Biblioteca Digital do IPG: Relatório de Estágio Curricular - Hospital de Sousa Martins (Guarda)

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Gesp.007.03

ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA E GESTÃO

R E L AT Ó R I O D E E S T Á G I O

A IDA C ATAR INA O L IV E IR A G O NÇ ALV ES

RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO

EM GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

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“O planeamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planeamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e acções serão necessárias hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planeamento não é a informação: é sempre o trabalho”.

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Agradeço do fundo do meu coração à minha família em especial ao meu filho, André e aos meus pais por todo o apoio e compreensão que me deram, pois são as pessoas mais importantes da minha vida e que em conjunto me apoiaram na decisão de concretizar este sonho e grande desafio da minha vida. Apesar de todas as dificuldades e obstáculos que se depuseram à minha frente, foi graças a eles que tive forças para ultrapassar todas as dificuldades e restrições com que me delonguei.

Agradeço a todos os que contribuíram directa ou indirectamente com este meu objectivo, à Dra. Ermelinda Oliveira, minha orientadora na Escola Superior de Tecnologia e Gestão, e amiga, à Dra. Manuela, minha supervisora no Hospital de Sousa Martins, aos meus colegas da Instituição, na Secção dos Serviços Financeiros, na Receita e na de Despesa e na Secção de Pessoal.

Para finalizar, agradeço aos meus colegas de curso, porque para além de me fazerem fortalecer como mulher, fizeram de mim uma pessoa feliz e realizada. Com isto, fiz grandes amizades, à Ritinha e à Marlisa, agradeço tudo o que fizeram por mim, e acima de tudo a todo o apoio que me prestaram ao longo destes três anos e à grande amizade que construímos.

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Número do aluno: 8114

Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Tecnologia e Gestão, Instituto Politécnico da Guarda

Curso: Gestão de Recursos Humanos

E-mail: kika.00@hotmail.com

Empresa de Estágio: Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, EPE, Guarda

Supervisora na Instituição: Dra. Manuela Veiga

Morada: Av. Rainha D. Amélia, s/n, 6301 – 857 Guarda

Telefone: 271 200 200

E-mail: hsmguarda@hsmguarda.min-saude.pt

Professora Acompanhante: Ermelinda Conceição Raimundo Oliveira

Data de Início de Estágio: 28 – 08 -2008

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II – Índice de Figuras ………...……. v

III – Índice de Quadros ………...….. vi

IV – Índice de Gráficos ………..……... vii

Introdução ……….………...….…..1

Capítulo I – Administração Pública

1.1 – A Administração Pública ………... 5

1.2 - Serviço Nacional de Saúde ………... 8

1.2.1 - Criação do Serviço Nacional de Saúde ……….... 9

1.2.2 - Gestão empresarial do Serviço Nacional de Saúde ………. 9

1.2.3 - Lei Orgânica do Ministério da Saúde ……….………. 9

1.2.3.1 – Missão ……….……. 9

1.2.3.2 – Atribuições ……….……….…. 9

1.2.3.3 – Estrutura Orgânica ……….……… ………..10

Capítulo II – Resenha Histórica da Instituição

2.1 – Introdução ………. 12

2.2 - Hospital da Misericórdia Dr. Francisco dos Prazeres ………...… 12

2.3 – Sanatório Sousa Martins ………... 13

2.4 – O Hospital de Sousa Martins ………...…. 15

2.4.1 – Caracterização do Hospital de Sousa Martins ……….…. 16

2.4.2 – Organograma do Hospital de Sousa Martins ………..…….…. 19

2.4.3 – Competências do Hospital ……… 20

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3.3 - Serviços Financeiros do Hospital de Sousa Martins ………. 27

3.3.1 – Secção da Receita ………...……….. 28

3.3.1.1 Serviço Pré – Facturação ……….………. 29

3.3.1.2 Serviço de Facturação ………..……… 29

3.3.1.3 Tratamento de Requisições ……….…. 30

3.3.1.4 Utilização do Programa Sonho ……… 31

3.3.1.5 Receita (Prescrição) sem Factura ………. 31

3.3.1.6 Tesouraria ………...……….. 32

3.3.1.7 Taxas Moderadoras ……….. 33

3.3.2 Secção da Despesa ……… ……….….. 33

3.3.2.1 Processamento dos Salários ……….…. 33

3.3.2.2 Preparação do Orçamento para o ano 2009 ……….. 34

3.3.2.3 Execução Orçamental ………..………. 35

3.3.2.4 Alterações Orçamentais ……… 36

3.4 - Secção de Pessoal ……… ……... 36

3.4.1 Enquadramento ………...………. 36

3.4.2 Tarefas Realizadas ……….……….. 42

3.5 - Centro de Educação e Formação ………... 46

3.5.1 Formação ……….. 48

3.5.2 Objectivos ……….………...…… 49

3.5.3 Levantamento de Necessidades de Formação ………..….... 50

Conclusão ………...…. 52

Bibliografia ………... 53

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iii ACSS – Administração Central do sistema de Saúde

ADMG – Assistência na Doença aos militares da GNR (Guarda Nacional Republicana) ADSE – Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública

AP – Administração Publica

ARS – Administração Regional de Saúde

ASPAS – Associação Sindical do Pessoal Administrativo da Saúde

C.G.A. – Caixa Geral de Aposentações CRSS – Centro Regional da Segurança Social

DGAEP – Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público

D.G.O – Direcção Geral do Orçamento

EPE – Entidade Pública Empresaria

F. Pública – Função Pública I – Isenção

INE – Instituto Nacional de Estatística

LVCR – Lei de Vínculos, Carreiras e Remunerações

MCDT – Meios Complementares de Diagnostico

MS – Ministério da Saúde

POCMS – Plano Oficial de Contas do Ministério da Saúde RHV – Recursos Humanos e Vencimentos

SAD – Serviço de Assistência da Doença

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iv SNS – Serviço Nacional de Saúde

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v

Figura 2 – Hospital da Misericórdia Dr. Francisco dos Prazeres ………. 12

Figura 3 – Sanatório de Sousa Martins ………...…….. 14

Figura 4 – Logótipo do Hospital de Sousa Martins ……….……….… 18

Figura 5 – Logótipo da ULS, EPE, Guarda ………..… 21

Figura 6 – Organograma da Repartição dos Serviços Financeiros ………... 28

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vii Gráfico 2 – Nº Médio de Funcionários pela Faixa Etária ………. 42

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2 Hospital de Sousa Martins, nos serviços de Administração, Serviços Financeiros e na Secção de Pessoal.

No primeiro capítulo, faço referência à Administração Pública que é decretada no seio das organizações e instituições portuguesas que dependem directamente do Estado. As suas funções são diversas mas no essencial, devem servir o Estado e o cidadão Português.

No segundo capítulo faço uma pequena descrição do historial da Instituição, desde o seu nascimento até aos dias de hoje, e todas as mudanças que dela fizeram parte.

Em último lugar, no terceiro capítulo, faço uma breve síntese de todas as tarefas realizadas no Hospital de Sousa Martins. Comecei com uma breve integração na Instituição, estar a par do sistema jurídico, os objectivos e o sistema organizativo e de gestão da Instituição. Mas, como nem tudo o que nos propõem é realizado posso referir que na Administração lidei directamente com todos os responsáveis máximos da Instituição e com tudo o que dela faz parte.

Passei de seguida para os serviços financeiros, onde me foi proposto apreender e interiorizar as normativas legais que orientam os registos de custos e proveitos, as regras de financiamento, os orçamentos e acompanhamento da execução orçamental.

Por fim, e apesar de curto o espaço de tempo que lá passei, na Secção de Pessoal mantive contacto directo com todos os colaboradores da instituição. Fiz referência no último ponto deste capítulo, à formação estabelecida no hospital, mas só com base na curiosidade, porque o tempo foi escasso e não pude passar directamente nesta secção.

