através do catálogo. Contém as obras de menor uso da biblioteca, ocupa um
espaço menor no seio da biblioteca.
2. Zona intermédia – corresponde ao livre acesso da biblioteca pública ou convencional. Detém os fundos de distintas matérias, organizados segundo uma classificação sistemática que a biblioteca siga, os fundos de literatura de criação, ordenados alfabeticamente por nome de autor. A estes fundos acede-se de forma directa, consultando as estantes, ou de forma indirecta através dos catálogos.
Estes fundos ocupam um lugar intermédio, nomeadamente no que respeita à acessibilidade, forma de organização e lugar físico que ocupam.
3. Zona de entrada – sector de maior novidade e actualidade. Oferece os fundos que pretendem despertar o interesse e curiosidade do utilizador e a organização não segue os critérios da classificação sistemática, nem uma organização alfabética por autores, mas a apresentação procura responder aos interesses do utilizador de forma fácil, flexível e rápida.
O conceito que preside é o de se tratar de uma zona com carácter experimental e flexível. Os fundos não estão em estantes, mas em diferentes tipos de expositores, mesas, etc..., de uma maneira informal, organizados por centros
Falámos de 3 modelos de biblioteca de acordo com as formas de organização e disposição dos fundos e serviços, mas isto não quer dizer que existam em estado puro, mas há uma forte possibilidade de existirem em maior número desenvolvimentos intermédios ou mistos.
Como sabemos, a existência de uma zona de livre acesso é cada vez mais frequente nas bibliotecas públicas, sem que tenham adoptado um modelo de biblioteca tripartida.
Por outro lado, alguns dos actuais conceitos de biblioteca, por exemplo a biblioteca de informação ou biblioteca orientada para o utilizador, adaptam e combinam distintas formas de organização e apresentação dos fundos e serviços consoante as conveniências do utilizador.
BIBLIOGRAFIA:
- AMAT NOGUERA, NURIA (1985) – LA BIBLIOTECA. TRATADO GENERAL SOBRE SU ORGANIZACIÓN, TÉCNICAS Y UTILIZACIÓN.BARCELONA:SCRIPTA.
- DOMÍNGUEZ SANJURJO, Mª R. (1996) – NUEVAS FORMAS DE ORGANIZACIÓN Y SERVICIOS EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA,GIJÓN:TREA.
-SANTIAGOCARAVIA(1995)–LA BIBLIOTECA Y SU ORGANIZACIÓN,GIJÓN:TREA. TÉCNICOS AUXILIARES DE BIBLIOTECA (1996),MADRID:UNIVERSIDAD COMPLUTENSE.
Aula nº 4
IIPARTE - GESTÃOEPLANIFICAÇÃODEUNIDADESDOCUMENTAISEM CIÊNCIASDAINFORMAÇÃOEDADOCUMENTAÇÃO
1. AS PRINCIPAIS ACTIVIDADES DO GESTOR DE UNIDADES DOCUMENTAIS: PLANIFICAR,
GERIR E AVALIAR
1.1. O PROCESSO DE GESTÃO E PLANIFICAÇÃO
1.1.1. ESTABELECIMENTO DE ESTRATÉGIAS E PLANIFICAÇÃO
1.1.2. MISSÃO E OBJECTIVOS DA ORGANIZAÇÃO
1.1.3. ORGANIZAÇÃO E SELECÇÃO DAS FONTES DE INFORMAÇÃO
1.1.4. SERVIÇOS DE TRATAMENTO TÉCNICO DA INFORMAÇÃO
1.1.5. AQUISIÇÃO. CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO, ORDENAÇÃO
1.1.6. CRIAÇÃO DE CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS
1.1.7. MANUTENÇÃO E GESTÃO DOS SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
GESTÃO DE PROJECTOS EM CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Actividades dos profissionais de Ciências da Informação e Documentação
Para que serve a planificação?
obter maior rendimento e fazer frente às crescentes necessidades de informação.
Normas internacionais são fundamentais porque indicam os níveis mínimos e máximos de gestão e prestação de serviços de informação com qualidade, p. ex.: Normas ISO 9000, 9001
ferramentas de gestão documental Norma ISO 9000 – gestão da qualidade nas organização e condições para a assegurar, considerando que os factores essenciais são:
qualidade dos serviços ou produtos,
melhoramento da qualidade de forma sistemática, eficácia, método e sistema,
satisfação dos requisitos dos clientes ou utilizadores Norma ISO 9001- sistemas de gestão da qualidade.
