ANEXO III
PROJETO BÁSICO PARA AQUISIÇÃO,
IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DE
SISTEMA INFORMATIZADO DE
ALMOXARIFADO, PATRIMÔNIO,
COMPRAS E CADASTRO DE
FORNECEDORES
1. Objeto da contratação
Este Projeto Básico trata da contratação de empresa especializada para fornecimento de solução, com os respectivos serviços de instalação, garantia e assistência técnica, consultoria e treinamento destinados à implantação de sistema único de gestão integrada de patrimônio (mobiliário e imobiliário), almoxarifado, compras e cadastro de fornecedores, com a utilização de banco de dados ORACLE, englobando migração dos dados do sistema atual do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, que estão armazenados em banco de dados DMS-II.
2. Justificativa da contratação
2.1. A Secretaria de Material e Patrimônio tem enfrentado diversas dificuldades no processo de gerenciamento e controle dos bens patrimoniais, almoxarifado, compras e cadastro de fornecedores, por não contar com a ferramenta necessária e adequada às suas necessidades. O sistema atualmente existente está defasado e ultrapassado, tanto em termos de tecnologia como em funcionalidade.
2.2. As crescentes demandas por informações precisas e rápidas têm acarretado, já há algum tempo, um esforço extraordinário. Novas rotinas de trabalho e de controle vêm sendo experimentadas e adotadas sem muito sucesso, apesar de todo o empenho dos servidores, por falta de ferramentas adequadas.
2.3. O levantamento dos dados, na maioria das rotinas e processos, é feito de forma artesanal, manualmente e por muitas pessoas, o que, inevitavelmente, acarreta margem de erro bastante elevada e demora excessiva na tabulação e consolidação destes. Tais dados, invariavelmente, ao chegarem à alta administração, já estão defasados, levando à tomada de decisão equivocada ou em desacordo com a realidade. Além de maiores custos operacionais para este Tribunal, a carência dos mecanismos necessários pode acarretar o descumprimento involuntário da legislação vigente.
2.4. Assim, é certo que a utilização de ferramenta informatizada de gestão de bens materiais na plataforma WEB trará vantagens em termos de aumento de eficiência, agilidade e produtividade, melhorias significativas não só para a Secretaria de Material e Patrimônio mas para todo este Regional, uma vez que contribuirá de forma decisiva para a redução de ciclos de estoques, de rotinas administrativas e, principalmente, de processos decisórios.
2.5. A contratação de empresa especializada em recursos de tecnologia da informação possibilitará à Secretaria de Material e Patrimônio o registro e a recuperação de dados gerenciais que facilitem o planejamento, a organização e o controle através dos módulos de patrimônio, almoxarifado, compras e cadastro de fornecedores, provendo o TRT dos seguintes benefícios econômicos e funcionais:
- informatizar os processos e disponibilizar as informações de gestão de material e patrimônio no ambiente de rede do TRT, possibilitando o acesso, em tempo real, aos dados que detalham os procedimentos de cadastro de fornecedores, compras, almoxarifado, suprimento e controle do material e patrimônio;
- gerar código-de-barras e identificar materiais através da leitura dos mesmos;
- viabilizar o inventário do material permanente por meio de coletores de código-de-barras;
- possibilitar o controle dos estoques de material de consumo através de leitores de código-de-barras;
- aumentar a qualidade e a velocidade do suprimento e controle dos bens patrimoniais, do almoxarifado e dos procedimentos de compra e cadastro de fornecedores;
- diminuir o retrabalho com substancial ganho no tempo de controle patrimonial, almoxarifado, procedimentos de compras e cadastro de fornecedores.
2.6. É com vistas à solução dos problemas expostos e considerando, ainda, a tendência globalizada para a ampla utilização do ambiente WEB, que a Secretaria de Material e Patrimônio - SMP - propõe a aquisição de um SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO DE ALMOXARIFADO, PATRIMÔNIO, COMPRAS E CADASTRO DE FORNECEDORES que, otimizando os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos, propicie maior rapidez e exatidão na disponibilização das informações e possibilite ações gerenciais integradas, mais eficientes e eficazes.
3. Escopo Geral
A implantação e utilização de uma solução de gestão integrada tem como principais objetivos:
> implementar a gestão eficiente e eficaz do patrimônio e almoxarifado; > agilizar e incrementar a confiabilidade dos controles internos;
> racionalizar o processo de compras e o consumo de materiais; > garantir total transparência nos processos de compras
> reduzir a necessidade de estoques de materiais; > assegurar o fiel cumprimento da legislação vigente;
> assegurar o fornecimento de informações atualizadas e fidedignas; > reduzir os custos operacionais;
> garantir a correta e fiel caracterização e identificação do patrimônio mobiliário e imobiliário, bem como assegurar o controle de sua utilização;
> automação de rotinas administrativas;
> agilidade nos processos de tomadas de decisão;
> acompanhamento e precisão sobre a movimentação de materiais permanentes; > otimização do estoque de materiais de consumo; e
> informações e gestão de materiais disponíveis em ambiente WEB.
4. Descrição Básica
4.1 Caracterização Geral 4.1.1 Composição da solução
a) A solução deve compreender um único sistema, composto por módulos integrados entre si, que trocam informações utilizando um único banco de dados, podendo ser executado em um mesmo ambiente tecnológico ou em ambiente específico para cada módulo.
b) Os módulos serão divididos em unidades específicas, com as características pertinentes de cada atividade da Gestão de Material e Patrimônio, a saber: patrimônio mobiliário e imobiliário, compras, cadastro de fornecedores e almoxarifado.
4.1.2 Características Técnicas Gerais do Aplicativo
a) O aplicativo deverá possibilitar aos técnicos do TRT 1ª Região a inclusão de novos itens em tabelas do banco de dados, criação de novos campos nas telas e alterações na lógica do aplicativo.
a.1) O sistema deverá permitir integração com outros sistemas transacionais, de informações gerenciais e de gerência eletrônica de documentos através de ferramentas de integração disponíveis no servidor de aplicações Oracle 9iAS ou superior.
b) O sistema deverá ser executado diretamente sob o sistema operacional Microsoft Windows 2000 Professional ou superior.
c) O acesso, a navegação e a operação de todas as funcionalidades devem ser executados única e exclusivamente via web browser, sem a necessidade de instalação de clientes específicos nas estações de trabalho.
d) A solução deve ter arquitetura sistêmica em três camadas: apresentação, regras de negócio e administração de dados.
e) A arquitetura deve estar refletida na implementação física do produto da seguinte forma: e.1) camada de apresentação - executada exclusivamente através de um web browser (internet Explorer versão 6.0 ou superior);
e.2) camada de regras de negócio - executada em um servidor de aplicação Java, em plataforma compatível com os sistemas operacionais Windows 2000 ou superior;
e.3) camada de dados - executada em um sistema gerenciador de banco de dados relacional Oracle.
f) Em razão da quantidade de itens existentes no TRT (estimativa de 50.000 itens de patrimônio mobiliário e 3.000 itens de material de consumo), e número de unidades administrativas, não deverá haver limitação de usuários simultâneos, quantidade de seções abertas em uma mesma máquina e nem relacionado à quantidade de instalações, ou seja, possibilidade de utilização por vários usuários simultaneamente – multi-usuário;
g) A rede de dados utilizada pelo sistema deverá operar sob o protocolo TCP/IP; o sistema deverá utilizar esse protocolo para acessar a base de dados.