Posso, nesta altura fazer um pequeno comentário, que apesar de não ser meu, se apropria adequadamente aos três meses que passei no Hospital de Sousa Martins.

Ao longo dos tempos a sociedade tem evoluído através de mudanças que periodicamente marcam o fim de uma época, o que não significa um corte radical com o passado, mas a obrigação de uma adaptação constante a uma nova realidade.

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3 Hoje em dia, as organizações cada vez mais se convencem que o melhor investimento a longo prazo deve ser no factor humano, pois as pessoas são uma fonte inesgotável de desenvolvimento e possuem um incomensurável valor. (Fonte: Relações Públicas, Princípios, Casos e Problemas).

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Capítulo I

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 5

1.1 – Administração Pública

A Administração Pública (AP) é uma realidade vasta e complexa. Tradicionalmente, a Administração Pública é entendida num duplo sentido: sentido orgânico e sentido material. No sentido orgânico, a A.P. é o sistema de órgãos, serviços e agentes do Estado e de outras entidades públicas que visam a satisfação regular e contínua das necessidades colectivas. No sentido material, a A.P. é a própria actividade desenvolvida por aqueles órgãos, serviços e agentes. Considerando o seu sentido orgânico, é possível distinguir na A.P. três grandes grupos de entidades: a Administração Directa do Estado, a Administração Indirecta do Estado e a Administração Autónoma, conforme na figura 1: (Fonte: Princípios da Administração Pública, Ferreira, J W.)

Figura 1: Administração Pública

Fonte: Elaboração Própria

Administração Pública

Administração Indirecta do Estado Administração Directa do Estado Administração Autónoma Serviços Centrais Serviços

Periféricos Fundos Personalizados Serviços Personalizados Entidades Públicas Empresariais Administração Regional (autónoma) Administração Local (autónoma) Associações Públicas

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 6 A relação que estes três grandes grupos estabelecem com o Governo, na sua qualidade constitucional de órgão supremo da A.P., é diferente e progressivamente mais ténue. As entidades da Administração Directa do Estado estão hierarquicamente subordinadas ao Governo (poder de direcção), as entidades da Administração Indirecta do Estado estão sujeitas à sua superintendência e tutela (poderes de orientação e de fiscalização e controlo) e as entidades que integram a Administração Autónoma estão apenas sujeitas à tutela (poder de fiscalização e controlo). (Fonte: “Princípios da Administração Pública”, Hely Lopes Meireles).

A Administração Directa do Estado integra todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa colectiva Estado que, de modo directo e imediato e sob dependência hierárquica do Governo, desenvolvem uma actividade tendente à satisfação das necessidades colectivas. Assim, distinguem-se:

• Os Serviços Centrais, que têm competência em todo o território nacional, como por exemplo as Direcções-Gerais organizadas em Ministérios;

• Os Serviços Periféricos que têm uma competência territorialmente limitada. É o caso das Direcções Regionais (de educação e de agricultura, por exemplo), das Administrações Regionais de Saúde ou os Governos Civis.

A Administração Indirecta do Estado integra as entidades públicas, são dotadas de personalidade jurídica, autonomia administrativa e financeira e desenvolvem uma actividade administrativa que prossegue fins próprios do Estado.

Conforme consta na figura 1, a Administração Indirecta do Estado compreende três tipos de entidades:

• Os Serviços personalizados, que são pessoas colectivas de natureza institucional dotadas de personalidade jurídica e criadas pelo poder público para, com independência em relação à pessoa colectiva Estado, prosseguirem determinadas funções próprias deste;

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 7 • Os Fundos Personalizados que são pessoas colectivas de direito público, instituídas por acto do poder público, com natureza patrimonial. Trata-se de um património de afectação à prossecução de determinados fins públicos especiais, como acontece, por exemplo, com os Serviços Sociais das forças de segurança;

• As Entidades Públicas empresariais são pessoas colectivas de natureza empresarial, com fim lucrativo e que visam a prestação de bens ou serviços de interesse público, nas quais o Estado ou outras entidades públicas estaduais detêm a totalidade do capital.

O terceiro e último grande grupo de entidades que compõem a A.P. é constituído pela Administração Autónoma. Trata-se de entidades que prosseguem interesses próprios das pessoas que as constituem e que definem autonomamente e com independência a sua orientação e actividade. A Administração Autónoma agrupa-se em três categorias:

• Administração Regional (autónoma)

• Administração Local (autónoma)

• Associações Públicas

A Administração Regional (autónoma) tem a mesma matriz organizacional da Administração Directa do Estado e da Administração Indirecta do Estado.

O que distingue a Administração Directa e Indirecta do Estado da Administração Regional (Autónoma) é a sua competência territorial e material. Na verdade, enquanto no caso da administração estadual a competência respeita a todas as matérias e é exercida sobre todo o território nacional, os órgãos, agentes e serviços da Administração Regional (autónoma) têm competência limitada às matérias de interesse das respectivas populações que não sejam constitucional e estatutariamente limitadas à Administração Estadual (como acontece com a defesa nacional e relações externas, por exemplo), limitam-se exclusivamente sobre o território da respectiva região e nos limites da autonomia regional.

Natureza Territorial

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 8 A Administração Local (autónoma) obedece, também, ao mesmo modelo: serviços de Administração Directa (centrais e periféricos) e Indirecta (entidades públicas empresariais).

É constituída pelas autarquias locais (pessoas colectivas de base territorial, dotadas de órgãos representativos próprios que visam a prossecução de interesses próprios das respectivas populações). A competência dos órgãos e serviços da Administração Local (autónoma) restringe-se também ao território da respectiva autarquia local e às matérias estabelecidas na lei.

Por último, as Associações Públicas são pessoas colectivas de natureza associativa, criadas pelo poder público para assegurar a prossecução dos interesses não lucrativos pertencentes a um grupo de pessoas que se organizam para a sua prossecução.

1.2 – Serviço Nacional de Saúde

1.2.1 – Criação do Serviço Nacional de Saúde

A organização dos serviços de saúde sofreu, através dos tempos, a influência dos conceitos religiosos políticos e sociais de cada época e foi-se concretizando para dar resposta ao aparecimento das doenças.

Foi a partir de 1974 que a política de saúde em Portugal sofreu modificações radicais. Contudo, só foi em 1979, após terem surgido condições de âmbito político e social que se deu a criação do Serviço Nacional de Saúde (SNS), através do qual o Estado assegura o direito à saúde (promoção, prevenção e vigilância) a todos os cidadãos.

O SNS envolve todos os cuidados integrados de saúde, compreendendo a promoção e vigilância da saúde, a prevenção da doença, o diagnóstico e tratamento dos doentes e a reabilitação médica e social.

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 9 Assim, o SNS tem como objectivo a efectivação, por parte do Estado, da responsabilidade que lhe cabe na protecção da saúde individual e colectiva. Este serviço goza de autonomia administrativa e financeira, estrutura-se numa organização descentralizada e desconcentrada, compreendendo órgãos de âmbito central, regional e local, e dispõe de serviços prestadores de cuidados de saúde primários e serviços prestadores de cuidados de saúde diferenciados.

1.2.2 - Gestão empresarial do Serviço Nacional de Saúde

Em 2002, com a aprovação do novo regime de gestão hospitalar (Lei nº 27/2002, de 8 de Novembro), introduziram-se modificações profundas na Lei de Bases da Saúde. Com esta nova lei, acolhe-se e define-se um novo modelo de gestão hospitalar, aplicável aos estabelecimentos hospitalares que integram a Rede de Prestação de Cuidados de Saúde e dá-se expressão institucional a modelos de gestão de tipo empresarial (EPE).

