O Arquivo Serpa Pinto, da Universidade do Porto
– Um seguro contra o esquecimento –
Relatório de estágio realizado no âmbito do Mestrado em História e Património – Ramo Arquivos Históricos, orientada pela Professora Doutora Inês Amorim e coorientada pelo
Professor Doutor Armando Malheiro da Silva
Faculdade de Letras da Universidade do Porto
1
2
Sumário
Agradecimentos ... 3 Resumo ... 4 Abstract ... 5 Índice de Imagens ... 6 Índice de Tabelas ... 7 Índice de Gráficos ... 8Lista de Abreviaturas e Siglas ... 9
1 - Introdução ... 10
1.1 Justificação, objetivos e metodologia ... 10
1.2 Os modelos de análise e a proposta de organização arquivística ... 15
2 - O desenvolvimento do estágio ... 19
2.1 O processo de avaliação do acervo Serpa Pinto ... 20
2.2 Diagnóstico e plano de conservação ... 31
3 - Os agentes: o Museu de História Natural da Universidade do Porto e a Família Serpa Pinto ... 38
3.1. O Museu de História Natural da Universidade do Porto ... 38
3.2 Enquadramento orgânico: Rui Serpa Pinto e a sua Família ... 46
4 - Sistema de Informação Serpa Pinto ... 64
4.1 O desenho do sistema familiar ... 65
4.2 Proposta de sistematização ... 67
4.3 Descrição dos documentos segundo a ISAD (G) ... 72
5 - ICA-AtoM – um instrumento de preservação e divulgação da informação ... 77
5.1 Escolha e Características do ICA-AtoM ... 77
5.2 Processo de inserção da informação ... 78
6 - Considerações Finais ... 83
Fontes e Referências Bibliográficas ... 88
3
Agradecimentos
O meu primeiro agradecimento vai para o Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, na pessoa da orientadora da instituição, a Dra. Maria José Cunha, por me ter acolhido durante todo o período de estágio, e ao diretor do Museu de História Natural, Doutor Nuno Ferrand de Almeida, por ter autorizado a realização do estágio.
Agradeço à orientadora Doutora Inês Amorim, por acreditar em mim e no projeto por mim agarrado e por ter podido, ao longo destes meses de orientação, contar sempre com a sua simpatia, orientação, disponibilidade e motivação bem como a paciência, amizade e o facto de nunca ter deixado de acreditar nas minhas capacidades.
Ao Doutor Armando Malheiro, agradeço o facto de ter aceitado ser meu coorientador e por se mostrar sempre disponível e entusiasmado para responder a todas as questões que me iam surgindo.
Ao meu namorado, quero agradecer pela paciência e compreensão, por estar sempre a meu lado, presente em todos os momentos que precisei, e pelo incentivo para a realização deste projeto.
A todos os meus amigos, agradeço pelo apoio e por estarem sempre presentes, em todos, os momentos sejam eles bons ou maus.
À minha avó, quero agradecer pelo encorajamento e por acreditar sempre que eu ia conseguir, que tudo iria correr bem.
Quero, por último, agradecer à pessoa que mais contribuiu para o sucesso deste trabalho final, dos dois anos de acompanhamento, e que sem ela nada disto seria possível, a minha mãe. Ela é a minha grande força e esteve, como está sempre, presente em todos os momentos, a incentivar-me. Espero um dia poder retribuir tudo o que tem feito e mostrar que os sacrifícios que tem realizado, para eu prosseguir os meus estudos, valeram a pena.
4
Resumo
O presente relatório corresponde a um estágio desenvolvido no Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, e propõe tratar, de acordo com uma perspetiva sistémica, o Arquivo Pessoal de Rui Serpa Pinto (1907-1933) e da Família Serpa Pinto. Tratando, ao nível do catálogo, a informação contida, fundamentalmente, em papel (correspondência, relatórios, desenhos, etc.), tem como objetivo final: a reconstituição da biografia da família e de uma figura tão notável e produtiva que faleceu ao fim de 26 anos de idade, que deixou um legado muito interessante e desconhecido do público, perceber a vida científica multifacetada de um homem que circulou por vários espaços nacionais e internacionais. O relatório pretende contribuir para a abertura, ao público, de informação depositada nos museus da Universidade do Porto, usando, inclusive a ferramenta de Open Access, ICA-AtoM. A informação obedece a uma organização sistémica, através da elaboração de um Quadro Orgânico-Funcional que permite a representação dos vários membros dessa família em diferentes fases etárias e funções da sua vida.
Palavras-chave: Sistema de Informação Familiar; Arquivo Serpa Pinto; ICA-AtoM; Conservação; História da Ciência
5
Abstract
This report corresponds to an internship developed at the Natural History Museum of the Faculty of Science, University of Porto, and proposes to treat, according to a systemic perspective, the Personal Archive Rui Serpa Pinto (1907-1933) and Family Serpa Pinto. Treating at the catalog level, the information contained primarily on paper (correspondence, reports, drawings, etc.), has as its ultimate goal: the family reconstitution and biography of a figure so remarkable and productive who died after 26 year old, who left an interesting legacy and unknown to the public, perceive the multifaceted scientific life of a man who circulated by various national and international spaces. The report aims to contribute to the opening to the public of information deposited in the museums of the University of Porto, using, including Open Access tool ICA-AtoM. The information follows a systemic organization, through the development of a Framework Organic Functional allowing the representation of the various members of this family in different age phases and functions of your life.
Keywords: Family Information System; Serpa Pinto Archive; ICA-AtoM; Conservation; History of Sciences
6
Índice de Imagens
Imagem 1- Fachada do Museu de História Natural da Universidade do Porto………...19
Imagem 2- Mapa da Localização do Museu de História Natural da Universidade do Porto……….19
Imagem 3- Exemplo da Tabela……….………...29
Imagem 4- Casa Mattos e Serpa Pinto, Rua de Sá da Bandeira 200-210, engalanada. Carnaval de 1905……….47
Imagem 5- Rui Correia de Serpa Pinto (1907-1933)………...48
Imagem 6- Colégio Brotero, 1930. ……….53
Imagem 7- Maria Alice de Serpa Pinto (1906-1991)………..59
Imagem 8- Casa da Rua das Malmerendas nº194………...60
Imagem 9- Rua Faria Guimarães nº707………...60
Imagem 10- Página Inicial ICA-AtoM………81
7
Índice de Tabelas
Tabela 1 – Modelo de elaboração do Quadro Orgânico Funcional…………...……….17 Tabela 2 – Exemplo de notações……….30 Tabela 3 – Temas abordados na correspondência em número absoluto e percentagens.61
8
Índice de Gráficos
Gráfico1- Percentagem de Periódicos por Idioma………...27
Gráfico 2- Percentagem de Livros por Idioma………27
Gráfico 3- Percentagem de Folhetos e Separatas por Idioma……….28
9
Lista de Abreviaturas e Siglas
ADB- Arquivo Distrital de BragaADP- Arquivo Distrital do Porto AMP- Arquivo Municipal do Porto
ANMP - Associação Nacional de Municípios Portugueses ANTT- Arquivo Nacional da Torre do Tombo
APOM - Associação Portuguesa de Museologia ARSP- Arquivo Rui Serpa Pinto
FRD- Folha de Recolha de Dados
ICA-AtoM – International Council of Archives - Access to Memory ICOM - International Council of Museums
RPM – Rede Portuguesa de Museus SI – Sistema de Informação
10
1 - Introdução
1.1 Justificação, objetivos e metodologia
O presente relatório de estágio do mestrado em História e Património, ramo Arquivos Históricos, tem como objeto de estudo o “Arquivo Serpa Pinto”, assim genericamente conhecido, à guarda do Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto. Aquele corresponde, em termos físicos, a um armário que contem pastas, maços, etc., cuja descrição se fará mais à frente, e que se percebeu tratar-se de um acervo documental pessoal, bem como da família que lhe deu origem, muito especialmente de Rui Corrêa de Serpa Pinto, figura multifacetada e ilustre da Universidade do Porto.
