Social BPM: Processos de Negócio,
Colaboração e Tecnologia Social
Núcleo de Pesquisa e Inovação em CiberDemocracia
SOCIAL BPM
QUEM SOMOS?
Nossa Experiência
Link para a matéria.
• Professora Associada no Departamento de Informática Aplicada na UNIRIO
• Pesquisadora do Programa de Pós-Graduação em Informática – UNIRIO • Coordenadora do Núcleo de Pesquisa e
Inovação em CiberDemocracia –
CiberDem – coordenadora do programa de pesquisa de Sistemas de Governo Abertos e Colaborativos
• 20 anos de pesquisa e atuação nas áreas de Sistemas Colaborativos e Gestão de Processos de Negócio
-publicações, formação em graduação e pós-graduação e coordenação de
projetos de pesquisa e de articulação com a indústria.
Nossa Experiência
Andréa Magalhães
• Pesquisadora e Pós-doutoranda pela UNIRIO
• Mestrado, Doutorado e Pós-Doutorado em Processos & Colaboração
• COMPOOTIM
• CollabMM
• Empreendedora
• dheka e Pãozinho
• Gerente e Consultora especializada nas áreas de Gestão de Processos de
Negócio (BPM), Gerência de Projetos e Requisitos
• Ministra cursos de pós-graduação e extensão
• Trabalhos publicados em congressos e revistas nacionais e internacionais
Parceiros
European Center for Information Systems
SOCIAL BPM:
Por que isso me interessa?
Exercício
•
Pensar no dia anterior e anotar quantas vezes
interagiram com alguém, com quem, para que e como
•
Perceber como agimos de forma colaborativa tanto no
Mundo Conectado e Aberto
•
Sociedade digital e em rede é realidade
•
Novas oportunidades
•
Organizações - inovarem em seus negócios
•
Clientes - adquirirem mais autonomia e
4 Princípios para um Mundo Aberto
•
Transparência
•
Colaboração
•
Compartilhamento
•
Aumento de poder (
empowerment
)
http://www.ted.com/talks/don_tapscott_four_principles_f or_the_open_world_1.html
Dentro das organizações...
•
Competitividade
•
Processos neste cenário conectado e aberto?
• Menos burocracia, mais autonomia e qualidade
•
Ambiente interno
•
Acompanhar a capacidade de interação e
Os desafios que aproximam BPM e
Tecnologia Colaborativa e Social
•
Mudança contínua (e acelerada) do ambiente de negócios
• Flexibilidade e adaptação
•
Necessidade de colocar processos em contexto
• Comunicação e compartilhamento de conhecimento
•
Demanda por conteúdo gerado pelo usuário
• Co-participação, inovação aberta
•
Valor dos negócios na experiência do usuário
O que são processos?
“Uma ordenação específica de atividades
de trabalho através do tempo e do
espaço, com um início, fim e um conjunto
claramente definido de entradas e
saídas.”
Exemplo
Encaminhamento de Currículos para Analistas Início do Processo de Seleção Avaliação de Currículos Relatório Gerente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Secretário Currículo Currículo
Existem processos aqui?
Em quais outros
processos
somos
O que são processos?
“
Se você não é capaz de descrever
o que você faz
como um processo,
você não sabe o que está fazendo.
”
Processos
•
Instrumento para planejar trabalho e recursos de
acordo com os objetivos da empresa
•
Explicita como a empresa funciona e como suas
atividades devem ser executadas
Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3
Processos
COS 823 - Aula 4 20
Out 2013
•
Modelo do processo
• Retrata como a interação entre os participantes é desejada
•
Execução do processo
O que é BPM?
“BPM é uma abordagem disciplinar para
identificar, desenhar, executar, documentar,
medir, monitorar, controlar e melhorar processos
de negócio, automatizados ou não, para
alcançar resultados consistentes e alinhados
com os objetivos estratégicos da organização. ”
O que é BPM?
“Uma grande mudança de mentalidade, que
nasce com os profissionais, permeia as
organizações e espalha seus resultados por
toda a sociedade.”
O que
NÃO
é BPM?
•
BPM não é uma atividade burocrática e
enfadonha feita pela área de qualidade de
algumas organizações
•
BPM não é uma iniciativa contínua para
documentação e impressão incessante dos
processos
•
BPM não é um trabalho para obter certificações
de qualidade – já comoditizadas e que não são
realizadas na prática
BPM – Condições Necessárias
Pessoas constituem o pilar mais importante de
qualquer empresa. Não é possível definir um processo sem levar em consideração as pessoas que vão executá-lo (funcionários da organização) ou interagir com ele (clientes e fornecedores). É preciso conectar o processo com as pessoas e a
forma como elas trabalham e interagem. Os processos são um caminho para a organização planejar o trabalho e os recursos,
de acordo com os seus objetivos. Um processo representa como a organização funciona, como as suas atividades devem ser executadas e o papel que as pessoas exercem
em sua execução, compartilhando artefatos e conhecimento.