A reforma continuada do sistema de saúde e, como consequência, a estruturação do SNS têm que ser encaradas como um processo de aperfeiçoamento constante de forma a acompanhar a evolução, necessidades e expectativas da sociedade.

1.2.3 - Lei Orgânica do Ministério da Saúde

1.2.3.1 - Missão

De acordo com o nº2 do artigo 198º da Constituição da República, o Ministério da Saúde (MS), é o departamento governamental que tem por missão definir a política nacional de saúde, exercer as correspondentes funções normativas, promover a respectiva execução e avaliar os resultados.

1.2.3.2 - Atribuições

São atribuições do MS, segundo o nº2 do artigo 198º da Constituição da República: a) Assegurar as acções necessárias à formulação, execução, acompanhamento e

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 10 b) Exercer, em relação ao Serviço Nacional de Saúde, funções de regulamentação, planeamento, financiamento, orientação, acompanhamento, avaliação, auditoria e inspecção;

c) Exercer funções de regulamentação, inspecção e fiscalização relativamente às actividades e prestações de saúde desenvolvidas pelo sector privado, integradas ou não no sistema de saúde, incluindo os profissionais neles envolvidos.

1.2.3.3 - Estrutura orgânica

O MS prossegue as suas atribuições através de serviços integrados na Administração Directa do Estado, de organismos integrados na Administração Indirecta do Estado, de entidades integradas no sector empresarial do Estado e de órgãos consultivos.

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Capítulo II

Caracterização da Instituição

de Acolhimento do Estágio

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2.1 – Introdução

Com este capítulo pretendo dar a conhecer, ainda que de uma forma sumária o historial da Instituição que me acolheu na realização do meu estágio. Todos os dados aqui retratados foram-me cedidos pela Administração do Hospital de Sousa Martins.

2.2 - Hospital da Misericórdia Dr. Francisco dos Prazeres

Assim chamado por ter sido o Dr. Francisco dos Prazeres, sacerdote católico e professor do Liceu Nacional da Guarda, o grande impulsionador do Novo Hospital, isto porque se consta que teria havido muito antes um outro hospital, mas do qual não se conhece sequer a sua localização nem destino.

Figura 2 – Hospital da Misericórdia Dr. Francisco dos Prazeres

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 13 Vulgarmente o Ex-Hospital Dr. Francisco dos Prazeres, é conhecido por Ex-Hospital da Misericórdia. Foi inaugurado em 15 de Agosto de 1901, estando presente à cerimónia o Chefe do Distrito e outras individualidades da cidade, entre os quais o Prelado da Diocese. Aos pavilhões construídos em 1901, foram acrescidos, outros pavilhões em data desconhecida.

O Ex-Hospital da Misericórdia, no âmbito da prestação dos cuidados de Enfermagem, esteve entregue à congregação religiosa das Irmãs Franciscanas Hospitaleiras Portuguesas, até 30 de Setembro de 1973.

O Hospital da Santa Casa da Misericórdia, foi oficializado em 13 de Março de 1975, através do Dec-Lei 704/74, de 7 de Dezembro. A oficialização concretizou-se, com a posse da Comissão Instaladora, órgão de gestão que administrou o Hospital.

2.3 – Sanatório de Sousa Martins

As origens do Sanatório Sousa Martins remontam aos finais do século XIX, período em que em Portugal começou uma luta organizada contra a doença da tuberculose. O envolvimento da sociedade científica e médica do pais no estudo da climoterapia surge somente depois da célebre expedição científica à Serra da Estrela organizada pela Sociedade de Geografia de Lisboa em 1881, na qual participaram diversos especialistas de diferentes áreas, destacando-se o médico Sousa Martins.

Assim, ligados à fundação do Sanatório podemos salientar o nome do Dr. Sousa Martins, o qual em 1881, ao fazer a dita expedição à Serra da Estrela, considerou a elevada montanha, um local óptimo para o tratamento da Tuberculose. Em sua honra e pelo seu fiel apostolado à causa da Tuberculose, veio a ser dado a este Sanatório o nome de “Sousa Martins”.

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 14 A Rainha D. Amélia sensibilizada pelo problema da tuberculose em Portugal, veio mais tarde permitir a fundação do Sanatório na cidade da Guarda. Assim, a 18 de Maio de 1907, foi inaugurado o primeiro Sanatório de Assistência Nacional aos tuberculosos, cuja cerimónia contou com a presença do Rei D. Carlos I e sua esposa, Rainha D. Amélia.

Figura 3 – Sanatório de Sousa Martins

Fonte: Administração do Hospital de Sousa Martins

Para a época o Sanatório era uma moderníssima unidade de Saúde. Quando se inaugurou no Sanatório uma capela para o culto católico, foi convidado a presidir à cerimónia o Venerando Prelado da Diocese. A elegante capela, verdadeiro mimo de arquitectura, estava repleta de fiéis.

As designações que utilizamos do Hospital da Misericórdia, assim como de Ex-Sanatório Sousa Martins, englobavam todos os edifícios que pertenciam às referidas instituições, servindo apenas para orientação na localização dos serviços que funcionavam numa e noutras instalações, dado que, oficialmente, as duas constituíam o actual Hospital Sousa Martins da Guarda.

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2.4 - O Hospital de Sousa Martins

Em 1989 fez-se a junção do Sanatório Dr. Sousa Martins com o Hospital da Misericórdia, dando origem ao Hospital de Sousa Martins. Em termos geográficos, o Hospital está localizado a sul da cidade, na saída para a Covilhã e Castelo Branco, mais precisamente, situado na cerca do antigo Sanatório.

Em termos de infra-estruturas, este hospital abrange alguns edifícios que pertenciam ao Ex-Sanatório Sousa Martins e um pavilhão novo que entrou em funcionamento nos finais do ano de 1997. O Pavilhão Principal do Ex-Sanatório, assim designado apenas por ser de construção muito mais recente, pensa-se que terá sido inaugurado por volta do ano de 1953. Em 1977 foram efectuadas algumas obras de remodelação, para adaptação aos serviços hospitalares, conservando a sua estrutura. É constituído por duas alas, a ala esquerda com dois pisos e a ala direita com três pisos. Actualmente, este Pavilhão engloba as áreas médicas, administração, serviços administrativos, serviços de apoio, serviços farmacêuticos, cozinha. O Novo Pavilhão, com três pisos, iniciou as suas actividades no dia 97/09/15. Para este edifício foram transferidos todos os serviços que funcionavam nas antigas instalações da Ex-Misericórdia.

O Hospital de Sousa Martins, apesar de funciona há muito tempo no limiar da sua capacidade, ao longo dos últimos anos tem procurado manter o nível assistencial caracterizado pela eficiência e eficácia social da prestação dos cuidados de saúde.

A política de Recursos Humanos que tem sido seguida define-se pela preocupação de dotar o Hospital, de forma estabilizada e criteriosa, dos meios humanos necessários ao seu normal funcionamento, principalmente nos grupos sócio-profissionais mais deficitários. Para a prestação dos serviços descritos, o hospital conta com cerca de 900 colaboradores.

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 16 Trata-se de um Hospital que, atendendo aos vários serviços especializados, necessita de uma componente de formação, que garanta a permanente actualização e condições de inovação, necessárias à prestação de serviços de qualidade, por parte dos vários sectores profissionais da organização, nomeadamente Médicos, Enfermeiros, Técnicos Superiores, Técnicos MCDT, Administrativos e Auxiliares de Acção Médica.

