DISPOSICIONES
DEPARTAMENTO DE CULTURA
ORDEN CLT/172/2014, de 14 de mayo, por la que se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña.
El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, establece que todas las
administraciones y las entidades titulares de documentos públicos deben disponer de un único sistema de gestión documental que comprenda la producción, la tramitación, el control, la valoración y la conservación de los documentos y el acceso a los mismos y garantice su correcto tratamiento. El artículo 28 de la misma norma dispone que, en el ámbito de la Generalidad, los archivos centrales administrativos definen, implantan y
mantienen, en el ámbito del organismo o ente respectivo, el sistema de gestión de la documentación administrativa en fase activa y semiactiva, de acuerdo con la normativa técnica y las directrices del
Departamento de Cultura y con las instrucciones del secretario o secretaria general o del órgano directivo que corresponda.
La progresiva implantación y extensión de la administración electrónica en el conjunto de los entes y organismos de la Generalidad ha comportado, entre otros aspectos, la producción de documentos públicos electrónicos. Estos documentos son prueba y testigo de las acciones llevadas a cabo por la Administración de la Generalidad de la misma manera que lo son los documentos producidos y recibidos en soporte papel. Los documentos electrónicos deben ser gestionados adecuadamente a fin de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura.
En este sentido, el artículo 38.3 del Decreto 56/2009, de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos a la Administración de la Generalidad, establece que la Administración de la Generalidad se debe dotar de un protocolo de archivos que ha de determinar las condiciones técnicas y organizativas de clasificación funcional, seguridad y disposición de los documentos administrativos desde el inicio del
procedimiento administrativo, así como los órganos competentes para su conservación y transformación. Estas condiciones implican una correcta gestión de la documentación, antes incluso de la fase de archivo, por lo que el protocolo hace referencia tanto a la gestión de los documentos electrónicos como al archivo. Es por este motivo que se considera adecuado que el protocolo incluya en su título el término gestión de documentos, lo que precisa mucho mejor su alcance real.
A su vez el Decreto 56/2009 está directamente relacionado con la Ley 29/2010, del 3 de agosto, del uso de medios electrónicos en el sector público de Cataluña. Así, la Orden de aprobación del protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo adopta determinados principios que se fijan en el artículo 4 como son los relacionados con la transparencia, la simplificación, la eficacia, la eficiencia, la seguridad, la neutralidad tecnológica y la legalidad. También se enmarca en el artículo 15, sobre criterios para la incorporación de los medios electrónicos en la actuación del sector público y contribuye a concretar, mediante los instrumentos técnicos previstos, el marco de interoperabilidad del sector público de Cataluña previsto en el artículo 19. En relación con la Ley 26/2010, del 3 de agosto, de régimen jurídico y procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña, la Orden contribuye a dar cumplimiento a los artículos 26, sobre el derecho de acceso a los expedientes administrativos, y 27, relativo a derecho de acceso a archivos y registros así como a los requisitos establecidos en la disposición adicional onceava, sobre la gestión de la documentación y archivo de documentos electrónicos.
El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo tiene alcance corporativo, ya que la aplicación de una correcta gestión de documentos debe abordar de forma global aspectos como la gestión de la
interoperabilidad, la búsqueda y recuperación de documentos y la seguridad o la disposición de documentos, entre otros aspectos.
El protocolo se estructura en 5 grandes bloques: la definición del objeto del protocolo, el ámbito de aplicación, los órganos implicados, la gestión de documentos electrónicos y archivo, y el glosario de términos. En el bloque de los órganos implicados se concretan las funciones de los principales organismos transversales, como el Departamento de Cultura, el Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información y el
Departamento de Gobernación y Relaciones Institucionales. Los órganos implicados en la gestión y la conservación de los documentos electrónicos deben constituir grupos multidisciplinares que tengan como misión velar por la aplicación, en el seno de su organización, de las directrices de gestión de documentos y de
los instrumentos técnicos definidos en el protocolo. Asimismo, en el bloque de gestión de documentos se establecen los principios y las directrices que posibilitarán su correcta gestión de acuerdo con la finalidad y el uso para los cuales han sido creados. En este apartado destacan, además, las directrices para la obtención de copias electrónicas auténticas de documentos y los instrumentos técnicos esenciales, los cuales son de
aplicación en el conjunto de la Administración de la Generalidad. Por todo eso,
ORDENO: Artículo único
Se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña, que se incluye como anexo en esta Orden. El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña determina las condiciones técnicas y organizativas de clasificación funcional,
seguridad y disposición de los documentos administrativos desde el inicio del procedimiento administrativo, con la finalidad de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura. Así mismo, el protocolo fija las directrices corporativas en materia de archivo electrónico.
