Capacitações em Gestão Documental

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Capacitações em Gestão Documental

Responde por este documento: Blenda de Campos Rodrigues, Dra.

Sócia diretora da Anima Ensino – Mídia e Conhecimento

[email protected]

48.2107.2722

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Rua Lauro Linhares, 589. Segundo Andar. Florianópolis-SC. CEP 88036-002 http://www.animaensino.com.br

Conteúdo

CURSO ON-LINE VIA WEBCONFERÊNCIA ... 5

NORMAS TÉCNICAS APLICADAS À GESTÃO DOCUMENTAL ... 5

MINICURSOS ON-LINE VIA WEBCONFERÊNCIA ... 10

NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA A SEGURANÇA DE DOCUMENTOS ... 10

NORMA TÉCNICA: MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS PARA GUARDA DOCUMENTAL ... 12

NORMAS E PROCEDIMENTOS DE SIGILO E ACESSO A DOCUMENTOS ... 14

NORMAS E PROCEDIMENTOS: PRODUÇÃO, CIRCULAÇÃO E DIVULGAÇÃO ... 15

NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO E CONSULTA DE DOCUMENTO ... 16

MICROFILMAGEM E DIGITALIZAÇÃO APLICADAS À ACERVOS INSTITUCIONAIS ... 18

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS E SEUS REQUISITOS ... 20

CURSO ON-LINE ... 21

PROJETO DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL - DO PLANEJAMENTO À DIVULGAÇÃO ... 21

CURSO PRESENCIAL ... 23

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INFORMAÇÕES GERAIS

Os cursos na área de Gestão Documental oferecidos em 2012 pela empresa Anima Ensino acontecerão em três modalidades, de forma a possibilitar que interessados de todo o país possam cursá-los.

PÚBLICO ALVO

O público alvo é diversificado e composto por profissionais que atuam com a gestão da informação, nas suas diferentes etapas, desde a geração, conservação, catalogação e manutenção de documentos físicos e digitais. Bibliotecários, arquivistas, historiadores, museológos, contadores, administradores, recursos humanos, entre outros.

MINISTRANTE

Eliana Almeida de Souza Rezende, Dra.

Possui Doutorado em História Social do Trabalho, Linha de Pesquisa Cultura e Cidades pela Universidade Estadual de Campinas/UNICAMP. Especialista em preservação e conservação de coleção de fotografia. Pesquisadora Colaboradora no IFCH/UNICAMP. Consultora em Gestão Documental para Administração Direta e Indireta da Prefeitura Municipal de Curitiba com contrato por Notório Saber e responsável pela implementação de Gestão Arquivistica de Documentos à 32 Secretarias e Órgãos do

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Município. Trabalhos de capacitação em preservação e conservação de documentos em diferentes suportes e aplicação de Tabela de Temporalidade Documental destinadas a todos os Órgãos do Município. Consultora em Gestão e Preservação Documental do Centro de Memória do Oeste de Santa Catarina (CEOM/UNOCHAPECÓ). Responsável pela implantação da Gestão Documental na UNOCHAPECÓ. Docente em Curso de Pós-Graduação e cursos de Gestão Documental em Cursos de Extensão Cultural e à Distância pela DTCOM - Soluções em Educação Corporativa à Distância. Docente em cursos EaD em parceria com a Anima Ensino - Mídia e Conhecimento. Atua em projetos de implantação e implementação de rotinas e equipes para estruturação de Gestão Documental em instituições públicas e privadas. Consultoria para elaboração de projetos de preservação e conservação preventiva de documentos em diferentes suportes.

CERTIFICAÇÃO

A Anima Ensino emite declaração participação.

FORMAS DE PAGAMENTO

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CURSO ON-LINE VIA WEBCONFERÊNCIA

NORMAS TÉCNICAS APLICADAS À GESTÃO DOCUMENTAL

APRESENTAÇÃO

A Gestão Documental envolve vários aspectos, como a guarda de documentos em seus diferentes suportes de acordo com seus prazos estabelecidos pela legislação vigente; fornecimentos de informações como elemento de prova, Memórias Sociais, Culturais ou Institucionais, entre outros. Neste último caso, temos o que se chama Preservação de Patrimônio Documental ou Institucional.

