Ministério da Saúde
FIOCRUZ
Fundação Oswaldo Cruz
MANTER SISTEMA NORMATIVO DA QUALIDADE DA DIREH
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01/06/2011 VER. 01 Página 1 de 17 HISTÓRICO
Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por:
01/06/2011 00 Emissão Inicial Vera Marques Juliano
Carvalho Lima
10/03/2012 01
Alteração do Formato; Exclusão do
ítem 9 - Indicadores
Vera Marques Juliano Carvalho Lima
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1 OBJETIVO
Estabelecer os parâmetros essenciais para manter a integridade do Sistema Normativo da Qualidade da Direh.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes a Coordenação Integrada da Qualidade, passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento.
3 DEFINIÇÕES
TERMO/SIGLA DESCRIÇÃO
Análise crítica
Atividade realizada para determinar a pertinência, a adequação, a eficiência e a eficácia do que está sendo examinado, para alcançar os objetivos estabelecidos sendo, portanto, indispensável e prévia à aprovação do objeto de análise.
Aprovação de documentos
Ato de assumir a responsabilidade por um documento, mediante a aposição da respectiva rubrica ou assinatura, tornando-os de uso obrigatório nos seus respectivos campos de aplicação e adequados para emissão às partes interessadas.
Arquivo Intermediário
Estrutura física destinada a manter tanto os documentos e os registros de interesse interno da Direh quanto aqueles formalmente transacionados entre a Direh e todas as demais Unidades da Fiocruz, cujos objetos são considerados na categoria “inativos” sob o ponto de vista da Direh.
Arquivo Central (SAM)
Serviço de Arquivo e Microfilmagem, repositório dos documentos e registros considerados inativos sob o ponto de vista da Fiocruz.
Arquivos Correntes
Estrutura física ou virtual destinada a manter os documentos e os registros pertinentes às atividades internas da Direh, concluídos ou não, no ambiente de cada setor.
Canais autorizados
Trabalhadores internos ou externos que devam receber, em tempo oportuno, o conteúdo de uma informação, sem a qual não poderão cumprir os efeitos do que está sendo distribuído. Controle de
documentos
Ações e cuidados sobre aprovação, emissão, revisão e distribuição de documentos, destinados a assegurar o uso de informações atualizadas e impedir o uso de documentos obsoletos.
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TERMO/SIGLA DESCRIÇÃO
Controle de registros Controles específicos exercidos sobre os documentos classificados como registros.
Distribuição Ações para entrega de documentos emitidos aos destinatários autorizados.
Documento Informação e o meio no qual se contém. Documento normativo
Normas internas geradas na Direh, que pormenorizam o funcionamento dos processos de trabalho (Manual da Qualidade, POPs, Políticas e Manuais de Sistemas).
Elaboração Preparação de texto-base ou desenho para um documento. Emissão
Ações de disponibilização de documentos para impressão ou gravação de arquivos, observadas as etapas de aprovação prévia.
Formulário
Qualquer instrumento, independentemente do suporte (papel ou eletrônico), onde são preenchidos os dados e informações, que permite a formalização das comunicações, o registro e o controle das atividades realizadas.
Formulário Temporário
Formulário que se torna necessário e que ainda não foi previsto em um POP ou, de outra forma, vinculado ao Sistema Integrado de Gestão.
Implementação
Ação de comunicar e capacitar os envolvidos em um processo de trabalho, com o fim de habilitá-los à execução de atividades em conformidade com os requisitos relacionados no respectivo POP.
Integridade do Sistema Normativo
Condição na qual todos os POPs e documentos associados cumprem os requisitos essenciais de controle de documentos: refletem a realidade dos processos de trabalho,
possuem a informação de atualização e alcançam todos aqueles que devam cumprir as prescrições do POP sob consideração.
Partes interessadas
Entidades externas à Direh, a exemplo de clientes, agências reguladoras, prestadores de serviços externos, governos, bancos e outras.
Sistema Normativo
Conjunto formado pelo Manual da Qualidade, Planos, Políticas, Procedimento Operacional Padrão (POPs), e Manuais, que constituem os instrumentos normativos internos da Direh.
Taxonomia Classificação hierárquica dos objetos de conhecimento que caracterizam a informação corporativa da Direh.
Verificação
Comprovação que requisitos especificados foram atendidos, mediante a aplicação de algum critério objetivo e o decorrente fornecimento do respectivo registro.
