EIXO TEMÁTICO: Compartilhamento da Informação e do Conhecimento
O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: PARÂMETROS E ATOR PRINCIPAL
THE DOCUMENT EVALUATION PROCESS: PARAMETERS AND MAIN AGENT Tatianne Akaichi1
Resumo: Este artigo objetiva apresentar os vários parâmetros de avaliação e o ator principal dos processos de avaliação de documentos presentes na literatura da área de Arquivologia, ressaltando as suas similaridades e diferenças. Assim, o estudo se configura como uma pesquisa bibliográfica. De acordo com os autores analisados, verificou-se que existe uma diversidade de parâmetros relativos à avaliação de documentos, todavia, percebeu-se que a noção de valor é predominante. Constatou-se também que o arquivista é o principal ator responsável por conduzir esse processo, de forma objetiva e imparcial. Conclui-se que, apesar de determinadas semelhanças e das particularidades de cada metodologia de avaliação estudada, elas se complementam e contribuem para o avanço de discussões, de debates e de reflexões científicas no campo arquivístico.
Palavras-chave: Avaliação de documentos. Arquivista. Arquivologia.
Abstract: This paper aims to present the various evaluation parameters and the main agent of the document evaluation processes present in the literature on Archival science area, highlighting their similarities and differences. Thus, this paper is a bibliographical research. According to the authors analyzed, it was verified that there is a diversity of parameters related to document evaluation, however, it was noticed that the notion of value is predominant. It was also found that the record keeper is the main agent responsible for conducting this process, in an objective and impartial way. It is concluded that, in spite of certain similarities and particularities of each evaluation methodology analyzed, they complement and contribute to the development of discussions, discussions and scientific reflections in the archival field. Keywords: Document evaluation. Record keeper. Archival science.
1 Doutoranda em Ciência da Informação na Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho
1 INTRODUÇÃO
É pertinente lembrar que o primeiro Arquivo Nacional do Mundo foi construído em 1790, em Paris, na França, durante a Revolução Francesa (MORENO, 2008). Com isso, ao longo dos anos, a necessidade e a relevância de tratar os documentos a fim de disponibilizá-los para uso e recuperação tornaram-se mais notórias por todos os países e impulsionaram a elaboração de diversos e distintos métodos, técnicas e estudos. Nessa perspectiva, em 1898, é produzido o Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos, também denominado, nacionalmente, como o Manual dos Arquivistas Holandeses, de autoria de Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin.
Na visão de Cook (1997), esse trabalho é designado e concebido como um grande referencial para o campo da Arquivologia, pois proporcionou, como contribuição científica, a disseminação da informação sobre os princípios teóricos2 próprios da área, como o princípio da proveniência e o princípio do respeito à ordem original, tal como apresentou regras, sistematizações e metodologias para lidar com os arquivos. Contudo, sublinha-se que o manual enfatiza mais questões associadas ao arranjo e à descrição, como revela seu próprio título, e pouco se discorre a respeito da avaliação de documentos (COOK, 2018). Diante disso, observa-se que no decorrer desses períodos os administradores e os responsáveis pelos arquivos não adotavam critérios claros para realizar a seleção e a eliminação de seus registros (NASCIMENTO, 2015).
De outra parte, o britânico Jenkinson (1922) apontava e sinalizada preocupações com a avaliação documental após a Primeira Guerra Mundial, entretanto, o reconhecimento da importância da avaliação somente foi mais intensificado e difundido, basicamente, com o surgimento da formulação do conceito de gestão de documentos (records management), que se originou nos Estados Unidos (EUA) e no Canadá ao final dos anos de 1940, quando ocorreu o fim da Segunda Guerra Mundial. A propósito, destaca-se que esse período pós-guerra é denominado como “explosão documental”, tendo em vista que foi a partir desse contexto que ocorreu o desenvolvimento de novas tecnologias, o crescimento da população e
2 Os princípios da proveniência e da ordem original são caracterizados como um dos mais
significantes e importantes da área, pois são as bases que sustentam e fundamentam toda a atividade de classificação de documentos arquivísticos (SOUSA, 2003).
profundas alterações estruturais, na economia, política, ambientes organizacionais e legislações, dentre outras mudanças e acontecimentos (MORENO, 2006, 2008).
