Em simultâneo com o recenseamento, foi feito o diagnóstico do estado de conservação física do acervo bem como a sua higienização. A maior parte do acervo
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NÓVOA, Rita Sampaio da; ROSA, Maria de Lurdes (2014) Arquivos de família: memorias habitadas.
Guia para a salvaguarda e estudo de um património em risco. Lisboa: IEM-Instituto de Estudos
Medievais, p . 23
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GONÇALVES, Manuel Silva; GUIMARÃES, Paulo Mesquita; PEIXOTO, Pedro Abreu (1996).
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contém como suporte o papel, mas outros tipos de suporte ligados à fotografia. Pareceu importante colocar aqui um plano de conservação que desenvolvesse e previsse algumas medidas tomadas e que exigirão desenvolvimento futuro.
Alguns documentos encontravam-se revestidos por folhas de papel antigas, algumas delas muito degradadas, os quais estavam agrupados entre si dentro de capilhas. Outros documentos encontravam-se unidos por clips e agrafos que promovem a degradação do suporte. Estes clips e agrafos foram retirados e foram feitas capilhas em papel e Papel acid-free40.
Como anteriormente referido, procedeu-se, simultaneamente, à higienização dos documentos, procedimento este que se mostra ser de grande importância e uma mais- valia no processo de conservação de documentos, uma vez que irá retirar da obra os agentes responsáveis pela sua deterioração e todas as sujidades extrínsecas, tais como: poeiras, detritos de insetos, entre outros. Este procedimento deve ser realizado independentemente da tipologia documental, pois, a presença de sujidades não só fragiliza os documentos como os torna propensos ao ataque de insetos e fungos que vêm a sujidade como alimento e ambiente ideal. No entanto, é um processo que pode danificar as zonas mais fragilizadas daí a sua realização ser feita com o maior cuidado.
Para a realização deste tratamento recorremos ao auxílio de bata, luvas e máscara. O processo foi realizado com uma trincha macia e nos livros é iniciada na zona próxima da lombada, onde se acumula grande parte da sujidade, expulsando a sujidade para o exterior do documento. A trincha deverá deslizar de baixo para cima, e de dentro para fora, todas as folhas deverão ser tratadas, desdobrando as pontas que se encontravam dobradas.
No caso da correspondência, a mesma deve ser realizada com uma trincha macia e a mesma deverá deslizar de baixo para cima, e de dentro para fora, todas as folhas deverão ser tratadas, desdobrando as pontas que se encontravam dobradas.
Nos casos de sujidades mais entranhadas o ideal para a sua higienização seria uma limpeza mecânica, através do uso de borracha branca ou aparas de borracha, da utilização de uma boneca, que se caracteriza por ser um chumaço feito com algodão e gaze, com movimentos leves e circulares, do centro para as extremidades.
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O papel acid-free é um papel semi-translúcido de superfície muito suave o que o torna ideal para acondicionamento e proteção de documentos gráficos ou como papel intercalar para documentação e fotografia. Estes breves apontamentos foram consultados em BALLOFFET, Nelly; HILLE, Jenny; REED, Judith A. (2005). Preservation and Conservation for libraries and archives. S.l: American Library Association, p. 58-60.
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Em casos em que o suporte se encontre acidificado ou muito fragilizado o uso de borracha não deve ser realizado, pois apenas fragilizaria mais o suporte, pelo que a limpeza mecânica, com recurso a uma trincha macia, é suficiente, como por exemplo, os Desenhos, dada a natureza dos materiais utilizados.
Tanto os negativos como as provas fotográficas devem ser higienizados através da utilização de um pequeno instrumento em forma de pêra, que serve para soprar as sujidades superficiais, denominado por pêra de sopro. A limpeza do verso das provas pode ser realizada através do uso de uma borracha branca, com o máximo cuidado possível. Antes de iniciar este processo deve-se ter atenção ao local onde a frente da prova fotográfica estará colocada, pelo que a mesma deve ser colocada sobre uma folha de cartolina branca limpa, de forma a não criar qualquer tipo de abrasão na superfície da prova.
Como foi sendo dito, foram removidos os elementos externos aos documentos que pudessem contribuir para a deterioração dos mesmos, pelo que elementos metálicos, como clips e agrafos, foram retirados, independentemente do seu grau de oxidação. Para manter a ordem original dos documentos, os mesmos foram envolvidos em folhas de papel revestidas por folhas acid-free, mostrando ser uma forma simples, rápida e acima de tudo económica de manter junto os documentos que anteriormente se encontravam unidos pelos elementos metálicos.
A planificação dos documentos foi realizada através da sobreposição de documentos intercalados com folhas de papel para proteção. Este processo pretende apenas minimizar as dobras, vincos e ondulações, uma vez que, os mesmos não desaparecem por completo, apenas ficam mais atenuados. Para acelerar este processo, o ideal seria recorrer à utilização de uma prensa, mas a planificação também poderia ser realizada através do uso de uma espátula aquecida e reemay41. Contudo este procedimento não se adequa a espécies fotográficas. A planificação ideal para espécies fotográficas passa pela separação das provas por formatos e tipologias, sendo colocada, entre as provas, uma folha de papel de conservação e, posteriormente, exercer-se-ia pressão através da utilização da prensa, tendo sempre em atenção que os conjuntos a serem planificados tenham mesmas dimensões.