4.1.3 Recuperação de Falhas e Segurança
a) O gerenciador deve conter mecanismos de segurança que impeçam consultas ou alterações em dados por usuários não autorizados;
b) As transações devem permanecer disponíveis somente a usuários especificamente autorizados para acesso a cada uma delas;
c) O sistema deve permitir o uso de um catálogo de perfis de usuários, definindo padrões de acesso específicos por grupos de usuários e possibilitando estabelecer restrições de acesso em função da estrutura organizacional (por Órgão, Unidade Gestora, Unidade Administrativa) e/ou em função do plano de contas (programa, subprograma, elemento de despesa);
d) O sistema deve permitir que para cada acesso autorizado, o administrador possa especificar o tipo de transação (consulta, inclusão, alteração ou exclusão) a ser executada tanto nos dados como nas tabelas;
e) As autorizações ou desautorizações, por usuário, perfil ou transação, devem ser dinâmicas e ter efeito imediato;
f) A senha de acesso deve ser única para todos os módulos, pessoal e individual;
g) O sistema deve dispor de rotinas automáticas para controle de integridade de dados implementadas no banco de dados (triggers e stored procedures);
h) A validação das informações deve ser on-line, com a exibição de mensagens em português ao usuário;
i) O sistema deve dispor de mecanismos de proteção que impeçam a perda de transações já efetivadas pelo usuário;
j) Todas as transações devem ficar registradas permanentemente com a indicação do usuário, data, hora exata, informação da situação antes e depois, para evetuais necessidades de qualquer tipo de análise ou auditoria posterior; e
k) O sistema deve dispor de função de armazenamento do log em arquivo próprio, independente dos arquivos de dados da solução, permitindo maior flexibilidade na administração do próprio sistema e do banco de dados.
4.1.4. Caracterização Operacional 4.1.4.1 Transacional
a) O sistema deve permitir a administração de várias unidades gestoras simultaneamente, com regras de negócios definidas entre si, com controle de execução de atividades básicas, integrado, on-line e tempo real. Todas as operações devem ser automaticamente refletidas na aplicação e no banco de dados e disponibilizadas imediatamente para todos os usuários autorizados;
b) O sistema deve operar por transações (ou formulários on-line). Os dados recolhidos em uma transação devem ficar imediatamente disponíveis em toda a rede. Isto significa que cada dado é recolhido uma única vez, diretamente no local onde é gerado. Os dados transcritos pelos usuários devem ser imediatamente validados e o efeito da transação deve ser também imediato; e
c) O sistema deve impedir que seja eliminada qualquer transação já concretizada. Caso seja necessária uma retificação de qualquer informação, esta deverá ser estornada para que fique registrada permanentemente.
4.1.4.2 Documentação
a) O sistema deve dispor de documentação on-line, em português do Brasil, sobre o modo de operação de cada uma das transações. Deve permitir consulta por capítulos ou por palavras-chaves que remetam a um determinado trecho da documentação; e
b) O sistema deve dispor de controle de alterações e de versões dos objetos da solução.
4.1.4.3 Interface
b) Da mesma forma, os relatórios, mensagens, botões e teclas de função devem ser padronizados para todos os módulos; e
c) A terminologia utilizada nos formulários de tela deve ser a mesma adotada na legislação vigente.
4.1.4.4 Parametrização
O sistema deve:
a) Permitir a parametrização de regras gerais e individuais conforme a necessidade operacional e administrativa de cada função;
b) Permitir a configuração de menus no nível do perfil do usuário; e
c) Permitir a parametrização de documentos e informações necessários ao cadastramento de bens e materiais.
4.1.4.5 Usuários
A solução deve permitir o acesso de um número ilimitado de usuários para visualização de consultas ou preenchimento de requisições.
4.1.4.6 Integração
a) Todos os módulos devem ser integrados com o inter-relacionamento de informações sendo realizado de forma transparente para o usuário final.
b) Uma única inclusão de cada informação ou dado deve ser suficiente para o sistema, independentemente do módulo utilizado; e
c) Cada módulo deve ser suficiente para a execução de suas operações básicas e a integração entre os módulos deve ser automática.
4.1.4.7 Temporalidade
a) Todo registro de eventos na base de dados deve ser temporal de modo a permitir a recuperação dos dados em qualquer data passada desejada;
b) O sistema deve permitir o lançamento de dados referentes a eventos anteriores à data de implementação do sistema; e
c) O armazenamento das informações deve ser por tempo ilimitado, com mecanismos que assegurem a manutenção de performance, podendo ser definida a limitação de tempo pelo administrador.
4.1.4.8 Relatórios
O sistema deve:
a) Permitir a geração de relatórios com quebra por grupos (em vários níveis), tabulação cruzada e multicolunas;
b) Permitir a emissão de relatórios associada a eventos ou rotinas; e
c) Dispor de relatório de LOG de acesso, alteração/inclusão de informações contendo nome do usuário, data e hora da inclusão, e a informação anteriormente cadastrada. Tal relatório pode ser parametrizado para contemplar o acesso por órgão, por perfil, por grupo, por usuário ou por transação.
4.1.4.9 Integração externa e Exportação de arquivos
O Sistema deve:
a) Possibilitar a geração de arquivos em formato texto obedecendo a layout definido pelo usuário, com ou sem delimitadores, para exportação de dados a sistemas auxiliares; e
b) Gerar relatórios no formato PDF.
4.1.4.10 Tabela de Materiais e de Serviços
a) A organização dos materiais e serviços deve obedecer aos conceitos de classes e objetos da metodologia de desenvolvimento de sistemas orientado a objetos;
b) O sistema deve ter por base a tabela Federal Suply, mas deve permitir a adoção de qualquer outra tabela padronizada;
c) A tabela de materiais/serviços deve ser única e estar disponível para todos os módulos do sistema e para consulta direta pelos usuários autorizados;
d) A caracterização dos materiais e serviços (unidades de medida, capacidade, voltagem, peso, cor, modelo, tipo, periféricos, validade, garantia, etc.) deve obedecer aos conceitos de classes e objetos da metodologia de desenvolvimento de sistemas orientado a objetos;
e) O sistema deve permitir a classificação dos materiais ou serviços por natureza de despesa;
f) O sistema deve impedir o cadastramento de dois itens de material ou serviço com a mesma descrição ou com o mesmo código;
g) Um material/serviço cadastrado não pode ser excluído e sim desativado mantendo-se assim cadastros de materiais/serviços ativos e de inativos;
h) O sistema deve permitir ativar um material/serviço inativo após avaliação de inativos pelo setor responsável;
i) O sistema deve possuir registro histórico de inclusão, alteração, desativação, estorno e restrições para compra/contratação, sobre o material ou serviço;
j) O sistema deve permitir o armazenamento e a indexação da imagem do material, da embalagem, croquis, memorial descritivo, plantas e outros documentos gráficos de interesse do órgão;
k) O sistema deve possuir mecanismos de busca através de palavras-chaves ou radicais contidos no nome ou na descrição dos itens;
l) O sistema deve permitir a criação, impressão e publicação na WEB de catálogos de materiais e serviços, completo ou parcial, por grupo, classes, característica e unidade;
m) O sistema deve permitir a criação de padrões de descrição para cada classe e família de materiais, de forma a normatizar a inclusão de cada item no cadastro; e
n) O sistema deve possibilitar que os dados sejam ordenados em seqüência numérica do código da classe ou do número de registro patrimonial do bem ou em ordem alfabética do nome do bem.
a) O sistema deve dispor de módulo para cadastro de fornecedores, sejam pessoas físicas ou pessoas jurídicas, para acesso único por todos os sistemas, relacionando os fornecedores com o grupo/classe dos materiais e ou serviços ofertados;
b) Os dados relativos à documentação, representação legal dos fornecedores, devem ser armazenados de forma temporal, permitindo, assim, a visualização de dados que foram alterados;
c) O sistema deve impedir o cadastramento de fornecedores diferentes com o mesmo CNPJ/CPF, ou mesmo Nome/Razão Social ou, ainda, com o mesmo Nome Fantasia. Quando o sócio/empresa é estrangeiro, o campo CNPJ/CPF deve ser automaticamente inabilitado;
d) O sistema deve permitir o bloqueio de fornecedores em situação irregular a participarem de qualquer processo de licitação;
e) O sistema deve possibilitar a visualização das classes atendidas por um fornecedor, bem como quais são os fornecedores qualificados a oferecer uma determinada classe de materiais;
f) O sistema deve permitir a busca de fornecedores a partir de palavras contidas no seu nome, razão social ou nome fantasia;
g) O sistema deve permitir a busca de fornecedores a partir do CNPJ/CPF; e
h) O sistema deve permitir o registro dos atrasos no fornecimento e penalidades aplicadas ao fornecedor, com campo próprio para observações.
