F
EDERAÇÃO
P
ORTUGUESA DE
O
RIENTAÇÃO
-FPO
CONTRATO PARA ORGANIZAÇÃO DE COMPETIÇÃO DE ORIENTAÇÃO
entre aFederação Portuguesa de Orientação-FPO, adiante designada por FPO, com o NIF 503083801, com sede na Estrada da Vieira, 4 - Bairro Florestal - Pedreanes - 2430-401 Marinha Grande;
e o/a ..., com o NIF ..., com sede ..., adiante referido/a por Clube (Organizadores de Eventos das Taça de Portugal de Orientação Pedestre, de Orientação em BTT, de Orientação de Precisão ou de CA’s). Com os objectivos de:
a) Promover a realização das “Taça de Portugal - Época 2015” de Orientação Pedestre, de Orientação em BTT, de Orientação de Precisão e de Corridas de Aventura, constituídas pelas diversas provas que integram o respectivo calendário, homologado e difundido pela FPO;
b) Proporcionar a todos os praticantes de Orientação um elevado padrão de qualidade nas provas de nível internacional e nacional;
c) Divulgar a Orientação a nível nacional, captando novos praticantes e novos meios de obtenção de recursos, nomeadamente através das Autarquias locais e patrocinadores;
d) Garantir a eficaz utilização e rentabilização dos meios humanos, materiais e financeiros da FPO e dos Clubes, é de boa fé celebrado o presente acordo entre a FPO e o Clube respectivo, o qual se regerá pelas seguintes cláusulas:
Capítulo I Disposições Gerais
1. Desde o momento de atribuição, pela FPO, de organização de um evento de Orientação o Clube e a FPO ficam obrigados ao integral cumprimento do presente contrato.
2. A FPO é proprietária de todos os direitos de organização, transmissão televisiva e publicidade referentes às provas integradas nos calendários das “Taça de Portugal - Época 2015” de Orientação Pedestre, de Orientação em BTT, de Orientação de Precisão e de Corridas de Aventura.
3. Nas provas dos calendários das “Taça de Portugal - Época 2015” de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT será utilizado o sistema informático de controlo de provas “SPORTident”;
4. A FPO poderá nomear, a pedido e sendo encargo do Clube, um técnico para acompanhar todas as operações relacionadas com a utilização do sistema informático de controlo de provas “SPORTident”, cedendo gratuitamente uma cópia dos programas necessários ao funcionamento do mesmo.
5. A FPO nomeará um Supervisor para a competição, o qual é o representante da FPO nas questões técnicas e na cerimónia de entrega de prémios e de encerramento, no caso de lhe ter sido delegada a representação. Não sendo o representante da FPO, deverá igualmente ser chamado para esta cerimónia, na qualidade de Supervisor da prova.
6. A FPO transfere para o Clube direitos parciais de “sponsorship”, nomeadamente o direito de contratar patrocinadores locais ou regionais. A FPO não aceita patrocinadores relacionados com bebidas alcoólicas fortes e/ou tabaco. Nas provas dos calendários das “Taça de Portugal - Época 2015.” de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT os peitorais, a tarja “Partida” e a tarja “Chegada” são propriedade da FPO e não podem ser vendidas ou alugadas pelo Clube a outros patrocinadores;
7. O Clube tem o dever e o direito de usar o logotipo da FPO, em todo o material promocional, bem como noutras publicações, relacionadas com a prova;
8. Os logotipos da FPO, do IPDJ e de outros parceiros que a FPO venha a indicar deverão ser impressos bem visíveis na documentação da prova (boletins, convites, "press releases", mapas, website, etc.).
9. O evento deverá ter as características de competição da “Taça de Portugal”. A bandeira da FPO deverá ser hasteada na área de concentração e o Presidente da FPO, ou seu representante, deverá ser chamado para a entrega de prémios. 10. O acompanhamento final dos preparativos, nos dias que antecedem a prova, deverá ser feito, preferencialmente, através
dos diversos meios de comunicação electrónica existentes. As questões práticas deverão ser decididas conjuntamente entre o Clube e o Supervisor ou/e através da Direcção da FPO.
11. A Direcção da FPO pode cancelar a prova se o Clube não cumprir as regras/normas, não seguir as indicações do Supervisor ou não cumprir as informações fornecidas aquando da candidatura;
Capítulo II
Responsabilidades do Clube
1. Organizar a prova que lhe foi atribuída, nas datas respectivas, de acordo com as regras/normas da FPO em vigor na época em questão. Qualquer alteração às regras/normas em vigor carece de prévia autorização da Direcção da FPO.
