Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class

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Gerenciamento de Projetos

PMP-Prep Master Class

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OBJETIVO DO MÓDULO

Este módulo tem por objetivo apresentar as

9 áreas de conhecimento requeridas na Gestão

de Projetos: seus requisitos, seus produtos,

suas ferramentas, suas técnicas e seus

relacionamentos.

Aquisições

Tempo

Custo

Pessoas

Riscos

Comunicação

Integração

ÁREAS DE CONHECIMENTO DA

GESTÃO DE PROJETOS

(3)

A Gestão do Escopo abrange os

processos requeridos para

assegurar que o projeto inclua

todo o trabalho necessário, e

tão somente o necessário, para

concluir de forma bem

sucedida o projeto.

A preocupação fundamental

compreende definir e controlar

o que está, ou não, incluído no

projeto.

Gerenciamento de Escopo

No contexto do projeto, o termo do escopo pode se referir a:

Escopo do produto. As características e funções que

descrevem um produto, serviço ou resultado

Escopo do projeto. O trabalho que precisa ser realizado

para entregar um produto, serviço ou resultado com as

características e funções especificadas.

Gerenciamento de Escopo

Os processos, ferramentas e técnicas usadas para

gerenciar o escopo do projeto são o foco desta aula.

Os processos, ferramentas e técnicas usados para

gerenciar o escopo do produto variam conforme a área

de aplicação.

O escopo do projeto é mensurado contra o plano do

projeto.

O escopo do produto é mensurado contra os requisitos

do produto.

(4)

3 O Cliente pediu

A Engenharia entendeu

Marketing descreveu

(5)

O Projeto técnico era

O Que foi documentado

(6)

5 O Que foi construído

A Manutenção se

preparou para

E a real Demanda era

(7)

Gerenciamento de Escopo

5.1 Coletar os requisitos - O processo de definição e documentação das

necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do

projeto.

5.2 Definir o escopo - O processo de desenvolvimento de uma

descrição detalhada do projeto e do produto.

5.3 Criar a EAP - O processo de subdivisão das entregas e do trabalho

do projeto em componentes menores e mais facilmente

gerenciáveis.

5.4 Verificar o escopo - O processo de formalização da aceitação das

entregas terminadas do projeto.

5.5 Controlar o escopo - O processo de monitoramento do progresso do

escopo doprojeto e escopo do produto e gerenciamento das

mudanças feitas na linha de base do escopo.

Gerenciamento de Escopo

Iniciação

Planejamento

Execução

Controle

Encerramento

5.1 Coletar

Requisitos

5.4 Verificar do

escopo

5.2 Definir o

escopo

5.3 Criar a EAP

5.5 Controlar o

escopo

Planejamento do Escopo

Desenvolvimento do Plano de

Gerenciamento do Escopo.

Documentará como o escopo será:

Definido

Verificado

Controlado

Definirá também como a EAP será criada

e definida.

(8)

7 Plano de Gerenciamento de Escopo

Descreve como o escopo será

gerenciado.

Apresenta a forma de incorporação das

mudanças do projeto.

É o registro de como as mudanças serão

avaliadas, identificadas e classificadas.

Exemplo Modelo

Exemplo Projeto RV

Coletar Requisitos

Entradas

• 1 Termo de abertura

do projeto

• 2 Registro das partes

interessadas

Ferramentas e

Técnicas

• 1 Entrevistas

• 2 Dinâmicas de grupo

• 3 Oficinas

• 4 Técnicas de

criatividade em grupo

• 5 Técnicas de tomada

de decisão em grupo

• 6 Questionários e

Pesquisas

• 7 Observações

• 8 Protótipos

Saídas

• 1 Documentação dos

requisitos

• 2 Plano de

gerenciamento dos

requisitos

• 3 Matriz de

rastreabilidade de

requisitos.

