SISTEMA DE INFORMAÇÕES JUDICIÁRIAS - SIJ
MÓDULO DESPACHO ASSISTIDO
(versão 1.0)Sumário
1. OBJETIVO DO MÓDULO... 3
1. 2. GERENCIAMENTO DE MODELOS DE DESPACHOS... 3
2.1 CONFECÇÕES DE MODELOS DE DESPACHOS... 3
2.2 COMO LOCALIZAR UM MODELO DE DESPACHO... 5
2.3 .COMO EXCLUIR UM MODELO DE DESPACHO... 6
2. 3. CONFECÇÃO DE MINUTA DE DESPACHO... 7
3. 4. TRAMITAÇÃO DO PROCESSO APÓS A CONFECÇÃO DA MINUTA... 9
4.1 LIBERAR MINUTAS DE DESPACHO PARA ASSINATURA... 9
4.2 ASSINAR AS MINUTAS DE DESPACHO... 11
4.3 IMPRIMIR E LIBERAR PARA PUBLICAÇÃO DO DESPACHO... 13
4.4 BAIXAR ARQUIVOS PARA PUBLICAÇÃO... 15
4.5 CERTIFICAR PUBLICAÇÃO / LIBERAR PARA INTERNET... 16
1. OBJETIVO DO MÓDULO
O Despacho Assistido é um módulo destinado a auxiliar a Presidência, a Vice-Presidência e as Secretarias dos Órgãos Judicantes na elaboração de minutas de despachos, assegurando a adoção do estilo redacional e a visualização das peças processuais que são encaminhadas eletronicamente ao TST, pelos Tribunais Regionais.
Ao final, os textos produzidos através do Despacho Assistido são diretamente armazenados nos bancos de dados do TST. Futuramente, esses arquivos alimentarão, automaticamente, a publicação de despachos na Imprensa Nacional, no Diário da Justiça do Trabalho Eletrônico e na Internet.
2. GERENCIAMENTO DE MODELOS DE DESPACHOS
2.1 - CONFECÇÕES DE MODELOS DE DESPACHOS
A confecção de modelos dos despachos deverá ser o primeiro passo para se utilizar o Despacho Assistido de forma otimizada. Depois dessa fase, deve-se passar para a elaboração dos despachos propriamente ditos, descrita no item três (3).
Para confeccionar modelos, acesse a tela correspondente no caminho
Siga os seguintes passos para confeccionar modelo de despacho:
a) Na coluna “Descrição do Modelo”, clique em uma linha em branco ou clique em qualquer linha dessa tabela e, em seguida, no ícone “inserir registro”
para abrir uma linha em branco;
b) Digite o nome do modelo a ser criado nessa linha em branco; c) Escolha o tipo do despacho (decisão ou expediente);
d) Clique no ícone representado pelo disquete para salvar o modelo criado (ainda sem conteúdo) no Banco de Dados e confirme a gravação clicando no botão . Se gravado com sucesso, no canto inferior esquerdo da tela será emitida a mensagem “operação efetuada”;
e) Selecione o modelo criado sem conteúdo clicando uma vez em cima do nome dele e, em seguida, clique no ícone “abre o modelo gravado no BD”; f) Altere o modelo carregado no Word da forma que desejar e não salve;
g) Feche esse documento Word clicando no do MS-word no canto superior direito da tela;
h) Salve o documento no Banco de Dados clicando no ícone do disquete e confirme a gravação de registro clicando no botão .
b a c a d h e b x z
Observações importantes sobre a tela anterior:
I - O botão visualizar (x) carrega o modelo de despacho apenas para leitura. Se houver edição no modelo carregado pelo botão visualizar, será avisado ao usuário, quando do fechamento do documento, que o mesmo é somente de leitura e será pedido um novo nome para o modelo alterado;
II – Pode-se criar um modelo de despacho a partir de um documento já existente. Para isto, siga os passos a, b e c do item 2.1 e clique no ícone “criar um modelo
a partir de um arquivo” (z). Busque o arquivo desejado e edite o documento.
Feche o Word sem salvá-lo e salve-o no SIJ clicando no disquete.
2.2 – COMO LOCALIZAR UM MODELO DE DESPACHO
Acesse a tela de manutenção de modelos no caminho Processo/ Gerenciar
modelos de Despachos. No campo “Localizar Modelo” (a), digite o nome
completo do modelo ou apenas parte dele e clique no ícone representado pelo binóculo (b) para que o modelo desejado seja selecionado.
a
2.3 – COMO EXCLUIR UM MODELO DE DESPACHO
Acesse a tela de manutenção de modelos no caminho Processo / Gerenciar
modelos de Despachos. Selecione o modelo que deseja eliminar (a), conforme
descrito no item 2.2 acima e clique no ao lado da linha selecionada (b).
3. CONFECÇÃO DE MINUTA DE DESPACHO
Acesse o editor no caminho Processo / Despacho Assistido / Editor do
Despacho Assistido para confeccionar a minuta de despacho.
