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Compliance tributário em Contas a
Pagar (AP)
Introdução
O compliance tributário parece ser uma questão que os departamentos
de Contas a Receber (AR) devem cuidar e é, obviamente, mesmo. Porém,
manter-se em linha com as políticas fiscais em constante mudança e
minimizar riscos não é tarefa apenas para o Contas a Pagar.
O compliance tributário é um desafio tão grande para os departamentos de Contas a Pagar (AP) como é para os de Contas a Receber, e as empresas que não têm seus recursos de Contas a Pagar em linha com os mandatos fiscais nacionais e internacionais correm o risco de não somente esgotar seus recursos e de auditorias caras, mas também de menor fluxo de caixa, interrupções da cadeia de suprimentos e relacionamentos sensíveis com os fornecedores.
Embora o fornecedor de bens e serviços seja responsável pelos impostos indiretos mais importantes, como compensar uma fatura adequadamente ou cobrar os impostos indiretos com precisão, na maioria dos países com impostos indiretos, o processo de AP pode ser um campo minado.
Os compradores de bens e serviços podem ser multados ou, em alguns países, perder o direito de deduzir o imposto ‘de entrada’ indireto se não validarem o compliance tributário indireto da nota fiscal de um fornecedor. Dependendo da legislação aplicável, tal responsabilidade pode se estender a outros documentos ou dados recebidos dos fornecedores.
Na União Europeia, o direito de deduzir o IVA é defendido pelo Tribunal de Justiça da União Europeia
independentemente da conformidade formal da nota fiscal; consequentemente, os estados-membro da União Europeia muitas vezes impõem multas e sanções administrativas pesadas, em vez de negar deduções de IVA. Em países com autorização de e-invoicing, como a maioria dos países da América Latina, a Turquia e em outros casos, a falta de validação do comprador frequentemente leva à negação do direito de deduzir, além de outras sanções administrativas e até criminais possíveis.
04 CAPÍTULO 1: Um novo mundo dos
impostos
04 Um novo foco na receita de
impostos indiretos
05 A digitalização dos impostos
06 CAPÍTULO 2: Cinco desafios do
Contas a Pagar na digitalização dos
impostos
06 Desafio 1: Erros dos fornecedores
e diversificação dos sistemas de
Contas a Pagar system diversification
07 Exemplos de diferentes categorias de
automação do Contas a Pagar
09 Desafio 2: Apuração de impostos
indiretos
11 Desafio 3: Compliance do e-invoicing
12 Desafio 4: Informe de IVA
14 Desafio 5: Compliance do e-archiving
15 CAPÍTULO 3: Respondendo aos novos
desafios tributários da automação de
Contas a Pagar
Índice
Este risco legal está no centro dos requisitos de impostos indiretos no departamento de AP e é uma das principais razões por trás dos investimentos corporativos globais na automação do Contas a Pagar. Vários fatores levam à necessidade de automatizar os controles de compras para o imposto indireto:
•
Empresas multinacionais costumam ter políticas de compliance muito rígidas, pois operam como empresas “estrangeiras” em muitos países diferentes e podem, facilmente, se tornar alvo de auditorias com o objetivo de encontrar pequenos erros, para aumentar a receita pública ou estimular concorrentes locais;•
Muitos compradores não necessariamente confiam que seus fornecedores sabem como emitir notas fiscais que estejam em compliance tanto na forma como no conteúdo;•
A automação do controle dos impostos indiretos traz oportunidades de reduzir os índices de erro associados aos controles manuais e, em última análise, torna-se necessária para acompanhar a aceleração dos processos corporativos na automação do Contas a Pagar.Tudo isso se soma a uma série de desafios que muitas lojas SAP não percebem que têm ou ignoram até que surja um problema. Ao invés disso, as equipes de AP devem reconhecer e mitigar os problemas integrando sistemas disparatados e agindo à velocidade do compliance global: um elemento complexo, mas essencial da manutenção do compliance tributário e da minimização de riscos.
Capítulo 1: Um novo mundo dos impostos
Um novo foco na receita de impostos indiretos
Os impostos indiretos aparecem de diferentes formas ao redor do mundo. Na maior parte da Europa, América Latina e Ásia, eles existem na forma de imposto sobre valor agregado (IVA). Em alguns países, tais como Índia e Canadá, funcionam como imposto sobre bens e serviços (IBS). Nos Estados Unidos, o conceito é ligeiramente diferente; o Imposto sobre Vendas e Uso serve como um mecanismo para tributar transações entre negócios. O IVA e o IBS geralmente se concentram em transações entre a cadeia de suprimentos, permitindo aos governos extrair uma fração muito pequena da entrada e saída a cada passo, até chegar ao consumidor final. Permitir ao comprador B2B recuperar o imposto de entrada é uma característica crucial deste mecanismo, o que, teoricamente, deveria acabar sendo financeiramente neutro para todos os participantes na cadeia de valor, com exceção ao consumidor final, que não tem este direito de dedução.
