trường:

-Luật pháp và tập quán buôn bán. -Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường. -Các loại thuế và chi phí.

-Các nhân tố chính trị và xã hội. -Các điều kiện về khí hậu, thời tiết.

Thông tin về sản phẩm:

-Công dụng và đặc tính.

-Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.

-Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.

Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: xác

định điểm mạnh và điểm yếu của họ so với mình.

+Chuẩn bị nhân sự đàm phán:

-Xác định các thành viên trong đoàn đàm phán: Trưởng đoàn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần).

-Xác định nhiệm vụ và quyền hạn của từng

thành viên.

-Vai trò lãnh đạo:

.Điều khiển cuộc thảo luận. .Đưa ra trọn gói.

.Đề nghị trao đổi các điều kiện. .Đề nghị tạm dừng đàm phán. -Vai trò tổng kết:

.Đặt câu hỏi.

.Giải thích những thắc mắc. .Tóm tắt nội dung.

.Đảm bảo cuộc đàm fán đi đúng hướng. .Bảo vệ mục tiêu.

-Vai trò quan sát:

.Theo dõi cuộc thảo luận. .Lắng nghe.

.Ghi chép.

.Phán đoán ý định của đối tác. .Giữ yên lặng.

+Xác định chiến lược đàm phán

7 NGUYÊN TẮC NỘI BỘ KHI ĐÀM PHÁN: 1. Mỗi lần chỉ 1 người phát biểu.

2. Các thành viên hiểu biết về vai trò của mình. 3. Kô thể hiện sự bất đồg trog nội bộ trc mặt đối

tác.

4. Khi có do dự, dừng đàm phán.

5. Trao đổi bằg thôg tin phi ngôn ngữ giữa các thàh viên.

6. Thôg điệp phải được thống nhất giữa lời nói và ngôn ngữ hình thể.

7. Dù đối tác hàh độg như thế nào vẫn luôn tỉnh táo.

Chuẩn Bị Chương Trình Đàm Phán: 1. Địa điểm, thời gian đàm phán.

2. Nội dung đàm phán.

3. Thời lượng cho mỗi nội dung. 4. Thành phần tham dự của cả 2 bên.

Danh Mục Kiểm Tra Trước Khi Đàm Phán: 1. Đàm phán với ai?

3. Mục tiêu ngắn hạn là gì? 4. Điều kiện lý tưởng là gì? 5. Điều kiện thực tế là gì?

6. Thay đổi nào có thể chấp nhận được? 7. Đối tác có thể đưa ra điều kiện nào?

8. Những phản biện nào đối tác có thể đưa ra? 9. Chiến lược dự kiến là gì?

Các Kỹ Năng Trong Bàn Đàm Phán: -Kỹ năng khai thác thông tin từ đối tác -Kỹ năng trả lời câu hỏi

-Kỹ năng thuyết phục đối tác

-Kỹ năng nâng cao vị thế trong đàm phán -Kỹ năng giảm giá trị lý lẽ của đối tác

-Kỹ năng nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ -Kỹ năng giải quyết những tình huống bế tắc -Kỹ năng tìm hiểu, đánh giá đối tác

-Kỹ năng trao đổi thông tin -Kỹ năng tìm kiếm lợi ích chung -Kỹ năng đàm phán giá

Kỹ Năng Lắng Nghe

-Nghe một cách hứng thú, tích cực. -Kiên nhẫn lắng nghe đối tác nói

-Khi nghe cần chú ý quan sát cả thái độ và cử chỉ của người nói.

-Tránh ngắt lời đối tác.

-Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng. -Phải cố gắg ghi chép nhữg gì mình nghe được. -Thể hiện cho đối tác biết sự tập trung chú ý và quan tâm của bạn đến điều họ trình bày thông qua các cử chỉ, điệu bộ.

-Hãy luôn nhớ không thể đồng thời vừa nghe vừa nói tốt được.

Kỹ Năng Đặt Câu Hỏi

-Xác định nội dung và hình thức câu hỏi

-Chọn đúng thời điểm để hỏi, không nên đặt câu hỏi khi đối tác đang trình bày

-Xin phép được hỏi

-Sử dụng câu hỏi mở để thu thập thông tin sau đó là câu hỏi đóng để khẳng định thông tin. -Không nên đặt quá nhiều câu hỏi có thể trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần. -Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính và thái độ hỏi là bình tĩnh.

-Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”,hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời của đối tác. Sau đó ta đặt câu hỏi chính.

-Nếu đối tác né tránh cung cấp thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, hay nhớ nhắc họ thực hiện lời hứa của mình

Kỹ Năng Nhượng Bộ Và Đòi Đối Tác Nhượng Bộ -Xác định giới hạn nhượng bộ

-Giúp đối tác nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý. Tránh làm cho họ mất mặt. -Khi đối tác nhượng bộ, hãy nói to nhượng bộ đó lên.

-Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò: “các ông sẽ nói sao nếu chúng tôi tăng thêm thời gian bảo hành?”

-Sử dụg cách nói đkiện:“nếu các ông giảm giá thì chúng tôi sẽ thanh toán trong vòng 2tháng” -Đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn -Đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác

-Nghĩ đến hậu quả lâu dài của một nhượng bộ -Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ.

Cô dặn học 3 kỹ năng này… nếu ra thì có kỹ năng khác thì réo P ~^^~…