DE ATIVIDA RELATÓRIO ADES. Ano. Relatório

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Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça Relatório de Atividades de 2012

Índice

LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS ... 3

1.BREVE ANÁLISE CONJUNTURAL ... 6

1.1.MISSÃO E ATRIBUIÇÃO DA INSPEÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA ... 6

1.2.ENQUADRAMENTO GERAL ... 8

2.AUTO –AVALIAÇÃO ... 9

2.1.ORELATÓRIO E O PLANO DE ATIVIDADES ... 9

2.2.CONCRETIZAÇÃO E ANÁLISE DAS ATIVIDADES DEFINIDAS NO QUAR DE 2012 ... 12

2.3.ATIVIDADES DE MISSÃO: AÇÕES DE AUDITORIA E INSPEÇÃO ... 14

DESCRIÇÃO DETALHADA DOS OBJETIVOS RESPETIVOS INDICADORES ... 14

2.3.1.INDICADOR 1–REALIZAR AÇÕES DE AUDITORIA OU INSPEÇÃO DE ÂMBITO FINANCEIRO ... 14

Meta: Concluir 4 ações ... 14

1 - Auditoria ao Fundo de Compensação junto da ON - Ordem dos Notários (Processo A-1/2012) ... 14

2 - Auditoria à DGSP – Aquisição de bens de saúde e de medicamentos no sistema prisional (Processo A-2/2012) ... 15

3 - Auditoria à DGSP, às contas dos reclusos em três estabelecimentos prisionais da área de Lisboa (Processo A-5/2012) ... 15

4 - Auditoria ao CEJ, no âmbito do artigo 62.º da LEO (Processo A-6/2012) ... 16

2.3.2.INDICADOR 2–REALIZAR AÇÕES DE AUDITORIA, INSPEÇÃO OU OUTRAS, NO ÂMBITO DO FUNCIONAMENTO DOS SERVIÇOS ... 16

Meta: Concluir 5 ações ... 16

1 - Auditoria à DGSP, ao regime de trabalho do corpo da guarda prisional (Processo A-5/2011) ... 16

2 - Auditoria ao funcionamento da Unidade de Compras do Ministério da Justiça (Processo A-3/2012) .... 17

3 - Auditoria à DGRS aos pedidos de saídas precárias de reclusos (Processo A-4/2012) ... 17

4 - Inspeção ao funcionamento da CPVC – Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes (Processo I-1/2012) 17 5 - Processo de averiguações a todos os serviços do MJ- Ministério da Justiça (Processo V-23/2010) ... 18

2.3.3.INDICADOR 3–ACOMPANHAR AS RECOMENDAÇÕES DE AÇÕES INSPETIVAS COM DESPACHO DA TUTELA ... 18

Meta: Realizar 2 ações de acompanhamento ... 18

1 - Ação de Seguimento do Processo I-2/2008 – Casas de função (IGFIJ, DGRS, DGSP, PJ e Tribunais (Processo AC-1/2012) ... 19

2 - Ação de Seguimento do Processo de Auditoria A-3.1/2010 - IRN (Processo AC-2.1/2012) ... 19

3 - Ação de Seguimento do Processo de Auditoria A-3.2/2010 – DGAJ (Processo AC-2.2/2012-DGAJ) ... 20

2.3.4.INDICADOR 4–REALIZAR VISITAS A SERVIÇOS QUE TENHAM SIDO OBJETO DE QUEIXA, RECLAMAÇÃO OU DENÚNCIA ... 20

Meta: 10 visitas efetuadas, com relatório da visita finalizado ... 20

2.3.5.INDICADOR 5–ASSEGURAR OS PROCEDIMENTOS PARA O RECRUTAMENTO DE 2 INSPETORES ... 21

Meta: Recrutamento de 2 inspetores ... 21

2.3.6.INDICADOR 6–INTRANET: DESVIO RELATIVAMENTE À DATA DE DIVULGAÇÃO (EM DIAS) ... 22

Meta: Intranet - atualização da informação em 3 dias ... 22

2.3.7.INDICADOR 7–INTERNET: DESVIO RELATIVAMENTE À DATA DE DIVULGAÇÃO (EM DIAS) ... 23

Meta: atualização da informação em 5 dias ... 23

2.3.8.INDICADOR 8–APLICAR A CLASSIFICAÇÃO DO REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO À MASSA DOCUMENTAL DAS AÇÕES INSPETIVAS ... 23

Meta: 60% da massa documental relativa a processos da ação inspetiva ... 23

2.3.9.INDICADOR 9–ASSEGURAR A REDUÇÃO DO CONSUMO DE ELETRICIDADE ... 24

Meta: menos 8% em relação ao ano anterior ... 24

2.3.10.INDICADOR 10–ASSEGURAR A REDUÇÃO DO CONSUMO EM COMUNICAÇÕES ... 25

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2.3.11.INDICADOR 11–PROMOVER A DISCUSSÃO INTERNA DAS LINHAS ORIENTADORAS PARA A ELABORAÇÃO DO CÓDIGO DE

ÉTICA (SEMANAS) ... 25

Meta: 48 semanas ... 25

2.4.OUTRAS AÇÕES DA ÁREA DE MISSÃO ... 26

2.4.1.TRATAMENTO DE QUEIXAS, RECLAMAÇÕES E DENÚNCIAS ... 26

2.4.2.SISTEMA DE CONTROLO INTERNO DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO ESTADO (SCI) ... 28

3.ATIVIDADE DE SUPORTE (DSAGI) ... 29

Recursos humanos ... 30

Formação profissional ... 30

Na área de recursos financeiros ... 31

Análise da afetação real e prevista de recursos humanos e financeiros ... 32

Apreciação por parte dos utilizadores, dos serviços prestados pela IGSJ ... 33

Estrutura organizacional ... 34

Avaliação do sistema de controlo interno da IGSJ ... 34

4.COMPARAÇÃO COM O DESEMPENHO DE SERVIÇOS IDÊNTICOS ... 35

4.1.AUDIÇÃO DE DIRIGENTES INTERMÉDIOS E DEMAIS TRABALHADORES NA AUTO-AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS ... 38

4.2.BALANÇO SOCIAL ... 39

5.AVALIAÇÃO FINAL ... 40

Apreciação qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados ... 41

Menção de proposta pelo dirigente máximo do serviço como resultado da auto-avaliação ... 41

ANEXOS:

Anexo I - Resumo das ações de missão Anexo II – Questionário do CCAS Anexo III – Balanço Social

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Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

Relatório de Atividades de 2012 P á g i n a | 3 de 41

Lista de Siglas Utilizadas

AP Administração Pública

CCAS Conselho Coordenador de Serviços de Avaliação CEJ Centro de Estudos Judiciários

CPVC Comissão de Proteção às Vítimas de Crime DGAJ Direcção-Geral de Administração da Justiça DGLAB Direção-Geral do Livro e das Bibliotecas DGRS Direcção-Geral de Reinserção Social

DGRSP Direcção-Geral de Reinserção Social Serviços Prisionais DGPJ Direção-Geral da Política de Justiça

DGSP Direcção-Geral dos Serviços Prisionais

DSAGI Direccao de Serviços de Administração de Gestão e Informática EP Estabelecimento Prisional

GeRFIP Gestão de Recursos Financeiros Partilhada na Administração Pública GRAL Gabinete para a Resolução Alternativa de Litígios

IGFEJ Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça IGSJ Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

INMLCF Instituto Nacional de Medicina Legal e Ciências Forenses INPI Instituto Nacional da Propriedade Industrial

IRN Instituto dos Registos e do Notariado LEO Lei do Enquadramento Orçamental ON Ordem dos Notários

PJ Polícia Judiciária

POPH Programa Operacional Potencial Humano

PRACE Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado PREMAC Plano de Redução e Melhoria da Administração Central

QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilidade UCMJ Unidade de Compras do Ministério da Justiça SIC Sistema de Informação Contabilística

SIADAP Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública SCI Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado

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Nota Introdutória

Sendo a Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ) um serviço central da administração direta do Estado deve, em conformidade com o Decreto-Lei nº 183/96, de 27 de Setembro, elaborar o relatório anual de atividades em conformidade com o preceituado na Lei nº 66-B/2007, de 28 de Dezembro (Lei do SIADAP) tendo em conta que os serviços de administração direta e indireta do Estado passaram a estar sujeitos ao Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública (SIADAP 1).