Disposición transitoria. Creación de los grupos de trabajo multidisciplinares
En el plazo de tres meses a contar desde la publicación de esta Orden cada Departamento, organismo o entidad dependiente o vinculado incluido dentro del ámbito de aplicación del protocolo, debe crear el grupo de trabajo departamental multidisciplinar previsto en el apartado 5.4 de este protocolo y nombrar a los miembros que lo componen.
Disposición adicional. Transformación de expedientes híbridos en electrónicos
Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el apartado 6.2.2.2 del protocolo, el grupo de trabajo departamental multidisciplinar debe establecer, siguiendo las instrucciones de las secretarías generales u órganos análogos de los entes i organismos de la Generalidad y de acuerdo con los recursos existentes, los criterios, los planes de actuación y los calendarios conducentes a transformar los expedientes híbridos en electrónicos.
Disposición final. Habilitación para el desarrollo del protocolo
Se autoriza a la Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio, para que realice las actuaciones que sean necesarias para la ejecución y el desarrollo del protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo.
Barcelona, 14 de mayo de 2014 Ferran Mascarell i Canalda Consejero de Cultura
ANEXO Índice 1. Introducción 2. Conceptos 3. Objeto 4. Ámbito de aplicación 5. Órganos implicados
6. Gestión de documentos electrónicos 6.1 Principios 6.2 Directrices 6.2.1 Identificación e información 6.2.2 Formato y estructura 6.2.3 Elementos de control 6.2.4 Acceso y uso
6.2.5 Aplicación de medidas de disposición
6.2.6 Mantenimiento de la disponibilidad y la autenticidad 6.2.7 Copias electrónicas
6.2.8 Aplicaciones de soporte para la gestión 6.3 Instrumentos técnicos
7. Glosario
1. Introducción
El artículo 38.3 del Decreto 56/2009, de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos en la Administración de la Generalidad establece el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo, el cual debe determinar las condiciones técnicas y organizativas de clasificación funcional, seguridad y disposición de los documentos administrativos desde el inicio del procedimiento administrativo, así como los órganos competentes para la conservación y transformación. La finalidad del protocolo es la de garantizar la autenticidad, fiabilidad, la integridad y la disponibilidad futura de estos documentos.
En esta línea, el Acuerdo del Gobierno de 24 de enero de 2012 sobre la aprobación de medidas y proyectos corporativos a desarrollar en el 2012 para desplegar la Administración Electrónica en la Administración de la Generalidad de Cataluña aprobó el proyecto SIGeDA como uno de los proyectos corporativos de administración electrónica.
El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo está condicionado por un marco normativo que, en materia de administración electrónica, se ha ido desarrollando ampliamente desde la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Las disposiciones del protocolo tienen en cuenta la mencionada Ley, así como el desarrollo normativo que está vinculado a ella, especialmente el Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica. Este Real decreto, en la disposición adicional primera, establece las Normas Técnicas de Interoperabilidad que deben cumplir las administraciones públicas. El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo se adecua al marco normativo mencionado, pero alcanza su mayor significado en el contexto legal, normativo, organizativo y técnico de la Administración de la Generalidad. El protocolo da cumplimiento, especialmente, a las disposiciones de la legislación catalana en
materia de administración electrónica que le resultan de aplicación.
En primer lugar, el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo recoge los principios que, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 29/2010, del 3 de agosto, del uso de los medios electrónicos en el sector público de Cataluña, se deben observar en relación con la incorporación de los medios electrónicos en las actuaciones del sector público de Cataluña.
En segundo lugar el protocolo desarrolla la disposición adicional onceava de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña, que regula la gestión de la documentación y archivo de los documentos electrónicos. Esta disposición establece que los documentos electrónicos se deben gestionar y conservar en expedientes electrónicos, se debe asegurar su autenticidad y su integridad, y se debe garantizar la preservación y el acceso que tengan establecidos. La misma disposición adicional prevé que los datos contenidos en los sistemas de información de las administraciones públicas se consideran documentos públicos electrónicos y les son aplicables las disposiciones de esta Ley relativas al archivo electrónico.
El protocolo identifica unos instrumentos técnicos de uso obligado que posibilitan la aplicación práctica de las políticas de gestión de documentos. De acuerdo con el Decreto 76/1996, de 5 de marzo, por el que se regula el sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la
Generalidad de Cataluña, los elementos básicos del sistema general de gestión de la documentación administrativa de la Generalidad de Cataluña son los cuadros de clasificación, los inventarios, las tablas de evaluación y las tablas de transferencias. El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo introduce dos nuevos instrumentos: el cuadro de tipos documentales y el esquema de metadatos de gestión documental.
2. Conceptos
A los efectos de este protocolo, los términos que se utilizan tienen el sentido que se establece en el apartado 7.