A tecnologia apesar de não ser o suficiente isoladamente também é imprescindível de ser aliada com os pilares pessoas e processos. A
tecnologia pode apoiar as pessoas a executarem e gerirem os processos de forma a
BPM – Foco tradicional
•
Processos transacionais e altamente repetitivos
• Iniciativas de BPM limitadas em ambientes que requeiram
diversidade e menos previsibilidade no contexto de execução de processos
•
Abordagem
top-down
• Esforços de BPM realizados por analistas de processos e desenvolvedores de TI de acordo com os requisitos
especificados por especialistas do domínio e usuários finais
• Processos não são definidos pelos mesmos indivíduos responsáveis pela sua execução
• Funciona bem para processos bem-estruturados, altamente
repetitivos e sujeitos a poucas mudanças ao longo do tempo
• Divergência entre os modelos de processo e a realidade da sua
execução e o dificuldades para alavancar ideias para a melhoria e inovação
BPM – Necessidade
•
Participação ativa de diferentes
stakeholders
•
Especialistas em BPM da organização
•
Usuários finais internos do processo
•
Outros indivíduos pertencentes a entidades externas,
incluindo clientes e fornecedores
•
Necessidade de colaboração entre os participantes do
processo
•
Tecnologias sociais
•
Dia-a-dia dos indivíduos e empresas
Colaboração
Definições
• Deriva do latim “com” e “laborare” – significando trabalho em conjunto
• Uma definição simples, objetiva e comumente aceita: “articulação de um esforço comum em direção a um objetivo” (Vreede e Briggs, 2005)
• Trabalho em conjunto de uma ou mais pessoas para a realização de objetivos comuns (Adaptado de Ferreira, 2009; Minicucci, 2001)
Colaboração
Benefícios
•
Desempenho do grupo > indivíduos agindo sozinhos
•
Compreensão
•
Representa mais do que a soma individual das partes
•
Redução no tempo necessário para a execução de tarefas
•
Melhoria da capacidade de resolver problemas complexos
•
Aumento da capacidade criativa para gerar alternativas
•
Discussão
das
vantagens
e
desvantagens
de
cada
alternativa para selecionar as viáveis e tomar decisões
•
Melhoria na comunicação
•
Aprendizagem
•
Satisfação pessoal
Colaboração
Quando?
•
Potencial para produzir melhores resultados do que os
indivíduos trabalhando isoladamente
• Alinhamento de objetivos• Resultados esperados claramente definidos
• Patrocínio
Colaboração
Aspectos de Apoio a Colaboração
Comunicação Coordenação Memória Percepção
Capacidade de trocar ou discutir ideias, de dialogar ou conversar para o bom entendimento entre os membros do grupo Organização do grupo e articulação do trabalho Organização e compartilhamento dos diferentes tipos
de informações relacionadas a uma atividade colaborativa Adquirir conhecimento necessário para o trabalho em grupo
por meio dos sentidos
Aspectos de Apoio a Colaboração
Comunicação
• Intercâmbio de informações entre pelo menos dois indivíduos, com a compreensão da mesma pelos envolvidos
• Apoia a criação de um entendimento comum e compartilhado • Síncrona
• Interlocutores estão presentes simultaneamente e disponíveis e a
mensagem enviada é recebida imediatamente
• Valoriza a velocidade da interação
• Assíncrona
• Mensagem pode ser recebida em um momento posterior
indeterminado
• Valoriza a reflexão dos participantes
COS 823 - Aula 1 33
Aspectos de Apoio a Colaboração
Coordenação
• Articulação dos membros e atividades
• Evitar que o trabalho de um afete indevidamente o trabalho dos outros, visto que existem interdependências
• Evitar tarefas conflitantes ou repetitivas
• Manter a “vida do grupo”, através de estímulos às contribuições de cada participante e estabelecimento de um ritmo aos trabalhos e encontros
• Pré-articulação, acompanhamento e pós-articulação das tarefas
COS 823 - Aula 1 34
Aspectos de Apoio a Colaboração
Memória
• Os grupos também precisam produzir, manipular, organizar e compartilhar diferentes tipos de informação relacionada às atividades sendo realizadas
• Armazenamento dos dados relativos ao desenvolvimento da
atividade colaborativa
• Conhecimento explícito x conhecimento tácito
COS 823 - Aula 1 35
Aspectos de Apoio a Colaboração
Coordenação
• Articulação dos membros e atividades
• Evitar que o trabalho de um afete indevidamente o trabalho dos outros, visto que existem interdependências
• Evitar tarefas conflitantes ou repetitivas
• Manter a “vida do grupo”, através de estímulos às contribuições de cada participante e estabelecimento de um ritmo aos trabalhos e encontros
• Pré-articulação, acompanhamento e pós-articulação das tarefas
COS 823 - Aula 1 36
Aspectos de Apoio a Colaboração
Percepção
• “Entendimento das atividades dos outros para fornecer contexto a sua própria atividade” (DOURISH e BELLOTTI, 1992)
• Práticas pelas quais os atores, de forma tácita e não intrusiva, alinham e integram as suas atividades
• Fator crítico para que os membros da equipe sejam capazes de coordenar os seus esforços
• Compreende as informações que os membros do grupo mantêm uns a respeito dos outros, sobre as atividades e os artefatos do esforço colaborativo compartilhado
• Cada membro deve conhecer o progresso do trabalho dos companheiros e dar visibilidade das suas ações
COS 823 - Aula 1 37
SOCIAL BPM:
O QUE É?