Normas ISO sobre processos de ciclo de vida de software, sobre gestão da qualidade, segurança, etc.
Ver também a NP 4438 http://normasiso9000uch.htm
os diferentes países redigiram documentos que definem as metas de qualidade dos serviços de informação em unidades de documentação
A planificação permite a racionalização do funcionamento dos serviços, pois implica o estabelecimento de metas e prioridades, introduz modernas técnicas de gestão.
1.1.1. Estabelecimento de estratégias e planificação
1.Análise da organização interna – conhecer e descrever a estrutura formal e o funcionamento interno da organização; recursos disponíveis – humanos, económicos e infra-estruturais, etc. Descrição da situação actual (documentos, critérios de selecção, análise documental, fluxos de informação, processos de transferência da informação, etc). Identificação das necessidades – o motor que move os projectos. Estabelecer prioridades e hierarquizá-las. Permite conhecer as necessidades dos utilizadores.
Análise externa – inclui o conhecimento de outras experiências externas, por revisão
bibliográfica, por exemplo. 2.Definição do projecto
Em função das informações provenientes da análise interna e externa descreve-se o projecto, formulam-se os seus objectivos que devem ser realistas, concretos e compatíveis entre si.
O que se pretende melhorar?
Que aspectos têm maior relevância: tecnológicos ou metodológicos? O que será alterado depois de aplicado o projecto de melhoramento? Precisar o alcance e conteúdo do projecto
3.Desenho e planificação de novos serviços
Este serve para resolver as dificuldades patenteadas na concretização do projecto. Descreve a estrutura, funcionamento, partes componentes e respectivas inter-relações. Concebe soluções para as necessidades patenteadas. Ajusta o desejo do projecto às limitações da organização.
P. ex.: consultas de informação de referência por um formulário web; novos produtos (digitalização de um documento ou fundo histórico); criar bases de dados com serviços gratuitos e on line.
O desenho do projecto tem em conta aspectos metodológicos (em função das características do projecto se adoptará um método)
Aspectos documentais – pensar como organizar os documentos que fazem parte do sistema de informação documental (técnicas de tratamento, linguagens documentais, etc) para facilitar o acesso à informação pelos utilizadores.
Aspectos tecnológicos: programa e sistema informático a utilizar.
Aspectos legais: ter em conta o respeito pelos direitos de autor (lei da propriedade intelectual, protecção de dados pessoais) que colide não raras vezes com o acesso e disponibilização dos documentos.
4.Planificação (aperfeiçoamento das técnicas)
- especificar tarefas, custos económicos e necessidades de pessoal dar reposta às necessidades dos utilizadores
a introdução de novos serviços e produtos obrigou ao melhoramento das técnicas de gestão de projectos (desenho, planificação e execução) O resultado desta fase é a o PLANO DO PROJECTO (contemplando os
custos e tempo previsto para implementação). O que é e para que serve um Project management?
É uma actividade multidisciplinar que exige a intervenção de uma equipa com elementos de gestão de qualidade, psicologia, organização, gestão económica, informática, etc.
Nesta área os projectos têm um carácter marcadamente tecnológico, necessitam da utilização de meios informáticos para se concretizarem.
Todos os manuais conhecidos e reputados sobre gestão de projectos nesta área, p. ex.: Barbara ALLAN - Project management: tools and techniques for today’s ILS Professional, Londres: Facet, 2004.
Todos têm como objectivos:
conhecer em detalhe as características, as fases e a estrutura dos programas de informação e documentação;
expor os principais objectivos, métodos, técnicas de recolha de dados; apresentar as principais bases de financiamento.
O que é um projecto?
Um projecto é toda a actividade que se destaca para sair da actividade quotidiana de uma organização. Os projectos nascem da constatação de uma deficiência ou problema na organização, que condiciona o seu funcionamento.
Os projectos são elaborados no sentido de ultrapassar as carências ou mau funcionamento, pode também resultar da necessidade de mudar algo para se adaptar a novas condições e contextos.
A origem de um projecto deve-se à existência de um problema ou à detecção de uma necessidade.
Ex: informatização de determinados procedimentos, criação de bases de dados, mudança ou adaptação de edifício, reorganização interna, criação de um novo serviço. Todos relacionados com a facilitação do acesso ou difusão da informação e documentação.
Definições de projecto:
“Conjunto de tarefas para atingir um objectivo”. PUIG, 1994:10.
“Actividade que não se encontra dentro do normal funcionamento de um sistema, que tem um princípio e um fim”. OSBORNE, 2000: 187.
