Endnote - Introdução. O que é o Endnote?

Universidade do Porto - Augusto Ernesto Ribeiro [email protected]

Endnote -

Introdução

O que é o Endnote?

• O Endnote é um software que permite guardar,

organizar e usar referências bibliográficas na

criação de documentos.

• Permite a pesquisa online em bases de dados

bibliográficas e a recuperação dos resultados.

• Permite associar objectos às referências e

podemos referenciar ou inserir esses objectos

nos documentos.

Organização no Endnote

• Por cada referência inserida no Endnote criamos um novo registo, i.e., a uma referência corresponde um registo.

• As referências são armazenadas numa biblioteca de Endnote (Endnote Library) à qual corresponde um ficheiro. Aos ficheiros de Endnote está associada a extensão “.enl”

• É possível o armazenamento das referências numa ou em várias bibliotecas permitindo uma classificação por biblioteca.

– Por exemplo uma divisão temática:

• Tema: Arte Biblioteca: arte.enl • Tema: Ciências Biblioteca: ciencias.enl

Instalar o software

• Para instalar o Endnote necessita de utilizar o CD de

instalação que pode obter nos serviços de apoio

informático da organização a que pertence.

• Se não aparecer o Wizard de instalação execute o

ficheiro setup.exe que se encontra no CD.

• Siga as instruções que lhe são apresentadas em cada

janela e pressione o botão Next para validar as suas

opções.

Executar o Endnote a partir do

Windows

Quando instala o software ele coloca um ícone na menu Programas do Windows.

Para iniciar o Endnote deve seleccionar este programa.

Executar o Endnote a partir do

MSWord

Quando instala o software ele cria um novo menu no MsWord.

Este menu permite-lhe utilizar as funcionalidades do Endnote

Se a barra não aparecer?

Abrir uma biblioteca

No menu File seleccione a opção Open e depois a opção Open Library ou utilize as teclas de atalho CTRL+O.

Na janela seguinte indique qual o caminho até ao ficheiro a que corresponde a biblioteca que pretende abrir e seleccione o ficheiro.

Nota: Está sempre disponível um histórico com as últimas bibliotecas abertas.

Visualizar registos

Pressione a opção show/hide para visualizar ou esconder a revisão do registo.

Para visualizar todos os campos pressione duplamente o botão do rato sobre a referência.

Visualizar registos

Na visualização individual as setas permitem navegar nas referências.

Nesta visualização tem acesso a toda a informação

Pesquisar referências na Biblioteca

A forma mais rápida de fazer uma pesquisa por Autor é

começar a digitar o nome.

Pesquisar referências na Biblioteca

Se pretende pesquisar por outro campo que não seja a

primeira coluna seleccione a opção Search References do

menu

Pesquisar referências na Biblioteca

Na janela que lhe é apresentada tem

várias combinações para a pesquisa.

Termo da pesquisa Campo a pesquisar Critério Operador Guardar pesquisa Abrir pesquisa Adicionar campo Apagar campo Fechar janela

Pesquisar referências na Biblioteca

Os resultados da pesquisa são apresentados na janela inicial de acordo com os filtros aplicados.

Para voltar a visualizar todas as referências deve seleccionar a opção Show

All References do menu References ou as teclas de atalho CTRL+M. Resultados obtidos

na pesquisa

Ordenar referências na Biblioteca

Para ordenar as referências seleccione a opção Sort References do menu References.

Ordenar referências na Biblioteca

Seleccione os campos de ordenação Seleccione o critério A..Z/Z..A Pressione o botão “OK”

Ordenar referências na Biblioteca

A forma mais rápida de ordenar as referências é pressionar o cabeçalho que pretende ordenar.

Seleccionar um estilo bibliográfico

Seleccione a opção Output Styles do menu Edit e depois seleccione o estilo pretendido.

Seleccionar um estilo bibliográfico

Se o estilo pretendido não estiver disponível seleccione a opção “Select Another Style…” ou “Open Style Manager…” que permite abrir uma janela com todos os estilos disponíveis.

Seleccionar um estilo bibliográfico

Na janela com todos os estilos pode filtrar a visualização dos estilos de acordo com a área de interesse pressionando o botão Find.

Seleccionar um estilo bibliográfico

Depois da aplicação do filtro aparece uma janela com os estilos conhecidos disponíveis no Endnote.

