Pós-Graduação em Ciências da Informação e da Documentação Disciplina: GESTÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
Docente: Profª Doutora Judite Antonieta Gonçalves de Freitas Nº de horas lectivas: 30 horas
Objectivos: Definir o âmbito e a função da gestão e planificação de unidades de documentação - Arquivos e Bibliotecas -, reportando-se aos principais serviços de documentação oferecidos.
Estudar a orgânica funcional dos diferentes serviços e funções nos organismos de acesso público. Analisar o contexto de produção documental. Salientar a importância da gestão, planificação e avaliação dos serviços de documentação. Caracterizar os parâmetros utilizados para a avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos de onde se afere o nível de rendimento das unidades de informação arquivística e bibliotecária (quantitativos: número de serviços oferecidos, actividades realizadas, utentes atendidos e qualitativos: qualidade alcançada, tendo em conta o nível de satisfação das necessidades do utilizador em relação ao serviço oferecido).
Sistema de avaliação:
A avaliação dos conhecimentos é feita pela realização de uma prova escrita e a execução de um trabalho de pesquisa bibliográfica, com a cotação respectiva de 50 % para cada um dos componentes a considerar na nota final. Só poderão sujeitar-se à prova de avaliação escrita os discentes que tenham assistido a pelo menos 50% das aulas.
Programa da disciplina:
I PARTE – Âmbito e funções da política de gestão em unidades documentais: Arquivos e Bibliotecas
Introdução conceptual
1. A memória documental
1.1. Documentos matéria / Documento informação 1.2. Livros e Manuscritos
1.3. Os contextos de produção documental 1.4. O acesso e o uso
1.5. A gestão da informação
2. O Sistema Nacional de Arquivos e o Sistema Nacional de Bibliotecas 3. Sinopse tipológica dos Arquivos e Bibliotecas
3.1. Tipologias ou categorias de Arquivos
3.1.1. Critério da territorialidade (Arquivos Nacionais, Distritais e Arquivos Municipais)
3.1.2. Critério da titularidade: Arquivos Públicos e Arquivos Privados
3.1.3. Critério da Idade/valor dos documentos (Arquivos Correntes, Intermédios e Definitivos)
3.1.4. Critério da Estrutura Orgânica (Arquivos Unicelulares e Arquivos Pluricelulares)
3.1.5. Critério do serviço e uso (Arquivos Centralizados e Descentralizados) 3.1.6. Critério da Actividade dos Arquivos (Arquivos Activos ou Arquivos Desactivados)
3.2. Uma tipologia dos Arquivos em Portugal: Arquivos da Administração Pública
Arquivos da administração central e Arquivos da administração local 3.2.2. Outros arquivos: Arquivos judiciais, arquivos notariais
3.2.3. Arquivos eclesiásticos:
Arquivos do âmbito diocesano e Arquivos paroquiais Arquivos de institutos religiosos e de ordens militares 3.2.4. Arquivos de instituições de assistência
3.2.5. Arquivos de família 3.2.6. Arquivos pessoais
3.3. As Bibliotecas (tipologias / teses)
3.3.1. Bibliotecas Nacionais, Públicas, Bibliotecas de Centros Docentes, Bibliotecas especiais (AMAT NOGUERA, Nuria)
3.3.2. Bibliotecas gerais de investigação, Bibliotecas especiais e Bibliotecas de serviço ao público em geral (IFLA e SANTIAGO CARAVIA)
3.3.3. Bibliotecas Nacionais, Públicas, Universitárias, Centros de Documentação especializados e Bibliotecas escolares (infantis e juvenis)
3.4. Os modelos de bibliotecas segundo a organização e disposição dos fundos e serviços
Breve introdução (histórica) 3.4.1. Biblioteca Tradicional 3.4.2. Biblioteca Integrada
3.4.3. Biblioteca Tripartida
II PARTE – GESTÃO E PLANIFICAÇÃO EM UNIDADES DOCUMENTAIS
1. As principais actividades do gestor de unidades documentais: planificar/projectar, gerir e avaliar
1.1. O processo de planificação
1.1.1. Estabelecimento de estratégias e planificação 1.1.2. Missão e os objectivos da organização
1.1.3. Avaliação e selecção das fontes de informação 1.1.4. Serviços de tratamento técnico da informação 1.1.5. Aquisição, classificação, descrição, ordenação 1.1.6. Criação de catálogos electrónicos
1.1.7. Manutenção e gestão dos serviços de informação 2. Avaliação e análise dos serviços de informação
2.1. Determinação dos indicadores de avaliação 2.2. Edifício, instalações, equipamento
2.2.1. Fundos ou colecções
2.2.2. Selecção, aquisição, registo de fundos
2.2.2.1. Distribuição espacial dos serviços e fundos 2.3. Níveis de utilização (consulta na sala, consulta online, etc).
2.3.1. Serviços de Informação / difusão da Informação 2.3.2. Serviços de pesquisa e recuperação da Informação 2.4. Avaliação dos indicadores / avaliação da performance 2.5. Determinação de áreas ou serviços a melhorar 2.6. Proposta de melhora dos serviços
3. Gestão e preservação de documentos
3.1. Serviços de reprodução e conservação preventiva 3.2. Microformas e digitalização
3.3. Serviços multimédia e internet
4. Avaliação dos recursos humanos: qualidade dos serviços e qualidade de gestão 4.1. A gestão e a avaliação dos recursos humanos
4.1.1. Formação e reciclagem do pessoal da instituição 4.1.2. Apreciação de cursos de reciclagem de pessoal 5. Informação e divulgação junto da comunidade
5.1. Acesso à informação, sensibilização e formação dos utilizadores 5.2. Os interfaces do utilizador
5.4. Manutenção, qualificação e avaliação dos serviços 6. As organizações no contexto da qualidade:
6.1. Processamento e prestação de um serviço 6.2. Sistema de gestão de qualidade
6.3. Porquê adoptar as normas ISO sobre Gestão de Documentos? 6.4. O Marketing dos serviços de informação
Bibliografia principal e selectiva:
1- AMAT NOGUERA, Nuria (1985) – La Biblioteca. Tratado general sobre su
organización, técnicas y utilización. Barcelona: Scripta.
2- BARATIN, Marc e CHRISTIAN, Jacob (dir. de) (2000)– O poder das Bibliotecas. A
memória dos livros no Ocidente. Rio de Janeiro: Editora UFRJ.
3- CALLON, Michel, COURTIAL, Jean-Pierre e PENAN, Hervé (1995)– Cienciometría.
El estudio cuantitativo de la actividad científica. De la bibliometría a la vigilancia tecnológica. Gijón: Ed. Trea.
4 - COMISSÃO EUROPEIA. Grupo de Peritos sobre os Problemas de Coordenação em matéria de Arquivos – Os Arquivos na União Europeia: relatório..., Luxemburgo: Serviço de Publicações Oficiais das Comunidades Europeias, 1995.
5- COOK, Michael (1986) – The management of information from archives, Ardershot: Gower.
6- DOMÍNGUEZ SANJURJO, Mª Ramona (1996) – Nuevas formas de organización y
servicios en la Biblioteca Pública. Gijón: Ed. Trea.
7 – DUPLÁ DEL MORAL, Ana (2004) – Manual de Archivos de Oficina para Gestores.
Comunidad de Madrid, Madrid: Marcial Pons.
8- FEATHER, John (2004) – Managing preservation for libraries and archives: current
practice and future developments, Aldershot: Ashgate.
9- FUENTES, Juan José (1999) – Evaluación de bibliotecas y centros de
10- FUENTES, Juan José (2003) – Las Bibliotecas Nacionales. Un estado de la
cuestión. Gijón: Ed. Trea.
11- GESTIÓN DE LA CALIDAD y Marketing en las Bibliotecas Públicas (1999) (Ute KLAASSEN, Chris WIERSNA e Thierry GIAPPICONI), Tomo II, Barcelona: Fundación Bertelsmann.
12- GONÇALVES, C. C. – Ideias e bases elementares para planificar e gerir em serviço de documentação. Lisboa: Cocite, 1997.