Portanto, fazer o planejamento da Gestão Documental é essencial para toda e qualquer instituição que queria usar de forma racional seus recursos humanos, tecnológicos e financeiros e também promover sua transparência administrativa. Assim, este curso abordará as normas e procedimentos que envolvem a gestão documental e, ao longo dos encontros, a ministrante discutirá as diferentes questões que envolvem este tema, tais como, qual a sua definição e como ela se relaciona com transparência e racionalidade administrativa? Qual o sentido e a importância de normas técnicas para esse universo de atuação? Quais são os procedimentos e normas envolvidos e como aplicá-los?

Este curso é composto por 5 minicursos que podem ser adquiridos sepraradamente. Ao se matricular nesse Curso você terá 20% de desconto no valor da inscrição.

OBJETIVOS

 Relacionar os principais aspectos que envolvem as políticas de segurança de documentos. Identificar as fases de um ciclo de documental.

 Identificar os requisitos necessários à aplicação das normas e procedimentos de segurança documental.

 Reconhecer como se elabora planos de contingência. Reconhecer como se faz a gestão de riscos.

 Discutir as especificações técnicas para área de guarda de acervos documentais.

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 Reconhecer quais os itens a serem incorporados em área de guarda de documentos, tais como mobiliários, equipamentos e áreas de edificação. - Diferenciar os conceitos de sigilo e acesso.

 Refletir sobre a hierarquia para sigilo e acesso à informação.

 Conhecer a legislação que rege O sigilo e acesso à informação.

 Definir os principais critérios das informações produzidas e acumuladas nas instituições.

 Discutir normas e procedimentos necessários à tramitação de documentos nos seus diferentes suportes.

 Discutir metodologias da Gestão Documental às práticas institucionais.

 Explicitar a importância da Gestão Documental desde a concepção de produção dos documentos.

 Discutir as possibilidades e potencialidade de divulgação de acervos institucionais.

 Identificar os aspectos necessários para o estabelecimento de critérios para a elaboração de Tabelas de Temporalidade de Documentos e seus Códigos de Classificação.

 Reconhecer a importância da valoração dos documentos.

 Definir hierarquias de valor de acordo com o perfil institucional.

PROGRAMA

Módulo I: Segurança de Documentos CARGA-HORÁRIA: 4 horas

DATA E HORÁRIO: Dias 19 e 22 de março às 18h

 Definições e conceitos

 O valor documental

 O sentido de prova e os aspectos legais em torno do documento

 Requisitos de valoração para documentos

 Aspectos de validade jurídica para documentos digitais

 Certificação e assinatura digital

 Criptografia

 Chaves públicas – ICP Brasil

 Cópias de segurança

 Como elaborar planos de contingência e gestão de riscos - Estudo e avaliação de riscos

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- Delineamento de Ações Preventivas

- Aspectos de Proteção a documentos e informações - Recuperação de informações em casos de desastres

Requisitos funcionais e de segurança para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, de acordo com e-ARQ Brasil.

Módulo II: Mobiliário e Equipamentos para Guarda Documental CARGA-HORÁRIA: 4 horas

DATA E HORÁRIO: Dias 23 e 26 de abril às 18h

 A importância de um plano de contingências e de riscos para áreas que detenham acervos.

 A conservação preventiva e as ações de preservação de documentos.

 Normas técnicas para aquisição de materiais e de equipamentos.

 Formas de edificação e definição de áreas físicas.

 Formas de monitoramento ambiental (umidade relativa e temperatura) em áreas de guarda.

 Equipamento de proteção individual (EPI) como item de segurança para acervos institucionais.

 Rotinas e planejamento para áreas de guarda de acervos documentais.

 Atuação em situações de emergência, risco e calamidade. Módulo III: Sigilo e Acesso à Informação e Documentos

CARGA-HORÁRIA: 4 horas

DATA E HORÁRIO: Dias 14 e 17 de maio às 18h

 Como se diferenciam sigilo e acesso à informação.

 Fatores a se considerar para estabelecer graus de sigilo e acesso a documentos e informações.