3. Objeto
El objeto de este protocolo es:
a) Dar cumplimiento al Decreto 56/2009, de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios
electrónicos en la Administración de la Generalidad, en materia de gestión y conservación de los documentos administrativos.
b) Determinar las condiciones técnicas y organizativas en que se asienta el modelo de gestión electrónica de la documentación de la Administración de la Generalidad de Cataluña, estableciendo la política de gestión de documentos electrónicos de la Generalidad de Cataluña y las responsabilidades de los diferentes órganos en la gestión de los documentos electrónicos.
4. Ámbito de aplicación
Este protocolo se aplica a todos los documentos electrónicos producidos o recibidos en el desarrollo de las competencias de la Administración de la Generalidad de Cataluña. Asimismo, se aplica a los organismos y entidades autónomas que se determinan en el artículo 2.1.a) del Decreto 56/2009, de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos en la Administración de la Generalidad, y a todos aquellos organismos que acuerden gestionar su documentación de conformidad con este protocolo.
Los documentos electrónicos comprenden:
- Los documentos administrativos electrónicos que forman parte de un proceso administrativo electrónico. - Los documentos electrónicos producidos en entornos ofimáticos que no forman parte de un proceso administrativo electrónico, pero que son soporte y evidencia de otras actividades y funciones de la Administración.
En las dos categorías anteriores se pueden incluir tanto los documentos nacidos electrónicos como las copias electrónicas auténticas.
5. Órganos implicados
A efectos de este protocolo, los órganos implicados en la gestión y conservación de los documentos y expedientes electrónicos son los siguientes:
5.1 El Departamento de Cultura es el órgano competente en materia de archivos y gestión de documentos de la Generalidad de Cataluña. En el marco de este protocolo, tiene las siguientes funciones:
a) Velar por la implantación de las directrices establecidas en este protocolo en el conjunto de la Administración, organismos y entidades autónomas.
b) Promover, impulsar, aprobar y actualizar los instrumentos y cualquier otra normativa técnica que se establezca.
c) Coordinar la actuación de los responsables de gestión documental de la Administración de la Generalidad y de los organismos y entidades dependientes o vinculados incluidos dentro del ámbito de aplicación del
protocolo, velando para que los proyectos que promueva la Administración de la Generalidad cumplan con las directrices que este establece.
d) Facilitar la formación técnica necesaria al personal técnico de gestión documental correspondiente. 5.2 El Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información (CTTI) es la entidad competente para definir y desarrollar la política en materia de tecnologías de la información y comunicación de la Generalidad de Cataluña. En el marco de este protocolo, tiene como función aportar las soluciones o servicios tecnológicos que sean necesarios para facilitar su cumplimiento.
5.3 El Departamento de Gobernación y Relaciones Institucionales (mediante la Secretaría de Administración y Función Pública y la Comisión para el Impulso de los Medios Electrónicos en la Administración) es el órgano competente para el impulso y la conciliación de los criterios establecidos en este protocolo con las estrategias de la administración electrónica dentro de la Generalidad de Cataluña.
5.4 Los departamentos de la Generalidad, y los organismos y entidades incluidos en el ámbito de aplicación del protocolo deben establecer grupos de trabajo departamentales multidisciplinares para el avance del entorno electrónico, que incluirán, como mínimo, representantes de las unidades administrativas competentes en materia de tecnologías de la información y comunicación, de gestión documental y archivo y de organización. En el marco de este protocolo, las funciones de estos grupos de trabajo son:
a) Velar por la aplicación de las directrices y el uso de los instrumentos establecidos en este protocolo, incluyendo los sistemas de información ya existentes y su adaptación.
b) Proponer, si es necesario, la aprobación de instrucciones del órgano competente del departamento o ente para precisar la forma en que se deben aplicar las directrices generales establecidas en el protocolo.
c) Asesorar a la unidad o las unidades promotoras de proyectos que incluyan la gestión de documentos electrónicos a fin de que su formulación cumpla con las directrices de este protocolo.
d) Validar los proyectos que incluyen en su alcance la gestión de documentos electrónicos o la conversión de documentos en papel o analógicos en documentos electrónicos. De esta validación debe quedar constancia en los correspondientes informes técnicos.
e) Establecer, siguiendo las instrucciones de las secretarías generales u órganos análogos de los entes y organismos de la Generalidad y con los recursos existentes, los criterios, los planes de actuación y los calendarios conducentes a transformar los expedientes híbridos en electrónicos.
f) Velar por el aprovechamiento y el uso eficiente de los recursos.
g) Informar a los órganos corporativos mencionados implicados en la gestión y conservación de los documentos electrónicos de aquellos hechos sustanciales relacionados con estas funciones.
h) Cualquier otra función derivada de la implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos. 5.5 La unidad competente en gestión documental y archivo de cada departamento, organismo o entidad dependiente o vinculado incluido dentro del ámbito de aplicación del protocolo, debe proponer para cada proyecto específico que se lleve a cabo un modelo de gestión de los documentos electrónicos adaptado a sus circunstancias, mediante el uso de los instrumentos técnicos y siguiendo las directrices de este protocolo. Asimismo, debe elaborar los informes necesarios que ayuden a cumplir las directrices de este protocolo y la aplicación y uso adecuado de los instrumentos técnicos.
simplificación de procesos, como parte de la política de administración electrónica.
