INTRODUÇÃO. HowTO: De seguida vamos explicar como retirar o melhor partido desta poderosa ferramenta que é a pesquisa do SharePoint.

HowTO:

INTRODUÇÃO

O SharePoint Online (SPO) afigura-se neste momento como a principal solução para colaboração para muitas empresas que já se encontram no Office 365. As vantagens são muitas, e vão desde a possibilidade de partilha de informação dentro e fora da organização, à gestão e informação com metadados e aplicação de políticas de retenção, criação de intranets que possibilitam a comunicação interna dentro da organização, automatização de processos com alerta ou workflows, eDiscovery ou a utilização de políticas DLP para proteger informação sensível.

No entanto, uma das maiores vantagens, é por vezes pouco conhecida das organizações que estão a considerar a adopção desta solução, e refere-se à pesquisa do SPO.

A pesquisa é extremamente poderosa, uma vez que o motor de busca empregue vai pesquisar todos os sites, páginas, listas, bibliotecas e ficheiros presentes no SPO.

Este motor consegue pesquisar não só os conteúdos dos documentos, como também os seus metadados, que incluem o nome do ficheiro, título, autor e quaisquer outras categorias que tenham sido implementadas. E tudo isto sem comprometer a segurança dos dados, uma vez que graças a uma feature denominada security trimming o utilizador apenas recebe os resultados da sua pesquisa aos quais tem acesso. Uma vez que o SPO indexa praticamente todo o seu conteúdo, os resultados da pesquisa são também instantâneos, o que é mais uma vantagem desta solução.

HowTO:

Primeiro devemos decidir em que contexto queremos pesquisar. Se não soubermos em que site se encontra a informação que procuramos, podemos efetuar uma pesquisa geral, indo até à app de Sharepoint Online do Office 365:

HowTO:

Depois podemos utilizar a caixa de pesquisa da página para pesquisarmos, sendo que essa pesquisa vai abranger o tenant inteiro de Office 365 da nossa organização:

HowTO:

Neste caso ao pesquisar pela keyword Niodo, recebo os

se-guintes resultados: Neste caso a pesquisa devolveu nos resultados um site, e 3 ficheiros, 2 que contêm a palavra no nome e outro que a tem no conteúdo. Se clicarmos em See more results, somos leva-dos para uma página onde podemos filtrar os resultaleva-dos por tipo (Sites, Pessoas, Ficheiros, Notícias):

HowTO:

Uma vez que esta pesquisa geral pode devolver muitos re-sultados, se soubermos o site onde se encontra a informação que procuramos, é recomendado efetuar a pesquisa por aí, uma vez que a mesma se vai limitar ao site e não vai pesquisar o tenant inteiro da organização.

Podemos também, ao clicar em Filters, filtrar por data, selecio-nando uma das opções seguintes:

HowTO:

Refinar a pesquisa em Sharepoint Online.

Uma desvantagem da pesquisa ser uma ferramenta tão poderosa no SPO, tem a ver com o facto de poder devolver demasiados resultados, sobretudo se os termos forem demasiado genéricos. A Microsoft pensou nisso e criou operadores de pesquisa que nos ajudam a efetuar pesquisas mais específicas e com melhores probabilidades de devolverem os resultados pretendidos.

Os mais comuns são os seguintes:

Operador Função

AND Limita as pesquisas ao devolver apenas resultados que incluam ambas as palavras. Pode ser substituído por um _{espaço, daí ser pouco usado} OR Alarga a pesquisa ao pesquisar por ambos os termos e devolve resultados que contenham qualquer um dos _termos

NOT (-) Limita a pesquisa ao excluir o termo especificado

* Alarga a pesquisa ao incluir resultados que incluam variações dos termos de pesquisa “” Limita a pesquisa ao excluir resultados que não incluam a expressão indicada

HowTO:

Vamos agora ver alguns casos práticos de aplicação destes operadores.

1 – Supondo que queremos pesquisar por documentos que contêm as palavras Niodo ou review, e a expressão “Knowl-edge Inside”, mas que não seja do ano de 2015. A expressão resultante pode ser a seguinte:

“Knowledge inside” niodo OR review -2015.

HowTO:

Além dos operadores já referidos, também podemos utilizar os seguintes, que nos ajudam a filtrar pelas propriedades dos documen-tos. São os seguintes:

Operador Função

Title Pesquisa pelo campo de título

Filetype Devolve resultados de um determinado tipo de ficheiro

HowTO:

Pegando na nossa pesquisa anterior, podemos usar estes últimos operadores para refinar ainda mais a pesquisa. Vamos restringir a pesquisa a ficheiros pdf, cujo autor tenha sido o nosso CTO Nuno Carvalho. Assim sendo, a expressão fica a seguinte:

“Knowledge inside” niodo OR review -2015 filetype:pdf author:”Nuno Carvalho”

HowTO:

Por último, podemos querer filtrar os resultados por datas, e não estarmos satisfeitos com as opções de filtragem apresentadas pelo SharePoint Online. Assim sendo, podemos utilizar os seguintes operadores:

Operador Função

: Filtra os resultados obrigando a ser igual ao parâmetro escolhido

<> Filtra os resultados obrigando a ser diferente ao parâmetro escolhido

< Filtra os resultados obrigando a ser menor que o parâmetro escolhido

<= Filtra os resultados obrigando a ser menor ou igual que o parâmetro escolhido

> Filtra os resultados obrigando a ser maior que o parâmetro escolhido

HowTO:

Estes operadores são especialmente úteis para datas, uma vez que permitem limitar os resultados a um determinado perío-do, como por exemplo:

write<2016-05-01 – Filtra ficheiros cuja data de modificação seja posterior a 30 de Abril de 2016 write>=2017-04-01 – Filtra ficheiros cuja data de

modificação seja anterior a 1 de Abril de 2017

Utilizando esse comando na nossa pesquisa inicial, e queren-do filtrar resultaqueren-dos anteriores a 1 de Junho de 2018, a mesma fica assim:

“Knowledge inside” niodo OR review -2015 filetype:pdf author:”Nuno Carvalho” write>=2018-06-01

HowTO:

Conclusão

Como demonstrámos neste HOW-TO, a pesquisa é efetivamente uma das grandes vantagens do SPO, mesmo que muitos dos utilizadores desta plataforma não estejam conscientes disso. É algo natural, seja por falta de divulgação das potencialidades da pesquisa, seja pelos hábitos adquiridos aquando da utilização de Fileshares tradicionais.

Esperamos que com este pequeno tutorial possam passar a utilizar mais a pesquisa e que isso lhes permita uma maior eficiência na utilização do Sharepoint Online.