 Como estabelecer uma política de sigilo e acesso na Instituição.

 A legislação as questões referentes à sigilo e acesso nas instituições públicas e privadas.

 Medidas e políticas de controle para a segurança de acervos institucionais públicos e privados

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Módulo IV: Produção, Circulação e Divulgação de Informação CARGA-HORÁRIA: 4 horas

DATA E HORÁRIO: Dias 25 e 28 de junho às 18h

 Discutir as possibilidades e potencialidade de divulgação de acervos institucionais

Módulo V: Arquivamento e Consulta de Documentos CARGA-HORÁRIA: 8 horas

DATA E HORÁRIO: Dias 2, 5, 16 e 19 de julho às 18h

 O que é gestão arquivística documental

 Utilização e controle de documentos em esferas administrativas

 Importância dos arquivos num mundo digital e globalizado

 O ciclo vital dos documentos

 A Teoria das Três Idades e suas aplicações

 Definições e caracterísiticas

 Tipos de arquivos

 Avaliação documental para eliminação ou guarda de documentos

 Gestão documental e o cumprimento da legislação

 O que é e como elaborar Tabelas de Temporalidade de Documentos

 Estabelecimento de critérios para a Temporalidade de Documentos

 Eliminação: quando e por quê

 Guarda: quando e por quê

CARGA-HORÁRIA TOTAL: 24 horas DATAS E HORÁRIO

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Rua Lauro Linhares, 589. Segundo Andar. Florianópolis-SC. CEP 88036-002 http://www.animaensino.com.br Dias 23 e 26 de abril às 18h Dias 14 e 17 de maio às 18h Dias 25 e 28 de junho às 18h Dias 2, 5, 16 e 19 de julho às 18h VALOR: De R$ 960,00 por R$ 768,00

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MINICURSOS ON-LINE VIA WEBCONFERÊNCIA

NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA A SEGURANÇA DE DOCUMENTOS

APRESENTAÇÃO

Permitir o acesso seguro à informação contida em documentos físicos e digitais preocupa as instituições públicas e privadas em função do grande volume gerado. Assim, neste curso será discutido o estabelecimento e aplicação de normas e procedimentos para a garantia desta segurança, item fundamental nas políticas de gestão que devem ser aplicadas desde a produção da informação. Esta normatização visa minimizar o ônus por perda ou da sua não localização nas instituições.

Este minicurso compõe o Curso NORMAS TÉCNICAS APLICADAS À GESTÃO DOCUMENTAL

OBJETIVOS

 Relacionar os principais aspectos que envolvem as políticas de segurança de documentos.

 Identificar as fases de um ciclo de documental.

 Identificar os requisitos necessários à aplicação das normas e procedimentos de segurança documental.

 Reconhecer como se elabora planos de contingência.

 Reconhecer como se faz a gestão de riscos.

PROGRAMA

 Definições e conceitos

 O valor documental

 O sentido de prova e os aspectos legais em torno do documento

 Requisitos de valoração para documentos

 Aspectos de validade jurídica para documentos digitais

 Certificação e assinatura digital

 Criptografia

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 Cópias de segurança

 Como elaborar planos de contingência e gestão de riscos - Estudo e avaliação de riscos

- Delineamento de Ações Preventivas

- Aspectos de Proteção a documentos e informações - Recuperação de informações em casos de desastres

 Requisitos funcionais e de segurança para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, de acordo com e-ARQ Brasil.

CARGA-HORÁRIA: 4 horas

DATA E HORÁRIO: Dias 19 e 22 de março às 18h VALOR: R$ 160,00

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MINICURSO ON-LINE VIA WEBCONFERÊNCIA

NORMA TÉCNICA: MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS PARA GUARDA DOCUMENTAL

APRESENTAÇÃO

A segurança de documentos nos seus diferentes suportes deve ser item obrigatório de qualquer política institucional. Para que isto ocorra, as recomendações técnicas para aquisição de equipamentos, mobiliários e definição de áreas que detenham arquivos ou acervos devem ser consideradas. As políticas com ações de contingências e riscos incluem a segurança dos arquivos e todos os seus suportes documentais, sejam físicos ou digitais.