5.7 La unidad competente en tecnologías de la información y comunicación, dentro del departamento o ente correspondiente, debe implementar las soluciones técnicas específicas para el cumplimiento de los objetivos y requisitos de este protocolo.
6 Gestión de documentos electrónicos 6.1 Principios
La gestión de los documentos electrónicos de la Generalidad de Cataluña se basa en la obligación y la responsabilidad de la Administración de impulsar la transformación y la simplificación administrativa y documental. Los principios que la guían son:
6.1.1 Legalidad. La Administración de la Generalidad de Cataluña tiene la obligación de gestionar los
documentos electrónicos de acuerdo con la legislación vigente, los principios de eficacia y transparencia y el respeto a los derechos de la ciudadanía, manteniendo de esta manera la integridad de las garantías jurídicas de los ciudadanos ante las administraciones públicas.
6.1.2 Responsabilidad. Todas las personas al servicio de la Administración de la Generalidad de Cataluña son responsables de gestionar adecuadamente los documentos electrónicos que se reciben, producen y gestionan en su ámbito de competencia.
6.1.3 Transformación. La Administración de la Generalidad de Cataluña promueve la sustitución de los documentos en soporte papel por los documentos electrónicos, evitando la doble gestión de soportes. 6.1.4 Simplificación. La Administración de la Generalidad de Cataluña apuesta por la simplificación administrativa, que incluye la simplificación documental, la cual supone la eliminación de los documentos prescindibles en la tramitación y su sustitución por la consulta de datos o documentos disponibles.
6.1.5 Continuidad. La gestión de documentos comprende todos los aspectos relacionados con el documento: desde su diseño y creación, hasta los procesos de control que permiten la utilización y la conservación de los documentos durante el tiempo que sea necesario.
6.1.6 Seguridad. Las entidades del sector público deben garantizar que el uso de los medios electrónicos asegura la identidad, la integridad, la conservación y, si es necesario, la confidencialidad de la información y las transacciones que se llevan a cabo utilizando medios electrónicos. Las medidas de seguridad se aplican de acuerdo con los requisitos necesarios de recuperación, preservación y almacenaje de los documentos
electrónicos, protegiéndolos ante accesos no autorizados, destrucción indiscriminada o pérdida.
6.1.7 Transparencia y disponibilidad. Los documentos y los expedientes electrónicos no sometidos a medidas de confidencialidad o restricciones legales de acceso son de consulta pública por parte de la ciudadanía, que tiene el derecho a recibirlos o a acceder a ellos en soporte electrónico.
6.1.8 Eficiencia. Comporta alcanzar los objetivos perseguidos con los mínimos recursos posibles en la gestión de los documentos electrónicos. Implica el aprovechamiento de los recursos disponibles y la eliminación efectiva de aquellos documentos que han cumplido su plazo de conservación establecido en las tablas de evaluación y acceso documental.
6.1.9 Perdurabilidad. Los documentos electrónicos se conservan en soporte electrónico y con la información contextual necesaria, de manera que se pueda asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el plazo de conservación establecido.
6.1.10 Neutralidad tecnológica. Los documentos se deben gestionar en sistemas informáticos que permitan el uso y el acceso independientemente de las opciones tecnológicas escogidas por los destinatarios.
6.1.11 Multidisciplinariedad. En las decisiones sobre la gestión de los documentos electrónicos están implicados representantes de unidades administrativas con funciones diferentes, que incluyen, como mínimo, gestión documental y archivo, tecnologías de la información y comunicación y organización.
6.2 Directrices
En el ámbito de este protocolo, las directrices suponen unas pautas esenciales de obligado cumplimiento, que deberán ser adaptadas a la realidad de cada proyecto que se formule con el fin de garantizar su aplicabilidad. 6.2.1 Identificación e información
En el análisis previo de cualquier proyecto de gestión de documentos electrónicos y en el proceso de creación se deben aplicar las directrices siguientes:
6.2.1.1 Cuando se implemente la metodología de gestión de los documentos electrónicos, se deben identificar los documentos que constituyen los expedientes electrónicos u otras agrupaciones documentales.
6.2.1.2 Cuando se implemente la metodología de gestión de los documentos electrónicos, se deben identificar qué métodos de creación de los documentos se utilizan para cada caso: creación con herramientas ofimáticas, captura desde formularios o desde aplicaciones de tramitación, digitalización o cualquier otro método que permita la creación de documentos electrónicos.