Coletar Requisitos

(9)

Tipos de Requisitos

Técnicas e Ferramentas

de Coletar Requisitos

Entrevistas (mais formal)

Dinâmicas de grupo (mais informal)

Oficinas (Grupo Interativo)

Rápido

Gerar Confiança, desenvolver Relações e aprimorar Comunicação => Consenso

JAD = Joint Application Design

QFD = Desdobramento da Função de Qualidade

VOC = Voz do Cliente

Técnicas de criatividade em grupo

Brainstorming

Técnicas de Grupo nominal (Brainstorming + Votação)

Técnica Delphi

Mapas Mentais

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9 Técnicas e Ferramentas

de Coletar Requisitos

Técnicas e Ferramentas

de Coletar Requisitos

Técnicas de tomada de decisão em grupo

Unanimidade. Todos concordam com uma única solução.

Maioria. Suporte de mais de 50% dos membros do grupo.

Pluralidade. O maior bloco no grupo decide, mesmo que a maioria não seja alcançada.

Ditadura. Um indivíduo decide pelo grupo.

Questionários e Pesquisas

Observações

Job Shadowing

Protótipos

Tangível

Experiências

Feedback

Saídas de Coletar Requisitos

Documentação dos Requisitos

A necessidade do negócio ou oportunidade a ser aproveitada,

descrevendo as limitações da situação atual e por que o projeto foi

empreendido;

Objetivos do negócio e do projeto para permitir rastreamento;

Requisitos funcionais descrevendo processos de negócio, informações

e interação com o produto de forma apropriada a ser documentada

textualmente numa lista de requisitos, em modelos ou ambos;

Requisitos não funcionais, tais como nível de serviço, desempenho,

cuidados, segurança, atendimento a leis e regulamentos, suportabilidade,

retenção/descarte, etc.;

(11)

Saídas de Coletar Requisitos

Documentação dos Requisitos

Requisitos de qualidade;

Critérios de aceitação;

Regras de negócio declarando os princípios diretrizes da organização;

Impactos em outras áreas organizacionais tais como a central de

atendimento, força de vendas, áreas de tecnologia;

Impactos em outras entidades internas ou externas à organização;

Requisitos de suporte e treinamento e

Premissas e restrições dos requisitos.

Saídas de Coletar Requisitos

Documentação dos Requisitos

Saídas de Coletar Requisitos

Plano de Gerenciamento dos Requisitos

Como as atividades dos requisitos serão planejadas, rastreadas e

relatadas;

Atividades de gerenciamento da configuração tais como: de que

modo as mudanças dos requisitos do produto, serviço ou resultado

serão iniciadas, como os impactos serão analisados, como serão

rastreados, monitorados e relatados, assim como os níveis de

autorização necessários para aprovar tais mudanças;

Processo de priorização dos requisitos;

Métricas do produto que serão usadas e os argumentos que

justificam usá-las e

Estrutura de rastreabilidade, ou seja, que atributos dos requisitos

serão captados na matriz de rastreabilidade e a que outros

documentos de requisitos do projeto estarão ligados.

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11 Saídas de Coletar Requisitos

Plano de Gerenciamento dos Requisitos

Saídas de Coletar Requisitos

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

Requisitos das necessidades do negócio, oportunidades, metas e

objetivos;

Requisitos para os objetivos do projeto;

Requisitos para as entregas do escopo/EAP do projeto;

Requisitos para o design do produto;

Requisitos para o desenvolvimento do produto;

Requisitos para o teste de

estratégia e de cenários e

Requisitos de alto nível para

requisitos mais detalhados.

Saídas de Coletar Requisitos

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

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Coletar Requisitos

Entradas

• 1 Termo de abertura

do projeto

• 2 Documentação dos

Requisitos

• 3 Ativo de Processos

Organizacionais

Ferramentas e

Técnicas

• 1 Opinião

especializada

• 2 Análise do Produto

• 3 Identificação de

Alternativas

• 4 Oficinas

Saídas

• 1 Declaração do

Escopo do Projeto

• 2 Atualização dos

Documentos do

Projeto

Definir Escopo

Definição de Escopo

Processo que consiste no desenvolvimento de uma

declaração de escopo que será utilizada como

base para futuras decisões do projeto, incluindo os

critérios que avaliarão se o projeto / fase, foi

completado com sucesso.

Declaração de escopo (Scope Statement):

formaliza o escopo de todos os trabalhos a

serem desenvolvidos no projeto, servindo de

base para futuras decisões do projeto .