Este minicurso compõe o Curso NORMAS TÉCNICAS APLICADAS À GESTÃO DOCUMENTAL.

OBJETIVOS

 Discutir as especificações técnicas para área de guarda de acervos documentais.

 Reconhecer quais os itens a serem incorporados, tais como mobiliários, equipamentos e áreas de edificação, em área de guarda de documentos.

PROGRAMA

 A importância de um plano de contingências e de riscos para áreas que detenham acervos.

 A conservação preventiva e as ações de preservação de documentos.

 Normas técnicas para aquisição de materiais e de equipamentos.

 Formas de edificação e definição de áreas físicas.

 Formas de monitoramento ambiental (umidade relativa e temperatura) em áreas de guarda.

 Equipamento de proteção individual (EPI) como item de segurança para acervos institucionais.

 Rotinas e planejamento para áreas de guarda de acervos documentais.

 Atuação em situações de emergência, risco e calamidade.

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DATA E HORÁRIO: Dias 23 e 26 de abril às 18h VALOR: R$ 160,00

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NORMAS E PROCEDIMENTOS DE SIGILO E ACESSO A DOCUMENTOS

APRESENTAÇÃO

Cada vez mais dispomos de diferentes suportes para a produção, tramitação e armazenamento de documentos, fazendo com que as instituições busquem estabelecer políticas de sigilo e acesso às informações geradas. Assim, este webinar abordará de que forma os princípios de acesso e sigilo garantem a preservação da informação contida em documentos produzidos em diferentes suportes. Esta normatização visa garantir que requisitos em torno do sigilo e acesso a documentos sejam obedecidos de acordo com regulamentação legal.

OBJETIVOS

 Diferenciar os conceitos de sigilo e acesso.

 Refletir sobre a hierarquia para sigilo e acesso à informação.

 Conhecer a legislação que rege o tema.

 Definir os principais critérios das informações produzidas e acumuladas nas instituições.

PROGRAMA

 Como se diferenciam sigilo e acesso à informação.

 Fatores a se considerar para estabelecer graus de sigilo e acesso a documentos e informações.

 Como estabelecer uma política de sigilo e acesso na Instituição.

 A legislação as questões referentes à sigilo e acesso nas instituições públicas e privadas.

 Medidas e políticas de controle para a segurança de acervos institucionais públicos e privados

DATA E HORÁRIO: Dias 14 e 17 de maio às 18h VALOR: R$ 160,00

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NORMAS E PROCEDIMENTOS: PRODUÇÃO, CIRCULAÇÃO E DIVULGAÇÃO

APRESENTAÇÃO

Um acervo documental fará sentido à medida que for disponibilizado e utilizado para a produção de conhecimento e inovação por diferentes setores da sociedade, seja interno ou externo à instituição produtora. Assim, neste webinar será discutida a normatização envolvida desde a produção documental até a sua divulgação. Esta normatização visa estabelecer procedimentos corretos durante o decurso da utilização da informação.

OBJETIVO

 Discutir as possibilidades e potencialidade de divulgação de acervos institucionais.

PROGRAMA

 Definições e conceitos.

 Caminhos e tráfego da informação em ambientes institucionais.

 A Teoria das Três Idades aplicada às realidades institucionais.

 Tipos de arquivos e seu ciclo vital.

 Critérios a estabelecer numa política de divulgação de acervos institucionais.

 Importância da divulgação nas políticas institucionais de acervos públicos e privados.

 Principais produtos e caminhos para a divulgação de acervos institucional.

 As possibilidade e potencialidades da WEB 2.0 nos trabalhos de divulgação de acervos.

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DATA E HORÁRIO: Dias 25 e 28 de junho às 18h VALOR: R$ 160,00

NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO E CONSULTA DE DOCUMENTO

APRESENTAÇÃO

A Gestão Documental, para que ocorra de forma efetiva, necessita de normas e procedimentos que estabeleçam seus prazos de guarda. Estes prazos são definidos por meio de tabelas de temporalidade de documentos que estejam de acordo com a legislação vigente, como forma de garantir que os documentos sejam guardados por prazos adequados, nem abaixo nem acima de suas necessidades legais.