Imprimir referências

Pressione a tecla CTRL e seleccione as referências que pretende imprimir.

Imprimir referências

Imprimir referências

Seleccione a opção “Print…” do menu File.

Imprimir referências

Exercícios

Resolução da Folha de Exercícios 1 Tempo estimado: 15 min.

Criar uma nova biblioteca

Seleccione a opção “New…” a partir do menu File ou pressione o ícone correspondente à criação de uma nova biblioteca.

Criar uma nova biblioteca

Indique o nome para a biblioteca. Pressione o botão Save.

Criar uma nova biblioteca

Criar novos registos

• Um registo consiste num conjunto de campos.

• Cada campo foi desenhado para um tipo de dados

específico

• Existem dois procedimentos distintos para a criação

de registos:

– Manual – os dados são inseridos manualmente e

controlados pelo catalogador

– Importação – os dados são importados de bases de dados

bibliográficas.

Criação manual de registos

Para criar uma nova referência na biblioteca activa seleccione a opção

New Reference a partir do menu References, as teclas de atalho CTRL+N

Criação manual de registos

Seleccione o tipo de documento que pretende catalogar. Os campos da página de recolha alteram de acordo com os dados que pretende inserir.

Informação de autores

– Ribeiro, A. E.

– Ribeiro, Augusto Ernesto

• Se existirem vários autores deve usar uma linha em cada entrada.

(Utilize a tecla Enter para mudar de linha)

• Se o autor for uma organização deve colocar uma vírgula a seguir ao nome

– Universidade do Porto,

• Se não existir um autor deve deixar esta entrada “em branco”.

Informação de títulos

• Faça a entrada dos títulos

sem colocar o ponto final.

• A capitalização do titulo

deve ser feita de acordo

com a visualização que

pretende.

• Não mude de linha ao

inserir o titulo.

Datas e títulos de periódicos

• O Ano deve ser

completo e sem

parêntesis (ex:

2005)

• O nome do jornal

deve ser completo

e não abreviado.

Outros campos

• Number of pages

– 56-64

– Não coloque a pp a seguir aos números de página.

• Edition

– 1ª

• URL

– Deve incluir http:// no URL

• Label

– Pode ser usado com vários objectivos, um deles será a descrição de onde pretende usar a referência.

• Keywords

– Usado para colocar as palavras pelas quais quer disponibilizar a pesquisa por palavra.

Exercícios

Resolução da Folha de Exercícios 2 Tempo estimado: 30 min.

Inserir objectos

Seleccione a opção “Insert Picture…” ou “Insert Object…” a partir do menu References.

Na janela seguinte seleccione a imagem ou objecto que pretende adicionar à referência.

Inserir objectos

No campo image aparece a imagem ou o objecto seleccionado. Com um duplo clique sobre a imagem ou objecto pode ver o conteúdo.

Inserir objectos

Para associar uma descrição ao objecto deve preencher o campo

Caption.

Inserir ficheiros PDF

No campo Link to PDF pode inserir um apontador para o texto integral que tem de estar armazenado num local acessível.

Correcção ortográfica

Antes de utilizar as ferramentas de correcção ortográfica necessita de configurar o dicionário que vai utilizar. Seleccione a opção “Preferences…” do menu Edit.

Correcção ortográfica

Seleccione a opção Spell Check, pressione o botão “Options…” e seleccione o dicionário que vai utilizar.

Correcção ortográfica

Seleccione a opção Spell

Check do menu Tools e siga

as sugestões de correcção.

Exercícios

Resolução da Folha de Exercícios 3 Tempo estimado: 15 min.

Inserir citação no Word

Para inserir citações necessita de abrir o Word, o Endnote e seleccionar a biblioteca pretendida.

Posicione o cursor no ponto exacto onde pretende inserir a citação e passe para o Endnote.

Inserir citação no Word

Identifique e seleccione o(s) registo(s) que pretende citar. Seleccione o estilo de formatação da citação.

Para seleccionar mais do que uma referência pressione o botão CTRL e continue a seleccionar.

Inserir citação no Word

Volte ao Word. Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Insert Selected Citation(s).

Em alternativa pode pressionar o ícone da barra de ferramentas do Endnote.

Inserir citação no Word

A citação é inserida no local do texto onde era pretendida e a referência aparece no fim do documento no formato pretendido.