Os objetivos delineados, genericamente, compreenderam a identificação do seu conteúdo, motivação que se delineou desde o 1º ano do mestrado, e já antes, pois, ainda na licenciatura em Arte – Conservação e Restauro havíamos tido um primeiro contacto com o Museu de História Natural da Universidade do Porto, onde nasceu o interesse pela instituição, pelo espólio e pelas figuras tão marcantes que contribuíram para a angariação do mesmo.
Inicialmente o objeto de estudo era a figura do Doutor Augusto Nobre, ilustre zoólogo, professor e político que muito contribuiu para o avanço da zoologia em Portugal, como para a alteração da forma como a zoologia era lecionada na Universidade do Porto. Para esta figura foi realizada uma pesquisa aprofundada, debruçando-se tanto sobre a sua biografia, como sobre a sua bibliografia, tentando sempre compreender o peso da sua atuação na sociedade portuguesa da época.1 A falta de material produzido por aquele cientista, sob tutela do Museu de História Natural da Universidade do Porto, impossibilitou a realização do estudo delineado.
A opção pelo estudo do Arquivo Serpa Pinto foi resultado da proposta formulada pela Dr.ª Maria José Cunha, curadora da Sala de Arqueologia e Pré-História Mendes Corrêa, do Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do
1 Vejam-se algumas referências Bibliográficas acerca de Augusto Nobre: EIRAS, Jorge; GONÇALVES,
Jorge; JANEIRA; Manuel António (org.) (2006). Augusto Nobre 1865/1946: Para a História da Zoologia
em Portugal. Porto: Universidade do Porto. MACHADO, António (1946). Dr. Augusto Nobre. Porto:
Imprensa Portuguesa. SANTOS JUNIOR, J. R. (1963). Museus da Faculdade de Ciências. Porto: Faculdade de Ciências da Universidade do Porto. O que o sr. Dr. Augusto Nobre tem feito pela Instrução. «Primeiro de Janeiro» (25/02/1922). Museu assyrio. «O Commercio do Porto» (28/02/1923). Na Universidade do Porto. «Primeiro de Janeiro» (25/06/1935). A Universidade do Porto prestou ontem homenagem ao seu eminente professor dr. Augusto Nobre. «Primeiro de Janeiro» (28/06/1935).
11
Porto, sendo responsável pelas coleções de Arqueologia, Etnografia, Numismática e Fotografia. Sem noção do trabalho que se conseguiria fazer, bem como da figura que se tratava, agarrou-se o desafio, apesar de não se ter ainda uma ideia concreta do que poderia ser feito.
Os seus trabalhos apontavam para o muito que havia a fazer naquele Museu e nos Museus em geral da Universidade do Porto. Alguns dos problemas encontrados no Museu de História Natural da Universidade do Porto, e mencionados pela Drª Maria José Cunha no seu artigo “As coleções Antropológicas do Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto”, colocam-se quando se fala em catalogação. A diversidade de inventários2 existentes caraterizam-se por não se encontravam completos e com diferenças no seu conteúdo, ora em fichas de papel, ora informatizados em diversas aplicações desde o Dbase, passando pelo Approach, Excel e Index Rerum. A dispersão da informação em diversos formatos e programas, por vezes, levava à perda de dados importantes.3 Por outro lado, existe uma parte do espólio que não se encontra identificado e coleções a que faltam peças, perceção baseada no confronto com o conteúdo das publicações antigas que ainda as referem.4
Do ponto de vista da metodologia de tratamento das coleções, estas encontram-se organizadas de acordo com a sua proveniência, embora a falta de espaço tenha levado a alguma dispersão das mesmas, pelo que é necessário reorganizar as coleções. O acondicionamento nos espaços de reserva exigiria algum controlo, com a monitorização das condições de conservação.5
A documentação existente, praticamente inédita, mas dispersa e sem qualquer tipo de inventário ou registo, uma vez que, para algumas coleções, as publicações mais antigas são o único recurso para conhecer a sua proveniência,6 justificam um trabalho de, pelo menos, inventariação e, mesmo, a sua digitalização, uma vez que é desaconselhado o seu manuseamento.7
2 Consistem num livro de inventário iniciado em 1928, mas fazendo referência a espólio entrado desde
1926. In CUNHA, Maria José (2009). As colecções Antropológicas do Museu de História Natural da
Faculdade de Ciências da Universidade do Porto. Actas do I Seminário de Investigação em Museologia
dos Países de Língua Portuguesa e Espanhola, Volume 1, p.262.
3 Idem, Ibidem, pp.262-263. 4 Idem, Ibidem, p.263. 5 Idem, Ibidem, p.263. 6
Idem, Ibidem, p.263.
7 CUNHA, Maria José (2012). As Colecções de Arqueologia e Antropologia do Museu de História
Natural da Universidade do Porto. Series Ibero-americanas de Museologia. Volume 6, p.159. [Consult.
2015-05-19 17:50:06] Disponível na Internet:
12
Agregada a esta documentação, o Museu possui ainda um conjunto de fotografias, das quais se encontram inventariadas, em papel, cerca de 500. No entanto, as restantes centenas, bem como algumas dezenas de slides em vidro, ainda não estão inventariadas, organizadas ou digitalizadas, sendo que, como documentos únicos, seja necessária a sua digitalização, reorganização e acondicionamento adequado em acid-free.8
Este espólio ajuda não só na elaboração da história do Museu como também na contextualização das várias coleções, sendo úteis para os profissionais que lidam com as mesmas, como para o público em geral, pois ajudam à sua compreensão.9
Nesta abundância de possibilidades de trabalho e de intervenção, o debruçar-nos sobre o Arquivo Serpa Pinto pareceu-nos o mais exequível, coerente, e passível de contribuir para um produto final – um catálogo. Assim, os objetivos e a metodologia de trabalho foram-se definindo, baseados num conjunto de pilares e etapas a cumprir: a perceção de que se estava perante, pelo menos, um arquivo pessoal, que exigiria cuidados conceptuais particulares, a necessidade de estudar os produtores da informação, de analisar, cuidadosamente a informação contida em suporte papel, a apreciação do estado de conservação, e a elaboração de um instrumento de pesquisa que possibilitasse a recuperação da informação aos que procurassem consultar aquele acervo.
O percurso do estágio e de todas as atividades realizadas levaram à criação de um sistema de arquivo que organize, colecione, preserve e dê acesso aos documentos, que permita a inventariação de um fundo pertencente a uma figura notória para a Universidade do Porto - Rui Correia de Serpa Pinto. Teve, ainda, que analisar, de uma forma sistémica, um conjunto documental que é fruto da produção científica e vivencial de uma figura ainda pouco conhecida da Ciência e da Sociedade Portuense e mesmo das redes científicas internacionais. Os objetivos centrais deste trabalho passaram, assim, pela salvaguarda, recuperação, valorização, divulgação e dinamização do acervo, ou seja, essencialmente, pela divulgação de fontes desconhecidas e potenciar a figura, modelar, de um jovem cientista, arqueólogo, matemático, sismólogo, redator, professor, etc. …Tentar dar voz ao sentido que herdamos de Serpa Pinto, pela forma como ele se
8 CUNHA, Maria José (2012). As Colecções de Arqueologia e Antropologia do Museu de História
Natural da Universidade do Porto. Series Ibero-americanas de Museologia. Volume 6, p.158. [Consult.
2015-05-19 17:50:06] Disponível na Internet:
<http://repositorio.uam.es/bitstream/handle/10486/11577/57376_13.pdf?sequence=1>
9 CUNHA, Maria José (2009). As colecções Antropológicas do Museu de História Natural da Faculdade
de Ciências da Universidade do Porto. Actas do I Seminário de Investigação em Museologia dos Países
13
empenhou em organizar a informação que ia gerando, disseminando e construindo. Por isso o título deste relatório – “um seguro contra o esquecimento”.
