Teoria Do ERP

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Gestão

Empresarial

com

ERP

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Gestão Empresarial com ERP

Autor

Ernesto Mário Haberkorn Capa

Cesar Duarte da Silva Revisão

José Cassio dos Santos Junior

Dados de Catalogação na Publicação Haberkorn, Ernesto Gestão Empresarial com ERP

São Paulo: 2003. ISBN: 85-903951-1-1

MICROSIGA Software SA

Av. Braz Leme, 1631 São Paulo - SP CEP 02511-000

Outras Obras do Autor

Introdução à Análise de Sistemas - 1969

O Computador e Processamento de Dados - 1975 O Computador na Administração de Empresas - 1985 Clipper - Modelos de Programas - 1990

Delphi 3.0 - Desenvolvendo Aplicações Comerciais - 1998 Teoria do ERP - 1999

Contabilidade Inside ERP - 2000 Genoma Empresarial - 2001

Colaboração Adilson C. Mello Adriano Antonio Postal André Luiz Souza Gentil Armando Tadeu Buchina Eduardo Alexandre Nistal Georges Kontogiorgos Heraldo Conrado Hebling Luis Akira Tamura Marcos Pitanga Paladino Wagner Xavier

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Sumário

Capítulo 1

9 A Tecnologia da Informação e a Gestão Empresarial ...

9

Sumário do Capítulo ... 9

Objetivos do aprendizado ... 9

Palavras-chave ... 10

Globalização e Tecnologia da Informação ... 12

Capítulo 2

13 A Internet e a Evolução do ERP ... 13

Evolução do ERP ... 14

Como a Internet se Integra às Soluções de ERP ... 25

CRM Customer Relationship Management ... 26

Call Center ... 27

e-commerce e Supply Chain Management (SCM) ... 28

Capítulo 3

35 Funcionalidades do ERP ... 35

Funcionalidades Básicas de um Sistema de ERP ... 36

Contabilidade ... 37

Custos ... 39

Compras ... 42

PCP (Planejamento e Controle da Produção) ... 45

Faturamento ... 46 Livros Fiscais ... 47 Financeiro ... 48 Folha de Pagamento ... 49 Ativo Fixo ... 50 ERP Vertical ... 50 Automação Comercial ... 50

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Sistemas de Apoio Logístico ... 51 Gerenciamento de Projetos ... 52 Gestão da Qualidade ... 52 Gestão Educacional ... 54 Manutenção de Ativos ... 55 Exportação ... 56 Importação ... 56 Gestão Hospitalar ... 57

Medicina e Segurança do Trabalho ... 57

Plano de Saúde ... 58

Controle de Direitos Autorais ... 58

Gestão de Concessionárias ... 59

Capítulo 5

60 BI - Business Intelligence... 60

Sumário do Capítulo ... 60 Objetivos do aprendizado ... 60 Palavras-chave ... 60 Data Warehouse ... 61 Jornal da Empresa ... 66

Capítulo 6

69 Histórico e Evolução da Tecnologia... 69

Sumário do Capítulo ... 69 Objetivos do aprendizado ... 69 Palavras-chave ... 70 Banco de Dados ... 71 Microinformática ... 75 Windows ... 77 Redes ... 77 Orientação a Objetos ... 80 Segurança e Internet ... 82 Web Services ... 85

Capítulo 7

91 PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ...

91

Palavras-chave ... 93 Gerenciamento de Projetos e a abordagem do PMBOK 2000-Project

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Management Body of Knowledge ... 94

Objetivo ... 94

PMI Project Management Institute ... 94

Introdução ao PMBOK ... 95

Exemplo de documentos de projeto ... 97

Recorte da proposta do projeto ... 99

Exemplo do resumo de alocação por recurso e referência para fluxo de caixa mensal ... 102

Exemplo de cronograma ... 103

Documento de Validação de Consultoria Prestada ... 104

Gestão da Integração do Projeto ... 105

Gestão do Escopo do Projeto ... 107

Gestão do Tempo ... 109

Gestão do Custo ... 112

Gestão da Qualidade ... 114

Gestão dos Recursos Humanos ... 116

Gestão das Comunicações ... 119

Gestão dos Riscos ... 121

Gestão das Aquisições/Contratos ... 124

Metodologia de Implantação ... 127

Módulo Financeiro (Contas a Pagar e a Receber) ... 132

Módulo Estoque/Custos ... 132

Capítulo 8

136 UML (Unified Modeling Language) ... 136

MER (Modelo de Entidade-Relacionamento) ... 136

Modelagem de Sistemas Utilizando UML ... 138

Diagramas ... 139

Diagrama de Caso de Uso ... 139

Diagrama de Classes ... 142 Associação ... 142 Agregação ... 143 Generalização/Especificação ... 143 Dependência ... 143 Diagrama de Interação ... 146 Diagrama de Seqüência ... 146

Diagrama de Seqüência da Geração de Pedido de Vendas... 148

Diagrama de Seqüência da Geração de Solicitação de Compras de Materiais ... 149 Diagrama de Seqüência da Geração de Solicitação de Compras de

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Materiais de Consumo ... 150

Diagrama de Seqüência da Geração da Cotação de Compras de Materiais ... 151

Diagrama de Colaboração ... 152

Diagrama de Colaboração da Formação de Preço de Venda dos Produtos ... 153

Diagrama de Estados ... 155

Diagrama de Estado para a Classe Nota Fiscal de Saída ... 156

Diagrama de Atividade ... 157

Diagrama de Atividade para os Objetos da Classe Solicitação de Compras ... 157

Diagramas de Implementação ... 159

Diagrama de Componentes ... 159

Diagrama de Implantação ... 161

Modelagem de Dados Utilizando o MER (Modelo de Entidade-Relacionamento) ... 162

Capítulo 9172

PDI - Plano Diretor de Informática ... 172

1ª Fase - Levantamento ... 173

1.1 Situação Atual da Empresa... 173

1.2 Volume de Dados ... 174 1.3 Fluxo de Dados ... 174 Compras ... 174 Faturamento ... 176 Estoque ... 180 Custo ... 181

Planejamento e Controle da Produção ... 183

Financeiro ... 185

Contabilidade ... 188

Livros Fiscais ... 189

Ativo Fixo ... 190

Folha de Pagamento ... 191

2ª Fase Avaliação de Necessidades de Customização ... 192

3ª Fase Avaliação dos Recursos Físicos ... 193

4ª Fase - Elaboração de Plano e Cronograma Macro ... 194

Capítulo 10

196 Análise de Softwares de Gestão - ERP ... 196

(7)

Sumário do Capítulo ... 196 Objetivos do aprendizado ... 196 Palavras-chave ... 196 Rotinas Genéricas ... 197 Gráficos ... 201 Financeiro ... 201 Contabilidade ... 205 Estoque/Custo ... 207

PCP Planejamento e Controle da Produção ... 210

Carga de Máquina ... 211

Compras ... 212

Faturamento ... 213

Fiscal ... 215

Ativo Fixo ... 216

Folha de Pagamento e Recursos Humanos ... 216

Ponto Eletrônico ... 218

Lojas e Comércio Varejista ... 218

Capítulo 14

220 Gestão Contábil e de Custos ... 220

Objetivos do aprendizado ... 220 Palavras-chave ... 221 Contabilidade e Custos ... 222 Plano de Contas ... 222 Custos ... 225 Custo Standard ... 239

Custo Real On-Line ... 246

Movimentações e Lançamentos Contábeis ... 247

Custo Mensal ... 251

Regime de Caixa ... 252

Custo Standard Puro ... 253

Custo Standard ... 254

Índices Econômicos e Financeiros ... 259

Capítulo 15

261 Gestão de Materiais ... 261

Sumário do Capítulo ... 261 Objetivos do aprendizado ... 262 Palavras-chave ... 262 Lote Econômico ... 263 Ponto de Pedido ... 270 Consumo Médio ... 273

(8)

MRP I Material Requirement Planning ... 277

Carga Máquina MRP IIManufactoring Resources Planning... 282

Rastreabilidade ... 287

Capítulo 16

289 Gestão Administrativa ... 289

Sumário do Capítulo ... 289 Objetivos do aprendizado ... 289 Palavras-chave ... 290 Vencimentos ... 292 Títulos Provisórios ... 292 Compensações ... 293 Operações Bancárias ... 294 Aplicações e Empréstimos ... 295

Moedas e as Desvalorizações Cambiais ... 295

Variação Monetária, Correção Integral e FASB: ... 296

Análise de Crédito e Controle de Inadimplência ... 303

Orçamentos e a Contabilidade Financeira ... 304

Ativo Fixo ... 305

Vida útil do bem ... 306

Reavaliação ... 307 Baixas ... 307 Ampliações e Reformas ... 308 RH Recursos Humanos ... 309

Capítulo 17

313 Fluxo Sistêmico ... 313

Sumário do Capítulo ... 313 Objetivos do aprendizado ... 313 Palavras-chave ... 313 Lançamentos Automáticos ... 314

Supply Chain Management... 316

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Capítulo 1

A Tecnologia da Informação e a Gestão Empresarial

Sumário do Capítulo

1.1 Introdução:

- Definição de objetivos empresariais;

- Componentes básicos no ciclo produtivo das empresas; - Fatores indispensáveis para o sucesso das empresas;

1.2 Efeitos da Globalização:

- O surgimento da concorrência sem fronteiras;

- Elementos básicos que regem a composição de custos em um mercado globalizado;

1.3 Sistemas de gestão empresarial:

- Por que usar sistemas de gestão empresarial?;

- O uso da tecnologia da informação na tomada de decisões.