4.1.4.12 Tabela de Estrutura Organizacional
a) O sistema deve dispor de tabela contendo a estrutura organizacional codificada de forma hierárquica, registrando, inclusive, o relacionamento e a subordinação dos diversos órgãos e unidades organizacionais representados na tabela e possibilitar sua atualização sem impacto em registros anteriores; e
b) Deve dispor, também, de tabela para cadastro dos responsáveis por cada órgão ou unidade organizacional, possibilitando, ainda, a sua atualização.
4.1.4.13 Tabela de Localização
a) O sistema deve dispor de tabela de endereçamento físico de toda a Organização, vinculada à tabela de estrutura organizacional, estabelecendo-se a completa e inequívoca localização de cada bem.
4.1.4.14 Preços
O sistema deve:
a) Permitir que cada material e/ou serviço possua cotações de preços, que são obtidas a partir de dados de entradas em almoxarifado, de cláusulas contratuais ou consultas a fornecedores. Estas cotações devem formar um banco de preços, que auxiliará a estimativa de custo das solicitações de compra e contratação e na avaliação de propostas apresentadas durante processos de compra;
b) Armazenar o valor histórico cotado e permitir a apresentação do valor corrigido; e
c) Permitir que os preços dos materiais armazenados no banco de preços possam ser visualizados em várias unidades monetárias, bem como possam ser atualizados de acordo com diversos índices de variação de preços, de forma a permitir comparação entre preços durante períodos em que existam perdas inflacionárias.
5 - CARACTERÍSTICAS FUNCIONAIS DO SISTEMA DE ALMOXARIFADO, PATRIMÔNIO, COMPRAS E CADASTRO DE FORNECEDORES 5.1 Patrimônio Mobiliário
5.1.1 Características Gerais
O sistema deve:
a) Possibilitar o controle e classificação contábil por tipo de bem;
b) Utilizar sistema de identificação dos bens através de código-de-barras;
c) Contemplar as possibilidades de entrada dos bens, classificando-os de forma automática em orçamentária e extraorçamentária, conforme legislação pertinente;
d) Permitir seqüência de numeração patrimonial automática e de acordo com a classificação do bem, oriunda da tabela de materiais em uso pelo sistema, baseada em parâmetros estabelecidos pelo usuário;
e) Cadastrar os bens de forma individual ou por lote;
f) Possibilitar a conceituação de um bem em principal ou agregado; g) Permitir cadastramento de bens para controle físico;
h) Registrar bens similares e os materiais de consumo passíveis de uso para cada tipo de bem;
i) Possibilitar o estorno de inclusão/alteração, quando cabível, preservando o histórico do bem;
j) Emitir o Termo de Responsabilidade e relatórios de conferência com resumo contábil; k) Possibilitar a alteração do estado de conservação do bem automaticamente, por lote, a partir da data de incorporação registrada no sistema;
l) Para o módulo de patrimônio, deve ser mantido um campo na tabela de localização, para uso interno do patrimônio, que permita a localização e identificação do bem por código-de-barra em razão da estrutura física do patrimônio por depósito, já que o Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região possui diversos depósitos em localidades diferentes.
5.1.2 Entrada de Bens
O sistema deve:
a) Cadastrar os bens de forma individual ou por lote;
b) Registrar os documentos associados a cada operação de acesso de acordo com o tipo da mesma entrada do bem;
c) Registrar as garantias de cada bem;
d) Possibilitar a identificação dos materiais de consumo que acompanham o bem; e) Contabilizar os bens no estoque ou em conta definida pelo usuário;
f) Possibilitar o controle e classificação contábil de material/bem;
g) Contemplar as possibilidades de entrada dos bens, classificando-os de forma automática em orçamentária e extraorçamentária, conforme legislação pertinente;
h) Permitir seqüência de numeração patrimonial automática e de acordo com a classificação do material, oriunda do “Federal Supply”;
i) Possibilitar a conceituação de um bem em principal ou secundário, agregado ao bem principal;
j) Possibilitar que outros possam ser acrescentados ao principal já na entrada; k) Permitir cadastramento de bens para controle físico;
l) Possibilitar o estorno, quando cabível, fazendo as adequações contábeis necessárias; m) Definir características exigidas para o cadastramento dos bens, quando forem classificados em cada material, permitindo a classificação em características, dividindo-os em gerais e individuais para cada bem;
n) Permitir o cadastramento de bens de terceiros para controle físico;
o) Permitir a caracterização do bem de acordo com o tipo de material em que ele foi classificado; e
5.1.3 Baixa dos Bens
O sistema deve:
a) Permitir a seleção e o agrupamento dos bens para baixa, por meio de parâmetros e combinações de consultas, para posterior análise e confirmação do processo de baixa;
b) Realizar a baixa de bens individualmente ou por lote, conforme processo anterior e por meio de leitura ótica;
c) Manter o histórico de bem para consulta; d) Possibilitar o estorno quando cabível;
e) Efetuar os registros contábeis pertinentes ao processo de baixa com os valores originais, corrigidos e depreciados;
f) Emitir a qualquer tempo relatórios (termo de baixa, relação de baixas), com o resumo de classificação contábil, através de impressora, visualização em tela ou armazenamento em arquivo;
g) Manter o histórico do processo de baixa aberto, tendo registrada toda sua tramitação, desde a abertura do processo até seu encerramento, aguardando a conclusão que pode ser: autorizada, não autorizada; e
h) Não permitir a transferência ou alteração de campos nos bens registrados como “baixados”.
5.1.4 Transferência de Bens
O sistema deve:
a) Realizar a movimentação de vários bens, de origens diversas, para um único destino, gerando automaticamente um termo de transferência para cada origem;
b) Permitir a transferência dos bens individualmente ou por lote;
c) Possibilitar a transferência de bens por levantamento via coletor de dados com leitura ótica (o coletor de dados não deverá ser fornecido pela contratada);
d) Possibilitar agendamento de transferência entre usuários previamente cadastrados no sistema, com perfil ou não de autorização do setor origem/destino e a Divisão de Patrimônio;
e) Emitir a qualquer tempo relatórios (termo de transferência, relação das transferências consolidadas de um determinado período e recibo das transferências), com as informações de origem e destino e os responsáveis pelo evento, acompanhado do resumo de classificação contábil, quando for o caso, através de impressora, visualização em tela ou armazenamento em arquivo;
f) Emitir relação das transferências consolidadas de um dado período; g) Armazenar todas as movimentações para posterior consulta;
h) Possibilitar a alteração ou exclusão - estorno da transferência de um bem efetuada incorretamente, observando sempre o registro contábil na forma legal;
i) Quando ocorrer transferências entre unidades administrativas distintas, efetuar todos os registros contábeis dos valores originais, corrigidos, depreciados, residuais, etc; e
j) Registrar e contabilizar o início da depreciação do bem a partir da sua primeira movimentação.
