CONTRATO DE ASSESSORIA DE EVENTOS
Pelo presente instrumento particular e na melhor forma de direito, de um lado IDEAL 4 FORMATURAS PRODUÇÕES E EVENTOS LTDA, pessoa jurídica de direito privado, devidamente inscrita no CNPJ n.º 09.463.005/0001-25, com sede na Avenida das Américas, nº. 500, Bl. 8, sala 316 (Shopping Downtown), Barra da Tijuca, Rio de Janeiro – RJ, CEP 22.640-000, por seu Sócio-Administrador, Miguel Soares Machado, brasileiro, solteiro, administrador, portador da carteira de identidade nº. 11390672-1, expedida pelo IFP e inscrito no CPF sob o nº. 081.944.697-16, doravante denominada CONTRATADA e de outro lado o formando(a) _____________________________________________________________, que ao final se qualificará, doravante denominado CONTRATANTE, têm entre si justo e acertado o presente CONTRATO DE ASSESSORIA DE EVENTOS, que se regerá pelas cláusulas seguintes e pelas condições descritas no presente.
I - DO OBJETO DO CONTRATO
Cláusula 1ª - O presente contrato tem como objeto a administração e assessoria prestada pela CONTRATADA na organização, produção e gerenciamento de eventos comemorativos aos formandos da UERJ – Administração, do segundo semestre do ano de 2010, ficando responsável pela contratação de todos os serviços previstos na cláusula 2ª do presente contrato, com a devida anuência dos CONTRATANTES.
II - DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
Cláusula 2.1 - A CONTRATADA será responsável pela organização do baile de formatura a se realizar em data a definir (conforme disponibilidade do espaço) tendo a duração de 7 horas (horário de término de acordo com o local) no clube Riviera, localizado na Barra da Tijuca, incluindo:
a) Locação do espaço por toda a duração do evento e pagamento de taxas; b) Aluguel de gerador de energia;
c) Buffet para todos os convidados com 07 (sete) horas de serviço (incluindo jantar com massas e café da manhã), com 01 (um) garçom para cada 12 (doze) convidados, e 01 (um) maitre para cada 10 (dez) mesas;
d) Cascata de chocolate preto e branco, desde o início da festa, com reposição durante todo o evento e “Ilha de Calderetas”;
e) Open Bar, com 01 (um) barman para cada 40 (quarenta) convidados, com drink´s Smirnoff”;
f) Sistema de sonorização e iluminação decorativa de pista (estrutura box truss,
moving-heads, strobo, laser e máquina de fumaça) com DJ da equipe Forma Ideal Obah!;
g) Verba de R$ 15.630,00 para o projeto de decoração do local (móveis, open bar, bares de apoio, buffet, doces, mesas, cadeiras, lounges, ambientação, paisagismo e iluminação decorativa com par 38, par 64, led, AR);
h) Acomodação em mesas de madeira com toalhas (uma mesa a cada 02 formandos); i) Contratação de equipe de limpeza, equipe de seguranças, equipe de hostess de mesa e
equipe de recepcionistas;
j) Estacionamento com manobristas para todos os convidados (cobrado à parte);
k) Estrutura de atendimento médico, com médico, enfermeiro de nível superior e técnicos de enfermagem, equipe de pré-atendimento circulando pelo evento e UTI móvel completa, com médico, enfermeiro e motorista socorrista;
l) Equipe de brigada de incêndio;
m) 01 (um) supervisor profissional em cada setor do evento; n) 01 (um) par de havaianas personalizadas por formando; o) Confecção de convites simples antifalsificação;
Parágrafo Primeiro - A UTI Móvel será disponibilizada exclusivamente para primeiros socorros e remoções.