Hoje, o Hospital Sousa Martins está inserido e faz parte de uma estrutura diversificada de prestação de cuidados diferenciados de Saúde, marcando a sua acção por assinalável esforço no sentido da promoção de uma verdadeira e autêntica humanização da assistência prestada ao cidadão utente, assegurando à população englobada na sua área de acção, o acesso e a prestação de cuidados de Saúde de alta qualidade.

2.4.1 Caracterização do Hospital

O Hospital Sousa Martins – Guarda (HSM - Guarda) é um hospital Distrital de Nível 3, inserido na rede que constitui o Serviço Nacional de Saúde. Este hospital tem como objectivo a prestação de cuidados de Saúde a uma população de cerca de 180.000, cuja percentagem de envelhecimento é 25 %, superior à média nacional (16,4 %)(Fonte: HSM) mas, por outro lado, tem um quadro de pessoal insuficiente face às necessidades, nomeadamente no Pesssoal Médico e de Tecnicos Superiores de Saúde.

A função específica deste Hospital (à semelhança de qualquer outro com as mesmas características) consiste em acolher, cuidar, curar e reabilitar os utentes e promover o ensino e investigação no campo da saúde. Pretende-se que se prestem cuidados de qualidade de uma forma humanizada em todas as etapas da vida, isto é, desde o nascimento até à morte, tendo como função última ajudar a morrer com dignidade.

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 17 O Hospital de Sousa Martins tem como objectivo assegurar à comunidade em que se integra, a prestação de cuidados diferenciados de natureza curativa e de reabilitação que requerem meios técnicos e humanos especializados, dispondo das seguintes valências:

• Básicas: Cirurgia, Ginecologia, Medicina, Neonatologia, Obstetrícia, Ortopedia, Pediatria;

• Intermédias: Gastrenterologia, Oftalmologia, Otorrino; • Diferenciadas: Cardiologia, Neurologia, Pneumologia; • Serviços sem Internamento:

 Consultas Externas;  Serviço de Urgências;  Bloco Operatório.

• Consultas Externas: Anestesia, Cardiologia, Cirurgia Geral e Pediátrica, Gastrenterologia, Ginecologia, Medicina Interna, Neurologia, Obstetrícia, Oftalmologia, Ortopedia, Otorrinolaringologia, Pediatria, Pneumologia, Psiquiatria, Serviço de Sangue.

Apesar das grandes dificuldades, os princípios norteadores da gestão deste hospital, tem passado pela manutenção e melhoria de qualidade dos serviços prestados, bem como num melhor atendimento dos seus doentes. Assim, este hospital tem vindo a apostar na implementação de alguns projectos, nomeadamente:

• Certificação da qualidade do serviço de patologia clínica, e central de esterilização;

• Sistema de classificação de doentes em enfermagem; • Digitalização da radiologia;

• Remodelação de alguns Serviços de internamento e das Consultas Externas; • Incremento da formação em exercicio dos profissionais;

• Continuidade de formação tutelada aos alunos da Faculdade de Ciências da Saúde, Escolas de Enfermagem e outras Instituições.

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 18 Para o desenvolvimento da sua actividade o Hospital de Sousa Martins e os seus colaboradores regem-se pelos seguintes valores:

 Qualidade – Procura dos melhores resultados e níveis de prestação de cuidados, tendo como referencia as necessidades da comunidade. A promoção da cooperação entre os diferentes serviços, como meio essencial à melhoria contínua e sustentada.

 Ética e Integridade – Orientação nas acções de acordo com os mais elevados princípios de conduta nas relações com os doentes, os profissionais, as instituições e empresas.

 Qualidade e ambiente – Salvaguarda da implementação permanente de normas de qualidade e de práticas ambientais correctas e responsáveis.

 Responsabilidade Social – Cumprir a responsabilidade Social perante a comunidade que serve através da difusão do conhecimento, preocupação pela optimização na utilização dos recursos.

 Competência e Inovação – Promover de forma contínua o desenvolvimento dos profissionais através da implementação de novas soluções que permitam assegurar a prestação dos melhores cuidados de Saúde, e a sua própria satisfação e realização pessoal.

Figura 4 – Símbolo do HSM

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2.4.2 Organograma do Hospital de Sousa Martins

Conforme o Anexo I, podemos verificar que no topo da Instituição se encontra o Conselho de Administração. Daqui fazem parte a Comissão de Ética, a Comissão de Humanização, a Administração, em que aqui temos o Secretariado, os Serviços de Assistência e os Serviços de Apoio Geral, e consecutivamente, surge a Comissão de Controlo de Infecção e o Centro de Educação e Formação, e deste faz parte a Biblioteca.

A estrutura Orgânico-Funcional do Hospital Sousa Martins, deverá considerar um total de 14 áreas funcionais:

• Centro de Responsabilidade Integrados de medicina e especialidades médicas;

• Centro de Responsabilidade Integrados de psiquiatria e saúde mental;

• Centro de Responsabilidade Integrados de cirurgia e especialidades cirúrgicas;

• Centro de Responsabilidade Integrados da dor e da emergência; • Centro de Responsabilidade Integrados da mulher e da criança;

• Centro de Responsabilidade Integrados de meios complementares de diagnóstico e terapêutica;

• Centro de Responsabilidade Integrados de ambulatório e serviços alternativos;

• Gestão de doentes e informação; • Gestão de materiais;

• Gestão de recursos humanos; • Gestão financeira;

• Gestão hoteleira;

• Planeamento, organização e análise de gestão; • Manutenção.

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2.4.3 Competências do Hospital de Sousa Martins segundo a

Administração do Hospital de Sousa Martins

Segundo a Administração do Hospital de Sousa Martins, este tem as seguintes competências:

a) Propor normas relativas à regulamentação de profissões de saúde assegurando a adequada produção legislativa;

b) Garantir a harmonização e coerência estatutária dos corpos especiais da saúde, no âmbito de um regime de carreiras ou no do contrato individual de trabalho, designadamente quanto a condições de trabalho e estatutos remuneratórios;

c) Intervir na negociação dos instrumentos de regulamentação colectiva de trabalho e assegurar o relacionamento com as associações sindicais do pessoal do Serviço Nacional de Saúde;

d) Emitir pareceres sobre os regimes de trabalho dos profissionais de saúde, seus desenvolvimentos e estatutos jurídicos;

e) Acompanhar e avaliar a aplicação dos regimes a que se refere a alínea anterior e propor a sua redefinição ou alteração;

f) Elaborar projectos de diplomas nas matérias relacionadas com os estatutos do pessoal do Serviço Nacional de Saúde;

g) Definir e propor as orientações necessárias à uniformidade e coerência da aplicação das medidas adoptadas no que respeita aos profissionais da saúde;

h) Acompanhar a concepção e aplicação dos regimes não específicos da saúde em articulação com os serviços competentes da Administração Pública;

i) Assegurar o registo ou certificação de profissionais da saúde, designadamente através da emissão de certificados, cédulas e outros títulos profissionais;

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 21 j) Colaborar com outras entidades nos estudos sobre a transposição de directivas comunitárias relativas a profissionais da saúde;

l) Emitir parecer sobre projectos de acções ou diplomas relacionados com medidas propostas por instituições comunitárias que respeitem à área da saúde;

m) Assegurar as actividades inerentes ao procedimento de admissão de pessoal, incluindo as que respeitam à determinação do número de postos de trabalho necessários à prossecução das actividades dos serviços e estabelecimentos do Serviço Nacional de Saúde.

2.5 O Hospital de Sousa Martins como Unidade Local de Saúde

O Conselho de Ministros aprovou dia 12 de Junho de 2008 o decreto-lei que cria a Unidade Local de Saúde (ULS) da Guarda Entidade Pública Empresarial (EPE) e os seus respectivos estatutos. Assim sendo, o Hospital de Sousa Martins tornou-se Unidade Local de Saúde a 4 de Setembro de 2008, segundo o Decreto-Lei nº183/2008 de 4 de Setembro. Por outro lado, desde 1 de Outubro de 2008, esta nova Unidade integra o Hospital da Guarda e de Seia, bem como todos os centros de saúde do distrito da Guarda, com a excepção de Aguiar da Beira e Vila Nova de Foz Côa.