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4 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
Diretor da Direh Aprovar as políticas de controle de documentos e de registros. Gestores Divulgar e estimular a observância das políticas aprovadas
pertinentes a controle de documentos e controle de registros. Núcleo de Arquivo Manter atualizada e divulgada a Tabela de Temporalidade de
Documentos (TTD) da Direh.
Coordenação Integrada da Qualidade – CIQ
Manter atualizada e estimular a utilização dos procedimentos e das práticas estabelecidas para controle de documentos e controle de registros, em conformidade com as políticas aprovadas;
Estimular a melhoria contínua e a atualização permanente das políticas pertinentes a controle de documentos e controle de registros, em conformidade com a evolução da legislação aplicável;
Prover apoio técnico aos trabalhadores nas atividades de controle de documentos e controle de registros;
Manter a integridade do Sistema de Gestão da Qualidade
Trabalhadores
Manter o controle de documentos e o controle dos registros pertinentes aos processos de trabalho de sua área específica de atuação, até o encerramento das suas respectivas participações;
Solicitar apoio técnico a CIQ, sempre que houver dúvida.
5 DOCUMENTOS DO SISTEMA NORMATIVO DA CIQ
5.1 O Sistema Normativo da Qualidade da Direh, gerido pela Coordenação Integrada da
Qualidade, tem como objetivo estabelecer e manter o conjunto dos instrumentos de prescrição para a realização dos processos de trabalho, permitindo, em bases objetivas, tanto a gestão da Direh quanto a sua avaliação mediante auditorias.
5.2 O Sistema Normativo da Qualidade da Direh é composto por seis tipos de
documentos normativos: Manual da Qualidade, Procedimentos Operacionais
Padrão (POP), Políticas, Planos, Manuais e Formulários, cujas finalidades são:
Tipo Descrição Função
Manual da Qualidade da Direh
Documento de mais alto nível, que consolida tanto a política e a estratégia da Direh quanto às informações essenciais sobre o
Normatizar e instrumentalizar a política da qualidade da Direh
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Tipo Descrição Função
SIG, além de fazer remissão aos demais documentos normativos.
Procedimentos Operacionais Padrão (POP)
Prescrições documentadas que padronizam as atividades administrativas ou técnicas nas diferentes unidades.
Padronizar as descrições dos processos de trabalho
POP Relacionado
Procedimento relacionado a uma descrição detalhada da execução de uma atividade específica dentro de um processo. Instruir tecnicamente/operaciona lmente determinada atividade. Políticas
Intenções e diretrizes globais da Gestão Estratégia da Direh, formalmente expressas mediante os Direcionadores Estratégicos. Orientar as diretrizes da Direh Planos
Planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. É momento importante para a entidade pensar sobre a sua missão, identificando e relacionando as atividades prioritárias para o ano em exercício, tendo em vista os resultados esperados.
Atividade de natureza temporária e não repetitiva, isto é, com início, meio e fim, tendo como finalidade transformar uma ideia em um resultado único, que pode ser um produto, um serviço, uma infraestrutura, um documento, um processo de trabalho ou uma informação. Manuais
Prescrições documentadas que orientam os operadores quanto às operações passo-a-passo para a realização das rotinas e funcionalidades dos respectivos sistemas aplicativos e/ou processos de trabalho.
Utilizado para descrição das orientações de sistemas operacionais e/ou na composição do conjunto de procedimentos para realização do processo de trabalho interdependente. Formulários
Instrumento onde são preenchidos os dados e informações, que permite a formalização das comunicações, o registro e o controle das atividades realizadas. Utilizado na necessidade de documentar dados e informações pré-definidas pelo procedimento.
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A figura a seguir ilustra a hierarquia dos documentos do Sistema Normativo da Qualidade da Direh:
Estabelece as prescrições politicas da
5.3 O Manual da Qualidade Fiocruz não faz parte do Sistema Normativo da Qualidade
da Direh, sendo apresentado neste desenho apenas como projeção para, em futuro, estabelecer a abrangência do Sistema Normativo da Qualidade para toda a Instituição Fiocruz.
5.4 Cada documento contém exclusivamente as prescrições necessárias e suficientes à
realização do trabalho correspondente ao seu respectivo nível hierárquico.
6 FORMATAR DOCUMENTOS NORMATIVOS DA QUALIDADE NA DIREH
6.1 Os Documentos Normativos da Qualidade da Direh são formatados à semelhança
deste POP, cabendo a Coordenação Integrada da Qualidade manter tanto os padrões de formatação quanto alinhamento do estilo redacional.
