Codificação interna do artigo - Roadmap

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Codificação interna do artigo - Roadmap

CARLOS NUNO BORGES PEREIRA DE LEMOS

novembro de 2017

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CODIFICAÇÃO INTERNA DO ARTIGO - ROADMAP

Carlos Nuno Borges Pereira de Lemos

2016/2017

Instituto Superior de Engenharia do Porto Departamento de Mecânica

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CODIFICAÇÃO INTERNA DO ARTIGO - ROADMAP

Carlos Nuno Borges Pereira de Lemos 1150062

Dissertação apresentada ao Instituto Superior de Engenharia do Porto para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Engenharia Mecânica, realizada sob a orientação da Professora Doutora Maria Teresa Ribeiro Pereira.

2016/2017

Instituto Superior de Engenharia do Porto Departamento de Mecânica

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<CODIFICAÇÃO INTERNA DO ARTIGO - ROADMAP> <CARLOS LEMOS>

JÚRI

Presidente

Dr. Manuel Jorge Castro

Instituto Superior de Engenharia do Porto Orientador

Dra. Maria Teresa Ribeiro Pereira

Instituto Superior de Engenharia do Porto Arguente

Dr. José António Faria

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

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AGRADECIMENTOS

Aproveito este espaço para agradecer às pessoas, sem as quais, este trabalho não teria sido possível: Cláudia, Mãe, Marta, muito obrigado.

Agradecer também à V Lazer On, na pessoa do seu administrador José Luís Pacheco, e à Marta Gonçalves da Sqédio por todos os inputs, e disponibilidade demonstrada.

A orientação que ficou a cargo da Professora Doutora Teresa Pereira é também objeto de agradecimento da minha parte pois sem ela esta dissertação teria seguido caminhos certamente mais sinuosos.

Por último não esquecer pessoas que também merecem a minha ressalva neste momento: D. Lurdes, Tiago, Andreia, muito obrigado por todo o apoio nesta caminhada.

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PALAVRAS CHAVE

Palavras chaves da dissertação: codificação interna do artigo, sistema de codificação, Enterprise Resource Planning (ERP), erros de codificação, caso de estudo.

RESUMO

O clima favorável da indústria portuguesa, nomeadamente do setor da metalurgia e metalomecânica, faz-se acompanhar da necessidade de gerir o crescente volume informação gerado.

A tomada de decisão e o controlo das várias áreas funcionais das empresas industriais são assuntos-chave na sua sustentabilidade e resiliência perante mercados cada vez mais desafiantes e competitivos, e neste sentido as soluções de gestão de informação, nomeadamente de gestão de operações são fulcrais.

A codificação da informação, nomeadamente a codificação dos produtos, é um tema que, não sendo a razão pela qual as empresas trabalham diariamente, deve ser um assunto que permita um bom funcionamento do trabalho diário das empresas.

Esta dissertação tem como objetivo analisar os sistemas de codificação interna dos artigos de uma empresa na área da metalomecânica, através do estudo comparativo em dois momentos: pré e pós-implementação de um Enterprise Resource Planning (ERP).

Mediante a análise dos dados, foi possível identificar vários erros presentes nos códigos dos quais se destacam: não-concordância, imprecisão, insustentabilidade, grandeza, aleatoriedade, imprevisibilidade, não-rastreabilidade, e ausência de regras.

Foram identificados erros em ambos os sistemas de codificação estudados que causam constrangimentos assinaláveis. Também foram identificadas algumas melhorias entre a situação inicial e a situação pós-implementação do software de gestão de produção, como a passagem de um sistema alfanumérico para numérico, a conversão de códigos significantes para semi-significantes, e a melhoria da uniformidade dos mesmos.

Esta intervenção serviu para melhorar o sistema de codificação atual e como tal sugeriu- se correções e melhores práticas que acrescentarão valor nos processos internos da organização em que se destacam as regras-base formais para servirem de fio-condutor à evolução da empresa estudada.

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KEYWORDS

Keywords of the dissertation: internal product codification, codification system, Enterprise Resource Planning (ERP), codification errors, case study.

ABSTRACT

The favorable atmosphere of Portuguese industry, mostly in the metal sector, is accompanied by the need of managing the higher pace of data generated.

Decision-making and control of operational areas of industrial companies are key issues in their sustainability and resilience in markets more and more challenging and competitive, and in this respect, production management and information management software are becoming popular choices.

The codification of information, in particular, products codification is a subject that, without being the main purpose in everyday companies work, must be a subject that enables a proper functioning of everyday companies work.

This dissertation aims to analyse internal coding systems of a company working in the metal industry. The study was focused on the items detained by the company using the method of comparative study in two moments: pre- and post-implementation of an Enterprise Resource Planning (ERP).

Through data analysis it was possible to identify several errors present on codes such as non-agreement, imprecision, unsustainability, size, randomness, unpredictability, non- traceability or absence of rules.

In both coding systems were identified errors that cause real issues. Also identified were some improvements made between the initial situation and the post-implementation situation of the production management software such as the transition from an alphanumeric to numerical system, the conversion of significant codes for semi- significant codes, and the improvement of their overall consistency.

This intervention is made to improve actual coding system and therefore it was suggested corrections and good practices that highlight formal basic rules whose could add value to internal processes of the organization and so to provide a solid system where the company can rely on providing more time to its workers spend in other areas.

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LISTA DE SÍMBOLOS E ABREVIATURAS

Lista de Abreviaturas

ASME American Society of Mechanical Engineers CEP Códigos de Empresa Portuguesa

DIN Deutsches Institut für Normung EAN European Article Numbering EDI Electronic Data lnterchange ERP Enterprise Resource Planning GLN Global Location Number GS1 Global Standards One GTIN Global Trade Item Number

ISO International Organization for Standards MRP Manufacturing Resource Planning MRP II Manufacturing Resource Planning II

NAICS North American Industry Classification System NCR Números de Circulação Restrita

NIGP National Institute of Governmental Purchasing PDM Product Data Management

PME Pequenas e Médias Empresas RPS Resources Planning Software SIC Standard Industrial Classification SKU Stock Keeping Units

SOA Service-Oriented Architecture SSCC Serial Shipping Container Code UCC Uniform Code Council

UNSPSC United Nations Standard Products and Services Code

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GLOSSÁRIO DE TERMOS

Artigo Termo genérico que corresponde a um produto acabado, um subconjunto, um componente ou uma matéria-prima

Codificação Conjunto de informações representadas por meio de um código Codificação

alfanumérica

Conjunto de informações representadas por meio de um código que combina letras e números

Codificação externa

Conjunto de informações representadas por meio de um código usado na cadeia de valor tipicamente estandardizado

Codificação interna

Conjunto de informações representadas por meio de um código criado exclusivamente para o funcionamento específico da empresa Codificação

numérica

Conjunto de informações representadas por meio de um código que utiliza apenas algarismos

Código falante Código que informa, per se, várias características de um produto Ontologia Ciência que estuda os seres/produtos considerados em geral, suas

propriedades características e modos por que se manifesta

Sistema de Informação

Conjunto organizado de elementos como pessoas, dados, atividades ou recursos em geral, que interagem entre si para processar informação e divulgá-la de forma adequada em função dos objetivos de uma organização