“É uma empresa ou actividade única que tem um princípio e um fim conduzida por pessoas e que pretende alcançar objectivos estabelecidos dentro dos parâmetros de custo, calendário e qualidade”. DINSMORE, 1984: 10.
Características gerais dos projectos:
orientados de acordo com um objectivo,
o objectivo é um benefício que não é necessariamente económico, tem um carácter único, singular, fora do normal funcionamento da
organização,
são finitos (princípio e fim), este distingue o projecto de uma actividade de rotina, diária/constante,
exigem planificação, realização coordenada de um conjunto de actividades.
As operações rotineiras e diárias não fazem parte da gestão de projectos, mas da
gestão de operações. Nestas encontram-se, p. ex.: consultas a bases de dados,
Estrutura de um projecto em Ciências da Informação • Análise
• A) Análise interna Análise da organização Descrição da situação actual Identificação das necessidades
• B) Análise externa
Condicionantes sócio-económicas
Características da população-alvo (potenciais utilizadores)
• Definição Descrição Objectivo geral Objectivos específicos • Desenho Aspectos metodológicos Aspectos documentais Aspectos tecnológicos Aspectos legais • Planificação
Especificação das tarefas ou actividades Organização lógica das tarefas
Previsão dos recursos humanos Previsão dos recursos tecnológicos Previsão dos recursos económicos
• Execução Controlo e seguimento A equipa do projecto Avaliação Difusão e promoção Documentação
Relatório e avaliação das actividades desenvolvidas
Este representa o ciclo de vida de um projecto (cinco passos). 1. Análise – faz o diagnóstico dos problemas e traça objectivos 2. Definição – define os objectivos gerais e específicos
3. Desenho – apresentação do modelo conceptual 4. Planificação – previsão de tarefas
5. Execução – controlo do desenvolvimento das actividades do projecto
O ciclo de vida de um projecto hoje é considerado interactivo e não linear, mais em espiral. A interdependência entre as fases de elaboração e concretização do projecto. Vd. ABADAL FELGUERAS, Ernest (2004) – Gestión de proyectos en información y documentación, Gijón: Trea. (Biblioteca da UFP)
Exemplos de projectos na vizinha Espanha:
Arquivos Espanhóis em Rede
Organização: Ministério da Cultura
Objectivos: Difundir os conteúdos culturais dos arquivos espanhóis, uma espécie de ciber estratégia para ligar os arquivos com as Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC). Serviço público acessível a todos que promove práticas de conservação e difusão do património cultural.
1.1.2. Missão e objectivos da organização
Do tipo de organização depende em boa parte a função respectiva. Para as Bibliotecas Públicas veja-se o Manifesto IFLA UNESCO de 1994, p. exemplo, que estabelece os requisitos base a que devem dar resposta este tipo de organizações. Facilitar o acesso à informação, educação, cultura e lazer.
O mesmo se passa com os Arquivos, e designadamente com os mais recentes projectos datados de 1995 que se propõem apoiar técnica e financeiramente o estabelecimento de uma rede de Arquivos Municipais, preservando o património documental e tornando-o acessível ao investigador e utilizador.
1.1.3. Avaliação e selecção das fontes de informação
O planeamento dos serviços de arquivo e de biblioteca implica uma selecção criteriosa das fontes de informação. É fundamental ter em conta o contexto de funcionamento, o tipo de documentos recebidos e produzidos e o tipo de unidades documentais em presença.
Proceder a uma análise da situação, ao diagnóstico dos problemas para depois estabelecer um programa/projecto de tratamento documental (análise das necessidades).
A análise das necessidades é um instrumento de gestão das unidades, que permite efectuar uma avaliação do ponto da situação de um organismo e dos documentos que ele gere, permite diagnosticar os problemas.
Faz também o diagnóstico dos recursos humanos, materiais e financeiros.
Dentro do tratamento arquivístico existem determinadas funções. Estas compreendem operações que se englobam dentro da Organização dos Fundos de Arquivo, tais como: Identificação e inventário dos documentos, a avaliação e a classificação. Compreendem três tarefas: ordenação, descrição e instalação. Exige competência científica e profissional: conhecimento profundo da instituição ou pessoal que gere os arquivos.
A avaliação é o núcleo da arquivística. Define documento-conteúdo e informação-conteúdo sobre os quais intervém o arquivista.
A criação, a aquisição, a classificação, a descrição, a difusão e a conservação dos arquivos estão dependentes das decisões tomadas na sequência da avaliação.
O arquivista deve proceder a uma grelha de avaliação na qual alicerça a sua decisão sobre a matéria. Nela devem conter o calendário dos ciclos de vida dos documentos de modo a racionalizar a conservação.