Objetivos do aprendizado

1. Fornecer elementos básicos que compõem um sistema de

gestão empresarial;

2. Mostrar a necessidade do uso de sistemas de gestão

empresarial;

3. Oferecer elementos para a compreensão da necessidade do

uso de sistemas de gestão empresarial em um processo de globalização de mercados;

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Palavras-chave

- Gestão Empresarial. - Globalização.

- Tecnologia da Informação. - Sistemas de Gestão.

Uma empresa é um conjunto de pessoas e recursos que geram uma receita vendendo seus produtos para um público determinado. Para sobreviver, esta receita precisa ser maior que as despesas gastas neste processo. O que sobrar, ou seja, o lucro, é distribuído aos proprietários da empresa.

Estes por sua vez, ao investirem seu capital na empresa esperam ter um retorno pelo menos tão bom quanto aquele obtido em outras aplicações financeiras.

Não há bom negócio que seja eterno.

Um Negócio da China logo é copiado por outras pessoas. Surge a concorrência e com ela a pressão para uma melhoria do produto, ou seja, uma redução na margem e nos preços. O lucro cai e os investidores começam a procurar outras alternativas.

A taxa de mortalidade de empresas, em especial nos primeiros anos de vida, é muito maior do que se imagina. O fracasso nem pode mesmo ser considerado uma incompetência de seus gestores. Mantê-la viva demanda que uma série de fatores ocorram simultaneamente. E nem sempre isto é possível.

Mas de qualquer forma um fator é indispensável nos dias atuais, onde a concorrência é cada vez mais acirrada e cada centavo é importante no seu sucesso: ter um bom sistema de gestão.

Há vários tipos de empresas. Públicas (estatais) ou privadas. Comerciais, industriais ou de serviços. Há ainda uma divisão jurídica, onde a diferença está na forma de tributação e na responsabilidade de seus sócios.

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De qualquer forma há ainda grandes diferenças na constituição de empresas entre os vários países do mundo mesmo com todo este processo de globalização. Há diferenças em relação às responsabilidades dos sócios, em alguns casos limitadas ao valor do capital registrado da empresa, em relação ao comando e à eleição dos diretores e especialmente em relação à tributação.

Quanto a este último ponto, que afeta diretamente os custos dos produtos e, por outro lado, depende da própria situação do governo, pois se houver déficit quem os deve cobrir são as empresas e o contribuinte por meio de impostos cada vez mais pesados, há de se considerar as grandes diferenças existentes até mesmo entre países vizinhos, o que evidentemente leva as multinacionais a selecionarem cada vez com mais critério o local de suas fábricas que alimentarão o resto do mundo com seus componentes.

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Globalização e Tecnologia da Informação

Quando se analisa as tão apregoadas mudanças dos últimos anos na economia mundial, dois pontos são sempre citados com ênfase: a Globalização e a Tecnologia da Informação.

A Globalização, que também só se viabilizou da forma como veio, devido aos avanços tecnológicos comunicações, facilidades de transporte, informática, eletrônica, Internet em última análise nada mais é do que a queda das barreiras alfandegárias e a internacionalização das empresas.

A concorrência é mundial, mesmo se a empresa vende e produz um item em uma remota cidade do interior. Logo, sua gerência tem que ser tão eficiente quanto a mais eficiente empresa de seu setor. É ai que entra a segunda grande diferença dos tempos atuais: a Tecnologia da Informação (TI, IT, SI e EI)*. A informação neste sentido: rápida, completa, objetiva e primordial para a tomada de decisões acertadas.

Nesta corrente, o elo dos Sistemas de Gestão Empresarial (ERP) é de fundamental importância. Tais sistemas tiveram que se adaptar à nova realidade. Impulsionados pelos avanços do Hardware e das ferramentas de Software disponíveis, evoluíram. Os usuários passaram a exigir mais. Os sistemas não têm mais limites, automatizam tudo. Aqueles que já nasceram com esta predisposição, acompanham esta tendência.

* Outros nomes usados para TI (Tecnologia da Informação): - Information Technology;

- Sistemas de Informação; - Engenharia da Informação.

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Capítulo 2

A Internet e a Evolução do ERP

Sumário do Capítulo

2.1 Integração de um ERP através da Internet;

2.2 CRM Customer Relationship Management:

- Definição e conceito de CRM (Customer Relationship Management);

- Técnicas utilizadas;

2.3 Call Center:

- Definição e conceito de Call Center; - Tecnologias utilizadas;

- Vantagens da implantação de um Call Center;

2.4 E-commerce e Supply Chain Management (SCM):

- Definição e conceito de comércio eletrônico; - Tecnologias utilizadas;

- Principais tipos de comércio eletrônico;

- Vantagens oferecidas pelo comércio eletrônico.

Objetivos do aprendizado

1. Mostrar como um sistema de ERP pode ultrapassar as

fronteiras da empresa;

2. Mostrar como diversas metodologias e ferramentas podem

agregar um diferencial em um sistema de ERP;

3. Definir o que é CRM (Customer Relationship Management),

Call Center e E-commerce, bem como mostrar as tecnologias utiliza das e as vantagens da incorporação destes recursos em um Sistema de ERP.

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Palavras-chave

- Internet.

- Customer Relationship Management (CRM). - Call Center.

- E-commerce.

- Supply Chain Management (SCM). - Apoio Logístico.

Evolução do ERP

A sigla ERP chegou ao Brasil em meados da década de 90 quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do setor.

A origem desta sigla tem uma trilha bastante curiosa. Há de se lembrar que uma das primeiras grandes aplicações comerciais, ainda na época dos mainframes, em 1960, foi um sistema denominado MRP I Material Requirement Planning que será oportunamente tratado no capítulo 3, e que basicamente calcula a necessidade de compra de matérias-primas e produção de componentes a partir de previsão de vendas e de uma situação de estoque.

Isto, em grandes fábricas, com grandes quantidades de produtos acabados, inúmeros níveis de componentes, cada um formado por matérias-primas utilizadas muitas vezes em quantidades diferentes, é um cálculo bastante trabalhoso. Mas, se por um lado o MRP I informa o que deve ser produzido e comprado, por outro ele não diz como. E como quem dá a missão deve fornecer os meios, surgiram a seguir, já na década de 70, os sistemas MRP II.

A sigla igual é mera coincidência , daí a diferenciação pelo ordinal I e II. MRP II significa Manufactoring Resources Planning, traduzindo Planejamento dos Recursos da Manufatura. Através do MRP II é possível saber quem vai produzir, quando e com quais recursos, ou seja, a fábrica é alocada minuto a minuto, operação a operação de acordo com um calendário pré-definido e um conjunto de recursos disponíveis.

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Mas uma empresa não é constituida somente por máquinas e materiais. São também parte integrante e importante dinheiro e pessoas. O dinheiro é controlado pelos módulos financeiro e contábil e gente pelos sistemas de RH. A integração entre todos eles, é verdade, já existia há muito tempo e eram os Sistemas Integrados de Gestão que abundavam em muitas empresas, talvez não tão sofisticados quanto aqueles que chegavam ao país com grande pompa, mas certamente eficientes diante dos recursos disponíveis e suficientes para as necessidades da época de nosso empresariado. De qualquer forma ERP Enterprise Resources Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa - é o novo nome dado a este tipo de solução: a informatização integrada de todos os processos de uma empresa, sejam eles contábeis, financeiros, de RH, de estoques, custos, compras, produção, faturamento etc. Para explicar melhor qual a real abrangência de uma solução ERP, nada como uma narração esportiva com base em um fluxo representativo, já que o futebol está na alma do brasileiro e através dele nada se torna monótono. Vamos a ela.