A pesquisa bibliográfica sobre arquivos familiares e pessoais, bem como dos seus modelos de organização, e a sua leitura, ajudaram a estabelecer as linhas de orientação ao nível arquivístico, através de estudos e publicações do Doutor Armando Malheiro e da Doutora Fernanda Ribeiro, com os quais nos é possível perceber, do ponto de vista científico, a aplicação do modelo sistémico. Foram consultados trabalhos relativos ao estudo de Arquivos Familiares, como o do Arquivo da Casa de Mateus levado a cabo por Armando Malheiro, o Arquivo da Casa do Avelar por Ana Costa Macedo, do Arquivo do Paço de Calheiros por Isabel Ventura, nos quais foi realizada a aplicação do modelo sistémico. Foram consultados trabalhos realizados no mestrado de História e Património – Ramo Arquivos Históricos da própria Faculdade de Letras da Universidade do Porto como é o caso, mais recente, da tese de mestrado “Os arquivos de família en Galiza e Portugal: o caso da família Malvar”10 levada a cabo por Angel María Arcay Barral, a tese de mestrado realizada por Sofia Elisabete Nogueira Costa denominada “A Fotografia de Família no Sistema de Informação Marques Silva/Moreira da Silva: uma abordagem sistémica”11
ou a tese de mestrado realizada por Vilma Joana Correia Paiva Freitas denominada por “O Arquivo da Casa das Mouras: estudo orgânico e sua representação através do modelo sistémico”12
.
À medida que o estágio foi progredindo, o que inicialmente seria um Arquivo Pessoal passou a ser um Arquivo de Família, uma vez que foram encontradas cartas pertencentes ao seu avô, tio, pai, mãe, irmã e esposa de Rui Corrêa de Serpa Pinto. Houve a necessidade de proceder à elaboração e pesquisa da genealogia desta família, apesar de ser uma quantidade relativamente pequena de cartas destas figuras, pelo que já não estamos, apenas perante um Arquivo Pessoal. Dificilmente existem Arquivos Pessoais a 100%, uma vez que o ser humano mantem diferentes ligações ao longo da
10 BARRAL, Angel María Arcay (2014). Os arquivos de família en Galiza e Portugal: o caso da família
Malvar. Tese de Mestrado em História e Património – Ramo Arquivos Históricos. Faculdade de Letras –
Universidade do Porto, Porto, 287 pp. [Consult. 2015-03-09 21:37:06] Disponível na Internet: <URL:http://repositorio-aberto.up.pt/handle/10216/77233>
11 COSTA, Sofia Elisabete Nogueira (2014).A Fotografia de Família no Sistema de Informação Marques
Silva/Moreira da Silva: uma abordagem sistémica. Tese de Mestrado em História e Património – Ramo Arquivos Históricos. Faculdade de Letras – Universidade do Porto, Porto, 510 pp. [Consult. 2015-03-09 21:37:06] Disponível na Internet: <URL: http://repositorio-aberto.up.pt/handle/10216/77338>
12 FREITAS, Vilma Joana Correia Paiva (2013). O Arquivo da Casa das Mouras: estudo orgânico e sua
representação através do modelo sistémico. Tese de Mestrado em História e Património – Ramo
Arquivos Históricos. Faculdade de Letras – Universidade do Porto, Porto, 480 pp. [Consult. 2015-08-24 14:14:23] Disponível na Internet: <URL: http://repositorio-aberto.up.pt/handle/10216/72377?mode=full>
14
sua vida tendo uma mãe, um pai e pode ter irmãos, mulher e filhos. Esta informação foi sendo reconstruída com o recurso ao sítio “geneall” (http://www.geneall.net/P/), mas igualmente informação contida no Arquivo Municipal do Porto (http://gisaweb.cm-porto.pt/) onde pudemos encontrar licenças de obras atribuídas a Rui Corrêa de Serpa Pinto, enquanto engenheiro, acesso a fotografias relativas ao Colégio Brotero e à Casa Mattos e Serpa Pinto da qual António Araújo de Serpa Pinto (seu avô) foi fundador e sócio, no Arquivo Distrital do Porto (http://www.adporto.pt/) onde pudemos descobrir alguns dados relativos ao próprio Rui Corrêa de Serpa, à sua esposa e irmã com a consulta de registos de batismo e registos de casamento, no Arquivo Nacional da Torre do Tombo (http://digitarq.dgarq.gov.pt/) com a visualização do Inventário de Extinção do Convento de Santa Clara do Porto13, onde existem referências a António Araújo de Serpa Pinto como enfiteuta de várias propriedades e também se procedeu à visualização do Registo Geral de Mercês de D. Carlos I, onde se encontra presente uma carta que faz referencia a António Pinheiro de Serpa Pinto (seu tio) como Comendador da Real Ordem Militar de Nosso Senhor Jesus Cristo14. Sublinhe-se, contudo, que igualmente e muito frequentemente (ver cap. 3) essa reconstituição foi possível através da leitura da correspondência presente no próprio acervo Serpa Pinto e no Arquivo da própria Faculdade de Ciências do Porto, levando assim à congregação de uma diversidade de fontes de informação em torno da família Serpa Pinto.
Foram realizadas também pesquisas nos repositórios da Universidade do Porto, a fim de podermos descobrir algo sobre a figura académica de Rui Corrêa de Serpa Pinto, através, por exemplo, da consulta do Livro de Registos das inscrições e exames na Faculdade de Ciências da Universidade do Porto. Mas também, para aceder aos trabalhos académicos realizados no âmbito da arqueologia e em que Rui Serpa Pinto é mencionado, como é o caso do trabalho de António Baptista Lopes intitulado “Proto-história e Romanização do Baixo Minho”15.
No entanto, foi o contacto direto com a documentação do arquivo que complementou as informações recolhidas e que se tornou essencial para o Sistema de Informação, possibilitando o estudo histórico do indivíduo Rui Corrêa de Serpa Pinto e
13 ANTT- Inventário de Extinção do Convento de Santa Clara do Porto. Código de referência:
PT/TT/MF-DGFP/E/002/00096 Cota: Ministério das Finanças, Convento de Santa Clara do Porto, cx. 2023 e 2024
14
ANTT- António Pinheiro de Serpa Pinto. Código de referência: PT/TT/RGM/L/0013/262619 Cota: Registo Geral de Mercês de D. Carlos I, liv. 13, fl.248.
15 LOPES, António Baptista (2003). Proto-história e Romanização do Baixo Minho. Tese de
Doutoramento em Arqueologia. Faculdade de Letras – Universidade do Porto, Porto, 251 pp. [Consult. 2015-03-27 16:18:13] Disponível na Internet: <URL: http://repositorio-aberto.up.pt/handle/10216/10856>
15
a execução da sua estrutura orgânico-funcional, porque a leitura dos conteúdos, em particular da correspondência e da cronologia, dos endereços postais, auxiliaram, claramente, na reconstituição, passo a passo, da família.
1.2 Os modelos de análise e a proposta de organização arquivística
Os arquivos pessoais ou sistemas de informação pessoal, que é o presente caso, existem quando possuem documentação produzida e adquirida/coligida por uma única pessoa ou ser humano.16 No entanto, o ser humano é um ser social, logo é muito difícil existirem sistemas de informação pessoal. Normalmente são uma mistura entre sistema de informação pessoal e sistema de informação familiar.
A abordagem sistémica, que aqui se pretende fazer, é a mais adequada em termos teóricos (e queremos que o seja em termos práticos), uma vez que um arquivo, segundo o modelo sistémico, é entendido como um “sistema (semi-) fechado de informação social, materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais, a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso), a que se associa um terceiro- a memória- imbricado nos anteriores”17.
Posto isto, torna-se inevitável o estudo do Arquivo em termos orgânicos e funcionais, visto a informação arquivística ser produzida e acumulada num contexto orgânico e usada para fins funcionais. São aqueles fatores que caracterizam o arquivo e que permitem defini-lo, assim, como um sistema de informação.
Assim, os arquivos caracterizam-se pela organicidade, ou seja, pela qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora, no que concerne às suas relações internas e externas.18 Os arquivos, tanto pessoais como familiares, são importantes repositórios de memórias pois fornecem evidências de acontecimentos e atividades do passado, contam histórias pessoais ou coletivas, documentam pessoas e identidades, tornando-se assim fontes relevantes de informação no ato de pesquisar.
16
SILVA, Armando Malheiro da (2004). Arquivos familiares e pessoais: bases científicas para aplicação
do modelo sistémico e interactivo. In Revista da Faculdade de Letras. Ciências e Técnicas do Património. [Em linha]. I Série, vol. 3, p. 77 [Consult. 2014-12-14 22:40:01] Disponível na Internet:
<URL:http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/4083.pdf>.