Nesse contexto, a IGSJ deve proceder anualmente à auto-avaliação, integrando-a no relatório de atividades anual.

Assim, o presente relatório de atividades, elaborado de acordo com o modelo preconizado no Decreto-Lei nº 183/96, de 27 de Setembro, foi adaptado de forma a incluir a informação constante do art.º 15º da Lei nº 66-B/2007, integrando a auto-avaliação dos serviços, designadamente a informação sobre os resultados alcançados e /ou desvios verificados de acordo com o QUAR da IGSJ para 2012.

O relatório encontra-se estruturado em conformidade com as orientações técnicas emanadas pelo Conselho Coordenador de Serviços de Avaliação (CCAS) e divulgadas pela Direção-Geral da Política de Justiça (DGPJ) no âmbito das suas competências de planeamento, estratégia e avaliação do SIADAP do Ministério da Justiça.

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1. Breve Análise Conjuntural

1.1. Missão e atribuição da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

A Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça foi criada pela lei orgânica do Ministério da Justiça, Decreto-Lei n.º 146/2000, de 18 de Julho, e a sua primeira lei orgânica foi publicada através do Decreto-Lei n.º101/2001, de 29 de Março que definia a sua natureza, missão e atribuições. Em 2007, e devido às alterações legislativas produzidas no âmbito do Programa de

Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE), foi publicada a segunda lei

orgânica através do Decreto Regulamentar nº 78/2007, de 30 de Julho, que redefiniu a sua estrutura, missão e atribuições.

Atualmente e na sequência da implementação do Plano de Redução e Melhoria da

Administração Central (PREMAC), do XIX Governo Constitucional, e da nova Lei Orgânica do

Ministério da Justiça (Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de Dezembro), pelo Decreto Regulamentar n.º 46/2012, de 31 de julho, foi publicada a nova lei orgânica da IGSJ cujo preâmbulo do mesmo diploma destaca como um dos objetivos estratégicos do Governo, o “aumento da eficiência, a redução de custos e a eliminação de desperdícios (…),bem como a manutenção de “uma elevada competência de instância de controlo do Estado, promovendo

as suas atribuições de fiscalização e inspeção.”

Neste contexto, reconhece como fundamental a ação da IGSJ que tem “como prioridade a

promoção de uma cultura de excelência através do desempenho de funções de auditoria, inspeção e fiscalização de todas as entidades, serviços e organismos dependentes, ou cuja atividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiça, prestando, assim, um contributo essencial na melhoria da qualidade dos serviços de justiça.”

No que respeita à orgânica da IGSJ mantem “uma estrutura ágil, flexível, desburocratizada,

virada para as áreas de missão, tendo como desiderato a melhoria da qualidade do serviço prestado” pelo Ministério da Justiça.

Assi, e de acordo com o artigo 3º do mesmo diploma, são atribuições da IGSJ:

a) Realizar inspeções, auditorias, sindicâncias, inquéritos, averiguações, peritagens e outras ações inspetivas que lhe sejam ordenadas ou autorizadas, com vista a avaliar o cumprimento das missões, das normas legais e regulamentares e das instruções

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governamentais aplicáveis à atividade dos órgãos, serviços e organismos objeto de inspeção, assegurando o acompanhamento das recomendações emitidas;

b) Apreciar queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições e realizar ações inspetivas, na sequência de indícios apurados ou de solicitações de outras entidades do Estado que lhe sejam apresentadas por eventuais violações da legalidade ou por suspeitas de irregularidades ou deficiência no funcionamento dos órgãos, serviços ou organismos do MJ;

c) Realizar auditorias financeiras e auditar os sistemas e procedimentos de controlo interno dos serviços e organismos do MJ, no quadro das responsabilidades cometidas ao sistema de controlo interno e participar no Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado;

d) Propor a instauração e instruir processos disciplinares, de inquérito e de averiguações que forem determinados pelo Ministro da Justiça ou que por ele sejam avocados; e) Avaliar a qualidade dos sistemas de informação de gestão, incluindo os indicadores de

desempenho e dos resultados obtidos, propor medidas relativas à organização e ao funcionamento dos órgãos, serviços e organismos do MJ, visando a simplificação de processos, circuitos e comunicações e verificar a realização dos objetivos definidos em programas de modernização administrativa;

f) Apresentar propostas de medidas legislativas ou regulamentares que, na sequência da sua atuação, se afigurem pertinentes, bem como propor a adoção de medidas tendentes a assegurar ou restabelecer a legalidade dos atos praticados por parte dos serviços e organismos do MJ;

g) g) Participar aos órgãos competentes para a investigação criminal os fatos com relevância jurídico-criminal e colaborar com aqueles órgãos na obtenção de provas, sempre que para tal for solicitado;

h) Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias;

i) Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei ou determinadas superiormente no seu âmbito de atuação.

Apesar da estrutura reduzida o universo de atuação da IGSJ é bastante abrangente considerando que este é constituído pelos serviços e organismos que integram, direta ou

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indiretamente o Ministério da Justiça, no qual se destacam a Direção-Geral da Administração da Justiça que inclui 246 tribunais judiciais, administrativos e fiscais, o Instituto dos Registos e do Notariado e respetivas conservatórias de registos, e a Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais com 50 Estabelecimentos Prisionais, cujos serviços se encontram dispersos por todo o território nacional.

1.2. Enquadramento Geral

Além da legislação atrás referida, os parâmetros que regeram a atuação da IGSJ em 2012 estavam consubstanciados no respetivo Plano de Atividades aprovado por Sua Excelência a Ministra da Justiça, em 28.11.2011, que por sua vez, procurou dar resposta às Grandes Opções do Plano definidas, em especial as que apontam para a dignificação da Justiça e dos seus agentes mediante os serviços prestados aos cidadãos e aos agentes económicos de forma mais qualificada, cómoda e célere, sendo a melhoria da resposta judicial uma prioridade que passa por medidas de descongestionamento processual eficazes, bem como pela garantia de acesso dos cidadãos ao sistema judicial, e pela gestão racional dos recursos humanos e materiais do sistema judicial, assumindo estas vertentes particular importância no contexto económico atual.

Outro pilar fundamental do sistema e, portanto, prioridade estabelecida para 2013-2016, é o combate à corrupção e o reforço da justiça penal, respeitando as garantias de defesa e contribuindo para melhorar a imagem da justiça criminal.

A atividade da IGSJ teve presente os objetivos de Valorização da Justiça constantes das Grandes Opções do Plano, nos seus corolários de promoção da desburocratização, da desjudicialização e da resolução alternativa de litígios; de impulsionar a inovação tecnológica na justiça e qualificar a resposta judicial e de promoção de combate ao crime e da justiça penal.

Por outro lado, e enquanto serviço de Inspeção, a atividade da IGSJ tem enquadramento no Decreto-Lei nº 276/2007, de 31 de Julho, que estabelece o regime jurídico da atividade inspetiva.

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2. Auto – Avaliação

2.1. O Relatório e o Plano de Atividades

Na elaboração do presente documento e na comparação necessária entre o Plano e o Relatório de Atividades, constata-se que algumas das ações previstas no Plano para 2012 não foram realizadas e outras não foram concluídas, tendo estas transitado para 2013.

Por outro lado, foram realizadas ações não previstas e concluídas as ações iniciadas no ano anterior, não afetando as metas definidas no QUAR de 2012.

Nesta análise, a execução do plano é indissociável dos recursos humanos e da metodologia seguida em concreto, designadamente, no que se refere às ações de natureza inspetiva, cujas regras técnicas e deontológicas aconselham um trabalho em conjunto de, pelo menos dois inspetores por ação, sobretudo nos casos em que é realizado o “trabalho de campo” consistindo na recolha de dados nas instalações dos serviços visados.

No ano de 2012, e considerando a saída de 2 inspetores verificadas em 2011 procedeu-se ao recrutamento previsto no Plano de Atividades, de igual número de inspetores, cujo processo permitiu a entrada em funções de 2 inspetores em fevereiro de 2012, em regime de mobilidade interna, ficando, teoricamente, o mapa de inspetores com 10 efetivos.

Relativamente a este mapa de efetivos, a situação agravou-se atendendo ao facto de, a partir de fevereiro de 2012 um dos inspetores ter ficado ininterruptamente de baixa devido a doença prolongada e que veio a falecer a 27 de setembro.