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CONTRATO DE FORNECIMENTO

LIBERAÇÃO DE

ESTOQUE FATURAMENTO DUPLICATAS RECEBER

MOVIMENTO DE TÍTULOS BANCO CLIENTES TEF CONSULTA BANCO DE INFORMAÇÕES PCP ESTATÍSTICA PREVISÃO DE VENDAS MRP I SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COTAÇÃO PEDIDO DE COMPRA SIGA EDI FORNECEDOR CONTRATO DE FORNECIMENTO IMPORTAÇÕES SISCOMEX _LIVROS FISCAIS FOLLOW-UP ORDENS DE PRODUÇÃO PRODUÇÃO COLETOR ELETRÔNICO CHÃO DE FÁBRICA MRP II CONTROLE DE QUALIDADE RECEBIMENTO DE MERCADORIAS ESTOQUE DE PRODUTO ACABADO MANUTENÇÃO INDUSTRIAL FLUXO DE CAIXA CONTAS A PAGAR SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS CUSTOS SIMULAÇÃO PREÇO DE VENDA SIMULAÇÃO FINANCEIRA ORÇAMENTO MOVIMENTO DE TÍTULOS CONTABILIDADE FOLHA DE PAGAMENTO PONTO ELETRÔNICO ATIVO FIXO BANCO FORNECEDOR ESTOQUE MP/MC REQUISIÇÕES FATURAMENTO CMV + MARGEM BRUTA CUSTOS INDIRETOS RAZÃO BALANCETE DIÁRIO LANÇAMENTOS LIBERAÇÃO DE CRÉDITO LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

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CONTRATO _DE FORNECIMENTO

LIBERAÇÃO _DE

ESTOQUE FATURAMENTO DUPLICATAS RECEBER MOVIMENTO _DE TÍTULOS BANCO CLIENTES TEF CONSULTA BANCO _DE INFORMAÇÕES PCP ESTATÍSTICA PREVISÃO DE VENDAS MRP I SOLICITAÇÃO _DE COMPRAS COTAÇÃO PEDIDO DE COMPRA SIGA EDI FORNECEDOR CONTRATO DE FORNECIMENTO IMPORTAÇÕES SISCOMEX LIVROS FISCAIS FOLLOW-UP ORDENS DE PRODUÇÃO PRODUÇÃO COLETOR ELETRÔNICO CHÃO DE FÁBRICA MRP II CONTROLE DE QUALIDADE RECEBIMENTO DE MERCADORIAS ESTOQUE DE _PRODUTO ACABADO MANUTENÇÃO INDUSTRIAL FLUXO DE CAIXA CONTAS A PAGAR SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS CUSTOS SIMULAÇÃO PREÇO DE _VENDA SIMULAÇÃO FINANCEIRA ORÇAMENTO MOVIMENTO DE TÍTULOS CONTABILIDADE FOLHA DE PAGAMENTO PONTO ELETRÔNICO ATIVO FIXO BANCO FORNECEDOR ESTOQUE MP/MC REQUISIÇÕES FATURAMENTO _{CMV +} MARGEM BRUTA CUSTOS INDIRETOS RAZÃO BALANCETE DIÁRIO LANÇAMENTOS LIBERAÇÃO DE CRÉDITO LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

Ele faz o pedido de vendas. O jogo promete. É feita a liberação do crédito de forma eletrônica nas principais entidades do mercado. Passa pelo Serasa, dá um drible no SPC e aprova o pedido. Vai para a liberação de estoque. Se for contra-entrega, emite a nota fiscal e despacha a mercadoria para o cliente.

CONTRATO DE FORNECIMENTO LIBERAÇÃO DE ESTOQUE FATURAMENTO CLIENTES CONSULTA BANCO DE INFORMAÇÕES LIBERAÇÃO DE CRÉDITO

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LIBERAÇÃO _DE

Se for por encomenda, vai para o PCP. É o planejamento e controle da produção. Parte das previsões de vendas e projeta o estoque. Executa o MRP I. É o Material Requirement Planning, o Planejamento das Necessidades de Materiais.

PCP ESTATÍSTICA PREVISÃO DE VENDAS MRP I CONTRATO DE FORNECIMENTO ORDENS DE PRODUÇÃO PRODUÇÃO COLETOR ELETRÔNICO CHÃO DE FÁBRICA MRP II ESTOQUE MP/MC REQUISIÇÕES

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LIBERAÇÃO _DE

Explode a estrutura. Gera as ordens de produção. Para as matérias--primas faz as solicitações de compras. Se for produto importado, já integra com o Siscomex . Vê a cotação do dólar. As cotações de compras são enviadas, via Internet, para os fornecedores.

Os fornecedores recebem, dão os preços, as condições de entrega e de pagamento. O sistema negocia, pechincha e obtém o melhor preço. Faz o e-procurement. Emite o pedido de compra e o manda para frente. O fornecedor recebe, sofre dura marcação do follow up. Planeja, produz, carrega o caminhão e descarrega a mercadoria para o seu destino. É o Supply Chain Management, funcionando de verdade. SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COTAÇÃO PEDIDO DE COMPRA SIGA EDI FORNECEDOR IMPORTAÇÕES SISCOMEX FOLLOW-UP FORNECEDOR

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LIBERAÇÃO DE

ESTOQUE FATURAMENTO DUPLICATAS RECEBER MOVIMENTO DE TÍTULOS BANCO CLIENTES TEF CONSULTA BANCO DE INFORMAÇÕES PCP ESTATÍSTICA PREVISÃO DE _VENDAS MRP I SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COTAÇÃO PEDIDO DE _COMPRA SIGA EDI FORNECEDOR CONTRATO DE FORNECIMENTO IMPORTAÇÕES _SISCOMEX LIVROS FISCAIS FOLLOW-UP ORDENS DE PRODUÇÃO PRODUÇÃO COLETOR ELETRÔNICO CHÃO DE FÁBRICA _{MRP II} CONTROLE DE QUALIDADE RECEBIMENTO _DE MERCADORIAS ESTOQUE DE PRODUTO ACABADO MANUTENÇÃO INDUSTRIAL FLUXO _DE CAIXA CONTAS _A PAGAR SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS CUSTOS SIMULAÇÃO PREÇO DE _VENDA SIMULAÇÃO FINANCEIRA ORÇAMENTO MOVIMENTO DE TÍTULOS CONTABILIDADE FOLHA DE PAGAMENTO PONTO ELETRÔNICO ATIVO FIXO BANCO FORNECEDOR ESTOQUE MP/MC REQUISIÇÕES FATURAMENTO CMV + MARGEM BRUTA CUSTOS INDIRETOS RAZÃO BALANCETE DIÁRIO LANÇAMENTOS LIBERAÇÃO _DE CRÉDITO LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

Vem o Recebimento, pega o material, passa pelo Controle de Qualidade e coloca-o no estoque de matéria-prima, olha a integração já sendo feita em tempo real e automaticamente. Atualiza os livros fiscais, o Pedido de Compra e inclui o título no Contas a Pagar. E olha lá , até o lançamento contábil já é feito de forma automática e inteligente. PEDIDO DE COMPRA LIVROS FISCAIS CONTROLE DE QUALIDADE RECEBIMENTO DE MERCADORIAS FLUXO DE CAIXA CONTAS A PAGAR FORNECEDOR ESTOQUE MP/MC REQUISIÇÕES LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

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LIBERAÇÃO DE

O material entra rachando no estoque. Vem a requisição, por trás, rouba a mercadoria, coloca no chão de fábrica. Vem o MRP II. Entra na jogada. É o Manufactoring Resources Planning. Faz a carga de máquina. Aloca os recursos. Minuto a minuto, operação a operação. Ninguém fica parado. É todo mundo se mexendo. A produção rola macia. Vai entrando no estoque de produto acabado. Tem até coletor eletrônico, controlando o processo.