Figura 5: Logótipo da ULS, EPE, Guarda

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Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 22 As ULS são pessoas colectivas de direito público de natureza empresarial, dotadas de autonomia administrativa, financeira e patrimonial, nos termos do Decreto – Lei n.º 558/99, de 17 de Dezembro. As ULS regem -se pelo regime jurídico aplicável às entidades públicas empresariais, com as especificidades previstas no presente decreto -lei e nos seus estatutos, bem como no respectivo regulamento interno e nas normas em vigor para o Serviço Nacional de Saúde.

A capacidade jurídica das ULS abrange todos os direitos e obrigações necessários ou convenientes à prossecução do seu objecto e das suas atribuições, sendo da sua exclusiva competência a cobrança das receitas e taxas provenientes da respectiva actividade.

As ULS organizam-se de acordo com as normas e critérios genéricos definidos pela tutela em função das suas atribuições e áreas de actuação específicas, devendo os respectivos regulamentos internos prever a estrutura orgânica com base em serviços agregados em departamentos e englobando unidades funcionais. Os regulamentos internos referidos anteriormente devem identificar os centros de saúde das ULS e estabelecer as normas que permitam a efectiva articulação entre os cuidados de saúde primários, diferenciados e continuados, no âmbito de uma prestação integrada de serviços, com respeito pelo disposto no Decreto -Lei n.º 28/2008, de 22 de Fevereiro.

As estruturas orgânicas das ULS devem desenvolver a sua acção por centros de responsabilidade que permitam a realização, internamente contratualizada, dos respectivos programas de actividade com autonomia e responsabilidade, de modo a possibilitar formas de trabalho centradas prioritariamente no doente, de acordo com as boas práticas de gestão clínica.

(35)

Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda 23 As ULS têm por objecto principal a prestação de cuidados de saúde primários, diferenciados e continuados à população, designadamente aos beneficiários do Serviço Nacional de Saúde e aos beneficiários dos subsistemas de saúde, ou de entidades externas que com ele contratualizem a prestação de cuidados de saúde e a todos os cidadãos em geral, bem como assegurar as actividades de saúde pública e os meios necessários ao exercício das competências da autoridade de saúde na área geográfica por ela abrangida. Em paralelo, as ULS também têm por objecto desenvolver actividades de investigação, formação e ensino, sendo a sua participação na formação de profissionais de saúde dependente da respectiva capacidade formativa, podendo ser objecto de contratos -programa em que se definam as respectivas formas de financiamento.

As atribuições das ULS constam do respectivo regulamento interno, são fixadas de acordo com a política de saúde a nível nacional e regional e com os planos estratégicos superiormente aprovados e são desenvolvidas através de contratos-programa, em articulação com as atribuições das demais instituições do sistema de saúde.

(36)

CAPÍTULO III

Actividades desenvolvidas durante o

período de Estágio

(37)

Hospital de Sousa Martins – Unidade Local de Saúde, Guarda

25

3.1 - Introdução

Numa instituição pública, a missão corresponde, em termos gerais, aos interesses públicos a que ela deve servir. A missão não se esgota na definição formal dos objectivos que a instituição deve cumprir mas deve ser compreendida na qualidade de uma esfera ética e política de reflexão/acção, dentro da qual são projectados grandes objectivos ligados a valores organizacionais e sociais. O âmbito da missão engloba uma visão de futuro, as estratégias para realizar a visão, a ética organizacional, as metas de qualidade e os esforços de responsabilização.

Foi-me proposto inicialmente passar pelos serviços Administrativos directos da Administração do Hospital de Sousa Martins. Estive nesta secção três semanas, onde acompanhei de perto todos os passos que se cumprem e operam na Administração de uma instituição Pública. No primeiro contacto, os elementos do Conselho de Administração apresentaram-me a instituição, abordaram o regime jurídico da mesma, os seus objectivos, bem como o sistema organizativo e de gestão do hospital.

Passadas três semanas nos Serviços Administrativos do hospital, estive durante sete semanas nos Serviços Financeiros. Aqui tive a oportunidade de trabalhar na Secção de Receita e na Secção da Despesa, onde passei momentos primorosos porque apesar de não estar na minha área, adorei estar nesta Secção pelo facto de ter aprendido muitas coisas diferentes do que estava habituada.

No Sector da Receita, trabalhei com as Taxas Moderadoras que se aplicam aos utentes, daí a realização da facturação para posterior envio das cartas para efeito de pagamento dos utentes. Observei como se faz a pré-facturação às seguradoras e posterior facturação quando estas procedem ao pagamento, como se fazem também as facturações para os diversos Subsistemas (Sub-Região), ADSE – Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública; ADMG – Assistência na Doença aos militares da GNR (Guarda Nacional Republicana), SAD – Serviço de Assistência da Doença, Segurança Social e os que são chamados TM´s.

(38)

26 Este é o modo como se faz a facturação para as pessoas provenientes de outros países, Portuguesas ou de outras nacionalidades.

Presenciei ao modo como o Tesoureiro procedia a todas as suas funções, mas não de modo directo. Nas Senhas de Alimentação verifiquei de forma directa aos seus procedimentos.

No Sector de Despesa observei de forma indirecta, com se fazia o processamento dos vencimentos, o que lhes é atribuído e retirado, consoante o funcionário em questão e como se processa o Orçamento de Estado.

Por fim, tive a possibilidade de trabalhar na Secção de Pessoal, durante duas semanas. Com muita pena minha, só lá estive duas semanas, mas o tempo de Estágio foi curto e não deu para estar mais tempo nesta área, Recursos Humanos. Os primeiros dias foram de adaptação, sendo este um serviço completamente diferente dos que passei anteriormente. Aqui mantém-se um contacto mais directo com todos os funcionários da Instituição, desde os auxiliares de acção médica, cozinheiros, copeiros, motoristas, enfermeiros, farmacêuticos, técnicos de todas as áreas, médicos, entre muitos mais. Nesta secção observei como se efectua a contagem de uma greve, como se contrata uma pessoa nova para a Instituição, entre outras tarefas.

Tendo descrito as secções por onde passei durante o meu período de estágio, vou descrever de seguida as tarefas executadas por mim em cada um dos serviços.

3.2 - Serviços Administrativos directos da Administração do Hospital

de Sousa Martins

Tal como já referi, estive nesta secção três semanas, o que me permitiu executar algumas tarefas. Das tarefas executadas destaco as seguintes:

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27 - Escrevi missivas relativas à Administração e seus elementos, bem como para outras entidades e instituições;

- Fiz atendimento de chamadas provenientes tanto do interior como do exterior da Instituição;

- Efectuei e coordenei escalas para os médicos, os enfermeiros e pessoal auxiliar; - Ajudei na elaboração de um novo Regulamento Interno dos Enfermeiros.

Das tarefas realizadas saliento a elaboração do Regulamento Interno dos Enfermeiros Para o efeito, foram-me cedidos todos os regulamentos do HSM e o regulamento dos enfermeiros até então existente. Assim, foi através do Regulamento da Formação em Serviço, Regulamento das Horas Extraordinárias, Regulamento do Serviço de Coordenação, Regulamento para Atribuição do Estatuto de Trabalhador Estudante e Equiparação a Bolseiro, Conteúdo Funcional dos Enfermeiros por Categoria, Dotação de Pessoal por Serviço e por Turno, Desenvolvimento de Horários, Desenvolvimento de Estudos de Investigação, Controlo de Assiduidade, Transporte e Acompanhamento de Doentes, Fardamentos, Férias, Faltas e Licenças, Centro de Educação e Formação e à Carreira de Enfermagem que fiz esta tarefa que me foi proposta.