Por outro lado, o Imposto sobre Vendas e Uso visa apenas a etapa final da cadeia de valor, que vem com sua própria complexidade, uma vez que fornecedores e compradores têm de determinar o objetivo de uma transação para obter o direito de tratamento do imposto.
Em cada caso, governos ao redor do mundo estão investindo pesadamente para aumentar os controles e recolher todos os impostos indiretos que são devidos em cada transação. Os números explicam o motivo. Tomemos a “discrepância do IVA”, por exemplo; a diferença entre as receitas esperadas do IVA e o IVA realmente recolhido. Em todo o mundo, quase um terço das receitas dos governos vindas do Imposto sobre Valor Agregado (IVA) ou outros impostos indiretos não é recolhido devido a fraudes, evasão ou erros. Esse número representa quase meio trilhão de euros, o que equivale à produção econômica anual de um país do tamanho da Noruega ou Áustria. A discrepância do IVA é um problema que as autoridades fiscais de todo o mundo estão ansiosas para resolver.
Os países estão reagindo ao tomar medidas para diminuir tais discrepâncias. Há mais de uma década, as nações latinoamericanas começaram a instituir regulamentações que exigem a automação eletrônica (ou e-invoicing) e sistemas de informe digital. Elas investem em transformação digital para dar suporte a uma maior interconexão
e automação de seus sistemas com aqueles de empresas que operam em suas jurisdições. O sucesso resultante da diminuição das brechas do IVA criou um efeito dominó global: muitos países ao redor do mundo já entraram ou estão entrando no processo de implementação de mudanças reguladoras semelhantes, marcando o início da era da digitalização dos impostos.
A digitalização dos impostos
Cada vez mais, as autoridades fiscais buscam alcançar um recolhimento de impostos descomplicado ao coletar dados de compliance diretamente das transações à medida que elas acontecem. Para cumprir com tais requisitos de tempo real, as lojas SAP precisam integrar seus processos de compras com sistemas que se comuniquem diretamente com as autoridades fiscais; no modelo de autorização de e-invoicing cada vez mais popular, o governo tem de aprovar cada transação em tempo real antes que um comprador ou vendedor possa completá-la.
Esse novo paradigma de três vias de comunicação envolvendo compradores, vendedores e o governo está mudando drasticamente a maneira com a qual as empresas fazem negócios em países que exigem a autorização em tempo real de cada nota fiscal e venda. A Sovos prevê que, até 2025, as empresas em economias industrializadas e emergentes trocarão mais de 75% de todas as notas fiscais eletronicamente com gestões tributárias em tempo real ou muito pouco tempo depois do processo de troca de notas.
A digitalização dos processos corporativos de compras agora está cruzando com a transformação digital de impostos, tornando mais fácil para os governos obterem documentos, examinarem transações e imporem penalidades.
As lojas SAP estão percebendo que esse processo tem o potencial de interromper a cadeia de suprimentos se as transações não forem aprovadas ou se surgirem dúvidas sobre os dados enviados. A automação de Contas a Pagar deve economizar o dinheiro dos clientes SAP, mas os desenvolvimentos no imposto digital podem inviabilizar seus benefícios e, na verdade, criar mais passivos. Com autoridades fiscais de todo o mundo em busca de aumentar as receitas e eliminar as discrepâncias de impostos, os profissionais de TI e os administradores de sistemas SAP enfrentam novos desafios.
A digitalização dos processos corporativos de compras
agora está cruzando com a transformação digital
de impostos, tornando mais fácil para os governos
obterem documentos, examinarem transações e
imporem penalidades.
Capítulo 2 : Cinco desafios do Contas a
Pagar na digitalização dos impostos
Desafio 1: Erros dos fornecedores e diversificação dos
sistemas de Contas a Pagar
Entre esses desafios estão os erros de faturamento dos fornecedores, que tomou horas extras das empresas para adotar diferentes tipos de sistemas de automação de Contas a Pagar especializados em maximizar os controles corporativos. Além das ineficiências dos negócios, os erros dos fornecedores colocam à perda uma parte significativa do valor da nota fiscal em impostos irrecuperáveis por parte dos compradores.
Para complicar a situação, há a diversidade dos próprios sistemas de Contas a Pagar. À medida que os clientes SAP começaram a adotar sistemas de contas nas últimas duas décadas, o fizeram em partes, lançando uma solução específica com base em uma categoria de fornecedor ou no território onde o fornecedor opera. Assim, a maioria das lojas SAP empregam diversos tipos de sistemas, cada um servindo a propósitos diferentes do negócio e com diferentes configurações.
Além disso, a adoção da automação digital se espalha de forma irregular entre os países, o que significa que empresas multinacionais ainda precisam lidar com montanhas de notas fiscais e recibos em papel que precisam ser digitalizados de maneira confiável e muitas vezes estão sujeitos a regras tributárias específicas.