Assim, e, sendo certo que o Plano de Atividades para o ano de 2012 foi elaborado para um mapa com 10 inspetores, a IGSJ durante o ano transato, contou apenas com 9 inspetores em exercício efetivo de funções, permitindo, deste modo, que apenas decorressem em simultâneo 4 ações de auditoria ou inspeção, exigindo-se assim uma planificação rigorosa dos recursos humanos e uma cuidadosa distribuição das ações, de forma a atingirem-se os objetivos propostos.

Em síntese e sem prejuízo da análise mais detalhada que a propósito de cada ação se fará no decurso deste relatório, verifica-se que em 2012, foram concluídas as seguintes ações da área de missão:

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• 4 Processos de auditoria de âmbito financeiro;

• 3 Processos de auditoria, 1 processo de inspeção e 1 processo de averiguações, no

âmbito do funcionamento dos serviços.

Relativamente às ações de acompanhamento, cuja previsão inicial do QUAR para 2012 (Indicador 3) foi de 4 ações, mas tendo em conta a redução de efetivos já justificada, a complexidade das ações realizadas cujos procedimentos provocaram atrasos na calendarização prevista, bem como a realização extraordinária de um inquérito determinado pela tutela, cujo inspetor designado como instrutor ficou adstrito ao mesmo até ao final do mês de outubro, levou a que esta Inspeção-Geral tivesse solicitado superiormente a redução da meta do respetivo indicador, tendo este passado de 4 para a realização de 2 ações.

Ainda assim, em 2012 conseguiram-se concretizar: • 3 Ações de acompanhamento;

• E realizar 11 visitas a serviços, objeto de queixa, reclamação ou denúncia.

Relativamente à realização de auditorias de heteroavaliação de serviços, previstas nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 20º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, não se concretizou nenhuma ação deste tipo, visto que não foi formulado qualquer pedido à IGSJ; Relativamente às ações planeadas para 2012, não foram realizadas 2 ações de inspeção pelas justificações referidas. No entanto, e por se considerar que se mantinha o interesse, essas ações foram incluídas no Plano de Atividades para 2013.

Em resumo, no que à ação inspetiva diz respeito e para efeitos das metas definidas no QUAR, foi possível concluir em 2012, um total de 8 ações de auditoria e inspeção, 1 processo de averiguações e 3 ações de acompanhamento, bem como efetuar 11 visitas a serviços objeto de queixa, conforme se apresenta no mapa geral das ações inspetivas e no mapa do QUAR de 2012 relativos aos objetivos de eficácia, tendo em conta que os objetivos de eficiência e qualidade são da competência do serviço de apoio.

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Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça Relatório de Atividades de 2012 P á g i n a | 11 de 41 QUAR-2012 N´º N.º de processo Entidade visada Assunto Data despacho inicial Data do relatório final OBJ.1

1 A-1/2012 Ordem dos Notários

Auditoria/Inspeção ao Fundo de Compensação junto da Ordem dos

Notários. 06-01-2012 11-09-2012

2 A-2/2012 DGSP Auditoria à aquisição de bens de saúde e de medicamentos 02-02-2012 27-07-2012 3 A-5/2012 DGSP Conta dos reclusos (3 EP's- Linhó, Tires e Sintra) 01-08-2012 10-11-2012

4 A-6/2012 CEJ Artº 62º da LEO 27-08-2012 19-12-2012

OBJ.1

1 A-5/2011 DGSP Auditoria ao regime de trabalho do Corpo da Guarda Prisional 07-10-2011 01-03-2012 2 A-3/2012 MJ (Unidade

Compras)

Auditoria ao funcionamento da Unidade de Compras do Ministério da

Justiça 08-02-2012 09-07-2012

3 A-4/2012 DGRS

Auditoria aos pedidos de saídas jurisdicionais, de saídas de curta duração e de liberdade condicional dos reclusos, na parte referente à elaboração de pareceres e relatórios sociais pelos serviços da DGRS.

01-06-2012 04-12-2012

4 I-1/2012 CPVC Inspeção ao Funcionamento da Comissão de Proteção às Vítimas de

Crimes 28-09-2012 20-12-2012

5 V-23/2010

Todos os serviços do

MJ

Volume e periodicidade de entregas de receitas próprias arrecadadas

pelos serviços e remetidas ao IGFEJ nos anos de 2010 e 2011 02-09-2010 17-01-2012 OBJ.2

1 AC-1/2012 MJ Seg. do Proc.I-2/2008- Casas de função (DGRS, DGSP, PJ e

Tribunais) 10-01-2012 17-05-2012

2 AC-2.1/2012 IRN Seg.dos Procºs. A-3.1 - Auditoria temática ao IRN - sobre o recurso

ao outsourcing 20-12-2012

3

AC-2.2/DGAJ DGAJ

Seg.dos Procºs. A-3.2 - Auditoria temática à DGAJ - sobre o recurso

ao outsourcing 25-10-2012 21-12-2012

OBJ.2 Nº Proc. Ent. Visada Processos de Visitas (V ou R) Data da

visita

Data do relatório 1 R-90/2011 DGSP Visita inspetiva ao EP - Carregueira no âmbito do Proc. R-90/2011.

Deficientes condições do EP 31-07-2012 03-08-2012 2 R-158/2011 DGSP Visita inspetiva ao EP-Coimbra - Assistência médica 31-01-2012 3--02-2012 3 R.12/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP- Coimbra no âmbito do Proc. 12/2012-

Espancamento de reclusos 31-01-2012 21-Fev-12 4 R-6 /2012 DGSP Visita inspetiva ao EP - Carregueira no âmbito do Proc. R-6/2012.

Comportamento abusivo dos funcionários do EP 31-01-2012 15-02-2012 5 R-41/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP-Coimbra - Segurança e Saúde 24-02 e

4-4-2012 10-04-2012 6 R-40/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP - Carregueira no âmbito do Proc. R-40/2012.

Alimentação e outros 31-07-2012 03-08-2012

7 R-195/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP- Coimbra no âmbito do Proc. 195/2012-

Condições higiene e alimentação 22-11-2012 26-11-2012 8 R-211/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP- Montijo no âmbito do Proc. 211/2012-

Condições EP e de higiene 12-12-2012 17-12-2012 9 R-176/2012 DGRSP Visita inspetiva às instalações do GISP- Monsanto, no âmbito do

Proc. R-176/2012. 06-12-2012 20-12-2012

10 R-236/2012 DGRSP Visita ao EP de Lisboa, no âmbito do proc. R- 236 sobre os

procedimentos de visitas e de segurança do EP 14-12-2012 21-12-2012 11 R-238/2012 DGRSP Visita ao EP de Lisboa, no âmbito do proc. R- 238 sobre as condições

de segurança na ala D do EP. 14-12-2012 14-12-2012 Mapa das ações da atividade inspetiva - 2012

IND-3: Realizar 2 ações de acompanhamento no âmbito do func. dos serviços 25-10-2012 IND-4: Realizar 10 visitas a serviços objeto de queixa, reclamação, exposição ou denúncia

Processos de auditoria / inspeção/inquérito / sindicância /outros Processos de auditoria ou inspeção de âmbito financeiro

Ações de Seguimento a processos de auditoria / inspeção / inquérito / sindicância

IND-1: Realizar 4 ações de auditoria ou inspeção de âmbito financeiro IND-2: Realizar 5 ações de auditoria, inspeção ou outras no âmbito do funcionamento dos serviços

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2.2. Concretização e análise das atividades definidas no QUAR de

2012

Mapa do QUAR - 2012 M E T A 2 0 12 T A X A R E A LIZ A ÇÃ O 60% 50% 2 0 10 2 0 11( E ) M E T A 2 0 12 T o le râ nc ia V a lo r c rí t ic o P E S O M ê s R ESU LT A D O T A X A R E A LIZ A ÇÃ O C LA SSIF I C A ÇÃ O 4 0 5 50,00 4 100% Atingiu 5 0 6 50,00 5 100% Atingiu 50% 2 0 10 2 0 11( E ) M E T A 2 0 12 T o le râ nc ia V a lo r c rí t ic o P E S O M ê s R ESU LT A D O T A X A R E A LIZ A ÇÃ O C LA SSIF I C A ÇÃ O 5 3 2 0 5 50,00 3 108% Superou 10 9 10 1 12 50,00 11 100% Atingiu ANO:2012 Ministério da Justiça

1 - Contribuir para a melhoria do serviç o prestado aos c idadãos pelas entidades dependentes ou c uja atividade é regulada pelo Ministério da Justiç a (MJ)

3 - Manter uma presenç a forte junto dos serviç os do MJ e assegurar a c onc retizaç ão das rec omendaç ões homologadas pela tutela

Ind. 4 - Realizar visitas a serviços que tenham sido objeto de queixa, reclamação ou denúncia

O2. Assegurar uma presenç a forte junto dos serviç os do MJ

Objectivos Estratégicos

Objectivos Operacionais

Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

VISÃO: Ac resc entar valor aos serviç os e organismos dependentes do Ministérios da Justiç a

IN D IC A D O R E S

Ind. 3. Acompanhar as

recomendações de ações inspetivas com despacho da tutela

D E S IG N A ÇÃ O

Ind. 1 - Realizar ações de auditoria ou inspeção, de âmbito financeiro e contabilístico

MISSÃO: Desempenhar as funç ões de auditoria, inspeç ão e fisc alizaç ão, relativamente a todas as entidades, serviç os e organismos dependentes ou c uja atividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiç a (MJ).