Inserir várias citações no Word

• Podemos inserir várias citações no mesmo

local do texto.

• Neste caso temos de seleccionar várias

citações no Endnote utilizando a tecla CTRL.

No Word o processo é igual à inserção de uma

citação.

• Podem ocorrer problemas de ambiguidade das

citações.

Citações ambíguas

Apesar de as referências serem diferentes, a citação é ambígua porque o autor e o ano são os mesmos.

Citações ambíguas

Faça a edição do estilo da citação e na janela seguinte indique o procedimento a tomar quando aparecem situações ambíguas

Citações ambíguas

O resultado será a adição da letra “a” e “b” a seguir ao ano na citação e na referência.

Sufixos e prefixos das citações

Enquanto as citações não estão formatadas pode inserir os prefixos directamente no texto: Prefixos:

Adicione o prefixo ao texto sem formatação, seguido da barra “\” Ex: {Ver referência \ Morgan, 1997 #2}

Sufixos:

São adicionados no fim do registo. Ex: {Morgan, 1997 #2, na página 67}

Resultado depois da formatação: (Ver referência Morgan 1997, na página 67)

Sufixos e prefixos das citações

Se a bibliografia já está formatada não deve colocar os prefixos e sufixos directamente no texto. Pressione o botão direito do rato sobre a citação e seleccione a opção Edit Citation(s)…

Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Edit Citation(s)… Pressione o ícone Edit Citation(s)…

Sufixos e prefixos das citações

Indique o prefixo. Indique o sufixo.

Formatar Bibliografia

Volte ao Word. Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Format Bibliography...

Em alternativa pode pressionar o ícone da barra de ferramentas do Endnote.

Formatar Bibliografia

Seleccione o estilo para formatar a bibliografia e pressione o botão OK.

Retirar formatos das citações

Volte ao Word. Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Unformat Citation(s)

Em alternativa pode pressionar o ícone da barra de ferramentas do Endnote.

Exercícios

Resolução da Folha de Exercícios 4 Tempo estimado: 15 min.

Tratamento de Imagens

• Nos diapositivos 37 e 38 vimos como era

possível associar imagens a uma

referência.

• As imagens tratadas no EndNote podem

ser inseridas num documento Word.

• É possível criar uma lista das imagens

utilizada no documento.

Tratamento de Imagens

A partir da aplicação MSWord seleccione a opção EndNote 8 do menu Tools.

Das opções apresentadas seleccione a opção

Find Figure(s)…

Em alternativa pode pressionar o ícone Fig.

Tratamento de Imagens

Na janela de pesquisa de figuras insira termo de pesquisa.

Por omissão a pesquisa utiliza truncatura.

Pressione o botão Insert para inserir a imagem que corresponde à(s) referência(s) seleccionada(s).

Tratamento de Imagens

No local onde inseriu as imagens é colocada a referência e no fim do parágrafo é inserida a imagem. A numeração das imagens é alterada de forma automática.

Tratamento de Imagens

Para criar um índice de imagens no word seleccione a opção Reference do menu Insert e depois a opção

Index and Tables…

Na janela seguinte seleccione o tabulador Table of Figures.

Tratamento de Imagens

O índice das imagens será criado no documento de MsWord no local onde estava posicionado o cursor.

Exercícios

Resolução da Folha de Exercícios 5 Tempo estimado: 15 min.

Cópias de segurança

Seleccione a opção Save a Copy… do menu File. Indique o local onde pretende guardar a cópia.

Abrir bibliotecas no arranque

Seleccione a opção Preferences… do menu Edit.

Seleccione a opção Libraries e pressione o botão Add Open Libraries. Todas as bibliotecas abertas no Endnote vão ser adicionadas ao arranque da aplicação. Esta opção permite que sempre que executar o Endnote vai abrir as bibliotecas adicionadas.

Alterar tipo de fonte

Seleccione a opção Preferences… do menu Edit.

Seleccione a opção Display fonts e pressione o botão Change Font, na janela seguinte seleccione as opções pretendidas para o tipo de letra

Alterar os tipos de referência

Seleccione a opção Preferences… do menu Edit.

Seleccione a opção Reference Types e pressione o botão Modify Reference

Alterar os tipos de referência

Nesta janela pode alterar os campos a associar a cada referência.

Se pretende criar uma referência diferente deve usar os tipos “Unused x”

Citações sem formatação

Seleccione a opção Preferences… do menu Edit.