É provável que cada um desses sistemas requeira uma abordagem diferente ao compliance tributário,
aumentando, assim, a possibilidade de erros e dados corrompidos. Essa multiplicidade de sistemas de Contas a Pagar também torna exponencialmente mais difícil a tarefa de encontrar e consertar os erros de fornecedores, já que os erros podem se esconder não em uma implementação de Contas a Pagar central, mas em múltiplos casos que provavelmente não se comunicam entre si.
Exemplos de diferentes categorias de Contas a Pagar:
• Automação clássica de Contas a Pagar (soluções de escaneamento/OCR)
As primeiras soluções de automação de Contas a Pagar surgiram na década de 1990 com o escaneamento das notas fiscais em papel dos fornecedores; em seguida, foram adicionadas técnicas de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) àquelas soluções para possibilitar o processamento cada vez mais automatizado dos dados das notas fiscais. Esta forma “clássica de automação de Contas a Pagar ainda é muito popular em grandes empresas e empresas multinacionais em todo o mundo; em muitos casos, a aprovação corporativa da nota fiscal escaneada ainda se baseia em um fluxo de trabalho manual e na comparação com os dados do pedido, por exemplo.
• Aplicação da automação clássica de Contas a Pagar ao “papel eletrônico”
A capacidade do OCR das soluções clássicas de automação de Contas a Pagar pode facilmente ser usada para automatizar o processamento de documentos eletrônicos no formato PDF que os fornecedores costumam enviar por e-mail. Essas notas fiscais são, essencialmente, tratadas como imagens escaneadas das notas fiscais em papel. Os requisitos legais entre as notas fiscais que são trocadas eletronicamente e as notas que são trocadas em papel podem diferir muito.
• Automação de viagens e despesas: recibos em papel
AP. Entretanto, estima-se que o mercado para softwares de viagens e despesas atinja um valor total de $ 2,5 bilhões até 2020. As principais soluções usam ferramentas clássicas de automação de Contas a Pagar para escanear e converter por OCR os recibos em papel e desenvolveram fluxos de aprovação especializados. Muitos fornecedores de softwares de viagens e despesas também oferecem a funcionalidade de automação clássica de AP.
• Automação de viagens e despesas: recibos digitais
Em países onde não haja mandatos de autorização B2C, as ferramentas de automação de viagens e despesas podem cuidar dos recibos digitais da mesma forma que as ferramentas de Contas a Pagar tradicionais podem ser aplicadas ao “papel eletrônico”, mas onde tais mandatos de autorização B2C estejam em vigor, geralmente é impossível ou muito difícil redefinir os recibos B2C para notas fiscais B2B. Em tais circunstâncias, alguém que compre bens e serviços com a intenção de cobrar da empresa precisa solicitar um nota fiscal B2B completa no momento da compra.
• E-invoicing de Contas a Pagar dentro do grupo
Empresas com um único sistema de ERP ou bem organizada em relativamente poucos sistemas ERP frequentemente utilizam o ERP como seu sistema de e-invoicing dentro do grupo simplesmente registrando as movimentações contábeis em vez de emitir, processar e armazenar notas fiscais formais. Mas muitas empresas com um cenário de ERP mais heterogêneo recorrem a ferramentas de middleware ou Enterprise Application Integration (EAI) para criar uma camada de comunicação interna para esse fim. Em muitos casos, as empresas substituíram todas ou quase todas as notas fiscais em papel dentro do grupo por e-invoices trocadas através da camada de middleware que, posteriormente, interage com ferramentas genéricas ou específicas de fluxo de aprovação.
• EDI/Corretagem de Dados
Muitas empresas (principalmente na área de manufatura, mas também no varejo, serviços financeiros, entre outros) usam EDI (sigla de Electronic Data Interchange, que em português significa Troca Eletrônica de Dados) ou versões mais modernas de EDI (chamadas “Information Brokerage” pela Gartner Inc.) para estabelecer a troca customizada de dados de negociação entre pares com fornecedores e compradores estratégicos. No universo da EDI, é comum que sejam usadas duas vias (nota fiscal/PO), três vias (nota fiscal, PO e recibo de entrega) ou até mesmo combinações automatizadas mais sofisticadas para aprovar notas fiscais com o objetivo de agendá-las no sistema de Contas a Pagar do comprador.
• Automação de Contas a Pagar em países com autorização
Nesses países e cenários, as e-invoices e e-receipts são padronizadas pela gestão tributária, o que teoricamente significa que não é mais necessário escanear, usar OCR e/ou mapear diversos formatos de arquivos eletrônicos para automatizar seus fluxos de processamento e aprovação. Contudo, ironicamente, o uso desse processamento automatizado de Contas a Pagar é, no momento, muito lento nesses países e cenários.