Antes de utilizar o Editor do Despacho Assistido, feche todas as janelas Word que eventualmente estejam abertas. Siga os seguintes passos para confeccionar minuta de despacho:
a) Utilize o leitor de código de barras ou digite o número, completo ou apenas parte, do processo (Nº, Ano, Vara, Tribunal, Seq. e Dig.) que se deseja confeccionar a minuta do despacho;
b) Clique na lupa da barra de ícones ou tecle F8 para buscar as informações do processo;
c) Escolha o signatário, Gabinete da Presidência, Gabinete da Vice-Presidência ou Secretaria.
d) O botão publicável virá sempre marcado, por default. Se o documento não precisar ser publicado na Imprensa Nacional ou no Diário da Justiça do Trabalho Eletrônico, então desmarque essa opção;
e) Selecione o modelo a ser utilizado clicando uma vez, na lista de modelos, com o mouse em cima dele. Ele só aparecerá nessa lista apresentada na janela de
Modelo/Triagem se tiver sido previamente criado, conforme item 2.1.
f) A janela de edição à direita, anteriormente em branco, será carregada com as partes, advogados, texto do modelo, data atual e signatário.
g) Para alterar (editar) a minuta gerada nessa janela, clique com o mouse em qualquer posição da mesma uma única vez. O Word será carregado e a
minuta disponibilizada. Faça as alterações necessárias. Saia do documento sem salvar clicando no botão fechar do Word (canto superior direito da tela); h) Clique no ícone do disquete ou pressionar F10 para salvar o documento no
Banco de Dados;
i) Confirme a gravação do registro clicando no botão “Sim”. Depois desse passo, a minuta de despacho estará gravada no BD e a confecção finalizada;
j) Clique na seta vermelha “retornar” 2 vezes para sair da tela de confecção da minuta.
Depois de clicar no sim e confirmar a gravação da minuta de despacho no BD, o processo aparecerá na tela de “Liberação para revisão / assinatura”. Essa será a primeira fase de tramitação do processo e está descrita no item 4.1.
a b c d e f g h j x
Observações sobre a tela anterior:
I – A minuta de despacho poderá ser elaborada a partir de um documento existente. Para isto, repita os passos de a até d do item 3 acima e clique em “editar minuta a partir de um arquivo” (x);
II – Localize o arquivo armazenado, altere o documento e repita os procedimentos
h e i do item 3;
4. TRAMITAÇÃO DO PROCESSO APÓS A CONFECÇÃO DA MINUTA;
4.1 LIBERAR MINUTAS DE DESPACHOS PARA ASSINATURA
Depois da etapa de confecção da minuta de despacho, o processo ficará aguardando a fase de tramitação. A primeira fase de tramitação do processo é a liberação da minuta para revisão e assinatura. Essa tela será acessada clicando no seguinte caminho: Processo / Despacho Assistido / Liberar Despacho para
Assinatura.
Na tela de liberação de despachos para assinatura seguinte, a minuta poderá ser revisada. Para isto, clique no botão Editor (a) correspondente. O Word será aberto e o processo correspondente será editado e alterado conforme a letra g, h e i do item 3.
Na tela de envio para assinatura abaixo, os campos “Unidade Administrativa (b)” (identifica a lotação do usuário que fez login no SIJ) e “Responsável” (c) (identifica o responsável pela liberação dos processos) virão preenchidos.
O usuário deverá, após a revisão, selecionar o(s) processo(s) que deseja liberar para assinatura marcando a caixa “Liberar p/Rev. /Ass.” (d) correspondente.
Se clicada na opção “Selecionar todos os processos (e)”, a caixa “Liberar
p/Ver. /Ass.” será marcada ou desmarcada automaticamente para todos os
processos que estão aguardando liberação.
Se o processo a ser selecionado não estiver visível na tela, então ele poderá ser selecionado digitando o nº do processo no campo “Nº processo para consulta (f)” e pressionando a tecla enter. Quando encontrado o processo, deverá ser marcada a caixa “Liberar p/Rev. /Ass.”. Uma vez selecionado(s) o(s) processo(s) para liberação, clique no botão OK (g).
A mensagem “Deseja liberar minutas para assinatura?” será mostrada. Nesse momento, clique no botão “sim (h)” se deseja mandar esse(s) processo(s) para assinatura e, nesse caso, ele sairá da tela de liberação e aparecerá na tela de
Assinatura (próxima fase obrigatória). Se clicar no Não, os processos marcados
não serão liberados para assinatura.
a b c d e f g h
4.2 ASSINAR AS MINUTAS DE DESPACHOS
Para ter acesso à tela de assinatura digital das minutas de despachos, percorra o seguinte caminho: Processo / Despacho Assistido / Assinatura de Minutas de
Despacho.
A assinatura digital das minutas de despachos será realizada somente pelas autoridades que possuírem o cartão de assinatura digital (Coordenadores, Secretários e Ministros).