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O tecido de reemay é quimicamente inerte e é um tecido em polipropileno. É utilizado em arquivo e no tratamento de documentos gráficos em processos húmidos sendo que a sua estrutura permite a selagem usando equipamento de soldadura de poliéster. Estes breves apontamentos foram consultados em BALLOFFET, Nelly; HILLE, Jenny; REED, Judith A. (2005). Preservation and Conservation for
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As prateleiras foram, então, higienizadas e depois colocaram-se as espécies documentais, de forma a reconstruir o quadro de classificação e permitir o acesso eficaz à informação.
O acondicionamento é uma parte importante no que toca à conservação e preservação dos documentos, uma vez que é a partir desta tarefa que se dá a proteção dos documentos contra o desgaste provocado pela deposição de poeiras que, por consequência, atraem e proporcionam o ambiente ideal para o ataque de agentes biológicos.
A forma ideal de acondicionamento remete primeiramente para a escolha correta dos materiais e, como tal, é necessário primeiro conhecer os suportes documentais que serão acondicionados através da forma de deterioração e quais as reações químicas que podem sofrer, caso estejam em contacto com materiais que contenham agentes sensibilizantes. Posto isto, os materiais escolhidos devem ser materiais estáveis, livres de ácidos, tais como o poliéster e o papel ou cartão acid-free.
No entanto, o acondicionamento terá de ter em consideração não só os materiais mais apropriados para cada suporte como a possibilidade de existência ou não desses materiais no Museu de História Natural, procurando opções de acondicionamento económicas. Cada tipologia possui uma forma correta de acondicionamento pelo que se torna mais oneroso, ou seja, a maioria dos procedimentos mencionados não poderão ser realizados, devido à falta de verbas e material disponível, embora estes sejam os procedimentos proposto para um bom acondicionamento.
Os livros que apresentam patologias mais graves, como danos na encadernação ou fragmentos soltos, devem ser acondicionados em caixas feitas à medida, que podem ser as chamadas drop-spine box, caixas com lombada articulada e fechamento por encaixe. São as preferíveis, porque proporcionam melhor suporte e mantêm os livros limpos, ou as phase box, que são caixas de cartão rígido em forma de cruz.42Apesar de serem as mais indicadas nenhuma destas soluções foi possível aplicar.
As publicações, como, por exemplo, as separatas, podem ser acondicionadas em pastas de arquivo montadas por sistema de dobras. Esta opção foi utilizada por o material se encontrar disponível no Museu de História Natural.
A correspondência, por seu lado, possui duas formas possíveis de acondicionamento: em capilhas ou em envelopes de papel com reserva alcalina para a
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OGDEN, Sherelyn (2001) Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – Armazenagem e
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migração de ácidos. Esta opção de capilhas já tinha sido aplicada, pelo que não houve necessidade de ser alterada.
Os recortes de jornais podem ser acondicionados em envelopes de poliéster que permitem visualizar completamente o documento, que, por sua vez, serão colocados em caixas planas para jornais.43 A solução que se encontrava já aplicada era a construção de um álbum, através da colagem dos recortes em cartão, sendo que estes cartões se encontram colocados numa pasta de arquivo.
Os desenhos devem ser separados por dimensões e formatos e a solução mais económica de acondicionamento passa pela utilização de envelopes de papel, com reserva alcalina ou de poliéster, que podem ser identificados pela parte exterior do mesmo e podem ser colocados em caixas. No entanto, esta solução traz alguns inconvenientes no momento da consulta, pois, obriga a que o documento seja retirado fora do envelope para ser consultado, o que pode causar a perda de pequenos formatos, deterioração do suporte e pode levar ao despendimento de materiais com pouca adesão ao suporte. No entanto, como foi dito anteriormente, também é necessário pensar em medidas económicas. No caso concreto, os desenhos foram colocados numa única pasta de arquivo designada por DESENHOS, em bolsas de catálogo protegidos por folhas acid-free devidamente identificadas, sendo que estas, para além de protegerem os desenhos, permitem que os mesmos sejam vistos sem necessidade de manuseamento.
As espécies fotográficas requerem condições de acondicionamento para cada uma delas. Os negativos em nitrato de celulose libertam vapores ácidos, pelo que devem ser separados e acondicionados em envelopes de papel com reserva alcalina e caixas de cartão com tampão alcalino. Os negativos em vidro de gelatina e brometo de prata devem ser acondicionados em papéis tipo quatro abas que se caracterizam por serem livres de ácidos e por protegerem os negativos de danos mecânicos decorrentes de condições ambientais inadequadas. Provas em papel direto e provas em papel de revelação devem ser acondicionados em envelopes de papel e caixas de cartão com pH neutro.44 Relativamente ao que foi realizado, procedeu-se à divisão dos negativos das provas fotográficas correspondentes, no entanto, apesar de ter sido realizada esta divisão, os mesmos foram mantidos juntos, ou seja, os negativos foram colocados num envelope e as provas foram colocadas noutro envelope, sendo que posteriormente os
43 OGDEN, Sherelyn (2001) Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – Armazenagem e
manuseio. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, p.10.