Estimamos que, atualmente, mais de 99 por cento de tais notas fiscais de AP são gerenciadas manualmente ou com o uso de ferramentas de automação tradicionais por meio da renderização da nota fiscal obrigatória em formato XML para, por exemplo, PDF. A principal razão desse paradoxo é que as empresas em tais circunstâncias tiveram de investir no atendimento de mandatos regulatórios e suas frequentes mudanças desde sua introdução. Consequentemente, elas não tiveram tempo para planejar a adoção de ferramentas mais sofisticadas de automação de Contas a Pagar e de outras transações B2B.
• Portais de fornecedores/P2P/soluções especializadas de Contas a Pagar por e-invoicing
Abordagens mais modernas à automação da troca de dados de negociação com fornecedores (hoje focadas principalmente em fornecedores de suprimentos indiretos) incluem o uso de portais de fornecedores, os quais em geral se tornaram plataformas baseadas na nuvem, com múltiplos “inquilinos”, de gestão de compras ponta a ponta ou source-to-settle (ou do pedido à entrega). Tais plataformas também oferecem serviços associados de gestão de fluxo de caixa e muitas se aventuraram no fornecimento de financiamento baseado em nota fiscal (por exemplo, factoring, desconto dinâmico).
O mais importante é que essas plataformas de compras e portais de fornecedores normalmente controlam totalmente o processo de criação da nota fiscal do fornecedor ‘invertendo’ os dados da PO; esse controle total oferece qualidade e benefícios de custo significativos em relação a aceitar dados de notas fiscais criados pelo fornecedor em seus próprios sistemas, pois permite que o processo de aprovação da nota fiscal se inicie antes da nota ser formalmente emitida.
Esses diferentes tipos de sistemas de Contas a Pagar (representando tanto sistemas especializados em
diferentes tipos de relacionamentos com fornecedores como diferentes gerações de ferramentas) geralmente convivem em ambientes SAP do usuário. Isso gera desafios em termos de aplicação das melhores práticas para lidar com erros de fornecedores e com a gestão de qualidade de dados; contudo, esse problema é agravado porque a maioria dos fornecedores de sistemas de automação de Contas a Pagar é extremamente especializada na habilitação da automação dos controles corporativos, mas em geral não é especialista em impostos.
Esta falta de consistência de dados e processos e o conhecimento insuficiente da área tributária que ocorre no desenvolvimento desses sistemas eram geralmente problemáticos no universo dos impostos indiretos em papel, mas muitas vezes, tais deficiências podiam ser superadas pelos especialistas de uma empresa na declaração de impostos e no processo de auditoria seguintes. Infelizmente, não se pode confiar nesta
Desafio 2: Apuração de impostos indiretos
Por que o desafio de múltiplos sistemas de automação de Contas a Pagar e seus pontos fracos na área de impostos indiretos se tornou tão acentuado? Sempre foi fundamental para os parceiros comerciais determinar a jurisdição tributária certa e aplicar a taxa de impostos correta para cada item da cadeia de suprimentos. Mas agora, em um ambiente de controle de impostos cada mais em tempo real, fazer notas fiscais da forma correta ou corrigi-las rapidamente se tornou fundamental para manter a cadeia de suprimentos funcionando.
Em muitos modelos modernos de compliance tributário, inclusive no de e-invoicing por autorização, a gestão tributária precisa aprovar as notas fiscais de uma empresa antes do negócio e seus parceiros comerciais poderem seguir para o próximo passo da transação. Muitas vezes, isso inclui despachar fisicamente os bens em questão. Portanto, uma taxa de imposto errada nas notas fiscais não apenas expõe o comprador a multas, mas também prejudica muito as operações, como quando as remessas simplesmente não chegam ou os fornecedores não são pagos.
Alguns sistemas de automação de Contas a Pagar, como os portais de fornecedores terceirizados baseados na nuvem para compras e faturamento, na verdade, buscam emitir o máximo possível de notas fiscais “no nome e em nome” do fornecedor (por exemplo, transformando um ordem de compra em um nota fiscal), o que traz uma grande oportunidade para compradores ajudarem fornecedores a lidar com a apuração de impostos indiretos por meio da ferramenta que eles controlam.
Em outros tipos de situações de automação de AP que não incluem uma estratégia de três pontas e nas quais a nota fiscal formal ainda é emitida no sistema do fornecedor, o máximo que o comprador pode fazer é pegar o mais rapidamente possível no processo de aprovação de Contas a Pagar os erros de apuração do fornecedor do ERP e agendamento da nota. Conseguir devolver uma nota fiscal que não traz a(s) taxa(s) ou dados
associados corretos (como uma referência ao artigo jurídico que justifica a ausência de taxação pelo fornecedor em uma nota fiscal em determinadas situações) com sugestões de alteração assim que receber a nota no fluxo de aprovação de Contas a Pagar, em vez de muito depois, quando já tiverem ocorrido todas as aprovações relacionada ao negócio, economiza recursos e evita dispendiosas interrupções do negócio.