13- HEREDIA HERRERA, Antonia (1980) – Planificación de los instrumentos de
trabajo en los archivos. Boletín Interamericano de Archivos, Córdova, v. 7, pp. 87-91. 14 - IANTT – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: ANTT, 1997.
15 - IANTT – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónico. Lisboa: ANTT, 2000.
16 – ISO 15489-1. 2001. Information and Documental Management
17 - MOYA ANEGÓN, Félix de (1995) – Los sistemas integrados de gestión
bibliotecaria. Estructuras de dados y recuperación de información. Madrid: ANABAD.
18 - McCLURE, Charles R., OWEN, Amy et al. (1991) – Manual de planificación para
bibliotecas. Sistemas y procedimientos. Madrid: Pirámide.
19 - MOYA ANEGÓN, Félix de (1994) – Los sistemas integrados de gestión
bibliotecaria. Estructuras de dados y recuperación de información. Madrid: ANABAD.
20 - PALLIER, Denis (2000) – Les Bibliothèques. col. Que sais je?, 9ª. ed., Paris : PUF.
21 - PRADO, Heloísa de Almeida (1992) – Organização e Administração de
Bibliotecas. 2ª ed., S. Paulo: T. ª Queirós.
22 - RAMÓN SALABERRÍA (1997) – Bibliotecas Públicas y Bibliotecas Escolares: una
colaboración imprescindible. [Madrid]: Ministerio de Educación y Cultura.
23 - REBELO, Carlos Alberto (2002) – A difusão da leitura. As Bibliotecas Populares
(1870-1910). Porto: Campo das Letras.
24 - Reference services in archives (1986). New York: The Haworth Press.
25 - REFORMA ORGANIZATIVA y Estratégias de Gestión en las Bibliotecas Públicas (1999) (Nicola CAMPBELL, Sue SUTHERLAND e Kay POUSTIE), Tomo I, Barcelona: Fundación Bertelsmann.
26 - RIBEIRO, Fernanda (2003) – O Acesso à Informação nos Arquivos, Lisboa: Fundação Calouste Gulbenkian/FCT. On line:
27 - RIBEIRO, Fernanda (2002) – “Da arquivística técnica à arquivística científica. A mudança de paradigma”, sep. da Revista da Faculdade de Letras. Ciências e Técnicas
do Património, Porto, FL/UP, pp. 97-110.
28- ROBERT, Sue; ROWLEY, Jennifer (2004) – Managing information services, London: Facet publishing.
29- ROPER, Michael (1999) – Strategic planning for records and archives services, London: Internation Records Management Trust.
30- SANTIAGO CARAVIA (1995) – La Biblioteca y su organización. Gijón: Ed. Trea. 31- SILVA, Armando Malheiro da, RIBEIRO, Fernanda (2002) – Das «ciências»
documentais à ciência da informação: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular, Porto: edições Afrontamento.
32- SOUSA, Bernardo Vasconcelos; SALGADO, José Maria (1998) – “O Programa de apoio à rede de arquivos municipais”, in O município português na história, na cultura
e no desenvolvimento regional. Actas do Colóquio realizado na Universidade do Minho
em 1998, Braga: Universidade do Minho/Instituto de Ciências Sociais, pp. 141-159. 33 - Técnicos Auxiliares de Biblioteca (1996), Madrid: Ed. Complutense.
34 - TEIXEIRA, Sebastião (1998) – Gestão das Organizações. Lisboa: Macgraw-Hill. 35 - THOMSON, J. e CARR, R. (1990)– La Biblioteca Universitaria. Introducción a su
gestión. Salamanca: Fundación Germán Sánchez- Ruipérez.
36 - WHALEN, Lucille (ed.) (1986) – Reference Services in Archives, New York: The Haworth Press.
37- USHERWOOD, Bob (1999) – A Biblioteca Pública como conhecimento público. Lisboa: Caminho.
Aula nº 1
I Parte – Âmbito e funções da política de gestão em unidades documentais: Arquivos e Bibliotecas
Introdução conceptual 1. A memória documental
1.1. Documentos matéria/ Documentos informação 1.2. Livros e manuscritos
1.3. Os contextos de produção documental 1.4. O acesso e o uso
Introdução conceptual
1. A Memória Documental
Todo o tipo de documentos e formatos que atestam a actividade do homem e se mantiveram desde o passado até aos nossos dias são o resultado da preservação acidental ou intencional.
A memória documental é antes de mais toda e qualquer informação ou dado contida num documento oriunda do passado mais remoto ou mais recente. É , por conseguinte, herança, espólio conservado do passado. Porém, há que distinguir entre herança cultural e herança documental. A primeira reporta-se a tudo o que foi transmitido do passado e que nos informa acerca do modo de vida e dos costumes antigos; a segunda é entendida como a parte material da herança do passado. Consiste, no essencial, em documentos que contém textos ou imagens para transmitir ideias ou informações. Os objectivos destas imagens variam imenso, desde uma informação factual simples a um texto feito com um intuito específico. O formato onde é apresentada a informação também.
1.1. Documento matéria/suporte e documento informação Documentos: Livros e outros documentos
Documento, o que é?
As formas físicas da informação são o nosso principal objecto. Documento aplica-se a todo o tipo de informação, formato ou meio. Um documento independentemente do formato é um objecto físico que contém informação.
Documento é todo o registo material de informação social. Qualquer
elemento de conhecimento ou fonte de informação fixado materialmente que possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova, i.e. informação. I Informação contida em suporte de qualquer tipo (papel, filme, banda magnética, etc) (Novo Dicionário do Livro e da escrita..., p. 202).
Formato e meio são muito importantes na compreensão das formas de transmissão e preservação do conteúdo informativo do documento.
Actualmente a noção de documento alargou-se a uma multiplicidade de materiais, dimensões e circunstâncias.
Elementos característicos dos documentos:
Definição técnica Exemplos
Suporte Material sobre o qual as informações são registadas
Fita magnética, filme de nitrato, papel
Forma Estágio de preparação e de transmissão de documentos
Original, cópia, minuta, rascunho
Formato Configuração física de um suporte, acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado
Caderno, cartaz, diapo-sitivo, livro, mapa, planta, rolo de filme
Género Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos usados na comunicação do seu conteúdo
Documentação
audiovisual, iconográfica, fonográfica, etc.
Espécie Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas
Boletim, certidão, decla-ração, relatório
Tipo Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a actividade que o gerou
Boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar, certi-dão de nascimento, relató-rio de actividades, relatórelató-rio pedagógico, etc.
Os mais conhecidos e universais suportes de informação documental são os livros. Livro reporta-se a um determinado tipo de documento usado desde há cerca de 2 mil anos no Ocidente. Consiste num conjunto de cadernos, manuscritos ou impressos, cosidos ou colados à lombada ordenadamente e formando um bloco. Livro ou codex = Documento impresso, não periódico, com mais de 48 páginas, que constituí uma unidade bibliográfica. Supõe um suporte, um significado, integra-se num processo de criação, reprodução, etc.
Livro antigo = livros produzidos desde a invenção da imprensa até 1800, inclusive. Livro velho = todo aquele que tem mais de cem anos.
Livro electrónico = aquele em que as palavras ou códigos foram substituídos pelos de outra linguagem ou código legível por máquina. Produto final de um processo fotográfico ou de um sistema de produção electrónica.
As bibliotecas, distinguem o sistema de classificação, catalogação e arrumação das publicações de série dos livros. Fisicamente, podem parecer até parecidos, mas as características intrínsecas são muito diferentes.
Os arquivos, também contém livros e documentos avulsos, para além de outras espécies documentais. Muitos manuscritos, surgem na mesma forma de codex que os livros impressos até ao século XV. Os materiais e os métodos de produção dos manuscritos e dos livros impressos é muito diferente, mas os mecanismos básicos de todos os códices são semelhantes.
1.3. Contextos de produção diferentes
Os Códices não são os únicos documentos escritos e impressos nas bibliotecas e nos arquivos. Há também folhas soltas manuscritas ou impressas de maior ou menor valor histórico, a maioria dos documentos avulsos são manuscritos e encontram-se mais facilmente em arquivos do que em bibliotecas.
As condições de produção de livros, códices ou outros materiais com lombada são em alguns aspectos diferentes das condições de produção de documentos manuscritos ou gravados avulsos.