17 RIBEIRO, Fernanda; FERNANDES, Maria Eugénia Matos; REIMÃO, Rute (2001). Universidade do
Porto – Estudo Orgânico-Funcional: modelo de análise para fundamentar o conhecimento do Sistema de Informação Arquivo. Porto: Reitoria da Universidade, p.28.
18 NÓVOA, Rita Sampaio da; ROSA, Maria de Lurdes (2014). Arquivos de família: memorias habitadas.
Guia para a salvaguarda e estudo de um património em risco. Lisboa: IEM-Instituto de Estudos
16
Em termos metodológicos o método que melhor se aplica ao estudo de sistemas (semi-) fechados de informação é o método quadripolar. Este método caracteriza-se pela interação de quatro pólos: pólo epistemológico, pólo teórico, pólo técnico e pólo morfológico. O pólo epistemológico corresponde à construção do objeto científico e à definição dos limites da problemática de investigação. O pólo teórico é onde se centra a racionalidade do sujeito que conhece e aborda o objeto, ou seja, é onde criamos leis, hipóteses, teorias e conceitos operatórios e que conduzirá à possível confirmação do “contexto teórico" elaborado. O pólo técnico corresponde ao desenvolvimento de operações fundamentais como a observação de casos e de variáveis e a avaliação retrospetiva e prospetiva, tendo em vista a confirmação ou refutação das leis, das teorias e dos conceitos operatórios formulados. O pólo morfológico é onde se mostram os resultados da investigação, com a representação do objeto em estudo e da exposição de todo o processo de pesquisa e análise.19 São estes quatro momentos, de forma integrada, que se procura, igualmente, apresentar neste relatório, procurando, portanto, conjugar as vertentes deste tipo de acervo: pensar como sistema ao analisar o arquivo, propondo uma nova forma de acesso à informação e estudar a figura e a história de Rui Corrêa de Serpa Pinto.
O tratamento do arquivo passa, assim, pela aplicação do Modelo Sistémico que preconiza, de modo geral, a organicidade inerente a uma dada pessoa e distribui os documentos logicamente ao longo da sua vida nos diferentes momentos de produção, atendendo as diversas atividades em que esta figura se encontrava ligada. Na prática, os documentos são colocados no seu produtor/recetor, restituindo o seu contexto de produção.
Ora, a variedade documental e riqueza de conteúdos, bem como o quase desconhecimento desta figura ilustre da Universidade do Porto, tornam imperativa a investigação. A orientação dos trabalhos teóricos (e práticos) em ciência da informação, colocaram-nos um desafio, e impediram-nos de um tratamento arquivístico clássico temático-funcional. Com efeito, Armando Malheiro da Silva defende que o critério temático-funcional desvirtua “a simplicidade da organicidade familiar que tem de ser escrupulosamente respeitada/reconstituída”20
, daí, ser importante a reconstituição
19
RIBEIRO, Fernanda; FERNANDES, Maria Eugénia Matos; REIMÃO, Rute (2001). Universidade do
Porto – Estudo Orgânico-Funcional: modelo de análise para fundamentar o conhecimento do Sistema de Informação Arquivo. Porto: Reitoria da Universidade, p.29
20
SILVA, Armando Malheiro da (2004) Arquivos familiares e pessoais: bases científicas para aplicação
17
genealógica bem como as atividades desempenhadas por cada indivíduo pertencente à família. Deste trabalho resulta a construção do Quadro Orgânico-Funcional, onde está apresentado o Sistema de Informação Pessoal e Familiar (Serpa Pinto) e respetivas Subsecções (diferentes atividades), bem como a elaboração de um catálogo.
O arquivo encontra-se composto por documentos pessoais, correspondência, produção intelectual, documentação diversa, recortes de jornais e ainda documentação dita por complementar que se caracteriza por documentos produzidos após ou referentes à morte do titular e que são anexos ao arquivo.
A elaboração da genealogia familiar permitiu a aplicação do modelo sistémico arquivisticamente, onde uma geração corresponde a uma secção e cada casal ou individuo corresponde a uma subsecção que podem ter associados subsistemas.
Secção Subsecção/Subsubsecção Biografia/contexto de produção Subsistema Geração x Apelidos em uso Subsecção 1
Casal (marido + esposa)
Subsecção 2 Marido Entrada direta da documentação: séries, subséries, documentos compostos e simples. Subsistema x Documentos produzidos no exercício de um cargo ou incorporados por doação compra ou herança Subsecção 3 Esposa Entrada direta da documentação: séries, subséries, documentos compostos e simples. Subsecção 4 (e seguintes) Irmã(o) Cunhado(a) Entrada direta da documentação: séries, subséries, documentos compostos e simples.
Este estudo baseia-se, assim, na lógica e contexto de produção documental, uma vez que os documentos são concebidos com um propósito e um objetivo/função a cumprir e, a partir daí, determinar o seu encaixe orgânico. Encaixam-se dentro das subsecções e subsubsecções as séries documentais e os documentos compostos ou simples, apenas intelectualmente, e tendo em atenção a ordem alfabética da tipologia documental. Todo o modelo, bem como a sua aplicação prática, serão explicados num capítulo próprio destinado apenas ao Sistema de Informação Serpa Pinto.
[Em linha]. I Série, vol. 3, p. 70. [Consult. 2014-12-14 22:40:01] Disponível na Internet: <URL:http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/4083.pdf>.
18
Acresce, ainda, que os arquivos, apesar de serem constituídos pela documentação produzida ou recebida por uma entidade, seja ela singular ou pessoal, no decurso da sua existência que conserva como prova ou mera informação, também podem ter ligado a si uma biblioteca pessoal. No caso do estudo em questão passa-se esta mesma situação, uma vez que podemos encontrar livros e separatas de diferentes línguas, reunidos na sequência de aquisições ou integrações voluntárias por parte de alguém, casos patentes nas dedicatórias encontradas nos mesmos21. A Biblioteca passa, assim, a ligar-se diretamente com o Arquivo, pois não é algo incompatível, antes pelo contrário, tanto o Arquivo como a Biblioteca se completam e dizem muito sobre a entidade singular estudada, tanto mais, como se verá, terá sido fruto da vontade do próprio Serpa pinto, o que diz muito sobre o seu perfil.
O trabalho passou pelo arrolamento integral do fundo documental, tratamento do acervo epistolar que o constitui, incluindo a sua digitalização, catalogação e higienização. Os documentos são descritos ao nível de Documento de acordo com a norma de descrição internacional ISAD (G).
Foi pensada também a disponibilização parcial do Arquivo via web através da utilização do software open-source ICA-AtoM desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivos, que permite a descrição multinível.
21 NÓVOA, Rita Sampaio da; ROSA, Maria de Lurdes (2014) Arquivos de família: memorias habitadas.
Guia para a salvaguarda e estudo de um património em risco. Lisboa: IEM-Instituto de Estudos
19
2 - O desenvolvimento do estágio
O estágio desenvolveu-se no Museu de História Natural da Universidade do Porto, como se referiu atrás, sediado no edifício da Reitoria da Universidade do Porto, Praça Gomes Teixeira, no Porto.22 É um dos vários Museus da Universidade do Porto, cujas características, dada a sua pertinência, merecerá desenvolvimento no ponto seguinte deste relatório (ponto 3).
O arquivo integra o espólio documental reunido por Rui Corrêa de Serpa Pinto que se encontra depositado no Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto e que foi doado em 1960 pela sua esposa, Maria Alice de Serpa Pinto, à Faculdade de Ciências da Universidade do Porto.
Durante o período de sete de Novembro de 2014 (07/11/2014) a trinta e um de Março de 2015 (31/03/2015) realizou-se um estágio curricular de 400 horas no Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, que tinha por objetivo o tratamento do Arquivo pertencente ao Doutor Rui Corrêa de Serpa Pinto. No entanto, devido à imensidão de elementos que constituem o mesmo houve a necessidade
22
Museu de História Natural da Universidade do Porto. [Consult. 2013-12-10 22:00:01] Disponível na Internet: <URL:http://sigarra.up.pt/fcup/pt/web_base.gera_pagina?p_pagina=1019988>.
