Gestão Financeira nos projectos do 7ºPQ

Alexandre Marques

NCP para os Assuntos Legais e Financeiros, PME, Ciências Socioeconómicas e Humanidades e Ciência na Sociedade

Formação em Assuntos Legais e Financeiros do 7ºPQ

Gestão Financeira nos projectos do 7ºPQ

25 de Setembro de 2012, IAPMEI

Gestão Financeira nos projectos do 7ºPQ

• 1. Evolução de um projecto

• 2. Acordos no 7.º PQ

• 3. Grant Agreement – Composição

• 4. Papel do Coordenador (art.II.2 – Anexo II)

• 5. Gestão de um projecto

• 6. Consortium Agreement (artigo 24º RP)

• 7. Cálculo da contribuição da CE

• 8. Prazos de Pagamento

• 9. Custos do Projecto

• 10. Financiamento das Actividades

• 11. Proposta – estimativa dos custos

• 12. Cálculo da contribuição da CE

• 13. Reporte Financeiro e Auditoria

• 14. Auditorias e Ex-Post audits

• 15. Gestão do Projecto – Portal do Participante

• 16. Conselhos para um projecto bem sucedido

• 17. 7ºPQ de I&DT da CE Vs Horizonte 2020

1. Evolução de um projecto

Abertura da Call

Escrita e Submissão da proposta

Avaliação Negociação Assinatura do

GAe do CA

Implementação do projecto

Reporte Técnico Reporte Financeiro

Elaboração de orçamento:

Form A.3.1 Cost breakdown

Staff Effort

Preenchimento do Form C Reporte técnico SESAM

Third party

Subcontractos Licenciamen

to

Acordo de subvenção (contrato)

Acordo de Consórcio

Third party

Subcontractos Licenciamento

2. Acordos no 7.º PQ

•Main Text

•Obrigações Contratuais entre o Consórcio e a COM

•Data de Início e duração do Projecto

•Periodos de Reporte: 6, 12 ou 18 meses

•Contribuição Europeia

•Montante Adiantamento

•Special Clauses

•Conta bancária

•Annex I – Description of Work:

•Parte A (administrativa e Financeira) e parte B (técnica)

•Annex II – General Conditions IMPORTANTE

•Annex VI - Form C – RELATÓRIO FINANCEIRO 3. Grant Agreement – Composição

4. Papel do Coordenador (art.II.2 – Anexo II)

 O coordenador é o contacto entre o Consórcio e a Comissão, é o responsável pelas seguintes tarefas:

 Apresentação do projecto à CE

• Reúne, verifica e valida as várias propostas de orçamentos e aspectos legais dos parceiros

• É o ponto de contacto com a COM

 Assinatura do GA

 Gestão da contribuição financeira da COM

 Manter os registos e as contas financeiras

 Revisão dos relatórios dos parceiros para aferir desenvolvimento das tarefas e cumprimentos das responsabilidades dois parceiros

 É a 1ª entidade passível de ser auditada

5. Gestão de um projecto

Gestão Financeira

Gestão técnica

• Comunicação com a CE

• Garantia de reporte fidedigno

• Controle de recursos e orçamento

• Gestão de Tesouraria

• Coordenação das tarefas técnicas

• Garantia de resultados

• Resolução de Problemas

• Manutenção do nível de qualidade

Antes do inicio do projecto

Constituição da Equipa

Definição Objectivos (Milestones)

Definir plano de Projecto/negócios

5. Gestão de um projecto

Implementação e Gestão de Projecto

Estrutura de gestão

Gestão de Conflitos (CA)

Controlo técnico e financeiro

Revisão técnica

Preparação Auditorias

No 7ºPQ os participantes deverão celebrar um Acordo de Consórcio,

que estabeleça:

 A sua organização interna

 Distribuição dos WP e respectivos custos

 A distribuição da contribuição financeira comunitária

 Regras adicionais sobre a disseminação e uso dos direitos de propriedade intelectual

 A resolução de eventuais conflitos internos

6. Consortium Agreement (artigo 24º RP)

Esquema de financiamento

(projecto em colaboração, CSA, RfBSME,

etc)

Tipo de reporte financeiro (contabilidade

financeiravs.

analítica)

Tipo de actividades (RTD, Demo, Gestão, outras)

Limites máximos de financiamento (Art. 33 RP) Contribuição

da CE 7. Cálculo da contribuição da CE

8. Prazos de Pagamento

~160% da contribuição média por período – projectos com mais de 2 períodos de reporte

45d

Pré-financiamento

60d P1

Reporte P1 à COM

Pag. interino 1 105d

Reporte P2

Final do projecto

P3 60d

P2

105d

Pag. Interino 2

60d 105d Reporte final

Reporte final sobre a distribuição da contribuição UE Recolha dos Form C pelo Coordenador

Início do projecto

Custos Elegíveis:

- Custos Directos (atribuíveis directamente ao projecto segundo o beneficiário):

RH (pessoal permanente e temporário)

Viagens

Equipamento – Taxa de depreciação

Consumíveis

Subcontratação

Certificações Financeiras

Custos Indirectos – Apurados de acordo com os seguintes métodos:

Real Indirect Costs – Contabilidade Analítica

Taxa Fixa (20%)

Specific Flat Rate (60% até final do 7ºPQ)

Método Simplificado (sistema contabilístico que permite a identificação de todos os custos indirectos)

Custos Não-Elegíveis:

-Impostos Indirectos identificáveis (ex. IVA) -Perdas correntes,

extraordinárias, financeiras

-Juros Tarefas minoritárias

UN, PME, Institutos de I&D, Organismos Públicos sem fins

lucrativos, Estab. Ensino Sec.