Solução chave- na-mão

Algo pronto a ser utilizado, incluindo todos os equipamentos, mão- de-obra, documentação e formação que são necessários para o seu funcionamento

Taxonomia

Parte da sistemática que considerando a semelhança e a dissemelhança de carateres agrupa os seres/produtos com base em categorias sistemáticas

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ÍNDICE DE FIGURAS

FIGURA 1 - VISTA AÉREA DAS INSTALAÇÕES DA V LASER ON 28

FIGURA 2 - CÓDIGO "03.121.040.0001" NO RPS 61

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ÍNDICE DE TABELAS

TABELA 1 - TABELA COMPARATIVA ADAPTADA DO AÇO E SUAS LIGAS – ADAPTADO DE (SUCHY, 2006) 36 TABELA 2 - DIFERENÇAS ENTRE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO (FAIRCHILD E

DE VUYST, 2002) 40

TABELA 3 - VÁRIOS ESQUEMAS DE CODIFICAÇÃO PARA O PRODUTO "BATERIA" (CARTER E SPITLER,

1997) 42

TABELA 4 - FÓRMULA DE CÁLCULO DO DÍGITO DE CONTROLO – ADAPTADO DE CODIPOR (2010) 45 TABELA 5 - EXEMPLO DO CÁLCULO DO DÍGITO DE CONTROLO DO CÓDIGO "123406" – ADAPTADO DE

CODIPOR (2010) 45

TABELA 6 - CLASSIFICAÇÃO DOS CÓDIGOS NA V LASER ON ANTES DA IMPLEMENTAÇÃO DO ERP 53

TABELA 7 - ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO 54

TABELA 8 - CÓDIGO: "CANTONEIRA-60X6MM-FE" 55

TABELA 9 - CÓDIGO "CHAPA-AISI304-0.5MM-ESC" 55

TABELA 10 - CÓDIGO "VARÃO-QUAD-10MM-FE" 56

TABELA 11 - CÓDIGO DE ARTIGO COM A DESIGNAÇÃO “CHAPA 400HB 12MM” COM ERRO 56 TABELA 12 - CÓDIGO DE ARTIGO EM QUE A FAMÍLIA É DISCORDANTE DA DESCRIÇÃO E DO PRÓPRIO

CÓDIGO 57

TABELA 13 - A ALEATORIEDADE DO CÓDIGO, PATENTE NA LINHA DE PRODUTO "ACESSÓRIOS" 57 TABELA 14 - DOIS ARTIGOS COM A MESMA DESCRIÇÃO MAS COM CÓDIGOS DISTINTOS 57 TABELA 15 - DOIS ARTIGOS COM A MESMA DESCRIÇÃO MAS COM CÓDIGOS E FAMÍLIAS DISTINTAS 58 TABELA 16 - TRÊS ARTIGOS COM O MESMO CÓDIGO MAS COM DESCRIÇÕES DIFERENTES 58

TABELA 17 - ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO ATUAL 61

TABELA 18 - CLASSIFICAÇÃO DOS CÓDIGOS NA V LASER ON APÓS IMPLEMENTAÇÃO DO ERP 61

TABELA 19 - CÓDIGO "04.200.000.0012" 64

TABELA 20 - CÓDIGO DE ARTIGO COM A DESIGNAÇÃO “CHAPA 400HB 12MM” COM OUTRO ERRO 64 TABELA 21 - CÓDIGOS DISTINTOS COM DESCRIÇÕES QUE SENDO DIFERENTES NÃO SÃO DISTINTAS 65

TABELA 22 - TABELA-RESUMO COMPARATIVA 69

TABELA 23 - ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO PROPOSTA 76

TABELA 24 - EXEMPLO DE NOVO CÓDIGO COM BASE NO SISTEMA DE CODIFICAÇÃO PROPOSTO 77

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ÍNDICE

1 INTRODUÇÃO 25

1.1 Contextualização ... 25 1.2 Objetivos ... 26 1.3 Metodologia de investigação ... 27 1.4 Apresentação da empresa ... 27 1.5 Organização da dissertação ... 29

2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 33

2.1 Codificação ... 33

2.1.1 Conceito 33

2.1.2 Requisitos de um sistema de codificação 36

2.1.3 Tipos de sistemas de codificação 39

2.1.4 Harmonização 40

2.1.5 Codificação interna 44

2.1.6 Prevenção e deteção de erros 44

2.1.7 Análise crítica 46

2.2 Artigo ... 47 2.3 Sistema integrado de gestão empresarial – ERP ... 47 2.4 Conclusão ... 48

3 ESTUDO DE CASO 53

3.1 Situação inicial ... 53 3.2 ERP implementado ... 58 3.3 Situação pós-implementação do ERP ... 59 3.4 Conclusão ... 65

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ÍNDICE XXII

4 DISCUSSÃO 69

4.1 Comparação das situações ... 69 4.2 Resumo do sistema de codificação implementado com o ERP ... 75 4.3 Proposta de melhorias ao sistema de codificação implementado com o ERP ... 75 4.4 Roadmap ... 76 4.5 Conclusão ... 78

5 CONCLUSÕES E PROPOSTAS DE TRABALHOS FUTUROS 83

5.1 Conclusões ... 83 5.2 Proposta de trabalhos futuros ... 84

6 BIBLIOGRAFIA E OUTRAS FONTES DE INFORMAÇÃO 89

7 ANEXOS 99

7.1 Anexo 1 – Guiões ... 99 7.2 Anexo 2 – Organograma V Laser On ... 100

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INTRODUÇÃO

1.1 Contextualização 1.2 Objetivos

1.3 Metodologia de investigação 1.4 Apresentação da empresa 1.5 Organização da dissertação

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1 INTRODUÇÃO

Apresenta-se a presente Dissertação de Mestrado ao Instituto Superior de Engenharia do Porto para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Engenharia Mecânica, realizada sob a orientação da Professora Doutora Maria Teresa Ribeiro Pereira. Neste capítulo faz-se um enquadramento do leitor perante o tema, assim como os seus objetivos. Apresenta-se a metodologia de investigação e faz- se uma breve apresentação da empresa estudada no âmbito dos seus sistemas de codificação interna. Por fim, finaliza-se com a organização da dissertação.

1.1 Contextualização

O setor industrial vive atualmente um clima favorável, nomeadamente o setor da metalurgia e metalomecânica que se tem evidenciado como o setor mais exportador do país (Jornal de Negócios, 2016).

As Pequenas e Médias Empresas (PME) que caracterizam predominantemente o tecido industrial português, estão a ter um crescimento muito acentuado, não só em volume de faturação, mas também, em razão direta, no volume de informação que produzem (Jornal de Negócios, 2017).

É então cada vez mais do interesse das empresas tratar esse manancial de informação, integrando as diversas áreas funcionais, para que a tomada de decisão e controlo das diversas atividades e variáveis sejam facilitadas, pelo que neste sentido socorrem-se de softwares de gestão documental e de sistemas de gestão de informação para o fazerem (Almeida, 2014).