Consequentemente, foi a partir dessas circunstâncias que a quantidade de documentação produzida, recebida e acumulada no interior das instituições aumentou consideravelmente, tendo como resultado alguns impasses funcionais, principalmente referentes à falta de controle de criação de documentos e à insuficiência de espaço para armazenar os seus registros. Dessa maneira, a fim de encontrar soluções para esses problemas relativos à guarda, acesso e uso dos documentos por parte da Administração do Estado, especialmente nos Estados Unidos e Canadá foram organizadas e instituídas comissões governamentais; realizadas algumas reformas administrativas, como a criação do records center, que se referia, substancialmente, a grandes depósitos destinados a manter e a acondicionar temporariamente os registros documentais, e promulgadas diferentes leis (MORENO, 2006, 2008).
Além disso, foi nesse cenário que surgiu o cargo de gestor de documento (records manager) nas empresas privadas, os quais eram responsáveis pelos documentos nas fases correntes e intermediárias, enquanto os arquivistas (archivist), nos serviços públicos, eram considerados os profissionais que trabalhavam com os arquivos permanentes e históricos (MORENO, 2008). No Brasil, utiliza-se o termo arquivista para designar o profissional que trata do documento em qualquer idade, seja corrente, intermediária e/ou permanente (LOPES, 2013).
Sendo assim, nota-se que foi a partir da gestão de documentos que se passou a considerar que os arquivistas poderiam exercem novas atribuições, responsabilidades, participações e atuações nessa gestão documental e que as atenções se voltaram ao planejamento, ao gerenciamento, à criação, à acumulação, à racionalização, ao controle, à avaliação, à seleção e à eliminação de documentos.
Cumpre assinalar que se entende a avaliação como uma das principais funções arquivísticas, tal como as demais relacionadas à gestão (ROUSSEAU; COUTURE, 1998). Igualmente, entende-se a avaliação como um “processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos” na tabela de temporalidade de documentos (CAMARGO; BELLOTO, 1996, p. 11).
Desse modo, o presente trabalho tem como objetivo apresentar os diversos parâmetros de avaliação e o ator principal do processo de avaliação de documentos
presentes na literatura da área de Arquivologia, destacando as suas convergências e divergências.
2 METODOLOGIA
O estudo se configura como pesquisa bibliográfica, uma vez que envolve uma revisão de literatura. Com isso, pretende-se comparar as diferentes concepções de autores que tratam o tema, de forma a refletir sobre os distintos parâmetros de avaliação que surgiram com o tempo, bem como identificar o ator principal responsável pelo processo de avaliação de documentos.
3 PARÂMETROS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para, o inglês Jenkinson (1922), os parâmetros de destruição dos registros devem ser embasados no valor de prova, cuja importância está na ação administrativa ou no processo ao qual pertenceu o documento, e não nos fins e interesses históricos. Já na perspectiva do norte-americano Brooks (1940), os critérios para preservar ou descartar os documentos devem ser respaldados em três categorias de valor, sendo que a primeira está vinculada à importância que os documentos podem ter para o órgão que os produziu, isto é, aqueles registros que serviram aos fins de sua criação, à eficiência administrativa e à proteção de possíveis reclamações futuras; ao passo que a segunda categoria corresponde à utilidade que os registros são capazes de apresentar e de contribuir para os estudos sobre a história administrativa de uma dada instituição produtora; e a terceira e última categoria trata do valor e das necessidades históricas em geral, voltados aos pesquisadores.
Nessa mesma direção, o autor norte-americano Schellenberg (1974) formulou os conceitos de valor primário e secundário dos documentos para proceder a avaliação dos registros. Destaca-se que os valores primários dizem respeito aos documentos que servem às finalidades para os quais foram elaborados pela sua unidade de origem, ou seja, os registros têm utilidades e valores administrativos, fiscais, legais e executivos. Os valores secundários, por outro lado, são relevantes para outros propósitos, distintos daqueles para os quais foram inicialmente gerados e criados. Isto é, uma vez esgotado o seu valor primário, o documento se enquadra como testemunho histórico, e, do mesmo modo, apresenta um significado para a
pesquisa, com o intuito de atender aos interesses e aos fins do público em geral, como: historiadores, pesquisadores, órgãos externos, cidadãos, entre outros.