4 - Contribuir para o aumento da qualidade do sistema prisional e sua aç ão reintegradora 5 - Contribuir para a melhoria da utilizaç ão de rec ursos do MJ

O1. Assegurar a melhoria dos serviç os prestados pelos organismos do Ministério da Justiç a

2 - Contribuir para que os serviç os do MJ detenham instrumentos que os auxiliem na definiç ão de estratégias para as áreas de gestão c rític as de risc o relac ionadas c om os c idadãos e c om a defesa dos direitos humanos

Eficácia

Ind. 2 - Realizar ações de auditoria, inspeção ou outras, no âmbito do funcionamento dos serviços

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Da análise dos resultados constantes do QUAR de 201 da IGSJ verifica-se que, em termos quantitativos, a avaliação final do serviço foi de 105.93% distribuídos da seguinte forma:

AVALIAÇÃO FINAL 105,93%

Objetivos de Eficácia Indicadores nºs. 1 a 4 Área de missão 61,25%

Objetivos de Eficiência Indicadores nºs. 5 a 7 Área de suporte 25,00%

Objetivos de Qualidade Indicadores nºs. 8 a 11 Área de suporte 19,68% 20% 60% 2 0 10 2 0 11( E ) M E T A 2 0 12 T o le râ nc ia V a lo r c rí t ic o P E S O M ê s R ESU LT A D O T A X A R E A LIZ A ÇÃ O C LA SSIF I C A ÇÃ O 2 0 2 100,00 2 125% Superou 40% 2 0 10 2 0 11( E ) M E T A 2 0 12 T o le râ nc ia V a lo r c rí t ic o P E S O M ê s R ESU LT A D O T A X A R E A LIZ A ÇÃ O C LA SSIF I C A ÇÃ O 3 1 1 50,00 1 125% Superou 5 2 1 50,00 1 125% Superou 20% 40% 2 0 10 2 0 11( E ) M E T A 2 0 12 T o le râ nc ia V a lo r c rí t ic o P E S O M ê s R ESU LT A D O T A X A R E A LIZ A ÇÃ O C LA SSIF I C A ÇÃ O 60% 10% 75% 100,00 87% 135% Superou 60% 2 0 10 2 0 11( E ) M E T A 2 0 12 T o le râ nc ia V a lo r c rí t ic o P E S O M ê s R ESU LT A D O T A X A R E A LIZ A ÇÃ O C LA SSIF I C A ÇÃ O 8% 2% 12% 40,00 0% 0% Não atingiu 8% 2% 12% 40,00 36% 135% Superou 48 4 40 20,00 48 100% Atingiu

Ind. 5 - Assegurar os procedimentos para o recrutamento de 2 inspetores

O5. Promover a salvaguarda do ac ervo doc umental Qualidade

Ind. 7- Internet: desvio relativamente à data de realização ( di )

O4.Garantir a ac essibilidade e atualidade da informaç ão on-line Eficiência

O3. Promover o reforç o dos rec ursos humanos

Ind. 9 - Assegurar a redução de consumo de electricidade Ind. 8 - Aplicar a classificação do regulamento arquivístico à massa documental das ações inspetivas

Ind. 10 - Assegurar a redução de consumo em comunicações Ind. 11 - Promover a discussão interna das linhas orientadores para elaboração do código de ética (semanas)

O6. Contribuir para a as boas prátic as

Ind.6 - Intranet: desvio relativamente à data de

(15)

Dos 11 indicadores propostos no QUAR foram superados 6 e atingida a meta de 5. Por razões alheias à IGSJ, conforme justificação efetuada no respetivo indicador (9), não foi possível atingir a meta proposta.

Seguidamente apresenta-se o grau de concretização dos objetivos operacionais e respetivos indicadores constantes do QUAR.

2.3. Atividades de missão: ações de auditoria e inspeção

Nas atividades desenvolvidas pela IGSJ na área de missão, e à semelhança dos anos anteriores, optou-se por, em anexo ao presente relatório, descrever sumariamente as principais conclusões dos processos de inspeção, auditoria e de acompanhamento, concluídos em 2012.

No âmbito das atividades de missão são ainda de destacar as ações relativas à instrução dos processos de queixas, reclamações, denúncias, participações ou exposições apresentadas à IGSJ, cujo serviço é prestado por esta Inspeção-Geral no âmbito da justiça a todos os que o solicitem, quer sejam entidades públicas ou privadas, cidadãos, serviços ou associações.

Descrição detalhada dos objetivos respetivos indicadores

2.3.1. Indicador 1 – Realizar ações de auditoria ou inspeção de âmbito financeiro

Meta: Concluir 4 ações

Resultado: 4 (tolerância 0) - Atingido Taxa de realização: 100%

1 - Auditoria ao Fundo de Compensação junto da ON - Ordem dos Notários

(Processo A-1/2012)

Esta ação de auditoria, iniciada em janeiro, inseriu-se no Plano de Atividades para 2012, tendo como objetivo averiguar o regular funcionamento do Fundo de Compensação, previsto nos artigos 54º e seguintes do Decreto-Lei nº 27/2004, de 4 de Fevereiro.

O relatório preliminar deste processo obteve a homologação de Sua Excelência a Ministra da Justiça, a 22 de agosto de 2012.O processo foi concluído com a elaboração do relatório final a 11 de setembro, data em que foi remetido à tutela.

(16)

2 - Auditoria à DGSP – Aquisição de bens de saúde e de medicamentos no

sistema prisional

(Processo A-2/2012)

Esta ação de auditoria inseriu-se no Plano de Atividades para 2012 da IGSJ, e teve como principal objetivo avaliar os processos de aquisição de bens para os serviços clínicos do sistema prisional, assim como dos medicamentos prescritos aos reclusos, além da avaliação dos sistemas de controlo instituídos relativamente à gestão de existências, nomeadamente o controlo de prazos de validade, condições de armazenamento, registos de entrada e saída de medicamentos, e pessoal autorizado a aceder à farmácia dos estabelecimentos prisionais. A aquisição de medicamentos e dispositivos médicos, não é indissociável do funcionamento global dos serviços clínicos de cada Estabelecimento Prisional (EP), razão pela qual se referiram também alguns aspetos relativos aos recursos humanos e materiais afetos aos serviços clínicos dos EP(s) visitados.

A auditoria iniciou-se a 7 de fevereiro de 2012. O trabalho de campo foi realizado no Hospital Prisional S. João de Deus (HPSJD) e em mais 5 Estabelecimentos Prisionais e terminou a 4 de abril, tendo o relatório preliminar sido concluído a 20.06.2012. O relatório final, datado de 27.07.2012, enviado à tutela na mesma data.

3 - Auditoria à DGSP, às contas dos reclusos em três estabelecimentos

prisionais da área de Lisboa

(Processo A-5/2012)

Esta ação, prevista no Plano de Atividades da IGSJ para 2012, foi determinada por despacho do Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça de 1 de agosto de 2012, e teve como principais objetivos:

• Avaliar os procedimentos de movimentação das contas dos reclusos no Sistema de Informação Prisional (SIP);

• Avaliar os sistemas de controlo instituídos para a conferência, e reconciliação, da conta bancária de reclusos de cada Estabelecimento Prisional (EP), bem como da conferência desses saldos com os registos do SIP.

