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Gestão e preservação de documentos

Os primeiros suportes materiais de informação foram as tabuinhas de argila, o papiro, o pergaminho, o papel até chegar à era do disco óptico. Foram os avanços técnicos e científicos que permitiram a passagem do oral ao escrito e do escrito/impresso ao digital. A gravação da informação permite não só a sua permanência como oferece maiores possibilidades de ser difundida.

Assim como para uma certa intelectualidade da Antiguidade Clássica grega se verifica uma manifestação de oposição ao registo escrito – ao livro -, porque se acreditava que isso seria uma forma de limitar e abreviar o saber autêntico; hoje poderá observar-se igualmente, por parte de alguns sectores, maior ou menor resistência em relação à difusão digital da informação. Platão escreveu no Fedro que a escrita era incapaz de transmitir a ciência (para ele a escrita não constituía ciência, pois no momento em que o leitor interrogar o texto este não poderá responder. De facto, o documento escrito só conserva palavras, escapando-lhe toda a actividade de pensamento). Porém, este facto reporta-se a uma determinada época histórica, em que a oralidade, a dialéctica, a palavra viva constituiam a base de discussão e aclaração de ideias.

Pierre Lévy (1998) explica o passo que supõe a passagem da cultura oral à escrita. A escrita permite conhecer mensagens de pessoas situadas a milhares de Km e a longo tempo de distância. Na cultura oral teríamos que compartilhar o mesmo espaço e o mesmo tempo. Nestas sociedades, onde impera o oral, o escrito necessitava de uma espécie de um intérprete para todas aquelas pessoas que não soubessem ler nem escrever. O acesso à informação do documento escrito não era directo.

A imprensa trouxe consigo a possibilidade de realização de múltiplas cópias e a oferta de maior variedade de produtos culturais de tipo textual. Durante séculos (desde o séc. XV ao final do século XX), o documento impresso foi a principal forma de difusão e expansão da cultura e informação.

Em 1935, José Ortega y Gasset chamava a atenção para este facto ao dizer que vivíamos numa selva de livros. Expressão que remete para o excesso de (re)produção editorial e que dificultava, segundo este autor, a assimilação de tudo aquilo que o intelectual teria que ler. Dentro desta selva de livros e documentos encontram-se muitos inúteis e redundantes. A missão do bibliotecário, era já na altura, a de se assumir como um guia ou “domador” de

informação para orientar os leitores entre o caos documental/informacional. Ou seja, terá sido um dos primeiros autores a alertar para a necessidade de proceder a uma tratamento da informação, convertendo-a em metainformação.

Com o digital não há limitação espacio-temporal de acesso à informação e ao documento, aumentando as possibilidades de reprodução simultânea de informação credível e séria e da outra («lixo» informacional).

Hoje impera a o conceito de difusão da informação proporcionado pelo avanço e incremento da utilização das TIC desde a década de 70. A chamada revolução tecnológica fez surgir os novos sistemas de informação que recorrem à informática e às telecomunicações de forma conjunta e coordenada. As bases de dados em linha e o videotexto foram os primeiros expoentes da era de informação digital.

Por seu lado, com o crescimento quantitativo das fontes de informação, o papel deixou de ter a primazia como suporte e portador de cultura para surgirem novos suportes documentais, mais duráveis e manipuláveis, permitindo ligações hipertextuais.

3.1. Serviços de reprodução e conservação preventiva

Estes serviços estão muito dependentes do formato digital. No sentido de conciliar a expansão do livre acesso com as necessidades de conservação dos materiais e da informação neles contida assistimos a um forte incremento nos centros de documentação do formato digital. O que se impõe é gerir e armazenar de forma conjunta todo e qualquer tipo de informação.

Quase todos as instituições se preocupam com a aquisição de equipamento para prover às necessidades neste âmbito, avançando com a digitalização de fundos ou materiais em risco. O digital para além de garantir a conservação da informação permite a consulta simultânea por parte de um conjunto alargado de utilizadores; ou seja, multiplica por muitos as possibilidades de acesso simultâneo e universal à informação, diminuindo as possibilidades desta se perder ou danificar.

É cada vez mais frequente ver-se um documento em rede, assim como entrar em unidades de documentação que dispõem de uma sala de leitura em micro-formas, formato digital ou mesmo em videotexto.

3.2. Microformas e digitalização – os documentos e sistemas de

informação digital

Conforme vimos. até inícios da década de 70, os produtos de informação digital existentes mantinham-se diferenciando-se dos impressos. A indústria digital era um serviço de transformação que actuava sobre os documentos, mas não estava ainda verdadeiramente implantada. Por outro lado, o sector da informação digital estava essencialmente vocacionado para facilitar o acesso à informação retrospectiva, não publicando com frequência informação de actualidade. Por outro lado, ainda não tinha abraçado alguns produtos culturais, tais como livros e revistas.

Nos finais da década de 80 e princípios da de 90 o incremento da edição de fontes de informação digital de primeira mão começa a ser prática corrente e abrange um número cada vez mais alargado de matérias de diferente proveniência. Inicialmente usavam-se bases de dados completas no campo da legislação e da imprensa diária (o multimédia e o multimédia interactivo). Hoje, o sector da informação digital abrange não só a informação secundária, mas também a primária (publicação de livros, revistas, imprensa diária, etc). Estamos perante a abertura de um mercado de edição electrónica.

• Tipologia (produtos de informação digital) Tipologia dos produtos de informação digital

1 -Bases de dados – os primeiros produtos de informação digital e electrónica (há cerca de 30 anos).

