2 São emitidas passagens para os consultores realizarem atividades previstas em seu Termo de Referência, o qual deve prever realização de viagens como insumo para o(a) consultor(a) elaborar seus produtos.
a. Caso o Termo de Referência tenha previsto o local de trabalho como BRASILIA e o(a) consultor(a) não resida em Brasília, ele(a) deve arcar com as passagens e diárias caso tenha necessidade de participar de reuniões nesta localidade.
A emissão de diárias e passagens para colaboradores eventuais nos projetos de cooperação técnica deve estar relacionada exclusivamente aos resultados e produtos previstos no Documento do Projeto, podendo a viagem ser nacional ou internacional.
É possível o pagamento de passagens e diárias a colaboradores eventuais para eventos do projeto no caso de projetos com recursos externos.
No caso de projetos com recursos do Tesouro, a realização de missão de colaborador(a) eventual deve estar vinculada a atividade relacionada à inovação, absorção de novas tecnologias e geração de conhecimento objetivadas pelo Projeto de Cooperação Internacional. A justificativa deverá estar amplamente detalhada pela secretaria executora do projeto no plano de viagem.
O Plano de Viagem deve conter a descrição da necessidade da missão, o que será realizado e o que se espera como efetiva contribuição para o alcance do resultado do Projeto ou para a elaboração do produto.
O Relatório de Viagem do(a) consultor(a) ou colaborador(a) deve retratar as atividades realizadas e suas contribuições para o resultado ou produto do projeto.
Importante:
Não são emitidas passagens a servidores públicos federais por meio dos projetos de cooperação técnica internacional, em conformidade com Decisão TCU nº 818/2000.
Serão emitidas as passagens de menor valor dentre as opções de horário de embarque e desembarque previsto no Plano de Viagem. Não é permitido indicar companhias aéreas ou vôos específicos.
É de inteira responsabilidade do(a) consultor(a)/colaborador(a) eventual alterações no deslocamento, de datas e horários, quando não autorizados pelo Diretor Nacional de Projetos/Secretário Executivo.
3 Diárias:
As diárias nacionais são pagas ao beneficiado em real;
As diárias internacionais poderão ser pagas ao(à) beneficiado(a) em real ou dolár;
O valor concedido para pagamento das diárias está regulamentado pelo Decreto 6.907/2009, anexo I, classificação D;
Em viagens oficiais ou missões que não impliquem pernoite, o profissional fará jus a 50% da diária da localidade visitada, nos casos previstos no Decreto 6.907/2009, art. 2º, quais sejam:
o Afastamento que não exija pernoite fora da sede de serviço; o No dia do retorno à sede de serviço;
o Quando a União ou Organismo Internacional custear, por meio diverso, as despesas de pousada;
o Quando o(a) consultor(a) ficar hospeado em imóvel pertencente à União ou que esteja sob administração do Governo Brasileiro ou de suas entidades.
Quando o evento sendo realizado pelo Projeto fornecer hospedagem, transporte e alimentação completa, não serão pagas diárias, referentes aos dias do evento, para os colaboradores.
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Emissão de passagens para consultores
Passo 1 – Elaboração do Plano de Viagem
O(A) supervisor(a) do contrato de consultoria abre um processo no SEI, preenche o Plano de Viagem*, assina eletrônicamente e encaminha para assinatura do(a) Secretário(a) da pasta;
*Observações sobre o preenchimento do Plano de Viagem:
o Deslocamento terrestre, que se refere a despesa com ônibus intermunicipal e interestadual, deve ser informado no campo “Observações” do Plano de Viagem para que o(a) consultor(a) possa ser reembolsado posteriormente, mediante apresentação do Relatório de Viagem e comprovantes da despesa.
o O auxílio embarque/desembarque refere-se ao valor referente ao deslocamento do aeroporto para o hotel e vice-versa.
Passo 2 – Solicitação de autorização do Diretor Nacional De Projetos
Planos de viagem com no mínimo de 10 dias de antecedência à viagem, devem ser encaminhados pelo(a) Secretário(a) da pasta, por meio de despacho no processo no SEI, diretamente à Coordenadora do Projetos/ Diretora de Projetos Internacionais, com base na Portaria Nº 523, de 25 de outubro de 2013.