6.2 Os POPs são organizados por capítulos, buscando-se a forma mais amigável de
prescrever as atividades, observado manter cuidados pertinentes às suas finalidades institucionais.
Estabelece as prescrições políticasda DIREH
Estabelece as prescrições estratégicas e gerais da DIREH
Estabelece as prescrições políticasda DIREH
Estabelece as prescriçõesoperacionais das unidades da DIREH
POPs Manuais (vinculados aos POPs) e Formulários Políticas e Planos Manual da Qualidade da Direh Manual da Qualidade Fiocruz
Estabelece as prescrições de natureza estratégica, corporativa ou institucional da Fiocruz (projetado)
Estabelece as prescrições estratégicas e gerais da DIREH
Estabelece as prescrições políticasda DIREH
Estabelece as prescriçõesoperacionais das unidades da DIREH
Estabelece as prescrições estratégicas e gerais da DIREH
Estabelece as prescrições de natureza estratégica, corporativa ou institucional da Fiocruz (projetado)
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01/06/2011 VER. 01 Página 7 de 17 6.2.1 Sugestão de capítulos para compor o conteúdo dos POPs, na ordem em que
devem ser inseridos:
TÍTULO DO CAPÍTULO EXPLICAÇÃO OBRIGATÓRIO
Objetivo Resumir, com simplicidade e clareza, o assunto
e a finalidade principal do POP. Sim Campo de aplicação e
vigência
Determinar a abrangência de aplicação do POP, indicando as unidades organizacionais a que o documento se destina e a sua vigência.
Sim
Definições
Relacionar termos específicos utilizados no conteúdo do POP, com suas respectivas definições.
Não
Referências
Descrever os documentos que orientam ou restringem a aplicação do POP, bem como os que devem ser consultados para o seu perfeito entendimento e utilização.
Não
Responsabilidades gerais
Resumir as atribuições gerais pelo grau de implementação e de melhorias contínuas das atividades estabelecidas no POP.
Sim Diretrizes ou títulos dos
capítulos
Apresentar, pormenorizadamente, as
atividades estabelecidas no POP. Sim Indicadores de
desempenho
Estabelecer os indicadores de desempenho associados ao processo de trabalho objeto do POP.
Não Gestão de Registros Indicar e gerir os documentos oriundos das
atividades estabelecidas no POP. Não Anexos
Oferecer esclarecimentos complementares à aplicação do POP, que, por razões de clareza, estética ou outras, não foram incluídas no texto principal.
Não
6.2.2 Os capítulos que não agregarem valor ao processo de trabalho são excluídos,
exceto aqueles indicados como obrigatórios.
6.2.3 Com o fim de facilitar tanto a elaboração quanto a padronização final dos
documentos normativos a Coordenação Integrada da Qualidade mantém um template, que consolida e disponibiliza para os usuários os estilos correspondentes a cada item do documento normativo.
6.2.4 Além dos estilos, o template também consolida os parâmetros de página e
margens, a seguir resumidos:
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Manter Sistema Normativo da Qualidade da Direh Data da Implementação 01/06/2011 VER. 01 Página 8 de 17 Margens: o De arquivamento: 25 mm; o Demais margens: 15 mm;
Fonte: Arial, corpo 12.
7 NUMERAR DOCUMENTOS NORMATIVOS DA QUALIDADE DA DIREH
7.1 Os documentos normativos são codificados mediante uma série alfanumérica lógica,
auto exemplificada no Anexo 1:
7.1.1 A sigla da unidade que compõe o código do documento normativo é selecionada
entre as unidades de primeiro ou de segundo nível da Estrutura Organizacional (Direh, DARH, DDRH, CST e Creche), considerando aquela que detenha a maior responsabilidade pelo conteúdo e, em decorrência pela execução adequada do processo de trabalho.
7.1.2 A sigla da unidade estabelecida no código do documento normativo determina a
consideração de todas as respectivas unidades subordinadas.
7.2 Cabe a Coordenação Integrada da Qualidade, controlar a numeração dos
Documentos Normativos da Qualidade da Direh, observando que a identificação deva ser única singular (única para cada documento normativo).
7.2.1 A relação atualizada dos Documentos Normativos da Qualidade da Direh compõe a
Lista Mestra, gerenciada pela Coordenação Integrada da Qualidade, que permanece disponibilizada na Intranet, da qual todos os documentos relacionados podem ser acessados mediante link.