O trabalho de campo realizou-se nos Estabelecimentos Prisionais de Sintra, de Tires e do Linhó e terminou a 27 de setembro, tendo consistido na recolha dos dados do Sistema de

(17)

Informação Prisional (SIP) com vista ao apuramento do valor total dos saldos dos reclusos afetos ao EP, e reconciliação desse valor com o montante existente na conta bancária e em cofre.

O relatório preliminar foi concluído a 10 de outubro. Em 12 de novembro ficou concluído o relatório final que foi remetido à tutela.

4 - Auditoria ao CEJ, no âmbito do artigo 62.º da LEO (

Processo A-6/2012) Este tipo de auditoria é realizada nos termos do nº 2, do artigo 62º, da Lei do Enquadramento Orçamental e abrange as áreas orçamentais e de controlo interno, e que são realizadas quer por parte desta Inspeção-Geral, quer pela Inspeção-Geral de Finanças.

Nestes termos e tendo em conta que o Centro de Estudos Judiciários não tinha sido objeto de auditoria por parte da Inspeção-Geral de Finanças, a IGSJ selecionou esta entidade para a realização de uma auditoria financeira.

A ação iniciou-se no segundo semestre de 2012 e foi concluída a 19 de dezembro, data da elaboração do relatório final que foi remetido à tutela no dia seguinte.

Ações que incidem sobre a vertente operativa dos serviços do MJ

2.3.2. Indicador 2 – Realizar ações de auditoria, inspeção ou outras, no âmbito do

funcionamento dos serviços

Meta: Concluir 5 ações

Resultado: 5 (tolerância 0) - Atingido Taxa de realização: 100%

1 - Auditoria à DGSP, ao regime de trabalho do corpo da guarda prisional

(Processo A-5/2011)

A presente auditoria, previsto no Plano de Atividades de 2011, incidiu especificamente sobre o corpo da guarda prisional, em vez da abordagem aos sistemas de controlo de assiduidade e dos correspondentes impactos financeiros inicialmente previstos.

(18)

A ação foi iniciada em outubro de 2011 e transitou para o ano seguinte, tendo sido concluída a 1 de março de 2012, data em que foi remetido à tutela o respetivo relatório final.

2 - Auditoria ao funcionamento da Unidade de Compras do Ministério da

Justiça (

Processo A-3/2012)

Esta auditoria, prevista no Plano de Atividades da IGSJ de 2012, teve como objetivo avaliar o modelo em funcionamento e averiguar das suas eventuais vantagens, quer do ponto de vista económico quer da simplificação de procedimentos para os serviços.

A ação foi iniciada a 8 de fevereiro e concluída a 9 de julho, data em que o relatório final foi remetido ao Gabinete da Senhora Ministra da Justiça.

3 - Auditoria à DGRS aos pedidos de saídas precárias de reclusos

(Processo

A-4/2012)

Prevista no Plano de Atividades da IGSJ de 2012m esta ação inspetiva teve como objetivo avaliar a intervenção da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais (DGRSP) no âmbito dos pedidos de licenças de saída jurisdicionais, de saída de preparação para a liberdade e de saída de curta duração apresentados pelos reclusos, bem como no âmbito dos processos de liberdade condicional, tendo em conta as várias queixas de reclusos recebidas nesta Inspeção-Geral sobre os atrasos na concessão dos pedidos.

O processo iniciou-se a 1 de junho e concluído a 22 de novembro, com a elaboração do relatório final, que foi remetido à tutela na mesma data.

4 - Inspeção ao funcionamento da CPVC – Comissão de Proteção às Vítimas

de Crimes

(Processo I-1/2012)

Esta ação de inspeção foi determinada por despacho de 28 de setembro do Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça, de acordo com o previsto no Plano de Atividades, aprovado por Sua Excelência a Ministra de Justiça.

(19)

A ação desenvolvida destinou-se a avaliar a atuação da CPVC, no que se refere ao volume de processos instruídos e os procedimentos dos mesmos, designadamente na instrução de processos de pedidos e atribuição de indemnizações por parte do Estado.

O relatório final desta ação inspetiva foi concluído 20 de dezembro e remetido à tutela a 21 do mesmo mês.

5 - Processo de averiguações a todos os serviços do MJ- Ministério da

Justiça

(Processo V-23/2010)

Este processo foi iniciado em 2 de setembro de 2010 e teve como objetivo obter informações sobre o volume e periodicidade das entregas das receitas próprias arrecadadas pelos serviços de administração direta do Ministério da Justiça ao IGFIJ, I.P., durante o ano de 2010.

Posteriormente e, por despacho do Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça de 11 de outubro de 2011, foi determinada a continuação do processo em causa para uma nova recolha de elementos relativos às receitas arrecadadas pelos serviços e entregues ao IGFIJ, durante o ano de 2011. Este processo foi concluído com a elaboração da informação interna, em janeiro de 2012.

Ações de Acompanhamento

2.3.3. Indicador 3 – Acompanhar as recomendações de ações inspetivas com

despacho da tutela

Meta: Realizar 2 ações de acompanhamento

Resultado: 3 (tolerância 0) - Superado

Taxa de realização: 108%

O objetivo n.º 2, (Ind.3) do QUAR, consistiu na realização de ações de acompanhamento das recomendações formuladas em ações suscetíveis de follow-up, cujo critério obriga a que estas tenham obtido despacho de homologação, uma vez que as recomendações da IGSJ apenas adquirem eficácia após o despacho da tutela.

(20)

Além disso, e sendo do conhecimento da IGSJ que estas nem sempre chegam rapidamente ao conhecimento de todos aqueles que, na prática, são responsáveis diretos pela aplicação das recomendações, torna-se conveniente aguardar, pelo menos um ano após o referido despacho, a fim de permitir a análise do grau de aplicação do recomendado.

Neste contexto, em 2012 foi definido inicialmente como meta do Indicador 3 do QUAR a realização de 4 ações de acompanhamento. No entanto, e considerando as ocorrências já justificadas sobre a falta de recursos humanos que inviabilizavam a constituição de equipas de inspeção, foi pedida a redução da meta inicial de 4 para 2, tendo esta solicitação obtido despacho favorável da Sua Excelência a Ministra da Justiça, em 2 de novembro de 2012.

Contudo, o resultado final acabou por ultrapassar as expectativas, uma vez que se conseguiram concluir 3 ações de acompanhamento, devido à realização de uma auditoria temática, como seguidamente se descrevem.

1 - Ação de Seguimento do Processo I-2/2008 – Casas de função (IGFIJ,

DGRS, DGSP, PJ e Tribunais

(Processo AC-1/2012)

Esta ação de acompanhamento das recomendações formuladas no relatório final da inspeção à utilização das casas de função (Proc. I-2/2008), homologado por despacho do Ministro da Justiça de 31 de julho de 2009, transitou do Plano de Atividades de 2011 para 2012, tendo-se iniciado por despacho do Senhor Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça, de 10 de janeiro. A ação foi concluída a 17 de maio, data em que foi remetido ao Gabinete da Senhora Ministra da Justiça o relatório final desta ação de seguimento, realizada no Instituto de Gestão Financeira e de Infraestruturas da Justiça, I.P., na Direção-Geral de Reinserção Social, na Direção-Geral dos Serviços Prisionais e na Polícia Judiciária.

2 - Ação de Seguimento do Processo de Auditoria A-3.1/2010 - IRN

(Processo

AC-2.1/2012)

Acão de acompanhamento das recomendações formuladas no âmbito do processo de auditoria A-3.1/2010, ao IRN e que consistiu numa ação temática que envolveu três entidades do MJ (IRN/DGAJ/ITIJ) sobre o recurso ao outsourcing.

(21)

Esta ação realizada no IRN teve início em 25 de outubro e concluída com a elaboração do relatório final, apresentado a 20 de dezembro, tendo sido remetido à tutela no mesmo dia.

3 - Ação de Seguimento do Processo de Auditoria A-3.2/2010 – DGAJ

(

Processo AC-2.2/2012-DGAJ)

Acão de acompanhamento à DGAJ das recomendações formuladas no âmbito do processo de auditoria temática A-3.2/2010, que envolveu três entidades do MJ (IRN/DGAJ/ITIJ) sobre o recurso ao outsourcing.

Esta ação à DGAJ teve início em 25 de outubro e foi concluída com a elaboração do relatório final, apresentado a 21 de dezembro, e remetido à tutela no mesmo dia.