Caso o pedido da viagem ocorra fora do prazo dos 10 dias corridos, o Plano de Viagem deverá ser encaminhado, por meio de despacho em processo no SEI, para autorização do Diretor Nacional de Projetos/Secretário Executivo, o qual encaminhará o processo à Diretora de Projetos Internacionais. Em caso de não aprovação, é devolvido à Secretaria demandante.
Observação: A autorização do Secretário Executivo condiciona a emissão da passagem à pertinência em relação ao objeto do Projeto, disponibilidade financeira e menor custo de deslocamento, ficando VEDADA a emissão de bilhete em tarifa cheia. Estes pontos serão analisados pela DPI, e, caso não haja o cumprimento de algumas destas normas, as passagens não serão emitidas.
5 Passo 3 – Emissão das passagens e pagamento das diárias
O Gabinete da DPI enviará o processo para a Unidade de Planejamento e Orçamento para verificação de conformidade da viagem com o objeto da consultoria e de disponibilidade financeira.
Após esta verificação, a unidade de Planejamento e Orçamento envia à Diretora de Projetos, que aprova a emissão e o processo segue para a Unidade de Passagens e Diárias, que faz cotação de valores buscando compatibilidade com os horários constantes no plano de viagem.
A Coordenação de Passagens e Diárias – CPD envia ao(à) consultor(a), por meio de e-mail do SEI, opções de passagens, dentre as cotações de menor valor, copiando o ponto focal e o(a) responsável técnico(a) pelo plano de viagem, para escolha do voo. Nos casos em que houver somente uma opção de voo de menor valor dentro do horário solicitado, a passagem será emitida diretamente, sem consulta ao(à) consultor(a).
Os bilhetes de viagem são encaminhados, por e-mail do SEI, ao(à) consultor(a) e ao(à) responsável técnico(a) informado no plano de viagem.
Sobre as diárias
É necessário o cumprimento do prazo de 10 dias de antecedência à viagem para solicitação de autorização de viagem, no sentido de garantir o pagamento das diárias pelo Organismo Internacional antes da data de realização da viagem.
Em caso de não cumprimento do prazo estabelecido, o(a) consultor(a) deve ser alertado quanto à possibilidade de não receber o valor da diária com antecedência.
Observação: Os organismos internacionais PNUD e UNESCO não realizam pagamento de diárias em contas do tipo conjunta ou poupança, apenas em conta corrente. Caso o(a) consultor(a) não possua conta corrente, o pagamento das diárias será disponibilizado como ordem de pagamento, podendo ser sacada nos caixas de agências do Banco do Brasil, mediante apresentação de documento de identificação com foto.
6 Passo 4 – Prestação de Contas
O(A) consultor(a) deve prestar contas da viagem à Secretaria demandante, que deverá enviar à DPI - Unidade de Passagens e Diárias, em até 5 (cinco) dias úteis após a realização da missão, por meio de despacho no processo no SEI:
o Relatório de Viagem assinado pelo(a) consultor(a) e pelo(a) supervisor(a) do contrato de consultoria;
o Cartões de embarque;
o Comprovantes de deslocamento terrestre e fluvial digitalizados com certificação digital.
Para projetos FAO, é necessário o encaminhamento ao Organismo das vias originais (documento físico) da Travel Authorization- TA e Relatório de Viagem- RV.
O despacho do envio da prestação de contas deve conter:
o Manifestação de concordância com o reembolso das despesas referentes a deslocamentos terrestres e/ou fluviais;
o Manifestação quanto a prováveis eventos, como cancelamento, antecipação ou adiamento de passagens;
o Solicitação expressa de reembolso parcial ou total de despesas.