5.1.5 Manutenção
O sistema deve:
a) Controlar os bens patrimoniais passíveis de contrato de manutenção, vinculando-os ao fornecedor; e
b) Possibilitar a emissão de relatórios para controle de prazos de vigência e atendimento dos contratos.
5.1.6 Inventário
O sistema deve:
a) Permitir a realização do levantamento dos bens móveis por meio de leitura ótica de código de barras afixado nas plaquetas de identificação dos bens (o coletor de dados não deverá ser fornecido pela contratada);
b) Possibilitar a união de mais de um levantamento com a inclusão ou exclusão de números patrimoniais;
c) Emitir relatórios de críticas de inventário, utilizando-se do levantamento realizado em determinado local, por meio da leitura ótica (o coletor de dados não deverá ser fornecido pela contratada);
d) Permitir a codificação da situação física do bem, mediante o processo de inventário eletrônico;
e) Permitir a atualização do status do bem após o inventário, controlando o que está extraviado, o que está sendo disponibilizado e o que já foi encontrado (ativar os bens); e
f) Permitir o acesso remoto ao sistema (a partir de unidades localizados fora da Capital) inclusive para alteração de dados
5.1.7 Consulta/Relatórios
O sistema deve:
a) Possibilitar que os usuários elaborem dinamicamente consultas e os relatórios, com saídas para vídeo, impressora e arquivo, gerados no formato PDF;
b) Emitir relatórios personalizados a partir de uma consulta, possibilitando a consulta de um bem com todas as informações pertinentes de cadastro e inclusive as movimentações e baixas ocorridas;
c) Propiciar a visualização do bem, por meio de sua imagem;
d) Emitir relatórios: gerenciais, sintéticos e analíticos, por filtros de pesquisa, retroativos, espelhando a realidade do bem na data em questão;
e) Emitir o resumo de movimentação de bens;
f) Emitir relatório de reparos executados em equipamentos, após expirada a garantia; e g) Emitir relatório mensal de saída de material permanente, contendo: centro de custo (unidade administrativa), atividade (objetivo), descrição do material, número do processo, data de entrada, valor, reposição (sim/não) e origem orçamentária (sim/não).
5.1.8 Implantação
O sistema deverá possuir carga inicial com alimentação das tabelas básicas de forma a permitir operacionalizar todas as etapas necessárias ao processo de compras.
A implantação ainda deve compreender:
a) Padronização da tabela de materiais, conforme classificação padrão do Federal Supply;
b) Classificação contábil dos materiais de acordo com a legislação pertinente;
c) Padronização das nomenclaturas e formatações dos respectivos campos, compostos de número de processo, documento, projeto e outros;
d) Análise e elaboração do organograma e espaço físico, de forma descritiva e codificada, conforme hierarquia do Órgão para identificação do bem patrimonial.
e) Definição de perfis dos usuários, conforme as suas atribuições e acessos restritos a informações; e
f) Treinamento dos usuários no respectivo módulo com material didático.
5.2 - Patrimônio Imobiliário – funcionalidade 5.2.1 Características Gerais
O sistema deve:
a) Contemplar as leis e normas gerais vigentes e possibilitar a inserção de novas disposições legais, aplicáveis ao controle dos bens imóveis;
b) Permitir o cadastramento individualizado dos imóveis sob responsabilidade do TRT da 1ª Região;
c) Permitir o controle físico e contábil dos imóveis;
d) Padronizar o processo de conciliação Físico-Financeiro;
e) Registrar as benfeitorias, inclusive manutenções, ocorridas no imóvel;
f) Registrar as empresas prestadoras de serviços referente a reformas ou manutenção do imóvel;
g) Armazenar as fotos e plantas referentes ao imóvel;
h) Armazenar imagens de documentos digitalizados, que sejam relevantes para o gerenciamento do cadastro;
i) Possibilitar a união, em um mesmo levantamento, de vários imóveis em localizações diferentes;
j) Possibilitar o registro da baixa do imóvel; k) Manter o histórico do imóvel, para consulta;
l) Possibilitar o registro e destaque dos aluguéis e Tributos (impostos, taxas e contribuições de melhoria) referentes ao imóvel;
m) Registrar encargos e contas a pagar referentes ao imóvel, com aviso, decrescente na tela, da data da quitação;
n) Disponibilizar campos para:
n.1) registro de Seguro contra Incêndio;
n.2) visualização de pagamentos efetuados por período a ser pesquisado;
o) Possibilitar a emissão de relatórios contendo todos os imóveis próprios da União Federal e afetos ao TRT ou por tipo (próprio, cessão de uso, comodato ou alugado);
p) Disponibilizar as alternativas de consulta, alteração, registro/cadastro para todos os recursos do sistema a qualquer servidor que tenha a senha de acesso; e
q) Permitir o registro do operador, contemplando a data da execução da tarefa.
5.2.2 Cadastramento
O sistema deve:
a) Permitir o registro das características do imóvel, incluindo sua descrição de forma pormenorizada e detalhada (áreas do terreno, das edificações, outras benfeitorias );
Registro de dados cadastrais como proprietário do imóvel (incluindo telefone de contato), data de incorporação, tipo de tributação (isento, isento de impostos, isento de taxas ou sem isenção);
registro de processos correlatos registro de origem do imóvel;
registro de documentos pertinentes à aquisição e incorporação do imóvel no TRT; registro de inscrição imobiliária e dados cartoriais;
registro do número de pavimentos e idade do imóvel; registro da denominação do imóvel;
registro do logradouro e estado de conservação; registro da reavaliação do imóvel e última atualização; número de registro patrimonial;
registro do RIP atribuído pela GRPU;
registro de usuários do imóvel (incluindo telefones de contato); identificação do administrador do imóvel.
5.2.3 Fiscalização
O sistema deve:
a) Selecionar e controlar a execução das vistorias para vigilância dos imóveis e a identificação de ocupantes efetivos irregulares;
b) Registrar os dados do vistoriador, guardando-os para histórico;
c) Permitir o agendamento de vistorias, com acompanhamento e aviso eletrônico;
d) Permitir o controle das vistorias técnicas e avaliações feitas, com a possibilidade de análise detalhada do imóvel;
e) Permitir a reclassificação da situação do imóvel no momento do levantamento;
f) Selecionar e controlar a execução das vistorias para verificação de cumprimento de contrapartidas em contratos para utilização de imóveis, que exijam este tipo de avaliação, para confirmar a continuidade dos mesmos;
g) Selecionar e controlar a execução das decisões de desocupação de bens imóveis ocupados irregularmente, registrando todo o histórico da desocupação juntamente com os apoios logísticos e policiais que porventura sejam necessários.
5.2.4 Regularização
O sistema deve:
a) Gerenciar o processo de desocupação registrando todo o trâmite, pareceres, justificativas legais para a decisão;
b) Gerenciar o processo de regularização da titularidade dos bens imóveis próprios que ainda não foram registrados nos órgãos competentes (Cartórios, Secretaria do Patrimônio da União, Gerência Regional do Patrimônio da União, Secretaria de Fazenda etc.);
c) Gerenciar o processo de regularização da titularidade de Edificações e/ou Benfeitorias agregadas aos imóveis cadastrados que ainda não foram registradas nos órgãos competentes.
5.2.5 Atendimento à demanda
O sistema deve:
a) Permitir o cadastro das demandas de imóveis de acordo com as necessidades deste Regional;
b) Contemplar o gerenciamento das prioridades no atendimento às demandas e das respostas às solicitações feitas.