Visitas a serviços objeto de queixa

2.3.4. Indicador 4 – Realizar visitas a serviços que tenham sido objeto de queixa,

reclamação ou denúncia

Meta: 10 visitas efetuadas, com relatório da visita finalizado

Resultado: 11 (tolerância 1) - Atingido

Para efeitos do QUAR 2012 foram planeadas 10 visitas a serviços objeto de queixa, reclamação ou denúncia.

No ano em apreço foi possível atingir-se a meta proposta, tendo-se realizado11 visitas no âmbito dos processos de reclamações constantes do mapa seguinte, graças ao esforço suplementar efetuado na gestão organizacional da ação inspetiva e dos recursos humanos, tendo em conta que as visitas implicam o envolvimento de, pelo menos, dois inspetores e, subsequentemente a esta, elaborado um relatório da visita frequentemente com recomendações ou propostas, sendo depois, enviado aos serviços visitados.

Na seleção das visitas planeadas são tidos em consideração os factos apresentados, o conhecimento do serviço em questão, a urgência da intervenção e as vantagens de que uma deslocação aos locais possa contribuir para o apuramento da veracidade dos factos, ou facultar novos elementos para o funcionamento legal dos serviços visados, ou ainda, para

(22)

mostrar aos serviços a disponibilidade de uma presença exterior quando ela se torna necessária.

Recorde-se que a IGSJ tem adotado uma política de proximidade que, sem prejuízo da solicitação de pedidos de informação aos serviços de auditoria e inspeção interna existentes em alguns organismos, deve manter sempre que possível, a presença física em alguns dos serviços objeto de queixa, reclamação, participação ou denúncia, para efeitos de instrução dos respetivos processos e garantir os direitos dos cidadãos, bem como o cumprimento dos procedimentos mais adequados.

Promover reforço de recursos humanos

2.3.5. Indicador 5 – Assegurar os procedimentos para o recrutamento de 2

inspetores

Meta: Recrutamento de 2 inspetores

Resultado:2 (tolerância 0)- Superado

Nº Proc. Ent. Visada Processos de Visitas (V ou R) Data da visita

Data do relatório 1 R-90/2011 DGSP Visita inspetiva ao EP - Carregueira no âmbito do Proc. R-90/2011.

Deficientes condições do EP 31-07-2012 03-08-2012 2 R-158/2011 DGSP Visita inspetiva ao EP-Coimbra - Assistência médica 31-01-2012 3--02-2012 3 R.12/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP- Coimbra no âmbito do Proc. 12/2012-

Espancamento de reclusos 31-01-2012 21-Fev-12

4 R-6 /2012 DGSP Visita inspetiva ao EP - Carregueira no âmbito do Proc. R-6/2012.

Comportamento abusivo dos funcionários do EP 31-01-2012 15-02-2012 5 R-41/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP-Coimbra - Segurança e Sáude 24-02 e

4-4-2012 10-04-2012 6 R-40/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP - Carregueira no âmbito do Proc. R-40/2012.

Alimentação e outros 31-07-2012 03-08-2012

7 R-195/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP- Coimbra no âmbito do Proc. 195/2012-

Condições higiene e alimentação 22-11-2012 26-11-2012 8 R-211/2012 DGSP Visita inspetiva ao EP- Montijo no âmbito do Proc. 2011/2012-

Condições EP e de higiene 12-12-2012 17-12-2012 9 R-176/2012 DGRSP Visita inspetiva às instalações do GISP- Monsanto, no âmbito do

Proc. R-176/2012. 06-12-2012 20-12-2012

10 R-236/2012 DGRSP Visita ao EP de Lisboa, no âmbito do proc. R- 236 sobre os

procedimentos de visitas e de segurança do EP 14-12-2012 21-12-2012 11 R-238/2012 DGRSP Visita ao EP de Lisboa, no âmbito do proc. R- 238 sobre as condições

(23)

Considerando a saída de 2 inspetores da IGSJ em 2011 para prestarem serviço noutros organismos da Administração Pública, esta Inspeção-Geral abriu o procedimento para o preenchimento das vagas em aberto, através do recrutamento de 2 inspetores em regime de mobilidade.

Com a publicação dos Despachos n.ºs 3162/2012 e 3163/2012, em Diário da República, II Série, nº 45 de 2 de março, iniciaram funções na IGSJ, 2 inspetores em regime de mobilidade interna, ao abrigo do artigo 59º e do nº2 do artigo 60º da Lei nº 12-A/2008, de 27 de fevereiro.

O processo ficou concluído com a publicação dos Despachos n.ºs 13756/2012 e 13757/2012, em Diário da República, II Série, nº 206 de 2 de outubro, sobre a consolidação definitiva da mobilidade interna destes novos inspetores.

Assegurar a acessibilidade e atualidade da informação on-line

2.3.6. Indicador 6 – Intranet: desvio relativamente à data de divulgação (em dias)

Meta: Intranet - atualização da informação em 3 dias

Resultado: 1 dia (tolerância 1) - Superado

Sendo a gestão da IGSJ orientada para a concretização de ações que promovam uma melhoria na gestão dos recursos humanos através da simplificação dos procedimentos internos implica que a informação disponibilizada internamente tem de ser permanentemente atualizada a fim de se evitar a perda de tempo e a alocução de recursos humanos na sua pesquisa.

Neste sentido, e para efeitos da meta deste indicador, durante o ano em apreço, a divulgação da informação foi sempre efetuada no próprio dia em que foi dada a orientação para a sua disponibilização on-line, pelo que consideramos a meta superada.

(24)

2.3.7. Indicador 7 – Internet: desvio relativamente à data de divulgação (em dias)

Meta: atualização da informação em 5 dias

Resultado: 1 dia (tolerância 2) - Superado

Taxa de realização:125%

Apesar de ter sido considerado um prazo maior, em relação à disponibilização da informação na Intranet, a fim de acautelar atrasos por qualquer anomalia na rede web do Ministério da Justiça, para efeitos da meta deste indicador, verificou-se que a divulgação da informação foi sempre efetuada no próprio dia da receção dos elementos a disponibilizar on-line, uma vez que não se registaram avarias na rede que justificassem o seu atraso.

Promover a salvaguarda do acervo documental

2.3.8. Indicador 8 – Aplicar a classificação do regulamento arquivístico à massa

documental das ações inspetivas

Meta: 60% da massa documental relativa a processos da ação inspetiva

Resultado: 87% (tolerância 10%) – Superado

Taxa de realização:135%

Considerando a Portaria nº 1197/2010, de 26 de Novembro, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivístico desta Inspeção-Geral e, que por falta de recursos humanos ainda não tinha sido aplicado à documentação acumulada da IGSJ, foi previsto no Plano de Atividades e no indicador 8 do QUAR de 2012, a aplicação da classificação do regulamento arquivístico aos processos físicos das ações inspetivas existentes em suporte de papel, tendo sido definida a meta 60% para a massa documental dos processos existentes.

A metodologia utilizada neste processo de classificação e seriação realizou-se em 2 fases:

1. Na 1ª fase foi feita uma abordagem mais geral com o levantamento de toda a massa

documental, em Informação elaborada para o efeito, contendo a descrição e localização de toda a documentação relativa aos processos da inspeção.

(25)

2. A 2ª fase foi concluída a 21 de Dezembro, após a classificação e seriação de todos os

processos tendo sido elaborada a Informação respetiva com a descrição do trabalho realizado. O objetivo deste indicador foi superado uma vez que foi alcançada a meta de 87% em vez dos 60% propostos, ou seja, de um total de 137 processos registados até Dezembro de 2012, conforme a identificação no mapa seguinte, foram classificados e seriados 119 processos.