Por conseguinte, para a realização da avaliação, a americana Samuels (1991) propõe a estratégia de documentação, um modelo composto por três elementos-chave: a análise do universo, a compreensão dos problemas e a formulação de planejamento. A análise do universo documentado tem como intenção conhecer o contexto de função e de criação dos documentos; a compreensão dos problemas tem o intuito de verificar e entender quais lacunas associadas à documentação precisam ser preenchidas; e a formulação de planejamento visa assegurar que os registros pertencentes a um determinado assunto ou a uma dada área geográfica sejam documentados de modo apropriado.
De outra parte, o alemão Booms (1987) desenvolveu o plano documental, no qual o avaliador, para decidir sobre os registros com pertinência e com valor documental para a preservação permanente e definitiva, precisa fundamentalmente levar em consideração o contexto social e os valores contemporâneos ao período de criação dos documentos, objetivando formar e compor o patrimônio documental.
O autor canadense Eastwood (1993) elaborou a microavaliação, que consiste em um modelo centrado no corpus do documento, em suas tipologias e no seu uso. Segundo o autor (1993), na análise é preciso assimilar as propriedades e os processos ligados a um determinado corpus documental para designar o seu contexto (tempo e lugar) de criação e, assim, projetar ou prever as futuras tendências de utilização dos registros.
Por outro lado, o arquivista canadense Cook (2005), influenciado por Booms (1987), traz o conceito de macroavaliação, que compreende um modelo conceitual concentrado em uma abordagem de avaliação arquivística em torno do contexto, do conhecimento e de uma perspectiva ampla e abrangente do todo, e não enfatiza os meios físicos, as partes e as características de documentos individuais, de forma detalhada, como sugerido por Eastwood (1993). Em outras palavras, sua finalidade é avaliar o valor social, tanto do contexto funcional-estrutural quanto da dinâmica da cultura organizacional, que leva os documentos a serem criados e utilizados por seus produtores, bem como mapear, observar e considerar a sua ligação e a sua interconexão com os criadores de documentos, os processos sócio-históricos e os cidadãos.
Por sua vez, a contribuição de Couture (2005) para o debate e a discussão pertencente ao assunto encontra-se na avaliação integrada, na qual o autor (2005) concilia e estabelece a relação entre a abordagem da macroavaliação de Cook (1992) e a microavaliação de Eastwood (1992), bem como considera que ambas metodologias somam-se e complementam-se. Para Couture (2005), esses dois tipos de metodologias de avaliação (macro e micro), embora apresentem perspectivas diferentes, não são contraditórios; longe disso, elas formam o todo da avaliação. Quer dizer, a macroavaliação consiste em analisar as instituições e o contexto de produção documental antes de avaliar os seus registros, e a microavaliação se concentra no contexto de utilização das fontes ou na avaliação de documentos voltada para a projeção de um possível uso futuro da documentação de arquivo.
Além disso, Couture (2005) destaca cinco princípios básicos, a fim de conduzir o arquivista na avaliação, são eles:
1. Os documentos fornecem evidências das atividades da sociedade de forma global; 2. O julgamento é objetivo e reflete os valores contemporâneos dos registros;
3. Os vínculos entre a avaliação e outras funções de arquivísticas devem ser respeitados;
4. Existe um equilíbrio entre as finalidades administrativas e patrimoniais; e
5. Há um equilíbrio também entre as considerações relativas ao contexto de criação e as considerações referentes ao uso de registros.
Por outro enfoque, os portugueses Silva e Ribeiro (2000) apresentam um modelo de abordagem da avaliação arquivística inserida no polo técnico do Método Quadripolar3, em que a avaliação é entendida como sendo a avaliação aplicada ao fluxo informacional e corresponde a uma operação metodológica que busca identificar o percurso, as repetições (duplicações/cópias) e os desperdícios de informação na sua fase ativa, embasando-se e norteando-se nos seguintes parâmetros: pertinência, densidade e frequência, nos quais são utilizados índices de ponderação 1 (um) ou 0 (zero), sendo que o número 1 representa a informação que será preservada e, o zero, a informação que será descartada (Quadro 1).