Os processos de Contas a Pagar desempenham um importante papel no compliance tributário indireto, frequentemente sendo fácil para os auditores captar o imposto sobre vendas e uso nas compras. Nos Estados Unidos, por exemplo, os estados e a receita federal continuam a digitalizar os esforços no recolhimento de impostos e execução fiscal. A decisão da Suprema Corte no caso de South Dakota vs. Wayfair sobre impostos estaduais sobre vendas feitas por vendedores distantes complicou esse processo para muitos fornecedores. Com as novas normas de nexo econômico, os vendedores precisam determinar se estão em conformidade com os novos mandatos, enquanto os compradores precisam garantir que os vendedores estejam. Com a possibilidade de erros, os reguladores observarão cada vez mais quanto as empresas pagam de imposto sobre vendas.
Em todo o mundo, pagar muito pouco em impostos indiretos, como o IVA ou o GST, pode ocasionar uma auditoria; portanto, os usuários SAP devem ser capazes de verificar se seus fornecedores estão calculando e avaliando corretamente os impostos. Naquelas compras em que o fornecedor por não cobrar impostos, os departamentos de Contas a Pagar precisam ter processos sólidos e tecnologia para auto-avaliar os impostos de forma precisa, quando aplicável.
E o risco vai além das auditorias. Enquanto pagar muito pouco em impostos indiretos pode levar a problemas regulatórios, pagar demais pode abalar a lucratividade e diminuir o fluxo de caixa. Mais uma vez, confiar cegamente nos fornecedores para apurar as taxas de impostos indiretos não é um plano sustentável. As lojas SAP precisam garantir que seus sistemas de AP proporcionem clareza e precisão nas taxas de imposto pagas bem como nas taxas cobradas.
As consequências de falhar nisso podem ser profundas.
Grant Thornton desenvolveu um
exemplo plausível
de onde uma solução de gestão de Contas a Pagar pode desmoronar
sob as regras do imposto sobre vendas nos Estados Unidos:
Um pedido de compra (PO) é criado no SAP, que envia um chamado para o motor de cálculo de impostos para examinar o pedido e avaliar quanto de imposto deverá incidir. Neste exemplo, o pedido é de $ 1.000,00 e o motor diz que $ 60,00 são de impostos. A empresa aprova a PO para $ 1.060,00.
A nota fiscal referente ao PO vem do fornecedor e o imposto cobrado pelo fornecedor é inserido no sistema ERP. Nesse momento, há outro chamado para o motor de cálculo de imposto. O motor examina para quê é o pedido, de onde vem, para onde vai e o para quê será usado, além da quantidade e, então, dá o cálculo final.
Mas suponha que o fornecedor cobrou $ 80,00 e o motor de cálculo diz que deveria ser $ 60,00. A organização, então, tem de decidir como lidar com isso. Se houver maior tolerância para variações, pode ser que permita a postagem da nota fiscal para que possa ser paga. Se houver menor tolerância, a nota pode ser enviada de volta para o funcionário de Contas a Pagar e, em seguida, para o fornecedor para ser feita a correção ou para a equipe tributária para ser tomada uma decisão. Tudo isso resulta em mais trabalho e, por fim, um atraso no pagamento, o que pode criar um problema com um
fornecedor confiável.
Esse exemplo é mais a regra do que a exceção devido às complexidades do Contas a Pagar, que dificultam o pagamento em tempo real. Os impostos em Illinois, por exemplo, baseiam-se na origem. Uma empresa com um fornecedor em Illinois pode achar que o pedido com esse fornecedor seja uma transação dentro do próprio estado e calcular 8 por cento de imposto. É isso que o motor de cálculo de impostos provavelmente mostrará. Mas digamos que o fornecedor de Illinois tenha despachado o produto a partir de um depósito em outro estado e aplicou corretamente o imposto de 6,5 por cento. O sistema sinaliza que o imposto está incorreto, quando na verdade o fornecedor estava certo. Este é apenas um exemplo de como o processo pode desmoronar. Existem milhares de cenários possíveis que podem ocorrer e fazer com que todo o esquema desmorone.
Desafio 3: Compliance do e-invoicing
E esses cenários se multiplicam à medida que as empresas fazem negócios ao redor do mundo em países com diferentes mandatos. Há cerca de uma década, países da América Latina, liderados por México, Brasil e Chile, intensificaram os esforços para diminuir a brecha do IVA exigindo que as empresas abandonassem os processos de faturamento em papel e se voltassem para métodos eletrônicos de cobrança e conclusão de pagamentos. A ideia era que era mais fácil e eficaz para a gestão tributária auditar as notas fiscais armazenadas em formatos eletrônicos e eliminar os erros e o potencial para fraudes inerentes dos métodos em papel.
Em outras palavras, no modelo de autorização, o governo tem um papel ativo no ponto da transação e realmente valida a nota fiscal antes de sua conclusão. No modelo de informe, o ônus de provar a validade de uma nota fiscal é da empresa somente após, e não durante, a transação.