Imagem 2 Mapa da Localização do Museu de História Natural da Universidade do Porto. Disponível em <URL:https://www.google.pt/maps/>
Imagem 1 Fachada do Museu de História Natural da Universidade do Porto. Disponível em http://sigarra.up.pt/up/pt/web_page.inicial.
20
de estender o estágio até Julho de 2015, dada a necessidade de ultrapassar aquilo que foram os nossos propósitos iniciais.
Efetivamente, após um breve contacto com o “armário” (ver anexo 14) e as conversas iniciais com os orientadores, traçaram-se os seguintes objetivos centrais: salvaguardar, recuperar, valorizar, divulgar e dinamizar o acervo; evidenciar a sua importância para a Arqueologia em Portugal, dada a informação geral, rapidamente identificada, acerca da figura em causa; e assegurar a divulgação de fontes parcial ou totalmente desconhecidas, potenciando, dessa forma, a investigação nas várias áreas de interesse do seu proprietário.
Posto isto, os objetivos determinados para o tratamento do Arquivo Pessoal de Rui Serpa Pinto seriam o de reconstituir o percurso de vida do titular do arquivo, efetuando a sua biobibliografia e respetiva cronologia, de forma a encontrar coerência entre as atividades e funções por ele desenvolvidas e os seus reflexos diretos na documentação presente no arquivo. Em simultâneo, seria realizado o recenseamento da documentação, de forma a recolher informações preliminares do seu contexto, conteúdo e estrutura e identificar as tipologias documentais predominantes. Concluído este passo, seria elaborada uma proposta para a organização da informação do Arquivo, tendo em linha de conta as duas facetas em que se divide o referido processo, ou seja, a sua classificação e a sua ordenação. Como se verá, o trabalho foi mais longe, dado o desafio que se enfrentou.
2.1 O processo de avaliação do acervo Serpa Pinto
A primeira fase do trabalho foi a de reconhecimento dos espaços e serviços prestados pela instituição, assim como das instituições anexas. Tais serviços decorrem da estruturação da própria orgânica. Atendendo à Lei-quadro dos Museus Portugueses23, percebemos que aos museus compete o Estudo e Investigação, a Incorporação, o Inventário e Documentação, a Conservação, a Segurança, a Interpretação e Exposição e a Educação. Tais parâmetros são cumpridos pelo Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, embora este Museu, por razões
23 Lei n.º 47/2004, de 19 de Agosto – Lei-quadro dos Museus Portugueses. [Consult. 2014-01-13
21:40:13] Disponível na Internet: <URL: http://www.icom-portugal.org/documentos_leg,129,240,detalhe.aspx>
21
históricas, que se verão mais à frente, possua um enquadramento orgânico com um regulamento próprio que o torna diferente dos outros museus.
A primeira fase do trabalho consistiu na cobertura fotográfica do Arquivo, de forma a mostrar o seu conjunto e, posteriormente, as partes pelas quais é composto. Por si só, o “armário” era a prova de um desejo de criar memória, porque a encabeçá-lo, existia uma placa que o identificava, “Arquivo Rui Corrêa de Serpa Pinto”, como se pode ver na foto.
Passando ao Arquivo, inicialmente foi necessário tomar conhecimento de todo o universo documental. Compunha-se por um conjunto de livros em diferentes línguas, um conjunto de pastas e dossiers que se encontravam depositados num armário com duas grandes portas de vidro encimado pelo título indicado. Compunha-se de vários tipos de documentos: textos, desenhos e fotografias.
Em relação aos textos, pudemos encontrar livros, publicações diversas, artigos de imprensa, recortes de jornais, correspondência e cadernos de apontamentos de várias disciplinas de estudo, enquanto estudante. Estas são maioritariamente em suporte de papel, podendo encontrar-se diferentes tipos, desde papel quadriculado, pautado, com marca de água, embora, na sua maioria, seja papel de carta, pautado ou não. Quanto aos formatos, encontramos formatos normalizados como A3, A4, A5 e A6. Contudo existem formatos não normalizados, diferentes entre si, principalmente nas separatas de artigos de revistas, mas tal situação também se verifica nos livros. As técnicas de escrita utilizadas na documentação textual tanto são dactilografadas como manuscritas.
Relativamente aos desenhos surgidos, os mesmos são, na sua grande maioria, originais embora existam algumas fotoreproduções. Relativamente aos suportes onde eram realizados os desenhos, os tipos de papel eram variados, uma vez que, qualquer tipo de papel serve como suporte ao desenho, principalmente se eram desenhos rápidos, esboços. Para além da variedade de suportes, também existe uma variedade de formatos desses mesmos suportes. As técnicas de desenho utilizadas foram o lápis de grafite, tinta de caneta e tinta-da-china.
Quanto às fotografias, podemos encontrar provas e negativos, representando, maioritariamente, expedições ao terreno, visitas de campo a lugares contemplados pela arqueologia. Estes últimos apresentavam como suporte os negativos em vidro de gelatina e brometo de prata e o nitrato de celulose. Os negativos em vidro de gelatina e brometo de prata começaram a ser usados desde 1880, com a introdução da gelatina pelo inglês Maddox, cujo processo consistia na aplicação de uma solução de gelatina
22
sobre o vidro, juntamente com sais de prata, onde predominavam os sais de brometo de prata, formavam uma fina película sobre o vidro.24 Já o negativo em nitrato de celulose começou a ser fabricado entre 1889 e 1951, sendo amplamente utilizado entre 1900 e 1939, caracterizando-se por ser um material instável.25 Os negativos apresentavam, de forma geral, o formato de 35mm de largura com perfuração. As provas fotográficas encontravam-se como provas em papel direto e provas em papel de revelação, e os seus tamanhos eram de pequenas dimensões que variam entre os 10x8,5 cm e os 6,5x8,5 cm.
Foi realizada, logo de início, uma avaliação do estado geral de conservação. Este diagnóstico prévio permitiu identificar as patologias principais, bem como a sua extensão, tarefa de grande importância porque só após o conhecimento do estado do espólio é que se pode avaliar acerca dos melhores métodos de atuação para a concretização de ações de Preservação e Conservação. É esta primeira avaliação que irá demonstrar qual a melhor forma de atuação em ações como higienização, acondicionamento e armazenamento. É através desta ação que todas as outras ações se irão guiar e desenvolver, tendo sempre como principal preocupação a manutenção da informação consignada nos suportes.
Foi necessário, primeiramente, proceder ao esvaziamento do armário. De seguida, foi efetuada uma limpeza superficial dos documentos, que se encontravam com acumulação de pó proveniente do tempo e da sua não utilização. Depois desta operação, foi possível identificar que, em tempos, o conjunto documental, ou em parte, já teria sido organizado, pois, existia já uma organização, um pouco rudimentar, que dividia os Folhetos e as Separatas, bem como os próprios Livros, por línguas. Tal organização respeitou-se, sendo que a única alteração feita foi internamente, ou seja, os Folhetos e Separatas e, também, os Livros continuaram a estar organizados por língua e, dentro desta a organização, foi dada uma ordenação alfabética, por autores.
Após esta fase de avaliação, procedeu-se à definição dos procedimentos técnicos a concretizar, tendo sido definido que se procederia ao recenseamento integral do espólio, à higienização do mesmo (à sua possível digitalização) e à catalogação do acervo.
24 Quando a chapa era processada, a gelatina inchava, abria poros e permitia que as soluções penetrassem
e reagissem com os sais, secando a gelatina voltava ao seu estado inicial. Estes breves apontamentos foram consultados em TURAZZI, Maria Inez (1995) Poses e Trejeitos: a fotografia na era do espetáculo,
1839/1889. S.l: Funarte, p.285.