Em caso de não realização da viagem, ou antecipação da volta, o(a) Diretor(a)/supervisor(a) demandante deverá informar por e-mail do SEI à Unidade de Passagens e Diárias da DPI para que:
o Solicite o reembolso parcial ou total da passagem não utilizada; o Providencie o boleto de devolução de diárias pelo(a) consultor(a);
O(A) consultor(a) deverá efetuar as devoluções de diárias não utilizadas:
o Por meio de boleto pagável em qualquer agência bancária (quando se tratar de PNUD e FAO);
o Por meio de depósito identificado, pagavél em qualquer agência do Banco do Brasil (quando se tratar de UNESCO);
o Para diárias não utilizadas, pagas em dolár, a devolução deverá ser feita em real. A cotação do dólar, será informada pela DPI.
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Emissão de passagens a colaboradores eventuais
É permitida a emissão de passagens e diárias para colaboradores eventuais para eventos ou missões nos projetos com recursos externos.
No caso de emissão de passagens e diárias para colaboradores que participarão de missões, como eventos, por exemplo, deve ser aberto um processo de solicitação de autorização no SEI para a missão como um todo.
Após autorizada a missão, deve ser aberto um processo no SEI para cada Plano de Viagem, referente a cada colaborador(a). Estes deverão ser vinculados ao processo da missão.
Passo 1 – Elaboração do Plano de Viagem
O(A) responsável técnico(a) pela missão na Secretaria demandante abre processo no SEI, preenche o Plano de Viagem.
Observações sobre o preenchimento do Plano de Viagem:
o Deslocamento terrestre, que se refere a despesa com ônibus intermunicipal e interestadual, deve ser informado no campo “Observações” do Plano de Viagem para que o(a) colaborador(a) possa ser reembolsado posteriormente, mediante apresentação do Relatório de Viagem e comprovantes das despesas.
o O auxílio embarque/desembarque refere-se ao valor referente ao deslocamento do aeroporto para o hotel e vice-versa.
o Os processos criados para cada plano de viagem deverão ser vinculados ao processo da missão.
Caso o(a) colaborador(a) eventual seja servidor(a) público(a) municipal ou estadual, deve ser encaminhado, anexo ao plano de viagem a “Declaração de colaborador eventual” (modelo anexo IV);
Passo 2 – Solicitação de autorização do Diretor Nacional de Projetos para a missão
A área técnica deverá preencher os PVs no SEI para cada colaborador eventual. No SEI cada PV preenchido gerará um número de processo. Todos esses processos deverão ser vinculados a um processo “mãe”, a ser aberto com despacho da área técnica ao Secretário da pasta com a justificativa das passagens pelo projeto.
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O Secretário da pasta envia, pelo processo “mãe”, despacho solicitando autorização para emissão das passagens para o evento por meio do projeto ao Diretor Nacional de Projetos/Secretário Executivo.
o O despacho deve conter informações sobre a missão/ evento e a quantidade de colaboradores eventuais. Deve ser colocada uma lista com dados (NOME, CPF e PERFIL) dos colaboradores e número dos processos dos PVs no SEI.
Simultaneamene ao envio ao gabinete da SE, no sentido de agilizar o cadastramento no sistema do organismo, o processo pode ser enviado à Unidade de Passagens e Diárias para verificação de pendências de missões anteriores.
PRAZO: Os planos de viagem completos devem ser enviados com antecedência mínima de 10 dias da data do inicio do evento, quando este não ultrapassar 50 pessoas, caso ultrapasse, o envio dos planos deverá ocorrer com 20 dias de antecedência.
Após autorização, o Diretor Nacional de Projetos/Secretário Executivo, envia o processo com os planos de viagem para o gabinete da DPI para verificação de conformidade.
Observação: A autorização do Secretário Executivo condiciona a emissão da passagem à pertinência em relação ao objeto do Projeto, disponibilidade financeira e menor custo de deslocamento, sendo VEDADA a emissão de bilhete em tarifa cheia. Estes pontos serão analisados pela DPI, e caso não haja o cumprimento de algumas destas normas, as passagens não serão emitidas.
O Gabinete da DPI enviará o processo para a Unidade de Planejamento e Orçamento para verificação quanto à pertinência em relação ao objetivos e resulados do Projeto e disponibilidade financeira.