Além dos processos de inspeção foram classificadas outras sérias, nomeadamente as séries relativas a processos concursais que, depois do expurgo da documentação, deram origem aos autos de eliminação nºs 1, 2 e 3, remetidos à DGLAB- Direção-Geral do Livro e das Bibliotecas, e que permitiu à IGSJ eliminar cerca de 4,70 metros lineares da massa documental sem

interesse arquivístico1_{, contribuindo para uma melhor utilização dos recursos e do espaço}

Contribuir para as boas práticas

2.3.9. Indicador 9 – Assegurar a redução do consumo de eletricidade

Meta: menos 8% em relação ao ano anterior

Resultado: 0% (tolerância 12%) – Não atingido

Relativamente a este indicador que consistia em garantir uma redução de 8% do consumo de eletricidade em relação ao do ano anterior, não foi possível atingir a meta proposta uma vez que, após uma auditoria técnica efetuada pela EDP em 12.3.2012 ao contador elétrico foi

1_{Área correspondente a um armário com 5 prateleira de 1metro cada.}

Tipo de processos 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Totais

Auditoria 1 2 2 2 4 10 11 5 7 44

Inspeções 1 1 1 1 1 2 3 3 4 2 1 20

Sindicâncias 2 4 2 1 1 2 1 1 1 ₁₅

Vários 1 6 3 1 1 2 2 3 8 26 4 1 58

(26)

detetada uma anomalia na contagem elétrica,2_{no sentido de estarem a debitar valores}

menores que os reais.

Neste contexto e por razões alheias à IGSJ, face aos acertos efetuados, os valores subiram exponencialmente em relação ao ano anterior pelo que não é possível aferir o consumo de eletricidade. Atualmente esta situação encontra-se normalizada.

2.3.10. Indicador 10 – Assegurar a redução do consumo em comunicações

Meta: menos 8% em relação ao ano anterior

Resultado: 36% (tolerância 12%) – Superado

Relativamente a este indicador que está de acordo com a política que vem sendo seguida pela Inspeção-Geral, no sentido de implementar procedimentos que se traduzam numa maior economia financeira e contribuir para as boas práticas, foi possível apurar, de acordo com a faturação final, que o consumo em comunicações no ano de 2012 teve uma redução de 36% em relação ao ano anterior.

2.3.11. Indicador 11 – Promover a discussão interna das linhas orientadoras para a

elaboração do código de ética (semanas)

Meta: 48 semanas

Resultado: 48 (tolerância 4) – Atingido Taxa de realização:100%

Não obstante, e apesar da existência de regras especiais relativamente à carreira de inspeção e das regras de conduta já estabelecidas no Manual de Procedimentos da Atividade Inspetiva aprovado em 31.12.2009, e no Regulamento do Procedimento de Inspeção da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça, publicado em 16.09.2010, a formalização de um Código de Ética da

(27)

IGSJ é um projeto que pretende fechar, de certa forma, o ciclo de regulamentos do controlo interno, cuja vontade tem sido anunciada em relatórios anteriores.

Neste contexto, no ano em apreço foi possível proceder-se à elaboração de um documento-base para um futuro código de ética, com o qual se pretende promover a discussão interna a fim de permitir que os seus preceitos sejam assimilado por todos os colaboradores e, garantir uma maior adesão aos valores que venham a ser plasmados no documento final.

Neste contexto, foi elaborado o documento-base e submetido à apreciação do Senhor Inspetor-Geral, a 21 de dezembro de 2012, considerando-se o objetivo cumprido.

2.4. Outras ações da área de missão

2.4.1. Tratamento de queixas, reclamações e denúncias

A instrução dos processos de queixas, reclamações e denúncias constitui uma das atividades da IGSJ insuscetível de ser totalmente programado, em termos de planificação visto que esta é dependente de estímulos externos uma vez que é uma atividade impulsionada por entidades públicas ou privadas, cidadãos, empresas ou associações que se dirigem à IGSJ, inserindo-se deste modo numa lógica reativa.

No entanto, esta atividade merece particular atenção, considerando que podem estar em causa situações que lesem os direitos dos cidadãos e, também, porque as queixas recebidas podem constituir um meio de alerta para a necessidade de realizar ações inspetivas em determinadas áreas, e, ao mesmo tempo, podem fornecer informações sobre a satisfação dos cidadãos /clientes no âmbito da Justiça.

Neste contexto, o tratamento dos processos de queixas/reclamações que muitas vezes obriga a visitas in loco para aferir a veracidade das denúncias, continua a ter um peso significativo no conjunto da atividade da IGSJ, pois a instrução destes processos decorre necessariamente em paralelo com as outras ações de auditoria ou inspeção em curso, o que obriga a uma grande racionalização de tempo e de recursos, quer em termos da organização, quer em termos pessoais.

De acordo com o mapa seguinte é possível aferir que este serviço tem mantido uma certa regularidade embora se note um decréscimo no número de processos abertos desde finais de

(28)

2010, em que estes passaram a ser instruídos através do sistema de gestão documental, o que permite a agregação de queixas de um mesmo individuo num único processo evitando-se a duplicação de processos.

No entanto, em 2012 houve um aumento de processos em relação ao ano anterior devido a um melhor ajustamento da metodologia utilizada no sistema eletrónico, tendo-se registado 277 processos de queixas. Este número ficou um pouco aquém dos anos anteriores em que se ultrapassou o processamento de mais de 300 processos, tendo-se atingido um “pico” no ano de 2007.

Os gráficos seguintes identificam o número e as entidades visadas nos processos de queixas de 2012;

Conforme os gráficos apresentados e no que respeita a entidades visadas, as queixas visam maioritariamente a DGRSP, com origem nos reclusos dos Estabelecimentos Prisionais dispersos por todo o país.

Tipo de Processos 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

A - Auditoria 1 2 2 2 4 10 11 5 6

AC - Acom panham ento 1 3 3

I - Inspeções 1 1 1 1 1 2 3 3 4 2 1

R- Queixas Reclam ações e Denúncias 6 160 279 230 117 96 295 364 330 311 301 200 277 S- Sindicâncias 2 4 2 1 1 2 1 1 1 V- Vários 1 6 3 1 1 2 2 3 8 26 4 1 Total 6 164 291 235 122 99 300 372 340 332 343 212 289 203 23 20 ₇ ₅ ₃ ₂ ₁ 13

Processos de Queixas ‐ 2012

(

Entidades Visadas)

(29)

As tipologias destas queixas baseiam-se, essencialmente em pretensas atuações irregulares nos procedimentos da rotina diária e condições dos EP’s.

A seguir à DGRSP são os Tribunais e IRN que apresentam o maior número de queixas. Estas são, sobretudo, relacionadas com atrasos nos processos judicias e com o atendimento deficitário a utentes ou demora nos diversos balcões de registos e das lojas do cidadão.

O arquivo liminar de processos de queixas é feito quando o assunto ou a entidade visada não é da competência da IGSJ. Apesar desta circunstância, e sempre que possível, a IGSJ procede ao encaminhamento da queixa para a entidade competente para a resolução da questão apresentada.

2.4.2. Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado (SCI)

A IGSJ como membro do SCI – Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado – está representada no seu Conselho Coordenador por força do artigo 6º do Decreto-Lei nº 166/98, de 25 de Junho.

No que respeita à representação nas Secções Especializadas daquele Conselho Coordenador, a IGSJ mantem a sua colaboração nas Secções Especializadas de Informação e Planeamento

73% 8% 7% 3% 2% 1% 1% 0% 5% 6%

Queixas ‐2012

Entidades visadas (em%)

DGSP/DGRSP Tribunais IRN DGAJ IGFIJ/IGFEJ DGPJ/GRAL INML INPI Arq. Liminar

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(SEIP), de Normas e Metodologias (SENM), de Formação e Qualificação (SEFQ) e na de Avaliação do Desempenho dos Serviços (SEADS), participando sempre que solicitada.

Em 2012 apenas se registou a participação da IGSJ na Secção Especializada de Informação e Planeamento (SEIP), em diversas reuniões para elaboração de variados documentos, designadamente no Relatório de Atividades do SCI de 2011, no Plano de Atividades do SCI de 2012 e no Programa Anual de Auditorias para 2013 do artigo 62.º da Lei de Enquadramento Orçamental.

No âmbito da SEIP foi ainda discutida uma proposta de despacho com vista a regulamentar o disposto no artigo 15.º-A do Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho, relativo ao envio dos relatórios finais das ações dos órgãos de controlo aos membros do Governo responsáveis pelas áreas das Finanças e da Administração Pública.

Além destas atividades, foi feita regularmente a inserção de elementos na aplicação informática do SCI (o SIAudit), relativamente às ações inspetivas e auditorias da IGSJ com relevância financeira (previstas, em curso ou terminadas), para efeitos de coordenação dessas ações no âmbito do SCI.

3. Atividade de Suporte (DSAGI)

A nova lei orgânica manteve as competências da Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI) como a estrutura que suporta toda a atividade interna da IGSJ. Nestes termos compete à DSAGI assegurar um vasto conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos recursos financeiros, humanos e materiais, bem como gerir as áreas de informática e as de tecnologia da informação.