Embora ainda comum em muitas partes do mundo, o modelo de informe está rapidamente dando lugar ao modelo de autorização em todo o planeta. Por quê? Como relata o observador da indústria, Billentis, o e-invoicing por autorização funciona. Segundo Bruno Koch of Billentis:
• O Brasil testemunhou um aumento de $58 bilhões em receita fiscal em decorrência do preenchimento de lacunas no faturamento e no informe.
• O Chile e o México reduziram suas lacunas do IVA em até 50 por cento.
• A Colômbia achou que poderia reduzir em 50 por cento a sonegação de impostos do país aplicando modelos de autorização.
Nos próximos seis anos, prevê Koch, o modelo de autorização dominará o e-invoicing global, com crescimento do mercado para e-invoicing e capacitação de negócios para esse modelo tecnológico de execução fiscal de perto de $4,8 bilhões em 2019 para $20 bilhões até 2025.
Embora a maior parte da responsabilidade prática pelo compliance tributário no cenário de autorização recaia sobre o Contas a Receber, o comprador geralmente corre os maiores riscos. Muitos países com regras de autorização não são explícitos quanto às obrigações do comprador de “inverter a autorização da nota fiscal, mas a maioria proporciona a funcionalidade - por meio de um portal ou interface de programação de aplicativos - que permite aos compradores entrar na plataforma em nuvem da gestão tributária para confirmar o recebimento da aprovação necessária pelo fornecedor antes de emitir a nota fiscal para o comprador.
Nos próximos seis anos, prevê a Koch, o modelo
de autorização dominará o e-invoicing global, com
crescimento do mercado para e-invoicing e capacitação
de negócios para esse modelo tecnológico de execução
fiscal de perto de $ 4,8 bilhões em 2019 para $ 20 bilhões
até 2025.
Tais processos de validação de autorização do lado da compra, porém, pode criar uma falsa sensação de segurança, pois uma resposta positiva da plataforma de gestão tributária não significa que todas as obrigações de impostos indiretos do comprador estão sendo cumpridas. Em última análise, o comprador é responsável por verificar se sua nota fiscal está em conformidade com as obrigações tributárias, inclusive se a nota está relacionada com um fornecimento real. Os clientes SAP que compram bens podem recuperar o IVA pago após a conclusão das transações, mas precisam provar que suas deduções do IVA estão em conformidade. Se não conseguir comprovar uma dedução, a empresa pode ainda ter problemas para reaver o IVA pago, ou pior, anos depois quando tiver de devolver reembolsos injustificados.
Os compradores devem estar cientes de que rejeitar uma nota fiscal em países com sistemas de e-invoicing por autorização pode levar a processos de correção de notas específicos do país. Isso pode fazer com que um único sistema de Contas a Pagar tenha de gerenciar cancelamentos somente do fornecedor, cancelamentos aprovados pelo comprador, notas de crédito e outros processos de correção, dependendo da legislação sobre impostos indiretos aplicável. Não estar no controle dessas complexidades em eterna mudança específicas de cada país pode levar a atrasos no envio e tornar tensas as relações com fornecedores.
Consequentemente, os processos de AP têm um efeito direto não somente no fluxo de caixa, mas também na eficiência da cadeia de suprimentos. Garantir tanto o compliance como a pureza dos dados nos processos de e-invoicing de Contas a Pagar é, mais uma vez, crucial. Além disso, cada país que exige o e-invoicing tem regras, penalidades e prazos diferentes. A complexidade envolvida é significativa em uma escala global.
Desafio 4: Informe de IVA
Somando-se à complexidade global de Contas a Pagar, vem o campo em rápida mudança do informe do IVA, que tem se modificado significativamente nos últimos anos. O que era um processo realizado amplamente em papel passou a ser quase totalmente online em muitos países e o advento do informe digital está criando ainda mais complexidade. A transição se iniciou com o e-filing, que envolvia o uso de um formulário eletrônico padronizado para preencher declarações de impostos periódicas.
Essa mudança ajudou a gestão tributária a simplificar seus processos, salvar árvores e preparar-se para a automação futura, mas não revolucionou o sistema de tributação. Os informes continuaram a ser periódicos e agregados, tornando necessário para a gestão tributária manter abordagens sistemáticas de auditoria retroativa, porque a fonte dos informes continuava a ser os sistemas de contabilidade do contribuinte. Como a gestão tributária não consegue auditar todas as empresas com muita frequência, havia ainda muita oportunidade aos contribuintes de adulterar com seus dados contábeis de modo a mascarar casos de erros ou fraude.