5.2.6 Operações Imobiliárias
O sistema deve:
a) Permitir o cadastramento das operações imobiliárias (aquisições, alienações, utilizações e oneração) associadas aos imóveis. Estas operações deverão ser iniciadas para regularizar a ocupação de um imóvel ou para atender demanda;
b) Controlar o uso ou posse temporária do imóvel público; c) Acompanhar a alienação por doação, venda, permuta e etc.;
d) Permitir avisos antecipados, via e-mail e/ou relatórios, automaticamente, para os gerentes dos vencimentos de pagamentos associados aos imóveis (Ex. aluguéis, impostos, condomínios, taxas de águas, esgoto, seguros, etc.);
e) Controlar a locação ou cessão do uso de imóveis;
f) Gerenciar a negociação para efetivação da operação imobiliária; g) Gerenciar a tramitação para validação jurídica da operação;
h) Quando da efetivação da operação imobiliária, permitir o cadastramento do instrumento legal (contrato ou termo) que a formaliza;
i) Permitir o gerenciamento do andamento dos instrumentos legais (assinatura, publicação, pagamentos, suspensões, rescisão, etc.), avisando também por meio de mensagens eletrônicas os compromissos futuros associados a estes instrumentos; e
j) Controlar a locação ou acesso de uso de imóveis próprios ou de terceiros e hipotecas.
5.2.7 Consultas e Relatórios
a) Emitir relatórios personalizados a partir de uma consulta;
b) Possibilitar a consulta de um imóvel com todas as informações pertinentes de cadastro, inclusive o histórico de operações efetuadas e baixas ocorridas;
c) Propiciar a visualização do imóvel por meio de sua imagem; d) Emitir relatórios sintéticos e analíticos, por filtros de pesquisa;
e) Emitir relatórios que permitam a prestação de contas do gestor dos imóveis;
f) Emitir relatórios que forneçam dados para o registro contábil do patrimônio imobiliário; g) Emitir outros relatórios, como:
- Imóveis utilizados por terceiros - Imóveis utilizados de terceiros - Imóveis alienados
- Imóveis adquiridos
- Imóveis sobre os quais recaem ônus reais - Inconsistências contratuais
- Inconsistências processuais
- Imóveis com falta de documentação - Inventário geral e parcial
- Balanço Patrimonial
5.2.8 Serviços de Implantação
Proceder ao recadastramento de bens imóveis, conforme segue: a) Revisão completa dos registros existentes no órgão;
b) Classificação contábil dos imóveis de acordo com a política estabelecida;
c) Padronização das nomenclaturas e formatações dos respectivos campos, compostos de número de processo, documento, laudo e outros;
d) levantamento e identificação dos registros dos bens imóveis;
5.3 Caracterização Funcional do módulo Almoxarifado 5.3.1 Características Gerais
O sistema deve:
a) trabalhar com períodos em aberto, possibilitando ao usuário, a qualquer tempo, ajustes descritivos, quantitativos e financeiros, refazendo os cálculos automaticamente;
b) administrar vários Órgãos, Unidades Gestoras, Almoxarifados e sub-almoxarifados, permitindo definir regras de movimentação de materiais entre os mesmo;
c) vincular os materiais respectivamente a, nota de empenho, fornecedor e processo de aquisição;
d) inserir o material através de busca automática da tabela de materiais Federal Supply; e) possibilitar que o material possa ter unidades de medida diferenciadas para entradas e saídas do estoque;
f) controlar a validade dos materiais, avisando o seu vencimento ao acionar o sistema; g) possuir aviso automático de ressuprimento, estoque mínimo e de estoque máximo, utilizando as fórmulas vigentes neste E. TRT;
h) estornar entradas, caso haja lançamento incorreto com reprocessamento automático do estoque;
i) vincular o material a um endereço de prateleira e padronização da localização dos materiais estocados;
j) definição de política de compras;
k) possuir indicação de tipo de estoque - estocável, eventual, contratual;
l) armazenar todas as operações do sistema no Log, identificando quem, quando, onde e o conteúdo das transações efetuadas;
m) classificação do material quanto a:
1. Natureza;
2. Elemento e subelemento de despesa; 3. Criticidade;
4. Consumo; 5. Valor.
n) possuir previsão de contato on-line entre o almoxarifado e os setores usuários para fins outros que não requisição de material (sistema de mensagem);
o) possuir previsão de acesso controlado dos setores responsáveis por estoques descentralizados, para fins de registro dos itens consumidos;
p) possuir previsão de controle de pedidos já expedidos, com indicação dos materiais efetivamente adquiridos;
q) possuir previsão de bloqueio automático dos materiais não incluídos na previsão do setor requisitante;
r) possuir previsão de “subsistema” onde possam ser registradas as previsões de consumo enviadas à Divisão de Material pelos setores usuários;
s) possuir previsão de distinção entre unidades de aquisição e de fornecimento (fracionamento do material); e
t) Para o módulo de almoxarifado, deve ser mantida, ainda, uma tabela de localização para uso interno do almoxarifado, que permita a identificação, por código-de-barras, da estrutura da física do almoxarifado (armários/prateleiras/gavetas, etc.).
5.3.2 Entrada
O sistema deve:
a) ter tipos de entrada diversificados - provisórias (cessão; comodato; empréstimo; aluguel etc), confecção própria, consumo imediato, aquisição por suprimento de fundos, ou, definitivas (aquisição; doação; inventário etc);
b) endereçar automaticamente o material no momento do lançamento da nota fiscal; c) permitir a baixa dos pedidos de ressuprimentos pendentes;
d) possibilitar a caracterização do material no momento do lançamento por meio de parametrização prévia e inerente a cada material; e
e) possibilitar a comunicação “on line” imediata, no próprio pedido ou via “e-mail”, com informação do Almoxarifado quanto ao recebimento do pedido, necessidade de justificação ou retificações e possibilidade do seu atendimento total ou parcial em data determinada
5.3.3 Requisição de Materiais
O sistema deve:
a) permitir requisição on-line, inclusive de materiais permanentes, com senha de segurança restrita à unidade administrativa do requisitante e com opção do responsável autorizar ou não a requisição para confirmação do almoxarifado;
b) permitir a união de pedidos de materiais afins bem como o desmembramento;
c) possibilitar consulta às requisições atendidas ou pendentes, pertinente à unidade administrativa do requisitante;
d) possuir arquivo demonstrativo de todas as requisições por ordem decrescente; e
e) criticar o excesso de pedidos da unidade requisitante, caso seja acima do consumo médio mensal.
5.3.4 Ajustes
O sistema deve possibilitar ajustes físicos e financeiros já contabilizados, referenciados no mês corrente.
O sistema deve:
a) possibilitar a seleção de materiais para baixa, com a respectiva justificativa; b) possuir cancelamento da baixa, retornando automaticamente para o estoque;
c) guardar o histórico do material até o registro da baixa, para eventuais consultas ou alterações; e
d) emitir relatório com resumo contábil.
5.3.6 Devolução de Materiais
O sistema deve possuir rotina para devolução de material, com reprocessamento automático do estoque, gerando os novos saldos.
O sistema deve possuir campo para registro do motivo da devolução.
5.3.7 Consulta / Relatórios
O sistema deve:
a) permitir a emissão e consulta de relatórios mensais ou acumulados, conforme período estipulado;
b) permitir a análise de consumo por localização/Centro de Custo; c) emitir resumo financeiro mensal e anual;
d) conter histórico de toda a movimentação do material por Unidade Administrativa / Requisitante / Número do Documento Requisitante / Quantidade Pedida e Fornecida; e
e) visualizar ocorrências, com registro de todos os procedimentos, constando nome do usuário, data e material movimentado;
f) emitir relatório mensal de saída de material do almoxarifado, contendo: centro de custo (unidade administrativa), atividade (objetivo), descrição do material, número do processo, data de entrada, valor, reposição (sim/não) e origem orçamentária (sim/não)..
5.3.8 Manutenção
O sistema deve:
a) alterar o elemento de despesa com processamento e registro automático pelo sistema; e b) alterar o endereço de prateleira a qualquer tempo, com impressão de etiquetas de identificação com código de barras.