Processos & Colaboração
“Não sei com quem falar para prosseguir as atividades ou acompanhar o
andamento das mesmas...”
“Não conheço meus parceiros...”
“Mas isso era
responsabilidade de outra pessoa. Se ele não fez,
não tenho culpa...” “Qual a informação está
correta? Ela aparece no pedido e na nota, mas
não batem...”
“Não entendo esse documento feito pelo
outro setor...”
“Acho que já vi essa informação em outro
Processos & Colaboração
“Não sabia que essa tarefa estava atribuída a mim...” “Não entendo o
porquê de executar esse processo...”
“Não sabia que meu trabalho impactaria o
trabalho do João...” “Não fiz assim porque o processo estava definido
de outra forma...”
“Estou com um problema na aquisição de determinado material. Será que alguém já passou pelo mesmo problema?”
Definição
Social BPM é o uso de
ferramentas e técnicas sociais nas
iniciativas de gestão de processos de
Social BPM
Pessoas, Processos e Tecnologia
•
Conectar
processos
e
pessoas
• Processo não pode ser modelado sem considerar as pessoas que vão executá-lo e a forma como elas interagem e se
relacionam
• Colaboração integrada ao contexto do processo passa a ter um objetivo mais claro
• As pessoas trabalham em conjunto para atingir aos objetivos do negócio
Social BPM
Pessoas, Processos e Tecnologia
•
Integrar
tecnologias
de forma a ampliar a colaboração
entre os executores de um processo
• Sistemas de informação organizacionais
• Sistemas de gerenciamento de processos de negócio (BPMSs)
• Tecnologias sociais (software/mídias sociais)
• Ambientes organizacionais de comunicação e colaboração
BPMS Software Social (Mídias Sociais)
Social BPM
Tecnologias
Ambientes Organizacionais de Comunicação e Colaboração(Intranets, e-mail, redes sociais organizacionais)
Sistemas de Informação
(ERP, sistemas de apoio ao negócio)
SOCIAL BPM:
Business Process Management System
(BPMS)
“Ambiente integrado
que automatiza
o ciclo de
vida de processos de negócio,
desde a sua
concepção
e
modelagem
inicial,
passando pela
execução
e
monitoramento
,
até à incorporação de
melhorias
,
Business Process Management System
(BPMS)
define representado por automatizado por BPMSBusiness Process Management System
(BPMS)
•
Principais Funcionalidades
• Definição/Modelagem de processos • Execução de fluxos de trabalho
• Interação com usuários
• Acompanhamento e gerência de processos em execução
BPMS
BPMS
Execução de Processos
• Interpreta a definição de cada instância do processo
• Segue o fluxo definido, encaminhando as atividades para seus executores correspondentes define representado por automatizado por BPMS Instância A Instância B Instância C
BPMS
Interação com usuários
BPMS
BPMS
Social Software
SOCIAL BPM:
Colaboração e Gestão de Processos
Dinâmica
•
Dividir a turma em grupos de acordo com
as diferentes fases do ciclo de BPM
•
Cada grupo fará um
brainstorming
:
•
O que é possível fazer combinando
tecnologias sociais e BPM?