2. Até 30 de novembro do ano anterior, fazer chegar à FPO 2 (dois) exemplares deste contrato devidamente assinados, dos quais 1 (um) será devolvido depois de assinado pela FPO.
3. Coordenar a actividade com os proprietários, Juntas de Freguesia e associações de caçadores ou outras entidades cuja intervenção seja relevante para o normal decorrer da competição;
4. Coordenar e garantir alojamento, alimentação e transportes locais para os técnicos nomeados pela FPO;
5. Garantir a correcta utilização, pelos seus técnicos, dos equipamentos cedidos pela FPO, em especial no que ao equipamento “SPORTident”, viaturas e tendas diz respeito;
6. Elaborar e distribuir os diversos boletins informativos e toda a informação técnica, nos períodos temporais definidos nos regulamentos, bem como a informação final a distribuir a todos os participantes.
7. Organizar tecnicamente a prova, nomeadamente no que concerne a inscrições, secretariado, traçado e marcação de percursos, apoio sanitário, partidas, chegadas, classificações, cerimónia de entrega de prémios e de encerramento, programa social - quando existente -, etc.;
8. Garantir o rigor nas listagens sobre seguro dos atletas não federados ou federados não renovados;
9. Facultar ao Supervisor ou, na impossibilidade momentânea deste, à Direcção da FPO toda a informação e documentação com vista ao controlo de qualidade da prova;
10. Elaborar a relação das entidades regionais e locais que pretende que a FPO convide, fornecendo – com um mês de antecedência - a sua relação nominal, com os respectivos endereços e para quais actos ou cerimónias;
11. Elaborar a relação dos seus colaboradores que necessitam de dispensa de trabalho, fornecendo-a à FPO com um mínimo de 2 meses de antecedência, assumindo os encargos disso resultantes;
12. Requisitar, quando necessário, policiamento online (requisição directa às entidades deixou de ser possível) através da Plataforma Informática de Requisição de Espetáculos Desportivos-PIRPED, sendo que deverá ser contactada antes a FPO para criar/ativar o evento na plataforma;
13. Apoiar a FPO quando esta pretenda promover actividades suas durante a competição, nomeadamente montagem de um "stand" de promoção, realizar uma conferência de imprensa ou reuniões de Clubes, sendo estas actividades coordenadas com a devida antecedência;
14. Difundir as classificações finais a todos os Clubes e participantes e a todos os participantes e publica-las no site da prova e no OriOasis no dia em que termina o evento.
Capítulo III
Responsabilidades da FPO 1. Coordenar e/ou supervisionar a execução dos mapas;
2. Disponibilizar, se solicitado, um técnico para acompanhamento do sistema informático de controlo de provas “SPORTident”; 3. Enviar ao clube organizador, se solicitado, uma listagem com a relação dos atletas devidamente filiados na FPO;
4. Para os eventos dos calendários das “Taça de Portugal - Época 2015” de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT, entregar aos organizadores os peitorais, uma tarja “Partida”, uma tarja “Chegada” e uma Bandeira da FPO, na semana anterior à prova.
5. Promover a divulgação da prova junto dos órgãos de comunicação social de âmbito nacional; 6. Enviar convites às entidades nacionais, quando tal se considere adequado;
7. Enviar convites às entidades regionais e locais, quando solicitados pelo organizador;
8. Ceder, a título de empréstimo, um relógio de partidas e/ou outros materiais disponíveis e/ou solicitados, em conformidade com as normas de cedência em vigor.
Capítulo IV Gestão Financeira
Secção I Receitas Constituem receitas do Clube nomeadamente as seguintes:
a) Valor das inscrições na prova, depois de deduzido o valor do aluguer dos “SI Cards” e o valor do Seguro Desportivo (quando ao abrigo das apólices FPO) pago pelos atletas não renovados e não federados na data da prova, os quais serão reembolsados à FPO, e os valores de contribuição para a FPO definidos no regulamento de competições; b) Subsídios, donativos e outros apoios financeiros recebidos de Instituições públicas ou privadas;
c) Apoios recebidos referentes a contratos de publicidade. Secção II Encargos
1. Constituem encargos financeiros a suportar pelo Clube, além dos inerentes à organização da prova, nomeadamente os seguintes:
a) Despesas com produção de mapas, excepto as que constam do Programa de Apoio da FPO (homologação de mapas); b) Alimentação, alojamento e transportes locais do Supervisor, durante as visitas de controlo prévio e no período da prova; c) Alimentação, alojamento, transportes e ajudas de custo do técnico da FPO que supervisiona o sistema “SPORTident”; d) Despesas relativas ao controlo Anti-Doping, desde que a FPO o notifique dessa necessidade até três meses antes da
competição.
e) Taxas devidas à IOF, se aplicável.
f) Despesas da utilização dos equipamentos (kit de organização de provas) cedidos pela FPO e da utilização das viaturas, tendas e outros equipamentos da FPO.
g) Despesas de alojamento, alimentação e transportes locais das equipas de recolha de imagens para a promoção da modalidade.
h) Custos das medalhas e troféus dos eventos internacionais (POM, CI, TPL, WRE).