Após esta verificação, a unidade de Planejamento e Orçamento envia à Diretora de Projetos, que aprova a emissão e o processo segue para a Unidade de Passagens e Diárias. Passo 3 – Cadastramento e verificação de pendências de prestação de contas
A Coordenação de Diárias e Passagens/DPI irá cadastrar o(a)s as informações do(a)s colaboradores no sistema do organismo. Neste momento, quaisquer pendências de prestação de contas serão acusadas pelo sistema e não será possível conceder novas diárias e passagens.
9 Secretaria demandante da pendência e da necessidade de sua solução, dada a vedação de concessão de novas diárias e passagens enquanto a pendência não seja sanada.
Para sanar quaisquer pendências, a secretaria demandante deve informar o colaborador sobre a pendência e este deve resolver junto ao órgão que emitiu sua passagem.
o Caso a pendência seja no âmbito do MDS, a secretaria demandante deve solicitar os comprovantes de realização da missão pendente (Relatório de Viagem assinado pelo(a) colaborador(a) e pelo(a) responsável técnico(a) da missão, juntamente com os cartões de embarque e os comprovantes de deslocamento terrestre e fluvial), digitalizar e enviar, com a devida certificação digital, à Unidade de Passagens e Diárias.
Observações:
No caso de passagem por projeto FAO, é necessário o encaminhamento ao Organismo das vias originais da TA (Travel Authorization) e RV (Relatório de Viagem).
Passo 4 – Emissão de passagens e pagamento de diárias
A Coordenação de Passagens e Diárias emitirá as passagens de menor valor dentro dos horários constantes no plano de viagem;
Após a emissão da passagem, a Unidade de Passagens e Diárias encaminhará os bilhetes, por e-mail do SEI, diretamente para o(a) responsável técnico(a) da Secretaria demandante indicado(a) no Plano de Viagem.
O repasse das passagens aos colaboradores será realizado pela Secretaria demandante. Sobre as diárias:
É necessário o cumprimento do prazo de 10 dias de antecedência à viagem para solicitação de autorização de viagem, no sentido de garantir o pagamento das diárias pelo Organismo Internacional, antes da data de realização da viagem.
Em caso de não cumprimento do prazo estabelecido, o(a) colaborador(a) deve ser alertado(a) quanto à possibilidade de não receber o valor da diária com antecedência.
10 Os organismos internacionais PNUD e UNESCO não realizam pagamento de diárias em contas do tipo conjunta ou poupança, apenas em conta corrente. Caso o(a) consultor(a) não possua conta corrente, o pagamento das diárias será disponibilizado como ordem de pagamento, podendo ser sacada nos caixas de agências do Banco do Brasil, mediante apresentação de documento de identificação com foto.
Passo 5 – Prestação de Contas
A Secretaria demandante é responsável pelo recolhimento da prestação de contas de viagem dos colaboradores eventuais, devendo encaminhá-la à Unidade de Passagens e Diárias, por meio de despacho no processo no SEI, em até 10 dias após o término da missão/ evento.
Compoem a prestação de contas:
o Relatório de Viagem assinado pelo(a) colaborador(a) e pela Secretaria; o Cartões de embarque;
o Comprovantes de deslocamento terrestre e fluvial, que devem ser digitalizados com certificação digital.
No caso de eventos, recomenda-se:
o Montar estrutura com computador e internet para atendimento dos participantes, a fim de recolher os cartões de embarque, entrega do relatório de viagem para preenchimento e assinatura e realização do check-in de retorno pela internet em 2 vias, uma para o(a) colaborador(a) e outra para complementação da prestação de contas;
o Na abertura e durante o evento, orientar os convidados/colaboradores a dirigir-se ao balcão de atendimento para realização da prestação de contas da viagem;
o Fazer lista de presença diária e fotos do evento para fins de confirmação dos presentes e suprir uma casual falta de comprovantes de embarque a serem encaminhados para a Unidade de Passagens e Diárias com os relatórios de viagem.
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