5.3.9 Inventário
a) admitir o inventário automatizado, com leitura ótica do código de barras nas etiquetas de prateleiras;
b) emitir relatórios financeiros, assinalando as possíveis divergências com o estoque físico durante o processo de inventário; e
c) possibilitar ajustes automáticos das possíveis divergências através de registros.
5.3.10 Ressuprimento
A rotina de ressuprimento de materiais deve gerar o pedido de compras com indicação do elemento de despesa e respectivo subelemento, bem como com o valor da última aquisição e saldo médio mensal. Estes procedimentos devem ser definidos após a classificação dos materiais em:
a) Natureza:
Materiais ativos;
Materiais inativos em uso; e Materiais inativos em desuso.
b) Tipo de Consumo: Consumo eventual;
Consumo de alta frequência; Consumo de baixa frequência; e Consumo imediato.
c) Valor:
Classificação agrupada em função do valor de consumo em dado período, conforme parâmetros estabelecidos para curva ABC.
d) Criticidade:
Materiais cuja falta podem causar transtorno; e Materiais cuja falta não implica custos adicionais.
O sistema deve permitir o controle dos ressuprimentos dos materiais que têm contratos em vigor, emitindo aviso ao fornecedor para ressuprir o almoxarifado.
5.3.11 Tabelas
O sistema deve:
a) possuir campos básicos para alimentação e manutenção do sistema, com fácil procedimento de inclusão, alteração ou exclusão;
b) possibilitar registro da unidade gestora, unidade administrativa, centro de custo, cidade, endereço, elemento de despesa, responsável, unidade de medida;
c) possuir tabela específica para catálogo de materiais restritos à unidade requisitante; d) disponibilizar arquivo contendo todos os dados do fornecedor, vinculado automaticamente seus respectivos materiais;
e) conter tabela com todas as unidades requisitantes e seus respectivos responsáveis, e f) permitir o cadastramento de senhas individuais para os requisitantes por unidade administrativa.
5.3.12 Implantação
A implantação deve compreender:
a) padronização da tabela de materiais, conforme classificação padrão do Federal Supply; b) padronização das nomenclaturas e formatações dos respectivos campos, compostos de número de processo, documento, projeto e outros;
c) lançamento do saldo físico e financeiro;
d) definição de perfis dos usuários, conforme as suas atribuições e acessos restritos a informações; e
e) treinamento dos usuários no respectivo módulo com material didático.
5.4 Caracterização Funcional do módulo Compras 5.4.1 Características Gerais
O sistema deve:
a) possibilitar aos usuários efetuarem suas solicitações através do sistema (on-line), reduzindo a necessidade de trâmite de papéis;
b) possibilitar a agregação ou desmembramento de mais de uma solicitação no mesmo processo de compras;
c) possibilitar a utilização da especificação padrão definida na tabela de materiais e serviços;
d) todas as operações no sistema deverão ser armazenadas no Log, identificando quem, quando, onde e o conteúdo das transações efetuadas;
e) este módulo deverá se integrar com os demais módulos que compõem o sistema de gestão de materiais; e
f) permitir o agrupamento de processos em um único procedimento de compras.
O sistema deve:
a) fornecer funções de controle e manutenção dos processos de compras, relacionando os itens do pedido com o processo, permitindo a emissão de relatórios com histórico;
b) atribuir funcionário responsável pelo processo (que dará andamento ao processo);
c) possibilitar a alteração da quantidade total de cada item do processo de compra, com justificativa da alteração;
d) identificar os setores solicitantes do material/serviço;
e) possibilitar, quando for o caso, que o responsável pelo setor de compras possa dar prosseguimento, ou não, a determinados pedidos de compra;
f) possuir controle do processo, sugerindo, através de função automatizada de cálculo de preço estimado, a modalidade de licitação mais adequada ao processo (permitir que o usuário escolha outra modalidade, conforme legislação); e
g) reconhecer todas as modalidades de compras, inclusive pregão, bem como permitir a compra por inexigibilidade e dispensa de licitação, com controles específicos para este fim.
5.4.3 Documentos
O sistema deve:
a)controlar os documentos e correspondências relativas ao processo de compras, gerando relatórios no formato PDF;
b) controlar automaticamente a segurança de acesso aos textos, armazenando-os no banco de dados e controlando suas relações com os processos de compra; e
c) controlar o andamento do processo, com registro da data, hora, destinatário, remetente e ações, estabelecendo bloqueios conforme determinação.
5.4.4 Pré-empenho
O sistema deve:
a) permitir o tratamento do pré-empenho de acordo com a classificação contábil;
b) calcular o valor do pré-empenho baseado na média das cotações obtidas na fase da estimativa de custo; e
c) ter campo apropriado para o registro do pré-empenho.
5.4.5 Empenho
O sistema deve:
b) registrar empenho somente para fornecedores vencedores da licitação; e
c) habilitar os empenhos para entrada de bens patrimoniais e materiais de consumo.
5.4.6 Acompanhamento
O sistema deve:
a) controlar os prazos de entrega informados pelo fornecedor, através do Sistema de Almoxarifado;
b) oferecer controle das notas de empenho relacionadas a uma licitação, gerando relatórios gerenciais e de espelho; e
c) calcular os dias de atraso no fornecimento do material e sua respectiva multa por cálculo automático, de acordo com as normas deste Regional.
5.4.7 Estimativa de Custo
O sistema deve:
a) cadastrar a estimativa de custo, interagindo-o ao processo de compras;
b) cadastrar os participantes da estimativa de custo com informações sobre a data e prazo para a entrega da mesma;
c) cadastrar as cotações informadas por fornecedor; e
d) informar os totais encontrados pelo sistema, bem como uma média de preços entre fornecedores.
5.4.8 Fornecedor
O sistema deve:
a) tratar o fornecedor segundo seu ramo de atividade, materiais/serviços fornecidos etc.; b) permitir a avaliação e informações genéricas dos fornecedores com relatórios gerenciais; c) permitir consulta às últimas aquisições fornecidas daquele determinado item (comparação fornecimento x preço);
d) permitir a listagem de empresas por marca de material fornecido ao TRT, com base no registro anterior da marca do material oferecido pelo fornecedor na ocasião do cadastramento de sua proposta;
e) possibilitar o registro de entrega de material efetuada dentro do prazo contratual, bem como das penalidades incorridas pelo fornecedor nos casos de entrega com atraso. Os registros deverão estar atrelados à Nota de Empenho emitida ao fornecedor;
f) possibilitar o acesso automático das páginas da Internet do INSS, FGTS, Dívida Ativa da União e Receita Federal;
g) recuperar os registros de empenho efetuados previamente pelo Setor de Compras, ao acessar o histórico do fornecedor.
5.4.9 Implantação
O sistema deve:
a) realizar carga inicial do sistema com alimentação das tabelas básicas, permitindo a operacionalização de todas as etapas necessárias ao processo de compras;
b) padronizar a tabela de materiais, conforme classificação utilizada por este Regional; c) padronizar as nomenclaturas e formatações dos respectivos campos, compostos de número de processo, documento, projeto e outros;
e) definir os perfis dos usuários, conforme as suas atribuições e acessos restritos a informações.