Em todo o caso, os documentos foram criados mais pelo conteúdo do que pela forma. Tal é muito importante para distinguir o documento como um objecto/matéria e o documento informação.
1.4. O acesso e o uso
As instituições estatais tem a responsabilidade de garantir a herança cultural e material preservando as espécies documentais.
As instituições costudiais – museus, galerias, bibliotecas, arquivos, etc – tem um papel principal na preservação da herança material, e particularmente os arquivos e as bibliotecas na preservação da herança documental. Daí conservarem colecções particulares e terem estatutos de utilização próprios, que pretendem assegurar o acesso público e a utilização dos materiais.
A posição das bibliotecas é mais ambígua do que a dos arquivos relativamente a esta questão. Geralmente as bibliotecas são encaradas como repositórios legítimos da herança cultural, pertencendo a um sistema nacional ou internacional de informação que opera na base da informação válida para os utilizadores. Os arquivos são fundamentalmente instituições de preservação. Eles existem para colocar os documentos utilizáveis (preservar e transmitir). Preserva para depois transmitir.
Eis o dilema: preservação e uso!
A transmissão da herança cultural e/ou material é o objectivo último da preservação, ora isto pressupõe uma atitude activa, no sentido em que o material e a informação contida nos documentos, será útil e importante para as gerações futuras, mas isto não exclui o uso corrente dos materiais e da informação. A actual geração procura assegurar o acesso e o uso dos documentos e, paradoxalmente, preservá-los para os futuros utilizadores. O grande dilema é este: preservar para o futuro e avaliar e classificar para o uso corrente.
As Bibliotecas e os Arquivos têm uma responsabilidade enorme em desenvolver políticas que reflictam precisamente estes aspectos, correspondendo às necessidades da sociedade de informação contemporânea. Tornar acessíveis toda a informação.
Os documentos existem para serem lidos e manuseados. As bibliotecas públicas tem por função tornar a informação acessível a todos e encorajar o seu uso. Transmitir a herança do passado ao futuro, tornando as informações reunidas nos diferentes materiais acessíveis no presente.
Bibliotecas e Arquivos existem para ser usadas, mas o entendimento de uso varia entre as instituições e está de acordo com as respectivas missões. Uma biblioteca pública é a mais aberta, deve servir toda a comunidade, garantir a “igualdade de acesso ao conhecimento”. As prioridades devem assentar no
provimento de serviços necessários para bem servir os utilizadores. O sistema (a rede) de biblioteca públicas reconhece que uma das principais obrigações é prover informação e documentos sobre a região onde está inserida. Na colecção devem constar, evidentemente, materiais históricos sobre a região.
De igual modo, os Arquivistas procedem de forma a criar índices, transcrições, fotografias facsimiladas, registos digitais, etc para facilitar o acesso preservando os materiais.
Distinção entre colecção geral e colecção reservada (especiais condições de acesso e uso).
As extraordinárias alterações dos últimos 25 anos no plano da informação social conduziram à crescente convivência entre diferentes formatos, suportes e sistemas tecnológicos de informação, originando uma mudança nas condições de acesso material à informação e conhecimento (do material ao digital) e conduzindo a uma alteração do paradigma tecnicista para o paradigma científico-informacional. Por conseguinte, quer os bibliotecários quer os arquivísticas, nos nossos dias, devem disponibilizar os recursos informativos e prestar serviços de informação selectiva mediante os diversos meios (incluindo os tecnológicos) por forma a cobrir as necessidades dos utilizadores, ajustando-se à nova era da sociedade da informação e do conhecimento. Caber-lhes-á, cada vez mais o papel de «navegador» e de filtro de informação, para além da incontornável função de organizadores do conhecimento. Assegurar a possibilidade de conhecer é o mandamento dos profissionais da Ciência da Informação.
Bibliografia:
COOK, Michael (1986) – The management of information from archives, Ardershot: Gower.
DOMÍNGUEZ SANJURJO, Mª Ramona (1996) – Nuevas formas de organización y
servicios en la Biblioteca Pública. Gijón: Ed. Trea
REFORMA ORGANIZATIVA y Estratégias de Gestión en las Bibliotecas Públicas
(1999) (Nicola CAMPBELL, Sue SUTHERLAND e Kay POUSTIE), Tomo I, Barcelona: Fundación Bertelsmann
RIBEIRO, Fernanda (2003) – O Acesso à Informação nos Arquivos, Lisboa: Fundação Calouste Gulbenkian/FCT.
Aulas nº 2 e 3
2. O Sistema Nacional de Arquivos e o Sistema Nacional de Bibliotecas
A criação da Lei Orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo (Dec.Lei 60/97, 20 de Março), que pertence ao Ministério da Cultura, impôs a prestação de apoio às autarquias no planeamento e construção da rede de arquivos municipais. A ideia era a de conceber uma forma de conceder apoio técnico e financeiro aos arquivos das Câmaras Municipais. A necessidade de integrara os arquivos municipais na rede nacional de arquivos. Trata-se de um convite para que as Autarquias e o IAN/TT assumam e partilhem responsabilidades face aos documentos de arquivo das primeiras.
A este programa chamou-se PARAM. O PARAM pretende criar condições adequadas à instalação de arquivos municipais e ao tratamento técnico dos fundos documentais no sentido de salvaguardar o património arquivístico nacional.
O PARAM existe para apoiar técnica, financeira e administrativamente as autarquias na instalação do arquivo, na gestão e integração do mesmo na Rede Nacional de Arquivos.
Cada município deve conceber um programa próprio de gestão integrada do seu sistema de arquivo, considerando as especificidades da documentação que possui/produz.
Objectivos:
Promover o correcto tratamento arquivístico dos seus fundos; Organizar e descrever as espécies documentais;
Equipamentos básicos; Preservar os documentos;
Transferência de suporte – equipamentos de digitalização ou microfilmagem Formação de recursos humanos em colaboração coma BAD, nomeadamente. Estabelece os:
Programas Tipo 1, 2, 3, 4 e 5. (Ver texto de apoio citado na Bibliografia); “As Condições de Candidatura”
Para as Bibliotecas Municipais foi igualmente criado um Programa de apoio à criação da Rede de Leitura Pública em Portugal cujos primeiros passos foram dados bem antes dos dados para a criação de uma Rede Nacional de Arquivos.
Data de 1987 o documento enviado pelo IPLL às Câmaras Municipais para oficializar o projecto de criação de uma Rede de Bibliotecas Municipais de Leitura Pública, solicitando a apresentação de candidaturas ao apoio técnico-financeiro.
Em 1988 a Secretaria de Estado da Cultura reitera o programa de apoio à Rede de Bibliotecas Municipais de Leitura Pública, aprovado em Conselho de Ministros.
Para mais informações cfr. as aulas do Seminário de LEITURA PÚBLICA (1ª parte). Bibliografia:
• Programa de apoio à Rede de Bibliotecas Municipais de Leitura Pública. Manual de Procedimentos. IPLL (1988).
• Programa de apoio às Bibliotecas Municipais. IPLB (2001).
• Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (PARAM), lançado pelo IAN/TT, e aprovado pelo Ministério da Cultura, ainda em fase experimental em 1998. Publicado por SOUSA, Bernardo Vasconcelos; SALGADO, José Maria (1998) – “O Programa de apoio à Rede de Arquivos Municipais”, in O município português na História, na cultura e no desenvolvimento regional. Actas do Colóquio realizado na Universidade do Minho em 1998, Braga: Universidade do Minho/Instituto de Ciências Sociais, pp. 141-159.