Parágrafo Segundo - A CONTRATADA entregará os convites após a aprovação da comissão de formatura e na ocasião do último acerto financeiro entre as partes;
Clausula 2.2 – A CONTRATADA será responsável pela organização e realização de uma COLAÇÃO DE GRAU, em data e horário a definir, no Teatro Odylo Costa Filho (UERJ), incluindo:
a) Verba para projeto de decoração do local;
b) Serviço de Recepção com Hostesses profissionais; c) 01 Telão para projeção;
d) Sonorização e Iluminação do ambiente com DJ especializado em colações; e) Aluguel de Becas para todos os formandos;
f) Serviço de bequeiras;
g) Canudos e capelos comemorativos para todos os formandos; h) 10 placas comemorativas para os professores;
i) Coquetel para os alunos;
j) Equipe de Limpeza profissional;
k) Produção, execução e gerenciamento do evento; l) Design e Confecção de 05 convites por formando; m) Cobertura fotográfica profissional;
n) Equipe de seguranças profissionais.
Parágrafo Primeiro: O prazo para entrega dos convites aos formandos é de 21 dias corridos anteriores ao evento, desde que respeitado o cronograma abaixo:
a) Foto de Turma: 03 meses antecedentes ao evento;
b) Aprovação final por escrito da Comissão de Formatura: 02 meses antecedentes ao evento;
Parágrafo Segundo: A empresa estabelece os prazos abaixo para que o material apresentado durante a colação de grau e a condução da mesma sejam fielmente executados:
a) Foto de Criança: Enviado pelo sistema “OCTOPUS” ou por e-mail com 01 mês antecedente ao evento;
b) Música Individual: Enviado pelo sistema “OCTOPUS” ou por e-mail com 01 mês antecedente ao evento;
c) Aprovação final por escrito do “Datashow” pela Comissão de Formatura: 14 dias corridos antecedentes ao evento
d) Fotos da Turma para “Slideshow”: Enviado pelo sistema “OCTOPUS” ou por e-mail com 01 mês antecedente ao evento;
e) Roteiro finalizado: Enviado por e-mail ou entregue em mãos com 01 semana antecedente ao evento;
Cláusula 2.3 - A CONTRATADA será responsável pela organização de 01 Churrasco comemorativo a ser realizado antes da festa de formatura, em data a ser definida, entre 12:00 e 20:00, no sitio “Lídio Toledo”, incluindo em cada evento:
a) Locação do espaço por toda a duração do evento; b) Buffet e open bar com vodka Smirnoff;
c) Sistema de sonorização e iluminação com DJ da equipe Forma Ideal; d) Campo de Futebol e Piscina com guarda vidas;
e) Convites para entrada ou nome na lista; f) Futebol de sabão;
g) Posto Médico, equipes de seguranças e limpeza;
h) Transporte ida e volta para todos os formandos em ônibus executivo, saindo e voltando
de um ponto de encontro único;
i) Cobertura fotográfica profissional (aquisição opcional posterior);
Cláusula 2.4 - A CONTRATADA será responsável pela organização de festas de aquecimento ou reencontro, em data e local a definir (alguma boate parceira do “Noite Universitária”), incluindo:
a) Serviço de recepção aos formandos; b) Acesso exclusivo até as 00:00 horas;
c) Acesso à área vip (dependendo da boate e dia escolhido); d) Isenção do pagamento de entrada e de consumação mínima; e) Cobertura fotográfica do site Noite Universitária.
Parágrafo Primeiro: A responsabilidade em solicitar a marcação das datas é do CONTRATANTE.
III – DAS OBRIGAÇÕES DOS CONTRATANTES
Cláusula 3ª - Cumprir os prazos estabelecidos nas cláusulas anteriores, principalmente no tocante às escolhas de datas e locais a serem realizados os eventos.
Cláusula 4ª - Disponibilizar, sempre que solicitadas pela CONTRATADA, todas as informações pertinentes ao presente contrato;
Cláusula 5ª - Manter atualizadas junto à CONTRATADA suas informações pessoais.
Cláusula 6ª - Comparecer às avaliações de fornecedores sempre que solicitado, em dia, hora e lugar previamente marcados, sob pena de se conferir amplos poderes decisórios à CONTRATADA com relação a assuntos necessários ao fiel cumprimento do contrato.