X √

9. Custos do Projecto

 Reais

situação especial: Lump Sums, Flat Rates e custos médios de pessoal – prática corrente da instituição

Incorridos pelo beneficiário durante o período de execução da acção

Inclusive - Amortizações ainda em processo

Excepção: custos do reporte final e dos CDF

 Determinados de acordo com as práticas correntes e princípios contabilísticos e de gestão habituais do participante

 De acordo com princípios de economia, eficiência e eficácia

 Registados na contabilidade do participante

Custos Elegíveis (artigo 31º das RP)

9. Custos do Projecto (2):

 Custos Com Pessoal:

Pessoal permanente e temporário

Custos brutos com RH (salário Bruto, segurança social, benefícios, etc) Registo de tempo obrigatório – Apenas Horas reais

Artigo II.15:

-…… ser contratadas directamente pelo beneficiário em conformidade com a legislação nacional do seu país,

- trabalhar sob a exclusiva supervisão técnica e responsabilidade deste último - ser remuneradas em conformidade com as práticas normais do beneficiário.

Registados na contabilidade do participante

Custos Directos

9. Custos do Projecto (3):

 Viagens:

Custos reais ou

Flat rate para alojamento e ajudas de custo (definidas no GA) – Decisão C(2009)1942

Depreciação:

Uso da seguinte formula:

(A/B) x C x D

A – Nº de meses que o equipamento é usado para o projecto

B – Nº de meses de vida útil do equipamento

C – Custo real do equipamento

D – Percentagem de uso do equipamento para o projecto 9. Custos do Projecto (4):

Actividades de I&DT

Research and technological development activities, including the activities of

coordination and preparation of dissemination and exploitation of project

results

Actividades de demonstração

Demonstration activities

(designated to demonstrate the viability of new technologies which offer a potential economic

advantage but which cannot be commercialised directly – e.g.

prototype testing)

Actividades de gestão

Consortium management activities

(integration of all components of the project, maintaining communication with the COM)

Outras actividades

Any other activity not included in previous-

Dissemination of the results of the I&DT (adoption and utilization), knowledge management, intellectual property protection) - training 10. Financiamento das Actividades (1)

Other activities

Any other activity not included in previous-

Dissemination of the results of the I&DT (adoption and utilization), knowledge management, intellectual property protection) - training

Formação

Disseminação (ex. Estabelecimento do website do projecto, apresentação do projecto em conferências, publicações científicas, etc.)

Networking e coordenação (ex. organização de seminários para networking, reuniões ou viagens para coordenação)

Propriedade intelectual (ex. preenchimento e

submissão da pedidos de patentes, incluindo procura de patentes e aconselhamento jurídico, pagamento de royalties a terceiros para IPR necessário para a implementação do projecto)

Estudos sobre o impacto socioeconómico do foreground (resultados do projecto)

 Promoção da exploração dos resultados do projecto (ex. estudos para a criação de spin-offs, etc…)

10. Financiamento das Actividades (2)

10. Financiamento das Actividades (3)

Taxas máximas de reembolso

Actividades de I&DT

Actividades de demonstração

Controlo e Gestão de Consórcio

Outras Actividades

Redes de Excelência

50% (E) 75% (IPSFL,

PME, Pub)

100% 100%

Projectos em Colaboração

(PME inc.)

50% (E) 75% (IPSFL,

PME, Pub)

50% 100% 100%

Acções de Coordenação

e Apoio

100% 100%

Investigação em Benefício

Grupos Específicos

100%

(sob forma de prestação de

serviços)

100%

Taxas máximas de financiamento

Overheads

Taxas máximas

11. Proposta – estimativa dos custos

Excluídos no cálculo dos

overheads

 Custos aceites pelos beneficiário

 Contribuição da CE não gera lucro ( ter em linha de conta receitas )

 Σ Pagamentos UE

<contribuição máxima

12. Cálculo da contribuição da CE (CP)

Exemplo | Projecto colaborativo (Cooperação)

12. Cálculo da contribuição da CE (RfBSME)

Executor I&DT (RTD) (K€)

PME (K€)

Custo Elegíveis

(K€)

Taxa máxima de

financiamento

Custo Base (K€)

Financiamento máximo -

110%

RTD 250 60 310 75% 232,5

275

DEMO 10 10 50% 5

MNG 5 40 45 100% 45

250 5 110 365 282,5

Valor factura

Custos próprios

Custos próprios

Exemplo | Investigação em benefício das PME

Reporte Financeiro – Form C (anexo VI)

É obrigatório o envio periódico do relatório sumário de execução financeira das despesas efectuadas:

Submissão online - FORCE

13. Reporte Financeiro e Auditoria (1) (artigo 34º RP)

Certificado das Demonstrações Financeiras (CDF) - Form D

 Obrigatório quando o montante cumulativo dos pagamentos intermédios e do saldo efectuados a um participante for igual ou superior a 375 000 €

13. Reporte Financeiro e Auditoria (2)

Situação especial: projectos com duração igual ou inferior a 2 anos

14. Auditorias e Ex-Post audits ⁽¹⁾ Auditoria no 7ºPQ

Quando?