PRODUÇÃO COLETOR ELETRÔNICO CHÃO DE FÁBRICA MRP II ESTOQUE DE PRODUTO ACABADO REQUISIÇÕES FATURAMENTO CMV + MARGEM BRUTA

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LIBERAÇÃO DE

ESTOQUE FATURAMENTO DUPLICATAS RECEBER MOVIMENTO DE TÍTULOS BANCO CLIENTES TEF CONSULTA BANCO DE INFORMAÇÕES PCP ESTATÍSTICA PREVISÃO DE _VENDAS MRP I SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COTAÇÃO PEDIDO DE COMPRA SIGA EDI FORNECEDOR CONTRATO DE FORNECIMENTO IMPORTAÇÕES SISCOMEX LIVROS FISCAIS FOLLOW-UP ORDENS DE PRODUÇÃO PRODUÇÃO COLETOR ELETRÔNICO CHÃO DE FÁBRICA MRP II CONTROLE DE QUALIDADE RECEBIMENTO _DE MERCADORIAS ESTOQUE DE PRODUTO ACABADO MANUTENÇÃO INDUSTRIAL FLUXO _DE CAIXA CONTAS A PAGAR SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS CUSTOS SIMULAÇÃO PREÇO DE _VENDA SIMULAÇÃO FINANCEIRA ORÇAMENTO MOVIMENTO DE TÍTULOS CONTABILIDADE FOLHA DE PAGAMENTO PONTO ELETRÔNICO ATIVO FIXO BANCO FORNECEDOR ESTOQUE MP/MC REQUISIÇÕES FATURAMENTO CMV + MARGEM BRUTA CUSTOS INDIRETOS RAZÃO BALANCETE DIÁRIO LANÇAMENTOS LIBERAÇÃO _DE CRÉDITO LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

E tudo sai valorizado e contabilizado pelos custos standard e real. A depreciação é calculada pelo Ativo Fixo; a mão-de-obra, pela Folha de Pagamento e pelo Ponto Eletrônico. Até os custos indiretos são rateados pela contabilidade.

CONTABILIDADE FOLHA DE PAGAMENTO PONTO ELETRÔNICO ATIVO FIXO LANÇAMENTOS LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

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LIBERAÇÃO DE

Volta, agora, o faturamento. Ele tem o produto, prepara, emite a nota fiscal e manda a mercadoria para o cliente. A logística também dá a sua mãozinha.

A duplicata vai para o Contas a Receber, que passa o título para o banco via CNAB. Ninguém põe a mão na bufunfa, o banco recebe, quita o título, faz o depósito e devolve a informação para o sistema.

FATURAMENTO DUPLICATAS

RECEBER

MOVIMENTO DE

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LIBERAÇÃO DE

E vai enchendo a bola do caixa! É dinheiro que não acaba mais, mas vem o contas a pagar e estraga a festa. Choca-se com o contas a receber e emite o fluxo de caixa.

Tá sobrando, tá faltando. É feita a simulação. Paga, recebe, quita,aplica, financia e resgata.

Compara o real com o orçamento e durma-se tranqüilo com um controle destes.

Mas o financeiro não pára. Manda os lançamentos para a contabilidade que recebe-os livre e avança sozinha pela direita. Não tem ninguém na marcação! Passa pelo razão, passa pelo balancete, dá um drible no diário e um chapéu no fiscal. Centra. Na área. A bola vai na cabeça do Sigaeis - Executive Information System. Vem o Data Warehouse, faz tabelinha com o Workflow, pega os resultados , consolida, sintetiza, analisa e entrega de bandeja para os diretores. Eles recebem, se reunem, decidem, analisam ... tô sentindo o cheiro do gol, chutou ééééé...gooooool.

A torcida explode de emoção, mas....o que houve??

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS FLUXO DE CAIXA CONTAS A PAGAR SIMULAÇÃO FINANCEIRA ORÇAMENTO FATURAMENTO CMV + MARGEM BRUTA

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LIBERAÇÃO DE

Não, não foi gol, o juiz anulou. Ele deu lucro, muito lucro para as empresas que usam a solução ERP. E olha lá o placar no Morumbi: Receitas 10 x Despesas 0. É 100% de aproveitamento.

(Fim da radiação)

Este cenário é sem dúvida o sonho de todo administrador de empresas que hoje sofre o impacto de novas tecnologias, principalmente as originárias da Internet que revolucionam todo o processo, tornando-o cada vez ainda mais eficiente, rápido, econômico e indispensável.

Como a Internet se Integra às Soluções de ERP

A Internet faz com que o ERP ultrapasse, em termos sistêmicos, as fronteiras da empresa integrando-a cada vez mais com seus clientes, com o mercado, com seus fornecedores, com o governo, com os

FATURAMENTO MOVIMENTO DE TÍTULOS ESTOQUE DE PRODUTO ACABADO SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS FATURAMENTO CMV + MARGEM BRUTA CUSTOS INDIRETOS RAZÃO BALANCETE DIÁRIO CONTABILIDADE

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bancos e até com seus funcionários.

A Internet transformou o mundo em uma imensa rede em que todos têm acesso a todas as informações de todas as empresas ligadas à rede. Tudo respeitando, é claro, os dados sigilosos e dentro de um esquema de segurança que não traga prejuízos a ninguém.

A palavra de ordem é a conectividade. De sua mesa de trabalho você se comunica, negocia, compra, vende e se informa. Não importa aonde esteja seu interlocutor, em seu bairro, em sua cidade, do outro lado do país ou do mundo.

Explorando estes recursos, algumas novas aplicações de ERP ganharam força: CRM, Call Center, e-commerce, Supply Chain e apoio logístico.

CRM Customer Relationship Management

Se antigamente, nos tempos das velhas lojinhas e armazéns de esquina, podia se dizer que o dono do estabelecimento comercial conhecia profundamente cada um de seus fregueses, suas necessidades, seus desejos e sua capacidade financeira, e dava a cada um atendimento especial, o mesmo não se pode dizer dos tempos atuais, em que as grandes redes de magazines tratam nos friamente como um simples cliente a mais, na verdade um código cadastrado e ativo em suas vastas bases de dados.

Com os novos recursos o CRM veio para mudar esta situação, mesmo porque aquele cliente que antes não era tão exigente passou, agora, a ser mais cortejado e assediado por fortes esquemas mercadológicos, esquemas estes baseados exatamente nos próprios recursos da informática. O CRM restaura o atendimento one-to-one, onde aquelas necessidades, desejos e capacidade financeira passam a fazer parte, de forma organizada e rapidamente acessível, daquelas mesmas bases de dados que agora se propõem a ter mais informações que não apenas o valor faturado e a data da última compra.

Um exemplo típico de CRM está presente em algumas redes de supermercados. Disponibilizando um simples cartão, que também facilita o processo de pagamento dos clientes, tem ele na verdade a finalidade de permitir o armazenamento de todas as compras de cada cliente, em quantidade, código, data e valor de cada produto adquirido. Assim, em uma próxima promoção, o marketing será

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muito mais dirigido e eficiente pois será feito com base nestas informações.

A venda não se resume à simples digitação do pedido e à conseqüente emissão da nota fiscal e da duplicata. Envolve o tele-marketing, a pré-venda, o suporte pós-venda, a assistência técnica, o histórico das últimas compras, o controle das pendências enfim, o direcionamento e atendimento personalizado do cliente.

Call Center

Para realizar parte destas tarefas utiliza-se o CTI Computer Tele-phone Interface que disponibiliza a rede de telefones como terminais de redes de computadores.

O Call Center, que utiliza esta tecnologia, alem de direcionar chamadas telefônicas, acessa as bases de dados de sistemas ERP. Assim por exemplo, um cliente pode telefonar e questionar sobre a disponibilidade de um item, a situação de suas contas ou a efetiva data de entrega de um pedido pendente. Utilizando o teclado do telefone como meio de entrada, e tendo por trás um programa que o dirige através de uma gravação pré-formatada, o sistema acessa, depois de receber os códigos devidos, as informações no banco de dados. Concluída a pesquisa, monta a frase resposta, composta de uma seqüência de palavras previamente gravadas. A URA, Unidade de Resposta Audível, que funciona à semelhança de uma rotina de edição por extenso, monta o texto sonoro que é editado pela linha telefônica. Assim, aqui vão alguns exemplos:

Seu pedido número 123456 será entregue no próximo dia 10

de junho de 2004.

O produto 654321, sulfato de sódio, está com disponibilidade

de 100 kilos para entrega imediata.

Seu saldo devedor é de 5 mil reais, referentes às duplicatas

números 1234 e 2345, com vencimento para os dias 12 de maio e 20 de maio.