3. Sinopse tipológica dos ARQUIVOS e BIBLIOTECAS
3.1. Tipologias ou categorias de Arquivos
Os Arquivos distinguem-se segundo diferentes critérios:
1. Critério da Territorialidade: Arquivos Nacionais, Distritais e Municipais 2. Critério da Titularidade: Arquivos Públicos e Arquivos Privados
3. Critério do valor/idade dos documentos: Arquivos Correntes, Intermédios, Definitivos
4. Critério da estrutura orgânica: Arquivos Unicelulares e Arquivos Pluricelulares 5. Critério de serviço/uso dos arquivos: Arquivos Centralizados e Arquivos
descentralizados
3.2. Para uma tipologia dos ARQUIVOS em Portugal ARQUIVOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Arquivos da Administração Central e Arquivos da Administração Local a) Arquivos da Administração Central
Arquivo da Torre do Tombo
Origem e estabelecimento: reinado de D. Fernando I, 1378
Local: numa das torres do castelo de S. Jorge e/ou Torre da Escrevaninha (propriedade régia) – Lisboa
Prática de guardar documentação régia recua pelo menos ao reinado de D. Afonso II (1217-1221), quando surge o primeiro livro de registo da chancelaria régia.
“A elaboração dos documentos expedidos pela chancelaria régia pode considerar-se (...) o primeiro acto tendente a criar meios de acesso à informação do arquivo da Coroa. A chancelaria serviu de sede para o arquivo”. (Fernanda Ribeiro: 65-66).
A documentação do arquivo torna-se bastante mais abundante e diversificada desde a segunda metade do século XV e século XVI. Reunia documentação relativa aos bens próprios da coroa, a actos solenes celebrados entre o monarca e outros, os vários tipos documentais expedidos pela chancelaria régia, todas as escrituras que os reis faziam. Mais tarde são incorporados outros documentos quer de organismos extintos da função pública, quer de cartórios privados. Transformou-se no Arquivo Geral do Reino e passou a incorporar cartórios vários, provenientes de organismos do estado, quer de entidades privadas.
Com a complexificação do aparelho do estado surgem arquivos especializados, Casa dos Contos, Arquivos dos Tribunais Superiores (ex.: Mesa da Consciência e Ordens, no reinado de D. João III), Arquivos Históricos dos Ministérios, etc que eram de igual modo arquivos da administração pública.
b) Arquivos da Administração Local Exemplo:
ARQUIVOS MUNICIPAIS
Ao contrário dos arquivos da administração central que se encontram actualmente fora do âmbito da entidade produtora de arquivo, os arquivos municipais mantém-se, em geral, no local de origem.
O estudo do acervo dos arquivos municipais é fundamental assim como a necessidade de inventariar o património arquivístico dos municípios, reconhecidos por Historiadores e Arquivistas.
Desde 1995, no âmbito do Programa de Inventariação do património Cultural Móvel, o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo tem vindo a publicar o Recenseamento dos Arquivos Locais, em volumes dedicados a cada um dos distritos (Lisboa, Porto, etc, num total de 9 volumes até ao momento). É uma forma de acesso à informação que se conserva nos arquivos.
A origem e a constituição destes arquivos esteve ligada ao desenvolvimento do poder concelhio. Os cartórios municipais têm uma origem bastante ancestral, pois a formação dos concelhos remonta a tempos anteriores à nacionalidade, para alguns autores as origens da administração municipal recuam à dominação romana. Esta tese não é unanimemente aceite, mas é por todos defendida a ideia de que as formações municipais, no séc. XI, não dependiam exclusivamente do monarca, por carta de foral, mas também pelo poder senhorial. Com o final de Duzentos (XII) o poder concelhio complexifica-se, cresce o volume de documentação expedida e recepcionada, o aumento dos funcionários, com regimentos próprios (O Regimento dos Corregedores – 1332, no qual são feitas recomendações sobre o modo de guardar os documentos; nela se faz referência pela primeira vez ao modo como deve ser executada a escrituração de livros nos municípios). No século XV, João mendes de Góis, Corregedor da Corte, em 1392, elabora a pedido do monarca D. João I, um Regimento da Cidade de Évora, no qual são prescritas as regras de guarda dos bens do concelho e recomendações sobre a guarda dos documentos do mesmo. Estipula regras para a conservação do arquivo municipal.
As Ordenações Afonsinas (1446) consagram a obrigatoriedade do registo das escrituras nos livros próprios, mas somente em 1498 numa resposta a capítulos de Cortes é consagrado o princípio legal dos arquivos municipais, que vieram a ser incluídas nas Ordenações Manuelinas de 1521. “Os vereadores faram guardar numa arca grande, e boa, todos Foraes, Tombos, Privilegios, e quaesquer outras scripturas que pertencem ao concelho” (L. I, tit. XLVI, nº 11).
Ao arquivos municipais são importantes como: fonte histórica de informação;
acervo documental ligado à formação, desenvolvimento e actividade do concelho;
Organização e funcionamento dos cartórios municipais (João Pedro Ribeiro foi um dos primeiros diplomatistas a estudá-los, no século XVIII).
3.2.2. Arquivos Judiciais:
A2rquivos provenientes da administração judicial (incluindo os Medievais ou do Antigo Regime Casa da Suplicação, Desembargo do Paço). Actualmente existe uma infinidade de arquivos judiciais espalhados pelas circunscrições judiciais respectivas, Porto, Felgueiras, Coimbra, Ponte de Lima, etc.
3.2.2. Arquivos Notariais:
Arquivos provenientes da actividade dos notários, os quais tem a designação de «cartórios notariais». Na sua maioria encontram-se à guarda dos Arquivos Distritais, visto que a lei assim o determina. Um cartório notarial acumula documentação que vai sendo produzida, ao longo do tempo, por diversos notários, pelo que actividade de cada um não constitui um arquivo autónomo. Exs. Cartório Notarial de Abrantes, Cartório Notarial de Sintra, Cartório Notarial de Lisboa, identificado 1, 2º, 3º até 12º. 3.2.3. Arquivos Eclesiásticos:
arquivos de âmbito diocesano
arquivos de dioceses de Lisboa, Évora, Porto, etc. arquivos paroquiais
são muito elevados por isso são apresentados normalmente separadamente. Grande parte da documentação destes arquivos foi incorporada, por determinação legal de 1915 nos Arquivos de Estado, tendo sido criado, em 1916, um anexo da Torre do Tombo, que reúne todos os cartórios retirados das paróquias.
arquivos de institutos religiosos e ordens militares
arquivos de ordens monásticas e conventuais, de congregações religiosas e de ordens militares.
São múltiplas as dificuldades de acesso à informação derivadas de:
não haver, por vezes, uma única designação, para a mesma instituição, há repetições e erros de designação: conventos e mosteiros surgem à
mistura com colegiadas, paróquias, cabidos e dioceses, dificultando a sua identificação.
arquivos de institutos religiosos não identificados. 3.2.4. Arquivos de instituições de assistência:
todos os que pertencem a instituições com carácter assistencial, públicos ou privados, sendo em maior número os de natureza eclesiástica, p. ex.: Confrarias e irmandades (organismos que associam a actividade religiosa à obra assistencial – albergarias, cruz vermelha, hospitais, creches, asilos, internatos).
3.2.5. Arquivos de família:
uma maioria destes arquivos provém de famílias de nobreza titulada, sendo muitas vezes usada a designação de “Casa de...” e não o nome da família. Outros vêm pelo nome de família ex.: VILHENA, D. Branca de. Existem arquivos de famílias nobres não tituladas, correspondendo o nome da casa à propriedade fundiária que a família detém ou ao local do edifício da habitação.
Casa de Bragança, Casa das Rainhas, casa do Infantado, etc são entendidas como organizações com carácter institucional, com uma administração própria.
3.2.6. Arquivos pessoais:
Arquivos resultantes da actividade de pessoas físicas, ordenadas alfabeticamente por último apelido como palavra de entrada. Ex.: SALAZAR, António de Oliveira; RIBEIRO, João Pedro; ORTIGÃO, Ramalho, etc.
Instrumentos de acesso à informação nos arquivos portugueses Os tipos documentais:
Têm em consideração as características dos documentos. Existem no entanto tipologias que dizem respeito ao suporte da informação (manuscritos, desenhos, cartografia, iconografia, etc), ou outros que se definem de acordo com a tipologia informacional (correspondência, cartas de exame, leis, etc), ou origem institucional (documentos da Chancelaria régia, documentos papais, etc)
Depois, como iremos verificar, no seminário de Crítica Textual, há modelos de análise documental que permitem determinar as principais categorias de documentos expedidos e recebidos pela administração central e local ao longo do tempo.