Essas desvantagens poderiam ser minimizadas com o conceito de informe fiscal digital, no qual os contribuintes devem enviar informações mais detalhadas sobre as transações na forma de arquivos digitais. Esta abordagem possibilitou que a gestão tributária analisasse dados muito mais granulares dos processos de transações do contribuinte e em tempo muito mais próximo das transações comerciais reais. Isso fortaleceu a capacidade de execução de informes de IVA das autoridades fiscais, reduzindo a possibilidade de fraudes e permitindo auditorias mais detalhadas, ágeis e objetivas.
Um exemplo desse informe digital é a adoção da norma SAF-T (algo como “arquivo padrão de auditoria de impostos”) para o informe digital por um número crescente de países-membro da União Europeia. A SAF-T no momento é, porém, um fenômeno basicamente europeu e, mesmo dentro da Europa, alguns países como Espanha e Hungria estão usando normas de informe digital de notas fiscais elaboradas do zero por eles mesmos.
Os países latino-americanos podem estar usando a e-invoicing por autorização na maioria dos casos, mas muitos ainda exigem diferentes tipos de informes periódicos também, cada um com suas próprias normas, aumentando a complexidade do processo do ponto de vista de uma empresa multinacional. E o tipo de arquivo a enviar é apenas mais um aspecto com o qual é preciso se preocupar: Em todos esses países, há muitas
abordagens diferentes com variações na frequência de informe, granularidade, escopo e responsabilidade pelos dados informados à gestão tributária.
Em consonância com o movimento em direção à e-invoicing por autorização, a gestão tributária está coletando dados das transações quase ao ponto de troca de dados e, em seguida, usando essas informações para
triangulação e auditoria eletrônica do IVA. Os governos podem acessar dados adicionais e começar a combiná-los com os tipos de impostos e, possivelmente, entre contribuintes e jurisdições, em tempo real. A autoridade fiscal pode, então, agregar dados e registrá-los no banco de dados central do governo.
Com esses dados, o governo pode acionar, verificar e processar auditorias posteriormente, validar deduções e avaliar penalidades para a não conformidade, o cadastramento tardio e as discrepâncias na nota fiscal. Desse modo, o informe do IVA pode ter um impacto financeiro imediato e importante, possivelmente levando a penalidades pela falta de conformidade e por questões de fluxo de caixa devido à perda ou atraso nas deduções de IVA.
O departamento de Contas a Pagar é um componente que faz parte da estratégia de uma empresa para garantir que todas as diversas variações de informe digital possam ser atendidas em tempo e com os dados corretos. Este é um grande desafio em um mundo onde a combinação de informe digital e autorização de e-invoice variam entre os países e mudam constantemente.
Com os governos se voltando para métodos digitais
extremos para aumentar a receita fiscal, a importância
do compliance no arquivamento somente cresce.
Desafio 5: Compliance do e-archiving
Obviamente, o alicerce de qualquer defesa de auditoria é o arquivo eletrônico, a área de armazenamento para as notas fiscais que foram autorizadas. Se quiser auditar as notas fiscais de uma organização, o governo acessará o e-archive.
É no arquivo que a prova de compliance, ou sua falta, encontra-se. É a base comprobatória para o resto da estratégia de e-invoicing; portanto, configurá-lo corretamente contribui bastante para concluir todo um plano de faturamento eletrônico.
A natureza do arquivamento está mudando. Historicamente, o arquivamento de acordo tem sido importante para OS Clientes SAP para comprovar o compliance em países onde o contribuinte ainda assume grande parte da responsabilidade por provar que as transações informadas e contabilizadas realmente ocorreram.
Agora, o mercado também está adotando métodos robustos de arquivamento em países que estão mudando rapidamente para o “e-assessment,” no qual a gestão tributária envia as declarações aos contribuintes, e não o contrário. Nesses mercados, é importante ter também fortes evidências para contestar uma solicitação de pagamento calculada pela gestão tributária a partir de transações em tempo real. Com os governos se voltando para métodos digitais tão extremos para aumentar a receita fiscal, a importância do compliance no arquivamento somente cresce.
Longe de estar em segundo plano, o arquivo de e-invoices deve servir de base para toda a estratégia de compliance do e-invoicing de um cliente SAP. A maioria dos países que exigem o faturamento eletrônico também exige um e-archive, sendo que os requisitos para tal arquivamento diferem entre as jurisdições e, portanto, é de interesse do cliente SAP ir além do simples armazenamento de documentos e buscar uma estratégia de comprovação que abranja toda a empresa.
Felizmente, o e-archiving traz benefícios que vão além da defesa na auditoria. Com uma estratégia de e-archiving, as lojas SAP acabarão por poupar dinheiro ao estar menos vulnerável à pressão de subsidiárias ou departamentos que querem implementar soluções de e-business de maneira rápida e, talvez, descuidada provenientes de fornecedores locais de soluções.
Sem uma estratégia de arquivamento, as empresas, invariavelmente, acabam com um arquivo fragmentado e presas aos fornecedores e, nesse ponto, pode ser quase impossível - e definitivamente caro - livrar-se de tais relacionamentos. O e-archiving centralizado, então, torna-se mais uma vez um componente tecnológico que economiza dinheiro.