As empresas são sistemas abertos que mantém relações com terceiros, designados pelas partes envolvidas: clientes, fornecedores, entidades bancárias, estado e instituições públicas, sociedade local, entre outros (Serrador e Martins, 2005). Mas também são, elas próprias, em si mesmo, geradoras de informação e conhecimento que, com o incremento atual de atividade, principalmente do setor enunciado, urge ser tratado (Almeida, 2014).

Estreitamente ligada à informação e conhecimento, a codificação tem um papel importante, em que o conhecimento e os recursos associados são reunidos, armazenados e explicitamente representados (Bermell-Garcia et al., 2012).

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INTRODUÇÃO 26

O aumento da quantidade de materiais utilizados nas empresas e o crescente número de novos produtos (Silva et al., 2012), torna o tema da codificação de significativa importância e específico à realidade de cada organização (Groover, 2010).

As atuais tendências na economia internacional exigem às empresas a implementação de novos paradigmas de marketing e de produção, especialmente devido à imensa variedade de produtos, em que estejam presentes sistemas de codificação que permitam a construção de códigos facilmente reconhecíveis e relativamente curtos (Oroszi et al., 2009).

Na ausência de artigos que reflitam o contributo evidente da classificação dos Stock Keeping Units (SKU) ou códigos internos do produto, aliada à falta de artigos que estruturem o seu processo de classificação (Van Kampen et al., 2012), não foi direcionada a atenção académica necessária às suas implicações na tomada de decisões das empresas (Syntetos et al., 2009).

Perante estas evidências, esta dissertação explora um estudo de caso referente à codificação interna dos produtos numa empresa do mercado da subcontratação para o setor da metalomecânica.

Numa primeira fase, identifica-se um sistema de codificação descritivo, alfanumérico e demasiado heterogéneo, ao passo que numa segunda fase, pós-implementação de um sistema de gestão de produção, Enterprise Resource Planning (ERP), apresenta-se um sistema de codificação misto, numérico e homogéneo.

1.2 Objetivos

No âmbito desta dissertação, o objetivo geral foi analisar os sistemas de codificação interna dos artigos de uma empresa na área da metalomecânica.

Como objetivos específicos tem-se:

• Identificar a estrutura e a composição da codificação pré e pós-implementação de um ERP;

• Realizar um estudo comparativo das codificações existentes;

• Definir sugestões de melhoria a implementar à codificação atual da organização em questão, tendo em consideração as exigências do ERP existente.

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1.3 Metodologia de investigação

O tema da investigação “Codificação interna do artigo – Roadmap” surgiu após ter reunido algumas opiniões concorrentes de pessoas ligadas ao tecido industrial português cujo tema é normalmente secundarizado, e que não raramente traz problemas a jusante.

Assim sendo, começou-se com a revisão bibliográfica para confirmar o conjunto de opiniões que levantaram o interesse numa primeira fase, com a pesquisa do que atualmente é realizado ao nível desta temática nas empresas nacionais e internacionais.

A metodologia usada é o caso de estudo. Como ferramenta para recolha de informação e diagnóstico usou-se a entrevista semiestruturada para recolha de informação junto dos decisores e intervenientes no sistema, com responsáveis da empresa, responsáveis de áreas funcionais e operários que inserem dados no sistema, materializadas através de reuniões e observação direta e questões no local de trabalho. Posteriormente ao levantamento das informações necessárias para se fazer o diagnóstico e análise da situação inicial e da situação pós-implementação do ERP, no que diz respeito aos sistemas de codificação interna, foi também realizada a entrevista semiestruturada, através de reuniões, com a empresa que implementou o ERP (Anexo 1).

Por fim, apresentaram-se e discutiram-se algumas sugestões de melhoria, que não tendo ainda sido colocadas em prática, importam ser referidas para uma melhoria na produtividade e competitividade da empresa caso de estudo, bem como na perspetiva de trabalhos futuros nesta área.

1.4 Apresentação da empresa

Caracteriza-se sumariamente do ponto de vista institucional e orgânico-funcional (ver organograma no Anexo 2), a organização que será alvo de estudo, do ponto de vista dos seus sistemas de codificação interna dos produtos, no capítulo 3.

A V Laser On - Metalomecânica, S. A. foi constituída em 18 de junho de 2010 e procura afirmar-se no mercado da subcontratação para o setor da metalomecânica.

Sita no concelho de Vila do Conde, as suas instalações (Figura 1) albergam duas máquinas de corte laser bidimensional e um vasto corpo técnico com modernas ferramentas informáticas que permitem responder eficazmente às solicitações dos seus clientes desde o simples corte de uma pequena peça metálica ao fornecimento de uma solução chave-na-mão.

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INTRODUÇÃO 28

Figura 1 - Vista aérea das instalações da V Laser On

Desde o desenvolvimento do protótipo com recurso às soluções de modelação tridimensional SOLIDWORKS®, até à pintura eletroestática a pó epóxi, a organização tem integrado todos os processos que entende aportar valor para a mesma.

A seção de quinagem procura encontrar soluções para a maioria das peças que os clientes encomendam para corte laser, e a seção de soldadura conta com doze técnicos qualificados, estando em conformidade com o Sistema de Gestão e Organização implementados na V Laser On de acordo com a norma NP EN ISO 9001: 2008 pelas atividades de prestação de serviços de corte laser, quinagem e soldadura, desenvolvimento e fabrico de produtos diversos na área da metalomecânica.

O tipo de produção da empresa estudada é preferencialmente make-to-order, isto é, um modelo de processos de produção por pedido, em que o desenho global do produto está definido, mas sujeito a configuração de algumas partes ou características disponíveis. É, portanto, um modelo de configuração massiva, e que resulta em múltiplas versões e variantes de produto.

Com uma média mensal de corte de chapa de duzentas toneladas, nos últimos anos a V Laser On tem apostado na sua internacionalização para mercados europeus tendo já firmado várias parcerias em França e Espanha com empresas da indústria automóvel, agrícola, naval, construção, entre outros. São um exemplo do setor da metalurgia e metalomecânica nacional que vive os melhores anos de sempre quando se fala de

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exportações e que em março último atingiu 1543 milhões de euros (O Jornal Económico, 2017).

1.5 Organização da dissertação

Esta dissertação está dividida em cinco capítulos, sendo o primeiro a introdução, onde após uma sumária contextualização se apresenta o tema e a sua relevância, bem como os seus objetivos e metodologia de investigação. Apresenta-se a empresa caso de estudo e por fim faz-se uma breve resenha da organização da dissertação.

No segundo capítulo trata-se do enquadramento teórico do estudo, destacando-se as palavras-chave que fazem parte do título “Codificação interna do artigo”, nomeadamente: codificação (conceito, requisitos de um sistema de codificação, tipos de sistema de codificação, harmonização, codificação interna e por fim, prevenção e deteção de erros), artigo e enquadra-se o sistema de gestão de produção que ajuda a definir uma das estruturas de codificação.