6.2.1.3 Los documentos y expedientes electrónicos deben ser completos y exactos, y deben reflejar las decisiones adoptadas y las actividades que han motivado su generación. Se debe evitar la automatización incompleta de información y de los procesos, o la creación de expedientes electrónicos parciales.
6.2.1.4 Los documentos y expedientes electrónicos deben tener vinculados desde su creación los metadatos que permitan su identificación (de acuerdo con lo que se establece en el instrumento esquema de metadatos de gestión documental).
6.2.1.5 Todos los documentos y expedientes electrónicos deben ser creados con un nombre o un identificador unívoco dentro del sistema que lo ha generado (véase el instrumento esquema de metadatos de gestión documental).
6.2.1.6 En el momento en que se crean, hay que asignar un determinado tipo documental a los documentos electrónicos (véase el instrumento cuadro de tipos documentales).
6.2.1.7 Los documentos y expedientes electrónicos deben guardarse desde su creación en repositorios, cuya creación debe ser comunicada al grupo de trabajo departamental multidisciplinar al que se hace referencia en el apartado 5.4, con el fin de garantizar la gestión y el mantenimiento correctos y dar cumplimiento a las directrices de este protocolo.
6.2.1.8 Los documentos electrónicos deben llegar a un estado definitivo con el fin de tener valor de evidencia. Antes, sin embargo, pueden pasar por diversos estados de borrador durante el periodo de creación. Los estados previos al estado definitivo se definirán en el área de negocio de acuerdo con sus necesidades. Los borradores de los documentos electrónicos se pueden eliminar una vez creado el documento definitivo. 6.2.1.9 Las versiones o actualizaciones de documentos definitivos que suponen un cambio en la información que contienen constituyen documentos nuevos. Las versiones anteriores se deben conservar durante el tiempo que se requiera y se puede indicar su relación con la versión vigente.
6.2.2 Formato y estructura
Son aplicables al formato de los documentos y a la estructura de los expedientes electrónicos las siguientes directrices:
6.2.2.1 Los documentos electrónicos pueden nacer digitales o proceder de una digitalización segura. La digitalización segura es un proceso en el cual se captura la imagen del documento en soporte papel y, previo cotejo con el original, se firma electrónicamente. En ambos casos, se gestionarán de la misma manera. 6.2.2.2 No se deben conservar expedientes híbridos con documentos electrónicos y documentos en soporte papel. Cuando haya documentos en soporte papel que se deban incluir en un expediente electrónico, deben ser transformados mediante digitalización segura. El documento original en soporte papel se puede destruir de acuerdo con los criterios de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.
6.2.2.3 Cuando se diseñe una plantilla o un formulario para crear documentos electrónicos se deben tener en cuenta las directrices de este protocolo. Siempre que sea posible, se debe automatizar la asignación de metadatos asociados, especialmente a nivel de cuadro de clasificación y de cuadro de tipos documentales. 6.2.2.4 Los expedientes electrónicos se deben crear en el momento en el que se inicia la tramitación. El cierre del expediente se debe producir únicamente al final de la tramitación. En este mismo momento se debe
efectuar la firma del índice electrónico definitivo, que debe quedar asociado de manera definitiva al expediente. 6.2.2.5 Los expedientes electrónicos no deben reabrirse una vez cerrados y firmado el índice. Si hay que añadir documentos a un expediente cerrado, se debe crear un nuevo expediente, que deberá relacionarse con el expediente de origen.
6.2.2.6 Se debe aplicar a los documentos que forman parte en un proceso administrativo electrónico y no contienen firma avanzada o algún mecanismo que impida su alteración posterior.
6.2.2.7 Los documentos se deben crear según estándares abiertos o de uso generalizado entre la ciudadanía o las administraciones públicas, con el fin de garantizar la independencia en la elección de alternativas
tecnológicas.
6.2.3 Elementos de control
Los elementos de control básicos de los documentos y expedientes son la clasificación y la valoración. En la aplicación de los elementos mencionados hay que cumplir las directrices siguientes:
6.2.3.1 Los documentos y expedientes electrónicos se deben clasificar en el momento de su creación de acuerdo con el cuadro de clasificación funcional de la Generalidad (véase el instrumento cuadro de clasificación funcional).
6.2.3.2 Cuando se requiera una estructuración de los repositorios donde se guardan los documentos electrónicos, esta debe basarse en el cuadro de clasificación funcional, para facilitar la integración y la asignación de los elementos de control.
6.2.3.3 Todos los documentos y expedientes electrónicos deben estar evaluados para determinar los plazos de conservación (véase el instrumento tablas de evaluación y acceso documental). Los plazos de conservación deben ser asignados a las diferentes agrupaciones documentales en el momento de su creación.
6.2.3.4 Los elementos de control sobre los documentos electrónicos se deben implementar como metadatos de los documentos, de manera que permitan la máxima automatización posible (véase el instrumento esquema de metadatos de gestión documental).