O Call Center permite este atendimento, bastante personalizado, sem que para tal haja necessidade de um atendente presencial e o serviço pode ser disponibilizado 24x7, ou seja, 24 horas do dia, 7 dias da semana. É claro que hoje é muito mais comum o funcionamento do Call Center ainda com a intervenção de um

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atendente. Mas mesmo nestes casos ele já conta com forte apoio do sistema em seu trabalho de suporte às vendas por telefone.

e-commerce e Supply Chain Management (SCM)

O comércio eletrônico teve seu início, na verdade, já há mais de uma década.

Seja pela troca de documentos, via telex ou fax, seja mais recentemente através de empresas de EDI Eletronic Data Inter-change , onde empresas de comunicações viabilizam a compatibilidade entre registros transmitidos pela rede. A própria venda postal, via catálogos, ou os programas de shopping que proliferam nas emissoras de televisão são um prenúncio de que este tipo de comércio não-presencial ou à distância funciona. Uma primeira forma mais avançada de comércio eletrônico surgiu com as montadoras de veículos e as redes de supermercados, que exaustivamente planejam e replanejam suas encomendas que são colocadas em suas vastas redes de fornecedores, acessando diretamente suas bases de dados.

É natural que a prática do comércio eletrônico é mais fácil no caso de compras sistemáticas, onde existe um contrato de fornecimento que estabelece as condições básicas de compra e venda; nos casos de commodities com produtos de mesma origem e qualidade como petróleo e energia e ainda na aquisição de materiais de consumo e preços assemelhados.

O comércio eletrônico envolve não somente a venda em si, como também o marketing, a logística de entrega, o pagamento, o suporte pós-vendas e assistência técnica e principalmente a integração com as soluções ERP das empresas envolvidas.

Oferta para um mercado mais amplo, redução no ciclo de vendas do produto ( a Heineken conseguiu reduzir este ciclo de 3 meses para 4 semanas), redução de custos, especialmente com a eliminação de estoques e de instalações tradicionais, facilidade da operação (pode ser feita sem sair de casa, a qualquer momento), velocidade nas comunicações, são algumas das vantagens básicas do comércio eletrônico.

No que tange às mudanças que o comércio eletrônico proporciona nas transações de compra e venda, podemos destacar:

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Preços dinâmicos, administrados pelo próprio sistema, onde por exemplos produtos perecíveis, como alimentos, ou que se exaurem como tickets de viagem e de eventos esportivos e artísticos ou ainda diárias de hotel vão se alterando à medida que se aproxima a data fatal.

Produtos passíveis de reprodução e distribuição digital como CDs musicais, softwares, livros, revistas e jornais, games, filmes, cursos apresentados nos sites de educação a distância, produtos financeiros como a compra e resgate de títulos, serviços bancários e outros mais terão uma forte redução em seus preços em função da eliminação de uma série de custos existentes no processo tradicional. Isto fora a questão da tributação, atualmente sendo bastante discutida pelas autoridades.

A possibilidade de uma abrangente análise de preços, processo denominado shopbots e feitos por exemplo pelo Miner, um programa brasileiro que pesquisa preços em todos os sites que oferecem o produto solicitado, faz com que haja uma tendência de convergência de valores, pois um preço fora do padrão praticamente retira o produto do mercado. Para garantir ao menos parte da fidelidade, programas de milhagem oferecem cada vez mais vantagens àqueles que compram sempre da mesma fonte.

O leilão eletrônico, nas suas variadas formas, tem sido também um mecanismo bastante utilizado em determinados sites da Internet. Assim a eBay, pioneira de leilões, tem hoje 2,4 milhões de itens, em 1627 categorias e uma comunidade de usuários de 3,8 milhões de pessoas. E não são apenas quadros, jóias, obras raras ou outros produtos com preços incertos que lá são encontrados. A eBay criou também um sistema de pontuação entre os maiores vendedores do site, baseado nas experiências dos compradores, com o objetivo de reduzir fraudes ou negócios com conseqüências negativas. No Brasil temos o TemdeTudo e Mercado Livre, entre outros. Funciona tanto no B2B, Business to Business como no B2C, Business to Consumer (Amazon, Dell), como no C2C, Consumer to Consumer.

Alguns sites oferecem produtos tradicionais, mas cujos preços flutuam de acordo com a oferta e a procura, ao estilo de um leilão contínuo. É o mesmo espírito da Bolsa de Valores, onde os preços de ações sobem e descem à medida que compradores e vendedores fecham seus negócios.

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ao leilão tradicional. O comprador informa o que necessita e os vendedores apresentam o seu preço. O comprador pode inclusive estipular o valor máximo. É usado para a compra de passagens aéreas, carros, diárias de hotel etc.

Procurando ganhar no poder de compra, alguns sites estão possibilitando que várias empresas se unam, mesmo sendo concorrentes, na hora da compra, em especial para a aquisição de materiais de consumo. Assim, os compradores colocam suas necessidades e o site tenta obter o melhor negócio fazendo a pesquisa na própria rede (e-procurement).

De forma semelhante há sites onde se cria uma espécie de feira (e-marketplace) , com vários fornecedores de produtos análogos que se colocam à disposição de quem queira comprar. É claro que cada um oferecendo algo a mais para atrair o seu cliente. Atuam no setor siderúrgico (e-steel.com), agrobusiness (agrosite.com), construção civil (construservice), alimentício (mercador.com) e muitos outros. Um dos grandes problemas do comércio eletrônico é ainda o da conectividade de software, ou seja, a possibilidade de se eliminar os intermediários neste processo. Assim, as antigas empresas de EDI, que antes da Internet proviam o serviço de comunicações, ainda hoje têm sua utilidade, transformando-se em canais eletrônicos, compatibilizando a troca de dados (pedidos, notas fiscais, avisos de pagamento, posições de estoque, etc) entre clientes e fornecedores, mesmo que os sistemas de ambos sejam totalmente incompatíveis. A ASSESPRO-SP, Associação das Empresas Brasileiras de TI, Software e Internet, lançou um boletim no qual propõe um formato padrão para COTAÇÃO E PEDIDO DE COMPRAS. A idéia é que, à semelhança do formato CNAB, adotado pelos bancos para a troca de títulos, todas as soluções de ERP, conversem entre si através deste formato, dispensando o trabalho do intermediário. O formato segue o esquema do Register do Windows, ou seja, os campos são numerados, divididos em 4 seções (cotação, item, total e legenda). Os primeiros campos são preenchidos pelo comprador. Os demais pelo fornecedor.

COTAÇÃO

01 - número da cotação do comprador 02 - quantidade de itens

03 - CNPJ/CIC do comprador 04 nome do comprador 05 contato no comprador

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06 telefone do comprador 07 endereço do local de entrega 08 e-mail do comprador

09 número da cotação no fornecedor 10 CNPJ do fornecedor

11 nome do fornecedor 12 contato no fornecedor 13 telefone do fornecedor 14 e-mail do fornecedor 15 data de emissão da cotação 16 data da resposta

17 data de validade da cotação ITEM_nnn

41 código do produto no comprador 42 código do produto no fornecedor 43 descrição do produto 44 quantidade solicitada 45 quantidade ofertada 46 unidade de medida 47 preço à vista 48 tipo de moeda 49 preço à prazo

50 despesas acessórias em valor

51 despesas acessórias em porcentagem 52 porcentagem do ICMS 53 porcentagem do IPI 54 porcentagem do ISS 55 condição de pagamento 56 data de entrega 57 observações 58 FOB ou CIF TOTAL

71 somatória dos preços à vista 72 despesas acessórias em valor 73 despesas acessórias em porcentual LEGENDA

Contém, na seqüência, os nomes dos campos

Para a efetivação do Pedido são acrescentados os seguintes cam-pos na seção COTAÇÃO, camcam-pos que se destinam principalmente à emissão da nota fiscal.

20 número do pedido no comprador 21 código do comprador no fornecedor 22 inscrição estadual

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23 inscrição municipal

24 a 28 endereço de faturamento 29 a 33 endereço de cobrança

A adoção deste formato padrão tem o objetivo de dinamizar o comércio eletrônico.