Toda esta metodologia em torno da aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e Códigos de Classificação insere-se no que se chama Teoria das Três Idades e que serão alvo deste webinar.

OBJETIVOS

 Identificar os aspectos necessários para o estabelecimento de critérios para a elaboração de Tabelas de Temporalidade de Documentos e seus Códigos de Classificação.

 Reconhecer a importância da valoração dos documentos.

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PROGRAMA

 O que é gestão arquivística documental

 Utilização e controle de documentos em esferas administrativas

 Importância dos arquivos num mundo digital e globalizado

 O ciclo vital dos documentos

 A Teoria das Três Idades e suas aplicações

 Definições e características

 Tipos de arquivos

 Avaliação documental para eliminação ou guarda de documentos

 Gestão documental e o cumprimento da legislação

 O que é e como elaborar Tabelas de Temporalidade de Documentos

 Estabelecimento de critérios para a Temporalidade de Documentos

 Eliminação: quando e por quê

 Guarda: quando e por quê

DATA E HORÁRIO: Dias 2, 5, 16 e 19 de julho às 18h VALOR: R$ 320,00

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MICROFILMAGEM E DIGITALIZAÇÃO APLICADAS À ACERVOS INSTITUCIONAIS

APRESENTAÇÃO

A microfilmagem e digitalização em ambientes institucionais desafiam os profissionais em diferentes situações, que vão desde os aspectos legais envolvidos na utilização desses processos até preocupações em relação à gestão, custódia e monitoramento, bem como seus usos e aplicações.

Como forma de auxiliar neste desafio, esse webinar procurará abordar os aspectos legais em torno do uso da microfilmagem e digitalização, seu desenvolvimento histórico, possibilidades e potencialidades em instituições públicas e privadas.

OBJETIVOS

 Apresentar os aspectos legais que envolvem a microfilmagem e a digitalização.

 Discutir sobre usos, possibilidades e potencialidades de seu uso dentro de Instituições Públicas ou privadas.

 Explicitar sobre os desenvolvimentos históricos e tecnológicos nos processos.

 Discutir as repercussões das tecnologias de microfilmagem e digitalização sobre acervos institucionais/corporativos.

 Discutir as repercussões das tecnologias de microfilmagem e digitalização sobre acervos históricos ou de longa permanência em setores públicos e privados.

PROGRAMA

1. Aspectos legais Microfilmagem Histórico

 Desenvolvimento  Utilizações  Principais benefícios  Principais limites 2. Digitalização  Histórico  Desenvolvimento

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 Utilizações

 Principais benefícios

 Principais limites

3. Critérios técnicos para a definição de utilização. 4. Como estabelecer prioridades.

5. Aspectos específicos dos projetos institucionais para diferentes suportes documentais.

6. Processos híbridos e projetos de conservação preventiva.

DATA E HORÁRIO: dias 27 e 30 de agosto às 18h VALOR: R$ 160,00

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PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS E SEUS REQUISITOS

APRESENTAÇÃO

O volume de informações atualmente produzido extrapola as possibilidades de organização, guarda e disponibilização por longos períodos de acordo com o cumprimento de aspectos legais. Diante disto, as instituições se confrontam com a necessidade de estabelecer critérios para a determinação de quais informações deverão ser mantidas, para quê e com que finalidade. Assim, planejar se apresenta como item fundamental para que perdas irreversíveis sejam minimizadas nas instituições.

OBJETIVOS

 Discutir os aspectos relacionados à profunda obsolescência em meios digitais.

 Reconhecer a importância da preservação digital para instituições.

 Explicitar os requisitos funcionais para documentos digitais no Brasil.

PROGRAMA

 Preservação Digital: o que é, para que serve e quais são seus principais objetivos.

 Documento digital X documento arquivístico digital.

 Como se distinguem os documentos digitais.

 Como estabelecer padrões de valor às informações e documentos produzidos e/ou nas instituições.

 Requisitos funcionais e normas técnicas para documentos digitais.

 Aplicação de princípios da preservação digital à realidade institucional.

 Aspectos a serem considerados em Projetos Institucionais de Preservação Digital.