2. Constituem encargos financeiros a suportar pela FPO, além dos inerentes à sua normal actividade de coordenação, os seguintes:
a) Suportar os custos de homologação dos mapas;
b) Despesas com deslocações (não locais) e Ajudas de Custo do Supervisor. O Clube (que validará os valores apresentados) pagará estas despesas e remeterá à FPO recibo desse valor para ser reembolsado.
Capítulo V
Cronograma das acções a desenvolver
Em conformidade com o Caderno de Encargos da época respectiva e que constitui anexo A ao presente protocolo. Capítulo VI
Disposições Finais
1. Qualquer litígio emergente do presente acordo, que não seja possível solucionar pela via negocial, será decidido pelo “Court of Arbitration for Sports”, em Lausane - Suíça, cujo processo será previamente remetido à International Orienteering Federation - IOF;
2. O presente contrato produz efeitos imediatos e substitui o modelo anterior de contratos clube a clube, sendo o contrato válido até um mês após a realização do evento ou até que todas a cláusulas tenham sido cumpridas.
Marinha Grande, __ de _______ de 20__
Pela FPO Pelo ………
O Presidente O ………
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ANEXO A (CADERNO DE ENCARGOS)
AO CONTRATO PARA ORGANIZAÇÃO DE COMPETIÇÃO DE ORIENTAÇÃO
ASSUNTO DESCRIÇÃO EVENTOS
Supervisor
Nomeado pela FPO e pela IOF (para os WRE);
Deve estar junto da organização pelo menos a partir do dia anterior ao início da prova.
(FPO apoia os encargos de transportes e ajudas de custo).
POM, WRE , CI, TPL, CN’s, TP Técnico Informático Caso seja necessário: nomeado pela FPO (Clube suporta todos os encargos). Todos
Apoio Financeiro Verbas da FPO (a decidir época a época) às melhores organizações TP
Mapas
Mapas novos: a cargo dos Clubes (estes enviam para a FPO um ficheiro imagem de boa qualidade -pelo menos 300 pixels/polegada- do mapa, com arranjos gráficos e 5 exemplares em papel).
A FPO apoia os custos de homologação dos mapas novos destinados aos eventos de TP.
Os mapas serão impressos em empresa certificada pela FPO.
Todos
Prémios
Medalhas para os 3 (três) primeiros classificados individuais de cada escalão/categoria e os 5 (cinco) primeiros de D/H21E.
Troféus para os 3 (três) Clubes melhor classificados
POM, WRE, CI, TPL, CN’s, TP
Pedestre Medalhas para os 3 (três) primeiros classificados individuais de cada
escalão/categoria;
Troféu para o clube vencedor TP-BTT
Logística
Garantir:
- adequada área para estacionamento de viaturas; - balneários;
- espaço para pernoita em solo duro; - espaço de Orientação infantil;
- ambulância e equipa de primeiros socorros;
- requisitar policiamento adequado ao evento (instruções no n.º 12 do Capítulo II); e
- local condigno para a cerimónia de entrega de prémios, prevendo a necessidade de se utilizar um espaço coberto em caso de mau tempo.
POM, WRE, CI, TPL, CN's, TP
Pedestre
Garantir:
- adequada área para estacionamento de viaturas; - balneários;
- espaço para pernoita em solo duro; - ambulância;
- garantir local para lavagem das bicicletas;
- requisitar policiamento adequado ao evento (instruções no n.º 12 do Capítulo II); e
- local condigno para a cerimónia de entrega de prémios, prevendo a necessidade de se utilizar um espaço coberto em caso de mau tempo.
TP BTT
Equipamento
A FPO cede, a título de aluguer para as provas das Taças de Portugal, os equipamentos SPORTident em conformidade com as solicitações dos Clubes organizadores de eventos, à taxa difundida.
POM, WRE, CI, TPL, CN’s, TP A FPO cede, a título de aluguer, os seus equipamentos (viaturas, tendas,
computadores, etc) em conformidade com as solicitações dos Clubes organizadores de eventos, às taxas difundidas.