O mesmo se pensa a respeito da organização dos materiais que estão presentes numa Biblioteca e que têm que obedecer a um processo de tratamento que passa pela selecção, aquisição, actualização, registo, carimbagem, catalogação e indexação.
A exigência do conjunto de operações ou tarefas que se designa por (Tratamento
técnico, seja arquivístico ou bibliotecário), tem como função principal a
conservação e organização, tornando os materiais acessíveis, manejáveis e úteis para os diversos fins a que se destinam.
1.1.4. Serviços de tratamento técnico da informação Nos Arquivos é importante reforçar que:
A Arquivística assenta em 3 bases: o princípio de proveniência, a noção de fundo e o ciclo de vida do documento e/ou as três idades (arquivo corrente, intermédio e definitivo). Apesar de tudo, hoje impera a visão sistémica de arquivo, i.e., os documentos mantém uma relação ou elo uns com os outros, não há divisões estanques.
A organização arquivística tem que respeitar o princípio da proveniência que constituí a base teórica que determina todas as operações arquivísticas. Este princípio funciona na organização e tratamento dos arquivos, independentemente da origem, idade, suporte ou natureza, pois é ele que garante a constituição da unidade base em arquivística = fundo de arquivo.
Princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência não devem ser misturados com os de outra proveniência devendo ser conservados segundo a sua ordem primitiva. Cada documento deve ser colocado no fundo de onde provém. Este garante a ordem administrativa que preside à organização dos documentos nas unidades que estes devem conservar e o valor testemunhal que alguns arquivos/documentos contém. Meio de garantir a integridade administrativa dos arquivos. Melhora a recuperação da Informação
Noção de fundo, surgiu com Natalis de Wailly, historiador, em 1841, que defendia a junção dos documentos de acordo com a entidade produtora, depois classificá-los segundo as matérias e, finalmente ordená-los (topográfica, alfabética ou cronologicamente).
Na Biblioteca: Os serviços técnicos atrás referidos vieram a sofrer uma evolução no sentido de serem criados instrumentos auxiliares de trabalho (índices, repertórios bibliográficos, catálogos, recensões, etc.
1.1.5. Aquisição, classificação, descrição, ordenação
Vd. o que já foi dito sobre as fases de tratamento técnico da informação em sistema arquivístico e sistema bibliotecário.
Para que o utilizador possa consultar o que quer que seja precisa de saber o que determinado Arquivo e Biblioteca possuem, qual é a documentação que custodia ou que material (ou tipos de material) a biblioteca possui e que aspectos assumem – conteúdo, forma e contexto específicos. Ou seja é necessário que a instituição divulgue a sua colecção de documentos. Para que tal se consume é necessário todo o procedimento técnico que permite o controle da colecção de documentos.
No caso do Arquivo esse bem patrimonial é constituído pelos documentos custodiados, no caso da Biblioteca pela colecção de documentos constituída sob a forma de compra, legado ou permuta.
A divulgação passa pela descrição precisa dos materiais (descrição normalizada que permita saber o seu conteúdo, de que tratam, etc). Este conjunto meta-informativo é fundamental ao investigador ou utilizador comum.
A expansão das novas tecnologias colocou à disposição do organizador/gestor novos suportes de comunicação, transmissão e conservação de documentos. Este processo, em crescendo nos últimos anos, trouxe a introdução de alterações tecnológicas a que arquivísticas e bibliotecários não são alheios. A utilização e desenvolvimento de software aberto permite melhorar e criar novas ferramentas arquivísticas e bibliotecnológicas, tais como normas abertas de catalogação, sistemas de classificação ou tesaurus, conduzindo a um aprofundamento da cooperação., criando redes arquivísticas e bibliotecárias, evitando duplicação de procedimentos.
1.1.6. Criação de catálogos electrónicos O que é um documento electrónico?
Documentos produzidos em computador integrado em sistema e rede e que não têm existência própria deslocados desse mesmo sistema de informação e de arquivo que lhes deu origem.
São também documentos electrónicos os que provém da transposição ou reconversão digital, documentos em formato papel que são submetidos a digitalização.
O documento electrónico é produzido, transmitido e conservado em formato digital e permanece ao longo do seu ciclo de vida na dependência do sistema informático em que foi criado.
A informática para a Informação tornou-se imprescindível, quer quanto ao problema da durabilidade, eficácia, segurança, transmissão e mesmo da legibilidade dos documentos. A criação de bancos de dados e o estabelecimento de redes de informação (acelera a intercomunicação, hoje global) são dois dos principais reflexos da informática na política de gestão de unidades documentais.