DATA E HORÁRIO: Dias 24 e 27 de setembro às 18h VALOR: R$ 160,00

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CURSO ON-LINE

PROJETO DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL - DO PLANEJAMENTO À DIVULGAÇÃO

APRESENTAÇÃO

A Memória Institucional necessita de um trabalho de resgate, organização e disponibilização. Sendo fundamental ser pensada de forma sistêmica com observância de princípios arquivísticos, como garantia de que o caráter histórico, probatório ou de patrimônio documental seja garantido às gerações futuras e de fato se consolide como Identidade Institucional. Parte-se do pressuposto que a Memória Institucional é um meio eficaz para garantia de informação estratégica, fundamental à gestão, ao planejamento organizacional e às tomadas de decisões no âmbito institucional, além de possibilitar a geração de inovação e produção de conhecimento com fins de consolidação de uma Identidade. Diante disso, este curso pretende abordar temas pertinentes à Preservação da Memória Institucional e que são terrenos fronteiriços entre diferentes áreas, com o objetivo de gerar inovação e produção de conhecimento.

CARGA-HORÁRIA

A carga horária do curso é de 60 horas que podem ser cursadas em até 8 (oito) semanas.

CRONOGRAMA

Início da próxima turma: 27 de fevereiro

PÚBLICO-ALVO

Gestores das áreas de Documentação, Informação, Comunicação, Ciências da Informação, História, Biblioteconomia e Arquivistica e Profissionais ligados a áreas de guarda documental sejam elas, bibliotecas, arquivos (contábeis, judiciais, de recursos humanos, médicos, fiscais, pessoais, institucionais, sindicais, entre outros). Centros de documentação, setores ligados a área de comunicação empresarial.

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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

Unidade 1: Introdução

 Definindo e conceituando um Projeto de Memória Institucional

 Estruturação da Unidade Patrimônio Cultural

 Documento Memória Identidade Memória Institucional

 Capital Intelectual

 História Oral

 Conservação

 Preservação Memória Institucional: modelos possíveis, caminhos prováveis Unidade 2: Memória Institucional: modelos possíveis, caminhos prováveis

 Estudo de casos de modelos em instituições públicas e privadas.

 Por onde começar?

Unidade 3: Passos e fases de um Projeto de Memória Institucional

 Os passos e as fases

 Metodologia aplicável: como e de que forma

Unidade 4: Divulgação e disponibilização de um Projeto de Memória Institucional e as fases

 A web 2.0 e as possibilidades oferecidas aos acervos institucionais

 A memória e os seus novos suportes: esquecimentos e obsolências

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CURSO PRESENCIAL

POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DE PATRIMÔNIO DOCUMENTAL

APRESENTAÇÃO

As boas práticas aplicáveis ao trato cotidiano da documentação garantem a integridade e manutenção das informações contidas nos documentos em diferentes suportes. Quando utilizadas de forma normatizada, as boas práticas se colocam como importante item de preservação e conservação do patrimônio documental existente nas instituições.

OBJETIVOS

 Identificar as práticas essenciais para a manutenção de acervos em diferentes suportes de acordo com normas que respeitem a integridade física dos documentos em diferentes suportes.

 Relacionar os diferentes cuidados a serem tomados e responsabilidades dos envolvidos no trato cotidiano dos documentos em diferentes setores.

PROGRAMA  Definições e Conceitos - Preservação - Conservação - Restauração - Deterioração

 Aspectos éticos em torno de práticas de restauração

 Agentes de deterioração

 Fatores intrínsecos: tinta, papel

 Fatores extrínsecos

 Agentes biológicos

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- Poluição

- Degradação por manuseio incorreto, vazamentos, etc... - Sinistros

- Catástrofes naturais (enchentes, vendavais, tufões, furacões, etc)

 Como proceder em situações de emergência

 Como elaborar um Plano de Contingências

 Que fatores a se considerar num Projeto de Preservação e Conservação de documentos em instituições públicas ou privadas

CARGA-HORÁRIA: 8 horas LOCAIS E DATAS:

São Paulo, SP - 28 de abril Brasília, DF - 29 de maio Porto Alegre, RS - 17 de agosto Fortaleza, CE - 5 de outubro