Pode um mesmo documento ter diferentes instrumentos de acesso? Pode:
quando um mesmo tipo documental tem várias entradas,
quando num mesmo instrumento são referenciadas diversas entidades detentoras.
BIBLIOGRAFIA:
RIBEIRO, FERNANDA (2003) – O ACESSO À INFORMAÇÃO NOS ARQUIVOS, VOLS. I E II,
LISBOA:FUNDAÇÃO CALOUSTE GULBENKIAN.
3.3. TIPOS E MODELOS DE BIBLIOTECAS
TIPOS
Consoante os objectivos, serviços e situação orgânica.
Cada biblioteca tem os seus objectivos e supõe diferentes fundos ou colecções.
Ao pessoal especializado compete organizar os fundos.
Existem autores que defendem a ideia de que existem diferentes bibliotecas mas não tipos diferentes de biblioteca. P/ ex.: biblioteca de presença e empréstimo, biblioteca de conservação e difusão, serviços bibliotecários especializados (bibliotecas infantis, de hospital, centros penitenciários...) e depósitos organizados de fundos especiais (cartotecas, fototecas, vídeotecas, etc)
3.3.1. Para Nuria AMAT NOGUERA há a distinguir:
Bibliotecas Nacionais
Características:
São bibliotecas patrimoniais, de conservação, de depósito legal, contém fundos de carácter geral.
São cabeça de sistema de bibliotecas de um país.
Detém funções de controlo bibliográfico e de disponibilidade das publicações. Reúnem grande variedade de colecções documentais.
São o tesouro bibliotecário mais importante de um país. Funções:
• Proceder à elaboração de uma biblioteca nacional,
• Reunir uma colecção ampla de obras estrangeiras e relativas ao país,
• Actuar como centro nacional de informação bibliográfica,
• Compilar catálogos colectivos,
Bibliotecas Públicas
Características:
Considerada a biblioteca no sentido tradicional do termo. Carácter geral dos fundos e utentes.
Destinam-se a difundir e fomentar a leitura em salas públicas ou mediante empréstimos temporários.
São marcadas pela conservação de colecções bibliográficas de singular importância e que constituem o património histórico de uma cidade ou de um país.
Funções:
• Reunir, organizar e oferecer uma colecção equilibrada de materiais bibliográficos, audiovisuais que permitam aos utilizadores melhorar a sua formação cultural.
• Promover a utilização dos fundos.
• Conservar e enriquecer o património bibliográfico.
• São depósito de pelo menos um exemplar das obras procedentes do depósito legal.
• Cooperar com outras bibliotecas públicas do Estado mediante intercâmbio de informação, coordenam as aquisições e empréstimos interbibliotecários.
Quer a UNESCO quer a IFLA (Federação Internacional de Bibliotecas Associadas) preocupam-se com o funcionamento das Bibliotecas de rede pública de todos os países. A UNESCO redigiu um manifesto sobre a Biblioteca Pública e a IFLA estabeleceu os critérios subjacentes aos serviços das Bibliotecas de rede Pública.
Bibliotecas de Centros Docentes
São subdivisíveis em Escolares e Universitárias Funções:
• Servir os membros da uma instituição docente, as 1ªs são parte integrante de uma instituição escolar e as 2ªs parte integrante de uma instituição de carácter superior.
• As Bibliot. Universitárias devem apoiar o programa de investigação e ensino da Universidade.
Bibliotecas Especiais
Tanto por fundos como por utilizadores.
Bibliotecas Parlamentares, Administrativas, de Reais Academias, Jurídicas, de Medicina, de Agricultura, etc.
Observações finais: as fronteiras entre os diferentes tipos de bibliotecas nem sempre são claras. Muitas vezes a Biblioteca Nacional é obrigada a cumprir funções de Biblioteca Universitária ou Pública. Outras tantas as Bibliotecas Públicas convertem-se em Bibliotecas Escolares e as Bibliotecas Universitárias (departamentais e de faculdades) podem e devem funcionar como Bibliotecas Especializadas.
3.3.2. Para SANTIAGO CARAVIA a tipologia é a seguinte:
Bibliotecas Gerais de Investigação – incluí três secções:
1- Bibliotecas Nacionais, 2- Bibliotecas Universitárias, 3- Bibliotecas Parlamentares
Característica comum: reúnem fundos gerais e de carácter científico 1- Bibliotecas Nacionais
Reúnem, conservam e difundem o património bibliográfico passado e presente de um determinado território.
São bibliotecas depositárias – recebem o que se imprime e edita no território ao abrigo do depósito legal = permite constituir a Bibliografia Nacional em curso. Interessa-lhes a bibliografia retrospectiva.
Cada Estado tem a sua biblioteca nacional ou uma por regiões de personalidade diferente (ex. Reino Unido, Espanha). Cada uma ocupa-se do território que cobre, ex.: Biblioteca Nacional da Região da Catalunha.
2. Bibliotecas Universitárias – na sua forma actual surgem no século XX. São de apoio à investigação e ensino nas Universidades.
Funcionam exclusivamente para a comunidade universitária, são um dos pontos essenciais na investigação de um país.
Compreendem sistemas de informação abertos e activos.
“A Biblioteca Universitária é aquela que deve reunir, organizar e difundir quanta documentação seja precisa para tarefas docentes, discentes e investigativas da comunidade universitária, oferecendo serviços que proporcionem a cobertura indispensável a todo o trabalho de investigação”. Obj.: Transformar informação em conhecimento
3. Bibliotecas Parlamentares
Compostas de bibliografia jurídica e política, excepção: Biblioteca do Congresso em Washington – para além de biblioteca parlamentar é a Biblioteca Nacional dos Estados Unidos.
Bibliotecas especiais
Não são universais os seus fundos, adquirem materiais de uma determinada área do saber ou um grupo de áreas do saber afins, ex.: Administração e Direito, Arte, Biomedicina, Ciências Sociais, etc.
Muitas vezes confundem-se com as bibliotecas dos centros de documentação universitárias.
Bibliotecas de Serviço ao Público em geral
Integram as Públicas, as infantis, as escolares, as hospitalares, as prisionais... 1. Bibliotecas Públicas
São bibliotecas com um fundo, independentemente do seu tamanho geral ou universal.
São centros que facultam informação sobre actividades, organização e serviços da comunidade onde se inserem, servem de apoio ao sistema educativo, ou são centros de aprendizagem e lazer independentes.
Tem serviços de consulta e empréstimo de fundos gerais para adultos e crianças. 2. Bibliotecas Escolares
Servem e apoiam os docentes e discentes da instituição com obras de referência (dicionários, atlas, enciclopédias), manuais escolares, e outros materiais de apoio (mapas, vídeos, slides...)
3. Bibliotecas Infantis, de hospitais e prisionais...
Servem unicamente um grupo de pessoas com especiais características. Para estas muitos autores reservam o conceito de Bibliotecas Especiais por oposição ao de Bibliotecas Especializadas (estas últimas especiais quanto aos fundos, mas não quanto aos utilizadores).
Conclusões gerais:
Qualquer biblioteca deve tomar a responsabilidade de desenvolver os serviços e as funções que lhe foram atribuídas dentro do sistema bibliotecário total.
Nos dias de hoje, o fundamental é a comunicação do conhecimento, ou seja, conservar e difundir a ciência e a cultura da e junto da comunidade que serve.
3.3.3. Bibliotecas Nacionais, Públicas, Universitárias, Centros de Documentação especializados e Bibliotecas escolares (infantis e juvenis)
Sobre as Nacionais e as Públicas (ver o que já se disse, são bibliotecas cujo conceito base foi até há pouco o de preservação e conservação, mais do que difusão da informação. São de depósito legal, são patrimoniais).
Tipos de Bibliotecas segundo a IFLA (Federação Internacional de Associações e Instituições Bibliotecárias)
Bibliotecas gerais de Investigação: B. Nacionais B. Parlamentares
B. Universitárias Outras Bibliotecas Bibliotecas Especiais: Administrativas
De Arte
De Biomedicina
De Geografia e mapas De ciência e Tecnologia De Ciências Sociais, ... Bibliotecas para todos: Públicas
Escolares
Para crianças (infantis) Para cegos
Hospitalares, ...