Deste modo e tendo presentes as atribuições e competências legalmente atribuídas, esta unidade orgânica prosseguiu os objetivos previstos no plano de atividades e no QUAR, tendo em conta que 7 dos 11 indicadores propostos no QUAR eram da sua responsabilidade, designadamente os que se referem aos objetivos genéricos de eficiência e qualidade dos serviços prestados nas áreas da sua competência.

(31)

Recursos humanos

Na área de recursos humanos, as funções abrangem, entre outras, o processamento de vencimentos, o controlo de assiduidade (faltas, férias, licenças), a abertura e execução dos procedimentos para o recrutamento de pessoal, bem como manutenção dos ficheiros permanentemente atualizados.

Relativamente aos recursos humanos e, devido à saída de 2 inspetores no ano anterior, durante o ano de 2012 houve a necessidade de se reforçar o mapa da inspeção pelo que abriu um procedimento para o recrutamento de 2 inspetores através da mobilidade interna. O processo ficou concluído a 2 de outubro, data em que foram publicados os despachos sobre a consolidação definitiva da mobilidade interna dos novos inspetores.

Em março de 2012 verificou-se a saída de uma assistente técnica para desempenhar funções noutro organismo da AP, houve a necessidade de se abrir um novo procedimento para o recrutamento de uma colaboradora para desempenhar funções na mesma categoria, através da mobilidade interna.

Deste procedimento resultou a seleção e a entrada em funções de uma assistente técnica na IGSJ a 19 de Abril de 2012, conforme despacho nº 12516/2012, de 25 de setembro. O processo foi entretanto concluído com a publicação do despacho nº 4314/2013, de 25 de março, sobre a consolidação da mobilidade interna e a celebração do contrato de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado.

Formação profissional

No ano de 2012 e dentro dos constrangimentos financeiros que a Administração Pública atravessa, a IGSJ proporcionou formação a mais de 90% de funcionários, ou seja, de um total de 18 funcionários, 17 tiveram formação, conforme mapa seguinte:

(32)

Neste âmbito há ainda a registar a formação nos novos domínios da gestão contabilística e

financeira no sistema GeRFiP

-

Gestão de Recursos Financeiros Partilhada na Administração

Pública, uma vez que no início de 2013 a administração pública central passou a utilizar o novo Plano Oficial de Contabilidade Pública, baseado na nova plataforma partilhada da AP. É ainda de destacar o facto da formação em 2012 ter sido efetuada sem custos para a IGSJ, considerando que foi proporcionada formação interna ao abrigo do contrato de assistência técnica ao sistema de gestão documental e aproveitada a oportunidade da formação promovida pelo INA financiada pelo POPH, de tipo e-learning, e, ainda, a formação promovida gratuitamente por outras entidades no âmbito de novos sistemas eletrónicos.

Na área de recursos financeiros

A DSAGI assegurou a execução do orçamento de funcionamento da IGSJ, o controlo da despesa, a prestação de contas, bem como a elaboração do orçamento para o ano seguinte. Relativamente aos recursos financeiros e com um orçamento disponível de 906.649,00 euros, verificou-se que o montante realizado foi de 812.560,37 euros, resultando um saldo no valor de 94.088,63 euros.

Importa referir que na elaboração do QUAR para 2012 os valores indicados eram valores estimados, 984.741,00 euros.

Área Temática / Designação do Curso Tipo de

Formação Horas Total p/ formaçã o Total Horas En t. F or m .

Técnicas de Entrevista e-Learning 40 1 40 INA Gestão de Recursos Humanos na AP e-Learning 40 1 40 INA Melhoria da Eficiência Operacional nos Serviços Publicos-Lean Publico Gov Externa 20 1 20 INA Gestão de Seniores na AP. Porquê? Como? Que evolução? Audioconfe 1,5 1 1,5 INA Gestão Documental edoclink - Utilizadores Interna 4 17 68 LINK Gestão Documental edoclink - Gestores Interna 4 4 16 LINK Aspetos funcionais e de configuração do backoffice Intranet (SharePoint) Interna 4 4 16 LINK

Geadap (Siadap 2.3) Externa 3 1 3 IF

SGU 3.0 Sessão de Apresentação Externa 3 1 3 IF

(33)

Orçamento de 2012:

Análise da afetação real e prevista de recursos humanos e financeiros

A afetação dos recursos humanos e financeiros é expressa no QUAR da IGSJ, mostrando quais os recursos planeados para o ciclo de gestão e aqueles que mais contribuíram para os resultados do desempenho alcançados. Em relação aos recursos humanos foi atribuída uma pontuação para cada categoria profissional com base no intervalo de rendimentos entre o mínimo e o máximo e o ordenado mínimo nacional.

Para cada categoria profissional foi identificado o número dos funcionários correspondentes e feito o somatório das pontuações, obtendo-se assim a pontuação planeada.

Em relação às chefias intermédias e no que se refere aos chefes de equipa não é possível identificá-los uma vez que se tratam de chefias temporárias e alteradas regularmente, verificando-se assim uma duplicação em relação ao corpo de inspetores.

Foram ainda aferidos os dias úteis para 2012 e os dias executados por cada trabalhador e, no final, calculou-se a pontuação executada por categoria profissional e obtendo-se o desvio com base na diferença entre o planeado e o executado conforme o quadro seguinte:

Da observação dos meios disponíveis do quadro acima verifica-se que em relação à pontuação planeada de 123,2 e a pontuação executada de 117,3 existe um desvio total de 5,9. Em relação ao desvio mais acentuado verificado na carreira de inspeção, justifica-se pelo facto

Estimado (€) Realizado (€) Desvio(€) 906.649,00 € 812.560,37 € - 94.088,63 € - € - € - € 906.649,00 € 812.560,37 € - 94.088,63 € Total: Orçamento Funcionamento PIDDAC

Recursos Humanos Pontuação Planeados Executados Desvio

Dirigentes - Direção Superior 14,2 28,5 28,5 0,0

Dirigentes - Direção Intermédia e Chefes de equipa 6,9 27,7 27,7 0,0 Técnicos Superiores 4,3 4,3 4,3 0,0 Inspetores 5,1 51,3 45,6 -5,7 Técnico de Informática 3,5 3,5 3,5 0,0 Assistentes Técnicos 2,1 6,3 6,0 -0,2 Assistente Operacional 1,6 1,6 1,6 0,0 123,2 117,3 -5,9

Meios disponíveis

Total:

(34)

da baixa por doença prolongada e respetivo falecimento de um dos inspetores ocorrido em 2012. Tirando esse fator, o quadro acima reflete o elevado número de execução dos dias planeados por parte dos trabalhadores da IGSJ.

Em termos orçamentais, os encargos com os recursos humanos com um encargo de719.404,58

euros representam 89% da despesa efetuada.

Em síntese e em termos gerais verificou-se uma concordância entre os dias planeados e os dias executados, bem como uma gestão financeira positiva.

Apreciação por parte dos utilizadores, dos serviços prestados pela IGSJ

À semelhança de anos anteriores, a IGSJ não realizou o questionário direcionado para a apreciação por parte dos utilizadores em relação aos serviços prestados pela IGSJ. No entanto, o organismo dispõe de um formulário de queixas, reclamações e denúncias disponível no seu site (www.igsj.mj.pt) e nos sites de diversos serviços do Ministério da Justiça, podendo este constituir um meio de recolher a informação estatística sobre a satisfação dos cidadãos /clientes no âmbito da Justiça e da própria organização.

Note-se ainda que a IGSJ assegura diariamente um serviço de atendimento presencial e telefónico, mediante uma escala de inspetores, ao qual se podem dirigir os cidadãos, entidades públicas ou privadas, para apresentação das suas queixas e exposições, que são posteriormente encaminhadas para decisão de abertura de processo pelo Inspetor-Geral. Assim, dos 277 processos de queixas/denúncias registados em 2012, com origem no formulário

on-line, correio eletrónico, correio, telefone, fax ou pessoalmente apresentadas, nenhum

visou a atuação ou o serviço prestado pela IGSJ, bem como não foi registada qualquer reclamação escrita no respetivo livro de reclamações.

Da apreciação destes elementos, pode-se considerar que os serviços prestados pela IGSJ são encarados pelos seus utilizadores de uma forma positiva, pautando-se a sua atuação por uma ética e desempenho corretos.