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13 Declaração de escopo (Scope Statement) deve

incluir:

Descrição do Escopo do Produto

Critérios de Aceitação do Produto

Entregas do Projeto

Exclusões do Projeto

Restrições do Projeto

Premissas do Projeto

A Declaração do Escopo

Documentos atualizados

Registro das partes interessadas;

Documentação dos requisitos

Matriz de rastreabilidade

de requisitos.

Definir Escopo

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Entradas

• 1 Declaração do

Escopo

• 2 Documentação dos

Requisitos

• 3 Ativo de Processos

Organizacionais

Ferramentas e

Técnicas

• 1 Decomposição

Saídas

• 1 EAP

• 2 Dicionário da EAP

• 3 Linha de Base do

Escopo

• 4 Atualização dos

Documentos do

Projeto

Criar EAP

CRIAR EAP

O detalhamento do escopo representa a subdivisão dos

principais subprodutos do projeto em componentes

menores e mais manejáveis para se ter condições de:

Melhorar a precisão das estimativas de custo, tempo e

recursos

Definir um baseline para medir e controlar o

desempenho

Facilitar a atribuição clara de responsabilidades.

Um adequado detalhamento do escopo é um aspecto

crítico para o sucesso do projeto

CRIAR EAP

O detalhamento envolve os seguintes passos principais:

Identificar os principais subprodutos do projeto,

incluindo a própria gestão

Decidir se as estimativas de custo e duração podem

ser adequadamente estabelecidas neste nível de

detalhe

Identificar os elementos constituintes do subproduto

Verificar a exatidão do detalhamento

(16)

15 CRIAR EAP

“Quando existe um detalhamento pobre do escopo,

pode ser esperado um custo final do projeto mais

alto por causa das inevitáveis mudanças que

quebram o ritmo do projeto, causam retrabalho,

comprometem o prazo e diminuem a produtividade e

o moral da força de trabalho

A Estrutura Analítica do Projetos

(17)

A Estrutura Analítica do Projetos

E A P analítico

Criar EAP

1º Nivel da EAP pode ser:

Fases do Projeto

Sub-Projetos

Entregas Principais

Permite que se veja a contribuição

dos pacotes de trabalho (work

package) no projeto principal.

É um agrupamento de componentes

do projeto que organiza e define o

escopo total do projeto.

Permite o direcionamento das

equipes, dos recursos e das

(18)

17 Determina quais materiais serão necessários

para a execução de cada pacote.

Determina o custo final do projeto a partir

do custo de cada pacote, ou entrega.

O dicionário da EAP define e/ou descreve

o trabalho a ser realizado em cada elemento

da EAP

O trabalho que não estiver na EAP está fora do

projeto.

Características da EAP

I. Cada elemento da EAP deve representar

um resultado tangível e verificável.

II. Todos resultados principais devem estar

explicitamente incluídos na EAP.

III. Os resultados principais devem ser

claramente definidos para que fique bem

explícito o trabalho a ser realizado.

IV. Os resultados principais devem ser

detalhados até um nível de detalhe que

permita o planejamento e gerenciamento

do trabalho necessário para a sua entrega.

Os 10 Mandamentos

© Carlos Magno Xavier

V. A decomposição não deve ser demasiada

de forma que o custo do controle não traga

o benefício necessário.

VI. Cada elemento da EAP deve contribuir

para o elemento (resultado) ao qual está

subordinado (elemento pai)

VII. Ao descer um nível na EAP, a soma dos

resultados dos subordinados corresponde

ao resultado do pai.(Regra do 100%)

VIII. Um elemento da EAP não pode ter

somente um filho, pois o mesmo seria

igual ao resultado do pai.

© Carlos Magno Xavier

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IX. Um elemento filho não pode

ter mais de um pai.

X. Os resultados principais do

gerenciamento devem ser

incluídos na EAP

(reuniões, relatórios etc.)

© Carlos Magno Xavier

Os 10 Mandamentos

Criar EAP

Cada nível descendente da EAP representa um

detalhamento da descrição dos elementos do projeto

Cada item da EAP é, geralmente designado por um

identificador único que pode ser utilizado para definir a

estrutura de totalização de custos e recursos

As descrições dos

pacotes de trabalho são,

freqüentemente,

armazenadas num

dicionário de EAP

Projeto Deliverables Elementos intermediários Pacotes de trabalho

Detalhes do especialista: Atividades e tarefas

(20)

19 Dicionário da EAP

#

Pacote de Trabalho

Descrição

Critérios de Avaliação

1.3.1.1. Análise de Viabilidade

Elaboração e aprovação de

um estudo de viabilidade

técnica e financeira

acerca da realização do

congresso.