Cláusula 7ª - Comunicar imediatamente à CONTRATADA qualquer alteração na data e/ou local de evento já definido, a fim de que esta possa realizar avaliação prévia do impacto da mudança no planejamento inicial, incorrendo os CONTRATANTES nos custos e despesas porventura resultantes desta mudança.
Cláusula 8ª - Os formandos concedem exclusividade à CONTRATADA em prestação de serviços de foto e filmagem profissional. A aquisição do material fotográfico é feita posteriormente ao evento, em caráter opcional, no formato de álbum, com descarte de 20%. Fica estabelecido o prazo de até 06 (seis) meses para a apresentação das fotos. É vedada a utilização de equipamentos de foto e filmagem considerados profissionais nos eventos contratados.
IV - DA REMUNERAÇÃO E FORMA DE PAGAMENTO Cláusula 9ª - Cada CONTRATANTE pagará a CONTRATADA:
I – FESTA DE GALA (06 convites incluindo o seu), COLAÇÃO DE GRAU e CHURRASCO: R$ 1.514,25, em até 16 parcelas iguais e sucessivas (de acordo com o mês de fechamento, respeitando o limite de 25% das parcelas posteriores ao evento). Se o CONTRATANTE decidir pelo pagamento total à vista, o valor será de R$ 1.406,84 ou;
II - COLAÇÃO DE GRAU: R$ 450,00, em até 16 parcelas iguais e sucessivas (de acordo com o mês de fechamento, respeitando o limite de 25% das parcelas posteriores ao evento). Não haverá desconto para pagamento à vista,.
Parágrafo Primeiro – O valor acima é válido para a participação de no mínimo 55 contratantes.
Parágrafo Segundo – No caso de atraso no pagamento, incidirá multa de 2% (dois por cento) e juros de mora de 1% (um por cento) a. m.
Parágrafo Terceiro – O CONTRATANTE fica ciente que a Comissão de Formatura terá acesso ao relatório de pagamentos da turma
Cláusula 10ª - As parcelas poderão, a critério de cada CONTRATANTE, serem pagas por meio de dinheiro, cheque ou boleto bancário, acrescido, neste último caso, o valor de R$ 3,00 (três reais), referente à tarifa bancária.
Cláusula 11ª - Caso uma ou mais parcelas tenham vencimentos posteriores à data de realização da festa de formatura, as mesmas deverão ser pagas por meio de cheques pré-datados, a serem entregues quando da retirada dos convites para a festa de formatura. Caso a CONTRATANTE não queira usar cheques pré-datados, essas parcelas deverão ser quitadas antes da entrega dos convites.
V – DOS CONVITES
Cláusula 12ª - É indispensável a qualquer pessoa, CONTRATANTE ou convidado, a apresentação do convite para o ingresso na festa de formatura. Não serão repostos convites danificados ou extraviados pelo CONTRATANTE.
Parágrafo Primeiro – A entrega dos convites será realizada na instituição de ensino, em um único dia agendado com a Comissão de Formatura. Todos os formando serão avisados, via
e-mail sobre o dia e hora da entrega. O formando que não puder comparecer nesta data deverá
retirar seus convites na sede da CONTRATADA. Não será possível retirar os convites no dia do evento.
VI - DA RESCISÃO
Cláusula 13ª - O presente contrato poderá ser rescindido por ambas as partes, mediante aviso prévio de 90 (noventa).
Parágrafo Primeiro – Se a desistência for da CONTRATADA, deverá pagar a cada CONTRATANTE multa de 30% (trinta por cento) sobre o valor até então pago, além da devolução integral dos valores com a devida correção monetária de 1% (um por cento) a.m.