Quadro 1 - Avaliação sobre o fluxo informacional
Fonte: Ferreira e Rockembach (2017, p. 38).
À vista disso, no parâmetro da pertinência, o nível A envolve toda a informação diretamente vinculada às atividades-fim da instituição; o nível B constitui na informação relativa às atividades-meio, a saber: contabilidade, finanças, administração de recursos de humanos, de matérias, de equipamentos, etc.; e o nível C abrange toda a redundante quantidade de informações e de séries informacionais. Dessa forma, destaca-se que os níveis A e B compreendem a ponderação 1 – informação com guarda permanente, ao passo que o nível C equivale à ponderação 0 – informação eliminável (RIBEIRO, 2005).
O segundo parâmetro, da densidade, por seu turno, visa compreender se a informação se correlaciona à categoria primária/original ou se ela é secundária, produzida a partir da primária, tal como, se ela se encontra em forma resumida, parcelada ou cumulativa. É oportuno explicar que a informação mais densa adquire ponderação 1 e, a menos densa, ponderação 0 (RIBEIRO, 2005; SILVA; RIBEIRO, 2000).
Finalmente, destaca-se que é a partir do parâmetro de frequência que emergem dois eixos a serem apurados na avaliação: o uso médio/máximo e o uso fraco/mínimo. O uso médio e máximo significa que a informação foi utilizada uma ou mais vezes por semana, possuindo, logo, ponderação 1. Em oposição, o uso fraco e mínimo implica que ela foi requisitada menos de que uma vez por semana, categorizando-se como de ponderação 0 (RIBEIRO, 2005).
Em complementaridade, Ribeiro (2005) apresenta um exemplo que serve para ilustrar como ocorre a aplicação desses três parâmetros, dos níveis e das ponderações ao fluxo informacional para se determinar a destinação definitiva da informação, conforme se observa mais detalhadamente na Figura 1.
Figura 1 - Decisão relativa ao destino final da informação
Fonte: Ribeiro (2005, p. 22).
Como se nota, é substancial entrelaçar e relacionar todos os parâmetros e todos os níveis, intencionando tomar decisões objetivas e adequadas no que tange à destinação final da informação (conservação permanente ou eliminação). Quanto à informação de conservação temporária, os prazos são especificados na tabela de temporalidade, de acordo com a frequência de uso que justifique a sua guarda (RIBEIRO, 2005).
O autor brasileiro Rockembach (2012) propõe o Modelo Indício-Evidência-Prova (Figura 2) como uma abordagem aplicada à avaliação, centrando-se também na informação, da mesma maneira como consideram os portugueses Silva e Ribeiro (2000).
Figura 2 - Modelo Indício-Evidência-Prova
Fonte: Rockembach (2012, p. 73).
Nesse modelo o indício equivale a reunir informações acerca de algo ou alguma pessoa para reconstituir uma ação que ocorreu no passado, por meio de pistas, de vestígios ou de sinais; como resultado, ele cria probabilidades. Em relação à evidência, ela tem o desígnio de indicar como o indivíduo expõe os objetos e os fatos. A prova, por sua vez, está vinculada a um processo de comprovação, de validação e de legitimação de uma relativa informação. Assim, esses três conceitos, embora suas especificidades, não são opostos, mas, sim, complementares (FERREIRA; ROCKEMBACH, 2017; ROCKEMBACH, 2012, 2013).
Diante desses múltiplos parâmetros de avaliação apresentados, verifica-se que não há uma metodologia única, posto que as posições de cada autor são diretamente influenciadas pela época, pelo país, pela cultura, pela política e pelas circunstâncias do seu tempo.