No terceiro capítulo, abordam-se os dois sistemas de codificação distintos, o anterior e posterior à implementação do sistema de gestão de produção, diagnosticando e analisando a empresa caso de estudo relativamente a esta temática.

No capítulo quatro, compilam-se num quadro-resumo as características principais de ambos os sistemas de codificação, e realiza-se a discussão do caso analisado, propondo- se melhores práticas.

Por último, a dissertação termina com a apresentação das principais conclusões, refletindo sobre as suas limitações e implicações para a investigação futura.

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<TÍTULO DA TESE> <NOME DO AUTOR>

REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

2.1 Codificação 2.1.1 Conceito

2.1.2 Requisitos de um sistema de codificação 2.1.3 Tipos de sistemas de codificação 2.1.4 Harmonização

2.1.5 Codificação interna

2.1.6 Prevenção e deteção de erros 2.1.7 Análise crítica

2.2 Artigo

2.3 Sistema integrado de gestão empresarial – ERP 2.4 Conclusão

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2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Este capítulo trata do estado de arte do tema investigado, no qual são debatidos o conceito e o porquê da codificação, nomeadamente a codificação interna que é objeto de estudo desta dissertação. São dados alguns exemplos de sistemas de codificação, bem como os seus requisitos e tipos. Discute-se ainda o trabalho tido no âmbito da harmonização da codificação a nível internacional e apontam-se melhores práticas na prevenção e deteção de erros relacionados com esta temática. Finalizando este capítulo sustentam-se outros conceitos relevantes à luz desta investigação.

2.1 Codificação

A palavra-chave desta dissertação tem direito um subcapítulo em que se sustenta o próprio conceito, alude-se a necessidade de codificar, apresentam-se requisitos, evidenciando vários exemplos. Distingue-se codificação interna não-normalizada, da que é alvo de normalização, referindo alguns dos standards mais conhecidos. Abordam- se os tipos de sistemas de codificação e alude-se à prevenção e deteção de erros a propósito do tema.

2.1.1 Conceito

Segundo Saldaña citado em Vogerau et al. (2016, p. 98) definem codificação como um

“processo transitório entre a produção de dados e a análise extensiva destes”.

O processo de codificação é descrito pela forma em que o conhecimento tácito é extraído no sentido de produzir conhecimento codificado a que se liga o conceito de código (Bénézech et al., 2001).

Deste modo, os códigos traduzem caraterísticas dos artigos de forma racional, estruturada, clara e facilitam a identificação da imensa multiplicidade de produtos mediante conjuntos de símbolos alfanuméricos ou numéricos (Viana, 2000).

Hansen et al. (1999) apontaram duas estratégias para gestão do conhecimento:

codificação e personalização. Na primeira, todo o conhecimento é padronizado, estruturado e armazenado em sistemas de informação, localizado por meio de uma indexação eficiente e partilhado com todas as filiais da empresa através de redes de

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REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 34

dados. Na segunda, o foco está na transmissão do conhecimento implícito entre profissionais.

No seio das empresas, as técnicas analíticas para aferição da estratégia de gestão do conhecimento de uma empresa permitem:

• Ajudar a mapear que técnicas de gestão do conhecimento estão a ser empregadas;

• Auxiliar na orientação da estratégia da empresa;

• Perceber quais os recursos humanos, materiais e financeiros envolvidos nas atividades eficientes geradoras de conhecimento (Joia e Oliveira, 2007).

Sendo a codificação uma comunicação precisa entre diferentes assuntos (United Nations Standard Products and Services Code, 2001) na qual o conhecimento é armazenado e explicitamente representado (Bermell-Garcia et al., 2012), esta representação passa “pela conversão de linguagem natural, demasiado extensa e imprecisa, para uma linguagem simbólica, breve e precisa” (Courtois et al., 2011, p. 174).

A atribuição do código visa simplificar e facilitar as operações na empresa, uma vez que todo um conjunto de dados descritivos e individualizadores do material é substituído por um único símbolo representativo (Serrador e Martins, 2005). O código torna-se tanto mais necessário quanto maior for o universo e a diversificação dos itens existentes e transacionados na empresa (Gabriel, 2005).

Numa fase inicial da organização, a codificação de artigos, é normalmente um assunto a que é devida pouca importância, porém com o amadurecimento da organização (Juran e Godfrey, 1998), observa-se tipicamente um crescente número de materiais utilizados e a criação de novos produtos (Nara, et al., 2013), bem como a proliferação dos seus códigos (Syntetos et al., 2014; Yu, 2016).

Uma vez que na generalidade das empresas, a codificação simplifica e acelera significativamente o processo de desenvolvimento e manutenção do produto (Smirnov et al., 2013), é urgente a criação de uma linguagem única que envolva classificação e codificação dos diversos materiais e que permita identificá-los de uma forma clara (Gonçalves, 2004).

Ainda assim e de acordo com Barroso (2012), a importância da codificação na gestão de stocks, SKU, nomeadamente o estudo e análise da codificação e referenciação utilizada e a criação de procedimentos na codificação e referenciação dos artigos, tem sido um assunto marginal para a comunidade empresarial.

Dima (2013), justifica a importância da codificação em três vertentes:

• Facilita processo de identificação de produtos;

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• É determinada pela necessidade de classificação dos artigos em milhares de cópias, de modo a que sejam rapidamente encontrados quando requeridos;

• Permite uma abordagem homogénea da informação de identificação de produtos, tanto dentro como fora da organização.

A forma como a identificação é feita deve ser estabelecida de acordo com a natureza do processo, produto ou serviço, e com as efetivas necessidades dos utilizadores, incluindo as necessidades dos clientes, regulamentação e legislação aplicável. Os meios de identificação são variados e aplicados em conjunto, tais como: inscrições, etiquetagem com menções, designações apropriadas, códigos internos de barras ou de cores (APCER, 2015).

Ao longo da história encontram-se vários exemplos da utilidade da codificação, em diferentes contextos empresariais e académicos.

Uma das primeiras propostas para a codificação de carateres alfabéticos surgiu com Samuel Morse. O histórico “Código Morse” traduziu as 26 letras do alfabeto latino e os algarismos árabes em sequências de impulsos elétricos de curta duração (anotados em papel como pontos “.”) e longa duração (anotados em papel como traços “-“)(Nunes, 2016).

Gahlod et al. (2016) aplicaram a codificação utilizada num estado da Índia ao desenvolvimento de um código nacional único. Estes autores criaram um atlas que compreende a codificação sistematizada de forma alfanumérica da bacia hidrográfica indiana, facilitando a gestão de solo e água do governo indiano e para algumas organizações não-governamentais.

Para ajudar os alunos a compreender e aplicar métodos de codificação aos sistemas de contabilidade, Lehmann e Heagy (2014) desenvolveram e usaram formas distintas de ensino que se assemelham à experiência do mundo real, categorizando-os da seguinte forma:

• em grupo, no qual os carateres descrevem uma estrutura hierárquica (p.e. os dois primeiros carateres indicam eletrónica, os próximos dois indicam computadores, os dois seguintes indicam desktops);

• em bloco, no qual os carateres em posições específicas têm um significado, por exemplo, os dois dígitos médios indicam o tamanho do monitor do computador;

• o mnemónico – onde os carateres têm alguma associação lógica, por exemplo, os carateres “COM” indicam um filme no género de comédia.