- Informações financeiras

acerca dos custos

envolvidos no evento.

1.3.1.2. Charter

Elaboração e aprovação do

Congresso através de

documento formal.

- Descrição do evento e suas

reais características;

- Principais objetivos que devem

ser alcançados;

- Principais temas que devem

ser abordados.

1.3.1.3. Escopo

Desenvolver uma declaração

escrita do escopo,

contendo detalhes do

objetivo do congresso,

temas abordados,

duração do evento,

quantidade de palestras,

número de participantes.

- Nível de detalhamento das

informações.

- Outras informações

pertinentes que não foram

abordadas.

Outras Saídas do Processo

Linha de Base do Escopo

Declaração do Escopo

EAP

Dicionário da EAP

Atualização dos Documentos

do Projeto

Documentação dos Requisitos

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Entradas

• 1 Plano de

Gerenciamento de

Projeto

• 2 Documentação dos

Requisitos

• 3 Matriz de

rastreabilidade de

Requisitos

• 4 Entregas validadas

Ferramentas e

Técnicas

• 1 Inspeção

Saídas

• 1 Entregas aceitas

• 2 Solicitações de

Mudanças

• 3 Atualização dos

Documentos do

Projeto

Verificar o Escopo

Processo formal de aprovação do (Sub)

Produto, referente ao que foi definido no

escopo do projeto pelos envolvidos.

Requer uma revisão dos produtos do

trabalho e dos resultados de modo a

garantir que tudo foi completado

satisfatoriamente. Ocorre durante o

controle do projeto. Ao final de cada

fase e do ciclo de vida do projeto.

Verificar o Escopo

A verificação é realizada por meio de inspeções

Dentre as várias partes interessadas espera-se a aprovação

do patrocinador e do cliente

Difere-se do controle da qualidade que preocupa-se com a

exatidão dos resultados,

enquanto a verificação do

escopo é fundamentalmente

relacionada à aceitação.

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21 Entradas de Verificar o Escopo

Plano de Projeto (Linha de Base do Escopo)

Declaração do Escopo

EAP

Dicionário da EAP

Documentação dos requisitos

Matriz de rastreabilidade de requisitos.

Entregas validadas

Entregas validadas foram concluídas e verificadas quanto às suas

precisões pelo processo Realizar o controle da qualidade.

Verificar o Escopo

Entradas

• 1 Plano de

Gerenciamento de

Projeto

• 2 Informações sobre o

desempenho do trabalho

• 3 Documentação dos

Requisitos

• 4 Matriz de

rastreabilidade de

Requisitos

• 5 Ativo de Processos

organizacionais

Ferramentas e

Técnicas

• 1 Análise da Variação

Saídas

• 1 Medição do

desempenho de

Trabalho

• 2 Atualizações de Ativos

de Processos

• 3 Solicitações de

Mudanças

• 4 Atualizações do Plano

de Projeto

• 5 Atualização dos

Documentos do Projeto

Controlar o Escopo

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Controle do Escopo

Processo que se concentra na avaliação

dos fatores que criam mudanças de

escopo, de modo a garantir que essas

mudanças sejam benéficas, além de

se utilizar de um sistema de controle

de mudanças de escopo, previamente

definido no Plano de Gerenciamento

de Escopo para definir os

procede-mentos nos quais o escopo do

projeto pode ser modificado.

Controlar o Escopo

Exemplo Formulário

Exemplo Processo

Entradas de Controlar o Escopo

Plano de Projeto

Linha de Base do Escopo

Plano de Gerenciamento de Escopo

Plano de Gerenciamento de Mudanças

Plano de Gerenciamento de Configuração

Plano de Gerenciamento dos requisitos

Informações sobre o desempenho do trabalho

Documentação dos requisitos

Matriz de rastreabilidade de requisitos.