25 MUSTARDO, Peter; KENNEDY, Nora (2001) Preservação de fotografias: métodos básicos para
salvaguardar suas coleções. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos,
23
Foram identificadas diversas patologias, embora a gravidade e extensão das mesmas fossem variáveis, consoante o tipo de documento. De forma geral, as patologias encontradas correspondiam a sujidade superficial, presente em todas as tipologias, o que mostra que os documentos estiveram sujeitas à ação abrasiva do pó, vestígios de insetos no papel, com esqueletos de insetos mortos, e alguns documentos com túneis escavados, o que mostra o ataque, possivelmente, pelo chamado peixinho-de-prata, facilmente identificáveis pelas zonas puídas, bem como pelos orifícios irregulares no papel, o que mostra a existência de uma elevada percentagem de humidade.
Identificou-se a presença de fungos associada às incorretas condições ambientais, onde a documentação se encontra armazenada, por ser um local húmido, quente e com pouca circulação do ar. Observam-se manchas, possivelmente, de humidade, demonstrando as agressões a que eventualmente foram sujeitos mas, também, manchas de tinta, pela transferência da tinta de uns documentos para outros. Acrescidas a estas patologias, temos também ondulações, lacunas, sobretudo nos cantos dos documentos, possivelmente devido ao mau manuseamento, mau acondicionamento ou pela ação de insetos, rasgões, vincos, dobras, ferrugem proveniente da oxidação de clips e agrafos que foram utilizados para unir documentos. Ainda lombadas danificadas, patologia encontrada em livros, em que as lombadas se encontravam muitas vezes destacadas do corpo do livro, devido ao mau manuseamento e acondicionamento, mas também às condições ambientais adversas. Finalmente, observou-se a acidez do papel, devido principalmente à qualidade da própria pasta de papel utilizada durante a sua produção e foxing, presente quase maioritariamente em todos os documentos, e cuja causa deve-se à oxidação de partículas metálicas, presentes na pasta de papel ou a um fungo.
Os textos de cartas, folhas avulsas, apresentam como principais patologias a presença de sujidades, vestígios de insetos, presença de fungos, foxing, ferrugem, manchas, lombadas danificadas, ondulações e lacunas, embora a extensão dos danos não se aplique, de forma geral, a todos os documentos. O estado de conservação é variável, dependendo de documento para documento, sendo que na sua maioria os documentos encontram-se em razoável estado, embora existam alguns em mau estado de conservação.
Os desenhos encontram-se em melhor estado de conservação, apesar de apresentarem sujidades, acidez do próprio suporte de papel, manchas provenientes de tinta pela transferência de um documento para o outro, ferrugem, dobras e vincos, rasgões e ondulações.
24
A parte correspondente às unidades fotográficas, negativos e positivos, as provas, algumas delas avulsas, outras colocadas em álbuns de cartão, encontram-se, no primeiro caso, os negativos em nitrato de celulose, afetados pelo síndrome do vinagre que provoca um acentuado odor a vinagre. As provas encontram-se com amarelecimento, encurvamento e oxidação. Possuem, também, algumas patologias como sujidades, dedadas, rasgões, dobras, vincos provenientes do mau manuseamento, inscrições, desenhos e assinaturas a tinta de caneta ou lápis no verso da prova.
Tendo por base a ideia da preservação do conteúdo intelectual, registado nos suportes deterioráveis, a preservação do suporte deixa de ser a suprema preocupação para passar a ser a informação neles consignada. A passagem da informação para um suporte mais durável ou que acrescente duração, como seja a digitalização, é uma necessidade, perante alguns documentos cuja condição física é relativamente má.26 As razões pelas quais é realizada a transferência de suporte é, primeiramente, para preservar o conteúdo intelectual, segundo para reduzir o desgaste e danos que os documentos originais possam sofrer devido ao manuseamento, terceiro para melhorar o acesso ao utilizador e quarto, por razões de segurança, para duplicar os registos caso aconteça algo aos originais.27A digitalização passa por ser uma forma de transferência de suporte, e a que causa menos danos ao documento original, para evitar danos no espólio e, assim, diminuir a velocidade com que esses mesmos elementos se deterioram.28Essa tarefa, como se verá, não foi realizada, no entanto, a título de amostra ficam as regras segundo as quais esta deve ser feita e que se explicarão no ponto 2.2.
O recenseamento, fase que de imediato se iniciou, pretendeu providenciar uma caracterização genérica dos vários tipos de documentos que constituem este arquivo, tornando-se um trabalho prévio, embora não suficiente. Tem sido aplicado como pedra basilar para os arquivos, pois, conhecendo o que existe, como existe e onde existe, melhor se compreenderá a realidade com que se trabalha29. No entanto, apesar de, parecer uma ação simples é de difícil concretização, pois é necessário definir um conjunto de elementos que identifique a composição do acervo. O passo seguinte passou
26 SILVA, Sérgio Conde de Albite (2005). A preservação da informação. Revista Páginas a&b, 15,
pp.29-39.
27 EDMONDSON, Ray (2002). Memory of the World: General Guidelines. Paris: UNESCO, p.16-17.
[Consult. 2014-11-12 19:38:13] Disponível na Internet: <URL: http://unesdoc.unesco.org/images/0012/001256/125637e.pdf>
28 Idem, Ibidem, p.18.
29 PEIXOTO, Pedro de Abreu (2002). Perspectivas para o futuro dos Arquivos de Família em Portugal.
Cadernos BAD. [Em linha]. N.º 1, pp. 76-90. [Consult. 2015-01-10 21:18:03] Disponível na Internet:
25
por elaborar uma pequena tabela em Excel que ajudaria a proceder ao recenseamento dos documentos e dividir os mesmos, a fim de facilitar o seu tratamento intelectual.
Durante o processo de esvaziamento do armário, surgiu uma Lista de Inventário manuscrita realizada, possivelmente, aquando da doação levada a cabo por D. Maria Alice Serpa Pinto, esposa do Doutor Rui Corrêa de Serpa Pinto, em 1960, embora, não existam provas suficientes para sustentar tal afirmação. Contudo, esta Lista de Inventário é apenas relativa aos Livros, Folhetos e Separatas e Periódicos, não se encontrando nela incluída a Correspondência, as Fotografias ou Desenhos existentes. A mesma não foi realizada por Rui Corrêa de Serpa Pinto, uma vez que, através da comparação das caligrafias presentes na Lista de Inventário e nas notas realizadas pelo Doutor Rui Corrêa de Serpa Pinto, ao longo da correspondência analisada, as mesmas não coincidem.
Ainda nesta fase, e à medida que, em paralelo, se procurava bibliografia acerca de Rui Serpa Pinto, tivemos conhecimento de que este arquivo já teria sido manuseado pelo Doutor António Huet de Bacelar Gonçalves30. No entanto, desconhece-se o grau de tratamento que foi dado ao espólio. Este género de situações coloca algumas interrogações, pois, desconhece-se a relação da atual organização com a existente aquando da morte de Rui Serpa Pinto e até que ponto foram manuseados os documentos. Sabe-se, contudo, que o foram, concretamente, aquando da organização da obra “Inéditos de Rui Serpa Pinto”, acerca das escavações arqueológicas de Muge, de 1986, pelo Doutor António Huet de Bacelar Gonçalves31.
A metodologia de análise do processo de organização da documentação foi feita através de uma observação minuciosa das marcas de manuseamento, distinguindo-se as do Doutor Rui de Serpa Pinto das do Doutor António Huet Bacelar Gonçalves. O primeiro utilizava apenas lápis azul, para escrever, e lápis vermelho, para sublinhar. Por
30 António Huet de Bacelar Gonçalves é um geo-arqueólogo, vogal da Sociedade Portuguesa de
Antropologia e Etnologia e assessor reformado do Museu de História Natural da Universidade do Porto. Produziu vários trabalhos sobre a figura do Doutor Rui Serpa Pinto e teve um grande interesse pelos monumentos megalíticos de Sabrosa. GONÇALVES, António A. Huet B. (1983). Rui de Serpa Pinto – O
Homem e a Obra in Portugália volume IV/V Actas do Colóquio Inter-Universitário de Arqueologia do
Noroeste. Homenagem a Rui Serpa Pinto. Porto, 10-12 de Novembro de 1983. Porto: Instituto de Arqueologia da Faculdade de Letras da Universidade do Porto. GONÇALVES, António Alberto Huet de Bacelar (org.) (1986). Inéditos de Rui Serpa Pinto. Porto: Sociedade Portuguesa de Antropologia e Etnologia. GONÇALVES, António Alberto Huet de Bacelar (1990). Novos Inéditos de Rui Serpa Pinto. Porto: Boletim Cultural.