Após analisar cada um deles procedi então à sua elaboração (Anexo II).

Esta tarefa fez com que eu ficasse a conhecer a Instituição no seu todo e os elementos que dela fazem parte, em suma, consumou o que eu já tinha em mente do que era a Instituição.

3.3 - Serviços Financeiros do Hospital de Sousa Martins

Foi-me proposto passar nos Serviços Financeiros, na Secção da Receita e na Secção da Despesa, secções que fazem parte deste serviço, conforme se pode observar na figura seguinte. Esta etapa teve a duração de sete semanas.

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28 Figura 6 – Organograma da Repartição dos Serviços Financeiros

Fonte: Serviços Financeiros do Hospital de Sousa Martins

3.3.1 Secção da Receita

Nesta secção trabalhei no serviço de facturação e no serviço de facturação. Na pré-facturação e serviço de pré-facturação, utiliza-se o programa Sonho para se inserir os dados das facturas e posteriormente insere-se no programa SIDC (Sistema de Informação Descentralizado de Contabilidade) para finalizar a facturação.

Chefe de Repartição

Operador de Informática (Apoio)

Tesouraria Sector Despesa Sector Receita

Assist. Ad. Principal Assist. Ad. Principal Tesou reiro Assist. Ad. Principal Assist. Ad. Principal Assist. Ad. Principal

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29 É através do programa SIDC que temos a ligação directa á Secção de Despesa.

3.3.1.1 Serviço de Pré-Facturação

Para se proceder à pré-facturação inicia-se com a emissão regular de listagens de episódios e a respectiva verificação dos episódios delas constantes. De seguida e mensalmente, faz-se o envio dos avisos aos doentes. Sempre que chegam as requisições à Secção de Receita deve ser emitido o mapa para conferência, a fim de evitar que se emitam facturas desnecessariamente. Devem ser verificados todos os episódios cujos termos de responsabilidade cheguem à Secção de Receita, a fim de verificar se o código de entidade responsável foi devidamente introduzido.

A pré-facturação é efectuada mensalmente, depois colocam-se as entidades responsáveis (ex. 920000- companhias de seguro), aplica-se o número da pré-factura (s), faz-se scroll lock (serve para gravar o episódio, a seguir tira-se cópia das pré-facturas e fazem-se os ofícios. Seguidamente, anexa-se na cópia onde se arquiva todos os avisos preenchidos pelos doentes. As facturas só podem ser emitidas uma vez e para se emitir uma pré-factura relativa a um episódio (ocorrência) para a qual se alterou a entidade ou outro dado qualquer é necessário anular primeiro a anterior pré-factura.

Para verificar se uma pré-factura já passou a factura basta ir ao programa informático Sonho, no item “anular facturação”, eliminar a data e colocar o número da pré-factura.

3.3.1.2 Serviço de Facturação

Os dados a ter em conta na facturação mensal são a data de emissão (data que o utilizador atribui tendo em conta a última situação financeira enviada), a data de processamento (dia em que se processa e não se altera jamais), o mês processado (mês até ao qual se facturou – exº Dezembro - 01/05/08 a 01/12/08) e deve processar-se um ano de cada vez para não dar erro no final do processamento.

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30 Assim, para se fazer a facturação mensal efectuam-se os seguintes passos:

1º - Processar – necessário apenas o preenchimento do período a facturar; 2º - Numerar a factura;

3º - Impressão da factura, devendo-se perguntar na secção de despesa qual a data de emissão aconselhável devido ao envio da situação financeira da entidade em questão; 4º -Ligação à Contabilidade.

Existem casos em que as facturas emitidas pela Secção da Receita, não foram inseridas correctamente, tendo de se efectuar a sua correcção, utilizando para esse efeito o programa informático SIDC. Quando se corrige facturas do próprio ano corrente, os passos a dar são os seguintes:

• Corrigir total; • Gravar alterações;

• Abater importância excedente a débito e a crédito na respectiva rubrica (ex: se for urgência da ADSE abater na 7213 e na 21111);

Quando se corrige facturas emitidas em anos anteriores (ex: em 2008 pretende-se alterar uma factura já emitida no ano de 2007), anula-se a factura já emitida e emite-se uma nova.

3.3.1.3 Tratamento de Requisições

Existem casos em que os médicos das Sub-Regiões da Guarda e Castelo Branco passam requisições para consultas, análises clínicas, entre outras, aos seus pacientes. Essas requisições são todas enviadas para a Sessão de Receita para se processar informaticamente esse episódio, denominado internamente por Tratamento de C e K’s. (Anexo III)

Durante o meu período de estágio tive a oportunidade de introduzir esses dados, descrevendo de seguida, ainda que de uma forma breve, os passos realizados:

- Introduzir a entidade 935041 (Sub-Região da Guarda) ou 935042 (Sub-Região de Castelo Branco),

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31 - De seguida introduzem-se as requisições da ARS (Administração Regional de Saúde) no computador com o número, área, entidade, doente, pesquisar, seleccionar exame, sair e gravar; constroem-se os lotes (apontar números);

- Emite-se o mapa diário 739, confere-se, em especial atenção para isenções, códigos e número de exames; caso haja alguma requisição incorrecta devolve-se o lote e a requisição, corrige-se o episódio e volta a fazer-se tudo de novo;

Depois de tudo correcto faz-se a factura e procede-se à sua emissão para a ARS. Por fim faz-se o envio à Sub-Região através da factura em triplicado.

3.3.1.4 Utilização do Programa Sonho

Este programa para além de ser utilizado na pré-facturação e na facturação, também é utilizado para inserir e/ou consultar os episódios dos utentes do Hospital de Sousa Martins, sejam estes episódios de urgência, laboratório ou consultas. Durante o meu período de estágio, também utilizei este programa para proceder à validação de alguns episódios Os utentes dirigem-se ao hospital com uma carta emitida pelo mesmo para proceder ao pagamento, e através deste programa verificamos se o documento está correcto e se a pessoa não tem historial, nomeadamente dívidas em atraso.

3.3.1.5 Receita (Prescrição) sem Factura:

Um exemplo de uma receita sem factura é o caso das Senhas de Alimentação. Estas são introduzidas directamente no programa SIDC, não passam por pré-factura nem por factura.

Sendo assim, procede-se da seguinte forma: a Entidade é a 900001 que corresponde a Alimentação, depois insere-se o nº da factura/receita (que se vai buscar à tabela), coloca-se a importância (cada 5 senhas são 18€, e é o mínimo que se pode vender).

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32 De seguida vai-se a Observações (senhas de alimentação, nome da pessoa, etc.). Confirma-se e depois insere-se na conta 26839 a Débito, na 7621 a Crédito, na 26839 a Crédito e na 1769 a Débito.

A seguir, coloca-se o Centro de Custo, neste caso, é 3201, depois vai-se a Impressão, a primeira entidade o programa assume, a última entidade é 900001 (Alimentação), a 1ª data e a última data é igual em cima e em baixo, a seguir faz-se Refazer Selecção (clicamos até aparecer *), Imprimir, Impressora, Iniciar a Impressão.