8 CONTROLAR DOCUMENTOS NORMATIVOS DA QUALIDADE DA DIREH
8.1 O conteúdo dos documentos é responsabilidade do gestor que assina a sua
aprovação.
8.2 O controle de documentos do Sistema Normativo da Qualidade da Direh, é realizada
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Documentos Normativos, Anexo 2, e nos Critérios de Autorização de Documentos Normativos da Qualidade, Anexo 3.
8.3 A proposição de um POP, Política ou Manual pode ser feita por qualquer trabalhador
da Direh, mediante a apresentação ao seu chefe imediato de uma proposta de conteúdo do documento, observado que essa proposta esteja vinculada a uma necessidade de padronizar o todo ou parte de um processo de trabalho, ou para melhorá-lo, caso ele já esteja implementado.
8.4 As etapas de análise crítica e a aprovação de POPs, Políticas e de Manuais são
realizadas inicialmente de modo informal, observado o Critério de Autorização de Documentos Normativos, cabendo a Coordenação Integrada da Qualidade, monitorar o trâmite dos documentos normativos, evitando demora injustificada ou extravio.
8.5 Depois de cumprido todo o ciclo de aprovação informal, a Coordenação Integrada da
Qualidade complementa a formatação e imprime uma cópia que se prestará como Cópia Mestra, na qual obtém as assinaturas dos trabalhadores responsáveis pelas três fases (elaboração, análise crítica e aprovação).
8.6 A emissão dos documentos normativos aprovados é realizada pela Coordenação
Integrada da Qualidade, mediante publicação dos documentos normativos e dos respectivos formulários a ele vinculados na Intranet.
8.6.1 A busca dos documentos normativos em vigor é realizada com base na Lista
Mestra, que consolida todos os documentos normativos em vigor, bem como os seus respectivos formulários.
8.7 A implementação dos documentos normativos é feita pelo Chefe do Departamento
mais diretamente impactado, ou pelo Chefe de Setor por ele designado, com apoio da Coordenação Integrada da Qualidade, no que tange à preparação da infraestrutura para a implementação:
Instalações e equipamentos, se necessário,
Formulário de Implementação de Documentos Normativos da Qualidade (FRM-DIREH-12-01),
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Cópias do documento normativo sob implementação, se necessárias.
8.7.1 O Formulário de Implementação (Anexo 4), devidamente rubricado pelos
trabalhadores que participaram da implementação, é arquivado pela Coordenação Integrada da Qualidade, juntamente com a Cópia Mestra do documento implementado.
8.8 É recomendado que os trabalhadores não imprimam cópias de documentos
normativos. Em condições que requeiram a utilização da cópia impressa, uma copia controlada deve ser solicitada à Coordenação Integrada da Qualidade.
8.8.1 Caso essa prática se mostre indispensável, é responsabilidade do usuário
confirmar que a versão utilizada corresponde à versão em vigor, bastando para isso compará-la com o documento na Intranet.
8.9 A revisão de documentos normativos ocorre em decorrência da necessidade de
ajustes no processo, observando-se tanto os passos estabelecidos no Ciclo de Vida de Documentos Normativos, o preenchimento do Banco de Dados para Revisão de Documentos do Sistema Normativo da Qualidade da Direh (Anexo 5), quanto às condições temporais a seguir descritas:
Condição Desencadeamento da Revisão
Inconsistência grave identificada
por usuário Imediato
Acúmulo expressivo de sugestões Programado
Recomendação de Auditoria Imediato ou programado, de acordo com a gravidade das consequências esperadas.
8.9.1 Em qualquer caso, as revisões de POPs não admitem encurtamento de qualquer
das etapas previstas no Ciclo de Vida de Documentos Normativos.
8.10 Cabe aos Chefes de Departamento, Seções ou Serviços informarem a Coordenação
Integrada da Qualidade, a necessidade de revisar ou de cancelar um POP.
8.11 Critérios gerais para revisões de documentos normativos:
Condição Como é realizada
Prazo recomendado para o ciclo de revisão
Até 30 dias corridos, cabendo a CIQ agilizar o processo, desde a notícia do início da revisão.
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Marca de revisão da emissão original Revisão 00 Marcas das sucessivas revisões do
mesmo documento normativo Revisão 01, Revisão 02, Revisão 03 etc.
Marca de revisão do POP
Qualquer alteração do documento será
identificada no documento Banco de Dados para Revisão de Documentos do Sistema Normativo da Qualidade da Direh.