Durante o Projecto e até 5 anos do fim do projecto Quem procede à auditoria

3 níveis de auditoria:

1.Tribunal Europeu de Contas (ECA) 2. COM

3. Auditor contratado pela COM

14. Auditorias e Ex-Post audits ⁽²⁾

O que é verificado na auditoria

Todos os documentos de despesas reportados à excepção dos efectuados pela forma de Lump Sum ou flat rate

Como é verificado – Procedimentos

Contacto inicial 2-3 meses antes de o processo de examinação – Pedido Oficial com documentação necessária

Examinação in loco

Atenção especial: Extrapolação de Erro

15. Gestão do Projecto – Portal do Participante

 Submissão – SEP

 Negociação - NEF (ECAS)

 Reporte técnico e financeiro – FORCE (6º e 7º PQ)

Introdução/alteração dados da organização – Unique Registration Facility (URF) (ECAS) – pelo LEAR (Legal Entity Appointed Representative)

ECAS - European Commission's Authentication Service

Registo no Portal do Participante

15. Gestão do Projecto – Portal do Participante

Ponto único de entrada para a

interacção com a CE

Disponibiliza serviços de apoio à

monitorização e gestão ao longo dos ciclso de vidas das propostas e projectos

 Registo da organização

 Pesquisa do PIC da instituição (entidades já registadas)

 Aferição da viabilidade legal e financeira da instituição

16. Conselhos para um projecto bem sucedido (1)

 Ler as regras financeiras e contratuais do 7ºPQ

 Alinhar a gestão administrativa com as regras do 7ºPQ. Caso a

monitorização financeira seja assegurada por outro membro do pessoal ou departamento, verifique que as regras/requisitos são bem compreendidos e implementados correctamente

 Controlar a elegibilidade de qualquer custo antes de o comprometer

 Registar e reunir regularmente os detalhes e justificação dos custos

16. Conselhos para um projecto bem sucedido (2)

1. Estar preparado

 Envolver o Gabinete /unidade financeira desde o início

2. Ter em conta que

– Apenas os custos actuais serão reembolsados

– Alguns custos terão de ser assegurados internamente | Nem todos os custos são elegíveis (ex. IVA)

– Princípio de co-financiamento sem lucro mas é possível gerar dinheiro com os resultados do projecto (depois de concluído).

3. O orçamento é importante!

 Implementação/Gestão do projecto vale 33% da avaliação - Considerar como uma prioridade

Taxas máximas

I&DT Demo Gestão Outras

Projectos em Colaboração

(PME inc.)

50% (E) 75%

(IPSFL, PME,

Pub)

50% 100% 100%

Acções de Coordenação

e Apoio 100% 100%

Investigação em benefício

das PME

50% (E) 75%

(IPSFL, PME,

Pub)

50% 100% 100%

7ºPQ Horizonte 2020

75% Custos directos + 60% dos custos indirectos

100% Custos directos + 20% dos custos indirectos

17. 7ºPQ Vs Horizonte 2020

Custos Elegíveis:

- Custos Directos (atribuíveis directamente ao projecto segundo o beneficiário):

RH (pessoal permanente e temporário) –Inc. MCA para SME Owners

Viagens

Equipamento – Taxa de depreciação??

Consumíveis

Subcontratação

Certificações Financeiras

Impostos indirectos (IVA)

Custos Indirectos – Apurados de acordo com os seguintes métodos:

 Real Indirect Costs – Contabilidade Analítica

Taxa Fixa (20%)

Transitional Flat Rate (60%)

Método Simplificado

Custos não Elegíveis:

-Perdas correntes, extraordinárias, financeiras

-Juros

-Impostos Indirectos

17. 7ºPQ Vs Horizonte 2020 ⁽²⁾

Custos do Projecto

18. Referências LINKS ÚTEIS:

GPPQ: www.gppq.mctes.pt Portal do participante:

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager/p articipants/portal

7.ºPQ: http://www.cordis.europa.eu/fp7

Investigação na UE: http://ec.europa.eu/research/

CONTACTOS:

Alexandre Marques

FP7 Legal and Financial, Socio-economic Sciences and Humanities , Research for the benefit of SMEs and Science in Society National Contact Point

Tel. : +351 21 391 76 45

E-mail: alexandre.marques@fct.pt

Joana Camilo

FP7 Health, Food, Agriculture and Fisheries and Biotechnology and Legal and Financial National Contact Point

Tel. : +351 21 391 76 42 / 91 600 5793