3.3.1.6 Tesouraria

O Tesoureiro supervisiona as tarefas de tesouraria, responsabilizando-se pelos valores das caixas que lhe estão confiados:

 Analisa a documentação relativa a pagamentos e recebimentos, verificando a correcção dos valores inscritos;

 Confere, regista e prepara letras para desconto e emite cheques, avisos e outras ordens de pagamento;

 Verifica as folhas de caixa e confere as respectivas existências;

 Prepara os fundos para serem depositados em bancos e toma as disposições necessárias para os levantamentos;

 Assegura a provisão de numerários e o cumprimento de prazos de pagamento;  Prepara a documentação de caixa e participa no fecho das contas;

 Verifica periodicamente se os valores em caixa coincidem com os valores registados;  Programa e distribui o trabalho pelos diferentes caixas;

 Autoriza despesas e executa outras tarefas relacionadas com operações financeiras, de acordo com parâmetros definidos.

(45)

33

3.3.1.7 Taxas Moderadoras

Para se proceder à realização das taxas moderadora é necessário colocar de parte as pessoas que são isentas das restantes. Aos utentes isentos é necessário classificá-los, de acordo com o seu tipo de isenção. Assim:

• I (Isenção) 16 – transferido de outro hospital; • I 15 – Prova de isenção;

• I 1 – Grávidas;

• I 2 – crianças com menos de 12 anos; • I 11 – Doenças crónicas;

• I 5 – Idosos/Reformados; • I 18 – Bombeiros;

• I 12 – Dadores de sangue; • I 13 – Doentes mentais crónicos.

3.3.2 Secção de Despesa

Na Secção de Despesa mantive contacto com o processamento dos vencimentos, com base no POCMS – Plano Oficial de Contas do Ministério da Saúde. (Anexo IV)

3.3.2.1 Processamento dos salários

A Secção de Vencimentos, todos os meses envia quatro ficheiros para a Secção de Despesa, onde constam os dados relativos a todos os funcionários, como por exemplo as faltas, férias, horas nocturnas, entre outras. Com base nestas informações, na Secção de Despesa processam-se os vencimentos de todos os funcionários (Anexo V) e daqui procede-se às seguintes ligações:

 Ficheiro DGT (Direcção Geral do Tesouro) – onde consta o valor líquido que o pessoal vai receber;

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34  Ficheiro Liga – que é ligado na aplicação do hospital no dia de saída dos

vencimentos onde consta o valor dos salários por rubricas do POCMS (Plano Oficial de Contas do Ministério da Saúde);

 Ficheiro C.R.S.S. (Centro Regional da Segurança Social) – onde consta o valor dos descontos dos funcionários e encargos da entidade patronal; este ficheiro é enviado até o dia 15 do mês seguinte;

 Ficheiro C.G.A. (Caixa Geral de Aposentações) – onde consta o valor dos descontos efectuados pelos funcionários; é também entregue até ao dia 15 do mês seguinte.

3.3.2.2 Preparação do Orçamento para o ano de 2009

A preparação dos projectos de orçamento para 2009 pelos serviços e organismos da Administração Central deverá reger-se pelo Sistema de Avaliação de Desempenho da Administração Pública (SIADAP) e pela Lei de Vínculos, Carreiras e Remunerações (LVCR) e deverá ser fundamentado no respectivo plano de actividades, elaborado após a definição dos objectivos do serviço, e no correspondente mapa de pessoal para 2009 e do modelo publicitado pela DGAEP (plano de actividades, mapa de pessoal, bem como o projecto de alteração das unidades orgânicas flexíveis).

De forma a dar cumprimento às regras definidas, os serviços e organismos da administração central devem respeitar o plafond distribuído pelas tutelas e as directrizes que se enumeram nos pontos seguintes, conforme a Circular Série A n.º 1343 (Anexo VI):

1. “Despesa com o pessoal – deverá dar cobertura às três seguintes categorias de encargos:

-» As remunerações e outras despesas de natureza certa e permanente do pessoal em exercício de funções no serviço ou organismo;

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35 -» Os encargos associados ao recrutamento de pessoal necessário à ocupação de postos de trabalho previstos nos respectivos mapas de pessoal e/ou às alterações do posicionamento remuneratório na categoria do pessoal em exercício de funções;

-» Os prémios de desempenho a atribuir aos trabalhadores. 2. Limites a observar na orçamentação de despesa;

3. Tabela de fontes de financiamento; 4. Orçamentação por programas;

5. Orçamentação do PIDDAC (Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central;

6. Regras a observar na classificação económica.”

Todos os anos é elaborado o Orçamento de Estado para o ano seguinte, com base nas instruções para a sua preparação por despacho do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento. Após a sua elaboração este é enviado para a D.G.O. (Direcção Geral do Orçamento) e para a A.R.S. Centro (Administração Regional de Saúde Centro) para posterior aprovação. Após a sua aprovação, este é devolvido à Instituição e deve ser carregado na aplicação SIGO (Sistema de Informação e Gestão Orçamental) na rubrica Orçamento de Estado.

Durante o meu período de estágio, apesar de não ter trabalhado directamente na preparação do orçamento para 2009, tive a oportunidade de observar a sua realização.

3.3.2.3 Execução Orçamental

Todos os meses, mais ou menos até ao dia 21 ou 22, é enviada informação económico-financeira, do mês anterior para a D.G.O. Dessa informação fazem parte os seguintes elementos:

- Os mapas 7.1 e 7.2 (Controlo Orçamental: Despesa e Receita); - O mapa 7.3 (Fluxos de Caixa;

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36 - O mapa 7.4 (Situação Financeira);

- E o Balancete Analítico.

Os mapas 7.1 (Despesa) e 7.2 (Receita) referem-se aos pagamentos e recebimentos acumulados até ao mês em causa. Estes dados são carregados na aplicação SIGO, todos os meses até ao dia 15, na rubrica de Execução Orçamental. Durante as semanas que estive na sessão de despesa tive a oportunidade de carregar informaticamente os dados referentes ao mês anterior.

3.3.2.4 Alterações Orçamentais

Ao longo do ano, os valores orçamentados nas várias rubricas vão-se alterando e, como tal, são feitas alterações orçamentais, tantas quanto forem necessárias. Estas alterações reflectem-se em termos de reforços e acumulações, consoante o caso. Estas alterações após serem elaboradas seguem para a A.R.S. Centro e para a D.G.O. para posterior aprovação.

À semelhança da Execução Orçamental e do Orçamento de Estado estas devem ser carregadas na aplicação SIGO na parte respeitante às alterações Orçamentais.

3.4 Secção de Pessoal

3.4.1 Enquadramento

A gestão de recursos humanos surge na ULS, Guarda, EPE – Hospital de Sousa Martins, como um processo que, ao regular os componentes do sistema de pessoal (carreiras, desempenho, qualificação e outros), procura dirigi-los para que sejam não só compatíveis com a missão, mas também facilitadores de seu cumprimento a médio e longo prazo. Para tanto, essa forma de gestão tem de ser "desenraizada" e deixar de ser especializada no seio da organização; tem que ser projectada para fora dos “muros” de um dado departamento.

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37 De acordo com essa formulação, a gestão de recursos humanos não compete a um grupo exclusivo de profissionais, mas, sim, é algo compartilhado com todos os escalões da direcção, a começar pelo principal dirigente.

Relacionar estratégias institucionais com necessidades de recursos humanos, definir mecanismos de contratação, promover acções instrutivas, participar activamente da selecção, avaliar desempenho, actuar na melhoria das relações de trabalho, acarretam necessidades em que todas estas tarefas passam a ser realizadas de forma descentralizada por toda a organização, ao mesmo tempo em que são elevadas ao topo da linha hierárquica. Ao departamento e aos profissionais de recursos humanos cabe ainda a realização de tarefas específicas, mas a sua principal função consiste agora em dar suporte a este processo transversal. Os tradicionais "especialistas de RH" deixam de ser vistos como os únicos encarregados dessa função complexa e não se tornam nada mais do que assessores dos dirigentes na sua implementação.