8.12 A Coordenação Integrada da Qualidade mantém os arquivos dos POPs obsoletos e
apenas a cópia-mestra pertinente à última versão obsoleta, para fins de facilitar comparação de versões e autorizações.
8.13 O Programa Anual de Auditoria é estabelecido de modo que nenhum POP
permaneça mais que dois anos sem ser auditado pelo menos uma vez.
8.14 O Controle de Registros é estabelecido em POP do Setor de Arquivo.
9 GESTÃO DE REGISTROS
9.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pelo Núcleo de Arquivo e
mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:
ASSUNTO/TIPO
DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL
ARMAZE -NAMENTO IDENTIFICAÇÃO/R ECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NO NÚCLEO DE ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Cópia mestra de POP/Política/Manual Chefe da Coordenação Integrada da Qualidade Papel e
digital Data / Origem 2 anos
Núcleo de Arquivo Folha de Implementação de POP/Política/Manual Chefe da Coordenação Integrada da Qualidade
Papel Data / Origem 2 anos
Núcleo de Arquivo
10 ANEXOS
Anexo 1 – Codificação de Documentos Normativos da Qualidade da Direh;
Anexo 2 – Ciclo de Vida de Documentos Normativos da Qualidade da Direh;
Anexo 3 – Critério para Autorização de Documentos Normativos da Qualidade da Direh;
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Anexo 4 – Formulário de Implementação de Documentos Normativos da Qualidade (FRM-12-01);
Anexo 5 – Banco de Dados para Revisão de Documentos do Sistema Normativo da Qualidade da Direh (FRM-12-02).
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POP-SIGLA-XX
Número sequencial do POP no âmbito da unidade Sigla da unidade responsável pelo POP
Sigla identicadorade “POP”
POP-DARH-03
Terceiro POP do DARH
DARH é a unidade responsável por este POP Sigla identificadorade “POP”
FRM-SIGLA-XX-YY
Número sequencial do FRM no POP a que pertence Número de ordem do POP na unidade
Sigla da unidade responsável pelo POP Sigla identificadorade “Formulário”
MAN-SIGLA-XX-YY
Número sequencial do Manual no POP a que pertence Número sequencial do POP de vinculação do Manual Sigla da unidade responsável pelo POP
Sigla da unidade responsável pelo POP
ANEXO 1 – CODIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DA QUALIDADE DA DIREH
a) Codificação do Manual da Qualidade:
b) Codificação dos Procedimentos Operacionais Padrão:
c) Exemplo de codificação de POP
d) Codificação de Formulários:
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01/06/2011 VER. 01 Página 14 de 17 ANEXO 2 - CICLO DE VIDA DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DA QUALIDADE DA
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01/06/2011 VER. 01 Página 15 de 17 ANEXO 3 - CRITÉRIOS PARA AUTORIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DA
QUALIDADE DA DIREH
Tipo de documento Proposição Análise Crítica Aprovação
Manual da Qualidade Chefe da Coordenação Integrada da Qualidade Grupo Executivo da
Direh. Diretor da Direh
POP Qualquer trabalhador Auxiliar do Diretor ou Chefe da principal unidade impactada, observado o conhecimento ou experiência no tema. Diretor/Chefe da unidade responsável pelo POP (Direh, DARH, DDR, CST ou Creche) Formulários Políticas Planos Manuais
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01/06/2011 VER. 01 Página 16 de 17 ANEXO 4 – FORMULÁRIO DE IMPLEMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS NORMATIVOS
DA QUALIDADE
Formulário de Implementação de Documentos Normativos da Qualidade
FRM-DIREH-12-01
IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS IMPLEMENTADOS CÓDIGO DO
DOCUMENTO TÍTULO
DATA DA
VIGÊNCIA REVISÃO
IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELA IMPLEMENTAÇÃO
NOME SETOR DATA
ATESTO LEITURA E COMPREENSÃO DO POP E CONFIRMO O SEU USO DE ACORDO COMO DESCRITO
NOME SETOR DATA RUBRICA
Ministério da Saúde
FIOCRUZ
Fundação Oswaldo Cruz
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ANEXO 5 – BANCO DE DADOS PARA REVISÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA NORMATIVO DA QUALIDADE DA DIREH
BANCO DE DADOS PARA REVISÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA NORMATIVO DA QUALIDADE DA DIREH
ÁREA PROCEDÊNCIA
DATA DE INCLUSÃO
ITEM
DO POP COMENTÁRIOS / SUGESTÕES JUSTIFICATIVA