AS BIBLIOTECAS UNIVERSITÁTIAS, segundo a IFLA:
A IFLA definiu as funções deste e de outros tipos de bibliotecas. FUNÇÕES:
Promover a divulgação dos textos e fontes necessários aos programas dos cursos desenvolvidos,
Proporcionar meios básicos para a investigação,
Preparar alunos para a investigação (formação dos utilizadores, ensinar métodos de pesquisa),
Difundir a informação por Catálogos, Boletins de sumários, Novas aquisições, Serviços de referência e informação),
Permitir aos utilizadores o acesso a fontes externas de informação (Repertórios bibliográficos, Bases de dados, Catálogos de outras bibliotecas, Empréstimo interbibliotecas...)
Para cumprir estes objectivos/funções a Biblioteca deve: Ter um fundo documental suficiente,
Meios técnicos de exploração profissional do fundo,
Integrar-se com recursos bibliográficos de outros centros (Catalogação centralizada, cooperação bibliotecária...)
Integrar a biblioteca universitária na política administrativa e e educativa da Universidade.
MEIOS:
Estrutura do edifício e instalações,
Fundos bibliográficos (ensino geral, investigação, referência),
Serviços: de leitura e empréstimo (relativo a tipo de material e nº de utilizadores), Pessoal qualificado,
Espaço e equipamento, Recursos económicos.
Acesso a colecções externas: transmissão por fax, correio electrónico, por rede. O tratamento electrónico dos documentos:
- potencia o aproveitamento de recursos materiais e humanos;
- favorece a cooperação bibliotecária (Catálogos colectivos, aquisições, catalogação repartida, empréstimo...);
- permite a gestão optimizada dos recursos; - permite a adaptação de novas tecnologias e - implica a informatização.
Bases de dados recuperadas pelo ordenador – utilização de suportes ópticos: CD-Rom, Vídeos, micro-fichas, discos, etc.
Em Portugal a rede Porbase 5 funciona para as bibliotecas Públicas do Estado, existem também dois outros programas de rede o Docbase e Biliosoft.
Existem redes de Bibliotecas Universitárias em Espanha que permitem a Catalogação repartida, a Cooperação nas aquisições, a Circulação de documentos mediante o acesso a bases de dados bibliográficos comuns.
CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO ESPECIALIZADOS
Centros que trabalham à escala nacional num campo particular. Este tipo é dos mais adequados para responder ao pedido de informação. Destinam-se mais aos técnicos e profissionais do assunto de que retém documentação e também aos investigadores. Exs.: Instituto Nacional de Estatística...
São centros cujo conteúdo de materiais documentais que encerram são muito especializados e daí serem vocacionados para um tipo de utilizadores perfeitamente definível.
BIBLIOTECAS ESCOLARES (Infantis e Juvenis) Vd. o que já foi dito. BIBLIOTECA DE LIVRE ACESSO – o que é? como funciona?
O acesso ao documento é directo entre os livros e material não livro e o leitor, não há intermediários.
Conceito: Verdadeiro centro de informação geral da comunidade. Não tem por função a conservação, mas a difusão da informação que pode vir a transformar-se em conhecimento. Organizada de acordo com centros de interesse (matérias, conteúdos).
A colecção de consulta livre constituída por materiais modernos e gerais deve ser sempre de livre acesso, salvo se o tamanho ou limitação de espaço obrigue a colocá-la em depósito.
Geralmente mais adequada a colecções actuais.
Exige a organização dos fundos de forma sistemática, i. e., por grandes temas que se vão subdividindo do geral para o particular. Forma de classificação mais usual é a CDU – dentro dos grupos e subgrupos segue-se um critério de organização alfabética por nomes de autores e títulos. Aproxima-se da organização dos catálogos, pois para a sua localização e consulta o utilizador usa os mesmos pontos de acesso (temático por CDU e alfabético) que na consulta dos catálogos.
Exige maior espaço que as colecções de consulta situadas em depósitos, típicas das bibliotecas clássicas e tradicionais ou mais antigas (Bibliotecas Nacionais, Públicas...)
As colecções especiais e antigas podem correr sérios riscos se forem colocadas em livre acesso. Por isso, em casos especiais compreende-se a restrição do acesso a determinados materiais-tipo.
O livre acesso estabelece-se em função do tipo de materiais, do espaço disponível e dos utilizadores.
Características:
Todos os materiais, independentemente do suporte (livro e não livro), sobre um mesmo assunto devem situar-se nas imediações para efeitos de rentabilização do tempo de consulta/pesquisa da informação e melhor difusão da mesma.
O serviço de formação do utilizador nas Bibliotecas Universitárias deve orientar-se no sentido de fornecer elementos que possibilitem a melhor utilização do sistema de livre acesso e a aquisição de adestramento sobre uso de bibliotecas e metodologias de investigação.
* * * *
3.4. MODELOS DE BIBLIOTECAS segundo a organização e disposição dos fundos e serviços
3.4.1. MODELO TRADICIONAL
Existe um protótipo de bibliotecas públicas caracterizado pela organização dos distintos serviços em zonas diferentes e compartimentadas. Organiza os fundos de acordo com os suportes e formas em que se apresentam (livros, monografias, periódicos, material audiovisual,...)
Os serviços e fundos organizam-se em torno dos seguintes espaços:
Zona de entrada: serviços de guarda roupa, recepção, controlo, mostrador de informações.
Secção infanto-juvenil: com uma zona de empréstimo e outra de leitura equipada com mesas e cadeiras. Mais um espaço para realização de actividades.
Sala de leitura e consulta: o coração da biblioteca. Contém a colecção de referência e consulta e serviço de informação bibliográfica. Locais de leitura.
Secção de empréstimo: com estantes que contém a colecção de obras de empréstimo, normalmente não dispõe de assentos e postos de leitura.
Hemeroteca: zona de publicações periódicas, diários, boletins... que se recebem na biblioteca. Dotada de assentos e postos informais de leitura.
Secção de audiovisuais: organizada por zonas, fonoteca, com documentos sonoros e postos de audição individuais, vídeoteca, com a colecção de vídeos, com postos de visão individual e colectiva. Completa esta zona a área de controlo e de empréstimo.
Sala de investigadores- sala de fundo local: Consoante as bibliotecas estas zonas podem situar-se num local distinto ou ocupar uma zona dentro da sala de leitura geral. Destinam-se à consulta do fundo antigo.
Sala de exposições e realização de actividades: Podem reunir-se numa sala de uso polivalente.
3.4.2. BILIOTECA INTEGRADA
Este modelo está ligado a um conceito diferente do anterior, pelo modo como organiza os fundos considerados como um todo, o que interessa para os dividir e organizar é o conteúdo (não a forma ou o tipo de suporte).
Por isso este modelo de biblioteca integra os distintos tipos de fundos e apresenta-os ao utilizador como um todo. O ponto central em torno do qual gira toda a organização dos fundos é a temática ou conteúdo.
Estão reunidos num mesmo local obras de consulta, obras de empréstimo, publicações periódicas e materiais audiovisuais e informáticos que tratem do mesmo assunto ou tema.
Os princípios em que assenta a Biblioteca Integrada são os seguintes:
1- O utilizador interessado num tema o que pretende é obter informação vasta sobre esse tema independentemente da forma ou suporte em que se apresenta;
2- As informações contidas em diferentes suportes complementam-se. Por exemplo a informação contida num livro de arte pode complementar-se com diapositivos ou um vídeo sobre o pintor X.
3- É muito mais cómodo e eficaz para o utilizador interessado num tema encontrar tudo o numa mesma zona que ter que procurar através das diferentes secções segundo o modelo da biblioteca tradicional.
Nesta biblioteca não existe uma organização por secções. Mantém-se, no entanto, a zona de leitura da imprensa, com periódicos e revistas de informação geral, a zona de referência (dicionários, enciclopédias gerais, anuários, guias, directórios...). Porém, estas zonas não se organizam em espaços compartimentados.
Os materiais específicos, não emprestáveis, as publicações periódicas de temática específica, os livros de empréstimo, os audiovisuais e outros suportes, apresentam-se numa mesma zona organizados segundo a temática do seu conteúdo e de acordo com os critérios de classificação geral da biblioteca.