4 AVALIADOR
Segundo Jenkinson (1922) o arquivista não deve envolver-se com a avaliação e com a seleção documental, visto que sua função é exclusivamente conservar os documentos do passado. Assim sendo, para o autor (1922), o profissional mais adequado e qualificado para realizar essa ação seria o produtor do documento/administrador, por considerar que tal prática faz parte de sua atribuição e de sua competência. Portanto, a sua posição diante da avaliação deve ser imparcial e neutra.
Na concepção de Brooks (1940), compete aos produtores de documentos e ao profissional arquivista a função de avaliar e de decidir os conjuntos de documentos de arquivo para a guarda permanente ou a eliminação. De acordo com o autor (1940), é indispensável no processo de seleção documental a cooperação de todos os agentes (administradores e arquivistas) que integram da primeira à última fase do ciclo de vida do documento.
A esse respeito, Brooks (1940) chama atenção para o fato de que é elementar que o arquivista se preocupe mais com a questão dos problemas relacionados à enorme massa de documentos que são produzidos, recebidos e acumulados nos arquivos, em especial, com a quantidade de duplicações e de cópias de documentos que são geradas pelas instituições, introduzindo métodos de seleção inteligentes e pretendendo reduzir consideravelmente esse volume documental, em vez de concentrar-se somente na assistência que presta aos usuários. Em outras palavras, o autor (1940), focaliza a relevância da participação do arquivista não apenas na custódia dos arquivos, mas, sobretudo, na criação e na gestão documental.
De acordo com Schellenberg (1974), o arquivista é o profissional responsável pela avaliação dos documentos, analisando e examinando-os de forma imparcial e, se necessário, buscando o auxílio de especialistas.
Para Samuels (1991), a avaliação pode ser executada por produtores de documentos, administradores, arquivistas, usuários/pesquisadores, entre outros. Dessa maneira, por conta da complexidade da atividade, exige-se um esforço cooperativo, colaborativo e ativo entre diversos profissionais de diferentes áreas do conhecimento.
Já na opinião de Booms (1987), a seleção dos registros deve ser desempenhada pelo arquivista de forma objetiva, porém, a atividade deve ser confirmada por administradores, jornalistas e economistas, entre outros profissionais e autoridades.
Na perspectiva de Eastwood (1993), é papel do arquivista avaliar, todavia, é determinante que ele faça isso de forma objetiva e imparcial, tendo em vista que o método e o critério de seleção são determinados pela experiência passada de uso das fontes documentais, em que a decisão é justificada e decidida de acordo com os usuários aos quais os arquivos servem.
Sob outro prisma, Cook (2005) destaca que cabe ao arquivista a função de avaliador, não o considerando um profissional neutro, imparcial, objetivo e apenas um
simples guardião passivo, que cuida, mantém e herda os registros antigos selecionados e deixados por seus produtores, conforme defende Jenkinson (1922), mas, sim, como um avaliador e formador ativo, com significativas atribuições públicas, haja vista que, por meios de suas leituras, suas interpretações, seus critérios e suas explicações sobre as razões claras de suas escolhas, é o responsável por definir e por moldar o futuro do arquivo, por construir o patrimônio documental, a memória e a história da humanidade.
Do ponto de vista de Couture (2005), a participação do arquivista na avaliação abrange as tomadas de decisão de modo objetivo, correlacionadas à composição do patrimônio documental, incluindo também a proteção e a perpetuação dessa herança para a sociedade.
No entender de Silva e Ribeiro (2000), a avaliação é assumida de forma objetiva e como uma abordagem investigativa e científica desenvolvida pelo arquivista/cientista da informação. A partir dessa análise, é possível averiguar como as instituições lidam e tratam a sua memória, bem como, compreender e conhecer o processo e o fluxo informacional do órgão, a fim de equacionar os problemas ou melhorar seu desempenho e funcionamento.
Na visão de Rockembach (2013), a avaliação da informação, pode ser realizada pelos mediadores (profissionais da informação), sob o qual, inclui o arquivista.
Portanto, observa-se que para a maioria dos autores analisados o ator principal no processo de avaliação é o arquivista. Porém, do mesmo modo, identificou-se que, além do arquivista, são necessárias a colaboração e a interferência de diferentes especialistas para efetivar o processo.