6.2.4 Acceso y uso
Las condiciones de acceso y uso de los documentos y expedientes electrónicos conservados en los repositorios documentales deben seguir las directrices siguientes:
6.2.4.1 La ciudadanía debe poder consultar los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizado el procedimiento administrativo, sin ninguna limitación más que las establecidas legalmente (véase el
instrumento tablas de evaluación y acceso documental).
6.2.4.2 Las restricciones legales de acceso a los documentos y los expedientes electrónicos vienen determinadas por la normativa sectorial aplicable (protección de datos de carácter personal, seguridad nacional, etc.) y específicamente, si procede, por el nivel de seguridad que esta les haya atribuido. Las
medidas de seguridad que correspondan se deben aplicar desde el momento en el que se crea el documento o expediente electrónico.
6.2.4.3 Las personas que acrediten la condición de interesadas pueden tener acceso al expediente tanto durante la tramitación como una vez finalizado, de acuerdo con lo establecido por la normativa vigente. 6.2.4.4 El sistema de acceso a los documentos y expedientes electrónicos debe incluir mecanismos por medios seguros y con controles suficientes que permitan la identificación fehaciente de las personas que accedan a ellos.
6.2.4.5 El acceso a los documentos y expedientes electrónicos, una vez finalizada la etapa de tramitación, debe ser posible independientemente de la aplicación de tramitación que los ha generado.
6.2.5 Aplicación de medidas de disposición
Una vez finalizada la tramitación y cerrados los expedientes, estos deben ser conservados durante el plazo dentro del cual, de acuerdo con la normativa aplicable, se puedan derivar efectos jurídicos, bien sean fiscales, administrativos o de otros tipos (recursos, inspecciones, expedientes sancionadores, etc.). Una vez
transcurrido este plazo, el régimen de acceso, de seguridad y de custodia se puede ver modificado. Se pueden dar dos escenarios:
- Un primer escenario, donde los expedientes permanecen en el mismo entorno en el que cambian las políticas de acceso, selección y custodia aplicables.
- Un segundo escenario, donde los expedientes electrónicos deben ser transferidos de un repositorio o sistema a otro.
Medidas a adoptar solo en caso de que los expedientes electrónicos sean transferidos de un repositorio o sistema a otro.
deje constancia de que los documentos electrónicos han sido enviados y recibidos.
6.2.5.2 La transferencia se debe realizar mediante el procedimiento establecido por el repositorio receptor y en las condiciones que este establezca, y se debe garantizar siempre la integridad de los documentos en el proceso de transferencia.
6.2.5.3 Se debe definir cuidadosamente si se seguirán manteniendo también en los repositorios de origen y en qué condiciones. Preferiblemente, se deben eliminar los documentos y expedientes de origen que hayan sido transferidos y, en caso de mantenerlos, debe quedar claro que los documentos de los repositorios de origen se consideran copias de los documentos originales que se encuentran en los repositorios de destino.
Medidas a adoptar tanto en el caso de que los expedientes permanezcan en el mismo entorno como en el caso de que los expedientes electrónicos sean transferidos de un repositorio o sistema a otro.
6.2.5.4 Los repositorios de documentos y expedientes electrónicos, que deben conservarse a largo plazo, deben incluir mecanismos que garanticen el mantenimiento de la integridad, la autenticidad, la fiabilidad y la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
6.2.5.5 La eliminación de documentos y expedientes electrónicos una vez finalizado su plazo de conservación debe hacerse de forma que la información no pueda ser reconstruida en los repositorios y sistemas
informáticos donde se custodiaban. Deben eliminarse los datos existentes a los sistemas, los punteros correspondientes y los datos guardados en las copias de seguridad. A los métodos de destrucción mediante borrado, formateado o sobrescritura se puede añadir, si procede, la destrucción física de los soportes.
6.2.5.6 Los procesos de eliminación de documentos electrónicos deben estar autorizados y producir un registro (listado de documentos y expedientes) que deje constancia de que han sido eliminados en las condiciones que establece el Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.
6.2.6 Mantenimiento de la disponibilidad y la autenticidad
Con el fin de mantener la autenticidad de los documentos electrónicos y que, a la vez, sean accesibles, interpretables y comprensibles durante todo el plazo de conservación, hay que dar cumplimiento a las directrices siguientes:
6.2.6.1 Los responsables de los repositorios que contengan documentos y expedientes electrónicos de conservación a largo plazo, deben establecer e implementar un plan de preservación que incluya: a) La comprobación periódica de la integridad.
b) Las posibles acciones de conversión de formatos.
c) El procedimiento para la sustitución de hardware y software.
d) Cualquier otra acción que se considere necesaria y los calendarios para ejecutarla.
6.2.6.2 La conversión de formatos de documentos electrónicos solo se debe plantear en documentos que deban conservarse durante un plazo superior a los 5 años. En este caso, el formato de destino debe ser
preferentemente cualquiera de los formatos PDF aplicables (en especial, PDF/A) o XML.
