Gestão de Projectos Módulo 04: Constrangimentos do projecto e condicionantes
Antes de se começar a conceber o projecto e recrutar os intervenientes, há que fazer a observação de alguns aspectos que condicionam o projecto.
É essa matéria que nos ocupará neste texto. A existência de um conjunto de problemas e situações a que se tem de estar atentos desde o início.
Se eu não tiver um período de tempo previamente fixado para a realização de um projecto certamente que poderei relaxar o controle de execução das tarefas, escolher equipamentos menos sofisticados e pessoal menos preparado; poderei definir elevados padrões de qualidade e atingi-los, mesmo que tal comporte custos elevadíssimos.
Se nada se disser ao «núcleo duro»1 do projecto sobre a qualidade do resultado do projecto todos admitirão que deverá ser o mais elevado possível2, estando esse limite apenas condicionado pelo desenvolvimento científico e tecnológico. Quase tudo é possível de imaginar e conceber gastando-se mais ou menos tempo, custando mais ou menos dinheiro.
Se não tiver um orçamento a cumprir poderei atingir uma maior qualidade e encurtar tempos de execução contratando mais especialistas e trabalhadores, adquirindo serviços altamente especializados, comprando máquinas e equipamentos que sejam a última inovação.
A realidade é bem diferente e não se faz com “ses”. Os projectos estão sujeitos a um conjunto de constrangimentos externos que têm de ser observados cuidadosamente. Frequentemente um projecto tem à partida um tempo máximo para a sua realização. A barragem tem de estar construída até ao fim da década, o jardim tem que ser inaugurado antes das eleições autárquicas, o livro convém ser escrito enquanto o assunto é uma novidade, a promoção cultural tem de ser apresentado no âmbito deste ou daquele quadro comunitário, o novo produto tem de estar disponível no mercado antes da concorrência, etc. Com tempo fixado formal ou informalmente existem tempos máximos de execução do projecto.
Os aspectos económicos de um projecto são habitualmente definidos desde o primeiro momento, através da atribuição de um custo máximo para a sua execução. A elaboração de um projecto faz parte de um concurso público para a prestação de um serviço cujo custo habitual ou fixado no caderno de encargos é conhecido; as investigações laboratoriais têm financiamentos de determinado montante; a verba englobada no orçamento geral do Estado para um certo empreendimento é de tantos milhões de contos; sabe-se que para estarmos em condições para vencer a concorrência o preço unitário o novo bem não pode ultrapassas tantos dólares. Em princípio o custo máximo de um projecto é fixado à partida e não deve ser ultrapassado.
1
Entenda-se, o gestor de projecto e os quadros principais da sua equipe. Nesta fase também tem de intervir a direcção da instituição em que o projecto se integra.
2
É certo que podem surgir muitas outras atitudes, mas em racional e eticamente é de esperar a opção que referimos.
A qualidade do projecto nem sempre é previamente definida, admitindo-se quase simbolicamente, que é a melhor. Fica por esclarecer se é a melhor tendo em conta o actual desenvolvimento técnico-científico e os conhecimentos existentes a nível mundial ou se é a que mais satisfaz o cliente por corresponder à sua concepção prévia. Fica por esclarecer se aquela deve ser entendida em termos absolutos ou deve ser relativizada no contexto do custo máximo definido e do tempo disponível. Mas em alguns casos também pode haver a prévia fixação de alguns parâmetros de qualidade: o novo carro tem de atingir a velocidade de x quilómetros com um consumo de gasolina de y, a barragem tem que criar uma albufeira de x dimensão, a casa tem de ter estas e aquelas características, a carta educativa tem de conter estas e aquelas peças escritas e cartografadas e dar respostas a perguntas previamente enunciadas. Explicita ou implicitamente há uma qualidade mínima a atingir.
Estes três primeiros elementos exigem a procura do ponto de equilíbrio possível. É possível um projecto condicionado pelo tempo máximo Tmax, pelo custo máximo Cmax e obedecendo a padrões de qualidade que respeitem o mínimo exigido Qmin. É necessária a optimização de ⎪ ⎩ ⎪ ⎨ ⎧ ≥ ≤ ≤ min max max Q q C c T t
Esta triangulação de condições (tempo, custo, qualidade), esta necessidade de optimização é habitualmente representada pelo triângulo dos problemas a resolver ou
triângulo do planeamento:
Que características é que o projecto deve apresentar para que esse ponto de equilíbrio seja atingido ou respeitado?
Tempo
O projecto ter um destinatário – um cliente, em sentido lato – e este pode (deve) ter uma concepção do produto final, do resultado que pretende ver contemplado. As boas
relações com os clientes é um aspecto também a ter em conta desde o início do
projecto.
Estas boas relações podem traduzir-se em muita coisa.
Pode ser garantir que o resultado do projecto corresponde ao que o cliente pretendia: a casa encomendada para além de respeitar as especificações iniciais contem este ou aquele pormenor que o cliente tanto gostava; a música encomendada para a abertura do festival contem o jogo de metais que o organizador do evento tantas vezes tinha falado; a tese de mestrado tratou, mesmo de forma passageira e ligeira, a problemática que tanto preocupava o orientador, a estação orbital tem de preencher um certo conjunto de capacidades científicas, o novo modelo de carro deve ter certas especificidades no consumo de energia, etc.
Pode ser encontrar formas burocráticas ou operacionais de o projecto ser periodicamente acompanhado ou fiscalizado pela entidade adquirente. Pode ser o núcleo duro do projecto conter uma determinada personalidade que o cliente considere particularmente competente, transmitindo-lhe confiança quanto aos resultados.