31
GONÇALVES, António Alberto Huet de Bacelar (org.) (1986). Inéditos de Rui Serpa Pinto. Porto: Sociedade Portuguesa de Antropologia e Etnologia.
26
outro lado, o Doutor António Huet Bacelar Gonçalves utilizava papéis, alguns aproveitados de um calendário, escritos a marcador vermelho.
A grafia do Doutor Rui Corrêa de Serpa Pinto é repetida em cartas que envia, comparáveis a algumas notas escritas pelo seu punho, na própria carta ou no envelope recebido, assinalando datas de receção de cartas, facilmente comprovável ao se compulsar e ler o conteúdo das cartas, assim como vários rascunhos das respostas que terá enviado.
Estas marcas das diferentes intervenções foram deixadas porque se tornam testemunhos e provas do que significa um arquivo orgânico, vivo. Atendendo ao respeito pela ordem original, esta não foi alterada e, quando houve a necessidade de realizar alterações, as mesmas foram feitas após ter sido certificado que os documentos se encontravam desordenados por mero lapso.
Feita esta leitura atenta do modelo organizativo inicial, foi criada uma base de dados no software Microsoft Excel com vários campos, de forma a possibilitar um registo mais pormenorizado, facilmente atualizável, pela facilidade de inserção de dados e pela flexibilidade de alteração de registos e movimentação de células.
As Folha de Recolha de Dados (FRD) relativas à estrutura organizacional da documentação, contemplam as funções que originaram a produção documental, descrição da documentação e informação sobre a sua conservação. A escolha deste meio deu-se por ajudar na criação de modelos funcionais de organização documental, tornar mais acelerado o processo de recolha de informação, por identificar dados relativos ao volume documental e facilitar a manipulação dos dados para a tomada de decisão.32 Estas folhas não são destinadas a informação bibliográfica, ou seja, não estão direcionadas para a inserção de informação relativa a livros, folhetos e separatas, pelo que houve a necessidade de serem elaboradas Tabelas Excel próprios que possibilitassem a inserção dos dados relativos a estas tipologias documentais.
Atendendo às Normas Gerais de Inventário o inventário pretende demonstrar “a relação mais ou menos exaustiva de todos os objetos que constituem o acervo próprio da instituição, independentemente do seu modo de incorporação”33
. Tendo em conta que uma das funções principais do Inventário é a identificação e individualização de cada
32
Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas site onde se encontra disponível para download a Folha de Recolha de Dados (FRD). [Consult. 2014-11-07 20:30:06] Disponível na Internet: <URL: http://arquivos.dglab.gov.pt/informacoes-uteis/formularios/>
33
FREITAS, Inês da Cunha; PINHO, Elsa Garrett (2000). Normas Gerais – Artes Plásticas e
27
uma das peças que fazem parte do acervo, é necessário ter em mente, aquando da realização dos mesmos, os parâmetros que são necessários responder, pois, estes devem ser básicos, a fim de se coadunar com os princípios básicos de normalização internacionalmente adotados no âmbito da Museologia.34 Tal medida torna-se de grande importância não só para a Instituição mas também para o próprio acervo, pois, permite que o mesmo seja mais bem salvaguardado e promove um maior nível de cooperação entre as diferentes instituições que os albergam, aspeto que não poderemos ignorar, no sentido de que se está a trabalhar numa instituição com as caraterísticas próprias, já definidas e que ainda se descreverão à frente.
Houve, como anteriormente referenciado, a necessidade de criar uma base de dados que corresponde a uma espécie de ficha de cada parte pertencente ao Legado do Doutor Rui de Serpa Pinto e, através da mesma, ficamos com um registo de todos os elementos necessários para a elaboração de um inventário da documentação e para a descrição arquivística dos fundos. Respeitou-se o acervo como ele nos chegou. Ou seja, existe um Acervo Epistolar, conjunto de cartas, um bibliográfico e outro fotográfico, como já se referiu atrás.
Os parâmetros colocados na base de dados ao nível das subcategorias Folhetos e Separatas, Livros e Periódicos para posterior consulta, foram o Nº Provisório, Localização, Código de classificação, Autor, Ano, Título, Nome da Publicação Periódica, Local, Editora, Descrição Física e Observações. O recenseamento da Biblioteca começou em Dezembro 2014 e terminou em final de Janeiro de 2015, sendo recenseados, entre Folhetos e Separatas, Livros e Periódicos, cerca de 887.
34
FREITAS, Inês da Cunha; PINHO, Elsa Garrett (2000). Normas Gerais – Artes Plásticas e
Decorativas. Lisboa: Instituto Português de Museus, p.15.
Gráfico 2 Percentagem de Livros por Idioma Gráfico 1 Percentagem de Periódicos por Idioma
28
O recenseamento do conjunto de cartas teve início em Fevereiro de 2015 e terminou em Junho de 2015. Para o recenseamento do mesmo foi, tal como no recenseamento do restante, elaborada uma tabela Excel. Os parâmetros colocados na base de dados, para posterior consulta, foram o Nº Provisório, Título, Nível de Descrição, Data, Dimensão e Suporte, Autor, Destinatário, História Custodial, Fonte Imediata de Aquisição ou Transferência, Âmbito e Conteúdo, Condições de acesso, Idioma e Escrita e Observações.
Como havia sido mencionado anteriormente, o espólio terá já sido manuseado pelo que se optou por manter a divisão em capilhas, de acordo com os remetentes da correspondência em arquivo, alterando apenas o seu interior, uma vez que, se procedeu à ordenação das cartas de forma cronológica. No entanto, houve a necessidade de se proceder à realização de bolsas para a divisão concreta dos seus remetentes ser percetível, sem retirar os mesmos das capilhas. Comparando o tipo de letra presente em cada capilha e a letra presente nos seus manuscritos, pudemos ver, mais uma vez, que esta divisão foi feita pelo próprio Doutor Rui Corrêa de Serpa Pinto.
Em situações em que cartas tinham em anexo uma fotografia ou desenho, os mesmos não foram separados, ou seja, foi registada a carta e deixou-se anotado, no campo Observações, de que junto à carta existia uma fotografia, um desenho ou outro tipo de documento. É um erro separar documentos anexados a cartas, uma divisão por tipos, pois, esses documentos explicam as cartas. Este é um exemplo específico da aplicação de um método que não deve ser desintegrador do todo informacional.
Para o registo da correspondência, foram discriminados todos os nomes que surgem como emissores e recetores de cartas incluídas na respetiva capilha. Quando um autor é simultaneamente emissor e recetor numa mesma capilha, o seu nome será colocado nos campos de cabeçalho de forma dupla, para que seja possível elaborar listas
29
de pesquisas por autores e por recetores de correspondência do acervo, metodologia igualmente aplicada no caso das instituições, quando estas se assumem enquanto autoras desses documentos. Quando Rui Serpa Pinto é emissor ou recetor de uma carta, aparecerá sempre no campo do cabeçalho como autor principal, no entanto, no campo Título aparecerá em primeiro lugar apenas se for autor da carta.
Os registos de correspondência não apresentam, no cabeçalho, os elementos de identificação institucional dos autores. No entanto, existem casos em que essa menção se justifica, pois o próprio autor apresenta-se de forma institucional, como por exemplo, entre muitos outros, o de Louis Marin35, Presidente do Instituto Internacional de Antropologia de Paris.
A correspondência não tinha qualquer referência ao seu conteúdo, pelo que estes campos foram devidamente preenchidos, documento a documento. Elaboraram-se resumos e assuntos tipo para cartas redigidas em língua portuguesa, espanhola, inglesa, francesa, alemã36 e italiana, após a leitura dos seus conteúdos.
Existem casos em que as capilhas incluem cartas que não são de Rui Serpa Pinto, ou para o mesmo, mas que, de alguma forma, o nomeia ou o dá como referência37. Devido à prévia arrumação do acervo optou-se por não retirar as mesmas das capilhas onde se encontravam, uma vez que, se põe a hipótese de ter sido o próprio Rui Serpa Pinto a colocá-las nesse conjunto, tal como o fez noutros casos.