A produção electrónica de documentos oferece inúmeras possibilidades de acesso e recuperação da informação nos nossos dias, sendo outra das cambiantes da integração de documentos no sistema de informação digital.
A utilização das TIC e o incremento da normalização tem reflexos a vários níveis (uniformização de métodos de trabalho, uso de idênticos códigos ou formatos, transmissão por rede de índices e informações de todo o tipo). Hoje é indispensável.
Por seu lado, convém ressaltar, que a normalização é um sinal da maturidade atingida pelo desenvolvimento do metodológico e técnico das ciências da informação e da documentação.
A tendência é para se alargar o espaço de convivência entre o papel e o formato ou suporte informático ou digital.
Mas o formato digital implica também novos serviços enquadrados numa postura de interacção com o utilizador. Transmite-se a informação ao utilizador à distância fornecendo indicações técnicas importantes. O recurso a estes processos é novo nos Arquivos e Bibliotecas portugueses, agora trata-se de direccionar/adequar os
nossos serviços ao perfil do utilizador/cliente, de acordo com os seus interesses,
podendo ainda propor produtos «novos», ou pelo menos desconhecidos. Aqui impera uma lógica de marketing a que os arquivos e bibliotecas digitais devem atender.
Toda a mediação tecnológica exige preparação da parte do cliente, nomeadamente na pesquisa dos serviços em linha, acessibilidade ao site da instituição, interpretação das informações descritivas fornecidas pelo procedimento técnico das instituições. A tendência é para a opção por configurações predefinidas e integradas de arquivo ou biblioteca.
Vd. PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo
Manual para a gestão de documentos / coord. Madalena Garcia e Maria João Pires de Lima, 2ª edição, Lisboa: IAN/TT, 2004.
EXISTE EM FORMATO DIGITAL
1.1.7.Manutenção e gestão dos serviços de informação
• É essencial comparar a eficácia do sistema e a rentabilidade do programa de tratamento para efeitos de aferição da qualidade da gestão.
• É essencial verificar o grau de satisfação dos utilizadores tendo em conta a resposta dada às suas necessidades.
• É essencial garantir a prestação de serviços de acesso à informação daí a utilidade de constituição de uma colecção de documentos que satisfaça as necessidades dos utilizadores, incluindo os vários tipos de suportes e formatos. Aos profissionais da informação é-lhes exigido cada vez mais o papel de navegadores da informação distinguindo os autênticos testemunhos da informação volátil e menos segura.
Bibliografia:
ABADAL FELGUERAS, Ernest – Gestión de proyectos en información y documentación, Gijón: Trea, 2004. (livro feito para profissionais e académicos).
Do mesmo autor ver também:
<http://www.documentaciondigital.org>
ALLAN, Barbara - Project management: tools and techniques for today’s ILS Professional, Londres: Facet, 2004.
DUPLÁDELMORAL,Ana – Manual de Archivos de oficina para gestores. Comunidad de Madrid, Madrid: Marcial Pons,2004.
2. Avaliação e análise dos serviços de informação 2.1. Determinação dos indicadores de avaliação 2.2. Edifício, instalações, equipamento
2.2.1. Fundos ou colecções
2.2.2. Selecção, aquisição, registo de fundos
2.2.2.1. Distribuição espacial dos serviços e fundos 2.3. Níveis de utilização (consulta na sala, consulta online, etc).
2.3.1. Serviços de Informação / difusão da Informação 2.3.2. Serviços de pesquisa e recuperação da Informação 2.4. Avaliação dos indicadores / avaliação da performance 2.5. Determinação de áreas ou serviços a melhorar 2.6. Proposta de melhora dos serviços
3. Gestão e preservação de documentos
3.4. Serviços de reprodução e conservação preventiva 3.5. Microformas e digitalização
2. Avaliação e análise dos serviços de informação
Já vimos que o impacto das novas tecnologias da informação obrigou a alterar os procedimentos, os hábitos, as actividades e as funções tradicionais do trabalho de organização/tratamento e descrição de documentos. As formas de gerir os arquivos e bibliotecas e o aparecimento de novos suportes documentais tem vindo a alterar-se obrigando a novos métodos de gestão que implicam as actividades de consultoria, digitalização, formação, logística, organização e inserção de aplicações informáticas.
A avaliação dos serviços de informação é constituída pela análise das condições de serviço e trabalho interno das organizações que implica uma avaliação