O Departamento de Recursos Humanos deve assumir-se como consultor interno, definindo as linhas estratégicas de gestão dos recursos humanos, sem nunca descurar o envolvimento de todos os restantes departamentos da organização. Para isto ocorrer, é necessário:

• A tarefa de gerir os colaboradores não ser da exclusiva responsabilidade do Departamento de Recursos Humanos, sendo uma tarefa a ser desenvolvida por todos os elementos da organização que possuem subordinados;

• O Departamento de Recursos Humanos deve assegurar o alinhamento das suas actividades com a estratégia global da organização.

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38 Neste Hospital, á Secção de Pessoal compete:

a. Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção, provimento e formação, bem como à promoção, recondução, transferência, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação de pessoal;

b. Instruir os processos relativos a férias, faltas, acidentes de serviço, licenças, acumulações, equiparações a bolseiro e dispensa de serviço docente;

c. Elaborar os mapas de assiduidade de todo o pessoal e as listas de antiguidade; d. Instruir os processos relativos ao adiamento de obrigações militares do pessoal; e. Organizar e manter actualizados os processos individuais de pessoal;

f. Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares;

g. Assegurar em geral todas as demais tarefas administrativas respeitantes às questões de pessoal;

h. Passar declarações de tempo de serviço, de exercício de funções do pessoal e de vencimentos e descontos.

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39 Nesta instituição as três grandes áreas dos Recursos Humanos são a Administração de Pessoal, a Gestão de pessoal e o Desenvolvimento Organizacional (Figura 7):

Figura 7 – Recursos Humanos – as três grandes áreas na ULS, Guarda, EPE

Estratégico

Táctico

Operacional

No primeiro nível, temos a Administração de Pessoal. Este nível remete-nos para o tipo de contrato utilizado na Instituição, o contrato a termo resolutivo. Também nos encaminha para a remuneração mensal, ou seja, os vencimentos e os benefícios adicionais (com expressão pecuniária) dos funcionários; os descontos: que estes fazem, que são para a Segurança Social; o Fisco, as Associações sindicais, entre outras. Todas as faltas dadas e todas as licenças pedidas fazem, parte da Administração de Pessoal, bem como outros direitos e deveres (Anexo VI).

Desenvolvimento Organizacional

Gestão de Pessoal

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40 No segundo nível, o da Gestão de Pessoal, faz parte o que diz respeito à análise de funções; à análise das condições de trabalho; a como é feita a Selecção do pessoal; à sua formação, qualificação; avaliação de desempenho, bem como ao desenvolvimento das suas carreiras.

No terceiro nível, temos o Desenvolvimento Organizacional, em que aqui fazemos referência à melhoria das condições de trabalho; à promoção da segurança e saúde no trabalho; à política social da instituição e a sua participação; e à inovação técnica e mudança organizacional.

Na ULS, Guarda, EPE o mapa total do quadro de pessoal, é de 1048 funcionários das mais diversas categorias (pessoal dirigente, pessoal médico, pessoal técnico superior de saúde, pessoal técnico superior, pessoal técnico, pessoal de Enfermagem, pessoal de Informática, pessoa técnicoprofissional, pessoal administrativo, pessoal técnico de diagnóstico e terapêutica, pessoal operário, pessoal auxiliar, pessoal dos serviços gerais, pessoal religioso e pessoal docente), como se pode verificar no Anexo VII.

Analisando o pessoal deste hospital em termos de estrutura etária, e para o ano de 2005, a faixa etária mais marcante no HSM é a que compreende os 49 – 50 anos, seguindo-se os 35-39 anos. Podemos analisar também que a faixa etária menos vista é abaixo dos 20 anos (Gráfico 1).

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41 Gráfico 1 – Pirâmide Etária do Hospital Sousa Martins, Ano 2005

Fonte: Secção de Pessoal do HSM

Em termos de categoria profissional, são os enfermeiros e os serviços gerais, as categorias que mais funcionários tem. (Gráfico 2)

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42 Gráfico 2 – Nº Médio de Funcionários pela Faixa Etária

Fonte: Secção de Pessoal do HSM

3.4.2 Tarefas

Durante o período de estágio, quando estive na Secção de Pessoal tive a oportunidade de comunicar directamente com o pessoal de quase todas as categorias profissionais desta instituição, desde médicos, a enfermeiros, a pessoal de auxiliar de acção médica, pessoal da cozinha, entre outros.

Em termos de trabalho, nesta secção foi-me proposto, examinar minuciosamente as fichas de assiduidade (Anexo VIII) dos enfermeiros e inserir-lhes as greves ocorridas a 30 de Setembro e a 1 de Outubro do corrente ano civil.

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43 Para isso, procedi à verificação das folhas de greve, que foram deixadas nos dias subsequentes à greve na secção de pessoal. Depois de terem sido inseridos nas fichas de assiduidade dos enfermeiros os dados referentes aos dias de greve, estas folhas foram arquivadas num dossier para eventuais indagações que poderão surgir.

Após verificadas as folhas de greve, são também apuradas as folhas de ponto, folhas estas que são entregues no Serviço de Pessoal todos os meses, até ao dia 5 de cada mês. Estas folhas vêm de todos os serviços com que esta Unidade Local de Saúde actua. Quem não proceder à entrega desta folha será penalizado.

O resultado destas pesquisas é inserido num mapa e posteriormente procede-se à introdução destes dados no programa RHV 4510. Com este programa efectua-se o processamento de vencimentos, onde se gere as ausências em faltas, as carreiras, as categorias, escalões, abonos de família, etc. É neste programa que se tiram as listagens de todo o pessoal da Instituição pelo Centro de Custo, as folhas de assiduidade e o balanço social.

Na Sessão de Pessoal, também me foi solicitado a ajuda no preenchimento dos seguintes impressos (Anexo IX):

- Impressos de faltas;

- Impressos de pedido de férias; - Boletim das ajudas de custo;

- Declarações para acompanhamento de um familiar ou do próprio; - Os impressos de períodos de verificação;

- De requerimento de documentos; - As declarações de IRS;

- Alteração da conta bancária; - Os abonos de família;

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44 - As remessas de documentos para comparticipação;

- A folha de presenças individual de cada colaborador.

Uma outra tarefa por mim realizada neste meu estágio, foi a de fazer o Registo Biográfico de dois novos funcionários, como se pode verificar no Anexo X.

O programa com que o Serviço de Pessoal trabalha é o programa RHV (programa Recursos Humanos e Vencimentos), que também é utilizado pela Secção de Vencimentos. Em termos operacionais, neste programa existem 9 itens/janelas (Trabalhadores; Processamento; Vencimentos; Absentismo; Quadro, Concurso; Indicadores; Ligações externas e Administração) conforme consta no Quadro 1, e que permite o registo de tudo o que diz respeito a cada colaborador da Instituição. No Anexo XI descrevo de forma detalhada o que permite executar cada janela deste programa.

(57)

45 Quadro 1 – Recursos Humanos e Vencimentos

Unidade Local de Saúde, EPE, Guarda

ACSS, IP, RHV 4510 – 2008/10/13

Na Secção de Pessoal pude observar qual o tipo de contrato que a instituição utiliza com os seus colaboradores, e que se pode observar no Anexo XII. Estes contratos têm a duração máxima de seis meses e pode ou não ser renovado. Quando alguma das partes cessa esta prestação de serviço é utilizada uma cláusula do referido contrato.

Sendo esta organização uma instituição de tamanha grandeza, e que tudo dela provém do MS, posso citar que a nível institucional dela fazem parte inúmeros decretos-lei, leis, portarias e circulares, em que a instituição se baseia.

Trabalhadores Processamento Vencimentos Absentismo Quadro Concursos Indicadores Ligações Externas Administração Sair Janela Administração Central do Sistema

de Saúde RHV