Ativos de processos organizacionais

Políticas, procedimentos e diretrizes existentes, formais ou informais,

relacionadas ao controle do escopo.

Métodos de monitoramento e informação a serem utilizados.

Saídas de Controlar o Escopo

Medição do desempenho do trabalho

Atualizações de ativos de processos organizacionais

Causas das variações;

Ação corretiva escolhida e suas razões e

Outros tipos de lições aprendidas a partir do controle do escopo do

projeto.

Solicitações de mudança

solicitação de mudança da linha de base

outros componentes do plano de gerenciamento do projeto

ações preventivas ou corretivas e reparos de defeitos.

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações da linha de base do escopo.

Outras atualizações da linha de base.

Atualizações dos documentos do projeto

Documentação dos requisitos e

(24)

23 Controlar o Escopo

1. Qual processo não faz parte do gerenciamento de

Escopo do Projeto?

A. A. Verificar o Escopo

Verificar o Escopo

B. B. Planejar o Escopo

Planejar o Escopo

C. C. Definir o

Definir o Escopo

Escopo

D. D. Criar

Criar a EAP

a EAP

E. E. Controlar o

Controlar o Escopo

Escopo

Exercícios

2. O Plano do Projeto é desenvolvido por:

A. Gerente de projeto

B. Equipe do projeto

C. Equipe de Gestão do projeto

D. Diretor

E. Todos acima

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3. O Planejamento de Escopo para o projeto se relaciona a:

A. Especificar o projeto, incluindo os princípios e objetivos

do projeto

B. Criar os níveis da WBS do projeto

C. Gerar documento que compreende as justificativas e

objetivos do projeto, e produtos a serem entregues

D. A registrar a entrega de todos os produtos do projeto

E. Criar o Project Charter – Termo de Abertura do Projeto

Exercícios

4. É um exemplo de restrição:

A. A. Data de conclusão de uma fase

Data de conclusão de uma fase

B. B. Risco de negócio

Risco de negócio

C. C. Uma ameaça de falência de um sub

Uma ameaça de falência de um sub--contratante

contratante

D. D. Relacionamento com o fornecedor

Relacionamento com o fornecedor

E. E. O método utilizado para medir a performance do

O método utilizado para medir a performance do

projeto

Exercícios

5. Um projeto necessita de modificações em relação ao

Termo de Abertura do Projeto. Quem tem a

responsabilidade de autorizar quais mudanças serão

executadas é:

A. A. Gerente do Projeto

Gerente do Projeto

B. B. Equipe do Projeto

Equipe do Projeto

C. C. Gerente do Gerente do Projeto

Gerente do Gerente do Projeto

D. D. Stakeholder

Stakeholder

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25 6. Bons objetivos de projeto devem ser:

6. Bons objetivos de projeto devem ser:

A. A. Gerais ao invés de específicos

Gerais ao invés de específicos

B. B. Realistas e atingíveis

Realistas e atingíveis

C. C. Estabelecidos sem considerar limitações de recursos

Estabelecidos sem considerar limitações de recursos

D. D. Mensuráveis, intangíveis e verificáveis

Mensuráveis, intangíveis e verificáveis

Exercícios

7. Assinale a assertiva falsa:

A. A. A declaração de escopo deve incluir os objetivos do escopo

A declaração de escopo deve incluir os objetivos do escopo

B. B. O Termo de Abertura do Projeto é criado no planejamento do

O Termo de Abertura do Projeto é criado no planejamento do

escopo

C. C. O planejamento do escopo é o processo de desenvolver uma

O planejamento do escopo é o processo de desenvolver uma

declaração

escrita, a nível macro, do escopo e da estratégia do projeto.

D. D. A Declaração do Escopo poderá ser revisada e melhorada quando

A Declaração do Escopo poderá ser revisada e melhorada quando

estamos detalhando o escopo

E. E. A declaração de trabalho (DT) é uma descrição dos produtos ou

A declaração de trabalho (DT) é uma descrição dos produtos ou

serviços que serão fornecidos pelo projeto.

Exercícios

Uma pessoa que não quer ler não

tem nenhuma vantagem sobre uma

pessoa que não pode ler.

Mark Twain

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OBRIGADO

Contato: Gerhard Tekes

Fone: 71 – 8863-0611

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