Na indústria têxtil, Kumar et al. (2017) introduzem uma nova forma de etiqueta de rastreamento baseada em codificação de fio que é totalmente integrada na cadeia de fornecimento de tecidos mediante a aplicação de um algoritmo que reconhece padrões de imagem na identificação e descodificação das etiquetas.

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Zhu e Jiang, (2014) fazem menção a um novo esquema de codificação híbrido veiculado pela representação eficiente da forma, em que os contornos de um objeto são primeiro extraídos e divididos em múltiplos segmentos encadeados. Em seguida, são concebidos e desenvolvidos dois modos de codificação fundamentais para codificar os segmentos baseados na análise de correlação e nas características de códigos encadeados, em que cada segmento de cadeia é codificado com o modo que pode produzir um comprimento de código mais curto.

Na metalurgia e na metalomecânica, no que respeita à codificação de materiais, pode- se dar como exemplo a necessidade de utilizar ou produzir o mesmo aço ou liga em qualquer parte do mundo. Uma empresa na Alemanha habituada internamente a referenciar um aço “C15”, se quiser o mesmo material da Suécia o código, na Suécia, é o “1350”, ou se for da República Checa o código é o “12023”. Assim a necessidade de uma comparação de designações para vários tipos de materiais em todo o mundo está incluída na Tabela 1. Contém as denominações de materiais usadas na Inglaterra, Alemanha, França, Itália, Japão, Suécia e República Checa. As propriedades e a composição dos materiais não são descritas, sendo a lista limitada aos nomes ou códigos equivalentes dentro do sistema desse país particular (Suchy, 2006).

Tabela 1 - Tabela comparativa adaptada do Aço e suas Ligas – Adaptado de (Suchy, 2006)

EUA (AISI- ASTM)

Alemanha (DIN)

Bélgica (NBN)

França (AFNOR)

Inglaterra (B. S.)

Itália (UNI)

Japão (JIS)

Suécia (SS)

Rép.

Checa (CSN)

Espanha (UNE)

1010 C10 AF34C10 045M10,

040A10 C10 S10C F.151,

F.151.A

Ck10 C10-2 XC10 1449

10CS

S10C,

S9CK 1265 12010 F.1510- C10k

1015 C15 AF37C12,

XC18

040A15, 080M15

C15,

C16 1350 12023

F.111, F.1110- C15k

Ck15 C16-2 XC15 1449

17CS

S15C,

S15CK 1370 F.1511-

C16k

2.1.2 Requisitos de um sistema de codificação

A ontologia enquanto sistema de representação de conhecimento (Andrade et al., 2010) permite a criação de famílias de produtos (classes) que conduzem ao seu processamento, utilizadas na definição de plataformas e que têm a capacidade de ser reutilizadas na criação de famílias de produtos similares (Oroszi et al., 2009).

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Uma das estruturas de códigos mais usadas é constituída pela classe, família e subfamília do material (Silva, 2011).

Tal como diz Van Kampen et al. (2012), perante uma adequada classificação SKU deve- se ter presente a quantidade de classes utilizadas e definição de limites entre classes.

A prática mais comum, atualmente é definir um número de dígitos que assegure o número máximo a ser controlado nos anos vindouros. Também por isso cada vez mais se chama de código o número de stock (Faro, 2015) ou SKU.

A principal função de um sistema de codificação é a de “atribuir um código representativo, de modo a que seja possível identificar qualquer artigo, facilitando e simplificando as operações dentro da empresa” (Almeida, 2014, p. 10).

Para Groover (2010) um sistema de codificação e classificação bem estruturado deve:

• Facilitar a formação de famílias;

• Permitir uma rápida busca;

• Reduzir a duplicação de ficheiros;

• Promover a normalização do design;

• Melhorar a estimativa e o registo dos custos.

Oroszi et al. (2009) apresentam uma abordagem para a construção de um sistema de codificação e a sua implementação baseada numa ontologia comum ou de compromissos, contendo a classificação de famílias de produtos usada no Product Data Management (PDM) e Enterprise Resource Planning (ERP) da empresa. Esta abordagem permite ter códigos similares para produtos semelhantes e vice-versa e é facilmente expansível. A interoperabilidade entre sistemas de codificação, isto é, a capacidade de dois ou mais sistemas de codificação trocarem informação e usarem essa mesma informação, pode ser um requisito, se for visto como tal (Petrovic, 2017). Este método de tratar o artigo industrial cria um ambiente colaborativo que permite a interoperabilidade entre departamentos dentro da empresa, promovendo a melhoria dos processos de PDM, fornecendo um esquema padronizado de geração de código para produtos novos e modulares (Oroszi et al., 2009).

Alguns autores sumarizam os requisitos de um sistema de codificação (Courtois et al., 2011; Dima, 2013; Serrador e Martins, 2005):

• Preciso e discriminativo;

• Flexível;

• Estável no tempo;

• Homogéneo;

• Simples.

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Assim, o código deverá fornecer um entendimento rápido de algumas características dos materiais, ou seja, terá que ter uma estrutura que possa fornecer informação sobre alguns dos seguintes aspetos: o tipo de artigo, características técnicas, onde é aplicado e a sua localização no armazém (Silva, 2011).

Silver et al. (1998) por sua vez sublinham a sua função, estilo, tamanho, cor e também localização.

A localização do artigo é uma característica importante do código principalmente nas organizações em que é importante seguir o percurso do artigo, fluxo físico, e como é que ele se move através da cadeia de valor (Oliveira, 2015).

Segundo a APCER, (2015), a capacidade para seguir a localização de um objeto apelida- se de rastreabilidade, ou seja, a aptidão para saber a posteriori a origem de um artigo dentro da cadeia de valor, através das referências dos registos efetuados a priori (Oliveira, 2015). Requisito, este, exigido pelas empresas de classe mundial, como forma de garantir nível de qualidade e de serviço e de imputar responsabilidades ou melhorar o produto.

Para garantir a eficiência de qualquer sistema de rastreabilidade a composição do lote é um elemento fulcral no processo, uma vez que é ele que determina a exatidão do mesmo (CODIPOR, 2005).

Caso seja um requisito, a rastreabilidade obriga a uma definição clara dos critérios a utilizar, bem como a extensão em que os processos, produtos e serviços devam garanti- la (APCER, 2015).

Existem várias ferramentas para a melhorar a rastreabilidade dos produtos. De seguida apresentam-se três ferramentas do sistema EAN.UCC (European Article Number.

Uniform Code Council), um sistema que através de standards permitem a comunicação entre os participantes na cadeia de valor da produção segundo uma linguagem comercial global:

• Global Trade Item Number (GTIN) – A numeração de um artigo, como um sistema para identificação de unidades pela correspondência de um número único a cada uma delas;

• Códigos de barras – Enquanto transportadores de dados, esta ferramenta codifica os dados sobre o item em questão;

• Global Location Number (GLN) – Um código numérico que identifica qualquer entidade numa empresa ou organização e que a cada localização é correspondido um número único (CODIPOR, 2005).