Mas são os estabelecimentos comerciais tradicionais que ainda terão as melhores possibilidades de incrementar suas vendas através da rede. Não será fácil para os portais, com a taxa de pedágio ao redor de 3% do valor da venda, conseguir pagar os custos relativamente altos da infra-estrutura. A Amazon.com é um exemplo marcante, pois saindo na frente em um mercado favorável a este tipo de comércio livros todo mundo compra, a quantidade de títulos é absurdamente grande e o seu transporte pode ser feito via postal conseguiu aproveitar as duas maiores vantagens do comércio eletrônico: não mantinha estoque próprio e não tinha estabelecimentos físicos. Hoje, tem seus próprios armazéns para garantir a pronta entrega, onde mantém estoques bastante elevados. Muitos outros sites, neste ou noutro setor, como remédios, sucumbiram pois os fabricantes e distribuidores não se arriscaram a suprí-los, com receio de destruir a rede física, montada às custas de anos de sacrifício. O portal vertical, fruto das parcerias entre empresas de tecnologia e comerciantes tradicionais, ainda é a solução mais adequada. O Makira é um exemplo que segue este modelo.

Há de se citar também que o comércio eletrônico apresenta suas desvantagens, que devem, de qualquer forma ser consideradas: elimina o prazer social da compra, a interação física com o produto, principalmente nas primeiras aquisições, a espera necessária, por vezes demorada ou pelo menos fora do prometido, já que o processo de entrega nunca será perfeito, o alto custo do transporte para itens pesados e volumosos e o receio quanto à segurança, em especial quando o pagamento é feito através do cartão de crédito.

Uma solução interessante que está sendo adotada por algumas empresas consiste em eleger uma rede de lojas tradicional, presente nos mais remotos pontos do país, que sirva como depósito de entrega dos produtos vendidos na Internet. Assim, o comprador se compromete a retirar o produto em local não muito distante de sua residência, e em troca, só faz o pagamento no ato da entrega. Desta forma é possível automatizar o processo de compra e venda, seja ele restrito a alguns fornecedores ou aberto a todas as empresas

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fabricantes do produto solicitado.

A cotação de compra pode ser de natureza pública ou restrita. Considera-se de natureza pública a cotação que pode ser respondida por qualquer fornecedor do produto solicitado, identificado pela NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Nas cotações de natureza restrita, os fornecedores são indicados pelo próprio solicitante. Pagamentos eletrônicos acontecem automaticamente: via transferência bancária ou através da emissão de boletos que depois são pagos na própria Internet, ou ainda pelo cartão de crédito. Importadores e exportadores falam diretamente com os despachantes.

Apoio Logístico

A área de logística de fornecimento tem o objetivo de estreitar o relacionamento entre clientes e fornecedores, promovendo uma redução de custos operacionais e do tempo necessário para a aquisição de produtos, cuidando principalmente da entrega da mercadoria.

Este processo envolve desde a otimização das cargas dos caminhões e suas rotas até o seu completo rastreamento através dos equipamentos GPSs. Com eles é possível detectar-se qualquer fuga de rota do veículo e travar a abertura de suas portas caso sua localização não esteja dentro dos pontos pré-estabelecidos. Sua situação exata e o conteúdo sempre são conhecidos, devido à transparência da operação logística. A tecnologia é essencial na administração da cadeia de abastecimento de hoje. A forma como se gerencia o processo do ponto de produção até a chegada ao local de destino, faz a diferença. O setor de varejo é um dos maiores beneficiários das técnicas melhoradas da cadeia de abastecimento global que pode atender tantas necessidades exclusivas do setor. Estes benefícios incluem prazo confiável para atender a demandas sazonais e promocionais e estabelecimento do preço com frete incluso, rápido e eficiente, propiciando entrega antecipada de mercadorias nas lojas. Sem dúvida, com isto fica facilitada a adoção de uma política just-in-time em toda a cadeia de distribuição. Para ilustrar um exemplo, imagine um fabricante de roupas de moda que fornece a centenas de clientes no mundo inteiro. A partir do momento que os pedidos são colocados, é instalado um sistema de administração do fornecedor para monitorar o progresso do pedido. Se o prazo não será atendido, o varejista é alertado com antecedência

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suficiente para tomar uma ação alternativa. Uma vez recebido o produto acabado, este pode ser expedido do modo mais efetivo, freqüentemente em cargas consolidadas. Esta é exatamente a flexibilidade que o comprador deseja a princípio. O cenário alternativo em alguns setores de bens de consumo é a técnica de postponement (retardamento), onde as opções de produtos se mantêm flexíveis e são completadas o mais tarde possível na cadeia de suprimentos. Por exemplo, no setor de vestuário, os artigos não-tingidos poderão ser trazidos do extremo oriente, desembarcados na Europa e tingidos localmente, para atender à demanda. Da mesma forma, alimentos de determinadas marcas poderão ser estocados num local central e depois terem diferentes identificações de nacionalidade aplicadas para, em seguida, serem distribuídos a outros países. Esta abordagem, onde uma empresa de logística agrega valor aos produtos entre a colocação do pedido e a entrega final, é uma das mudanças no setor.

Um dos grandes incentivadores dessa nova forma de relacionamento da cadeia logística é o ECR (Resposta Eficente ao Consumidor). Trata-se de uma estratégia em que indústria, distribuidores e supermercados trabalham em conjunto para tornar a cadeia de distribuição mais ágil, reduzindo os custos totais do sistema, estoques e bens físicos, proporcionando maior satisfação e valor ao consumidor. Já praticado nos países desenvolvidos, o CPFR é considerado o próximo passo do ECR. Trata-se de um sistema baseado no planejamento colaborativo. No CPFR, os elos da cadeia estão em constante troca de informações. Analisando em conjunto fatores como picos de venda e períodos de retração, é possível fazer previsões de consumo e, com isso, evitar desperdícios e reduzir custos.

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Capítulo 3

Funcionalidades do ERP

Sumário do Capítulo

3.1 Integração;

3.2 Funcionalidades básicas;

3.3 Funcionalidades e integração de módulos:

- Contabilidade; - Custos;

- Compras;

- PCP (Planejamento e Controle da Produção); - Faturamento; - Livros Fiscais; - Financeiro; - Folha de Pagamento; - Ativo Fixo; - Verticais.

Objetivos do aprendizado

1. Apresentar uma descrição das funcionalidades básicas de um

Sistema de ERP e as funcionalidades específicas de cada um dos módulos;

2. Apresentar alguns exemplos de módulos específicos a um

setor de atividade do mercado, identificados como VERTICAIS de um ERP.

Palavras-chave

- Automação.

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- Integração Contábil.

- PCP (Planejamento e Controle da Produção). - Sistema de Gestão.

- Sistema de ERP.

Funcionalidades Básicas de um Sistema de ERP

Um Sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) visa a automação dos procedimentos de uma empresa. Abrange o seu planejamento, execução e controle sob o ponto de vista econômico e financeiro, através de uma série de técnicas, conhecidas e simples, que realizam esta tarefa de uma forma mais eficiente e rápida do que qualquer outro método de trabalho, fornecendo mobilidade para toda a empresa, independente da sua área de atuação no mercado. O objetivo é mostrar como um Sistema de ERP cumpre esta tarefa através de seus módulos básicos de Contabilidade, Custos, Compras, PCP, Faturamento, Livros Fiscais, Financeiro, Ativo Fixo e Folha de Pagamento.

A integração entre os módulos é obtida através do aproveitamento total dos dados de entrada, onde estas informações são compartilhadas entre os módulos correspondentes dentro do sistema. Com isso elimina-se qualquer tipo de redundância na digitação dos dados, sem diminuir o rigoroso controle administrativo e financeiro.

Este compartilhamento de informações é a chave para o sucesso Administrativo, uma vez que o ERP proporciona a atualização dos dados em tempo real (on-line) e de forma íntegra, formando assim a Base de Conhecimento da Empresa com uma excelente qualidade. A bandeira de um sistema de ERP é representada pelo fluxograma mostrado nos capítulos 2,4 e 17, onde se vê claramente os pontos de integração entre os vários departamentos de uma empresa, seja ela de qualquer tipo: industrial, comercial, prestadora de serviços ou um conjunto dessas atividades.

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Contabilidade

É importante destacar que a contabilidade exerce um papel fundamental em um Sistema de ERP, pois é para lá que convergem todos os dados que de alguma forma alteram o patrimônio de uma empresa.