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dois envelopes foram colocados num envelope maior, devidamente identificados, seguindo a separação feita anteriormente por Rui Corrêa de Serpa Pinto.
Sendo que todos os constituintes do Arquivo encontram-se armazenados num armário fechado, então devem ser tomadas algumas medidas quanto ao armazenamento. O armário deve ficar afastado aproximadamente 7 cm da parede, de forma a assegurar que a humidade não se acumule no seu interior, pelo que deve ser medido o nível de humidade e ser aberto regularmente. Os livros devem ser colocados afastados da parede de fundo do armário, em posição vertical sobre as prateleiras, sem qualquer tipo de inclinação, para não forçar a encadernação, e devem ser colocados de forma a encher as prateleiras. No entanto, isto não quer dizer que devam estar apertados, pois poderá provocar danos nos mesmos quando forem retirados das estantes. Caso as prateleiras não estejam cheias, devem ser utilizados bibliocantos para manter os livros de pé, os quais devem ter superfícies lisas e cantos arredondados, para não danificarem os livros. As encadernações de papel e as encadernações de tecido não devem ser armazenadas em contacto direto com as encadernações de couro, devido à migração dos óleos que estão presentes no couro para o papel e para o tecido, levando à sua deterioração.45
Para uma correta preservação dos documentos presentes no Arquivo o ideal seria a realização da sua digitalização que passa por ser um processo que permite a conversão de documentos arquivísticos em documentos em formato digital, ou seja, converte um documento que na sua forma original não era digital em documento digital.
A digitalização permite preservar de forma continuada os documentos mantendo as suas propriedades de autenticidade e integridade e garantido o seu acesso ao longo do tempo, ou seja, através da digitalização preservamos e mantemos a segurança dos documentos arquivísticos originais acabando por reduzir o manuseio dos mesmos.46
Para se proceder à digitalização é necessário que tarefas como o tratamento arquivístico, avaliação e seleção dos documentos bem como a sua higienização, identificação e organização, mas acima de tudo ter em atenção a redução dos riscos que possam afetar a integridade física dos documentos originais daí ser preferível a realização deste processo na instituição onde se encontra o acervo documental.
45 OGDEN, Sherelyn (2001) Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – Armazenagem e
manuseio. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, p.7.
46 CONARQ (2010). Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. Rio de
Janeiro: Conselho Nacional de Arquivos, pp. 4. [consult. 2015-09-05] Disponível na Internet: <URL: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>
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Deve ser levado em consideração aquando da digitalização as características físicas dos documentos, do seu estado de conservação e da fidelidade do representante digital, uma vez que, a captura digital garanta a máxima fidelidade entre o documento digital gerado e o original.47
O equipamento para a realização da digitalização deve ser escolhido com base nos documentos que irão ser digitalizados, no entanto, nem sempre isso é possível pelo que existe a necessidade de nos restringirmos ao que existe. No caso do Museu de História Natural da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto o equipamento existente era um scanner de mesa os quais possuem as dimensões da maioria dos itens documentais presentes no Arquivo, uma vez que, não poderá exceder a área disponível para a captura da imagem. Este tipo de scanners é indicado para documentos planos em folha simples, como por exemplo cartas, e espécies fotográficas em bom estado de conservação.48
Para a criação destas imagens devem ser utilizados, preferencialmente, formatos abertos como o caso do formato JPEG ou PNG por serem leves tendo em conta a boa qualidade da imagem.49
Inicialmente existia a pretensão da realização deste mesmo processo, no entanto, o mesmo não foi possível devido ao facto do equipamento disponível não se encontrar nas devidas condições de funcionamento para a realização desta mesma tarefa.
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CONARQ (2010). Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. Rio de Janeiro: Conselho Nacional de Arquivos, pp. 4-5. [consult. 2015-09-05] Disponível na Internet: <URL: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>
48
Idem, Ibidem, pp.6-12.
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3 - Os agentes: o Museu de História Natural da Universidade
do Porto e a Família Serpa Pinto
A documentação que nos chegou às mãos encontrava-se, como foi referido atrás, depositada no Museu de História Natural da Universidade do Porto e, por isso, houve que entender como e em que circunstâncias chegou aos nossos dias. É óbvio, como se verá, que houve uma intenção em interpretar a informação, pelo que o Museu simboliza, através das suas coleções, a função de interpretação, de permanente construção de sentido, assim como Rui Serpa Pinto teve esse papel de mediação porque, como vimos, foi o próprio a preocupar-se em criar memória50.
Assim, far-se-á uma primeira incursão no que foi e é o Museu de História Natural, instituição que acolhe fontes e objetos diversificados, fruto da vocação da Universidade do Porto, ao longo do último século.