6.2.6.3 Cuando se conserven documentos firmados electrónicamente con certificados digitales en repositorios, durante un periodo de tiempo superior al plazo de vigencia establecido por la normativa aplicable para las firmas electrónicas, se debe implementar un mecanismo que permita la conservación de la información de la firma asociada al documento y que, al mismo tiempo, garantice la integridad.
6.2.6.4 Los documentos y expedientes electrónicos definidos en las tablas de evaluación y acceso documental como de conservación permanente, una vez transcurrido el plazo durante el que se podían derivar efectos jurídicos, bien sean fiscales, administrativos o de otros tipos (recursos, inspecciones, expedientes
sancionadores, etc.), deben estar desprovistos de todos los elementos de funcionamiento o utilidad que tengan fecha de caducidad, siempre que la información de estos elementos haya podido ser extraída y asociada como metadatos a los documentos y expedientes correspondientes.
6.2.7 Copias electrónicas
La gestión de documentos electrónicos hace necesario disponer de mecanismos para convertir documentos en soporte papel en documentos en soporte electrónico (digitalización), así como convertir documentos
electrónicos en otros formatos electrónicos sin perder la eficacia y la autenticidad. La realización y la gestión de copias deben seguir las directrices siguientes:
acreditar la autenticidad de los datos que se contienen.
6.2.7.2 La compulsa electrónica de un documento aportado por una persona debe realizarse en el registro con la finalidad de que el original le sea devuelto. La compulsa no acredita la autenticidad del documento original, sino la coincidencia entre la copia efectuada y el documento original aportado.
6.2.7.3 Las copias electrónicas idénticas al documento electrónico original que no comportan cambio de formato ni de contenido deben considerarse documento original, de manera que puede haber un original múltiple. En este caso, el proceso de copiado no debe crear nuevos metadatos.
6.2.7.4 Para realizar copias auténticas de documentos electrónicos con cambio de formato (electrónico o papel) se debe partir de un original electrónico firmado. La copia realizada es un documento electrónico que debe incluir un código seguro de verificación (CSV) y debe estar disponible en el repositorio temporal de copias durante el tiempo que se haya determinado para consultar, comprobar o imprimir. La impresión de este documento tiene la consideración de copia auténtica.
6.2.7.5 El proceso de copia de documentos electrónicos debe generar los metadatos propios de este proceso, que deben gestionarse en el repositorio temporal de copias. Solo en caso de que las copias electrónicas se incluyan dentro de expedientes electrónicos, se deben incorporar a los repositorios de documentos y
expedientes electrónicos, como mínimo, los metadatos referentes a las características de la copia, a la creación y al mantenimiento de esta y a la verificación de integridad (CSV). (Véase el instrumento esquema de
metadatos de gestión documental).
6.2.7.6 Las copias electrónicas auténticas de documentos en soporte papel, de acuerdo con los criterios técnicos establecidos por la normativa de gestión documental, se deben hacer a través de un proceso de digitalización segura. La copia implica que previamente debe haber un cotejo con el original. El cotejo debe garantizar que la imagen digital es fiel al documento en soporte papel y que lo reproduce íntegramente, lo que quedará avalado con la firma del sello electrónico del órgano en el que presta servicios quien hace este cotejo. 6.2.7.7 El proceso de digitalización segura debe generar los metadatos propios de este proceso, que deben acompañar a los documentos digitalizados cuando se incorporen a los repositorios de documentos y expedientes electrónicos.
6.2.7.8 En el supuesto de que haya documentos digitalizados de forma no segura, se deben estudiar para cada caso las condiciones y la calidad de la digitalización para aceptar la validez de los documentos electrónicos. 6.2.8 Aplicaciones de soporte para la gestión
Las aplicaciones de gestión documental, que sirven para poder llevar a cabo los diferentes procesos y acciones de gestión documental, deben cumplir las directrices siguientes:
6.2.8.1 Cada departamento, organismo o entidad autónoma debe poder acceder al inventario de las
herramientas informáticas utilizadas para la creación y control de documentos electrónicos que gestionan las áreas de tecnologías de la información, el cual debe estar actualizado y ser conocido por todas las personas responsables de la gestión de documentos electrónicos. Si hay herramientas corporativas disponibles, estas se utilizarán de manera preferente, siguiendo el principio de economía de escala.
6.2.8.2 Las herramientas informáticas utilizadas para la creación y el control de documentos electrónicos deben estar sometidas a una supervisión tecnológica periódica que verifique la operatividad correcta, con el fin de evitar que un funcionamiento incorrecto pueda afectar a la integridad de los documentos. Asimismo, las herramientas informáticas deben cumplir todas las medidas de seguridad definidas para el conjunto de aplicaciones informáticas.