Cabe assinalar que, segundo Trace (2016), nos últimos anos tem-se observado a possibilidade, de forma pontual, de o arquivista e o produtor do documento dividirem a responsabilidade sobre a avaliação e a destinação dos documentos, como sustenta Brooks (1940).
5 RESULTADOS
Salienta-se que os autores selecionados foram analisados com o propósito de verificar as suas concepções em relação ao processo de avaliação de documentos, mais especificamente, em relação aos parâmetros e ao avaliador. Assim, a seguir, no
Quadro 2, são apresentados: ano, autor, país de origem, ator responsável pela avaliação, posição do avaliador e parâmetro(s) de avaliação.
Quadro 2 – Concepções dos autores estudados
Ano Autor País de origem Ator responsável pela avaliação Posição do avaliador Parâmetro(s) de avaliação 1922 Jenkinson Inglaterra Produtor do
documento/administrador Imparcial e neutro Valor de prova 1940 Brooks Estados
Unidos Administrador e Arquivista Cooperativo e Participativo desde produção documental Categorias de valor 1955 Schellenberg Estados Unidos
Arquivista Imparcial Valor primário e secundário 1986 Samuels Estados
Unidos Equipe multidisciplinar Ativa Estratégia de avaliação 1987 Booms Alemanha Arquivista sob supervisão
de especialistas Objetivo Valor contemporâneo à época de criação do documento 1992 Eastwood Canadá Arquivista Objetivo e
imparcial Valor de uso de arquivos
1992 Cook Canadá Arquivista Ativa e
Subjetiva Valor social (Arquivística Funcional) 1994 Couture Canadá Arquivista Objetivo Interesses do
criador e do usuário de documentos 2000 Silva e Ribeiro Portugal Arquivista/Investigador ou
o especialista em CI Objetivo Polo técnico do Método Quadripolar 2012 Rockembach Brasil Profissionais da
informação Ativa Valor evidencial da informação Fonte: Dados da pesquisa (2019).
Observa-se que a noção de valor como parâmetro para avaliar documentos pode ser considerada pelos diversos autores como: valor de prova (JENKINSON, 1922); categorias de valores que incluem órgão de origem, história administrativa e valor histórico (BROOKS, 1940); valor primário e secundário (SCHELLENBERG, 1974); valor do documento que consiste em representar o contexto em que o documento foi criado (BOOMS, 1987); valor social (COOK, 2005); valor documental (COUTURE, 2005) baseado na teoria de Schellenberg (1974); e valor da informação (ROCKEMBACH, 2012). Por outro lado, autores como Samuels (1991) e Silva e Ribeiro (2000) não partilham desse critério de avaliação, pois, segundo eles, a seleção
de documentos deve ser respaldada, respectivamente: na Estratégia de Avaliação e no Método Quadripolar.
Quanto ao avaliador, verifica-se que a maioria dos autores apresenta a mesma ideia, de que o principal responsável pela avaliação é o arquivista e a sua posição deve ser imparcial e objetiva. Em contrapartida, sob uma abordagem pós-moderna, Cook (1992) entende que o processo avaliativo é essencialmente subjetivo, ou seja, o profissional não é passivo e neutro, haja vista que nada é neutro, imparcial e objetivo, mas tudo é moldado, apresentado, representado e reapresentado, com uma finalidade definida. Da mesma forma, Samuels (1991) e Rockembach (2012) compreendem que a atuação do profissional precisa ser mais ativa do que passiva. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considerando que os parâmetros de avaliação se modificam de século para século, de região para região e de instituição para instituição, buscou-se mostrar a abordagem da avaliação defendida por diferentes autores.
Nesse sentido, constata-se que, quando se referem ao processo de avaliação de documentos de arquivo, algumas perspectivas e visões de autores de diferentes países divergem e, em outras vezes, convergem. Diante disso, conclui-se que todas essas metodologias são de suma importância, tendo em vista que elas se acrescentam e se complementam. Ou seja, elas foram, ao longo do tempo, revisadas, ampliadas e adaptadas por novas abordagens, dessa forma, cada uma, ao seu modo, contribuiu para o desenvolvimento, o avanço e a evolução dos estudos da avaliação arquivística.
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