5.4.10 Consultas / Relatórios
O sistema deve:
a) possibilitar que os usuários elaborem dinamicamente consultas e os relatórios, com saídas para vídeo, impressora e arquivo, gerando relatórios no formato PDF;
b) emitir relatórios personalizados a partir de uma consulta, possibilitando a consulta de um bem com todas as informações pertinentes de cadastro e, inclusive, as movimentações e baixas ocorridas;
c) propiciar a visualização do bem, por meio de sua imagem;
d) emitir relatórios: gerenciais, sintéticos e analíticos, por filtros de pesquisa, retroativos - espelhando a realidade do bem na data em questão;
e) emitir relatório de reparos executados em equipamentos, após expirada a garantia;
f) emitir relatórios com listagem de empresas selecionadas a partir de seu nº de cadastro, mencionando razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço completo, telefone, fax, nome do diretor e demais dados gerenciais;
g) emitir relatórios com listagem de empresas selecionadas a partir de uma classe de material ou serviço, mencionando razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço completo, telefone, fax, nome do diretor e demais dados gerenciais;
h) emitir relatório do histórico do fornecedor, a partir de seu CNPJ, com o registro das notas de empenho emitidas a seu favor, e das respectivas restrições atreladas a cada uma delas, no caso de a empresa incorrer em atraso; e
i) emitir relatório com o cálculo da multa, quando houver atraso na entrega do material, bem como ofício de abertura de defesa prévia ao fornecedor, a partir das informações de cálculo de multa geradas pelo sistema.
6. Implantação do Sistema 6.1 Serviços
6.1.1 Instalação e implantação de todos os itens especificados neste Projeto Básico.
6.1.2 Configuração de todos os módulos do sistema de acordo com as necessidades do TRT/1ª Região explicitadas e demais condições estabelecidas neste Projeto Básico; 6.1.3 Serviços de migração de dados dos sistemas atuais para o sistema contratado;
6.1.4 Serviços de Acompanhamento pós-implantação por um técnico da Contratada que tenha participado das atividades de instalação do sistema proposto durante 1 (um) mês com dedicação em tempo integral durante o horário comercial nas instalações do TRT/1ª Região.
6.2 Condições
6.2.1.1 A equipe técnica de adaptação e implantação deve ter experiência no desenvolvimento, manutenção e implantação do aplicativo ofertado. A contratada deverá apresentar à fiscalização, em até 2 (dois) dias úteis da vigência do contrato, a relação dos profissionais que executarão o serviço, sendo que nesta relação deverá constar o nome de um responsável técnico do serviço, entregando comprovação de capacidade técnica, que poderá ser feita mediante a apresentação de curriculum vitae assinado pelo profissional destacando as empresas nas quais implantou o referido sistema e constando sua expressa autorização para inclusão do seu nome na equipe técnica que executará os serviços propostos - objeto deste Projeto Básico.
7. Adaptação 7.1 Serviços
7.1.1 As propostas comerciais deverão contemplar a realização de ajustes e adaptações no produto ofertado às características do TRT/1ª Região, incluindo, por exemplo, ajustes em layouts de relatórios e telas e inclusão de logotipos
8. Assessoria Técnica – Customizações - Condições 8.1 Serviços
8.1.1 Prestar horas mensais de assessoria técnica ao TRT/1ª Região no desenvolvimento de
customizações específicas previstas ou não previstas por este Projeto Básico, por um período de 12 (doze) meses, prorrogáveis sucessivamente por iguais períodos a critério da Administração, perfazendo um total estimado de 480 (quatrocentas e oitenta) horas
para este produto. A distribuição das horas poderá ser alterada de comum acordo entre o TRT/1ª Região e a CONTRATADA. Caberá à empresa contratada arcar com os custos do deslocamento e estadia do(s) técnico(s) designado(s) para prestar o serviço de assessoria, como disposto acima. A decisão de utilização das horas será exclusiva do TRT/1ª Região, sendo que esta utilização não será obrigatória e poderá ser total ou parcial, cabendo pagamento apenas das horas utilizadas..
8.2 Condições
8.2.1 Licença de Uso
a) As licenças de uso dos softwares deverão ser por prazo indeterminado;
b) A garantia das mídias deverá ser de 90 (noventa) dias contados a partir da entrega das mesmas.
8.2.2 Migração dos Dados
a) A migração dos dados dos sistemas já em uso pela CONTRATANTE para o novo sistema será de responsabilidade da CONTRATADA.
a.1) Eventuais dúvidas sobre a estrutura do banco de dados atual serão dirimidas pela equipe técnica da CONTRATANTE:
a.2) O sistema do TRT/1ª Região está desenvolvido na linguagem de programação ALGOL e sua base de dados é gerenciada pelo software DMS-II Unisys, possuindo aproximadamente 200 (duzentas) tabelas.
8.3 Serviços e Customizações
8.3.1 Os serviços de assessoria técnica para customizações do produto poderão ser solicitados
a qualquer tempo pela CONTRATANTE dentro do prazo de vigência contratual.
8.3.2 A utilização do volume previsto de horas será estabelecida a partir de um Planejamento preestabelecido entre as partes, podendo o TRT/1ª Região não utilizar, a seu critério, o total de horas previstas, fazendo obrigação quanto ao pagamento apenas das horas utilizadas.
8.3.3 A Contratada, durante a vigência do contrato, passará aos técnicos da Contratante o Know-how necessário para a manutenção do sistema.
9. Treinamento para os servidores do TRT/1ª Região 9.1 Características gerais
9.1.1 Local
9.1.2 O treinamento contemplará os seguintes módulos: 9.1.2.1 Patrimônio (mobiliário e imobiliário)
9.1.2.2 Almoxarifado 9.1.2.3 Compras
9.1.2.4 Cadastro de Fornecedores
9.1.3 Serão treinadas 2 (duas) turmas por módulo
9.1.4 Carga horária mínima de 20 (vinte) horas por módulo 9.1.5 Número de alunos por turma – 15 (quinze) alunos 9.1.6 Horários admissíveis para o treinamento
9.1.6.1 Matutino (8h às 12h) e vespertino (14h às 18h) 9.1.7 Equipamentos disponíveis
9.1.7.1 Mínimo de um microcomputador para cada dois participantes (funcionando no ambiente operacional contratado), fornecido pela Contratante
9.1.8 Material impresso a ser fornecido pela contratada
9.1.8.1 Um manual/apostila por participante, na língua portuguesa
9.1.8.2 Certificado de participação aos servidores que tiverem comparecido a mais de 80% das atividades de cada curso
10. Garantia de funcionamento, Atualizações de Versões, Suporte e Manutenção Técnica 10.1 Características
10.1.1 A CONTRATADA garantirá o funcionamento dos sistemas sobre os módulos que mantiverem sua versão original, ou que tenham sido modificados exclusivamente pela CONTRATADA, durante o período contratual, sem ônus para a CONTRATANTE; 10.1.2 O Suporte Técnico e as atualizações de versões dos Sistemas deverão ser realizadas pelo
período máximo de 48 (quarenta e oito) meses, ou seja, até o termo final do contrato, durante o qual a Contratada compromete-se a executar as atualizações de versões, sendo certo que o pagamento referente ao serviço de manutenção será devido a partir do término da implantação integral do sistema com o aceite definitivo do TRT/1ª Região. 10.1.3 A manutenção do produto deve ser realizada de forma a garantir a permanência
ininterrupta da operacionalidade do sistema quanto a sua especificação original, corrigindo quaisquer eventuais anomalias de funcionamento, falhas ou erros no aplicativo ou em seus programas.