Seleccione a opção Temporary Citations e indique a visualização que pretende para uma citação sem formatação.

Colunas a visualizar

Seleccione a opção Preferences… do menu Edit.

Seleccione os campos que pretende visualizar em cada uma das colunas e a descrição da coluna.

Detecção de duplicados

Seleccione a opção Preferences… do menu Edit.

Seleccione a opção Duplicates e indique quais os campos que devem ser considerados na detecção de duplicados.

Lista de termos

• O EndNote permite-lhe criar uma lista de termos que poderá funcionar como referência de autoridades.

• Por omissão são criadas três listas:

» authors » journals » keywords

• A lista de termos é criada por dois tipos de procedimentos:

– Sempre que é adicionada uma referência, se o campo pertencente à lista de termos for preenchido o termo é adicionado à lista

– Podemos editar manualmente a lista e acrescentar os termos que entendemos necessários

• No preenchimento dos campos que fazem parte da lista de termos ocorre o seguinte:

– se o termo já existe na lista aparece na entrada a cor preta – se não existe aparece a cor vermelha

Lista de termos

– Nova lista

Para criar uma lista de termos no EndNote seleccione a opção Define

Lista de termos

– Nova lista

Na janela pressione o botão

Create List…

Dê um nome à lista e pressione o botão OK

Lista de termos

– Associar campos

Seleccione a opção Link Term

Lists… a partir do menu Tools

Seleccione a lista que pretende associar a determinado campo e pressione o botão OK

Lista de termos

– Actualizar lista

Seleccione a opção Open Term Lists a partir do menu Tools e depois seleccione a lista que pretende actualizar

Seleccione o tabulador Lists e pressione o botão Update List

Pressione o botão OK e aguarde pela actualização

Lista de termos

– Actualizar lista

Na janela com a informação sobre o número de termos actualizados pressione o botão OK

No tabulador Terms pode visualizar os termos que foram actualizados

Detecção de duplicados

Para detectar se existem registos duplicados no EndNote seelccione a opção Find

Duplicates do menu References

Com esta indicação o EndNote filtra as referências visualizando só as que apresentam registos duplicados.

Alterar grupo de Registos

Para realizar operações de correção num grupo de registos seleccione a opção Change

and Move Fields… do menu References.

Este procedimento vai dar origem a uma nova janela com dois tabuladores: Change Fields e

Move Fields.

Esta operação só afecta os registos que estão a ser visualizados.

Alterar grupo de Registos

disponíveis as opções de alteração dos campos. Os procedimentos são os seguintes:

1. Seleccionamos o campo que pretendemos alterar.

2. Seleccionamos a operação que pretendemos realizar sobre esse campo.

3. Indicamos o texto da alteração 4. Indicamos se pretendemos usar

espaço ou não.

Alterar grupo de Registos

disponíveis as opções que permitem mover os conteúdos entre campos. Os procedimentos são os seguintes: 1. Seleccionamos o campo de

origem.

2. Seleccionamos o campo de destino.

3. Indicamos qual a operação a realizar.

Corrigir grupo de Registos

Corrigir grupo de Registos

alterações, indique qual o texto a substituir e o novo texto.

Esta operação só afecta os registos que estão a ser visualizados.

Apagar referências

Seleccione a(s) referência(s) que pretende eliminar recorrendo às teclas CTRL e SHIFT ou utilizando uma pesquisa.

Seleccione a opção Delete References… a partir do menu References.

Também pode utilizar as teclas de atalho CTRL+D ou o ícone cut.

Recuperar bibliotecas

Se tem uma biblioteca do EndNote que não consegue abrir porque esta ficou danificada pode solicitar a recuperação. Seleccione a opção Recovery Library do menu Tools, a seguir identifique qual a biblioteca que pretende recuperar.

Antes de realizar esta operação deve realizar uma cópia de segurança da biblioteca.

Criar uma ligação

Se pretende criar uma ligação de uma referência a um ficheiro local pode utilizar a opção Link to… do menu

References.

Este procedimento vai acrescentar uma nova entrada no campo URL.

Abrir ligação

A opção Open Link do menu References permite-nos abrir a primeira ocorrência do campo URL da referência que está seleccionada.

Exercícios

Resolução da Folha de Exercícios 6 Tempo estimado: 30 min.