Através dos lançamentos automáticos as contas de estoques, por exemplo, são atualizadas a cada movimentação de material, ou seja, pelo recebimento de compras, requisições, produções e vendas. O custo da mercadoria vendida é contabilizado a cada nota emitida, o que permite uma perfeita integração entre o controle de estoque e a contabilidade. As contas de duplicatas a receber e a pagar devem ser mantidas na contabilidade de forma sintética, já que o controle detalhado é feito no módulo financeiro gerando lançamentos à medida em que os títulos são movimentados.

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LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

ESTOQUES FORNECEDOR ESTOQUES COMPRAS PROCESSO REQUISIÇÃO ESTOQUES PRODUÇÃO C.M.V VENDAS DESPESA POR CENTRO DE CUSTO FORNECEDORES

As contas de despesas devem ser discriminadas por centros de custos para que se faça a devida apropriação nos produtos. Logo, também é importante um bom critério de rateios.

De qualquer forma, a maior parte dos lançamentos é sempre feita de forma automática, a partir de regras definidas pelo usuário para cada tipo de entrada ou saída de dados, conforme descrito no capítulo 17.

Os relatórios como diário, balancete e razão são impressos em formulários especiais e devem ser encadernados ou armazenados em mídias eletrônicas para ficarem à disposição de qualquer consulta futura, principalmente fiscal.

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Podemos concluir que dentro do fluxo ERP, a contabilidade é o módulo que mais recebe dados de outros, já que quase todas as áreas geram informações contábeis.

Custos

O módulo de custos é totalmente integrado à contabilidade. Este é sem dúvida um dos grandes problemas das empresas não só devido à nossa persistente, embora agora pequena, inflação, como também por causa das margens de lucro, cada vez mais restritas em função da acirrada concorrência, agora global.

O custo de um produto pode ser visto sob diferentes óticas. Uma delas, o custo de reposição ou standard, com base em valores atualizados e quantidades padrão de cada componente. Outra pelo custo médio que atende a todos os requisitos de nossa complexa legislação de imposto de renda.

O custo real pode ainda ser calculado em moeda forte, para inibir os efeitos da inflação. Para o cálculo do custo de reposição ou standard, este é baseado na estrutura do produto e sua implantação permite não somente este cálculo como também o uso do MRP I e II, as variações do consumo de matéria-prima e eficiência da mão-de-obra, a determinação dos preços de vendas e a tomada de decisão sobre o processo de fabricação de determinado item.

CUSTOS

REPOSIÇÃO

VALORES ATUAIS QUANTIDADE PADRÃO

REAL

FINS CONTÁBEIS IMPOSTO DE RENDA

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Os custos de reposição ou standard de cada matéria-prima podem ser atualizados a cada nova compra ou ainda através de uma cotação específica, de modo que a consulta à estrutura fornece o custo atualizado. Esta atualização poderá ser visualizada no término ou durante a produção, conseguindo assim valorizar o custo do produto em cada etapa produtiva. Com base nestes dados, o sistema pode sugerir o preço de venda levando ainda em consideração outros fatores determinados pela empresa, como por exemplo, lucro desejado, volume de vendas, despesas administrativas e de vendas e a própria elasticidade do produto no mercado.

CUSTOS

PRODUÇÃO PROCESSO MATÉ TÉRIA-PRIMA ESTOQUES

OP1 OP2 OP3

O cálculo do custo real tem início no recebimento dos materiais, onde é determinado o novo custo médio das matérias-primas que valorizarão as requisições, sejam elas manuais ou automáticas. A apropriação destas requisições para as ordens de produção pode ser de forma direta ou indireta, total ou parcial. A direta é a mais trabalhosa, pois exige que na própria requisição se informe o seu

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destino, porém mais exata pois cada ordem de produção recebe apenas o que de fato foi consumido, ao passo que na indireta ou pelo standard o sistema distribui os materiais requisitados de acordo com as quantidades informadas na estrutura do produto, permitindo que a saída do almoxarifado seja feita de forma simplificada e genérica.

A APROPRIAÇÃO

ÃO

PELAS ESTRUTURAS PROCESSO ESTOQUES

OP1 OP2 OP3 ORDEM DE

PRODUÇÃO ESTOQUES

DIRETA

INDIRETA

Esquema semelhante é usado na apropriação da mão-de-obra e dos gastos gerais de fabricação (GGF), ou seja, ou pelo apontamento das horas ou apropriando-se com base nas estruturas, as quais contém o número de horas necessárias para a alocação na produção.

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CUSTOS

PROCESSO MÃO-DE-OBRA

OP1 OP2 OP3 MATÉRIA-PRIMA ESTOQUES PRODUÇÃO GASTOS GERAIS CONTABILIDADE

A atualização dos custos propaga-se por todo o processo de produção chegando até o custo da mercadoria vendida, onde ele pode ser comparado com o standard e definir o lucro da venda.

Compras

Como vimos, custos depende de compras e, esta por sua vez, é integrada ao PCP. O objetivo da informatização do processo de Compras é suprir automaticamente o estoque com base em critérios pré-estabelecidos e flexíveis o suficiente para atender as bruscas mudanças que ocorrem na previsão de vendas. Existem vários métodos para definir o que, quando e quanto deve ser comprado de cada ítem dentro de um determinado período.

Se existir a estrutura dos produtos e uma certa previsão de vendas recomenda-se o MRP I (Material Requirement Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais). Esta técnica parte de

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um plano de produção dependente de uma previsão de vendas que pode inclusive ser uma carteira de pedidos já encomendados, dos estoques existentes, da carteira atualizada das ordens de produção e da carteira dos pedidos de compras.

SUPRIMENTO

MRP

PREVISÃO DE VENDAS OU PLANO DE PRODUÇÃO TEM ESTOQUE? PEDIDO DE SUPRIMENTO? SOLICITA A NECESSIDADE NO CASO DE FALTA Demanda N

O futuro é dividido em períodos, que podem ser semanas, meses ou mesmo dias. O MRP I na verdade nada mais é do que a projeção dos saldos de estoques. Através de uma rotina de explosão, o sistema calcula a necessidade de compras/produção de cada componente intermediário, cada matéria-prima e da mão-de-obra a ser utilizada. Já para as empresas que não dispõem de uma estrutura de produtos e nem de uma previsão de vendas confiável e para os materiais de consumo adota-se o método de ponto de pedido. O sistema calcula inicialmente o consumo de cada item. Isto é feito utilizando-se uma fórmula estatística de regressão linear onde a tendência do passado é transformada em uma reta projetando qual será o consumo no futuro. Baseado na duração dos prazos de entrega e ainda nos estoques de segurança estabelece-se o ponto de pedido,

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também chamado de estoque mínimo. ESTOQUE DE SEGURANÇA PONTO DE PEDIDO CONSUMO S A L D O N O E S T T O Q U E

TEMPO PRAZO DE ENTREGA

S U P R I M E N T O

Por outro lado a quantidade a ser comprada, ou seja, o lote econômico é definido através de um cálculo que leva em consideração a disponibilidade financeira da empresa, a classe que o item ocupa na curva ABC e a periodicidade básica de compras para cada classe. A periodicidade, por sua vez , depende da taxa de juros que incide sobre o capital investido no estoque, do custo de armazenagem e, por outro lado, do custo de cada pedido de compras.

Todo o processo de cotação, histórico das últimas compras, follow-up, variação nos preços de compras deve ser controlado pelo sistema.

Ao chegar a mercadoria, sua recepção é monitorada pelo sistema. A digitação da nota atualiza a carteira de pedidos, dá a entrada nos estoques, inclui o título em contas a pagar, gera os lançamentos contábeis e dos livros fiscais, além de conferir a nota não só quanto aos seus cálculos mas também quanto ao que foi estabelecido nos respectivos pedidos de compras.

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Se o departamento de compras trabalha com ferramentas BI, como o Workflow, os pedidos de compras poderão ser liberados de forma automática. Vejamos um exemplo: Em uma das políticas internas da empresa, determinou-se que apenas o gerente de compras poderá autorizar compras acima de R$ 15.000,00. Quando surgir um pedido neste perfil, o sistema identifica este critério e gera um e-mail com o pedido em questão, envia para a caixa de entrada deste gerente, que o analisa e devolve informando se a compra deve ser feita. Tudo isso de forma automática.