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Nas palavras de Gurgel e Francischini (2002, p. 129). o sistema EAN é “um desenvolvimento global de padrão aberto multissetorial de identificação não- significativa de produtos, serviços e locais, com o objetivo de promover a linguagem comum em negócios internacionalmente”.

2.1.3 Tipos de sistemas de codificação

A investigação tem apresentado vários tipos de sistemas de codificação:

• Analítico, cronológico sequencial, e misto (Dima, 2013; Serrador e Martins, 2005);

• Descritivo ou analítico, não descritivo e misto (Courtois et al., 2007);

• Falantes e não falantes (Stark, 2015);

• Alfabético, alfanumérico e o numérico ou decimal (Gabriel, 2005; Nara et al., 2013).

Os sistemas de codificação mais utilizados pelas empresas são o alfabético, o alfanumérico e o numérico ou decimal (Gabriel 2005; Nara et al., 2013).

Dias (2000) define os dois primeiros:

• sistema alfabético – composto por um conjunto de letras do alfabeto, suficiente para identificar o material, no entanto apresenta limitações quanto à quantidade de itens, sendo de difícil memorização;

• sistema alfanumérico – combinação de letras e números, suportando um número maior de itens, se comparado ao sistema alfabético, no entanto, menor do que o numérico ou decimal.

O terceiro, sistema numérico e decimal, diz respeito a um código de combinação do sistema numérico e decimal que implica a utilização de números, mas identifica e classifica os materiais de forma racional (Costa, 2002) pois as possibilidades de classificação pelo sistema decimal são proporcionais às necessidades de organização dos armazéns por parte das empresas (Gabriel, 2005).

Pinheiro (2006), num trabalho de reorganização, informatização e definição de normas de funcionamento de um armazém, implementou um sistema de codificação de artigos não-descritivo – 8 dígitos e 4 regras de codificação – evidenciando como vantagem a capacidade de pesquisar rapidamente informação no sistema de informação implementado.

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Almeida (2014) afirma que o sistema de codificação dos artigos tem como principal intuito atribuir um código representativo, tornando possível a identificação de qualquer artigo no sentido de simplificar todas as operações dentro de uma empresa.

No sentido de clarificar os conceitos de códigos de identificação e de classificação, Fairchild e de Vuyst (2002) fazem a sua distinção, como se observa na Tabela 2.

Tabela 2 - Diferenças entre Código de Classificação e Código de Identificação (Fairchild e de Vuyst, 2002)

Código de Classificação Código de Identificação Princípio

Cognitivo

Indica a relação do item com outros itens, similares e não- similares

Identifica o item inequivocamente Característica-

chave do código Hierárquica Singularidade Os dígitos do

código

Mostram classes e subclasses das quais o item faz parte

Criam uma correspondência particular entre o símbolo e o item (os dígitos não têm outro significado)

Funções principais

Encontrar bens e serviços, e análise de atividades para futuras melhorias

Acompanhamento e manutenção dos registos

2.1.4 Harmonização

Como se viu no ponto anterior, a aplicação dos sistemas de codificação é prática recorrente em diferentes tipos de empresas e assume-se como uma necessidade. Uma gestão eficaz dos processos de inventário e de negócios, implica oferecer o suporte logístico geral (Oroszi et al., 2009), que passa pela normalização de códigos de boas práticas como garantia da permutabilidade e compatibilidade dos componentes (Davis, 1998).

À medida que as empresas e as indústrias amadurecem, adotam uma padronização para o benefício mútuo de clientes e fornecedores, que se estende à linguagem, produtos, processos e assim por diante, usando designações curtas para os seus produtos:

números de código, siglas e assim por diante (Juran e Godfrey, 1998).

Davis (1998) sugeriu que para existir compatibilidade entre organizações é imperativo que as normas e códigos de boas práticas que subjazem ao projeto dos componentes

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sejam as mesmas. Por exemplo, uma das recomendações dadas aos fabricantes de dispositivos médicos para implementação foi a harmonização dos atuais sistemas de codificação (Gauthier et al., 2011).

A propósito deste tema é necessário alegar o contributo e a magnitude do Global Standards One (GS1). O GS1 como referido em Gouveia (2014, p. 8) define-se como uma

“organização internacional sem fins lucrativos destinada a auxiliar empresas, quer sejam pequenas, médias ou grandes, a implementar normas/standards globais e a reduzir as ineficiências ao longo das cadeias de valor”. É uma organização formada por mais de 100 organizações-membro que representam mais de 1 milhão de empresas de mais de 150 países.

A introdução das normas GS1 tem como propósito a melhoria da eficiência de registo e troca de informação em toda a cadeia de valor. A aplicação dos standards GS1, exige que as organizações que os utilizem mantenham o registo dos números de identificação (GTIN), os números de série das unidades logísticas (SSCC - Serial Shipping Container Code), e a informação atribuída às unidades comerciais bem como os códigos de localização da sua origem GLN (Oliveira, 2015).

Os standards GS1 têm como base uma identificação única e inequívoca, (CODIPOR, 2010), via:

• Identificadores-chave:

o GS1 CEP (Códigos de Empresa Portuguesa);

o GS1 GTIN-8 – códigos de produtos de dimensões reduzidas;

o GS1 GTIN-13 – códigos de coupons e meios de pagamento;

o GS1 GLN – códigos de localização GS1 para a EDI (Electronic Data lnterchange);

o NCR (Números de Circulação Restrita) - códigos de produtos de peso e quantidade variável.

• Dados adicionais:

o • Data de validade;

o • Lote;

o • Número de série;

o • Quantidade;

o • Outros.

A International Organization for Standards (ISO) tem também tentado simplificar e harmonizar os processos de codificação através da eliminação da multiplicidade de códigos existentes, relacionando-se com o processo de codificação de duas formas (Bénézech et al., 2001):

1. São usadas como uma ferramenta de codificação que permite à empresa:

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a. Formalizar o conhecimento codificado dentro da empresa (combinação) b. Codificar o conhecimento tácito inerente às pessoas (externalização) c. Partilhar experiências perante discussão acerca do funcionamento do

processo (socialização);

2. O resultado da padronização terá que ser reapropriado pelas pessoas no seio da empresa para que esta seja útil e contribua para a aprendizagem organizacional.

Contudo, há ainda um longo caminho a percorrer até que exista apenas um pequeno conjunto de normas e códigos (Ellenberger, 2010). Este autor introduz a problemática da multiplicidade de códigos a nível internacional, alegando o papel da ISO na tentativa de os diminuir. Indica os códigos American Society of Mechanical Engineers (ASME) como prevalentes nos Estados Unidos da América e muitas outras partes do mundo, os códigos Deutsches Institut für Normung (DIN) na Europa, e por fim, os códigos japoneses que têm muita expressão na Ásia.

A nomenclatura padronizada facilita a comunicação interna e se os clientes externos também adotarem a mesma nomenclatura, o problema dos dialetos múltiplos é bastante reduzido (Juran e Godfrey, 1998).