Não existe uma sala de leitura e consulta tradicional, equipada com mesas e cadeiras, estas últimas encontram-se espalhadas por todo o espaço em pequenas zonas destinadas à leitura e consulta. Ex. FLUP
3.4.3. BIBLIOTECA TRIPARTIDA
Este conceito de biblioteca desenvolveu-se na Alemanha, em Münster, nos começos dos anos 70, e vai buscar o nome à forma de organização dos fundos.
Se por um lado a biblioteca convencional se distingue quanto á forma de acesso aos fundos duas grandes zonas, uma de livre acesso outra de depósito, a biblioteca tripartida, ou biblioteca em três partes organiza os fundos por três zonas e estabelece distintas formas de acesso para cada uma delas.
A forma de organização dos fundos gira em torno do utilizador, que se considera a razão de ser da biblioteca.
Permite oferecer ao utilizador três níveis de acesso distintos, de acordo com as diferentes necessidades e tipos de fundos que se trate.
Incluí uma terceira zona, de livre acesso, com características diferentes das da convencional/tradicional.
Os três sectores que constituem a biblioteca:
1. Zona de depósito (semelhante à biblioteca tradicional), de acesso indirecto
através do catálogo. Contém as obras de menor uso da biblioteca, ocupa um
espaço menor no seio da biblioteca.
2. Zona intermédia – corresponde ao livre acesso da biblioteca pública ou convencional. Detém os fundos de distintas matérias, organizados segundo uma classificação sistemática que a biblioteca siga, os fundos de literatura de criação, ordenados alfabeticamente por nome de autor. A estes fundos acede-se de forma directa, consultando as estantes, ou de forma indirecta através dos catálogos.
Estes fundos ocupam um lugar intermédio, nomeadamente no que respeita à acessibilidade, forma de organização e lugar físico que ocupam.
3. Zona de entrada – sector de maior novidade e actualidade. Oferece os fundos que pretendem despertar o interesse e curiosidade do utilizador e a organização não segue os critérios da classificação sistemática, nem uma organização alfabética por autores, mas a apresentação procura responder aos interesses do utilizador de forma fácil, flexível e rápida.
O conceito que preside é o de se tratar de uma zona com carácter experimental e flexível. Os fundos não estão em estantes, mas em diferentes tipos de expositores, mesas, etc..., de uma maneira informal, organizados por centros
Falámos de 3 modelos de biblioteca de acordo com as formas de organização e disposição dos fundos e serviços, mas isto não quer dizer que existam em estado puro, mas há uma forte possibilidade de existirem em maior número desenvolvimentos intermédios ou mistos.
Como sabemos, a existência de uma zona de livre acesso é cada vez mais frequente nas bibliotecas públicas, sem que tenham adoptado um modelo de biblioteca tripartida.
Por outro lado, alguns dos actuais conceitos de biblioteca, por exemplo a biblioteca de informação ou biblioteca orientada para o utilizador, adaptam e combinam distintas formas de organização e apresentação dos fundos e serviços consoante as conveniências do utilizador.
BIBLIOGRAFIA:
- AMAT NOGUERA, NURIA (1985) – LA BIBLIOTECA. TRATADO GENERAL SOBRE SU ORGANIZACIÓN, TÉCNICAS Y UTILIZACIÓN.BARCELONA:SCRIPTA.
- DOMÍNGUEZ SANJURJO, Mª R. (1996) – NUEVAS FORMAS DE ORGANIZACIÓN Y SERVICIOS EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA,GIJÓN:TREA.
-SANTIAGOCARAVIA(1995)–LA BIBLIOTECA Y SU ORGANIZACIÓN,GIJÓN:TREA. TÉCNICOS AUXILIARES DE BIBLIOTECA (1996),MADRID:UNIVERSIDAD COMPLUTENSE.
Aula nº 4
IIPARTE - GESTÃOEPLANIFICAÇÃODEUNIDADESDOCUMENTAISEM
CIÊNCIASDAINFORMAÇÃOEDADOCUMENTAÇÃO
1. AS PRINCIPAIS ACTIVIDADES DO GESTOR DE UNIDADES DOCUMENTAIS: PLANIFICAR,
GERIR E AVALIAR
1.1. O PROCESSO DE GESTÃO E PLANIFICAÇÃO
1.1.1. ESTABELECIMENTO DE ESTRATÉGIAS E PLANIFICAÇÃO
1.1.2. MISSÃO E OBJECTIVOS DA ORGANIZAÇÃO
1.1.3. ORGANIZAÇÃO E SELECÇÃO DAS FONTES DE INFORMAÇÃO
1.1.4. SERVIÇOS DE TRATAMENTO TÉCNICO DA INFORMAÇÃO
1.1.5. AQUISIÇÃO. CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO, ORDENAÇÃO
1.1.6. CRIAÇÃO DE CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS
1.1.7. MANUTENÇÃO E GESTÃO DOS SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
GESTÃO DE PROJECTOS EM CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Actividades dos profissionais de Ciências da Informação e Documentação
Para que serve a planificação?
obter maior rendimento e fazer frente às crescentes necessidades de informação.
Normas internacionais são fundamentais porque indicam os níveis mínimos e máximos de gestão e prestação de serviços de informação com qualidade, p. ex.: Normas ISO 9000, 9001
ferramentas de gestão documental Norma ISO 9000 – gestão da qualidade nas organização e condições para a assegurar, considerando que os factores essenciais são:
qualidade dos serviços ou produtos,
melhoramento da qualidade de forma sistemática, eficácia, método e sistema,
satisfação dos requisitos dos clientes ou utilizadores Norma ISO 9001- sistemas de gestão da qualidade.
Normas ISO sobre processos de ciclo de vida de software, sobre gestão da qualidade, segurança, etc.
Ver também a NP 4438 http://normasiso9000uch.htm
os diferentes países redigiram documentos que definem as metas de qualidade dos serviços de informação em unidades de documentação
A planificação permite a racionalização do funcionamento dos serviços, pois implica o estabelecimento de metas e prioridades, introduz modernas técnicas de gestão.
1.1.1. Estabelecimento de estratégias e planificação
1.Análise da organização interna – conhecer e descrever a estrutura formal e o funcionamento interno da organização; recursos disponíveis – humanos, económicos e infra-estruturais, etc. Descrição da situação actual (documentos, critérios de selecção, análise documental, fluxos de informação, processos de transferência da informação, etc). Identificação das necessidades – o motor que move os projectos. Estabelecer prioridades e hierarquizá-las. Permite conhecer as necessidades dos utilizadores.
Análise externa – inclui o conhecimento de outras experiências externas, por revisão
bibliográfica, por exemplo. 2.Definição do projecto
Em função das informações provenientes da análise interna e externa descreve-se o projecto, formulam-se os seus objectivos que devem ser realistas, concretos e compatíveis entre si.
O que se pretende melhorar?
Que aspectos têm maior relevância: tecnológicos ou metodológicos? O que será alterado depois de aplicado o projecto de melhoramento? Precisar o alcance e conteúdo do projecto
3.Desenho e planificação de novos serviços
Este serve para resolver as dificuldades patenteadas na concretização do projecto. Descreve a estrutura, funcionamento, partes componentes e respectivas inter-relações. Concebe soluções para as necessidades patenteadas. Ajusta o desejo do projecto às limitações da organização.
P. ex.: consultas de informação de referência por um formulário web; novos produtos (digitalização de um documento ou fundo histórico); criar bases de dados com serviços gratuitos e on line.
O desenho do projecto tem em conta aspectos metodológicos (em função das características do projecto se adoptará um método)
Aspectos documentais – pensar como organizar os documentos que fazem parte do sistema de informação documental (técnicas de tratamento, linguagens documentais, etc) para facilitar o acesso à informação pelos utilizadores.
Aspectos tecnológicos: programa e sistema informático a utilizar.
Aspectos legais: ter em conta o respeito pelos direitos de autor (lei da propriedade intelectual, protecção de dados pessoais) que colide não raras vezes com o acesso e disponibilização dos documentos.