É, ainda, feito registo de quando os documentos se apresentam de forma dactilografada ou manuscrita.
Na base consta, ainda, um conjunto de informações que se consideraram importantes. Por exemplo, no caso em que o campo título tenha um ponto de
35 Para informações deste tipo ver: ANEXO- Índice Alfabético de Correspondentes. 36
A síntese das cartas em alemão só foi possível com a tradução realizada pela Doutora Helena Osswald, a quem se agradece todo o auxílio prestado.
37 Carta de 18/05/1931 de Santos Barbosa para Tomas Simões Viana que foi enviada pelo destinatário a
Rui Serpa Pinto e que relata a forma como um determinado fóssil foi encontrada. In ARSP- Carta de Tomas Simões Viana para Rui Serpa Pinto. Código de Referência: PTFCUPMHNARSP-SC03-SSC03.02-SSSC03.02.01-SSSC03.02.02(d)-pt04/02/452.
30
interrogação relativamente ao nome do autor ou do recetor, significa que se desconhece o seu nome, assim como, por vezes, não é possível definir o local de emissão por não ter sido colocado.
O mesmo acontece quando os documentos não possuem data ou cuja data de emissão ou de colocação no correio seja impossível de determinar. Foram colocados, no final das capilhas em que estavam originalmente colocados, sendo que no campo referente à data o seu preenchimento surgirá com 19??/??/?? de forma a mostrar que o documento foi redigido no século XX mas que não se sabe o ano, mês ou dia. Pode ainda acontecer que a data, ainda que não venha mencionada no documento, surgisse escrita a lápis ou caneta no canto superior direito, como o dia em que Rui Serpa Pinto respondeu à mesma, ou seja, tornando-se assim uma indicação atribuível por Rui Serpa Pinto.
Em casos em que o documento possui anexos foi usado o termo Documento Composto (DC), por ser uma unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples. Para os restantes caso foi usado o termo Documento Simples (DS), por ser uma unidade arquivística básica.
Em simultâneo, foi-se procedendo a um melhor acondicionamento físico do acervo, cujas recomendações futuras constam do ponto seguinte (2.2). Assim, as caixas contendo separatas, desenhos ou espécies fotográficas foram armazenadas horizontalmente.
Procedeu-se à atribuição de cotas, as quais foram escritas a lápis de mina macia e colocadas, sempre que possível, no canto superior direito da página. Para tal procedeu-se à sua marcação de duas formas, a primeira é muito simples e faz apenas referência ao número da pasta, número da capilha e, por último, o número do documento (Exemplo 1); a segunda forma refere todos os elementos anteriores e acrescenta a menção do número de anexos à carta, ou seja, refere a quantidade de material que acompanha a carta em referência (Exemplo 2).
Exemplo 1: ARSP/01/02/03 Exemplo 2: ARSP/01/02/03[an.1] ASP - Arquivo Rui Serpa Pinto ASP - Arquivo Rui Serpa Pinto 01 – Número da Pasta 01 – Número da Pasta
02 – Número da Capilha 02 – Número da Capilha 03 – Número do Documento 03 – Número do Documento
[an.1] – Número de Documentos anexos à carta Tabela 2 - Exemplo de notações
31
Para a marcação dos postais e das fotografias o lado oposto à imagem foi o considerado para a colocação da mesma, de forma a não danificar a imagem constante do lado da frente.
Em cada documento fica registada a unidade de instalação onde se encontra, ou seja, fica registada a estrutura que possui, com o propósito específico de armazenar e salvaguardar informação independente do suporte.38 As unidades de instalação utilizadas foram caixa (cx.), livro (lv.) e pasta (pt.).
Paralelamente a este trabalho, procedeu-se ao estudo da Família Serpa Pinto, à sua localização temporal, reconstituindo o perfil dos elementos da família, investigação que exigiu um cruzamento de informação externa e interna ao próprio acervo, dado que muitas cartas lidas ajudaram a perceber e a datar, com precisão, o percurso biográfico de Rui Serpa Pinto e de outros familiares. Este ponto desenvolver-se-á mais à frente (ver ponto 4).
Inicialmente estávamos perante um arquivo pessoal, mas à medida que foi contactando com todo o espólio, facilmente se passou de um arquivo pessoal para um arquivo familiar, sequência que se apresenta de forma lógica, dado que, sublinhamos, como o fizemos logo de início, “um arquivo de família não é mais do que um conjunto de documentos acumulados num processo natural, ao longo dos tempos, pelos elementos de uma família, no desempenho das suas atividades quer públicas quer privadas e por eles conservados com o objetivo de servir de testemunho, informação ou fonte histórica.”39
Ao mesmo tempo, trabalhou-se na introdução dos dados no ICA-AtoM, ou seja, numa base de dados, que procurava ser flexível e de fácil acesso, adaptada à natureza deste arquivo, cuja metodologia de introdução dos dados será explanada num capítulo específico (ver cap.5).
2.2 Diagnóstico e plano de conservação
Em simultâneo com o recenseamento, foi feito o diagnóstico do estado de conservação física do acervo bem como a sua higienização. A maior parte do acervo
38
NÓVOA, Rita Sampaio da; ROSA, Maria de Lurdes (2014) Arquivos de família: memorias habitadas.
Guia para a salvaguarda e estudo de um património em risco. Lisboa: IEM-Instituto de Estudos
Medievais, p . 23
39
GONÇALVES, Manuel Silva; GUIMARÃES, Paulo Mesquita; PEIXOTO, Pedro Abreu (1996).
32
contém como suporte o papel, mas outros tipos de suporte ligados à fotografia. Pareceu importante colocar aqui um plano de conservação que desenvolvesse e previsse algumas medidas tomadas e que exigirão desenvolvimento futuro.
Alguns documentos encontravam-se revestidos por folhas de papel antigas, algumas delas muito degradadas, os quais estavam agrupados entre si dentro de capilhas. Outros documentos encontravam-se unidos por clips e agrafos que promovem a degradação do suporte. Estes clips e agrafos foram retirados e foram feitas capilhas em papel e Papel acid-free40.
Como anteriormente referido, procedeu-se, simultaneamente, à higienização dos documentos, procedimento este que se mostra ser de grande importância e uma mais-valia no processo de conservação de documentos, uma vez que irá retirar da obra os agentes responsáveis pela sua deterioração e todas as sujidades extrínsecas, tais como: poeiras, detritos de insetos, entre outros. Este procedimento deve ser realizado independentemente da tipologia documental, pois, a presença de sujidades não só fragiliza os documentos como os torna propensos ao ataque de insetos e fungos que vêm a sujidade como alimento e ambiente ideal. No entanto, é um processo que pode danificar as zonas mais fragilizadas daí a sua realização ser feita com o maior cuidado.
Para a realização deste tratamento recorremos ao auxílio de bata, luvas e máscara. O processo foi realizado com uma trincha macia e nos livros é iniciada na zona próxima da lombada, onde se acumula grande parte da sujidade, expulsando a sujidade para o exterior do documento. A trincha deverá deslizar de baixo para cima, e de dentro para fora, todas as folhas deverão ser tratadas, desdobrando as pontas que se encontravam dobradas.
No caso da correspondência, a mesma deve ser realizada com uma trincha macia e a mesma deverá deslizar de baixo para cima, e de dentro para fora, todas as folhas deverão ser tratadas, desdobrando as pontas que se encontravam dobradas.
Nos casos de sujidades mais entranhadas o ideal para a sua higienização seria uma limpeza mecânica, através do uso de borracha branca ou aparas de borracha, da utilização de uma boneca, que se caracteriza por ser um chumaço feito com algodão e gaze, com movimentos leves e circulares, do centro para as extremidades.
40
O papel acid-free é um papel semi-translúcido de superfície muito suave o que o torna ideal para acondicionamento e proteção de documentos gráficos ou como papel intercalar para documentação e fotografia. Estes breves apontamentos foram consultados em BALLOFFET, Nelly; HILLE, Jenny; REED, Judith A. (2005). Preservation and Conservation for libraries and archives. S.l: American Library Association, p. 58-60.