Certamente que poderá ser muitas mais coisas, dependendo do projecto, das circunstância em que ele é realizado, da natureza jurídica ou social do cliente. Se for uma empresa certamente desejará uma coisa (por exemplo, que a investigação do novo produto seja conduzida no máximo sigilo, para que a concorrência não tenha conhecimento antecipado) diferente do Estado (a este poderá interessar, por exemplo, que o projecto seja conhecido desde o início pela opinião pública, para que possa mostrar obra feita). Se for uma qualquer outra entidade haverá formas específicas de a satisfazer.
Um projecto bem sucedido nas relações com o cliente pode abrir perspectivas de mercado bem mais amplas que noutra situação, embora não seja necessariamente assim. Mas na relação com o cliente também há potencialidades e atrito. Se o cliente tiver um objectivo inadequado pode haver “conflito” entre o desejado e a qualidade. Se o cliente for demasiado exigente ao mesmo tempo que à partida limitou o volume de despesas, pode ser necessário optar entre respeito pelo orçamento ou pelos desejos do clientes. Nestas situações, como em muitas outras, há que optar, após uma criteriosa avaliação da situação, com rigor de cálculo e grande capacidade de diálogo e entendimento.
O outro elemento a ter em conta é a política da organização que realiza o projecto. O projecto é realizado no contexto de uma instituição: é realizado pelo Gabinete Técnico da Câmara Municipal, pela Gabinete de Projectos do Ministério, pela empresa de consultoria, pelo centro de investigação de uma Universidade, por uma rede internacional, por um consorcio de empresas, por uma instituição de solidariedade social, por uma comunidade religiosa, etc.
Estas instituições têm objectivos que podem ser muito diversos de caso para caso: garantir a satisfação dos munícipes, mostrar a sua capacidade técnica para que não seja desmantelado quando da próxima restruturação ministerial, conquistar uma parcela do mercado ou garantir um determinado montante de lucros, contribuir para o avanço científico e aumentar o prestígio internacional da Universidade, estreitar os laços entre um conjunto de cientistas especializados numa pesquisa, começar a criar condições para que no futuro o consórcio seja prática habitual em certos concursos internacionais,
garantir o apoio logístico e médico aos habitantes daquelas freguesias, alargar as práticas religiosas a um maior número de praticantes, etc.
Este entrelaçamento entre objectivos da empresa e do projecto3 não funciona espontaneamente e é de admitir que, no início ou ao longo do trabalho, surjam conflitos. Há razões de sobra para estes, como o demonstram algumas situações hipotéticas. Se os trabalhadores do projecto fazem parte dos quadros da empresa, esta tem vários trabalhos em curso e os mesmos homens podem estar a ser necessários para múltiplas funções. Se foram contratados especificamente para aquele projecto não surgirá a situação anterior mas não estão imbuídos da «cultura de empresa» e não conhecem suficientemente as práticas dos diversos serviços com que terão de colaborar. Se o orçamento do projecto é gerido pelo gestor de projecto podem existir desperdícios do ponto de vista da empresa porque a combinação com outras aquisições ou contratações poderia ter permitido economias de escala. Se o for pela empresa podem os recursos obedecer às práticas habituais da empresa mas não terem em conta certas especificidades do projecto ou práticas de trabalho próprias daquele gestor de projectos.
As relações entre o projecto e a empresa – ou a instituição, em sentido mais amplo – entre o gestor do projecto e a administração da empresa têm de ser estudadas e tem de se encontrar as formas mais adequadas de organização. Uma instituição que trabalhe por projectos tem que definir a sua organização, proceder periodicamente à sua avaliação e adaptar-se às circunstâncias,
Ficamos por aqui na enunciação dos constrangimentos externos aos projectos mas não fiquemos com a ideia que não existiriam outros aspectos a considerar.
O contexto legal em que o projecto se processa, isto é, as leis nacionais ou internacionais que têm a ver especificamente com os objectos do projecto ou com a utilização dos recursos, nunca pode ser ignorado, podendo até haver a necessidade de englobar um advogado na equipe do projecto.
A sensibilidade social aos assuntos relacionados com o projecto também podem ser, em algumas circunstâncias, particularmente importantes. Veja-se, a título de exemplo, a sensibilidade ética das sociedades actuais às investigações científicas com o genoma humano ou com a clonagem. Veja-se a sensibilidade aos impactos ecológicos de qualquer iniciativa. Atente-se à possibilidade de qualquer pequeno acontecimento, aparentemente irrelevante, se tornar mundialmente conhecido e glorificado por meios de comunicação actuais. Pode haver a necessidade de englobar um jornalista ou um homem do marketing na equipe do projecto.
O ambiente de competitividade do projecto com outros, nacionais ou internacionais, sucedâneos ou complementares, pode aconselhar determinados tempos de execução, certas especificidades na equipe, certos conteúdos nas metas a atingir.
E, como já tivemos a oportunidade de referir, a motivação dos recursos humanos do projecto é sempre uma componente indispensável ao êxito da iniciativa.
Os parâmetros de enquadramento a ter em conta são muitos. Pode ser conveniente ter uma listagem com todos eles e com chamadas de atenção para os aspectos com que estão relacionados e antes de começar um projecto proceder como os pilotos antes de
3
Os conflitos aqui referidos são muito frequentes e de difícil resolução institucional. Num módulo seguinte, quando tivermos uma noção mais completa e pormenorizada do que é um projecto, voltaremos ao seu tratamento.
levantar voo: fazer a verificação de todas as componentes que têm de estar a funcionar de certo modo. Mas, provavelmente, o decisivo é a experiência acumulada e os conhecimento de gestão de projectos de toda a direcção do projecto.
É na consideração de todos estes elementos e na procura das soluções mais adequadas que, em grande medida, pode-se testar as qualidades do gestor de projecto.