Petrovic (2017), enumera os esforços neste campo nomeadamente, com o desenvolvimento da ISO 22745, o projeto “eClassOWL - The Web Ontology for Products and Services” e o projeto “ECCMA - Electronic Commerce Code Management Association”.

A título exemplificativo, Carter e Spitler (1997), elencam e evidenciam a utilização de vários esquemas de codificação para o mesmo produto. O Standard Industrial Classification / North American Industry Classification System (SIC), o European Article Numbering (EAN), o National Institute of Governmental Purchasing (NIGP), ou o United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), são exemplos patentes na Tabela 3.

Tabela 3 - Vários esquemas de codificação para o produto "Bateria" (Carter e Spitler, 1997)

Esquema de

codificação Código Características

SIC/NAICS

3-35-9-11

(Fabrico-Equipamento Elétrico-Outros- Bateria)

Identifica as categorias: indústria, produto e serviço

Demasiado abrangente para uma análise de custo eficaz

EAN

0-39800-08252-7 (Tipo-Produtor-Item- Código de controlo)

Código de identificação, não código de classificação

Identifica a mercadoria pelo produtor Não existe hierarquia

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NIGP 11223344556

Usado por agências de compras do governo local

Mantém hierarquia

Código de propriedade (utilização paga)

Interno

112-003-121 (Divisão-

Departamento-Item de despesa)

Os códigos de propriedade apenas são úteis para uma única empresa. Será dispendioso fazer com que parceiros comerciais usem o mesmo código.

Hierarquia limitada ou inexistente

UNSPSC

26-11-17-09 (Segmento-Família- Classe-Mercadoria)

Identifica produto e serviço por categoria Alta especificidade

Múltiplas hierarquias permitem agregação / desagregação a qualquer nível de análise

A investigação tem questionado a necessidade da normalização de códigos de boas práticas, desenvolvidas por inúmeras associações, como garantia da permutabilidade e compatibilidade dos componentes, tanto na ótica interna de uma empresa de produção, em que a normalização das peças é um assunto crítico, quer na ótica externa, quando essas peças, feitas à luz de determinados princípios e normas, irão ser combinadas com componentes de outras empresas produzidos com as suas próprias normas (Davis, 1998).

Na presença de múltiplos sistemas de codificação dentro da mesma empresa, Petrovic (2017) expõe uma solução teórica para contornar este problema da não operacionalidade entre sistemas, sugerindo uma ferramenta de tradução de data mining que passa por:

1. Decompor os sistemas de codificação;

2. Criar um sistema baseado no conhecimento que terá mais facilidade para reproduzir e identificar os mesmos atributos nos diferentes sistemas caso eles existam;

3. Propor uma forma conveniente de guardar os itens identificados em diferentes sistemas para uso posterior.

Se houvesse uma única convenção universal de que todas as organizações pudessem beber, mesmo aquelas que quisessem especificá-lo para determinados propósitos, grandes poupanças seriam alcançadas (United Nations Standard Products and Services Code, 2001).

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2.1.5 Codificação interna

Como cada empresa produz um conjunto único e específico de peças e produtos, esta deve conceber o seu próprio sistema de codificação (Courtois et al., 1997), no sentido de se alcançar uma elevada eficiência de codificação (Zhu e Jiang, 2014).

Entre todos os processos de planeamento e controlo de produção, a codificação de artigos exige uma metodologia singular inerente à empresa em questão (Guoli et al., 2003; Jiao et al., 2000), ou seja a presença de uma codificação interna da empresa.

A codificação facilita a comunicação interna no que diz respeito a materiais e compras (Viana, 2000). É neste âmbito que surgem sistemas de certificação de qualidade, como a ISO 9000 e subsequentes, nos quais são definidos padrões, que poderão ser vistos como um código a ser traduzido por agentes internos e que permitem uma linguagem comum, contribuindo para a transparência da empresa e criando oportunidades para o desenvolvimento da relação industrial (Bénézech et al., 2001).

2.1.6 Prevenção e deteção de erros

Wanke (2000) afirmou que as medidas de padronização na identificação de artigos têm como objetivos o aumento da produção e a prevenção da ocorrência de erros, que por sua vez afetam os custos, prazos e satisfação do cliente.

Para resolver o problema da proliferação de produtos nas empresas, Yu (2016) desenhou um processo para selecionar os possíveis SKU a serem retirados e desenvolveu um modelo para quantificar os custos de complexidade, isto é, os custos por existirem demasiados códigos SKU.

É necessário implementar sistemas de prevenção, começando por evitar a confusão na aquisição e transmissão de códigos, como nestes exemplos:

• campos segmentados ou pequenos – “387 125”;

• letras “O, Q, i, I”, que se confundem com os algarismos “0 e 1”;

• consoantes que soam de forma idêntica, como “B” e “P”, ou “D” e “T”;

• zeros que principiam campos e números, como “001 099 005” (Courtois et al., 2007)

Se, não obstante a prevenção, ocorrem erros, a sua deteção é essencial. Entre as causas de registos incorretos reconhece-se a imprecisa identificação dos produtos (Kang e Gershwin, 2005), pois a tarefa de fazer corresponder as propriedades do produto com

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os códigos do mesmo torna-se extremamente difícil se estes não se basearem nas mesmas regras de codificação (Oroszi et al., 2009).

Uma das formas para se detetar este tipo de erros, é criar uma chave ou dígito de controlo, que nas palavras de Dima (2013, p. 69), “independentemente do sistema de codificação, uma chave de controlo deve ser feita para cada código”. O dígito de controlo não é mais que uma validação da consistência de um código, normalmente presente no final desse mesmo código, que se obtém através de um cálculo representado nas Tabela 4 e Tabela 5.

Tabela 4 - Fórmula de cálculo do dígito de controlo – Adaptado de CODIPOR (2010)

Posição e número de dígitos

1.º dígito 2.º dígito 3.º dígito 4.º dígito 5.º dígito Dígito de controlo Multiplicar cada dígito por

x1 x5 x3 x1 x3

Somar multiplicações

E subtrair o resultado ao múltiplo de 10 imediatamente superior

Utilizando esta fórmula, de seguida mostra-se o cálculo do dígito de controlo número

“6” no código “123406”.

Tabela 5 - Exemplo do cálculo do dígito de controlo do código "123406" – Adaptado de CODIPOR (2010)

Posição e número de dígitos

1 2 3 4 0 Dígito de

controlo Multiplicar cada dígito por

x1 x5 x3 x1 x3

Somar multiplicações: (1x1)+(2x5)+(3x3)+(4x1)+(0x3)=24

E subtrair o resultado ao múltiplo de 10 imediatamente superior: 30-24=6

Outro tipo de erro, a falta de procedimentos para a codificação e referenciação, expressa-se na imensa variabilidade de códigos de produtos, que deverá ser solucionada através da modificação dos dados e menções introduzidas numa dada plataforma informática e da modificação das famílias dos produtos (Barroso, 2012).