4.Planificação (aperfeiçoamento das técnicas)
- especificar tarefas, custos económicos e necessidades de pessoal dar reposta às necessidades dos utilizadores
a introdução de novos serviços e produtos obrigou ao melhoramento das técnicas de gestão de projectos (desenho, planificação e execução) O resultado desta fase é a o PLANO DO PROJECTO (contemplando os
custos e tempo previsto para implementação). O que é e para que serve um Project management?
É uma actividade multidisciplinar que exige a intervenção de uma equipa com elementos de gestão de qualidade, psicologia, organização, gestão económica, informática, etc.
Nesta área os projectos têm um carácter marcadamente tecnológico, necessitam da utilização de meios informáticos para se concretizarem.
Todos os manuais conhecidos e reputados sobre gestão de projectos nesta área, p. ex.: Barbara ALLAN - Project management: tools and techniques for today’s ILS Professional, Londres: Facet, 2004.
Todos têm como objectivos:
conhecer em detalhe as características, as fases e a estrutura dos programas de informação e documentação;
expor os principais objectivos, métodos, técnicas de recolha de dados; apresentar as principais bases de financiamento.
O que é um projecto?
Um projecto é toda a actividade que se destaca para sair da actividade quotidiana de uma organização. Os projectos nascem da constatação de uma deficiência ou problema na organização, que condiciona o seu funcionamento.
Os projectos são elaborados no sentido de ultrapassar as carências ou mau funcionamento, pode também resultar da necessidade de mudar algo para se adaptar a novas condições e contextos.
A origem de um projecto deve-se à existência de um problema ou à detecção de uma necessidade.
Ex: informatização de determinados procedimentos, criação de bases de dados, mudança ou adaptação de edifício, reorganização interna, criação de um novo serviço. Todos relacionados com a facilitação do acesso ou difusão da informação e documentação.
Definições de projecto:
“Conjunto de tarefas para atingir um objectivo”. PUIG, 1994:10.
“Actividade que não se encontra dentro do normal funcionamento de um sistema, que tem um princípio e um fim”. OSBORNE, 2000: 187.
“É uma empresa ou actividade única que tem um princípio e um fim conduzida por pessoas e que pretende alcançar objectivos estabelecidos dentro dos parâmetros de custo, calendário e qualidade”. DINSMORE, 1984: 10.
Características gerais dos projectos:
orientados de acordo com um objectivo,
o objectivo é um benefício que não é necessariamente económico, tem um carácter único, singular, fora do normal funcionamento da
organização,
são finitos (princípio e fim), este distingue o projecto de uma actividade de rotina, diária/constante,
exigem planificação, realização coordenada de um conjunto de actividades.
As operações rotineiras e diárias não fazem parte da gestão de projectos, mas da
gestão de operações. Nestas encontram-se, p. ex.: consultas a bases de dados,
Estrutura de um projecto em Ciências da Informação • Análise
• A) Análise interna Análise da organização Descrição da situação actual Identificação das necessidades
• B) Análise externa
Condicionantes sócio-económicas
Características da população-alvo (potenciais utilizadores)
• Definição Descrição Objectivo geral Objectivos específicos • Desenho Aspectos metodológicos Aspectos documentais Aspectos tecnológicos Aspectos legais • Planificação
Especificação das tarefas ou actividades Organização lógica das tarefas
Previsão dos recursos humanos Previsão dos recursos tecnológicos Previsão dos recursos económicos
• Execução Controlo e seguimento A equipa do projecto Avaliação Difusão e promoção Documentação
Relatório e avaliação das actividades desenvolvidas
Este representa o ciclo de vida de um projecto (cinco passos). 1. Análise – faz o diagnóstico dos problemas e traça objectivos 2. Definição – define os objectivos gerais e específicos
3. Desenho – apresentação do modelo conceptual 4. Planificação – previsão de tarefas
5. Execução – controlo do desenvolvimento das actividades do projecto
O ciclo de vida de um projecto hoje é considerado interactivo e não linear, mais em espiral. A interdependência entre as fases de elaboração e concretização do projecto. Vd. ABADAL FELGUERAS, Ernest (2004) – Gestión de proyectos en información y documentación, Gijón: Trea. (Biblioteca da UFP)
Exemplos de projectos na vizinha Espanha:
Arquivos Espanhóis em Rede
Organização: Ministério da Cultura
Objectivos: Difundir os conteúdos culturais dos arquivos espanhóis, uma espécie de ciber estratégia para ligar os arquivos com as Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC). Serviço público acessível a todos que promove práticas de conservação e difusão do património cultural.
1.1.2. Missão e objectivos da organização
Do tipo de organização depende em boa parte a função respectiva. Para as Bibliotecas Públicas veja-se o Manifesto IFLA UNESCO de 1994, p. exemplo, que estabelece os requisitos base a que devem dar resposta este tipo de organizações. Facilitar o acesso à informação, educação, cultura e lazer.
O mesmo se passa com os Arquivos, e designadamente com os mais recentes projectos datados de 1995 que se propõem apoiar técnica e financeiramente o estabelecimento de uma rede de Arquivos Municipais, preservando o património documental e tornando-o acessível ao investigador e utilizador.
1.1.3. Avaliação e selecção das fontes de informação
O planeamento dos serviços de arquivo e de biblioteca implica uma selecção criteriosa das fontes de informação. É fundamental ter em conta o contexto de funcionamento, o tipo de documentos recebidos e produzidos e o tipo de unidades documentais em presença.
Proceder a uma análise da situação, ao diagnóstico dos problemas para depois estabelecer um programa/projecto de tratamento documental (análise das necessidades).
A análise das necessidades é um instrumento de gestão das unidades, que permite efectuar uma avaliação do ponto da situação de um organismo e dos documentos que ele gere, permite diagnosticar os problemas.
Faz também o diagnóstico dos recursos humanos, materiais e financeiros.
Dentro do tratamento arquivístico existem determinadas funções. Estas compreendem operações que se englobam dentro da Organização dos Fundos de Arquivo, tais como: Identificação e inventário dos documentos, a avaliação e a classificação. Compreendem três tarefas: ordenação, descrição e instalação. Exige competência científica e profissional: conhecimento profundo da instituição ou pessoal que gere os arquivos.
A avaliação é o núcleo da arquivística. Define documento-conteúdo e informação-conteúdo sobre os quais intervém o arquivista.
A criação, a aquisição, a classificação, a descrição, a difusão e a conservação dos arquivos estão dependentes das decisões tomadas na sequência da avaliação.
O arquivista deve proceder a uma grelha de avaliação na qual alicerça a sua decisão sobre a matéria. Nela devem conter o calendário dos ciclos de vida dos documentos de modo a racionalizar a conservação.
O mesmo se pensa a respeito da organização dos materiais que estão presentes numa Biblioteca e que têm que obedecer a um processo de tratamento que passa pela selecção, aquisição, actualização, registo, carimbagem, catalogação e indexação.
A exigência do conjunto de operações ou tarefas que se designa por (Tratamento
técnico, seja arquivístico ou bibliotecário), tem como função principal a
conservação e organização, tornando os materiais acessíveis, manejáveis e úteis para os diversos fins a que se destinam.
1.1.4. Serviços de tratamento técnico da informação Nos Arquivos é importante reforçar que:
A Arquivística assenta em 3 bases: o princípio de proveniência, a noção de fundo e o ciclo de vida do documento e/ou as três idades (arquivo corrente, intermédio e definitivo). Apesar de tudo, hoje impera a visão sistémica de arquivo, i.e., os documentos mantém uma relação ou elo uns com os outros, não há divisões estanques.
A organização arquivística tem que respeitar o princípio da proveniência que constituí a base teórica que determina todas as operações arquivísticas. Este princípio funciona na organização e tratamento dos arquivos, independentemente da origem, idade, suporte ou natureza, pois é ele que garante a constituição da unidade base em arquivística = fundo de arquivo.
Princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência não devem ser misturados com os de outra proveniência devendo ser conservados segundo a sua ordem primitiva. Cada documento deve ser colocado no fundo de onde provém. Este garante a ordem administrativa que preside à organização dos documentos nas unidades que estes devem conservar e o valor testemunhal que alguns arquivos/documentos contém. Meio de garantir a integridade administrativa dos arquivos. Melhora a recuperação da Informação