10.1.4 São obrigações da contratada:
10.1.4.2 Fornecer, sem quaisquer ônus para a Contratante as correções de falhas que forem detectadas nos módulos que compõem o produto;
10.1.4.3 Manter atualizado o Sistema objeto deste Projeto Básico, com relação a variáveis normalmente alteradas por legislação ou quaisquer outras causas externas de caráter e por determinação legal ou governamental, em prazos compatíveis com os determinados pelas normas;
10.1.4.4 Manter atualizados, durante a vigência do contrato, todos os módulos do Sistema objeto deste Projeto Básico, fornecendo prontamente as novas versões que venham a ser liberadas e contenham alterações, acréscimos de rotina ou melhorias de desempenho, de forma geral , desde que aceitas e homologadas por escrito pela Contratante;
10.1.4.5 Divulgar a documentação técnica adequada para a utilização de todas novas implementações e melhorias na versão padrão do aplicativo implementada no TRT/1ª Região, bem como divulgar as instruções necessárias para que os técnicos da Contratante efetuem a atualização, via e-mail e CD-ROM (1 UNIDADE);
10.1.4.6 Garantir que as correções fornecidas não afetem as aplicações já desenvolvidas pela CONTRATADA;
10.1.4.7 Proporcionar corpo técnico qualificado e especializado para garantir os serviços de suporte e manutenção técnica;
10.1.4.8 Oferecer suporte técnico nas dependências da Contratante, em prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas, quando não houver solução do problema através do suporte telefônico.
10.2 Instalação do Sistema
10.2.1 O Sistema objeto deste Projeto Básico deverá estar totalmente implantado e em funcionamento em até 6 (seis) meses a partir da publicação do extrato contratual.
10.2.2 A licitante considerada vencedora deverá apresentar, para aprovação da fiscalização do TRT da 1ª Região, antes da assinatura do contrato, a fim de estabelecer o efetivo início dos serviços, de forma detalhada em planilha, cronograma de execução físico-financeiro, passando a ser parte integrante do contrato. A Comissão Permanente de Licitações ou a Comissão Especial de Licitações oficiará a empresa considerada vencedora a apresentar o referido cronograma estipulado neste subitem, após a publicação do resultado de julgamento proferido pela Comissão Permanente de Licitações ou a Comissão Especial de Licitações no Diário Oficial da União, devendo ser apresentado em até 5 (cinco) dias úteis contados da data do recebimento do ofício, na forma do art.110 da Lei nº 8.666/93.
10.2.3 As licitantes deverão visitar as dependências deste Regional a fim de conhecer o funcionamento do sistema atual em operação e as rotinas administrativas, sendo entregue ao licitante comprovante de realização da visita, na forma do art.30, III da Lei nº 8.666/93, devendo ser agendada por meio do telefone (0xx21) 2262-2145 e pelos
e-mail: lucio.correa@trtrio.gov.br ou armando.motta@trtrio.gov.br ou luis.alminhas@trtrio.gov.br
11. Prestação dos Serviços
11.1 A CONTRATANTE deverá agendar reuniões mensais com o responsável técnico da CONTRATADA, com elaboração de Ata assinada pelos participantes, para acompanhamento do projeto e validação do cumprimento do cronograma, devendo na oportunidade ser disponibilizada pela CONTRATADA a documentação referente a atual etapa do projeto;
11.2 Todas as etapas serão acompanhadas pela equipe de informática do Tribunal do Trabalho da 1ª Região;
12 Da Documentação a Ser Entregue
12.1Manual técnico de configuração do ambiente de produção; 12.2Manual técnico da aplicação;
12.3Manual de usuário;
12.4 Observação: os manuais acima deverão ser entregues em CD-ROM.
13 Fiscalização do contrato
13.1A Fiscalização dos serviços será exercida pelos titulares da Divisão de Administração de Sistemas (DAST) e da Seção de Administração de Recursos Materiais (SASRM), os quais ficarão incumbidos de acompanhar a execução dos serviços, determinando à Contratada as providências necessárias ao regular e efetivo cumprimento do contrato, bem como anotar e enquadrar as infrações contratuais constatadas, comunicando as mesmas ao seu superior hierárquico.
13.2A Fiscalização deverá:
13.2.1 Emitir, até o 5º (quinto) dia útil do mês subseqüente ao vencido, Relatório de Acompanhamento, que conterá, no mínimo, informações acerca do desempenho da Contratada (satisfatório/insatisfatório), em cumprimento ao disposto no Ato da Presidência nº 855/2002 deste Regional.
13.2.2 Quando julgá-los corretos, atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e vistar os demais documentos apresentados pela Contratada.
14.1Permitir e assegurar ao TRT o direito à supervisão dos serviços objeto desta contratação, devendo estar, portanto, sempre pronta a prestar esclarecimentos sobre os mesmos.
14.2Comunicar, por escrito, imediatamente, à Fiscalização do contrato, a impossibilidade de execução de qualquer obrigação contratual, para a adoção das providências cabíveis.
14.3Exigir de seus profissionais, quando circularem nas dependências da Contratante, o uso de crachá de identificação com o nome do portador, nome e/ou logotipo da empresa.
14.4Elaborar Relatório Mensal sobre a prestação dos serviços, a ser assinado, também pelos Fiscais do Contrato, relatando todos os serviços realizados, considerando o cronograma de execução.
14.5Manter a mais absoluta confidencialidade a respeito de dados e informações que vierem a ser utilizados na execução do projeto, durante o período de vigência da contratação e por período indeterminado.
15 Habilitação
A licitante deverá apresentar, no envelope de habilitação, a documentação relacionada a seguir: 15.1Atestado de capacidade técnica, emitido por pessoa jurídica de direito público ou privado,
comprovando o fornecimento, implantação, migração de dados do sistema legado, treinamento e suporte técnico, de forma satisfatória, de Sistema único de gestão integrada de Material (Almoxarifado) e Patrimônio.
15.2Comprovante de realização de visita na forma do subitem 10.2.3 deste Projeto Básico; 15.3Declaração de que possui instalações, aparelhamento, pessoal qualificado e estrutura de
suporte para troca de informações (orais e redigidas) com a Contratante, suficiente para atender prontamente as demandas necessárias para execução dos serviços descritos neste Projeto Básico.
15.4Declaração de que não possui, em seu quadro de pessoal, empregados menores de 18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre, bem como em qualquer trabalho menores de 16 (dezesseis) anos, salvo na condição de aprendiz, a partir de 14 anos (art.7º, XXXIII da CRFB).
Observações:
15.4.1.1 Todos os atestados deverão estar emitidos em nome da empresa licitante, sendo vedada a apresentação de documentos emitidos em nome de empresas sub-contratadas.
15.4.1.2 O TRT/1ª Região poderá, a qualquer momento, averiguar a autenticidade dos documentos apresentados junto às instituições que os emitiram, tomando as devidas providências caso identifique documentos irregulares.
16 Do Pagamento
16.1Somente poderão ser faturadas as atividades concluídas e aprovadas pela fiscalização do TRT, mensalmente e de acordo com o cronograma de execução físico-financeiro apresentado na forma do subitem 10.2.2 deste Projeto Básico.
17 Anexos
Fazem parte integrante deste Projeto Básico os seguintes anexos: • Anexo I – Modelo de Credenciamento
• Anexo II – Planilha de Estimativa de Custos • Anexo III – Modelo de Planilha de Preços • Anexo IV – Modelo de Proposta Comercial • Anexo V – Critérios de Pontuação
18 Considerações Finais
18.1 A Comissão Permanente de Licitações ou a Comissão Especial de Licitações, poderá, na fase de julgamento das propostas comerciais, na forma do art.43, §3º da Lei nº 8.666/93, solicitar à(s) empresa(s) licitante(s), a demonstração, em até 5 (cinco) dias úteis contados do recebimento da solicitação, nas dependências deste Regional, do Sistema ofertado para fins de verificação da sua compatibilidade com as especificações técnicas e demais exigências deste Projeto Básico; e
18.2 A demonstração não atrairá qualquer tipo de custo para este Regional e correrá por conta do(s) licitante(s).
18.3 Não será permitida a subcontratação.
Rio de Janeiro, 24 de agosto de 2005.
Charles Miranda
Lucio de Paula Corrêa
Divisão de Administração de Sistemas (DAST)
Luis Carlos Alminhas