(47)

2.1.7 Análise crítica

Atendendo à diversidade de conceitos e abordagens alegadas anteriormente, faz-se de seguida uma súmula crítica dos aspetos chave até agora enunciados.

Tendo em conta o conjunto de opiniões citadas, percebe-se, em todos eles, a importância e necessidade da codificação enquanto mecanismo facilitador das operações da empresa.

Nota-se também uma tendência comum assinalável relativamente aos requisitos, ou características de um sistema de codificação dos produtos de uma empresa:

• Precisão;

• Flexibilidade;

• Estabilidade;

• Homogeneidade;

• Simplicidade.

Outro aspeto concordante à maioria dos autores estudados é a harmonização. E neste aspeto salienta-se a contribuição do GS1, como expoente máximo na implementação de normas e standards à escala mundial. Contudo também se alega que este é um processo que tem ainda muito que evoluir à luz da multiplicidade de códigos e de interesses a nível internacional.

Concomitantemente, a codificação interna dos produtos, isto é, a codificação dos produtos que é definida mediante as necessidades e processos de cada empresa, é veiculada por boa parte dos autores estudados, apesar de, ao contrário dos esforços que existem para a harmonização da codificação à escala mundial, ser um assunto normalmente negligenciado e que traz, não raras vezes, problemas às empresas. Este é um dos principais motivos pela realização deste trabalho de investigação.

Para além dos aspetos convergentes que se acaba de analisar resumidamente, importa também abordar os aspetos divergentes como a questão dos carateres utilizados nos códigos. A bibliografia estudada divide-se quanto à melhor solução – sensivelmente metade aponta a codificação alfanumérica, ao passo que a outra metade afirma que a codificação numérica é a melhor solução.

Relacionada com esta questão, existe outra, a significância do código que também exibe opiniões divergentes, isto é, uns suportam uma codificação significante, ao invés de outros que, baseando-se no importante argumento de que, com a crescente

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implementação de sistemas de informação nas empresas e a correspondente facilidade de acesso à informação, cada vez há menos necessidade dos códigos dos produtos terem em si mesmo um significado, devendo ser apenas identificadores do produto, assumindo a forma de contadores sequenciais, facilitando a construção e a longevidade do sistema de codificação.

2.2 Artigo

Courtois et al. (2011, p. 172) definem o termo “artigo” como “um termo genérico que corresponde a um produto acabado, um subconjunto, um componente ou uma matéria- prima”.

Serrador e Martins (2005) apresentam outro ponto de vista, falando de: consumíveis, matérias subsidiárias, incorporáveis e mercadorias. Estes autores definem artigo como o material que é considerado individualmente pelo sistema de produção e que é comprado, integrado em stock, planificado, transformado e vendido.

2.3 Sistema integrado de gestão empresarial – ERP

No início dos anos 70 surgem as primeiras versões de uma ferramenta de planeamento que contemplava apenas ordens de compra e ordens de trabalho de fábrica - Manufacturing Resource Planning (MRP). A sua evolução, Manufacturing Resource Planning II (MRP II) é um sistema fechado que integra e coordena as principais funções de negócio de modo a fabricar o produto certo na altura certa, como conta Groover (2010).

Um dos termos das últimas gerações do MRP II é o Enterprise Resource Planning

“Enterprise” em oposição a “Manufacturing” porque é um sistema que vai além da produção, integrando áreas como manutenção, qualidade, marketing, entre outros (Turbide, 1995).

Addo-Tenkorang e Helo (2011) definiram ERP como um sistema de software unificado de toda a empresa que integra e controla todos os processos de negócio, em toda a organização, funcionando como soluções de software padrão universais para controlar e otimizar os processos de negócios (Grote e Antonsson, 2009).

De acordo com o modelo ontológico, a mesma taxonomia é usada nos sistemas ERP e PDM das empresas, uma vez que para cada família de produtos (classe) é definida um

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conjunto de propriedades (atributos) e para cada propriedade são definidos uma série de valores e códigos (Oroszi et al., 2009).

Deste modo, o ERP permite uma maior rapidez e facilidade na obtenção de informações no que respeita às diferentes atividades da empresa, permitindo um maior acompanhamento ao nível da gestão nas múltiplas vertentes do negócio, como finanças, contabilidade, planeamento da produção, recursos humanos e outros (Silva, 2011).

As principais vantagens do ERP são a informação correta, para a pessoa certa, na hora apropriada. Desta maneira, elimina-se a redundância e redigitação dos dados, aumenta a segurança sobre os processos de negócios, permite a rastreabilidade de transações além de ter a flexibilidade de ser implantado por módulos (Caiçara Jr., 2008).

2.4 Conclusão

Neste segundo capítulo fez-se o enquadramento teórico do estudo, destacando-se as palavras-chave que fazem parte do título “Codificação interna do artigo”, nomeadamente: codificação (conceito, requisitos de um sistema de codificação, tipos de sistema de codificação, harmonização, codificação interna, prevenção e deteção de erros e respetiva análise crítica), e artigo.

Também se enquadrou o sistema de gestão de produção que ajuda a definir uma das situações explanadas no capítulo seguinte relativamente aos sistemas de codificação utilizados.

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(51)

(52)

<TÍTULO DA TESE> <NOME DO AUTOR>

ESTUDO DE CASO

3.1 Situação inicial

3.2 ERP implementado

3.3 Situação pós-implementação do ERP 3.4 Conclusão

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3 ESTUDO DE CASO

Este capítulo versa sobre a análise de dois sistemas de codificação interno dos produtos, antes e após-implementação de um ERP. Indicam-se as respetivas caraterísticas dos mesmos, bem como os erros detetados. Faz-se também a apresentação do software em questão.

3.1 Situação inicial

A V Laser On trabalhava cerca de 700 códigos, divididos em 7 linhas de produtos, 34 famílias, e 27 subfamílias, sendo considerado de gestão relativamente simples, por oposição a stocks de supermercados com mais de 50000 SKU (Faro, 2015), como se atesta na Tabela 6.

Tabela 6 - Classificação dos códigos na V Laser On antes da implementação do ERP

Linha de Produtos Família Subfamília Acessórios

Barra: Cobre

Ferro Cantoneira: AISI

Ferro

Chapa: 400HB 6, 8, 12

460MC 5, 6, 8

600MC 6

AISI 304 0,5, 0,6, 0,8, 10, 12, 14, 15, 18, 2,5, 2, 8, 1,25, 1,2, 1,5, 16, 1, 20, 25, 3, 4, 5, 6 AISI 316 1,5, 2, 0,8, 1,25, 10, 1, 2,5, 20, 3, 4, 5,

6, 8

AISI 430 0,7, 0,8, 1,25, 1,5, 1

ALUMÍNIO 0,5, 1,2, 1,5, 10, 12, 15, 1, 2,5, 2, 3 a 5, 3, 4, 5 a 7, 5, 6, 8

Aluzinc 1,25, 1,5, 1, 2

Ck45 4, 5, 8, 12, 15, 16

Cobre 1, 1,5, 2, 3, 4

CORTEN 2, 3, 5, 8, 10

Decapado 3, 4, 5, 6, 8, 10, 12

GPO 4, 5