Na tela de assinatura abaixo, marque o(s) processo(s) que deseja assinar clicando na caixa de texto Assinar (a) correspondente.
Se desejar modificar a minuta de despacho nesse momento, clique no botão
Editor (b) correspondente. A minuta poderá ser editada e alterada conforme letras g, h e i do item 3.
As funcionalidades dos campos “Selecionar todos os processos” e “Nº do
Processo para consulta” estão descritas no item 4.1 acima.
Após marcar a(s) minuta(s) para ser(em) assinada(s), clique no botão ok (c) para iniciar o procedimento de assinatura. Confirme clicando no sim (d).
a b
Será pedido que o usuário Insira o cartão de assinatura na unidade de leitura e clique no OK:
Digite a senha do cartão de assinatura digital no local denominado “introduzir o
PIN” e clique no botão OK. Importante saber que, se o usuário errar por 3 vezes
consecutivas essa senha, o cartão será bloqueado e somente o banco que o emitiu conseguirá desbloqueá-lo.
4.3 IMPRIMIR / LIBERAR PARA PUBLICAÇÃO DO DESPACHO
Para ter acesso à tela de impressão, percorra o seguinte caminho: Processo /
Despacho Assistido / Imprimir/Liberar p/Publicação Despacho.
Para imprimir o(s) despacho(s) na impressora ou gravá-lo(s) como arquivo .rtf na rede, siga os seguintes passos:
a) Selecione a Unidade Publicadora;
b) Marque a caixa de texto Imprimir correspondente; c) Clique no botão ok;
d) Confirme a impressão das minutas selecionadas clicando no SIM;
e) A mensagem “Deseja Imprimir ou baixar os arquivos para impressão
posterior” será emitida;
f) Clique no botão Imprimir se desejar imprimir as minutas na impressora. As minutas serão impressas na impressora selecionada;
g) Clique no botão Baixar se desejar gravar as minutas como arquivos rtf; h) Se clicado no Baixar, escolha a pasta para gravação e clique no OK.
a
b
c
Escolha a opção que deseja (Imprimir ou Baixar).
Se clicar no botão Baixar, selecione a pasta que deseja gravar os arquivos rtf e clique no botão ok.
e
f g
4.4 BAIXAR ARQUIVO PARA PUBLICAÇÃO
Para tornar os despachos disponíveis para publicação no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho e/ou na Imprensa Nacional clique em: Processo / Despacho
Assistido / Baixar Arquivo para Publicação.
O campo Unidade Administrativa identifica a lotação do usuário que fez login no sij. As funcionalidades dos campos “Selecionar todos os processos” e “Nº do
Processo para consulta” estão descritas no item 4.1 acima.
Para baixar a minuta de despacho (.rtf e .xml) proceda da seguinte forma:
a) Selecione os processos que deseja baixar clicando na caixa correspondente; b) Indique o caminho na rede onde os documentos serão gerados;
c) Clique no botão ok;
d) Confirme a baixa dos arquivos selecionados para publicação clicando no botão
SIM. Os arquivos serão gerados no caminho indicado;
a b
c
4.5 CERTIFICAR PUBLICAÇÃO / LIBERAR PARA INTERNET
O módulo certificar publicação e liberar para internet registra no sistema que o documento foi tornado público e o libera para consulta na internet. Para acessá-lo clique em processo / despacho assistido / certificar publicação / liberar para
internet.
O modulo Unidade Administrativa identifica a lotação do usuário que fez login no SIJ.
A data da publicação e a decisão virão preenchidas e acompanharão as informações de cada minuta de despacho (X).
Proceda da seguinte forma para certificar que as minutas de despachos foram publicadas no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho e/ou Imprensa Nacional: a) Marque a caixa Cert. Publ. Correspondente;
b) Clique no botão OK;
c) Clique no botão SIM para confirmar a certificação da publicação e liberar minutas para a Internet.
x
4.6 DEVOLVER PARA EDIÇÂO (GABINETE / SECRETARIA)
As minutas de despacho poderão ser devolvidas para a fase de edição a qualquer momento. Para acessar a tela de devolução, clique no menu processo /
despacho assistido / devolver para Gabinete / Secretaria.
O campo unidade administrativa identifica a lotação do usuário que fez login no sij. As funcionalidades dos campos “Selecionar todos os processos” e “Nº do
Processo para consulta” estão descritas no item 4.1 acima.
Para devolver as minutas de despachos para a fase de edição, proceda da seguinte forma:
a) Selecione os processos clicando na caixa devolver correspondente; b) Clique no botão OK;
c) Clique no botão SIM para confirmar a devolução das minutas selecionadas para a fase de confecção.
a c
RESPONSÁVEIS PELA INFORMAÇÃO
SGAB – Seção de Sistemas Judiciários SCGAB – Seção de Consultoria a Gabinetes
RESPONSÁVEL PELA CONFECÇÂO