•
Pensar as possibilidades de apoio
tecnológico à colaboração para os
processos
SOCIAL BPM:
Projeto de Processos Colaborativos
Modelo de Maturidade em Colaboração (CollabMM)
• Caminho de evolução progressiva através de níveis de maturidade em colaboração
• Define os níveis de colaboração e suas principais características • Cada nível é composto por práticas para explicitar e ampliar a
colaboração em processos
• Framework para definição e acompanhamento do nível de colaboração
Projeto de Processos Colaborativos
Modelo de Maturidade em Colaboração (CollabMM)
•
Nível 1 – Casual
• Colaboração não é explícita nos processos
• Colaboração é uma prática isolada
• Colaboração é resultado do esforço individual
•
Nível 2 – Planejado
• A coordenação é um aspecto forte e acontece de forma centralizada em um líder
• Os indivíduos já são capazes de: se perceberem como parte integrante do grupo, compreender a formação deste grupo, e conhecer os seus parceiros de trabalho
Projeto de Processos Colaborativos
Modelo de Maturidade em Colaboração (CollabMM)
•
Nível 3 – Perceptivo
• Os membros do grupo estão conscientes de suas tarefas
• A coordenação centralizada do líder torna-se desnecessária
• Conhecimento compartilhado através de artefatos produzidos pelo grupo
•
Nível 4 – Reflexivo
• Conhecimento tácito também passa a ser compartilhado
• Percepção da colaboração
Modelagem Colaborativa de Processos
•
Várias pessoas participam da
descoberta e modelagem do
processo
• Engajamento dos participantes • Colaboração entre os analistas de
processos e com os especialistas
• Participantes internos e externos
• Participantes técnicos e não técnicos
•
Facilita a colaboração e inovação
cross-silo
•
Democratização
do
desenho
de
processos
•
Entendimento compartilhado sobre
Modelagem de Processos Colaborativos
Execução de Processos
•
Execução
• Inclusão de recursos de social software
• Conexão com os especialistas para colaborar durante a execução das
atividades do processo
• Equipes virtuais que colaboram e socializam ao redor de uma atividade ou conjunto de atividades
•
Integração com ferramentas de comunicação
•
Integração com mídias sociais
Execução/Monitoramento
•
Wall
•
“Seguir” processo
•
Comunica rapidamente dados de negócio aos usuários
•
Mobile
•
Real-time
Execução/Monitoramento
Execução/Monitoramento
Stream
de Processos
Melhorias de Processos
•
Comunidades Online de BPM
•
Troca de ideias, experiências, exemplos
•
Centro de excelência interno
• Fóruns para discussões privadas
• Especialistas internos
•
Comunidades externas de práticas
Oportunidades para SocialBPM
• Descoberta de processos (process mining)
• Processos não estruturados
• Co-participação na gestão de processos
• Atores e clientes
• Orientação a processos baseada em conteúdo social (social mining)
• Experiência e sensibilidade social
• Design da colaboração em processos
• Análise e modelagem de processos tendo a colaboração como aspecto de melhoria
• Acompanhamento do desempenho da colaboração em processos
Benefícios e Desafios
• Benefícios
• Colaboração interna e externa à organização
• Flexibilidade e adaptação de processos
• Captura de conhecimento tácito
• Resolução de problemas em contexto
• Visibilidade da colaboração
• Participação e Feedback social
• Transparência
• Desafios
• Mudanças culturais exigidas -TI, negócios e gestão
• Mudança de paradigma de fluxos de trabalho rigidamente definidos a processos
dinâmicos / adaptáveis
• Gerenciamento não estruturado e colaborativo dos processos
• Gestão baseada em confiança
• Autonomia na execução do processo
SOCIAL BPM:
Inovação: Produtos e Serviços
Projeto,
implementação
e
acompanhamento
do
desempenho da colaboração em processos de negócio
Domínio preliminar deinteresse:
Pesquisas: BPM estendido para apoio à
colaboração e interação social
Domínio preliminar de interesse:
Democracia e Participação Eletrônicas
Adaptação de processos dirigida pelo cidadão Memória e Inovação Social
Pesquisas: Gestão da Colaboração
em Processos de Software
Planejamento CollabMM Estratégia de Medição da Colaboração Características de Colaboração Composição Sistemática Ferramental de Apoio Otimização Modelagem Função de Fitness Algoritmos Acompanhamento CollabMM Redes Sociais Características de Colaboração EvolTrack-SocialNetwork Gerente de Projeto http://reuse.cos.ufrj.br/cdsoft/Discussão Final
•
Brainstorming (da turma)...
Qual o potencial de aplicação em diferentes domínios de
negócio?
Qual contexto parece ser mais favorável para aplicação de
Bibliografia & Referências
Bibliografia & Referências
CiberDem - UNIRIO
Núcleo de Pesquisa e Inovação em CiberDemocracia https://sites.google.com/site/ciberdem/
+55 21 25308088