Uma base de dados é um conjunto de informação estruturada, com um conteúdo textual e alfanumérico, gravada em suporte digital, que dispõe de um programa informático que facilita a recuperação e permite a gestão automática de grandes volumes de informação.

As bases de dados podem classificar-se segundo critérios:

- de acordo com a informação que contém (referenciais ou fonte) - a matéria que tratam (economia, medicina…)

- produtor que as cria (público ou privado) - idioma.

Sectores de procura de bases de dados: - ciência e técnica,

- as bases de dados de informação geral (dirigidos ao público em geral – meteorologia, desporto, espectáculos, correio electrónico, transferência de dados, etc)

2 – Livros

Principal meio de difusão cultural. Os livros digitais ou os e-books distribuem-se por:

- disco-óptico (obras de referência, livro infantil, livros de conhecimentos, etc).

- Impressão dependente da procura – para obras esgotadas e para as quais não é rentável fazer uma impressão.

- Consulta em linha – o livro encontra-se numa página web onde se pode consultar de forma gratuita ou sob pagamento prévio.

- descarga produzida por vontade de um leitor de um livro digital

3 – Revistas especializadas – científicas ou técnicas e outras de interesse global. Exigem um público especialmente preparado, com distribuição rápida e barata.

4- Imprensa

Um dos sectores que usa com maior êxito e profusão a distribuição digital dos conteúdos. As edições correntes da imprensa de massas orienta-se para a distribuição em linha web, tomando como referência as mesmas notícias dos periódicos e que a imprensa escrita publicou. A existência de conexões hipertextuais dentro do mesmo periódico, o que quer dizer que as notícias contém botões que conectam certas palavras com outros documentos ampliando consideravelmente o contexto de explicação.

Quase todos os periódicos do mundo dispõem de versões em linha através da Internet.

4 – Informação corporativa e institucional

Portais usados para divulgar as mais diversas organizações, Universidades, Arquivos, Bibliotecas. Uma maioria dos produtores deste tipo de informação é ainda ocupada pelos organismos de administração pública e algum sector privado. Objectivos dar a conhecer a empresa e organização ao consumidor, persuadindo-o a comprar os seus produtos ou a procurá-los.

Problemas e questões que se levantam com as publicações digitais Direitos de autor e propriedade intelectual –

A legislação alerta para as questões da preservação dos direitos de autor económicos e morais, sobre a obra impressa, o uso da cópia da obra para fins educativos e particulares ou de investigação.

Não existe legislação sobre publicações digitais. A União Europeia está a elaborar uma directiva sobre a questão.

Duas facções opostas:

Por um lado, o utilizador que pretende que se estendam as regras praticadas sobre o material impresso, dizendo que é apenas necessário uma adaptação ao digital

Por outro, os editores que pretendem que se constitua um outro padrão legislativo para proteger a gestão dos direitos de autor. Estes são pelo pagamento da utilização dos documentos digitais em função do uso, o que supõe uma alteração radical relativamente ao praticado sobre o documento impresso, já que o utilizador deixa de ser proprietário de uma cópia que pode usar tantas vezes quantas queira para se converter num utilizador que paga o serviço tantas vezes quantas o utilize. É o modelo dos canais de televisão por cabo ou codificados, denominado pago por visão. Os utilizadores pensam que este modelo virá dificultar ainda mais o acesso, já de si, muito restrito, à cultura e à informação para a maioria da população.

Publicações do futuro: documento impresso ou digital? Vantagens do documento digital:

Recuperação da informação, Interactividade, Informação multimédia, Actualização, Densidade, Acessibilidade

Desvantagens do documento digital:

Mediatização, necessita de um equipamento intermédio para aceder ao conteúdo,

Ergonomia da leitura

Diversos sistemas de consulta

Uma das vantagens da publicação digital é permitir o acesso selectivo à informação, graças à existência de um sistema de recuperação da informação (linguagem de interrogação, ligações hipertextuais ou menus). O utilizador pode seleccionar somente uma parte do documento, aquela que mais lhe interessar. A publicação digital é recuperável. A interactividade permite o estabelecimento de um diálogo entre o utilizador e o sistema de informação

Por seu lado, no livro impresso a recuperação da informação baseia-se em índices analíticos, que são de difícil elaboração, dispõe de entradas mais limitadas, não permitem a combinação de termos, nem a formulação de perguntas complexas. O livro permite um acesso directo à informação., é fácil transportá-lo e lê-lo em qualquer parte. A leitura é mais lenta, intensiva.

As publicações digitais estão mediatizadas. Obrigam ao conhecimento dos diferentes sistemas de consulta e a uma rápida adaptação do utilizador, pois existe uma grande variedade de interfaces de consulta e de programas de recuperação da informação O utilizador tem de apreender os diferentes sistemas de edição dos documentos e sistemas digitais.

Em resumo: no futuro a complementaridade dos recursos e sistemas de informação trará mais vantagens para o utilizador do que a exclusividade de um só.

3.3. Serviço multimédia e Internet

As redes de comunicação, as autoestradas de informação obrigam à criação de infraestrutruras que possibilitem o acesso à informação por parte das empresas, escolas, centros culturais, etc. As ligações por rede permitem que o cidadão tenha acesso à informação quando e onde quiser. Ora isto, implica a criação e disponibilização de novos serviços ao utilizador. As formas de consulta, por seu lado, tem também que ser normalizadas e simplificadas para que o utilizador comum possa aceder à informação.

ABADAL FELGUERAS, Ernest (2001) – Sistemas y servicios de información digital, Gijón: Trea.

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