ATUALIZAÇÕES FEITAS PELA NOTA DE

RECEBIMENTOS

PEDIDO DE COMPRAS NOTA DE RECEBIMENTOS DE MATERIAIS CONTABILIDADE LIVROS

FISCAIS CONTAS A PAGAR

ESTOQUE LISTAGEM DAS DIVERGÊNCIAS CONSISTÊNCIA TOTAL

PCP (Planejamento e Controle da Produção)

O PCP (Planejamento e Controle da Produção), por sua vez, parte justamente do cálculo das necessidades de cada item a ser produzido (MRP I) e emite as respectivas ordens de produção, em conjunto com o roteiro de operações da carga-máquina (MRP II Manufactoring Resources Planning ou Planejamento dos Recursos da Manufatura). Uma rotina simples porém cheia de dispositivos que atendem toda a dinâmica existente em uma fábrica. Máquinas e mais máquinas executando as mais variadas operações com um calendário repleto

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de horas extras, fins de semana, feriados, greves, ausências, variação na produtividade, etc.

O roteiro de operação é definido para cada componente. Informa-se para cada operação o recurso que ela utiliza, inclusive os alternativos, a ferramenta, a duração, a descrição, o tamanho do lote padrão e o tempo de setup. O cadastramento dos roteiros possibilita inclusive a existência de calendários diferenciados. O sistema efetua a alocação dos recursos de forma otimizada programando a fábrica minuto a minuto, operação a operação proporcionando os meios necessários para que medidas corretivas sejam tomadas no sentido de evitar os tão usuais transtornos ocorridos no dia-a-dia de uma manufatura.

No mapa de recuo e avanços, por exemplo, o sistema mostra quais máquinas provocaram uma alocação das operações fora do momento ideal para a produção. A produção é informada de tal forma que os dados servem para atualizar os estoques, o próprio programa de carga-máquina e ainda alimentar os custos em número de horas reais utilizadas no processo.

CONTROLE DAS OPERAÇÕES

PRODUÇÃO

CARGA DE

MÁQUINA MÃ0-DE-OBRA CUSTO DA ESTOQUES

Faturamento

O faturamento é uma área onde normalmente há a necessidade de fortes adaptações e é sem dúvida o setor onde sempre existem diferenças entre as empresas. É a condição de pagamento, a política de reajuste de preços e descontos, o pagamento de comissões, a

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legislação específica de ICMS e IPI, etc.

De qualquer forma, todas as exceções apresentadas devem ser incorporadas ao sistema de modo que apenas a nota fiscal precise ser programada de forma específica. O módulo de faturamento controla a carteira de pedidos, administra a sua liberação pelo crédito e pelo estoque de forma automática e emite todos os relatórios necessários para o setor de vendas, além de gerar os títulos a receber, com base na condição de pagamento estipulada no Pedido de Venda. Podemos dizer que dentro do ERP, o Faturamento gera atualizações após a emissão da Nota Fiscal: A baixa no estoque, a contabilização, a escrituração dos dados ficais, a atualização financeira, a baixa a carteira de clientes e gera as informações necessárias para um bom controle dentro do CRM.

FATURAMENTO

LIBERAÇÃO AUTOMÁTICA DE CRÉDITO/ESTOQUE NOTA

FISCAL DUPLICATAS ESTATÍSTICA _FISCAISLIVROS BAIXA NO _ESTOQUE

PEDIDO DE VENDAS

Livros Fiscais

O módulo fiscal existe para que se cumpra nossa complexa legislação e é ele que se encarrega da emissão do registro de entradas modelo 1, do registro de saídas modelo 2, do registro e apuração do ICMS e IPI modelos 8 e 9, do registro de inventário modelo 7, do registro de

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controle de estoque e da produção modelo 3, do registro de detalhamento das operações e a da declaração de IPI.

Financeiro

No módulo financeiro grande parte das informações são geradas em outros módulos como, por exemplo, os títulos a pagar gerados em compras, os títulos a receber gerados no faturamento, dados da folha de pagamento, impostos, aluguéis, empréstimos além de outros títulos informados com o objetivo de manter o fluxo de caixa o mais próximo possível da realidade.

FINANCEIRO

CONTAS

A PAGAR CONTAS A RECEBER

RECEBIMENTO DE

MATERIAIS _OUTROS FATURAMENTO TÍTULOS

FLUXO DE CAIXA

Outros procedimentos como transmissão eletrônica dos títulos para bancos, a emissão automática dos cheques, a geração de borderôs, a baixa automática de títulos na data do vencimento, a administração dos títulos com vencimentos nos fins de semana possibilitam que a tesouraria se preocupe apenas com a estratégia a ser adotada para os recursos financeiros. Para a análise de crédito existem as consultas a clientes que mostram suas compras, como pagou e outros dados importantes.

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Folha de Pagamento

O módulo de folha de pagamento automatiza boa parte dos serviços do departamento de pessoal. Tudo se inicia com o cadastramento de funcionários. Um verdadeiro arsenal de dados sobre a pessoa recém admitida. Com base neles é feito o pagamento do salário, bem como informações para RAIS, Férias, FGTS, Imposto de Renda, etc. No módulo de folha de pagamento são digitados os valores fixos e variáveis e para mudar o cálculo de um provento ou um desconto basta alterar a respectiva fórmula. Os cálculos levam em consideração todas as hipóteses previstas na consolidação da leis do trabalho.

A própria folha, a relação de vencimentos e descontos, o FGTS, o

recibo de férias e a provisão de férias e 13o_{. salário, a relação de}

admitidos e demitidos, as guias de recolhimentos e encargos são apenas alguns exemplos dos relatórios emitidos neste módulo. O módulo de folha de pagamento conta com uma função específica para controlar a entrada e saída dos funcionários. É o Controle do Ponto que visa eliminar o trabalho de digitação destes dados. O tradicional cartão de ponto é substituído por um cartão magnético que a cada entrada e saída do funcionário é passado em um relógio apropriado, acoplado ao sistema. Outra vez entra o Workflow com controles automáticos. Este poderá ser utlizado no controle de atrasos dos funcionários. Para isso basta criar regras de controle entre o Workflow e o ponto eletrônico. Um exemplo desta situação pode ser determinado pela área de RH que não admite atraso além de 15 minutos, e caso isso ocorra por mais de três vezes o superior imediato do funcionário deverá ter conhecimento. Um determinado funcionário chega na empresa as 08:17, o sistema registra um atraso de 2 minutos, após cinco dias o mesmo funcionário chega as 08:20, mais um atraso é registrado e por fim ele chega após vinte dias as 08:33. O sistema reconhece o terceiro atraso e com esta informação o Workflow envia ao superior um e-mail com as datas e horários de atrasos.

Um aspecto bastante relevante é a possibilidade de trabalhar com várias escalas de horários, além do cálculo das horas extras, descontos, abonos de faltas, atrasos e saídas antecipadas.

Teoria Do ERP

Gestão

Empresarial

com

ERP

Outras Obras do Autor

Sumário

Capítulo 1

9

A Tecnologia da Informação e a Gestão Empresarial ...

9

Capítulo 2

13

A Internet e a Evolução do ERP ... 13

Capítulo 3

35

Funcionalidades do ERP ... 35

Capítulo 5

60

BI - Business Intelligence... 60

Capítulo 6

69

Histórico e Evolução da Tecnologia... 69

Capítulo 7

91

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ...

91

Capítulo 8

136

UML (Unified Modeling Language) ... 136

MER (Modelo de Entidade-Relacionamento) ... 136

Capítulo 9172

PDI - Plano Diretor de Informática ... 172

Capítulo 10

196

Análise de Softwares de Gestão - ERP ... 196

Capítulo 14

220

Gestão Contábil e de Custos ... 220

Capítulo 15

261

Gestão de Materiais ... 261

Capítulo 16

289

Gestão Administrativa ... 289

Capítulo 17

313

Fluxo Sistêmico ... 313

Capítulo 1

A Tecnologia da Informação e a Gestão Empresarial

Sumário do Capítulo

Objetivos do aprendizado

Palavras-chave

Globalização e Tecnologia da Informação

Capítulo 2

A Internet e a Evolução do ERP

Sumário do Capítulo

Objetivos do aprendizado

Palavras-chave

Evolução do ERP

Como a Internet se Integra às Soluções de ERP

CRM  Customer Relationship Management

Call Center

e-commerce e Supply Chain Management (SCM)

Capítulo 3

Funcionalidades do ERP

Sumário do Capítulo

Objetivos do aprendizado

Palavras-chave

Funcionalidades Básicas de um Sistema de ERP

Contabilidade

LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

Custos

CUSTOS

REPOSIÇÃO

REAL

CUSTOS

A APROPRIAÇÃO

ÃO

DIRETA

CRM Customer Relationship Management