6.2.8.3 Las decisiones de implementación y desarrollo específicas de las herramientas utilizadas para la
creación y el control de documentos electrónicos deben estar documentadas y a disposición de los responsables de la gestión documental.
6.2.8.4 Cualquier herramienta informática utilizada para la gestión de documentos y expedientes electrónicos debe garantizar la consulta de estos, en el menor tiempo posible, según las condiciones y los medios
establecidos y sin perjuicio de las limitaciones legales que puedan establecerse. 6.3 Instrumentos técnicos
Los instrumentos técnicos son herramientas que tienen como finalidad poder llevar a cabo la implementación de la gestión documental. Estos instrumentos son de uso obligatorio.
6.3.1 Los instrumentos técnicos son:
jerárquica y lógica, sobre la base del conjunto de las actividades desarrolladas por la organización en el cumplimiento de sus finalidades.
b) El cuadro de tipos documentales: listado estandarizado de tipos documentales.
c) El esquema de metadatos de gestión documental: plan lógico que muestra los diferentes elementos a utilizar como metadatos y las reglas de uso semánticas, sintácticas y de obligatoriedad.
d) Las tablas de evaluación y acceso documental (TAAD): reguladas por el Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos, se aplican a la documentación pública y determinan, para cada serie documental, el plazo de conservación y los criterios sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos.
e) Otros instrumentos técnicos que se consideren necesarios como resultado del desarrollo del modelo. 6.3.2 Los instrumentos técnicos mencionados en los epígrafes a), b), c) y e) del apartado 6.3.1 se aprueban y se mantienen actualizados por Instrucción del director o directora general competente en materia de gestión de documentos y archivo.
6.3.3 Las tablas de evaluación y acceso documental se aprueban por orden del consejero o consejera competente en materia de cultura, a propuesta de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.
6.3.4 Los instrumentos vigentes deben estar a disposición de los departamentos, organismos y entidades autónomas incluidos dentro del ámbito de aplicación del protocolo en el sitio Web oficial de la Generalidad de Cataluña.
6.3.5 Adicionalmente, la dirección general competente en materia de gestión de documentos y archivo puede elaborar guías técnicas sobre diferentes aspectos relacionados con las prácticas corporativas, que se deben publicar en el sitio Web oficial de la Generalidad de Cataluña.
7. Glosario
A efectos de este protocolo, se entiende por:
- Autenticidad: cualidad por la que se puede probar que un documento es el que se afirma que es y que ha sido creado o recibido por la persona y en el momento en el que se afirma que ha sido creado o recibido. - Certificado digital: documento digital emitido por un prestador de servicios de certificación que permite identificar al titular y firmar datos garantizando que estos no han sido modificados.
- Compulsa electrónica: copia electrónica de un documento elaborada por un órgano que tiene atribuida esta función y que certifica su coincidencia con el original en soporte papel.
- Copia auténtica: copia que posee el mismo valor de evidencia que el documento a partir del cual ha sido reproducida y que es expedida por un órgano que tiene atribuida esta función.
- Digitalización segura: proceso de conversión de un documento en soporte papel a una representación digital mediante un conjunto de dispositivos, software y procedimientos de manera que la copia resultante tenga las mismas garantías de autenticidad, integridad y disponibilidad que el original
- Disponibilidad: calidad por la que un documento puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. - Documentos y expedientes de conservación a largo plazo: documentos y expedientes para los que se ha establecido un plazo de conservación superior a cinco años a partir de la finalización de la tramitación.
- Estados de borrador: diferentes situaciones y condiciones en las que se puede encontrar un documento en el proceso de elaboración (ej.: pendiente de firma, revisado, pendiente de visto bueno, etc.).
- Fiabilidad: calidad por la que el contenido de un documento puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio de modo que se puede recurrir al mismo en el curso de posteriores operaciones y actividades.
- Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto con otros o asociados a estos, que pueden ser utilizados como medio de identificación de la persona firmante.
- Metadatos: datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y la gestión de estos en el transcurso del tiempo.
- Plan de preservación: proyecto ordenado que recoge el conjunto de acciones, tareas, recursos y calendarios establecidos para mantener la integridad, la autenticidad, la fiabilidad y la disponibilidad de los documentos electrónicos en el transcurso del tiempo.
- Repositorio: sistema informático donde se almacenan los documentos de una organización, para facilitar a la vez que estos puedan ser compartidos.
- Sello electrónico de órgano: certificado digital de una administración utilizado para identificar y firmar actos administrativos mediante sistemas informáticos sin intervención directa de la persona física competente. - Transferencia: traslado de documentos y expedientes entre dos entornos de información diferentes, que implica un cambio en la custodia y la responsabilidad hacia estos.
- Versión: documento considerado definitivo en un momento dado y que ha sido elaborado modificando otro. (14.156.019)