Fundamentalmente, o e-archiving também proporciona uma arquitetura em comum para todos os aplicativos no ecossistema mais amplo de um cliente SAP. Organizações que conseguem localizar rapidamente onde estão armazenadas suas e-invoices originais são capazes de rastrear mais facilmente o “caminho de compliance” a partir do arquivo até os diferentes aplicativos, prestadores de serviços, parceiros comerciais, processos, linhas
Capítulo 3: Respondendo aos novos desafios
tributários da automação de Contas a Pagar
De modo geral, existem dois componentes principais para responder aos desafios da automação de Contas a Pagar. O primeiro é a modernização e a consolidação dos sistemas de Contas a Pagar disparatados e a integração no SAP. As empresas não querem enfrentar um tsunami fiscal digital com sistemas de automação de Contas a Pagar antiquados e disparatados, que se baseiam em trabalho manual e imagens de documentos em vez de dados estruturados de ponta a ponta.
Elas precisam trabalhar com seus fornecedores de bens e serviços e os de software para estruturar abordagens que aproveitem os pedidos estruturados, os dados de logística e as notas fiscais para estabelecer combinações automatizadas em duas e três vias que criem uma base para controles consistentes e dados de qualidade por toda a empresa.
O segundo componente da gestão de Contas a Pagar é garantir que todos os requisitos fiscais aplicáveis sejam satisfeitos, inclusive as atualizações dos mandatos de compliance tributário do país. Especificamente, isso significa ser capaz de seguir em frente no ritmo das mudanças regulatórias na medida em que os mandatos mudam e se desenvolvem em todo o mundo. À medida que o processamento de dados e o suporte a transações ponta a ponta passam cada vez mais para plataformas terceirizadas com múltiplos “inquilinos” na nuvem e os controles fiscais são cada vez mais realizados em tempo real, torna-se impossível acompanhar as novas regulamentações por meio de assessoria interna ou local com uma profusão de recursos.
Encontrar um método para atualizar automaticamente todos os sistemas de AP de acordo com o compliance tributário, essencialmente automatizando-o, é uma necessidade para empresas que estejam tentando não somente evitar as auditorias, mas também cortar custos e proteger os relacionamentos com os fornecedores e o fluxo de caixa. Esta não é uma tarefa fácil, uma vez que os negócios sempre serão direcionados para o uso de diferentes tipos de sistemas de automação de Contas a Pagar, sejam eles construídos internamente, licenciados e executados sob o controle da própria empresa ou realizados na gestão de compras em nuvem de um fornecedor ou plataforma semelhante.
Os clientes SAP somente conseguem operar tranquila e eficientemente se puderem garantir uma abordagem aos desafios dos impostos indiretos digitais em comum e de maneira uniforme, independentemente dos aplicativos ou dos métodos de hospedagem utilizados para beneficiar o negócio. Tal abordagem deve basear-se na escolha de um único fornecedor que, em essência, monitore toda a legislação e ofereça maneiras para que qualquer sistema que a empresa opte por usar cumpra com os requisitos de impostos indiretos, independentemente das mudanças nos sistemas e processos corporativos e da evolução de todas as diferentes formas de informe digital e e-invoicing por autorização em todas as jurisdições.
Os possíveis problemas se entranham nos sistemas e processos de Contas a Pagar a uma extensão muito maior do que muitos imaginam. O compliance tributário do Contas a Pagar não é algo para ficar em segundo plano. É um componente crucial da estratégia de implementação de qualquer loja SAP, inclusive a mudança para o SAP S/4HANA. Os líderes de Contas a Pagar o ignoram por sua própria conta e risco.
As soluções de compliance de e-invoicing da Sovos estão incorporadas em mais de 70 dos principais sistemas de automação B2B. Se sua empresa estiver usando um deles, peça Sovos. Se tiver desenvolvido seu próprio aplicativo de transações, conecte-se à Sovos via API. Se não possuir um aplicativo de transações
Em um país com mandato de e-invoicing, use os aplicativos ponta a ponta da Sovos com seu sistema de ERP.
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sistemas de Contas a Pagar e SAP
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tributação moderna.
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A Sovos é a líder global fornecedora de software que protege as empresas da carga e do risco dos impostos atuais. À medida que governos e empresas se tornam digitais, as empresas enfrentam riscos, custos e complexidade crescentes. A Sovos Intelligent Compliance Cloud combina análise regulatória de classe mundial com uma plataforma de software em nuvem segura e confiável para criar uma solução global no cálculo de impostos, faturamentos eletrônicos e relatórios fiscais. A Sovos atende 4.500 clientes, incluindo metade das empresas classificadas na Fortune 500, e integra-se a uma ampla variedade de aplicações de negócios. Sediada em Boston, possui escritórios na América do Norte, América Latina e Europa. A Sovos é de propriedade da Hg, em Londres.
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