As despesas com as viaturas (combustíveis e portagens) são suportadas pelo clube e devem ser cumpridas as normas de utilização das mesmas.
Todos os danos causados nos equipamentos são ressarcidos à FPO.
POM, WRE, CI, TPL, CN’s, TP
Divulgação
Site específico bilingue (português e inglês) e boletim de divulgação. Divulgar partidas, resultados (com parciais) e informações técnicas (agrupamento de escalões, distâncias e declives) online
Locução em português e Inglês que informe sobre o desenrolar da prova, transmitindo nomeadamente: tempos de passagem em postos de controlo intermédios, resultados no momento em que os atletas terminam o seu percurso e impressões dos participantes.
POM, WRE, CI, TPL
Informação online (apoio FPO se necessário): boletim de divulgação,
informações técnicas, partidas e resultados (com parciais). CN's, TP Divulgar partidas com antecedência mínima de 3 dias;
Divulgar resultados (com parciais) online, até às 22h de cada dia de prova; Divulgar resultados na arena da prova com regularidade (30 minutos).
Todos
Seguros
Pagar à FPO, por cada atleta não federado ou sendo federado não tenha a licença renovada, o valor contratado (e difundido) com a seguradora por dia de prova.
Caso a organização opte pela utilização de uma apólice de seguros própria ou de entidade diferente, tem que enviar para a FPO as condições da apólice ou a declaração da entidade que é tomadora da apólice, até 5 dias antes do início do evento.
Caso a organização utilize a apólice da FPO, deve proceder ao registo da identificação (nome, nº BI/CC e data nasc.) dos participantes que utilizem a apólice de seguro temporária (para não federados ou não renovados) e enviar a respectiva listagem para a FPO, por e-mail, até ao final do último dia de competição.
Todos
Informação Divulgar nos locais de concentração/secretariado: o mapa (caso não seja novo), lista de partidas, resultados (globais) e informações técnicas. Disponibilizar espaço para divulgação do ranking da Taça de Portugal
POM, WRE, CI, TPL, CN's, TP Sinalização Sinalizar devidamente: as vias rodoviárias para acesso à área, os acessos à concentração e secretariado, às partidas e chegadas, aos banhos e outras
áreas de interesse logístico
Todos Espaço p/ reuniões Garantir, quando solicitado com antecedência mínima de 2 semanas, espaço para reuniões informais de Clubes, de praticantes ou Assembleias Gerais
(capacidade de 50/60 pessoas) sempre que solicitados pela FPO.
POM, WRE, CI, TPL CN's, TP
Ações posteriores
No dia seguinte ao evento, devolver os equipamentos e viatura cedidos pela
FPO Todos
Limpeza de todas as áreas de acção da prova num prazo NUNCA superior a 7
dias. Todos
Envio à FPO dos Relatório da Prova e Percursos num prazo nunca superior a
Principais referências temporais:
Data prevista Tarefa Evento
1 ano antes
Divulgar o Boletim 1 POM, WRE, CI, TPL
Pedido de Registo de mapas novos
Aprovação da área de competição pelo supervisor (dispensável se a área de competição já é conhecida – mapas usados ou ampliações)
Todos
Entre 6 a 3 meses
Divulgar o Boletim 2 (Boletim 1 nas provas nacionais)
Todos Mapas novos: Pedido de Homologação (disponibilizar draft do mapa)
Primeira visita do Supervisor
Entre 60 e 30 dias
Divulgar o Boletim 3 (Boletim 2 nas provas nacionais)
Todos Traçados de percursos provisórios concluídos
Divulgação das informações técnicas Segunda visita do Supervisor
A 12 dias Encerramento das inscrições com taxa normal Todos
A 7 dias Encerramento das inscrições para os escalões/categorias de competição (encerram às 24h do sábado anterior) Todos
Ate 3 dias Publicação das listagens de partida Todos
Dia anterior Supervisor junto da organização. Conferência de todos os mapas e percursos.
Verificações gerais
Todos
D
Data de realização da prova
Envio para a FPO da relação de não federados e federados não renovados para efeitos de seguro desportivo.
Publicação on-line dos resultados (até às 22h)
Todos
D+1 Publicação dos resultados no OASIS Devolução dos materiais da FPO utilizados no evento Todos D + 10 Data limite para envio de Relatório e Organograma da organização. Envio do relatório de supervisão ao CA Todos
Marinha Grande, __ de _______ de 20__
Pela FPO Pelo ………
O Presidente O ………
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