Parágrafo Segundo – Se a desistência for do CONTRATANTE, este só receberá a restituição caso esteja em dia com seus pagamentos, aplicando-se a tabela abaixo para as restituições:
a) Até o vencimento da 2ª parcela – 80% (oitenta por cento) do valor pago; b) Até o vencimento da 5ª parcela – 70% (setenta por cento) do valor pago; c) Até o vencimento da 9ª parcela – 50% (cinqüenta por cento) do valor pago; d) Até o vencimento da 12ª parcela – 30% (trinta por cento) do valor pago; e) Após o pagamento da 15ª parcela – 10% (dez por cento) do valor pago;
Parágrafo Terceiro - A CONTRATADA se compromete a efetuar o reembolso em até 30 (trinta) dias úteis após o recebimento da requisição formal do CONTRATANTE, que poderá ser realizada por e-mail, correio postal ou documento escrito entregue e assinado pelo CONTRATANTE na sede da CONTRATADA.
VIII - CONDIÇÕES GERAIS
Cláusula 14ª – A Comissão de Formatura, eleita pelos CONTRATANTES, fica responsável pelas decisões referentes a todas as aprovações necessárias e eventuais alterações contratuais. Caso o CONTRATANTE deseje requisitar alguma mudança ou discorde de alguma decisão, deve se manifestar via Comissão de Formatura.
Cláusula 15ª - Caso haja número de adesões inferior ao contratado, a CONTRATADA disporá de 02 opções para resolver a diferença orçamentária:
I - Reduzir o escopo dos serviços contratados na Cláusula 2ª, podendo, inclusive, eliminar um dos eventos, mudar os locais do evento ou reduzir o número de convites da festa de gala previsto na Clausula 12ª;
II - Divisão da diferença orçamentária pelos formandos remanescentes, gerando uma cota extra a ser quitada antes da entrega dos convites.
Cláusula 16ª - Na ocorrência de caso fortuito ou de força maior que impeçam a realização do evento no dia e hora marcado, o mesmo será adiado e remarcado e os custos desta mudança serão avaliados em conjunto pelas partes, de maneira a preservar o equilíbrio contratual. Cláusula 17ª – Todo e qualquer serviço prestado pela CONTRATADA não constitui prova para fins acadêmicos e/ou jurídicos de conclusão do curso de graduação por parte do CONTRATANTE.
Cláusula 18ª – O comportamento inadequado de qualquer participante do evento, CONTRATANTE ou convidado, como brigas, atos vexatórios, obscenos, uso de entorpecentes, vandalismo, dentre outros, acarretará a sua retirada do local sem direito a retorno ou à restituição de qualquer valor pago.
Cláusula 19ª – A CONTRATADA não se responsabiliza por objetos deixados no local dos eventos. Os objetos recolhidos após o término dos eventos ficarão disponíveis para identificação e retirada pelo prazo de 120 (cento e vinte) dias na sede da empresa.
Cláusula 20ª - De acordo com a Lei Federal 8.069/90, o fornecimento de bebidas alcoólicas somente será permitido aos maiores de 18 (dezoito) anos.
IX - DO FORO
Cláusula 21ª – As partes elegem o foro da Comarca da Capital do Rio de Janeiro para dirimir quaisquer controvérsias oriundas do presente contrato.
E assim, por estarem justos e contratados, firmam o presente instrumento, em 02 (duas) vias de igual teor, juntamente com 02 (duas) testemunhas.
Qualificação do Contratante: Nome completo:
Opção: a) ( ) Festa + Colação de Grau + Churrasco. b) ( ) Colação de Grau.
Sexo do Formando: ( ) Feminino ( ) Masculino Data Nascimento: ____ /____/_______ E-mail para contato
Endereço: __________________________________________________________________, Nº _______, Complemento _________, Bairro _____________________________, Cidade ________________________________________, Estado _______, CEP _________ - _____, RG/Órgão Expedidor: _______________________, CPF: _________________, telefone residencial: (___) __________________, telefone celular: (___) ____________________.
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Assinatura do CONTRATANTE
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CONTRATADA Nome: Miguel Soares Machado
CPF: 081.944.697-16
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Testemunha Testemunha
Nome: Nome:
