AVISO
O conteúdo deste documento é de propriedade exclusiva da Wheb Informática Ltda e está sujeito a alterações sem aviso prévio.
Esta cópia deverá ser protegida contra divulgações indevidas, como cópia da documentação impressa ou parte dela, não deverá ser emprestada, reproduzida ou vendida.
Todos os nomes de empresas, produtos, marcas comerciais, pessoas, personagens, dados ou situações, citados neste documento são fictícios e tem somente objetivo didático.
Elaboração:
Departamento de treinamentos.
APRESENTAÇÃO DA FUNÇÃO: CADASTRO DE TRANSAÇÕES FINANCEIRAS
O cadastro de transações financeiras, é o resultado de um estudo no desenvolvimento de uma solução que possibilite uma total flexibilidade e independência para os clientes na utilização do módulo financeiro.
Ela permite que o próprio usuário defina as transações ou operações financeiras que a instituição utiliza, operacionalizando as regras e integrações das mesmas com demais funcionalidades do sistema.
Principais funcionalidades
Permite o registro de novas transações, sem interferência do fornecedor de software nos códigos fontes do sistema.
Integra o módulo financeiro ao módulo contábil, possibilitando mesma flexibilidade na manutenção do plano de contas.
Definir todas as transações de caixa, contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, depreciações patrimoniais, glosas, repasse médico, cobrança e
adiantamentos.
VANTAGENS & BENEFÍCIOS
• Confiabilidade e segurança das informações mantidas pelo usuário do sistema.
• Domínio na parametrização de regras.
• Flexibilidade na implementação de novas necessidades.
• Facilidade no uso do sistema, devido centralização de todas operações em uma única funcionalidade.
Sumário
1. Estrutura do Sistema...4
1.1 Entrando no Sistema através do Ícone...4
1.1.1 Efetuando Login...4 1.2 Arquivo...4 1.2.1 Trocar de Senha...5 1.2.2 Trocar de Setor...5 1.2.3 Troca de Estabelecimento...5 1.2.4 Comunicação Interna...6 1.2.5 Acesso...7
1.2.6 Alterações Sistema Tasy...7
1.3 Opções...8
1.4 Estrutura...10
1.5 Funções...10
1.5.1 Minha área de trabalho...11
1.5.2 Cadastros...12
1.5.3 Relatórios...12
1.5.4 Localizar Função e Executar...13
1.6 Perfis e Funções...13
1.7 Teclas de Atalho...14
1.8 Utilitários das funções...14
1.8.1 Botões...14
1.8.2 Mouse...15
2. Função Cadastro de Transações financeiras...16
2.1 Localização do mesmo...16
2.2 Detalhe das informações...17
2.3 Definição de campos a serem informados para cada transação financeira...21
2.4 Incidência de taxa sobre uma transação financeira...23
2.5 Regras de contabilização da transação financeira...24
2.6 Relacionamento das transações com caixas...27
2.7 Restrição das transações por estabelecimento...28
2.8 Bancos Liberados para a Transação...29
2.9 Recurso de comunicação relacionada a transação financeira...30
2.10 Restrição das transações por usuário do sistema...31
2.11 Restrição Fluxo de Caixa...32
2.12 Restrição de Contas Contábeis...33
2.13 Restrição de tipos de título...34
2.14 Contas Financeiras Liberadas...34
1. Estrutura do Sistema
1.1 Entrando no Sistema através do Ícone
1.1.1 Efetuando Login
Ao clicar no ícone em sua área de trabalho irá aparecer a tela para fazer o login (usuário e senha).
Seu usuário e sua senha são adquiridos junto ao Administrador do Sistema na área de TI.
Para usuários que tenham acesso em mais de um Banco de Dados, deverão ser informados além do usuário e senha, o serviço e o banco.
1.2.1 Trocar de Senha
O usuário poderá trocar de senha inserindo a senha anterior e duas vezes a nova senha. A senha deverá ter letras e números, com no mínimo 6 dígitos e no máximo 15.
1.2.2 Trocar de Setor
Há possibilidade de um usuário trabalhar em mais de um setor. O usuário poderá trocar de setor, selecionando o setor liberado.
Caso tenha apenas um setor e deveria ter liberado mais de um setor contactar o Administrador do Sistema – TI.
1.2.3 Troca de Estabelecimento
Há a possibilidade de trabalhar com multi-estabelecimentos.
O usuário poderá selecionar a empresa e o estabelecimento destino, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.2.4 Comunicação Interna
O usuário poderá comunicar-se com todos outros usuários do sistema, através da comunicação interna. Esta função segue o padrão de e-mail.
• Clicar no Botão (ícone) - “novo”;
• O sistema já ativa automaticamente o título (assunto da comunicação interna);
• Selecionam-se os usuários que irão receber a comunicação. Clicando duas vezes seguidas no campo “Usuários Destino”. Para escolher os usuários, deverão dar dois cliques no nome, para aparecer no texto abaixo na tela. Pode-se selecionar mais de um usuário destino;
• Quando quiser selecionar a comunicação para um Setor, Perfil ou Grupo, segue a mesma ordem;
• Importante: Não é necessário estar preenchido os campos usuário, setor, perfil ou grupo, para encaminhar a ordem de serviço, basta apenas um dos campos.
• Ao salvar o sistema questiona se quer enviar a mensagem.
• Assim que os usuários destinos entram no sistema, é mostrada a comunicação interna.
Obs.: não é possível o usuário entrar no sistema sem passar pela comunicação interna.
1.2.5 Acesso
Onde o usuário poderá efetuar o logoff do sistema, preparando a tela para outro usuário entrar.
Esta funcionalidade pode ser substituída pelo ícone de uma chave na tela principal.
1.2.6 Alterações Sistema Tasy
Podem ser consultadas todas as alterações que o sistema sofre semanalmente através de suas versões.
A consulta pode ser feita por função, aplicação, tipo de alteração em um período (tempo/data) ou por uma palavra chave.
Após a seleção realizada, clicar com o botão direito do mouse “Atualizar consulta” ou tecla F5.
1.3 Opções
Informações do usuário, dados que somente serão vigentes para o usuário que estiver logado.
a) O usuário pode informar dados pessoais, como Ramal, e-mail, senha do e-mail (objetivo de receber o e-mail pelo Tasy);
b) Função Inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher uma função para abrir diretamente, após digitar a senha;
c) Perfil inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher um perfil para abrir diretamente, após digitar a senha;
e) Comunicação Interna > classificação: Ao criar uma comunicação interna qual a classificação (tipo de comunicação) será o padrão do usuário.
f) Cadastro: Esta tela o usuário poderá atualizar os seus dados cadastrais.
g) Endereço usuário: O usuário poderá atualizar seu endereço de correspondência e pessoal.
1.4 Estrutura
Onde estão dispostas todas as funções dos Módulos. Em cada estrutura estão dispostas as funções vinculadas, ficando ativas apenas as que são liberadas para o usuário, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.5 Funções
1.5.1 Minha área de trabalho
Função que disponibiliza uma agenda pessoal, onde também podem ser registrados e consultados ramais telefônicos da instituição.
1.5.2 Cadastros
Os Cadastros são utilizados para subsidiar as funções do Tasy, nomeado também como cadastros básicos.
Exemplos: Bancos, Condição de pagamento, Intervalo de Prescrição, Local de estoque, Moedas, Motivos de alta, Tipo de Acidente, Tipos de baixa.
Os cadastros estão disponíveis conforme liberação de cada perfil e/ou usuário, conforme parametrizações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.5.3 Relatórios
Os relatórios disponíveis nesta funcionalidade, são relatórios não vinculados a uma função específica, ou relações de funcionalidades e processos.
1.5.4 Localizar Função e Executar
Digitando o nome da função, o sistema encontra e executa a função instantaneamente. Pode ser digitada apenas parte da palavra (nome da função).
1.6 Perfis e Funções
Os perfis armazenam as ferramentas de trabalho, que serão as “funções”, conforme o processo das unidades de trabalho.
Funções são os ícones, presentes nos perfis. Onde serão executados os processos de trabalho dos usuários.
1.7 Teclas de Atalho
Com a opção (Shift + F1), poderá ser consultado a lista de atalhos do sistema Tasy. Estes atalhos podem ser utilizado através de qualquer função.
1.8 Utilitários das funções 1.8.1 Botões
Os botões poderão ser vistos e utilizados nas funções.
Para agilizar o processo, além de clicar no botão, pode ser utilizada a opção (tecla alt + a letra que estiver sublinhada).
Exemplo:
Caso seja necessária alguma ação, e o botão esteja desabilitado, deve-se contactar o Administrador do Sistema – TI para ajustar parametrizações.
1.8.2 Mouse
Nas funções temos funcionalidades no mouse (botão do lado direito), onde mostra funcionalidades que possam ser utilizadas.
2. Função Cadastro de Transações financeiras 2.1 Localização do mesmo
Acessar a função “Cadastro de Transações Financeiras”.
O sistema mostrará em grade todas as transações cadastradas por estabelecimento. Tratamento por Estabelecimento.
Deve conter todas operações relacionadas às movimentações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, impostos, investimentos, registros bancários, encargos e outros. Observações:
1) Não vai na base de implantação, os clientes devem cadastrar todas as transações conforme processo interno.
2) Parâmetro [1] Permite acessar transações financeiras de outro estabelecimento.
Será possível criar Transações Gerais, sem estabelecimento exclusivo e, também visualizar todas as transações dos estabelecimentos de determinada empresa.
2.2 Detalhe das informações
Para cada módulo financeiro do sistema, devem ser criadas suas transações específicas, como as utilizadas no caixa, contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, etc...
Para cada transação, devem ser definidas as regras de funcionalidades e integrações da mesma com a contabilidade.
Devido estas complexidades, sugerimos que as mesmas sejam definidas e cadastradas por uma equipe interna, envolvendo responsáveis pelas áreas financeira e contábil.
No detalhe de uma transação, podemos verificar as regras disponibilizadas pelo sistema:
Neste conjunto de informações, podemos observar que o Box “Caixa” e “Saldo caixa”, são exclusivos para módulo de tesouraria, que atende transações de caixa.
Por outro lado, o Box “Banco” atende transações referente a conciliação bancária.
Desta forma, devemos observar e definir as regras com muita atenção e responsabilidade. Principais Campos:
Seqüência: código seqüencial gerado pelo sistema.
Código: informado pelo usuário para controle numérico interno da instituição Descrição: descrição da transação informada pelo usuário.
Caixa: neste campo podemos informar como esta transação influencia no caixa. Não entra caixa: quando não é uma transação de caixa.
Monetário: ligada a um valor monetário, como recebimento ou pagamento. Documento: fato gerador da entrada do monetário, como número do título ou NF. Transferência de caixa: exclusivo para transferência de saldos de caixa. Neste caso é necessário informar os campos “Origem” e “Destino”.
Monetário + Docto: Não tem ação. Necessariamente deve ser informado o documento e valor monetário. Ex.: Estacionamento, valor R$5,00 e número do ticket
Não recomendado para outros casos
Saldo de Caixa: informar como a transação influencia no saldo do caixa. Não altera saldo: quando não é uma transação de caixa.
Entrada: quando a transação representa uma entrada para o caixa. Saída: quando a transação representa uma saída para o caixa.
Banco: forma na qual a transação influencia no saldo bancário, para controle ou conciliações bancárias.
Não entra banco: não é uma transação de banco.
Debita: representa um débito para a conciliação bancária. Credita: representa um crédito para a conciliação bancária.
Não atualiza: é uma transação que não interfere no saldo bancário.
Contabiliza na conta do banco do controle bancário: trata se o sistema deve ou não utilizar a conta contábil informada no cadastro das contas correntes de banco para contabilizar o movimento financeiro. Válido somente para transações financeiras do módulo de controle bancário.
Contas a Pagar: identifica se a transação poderá ser visualizada e utilizada no Contas a Pagar.
Contas a Receber: identifica se a transação poderá ser visualizada e utilizada no Contas a Receber.
Autenticar: identifica se a transação vai exigir autenticação mecânica dos documentos no caixa.
Ao informar esta transação (com Autenticar = SIM) na operação do caixa, o sistema abrirá uma tela exigindo a autenticação do documento.
Transação para recebimento em cheque: Classifica modalidade de cheque no recebimento caixa.
Não é cheque: Não é uma transação de recebimento em cheque.
Cheque a vista ou pré-datado: Recebimento em cheque, mas não controla modalidade. Cheque pré-datado: Exclusivo para recebimento em cheque pré-datado.
Cheque a vista: Exclusivo para recebimento em cheque a vista.
Tipo portador padrão cheque: Identifica o portador padrão para o cheque, que o sistema deve gerar ao lançar o cheque. Utilizado na administração de cheques e cobrança. Usuário poderá optar por algum dos tipos (banco, carteira, empresa de cobrança, advogado, etc..), ou deixar campo sem seleção, repassando a definição para usuário que esta fazendo o registro. > Domínio 703.
Portador padrão do cheque: Complemento da informação anterior, se for selecionado o tipo “Banco”, o sistema vai abrir lista de bancos para optar pelo banco padrão, e assim para demais tipos. Caso não tenha selecionado o tipo padrão, não poderá definir o portador padrão.
> Cadastros / Contas a Receber / Portador
Transação para recebimento em cartão de crédito: Identifica se esta é uma transação exclusiva para recebimentos em cartão de crédito. Neste caso, ao lançar a transação, o sistema vai habilitar campos complementares para identificar o cartão de crédito. > Interfere na função Administração de Cartões
Transação para recebimento em cartão de débito: Identifica se esta é uma transação exclusiva para recebimentos em cartão de débito. Neste caso, ao lançar a transação, o sistema vai habilitar campos complementares para identificar o cartão de débito.
> Interfere na função Administração de Cartões
Transação para recebimento e pagamento em espécie: Identifica se esta é uma transação exclusiva para operações em espécie (dinheiro).
Ação: determina a ação que o sistema deverá executar no momento da utilização da
transação financeira, como caixa, baixar o borderô, baixar depósito, devolver adiantamento, etc...
Transação transferência caixa: Define a transação padrão para as operações de
transferências de entrada e saída entre caixas e tesouraria. Desta forma, se a tesouraria lançar uma transferência de saída para determinado caixa, o sistema gera automaticamente a
transferência de entrada neste caixa do mesmo valor enviado. > É necessário ter pelo menos duas transações cadastradas:
Transferência – Entrada (vincular a saída), Transferência – Saída (vincular a entrada).
Transação correspondente (Banco): Informar a transação financeira que deverá ser gerada automaticamente para a conciliação bancária, a partir da utilização desta transação
posicionada.
Exemplo: Transferências entre bancos, transferência entre contas correntes, crédito conta corrente, etc..
Transação padrão cheque: utilizada na função Tesouraria, recebimentos em cheque.
Tipo de recebimento padrão: Utilizado para o sistema definir o tipo de recebimento de um título a receber. Como esta informação é obrigatória na baixa de títulos a receber, podemos definir este padrão para cada transação de recebimento de título. Exemplo: Tipo “Perdas” para baixa por perdas.
Usuário pode optar por definir o padrão, repassando para usuário que esta baixando o título definir o tipo de recebimento.
> Cadastros / Contas a receber / Tipos de recebimento
Situação Ativa: Determina se a transação está ativa ou inativa para uso no sistema. Caso não estiver checado (inativa), nenhuma operação poderá utilizar esta transação.
Tipo de baixa padrão: Identifica o tipo padrão de baixa, para os títulos a pagar lançados nas funções Tesouraria e Controle Bancário , como um estorno ou devolução de nota fiscal,
descontos, etc...
> Cadastros / Contas a Pagar / Tipo de baixa do Contas a Pagar
Conta Financeira: Informar a conta financeira do fluxo de caixa que deve ser atualizada quando esta transação financeira for utilizada. Sem esta informação, não será considerado para o fluxo de caixa.
> Cadastro das Contas é na função Fluxo de Caixa.
Histórico controle bancário: histórico padrão da contabilização da transação financeira. Somente para transações do módulo de controle bancário.
> Cadastros / Histórico padrão
Importante: Caso não seja informado o sistema não contabilizará esta transação.
Histórico da Tesouraria: histórico padrão da contabilização da Tesouraria. Somente para transações do módulo de tesouraria.
> Cadastros / Histórico padrão
Importante: Caso não seja informado o sistema não contabilizará esta transação.
Permite mais de um centro de custo na transação: utilizado para rateio de despesas ou receitas para cada centro de custo relacionado ao título.
Permite gerar devolução de cheque por esta transação: Utilizado para identificar e restringir as transações utilizadas na devolução de cheque.
Transação para negociação de cheques: Indica se esta transação pode ser utilizada como base para a negociação de cheques na função tesouraria e administração de cheques.
Orientação campo histórico: Descrever orientação interna da instituição para lançamento desta transação. Poderá ser visualizado no momento do registro da transação.
2.3 Definição de campos a serem informados para cada transação financeira
O sistema permite que a instituição defina quais informações serão necessárias no lançamento de uma transação financeira.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Campos da Transação Financeira”. Nesta pasta, selecione os campos que serão habilitados para efetuar esta transação.
Para cada campo, definir as regras do mesmo para esta transação:
Obrigatoriedade:
Obrigatório: Sistema vai exigir o preenchimento deste campo. Não obrigatório: Permite que seja preenchido ou não.
Mutuamente exclusivo: Quando selecionado, deverá ser informado qual outro campo é mutuamente exclusivo, e desta forma o sistema vai permitir que seja preenchido um ou o outro campo, nunca os dois simultâneos.
Exemplo: Na transação de pagamento de honorários, poderá ser destinada a pessoa física (Médico) ou pessoa jurídica (clínica do médico).
Campo Mutuamente exclusivo: Selecionar outro campo que poderá substituir o posicionado. Exemplo:
Observação: Se informado Pessoa Física, não poderá selecionar pessoa Jurídica.
2.4 Incidência de taxa sobre uma transação financeira
O sistema permite definir uma transação de taxa que deve ser disparada automaticamente no lançamento de outra transação.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Taxa transação financeira”.
Transação financeira taxa: Selecionar a transação financeira corresponde à taxa que deve ser gerada, de acordo com a transação lançada.
Deve estar previamente cadastrada como uma transação.
Percentual: Informar o percentual que deverá ser aplicado sobre o valor da transação para gerar o valor correspondente da transação de taxa.
Ex.:
Transação = R$ 10,00
Dispara Transação 2 com Percentual 0,20
2.5 Regras de contabilização da transação financeira
O sistema permite que a instituição defina as regras de contabilização de cada transação financeira.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Regras Contabilização”.
Débito ou crédito: Identificar se este campo vai gerar um lançamento de débito ou crédito na contabilidade.
Regra conta: Selecionar opção que sistema deve utilizar para definir número da conta contábil a ser feito o lançamento.
Fixo : Deve ser informado no campo conta contábil a conta correspondente.
Cadastro de bancos: Sistema busca a conta do cadastro de banco correspondente. Cadastro de pessoa física ou jurídica: Sistema busca de um destes cadastros, dependendo se foi lançado para pessoa física ou jurídica.
Informado pelo usuário na movimentação: Usuário informa a conta contábil no lançamento da transação.
Cadastro de convênio(CGC): Utiliza conta do cadastro de pessoa jurídica correspondente ao convênio utilizado.
Cadastro de convênio (Glosa): Utiliza conta do cadastro de convênio de glosa. Caixa da tesouraria: Utiliza conta vinculada ao caixa da função tesouraria. Cadastro de terceiros: Utiliza conta do cadastro de terceiros.
Setor do usuário: Utiliza conta do setor ao qual o usuário que realizou o lançamento pertence.
Regra centro custo: Selecionar opção que sistema deve utilizar para definir centro de custo que receberá o lançamento contábil.
Fixo : Deve ser informado no campo centro de custo o correspondente.
Informado pelo usuário: Usuário informa o centro de custo no lançamento da transação.
Nulo: Quando o lançamento contábil não é realizado por centro de custo.
Setor do usuário atendimento: O sistema vai obter o centro de custo vinculado ao setor de atendimento do paciente ou usuário de atendimento.
Rateio: rateio conforme conta informada no campo “Rateio do Centro de Custo” Campo: Selecionar o campo que contem o valor a ser contabilizado.
Para esta situação, usuário deve dar um “enter” neste campo, para o sistema disponibilizar uma lista para seleção dos campos disponibilizados pelo mesmo.
Conta contábil: Selecionar a conta contábil, somente quando regra da conta for “Fixo”. Centro Custo: Selecionar o centro de custo, somente quando regra do mesmo for “Fixo”. Histórico: Selecionar histórico padrão que sistema deve gerar junto com lançamento contábil. > Cadastro / Histórico Padrão
Rateio do centro de custo: informar a conta para rateio. > Cadastro de Critérios de Rateio
Utilizar valor absoluto(sem sinal): Identificar se este valor deve desconsiderar sinal (negativo) ao gerar o lançamento contábil. Depende da forma de receber informação para outros sistemas contábeis integrados ao Tasy.
Dt início vigência: Data inicial que deve ser considerada esta regra. Obs. Caso não informado, não será considerado.
Dt fim vigência: Data final que deve ser considerada esta regra. Obs. Caso não informado, não será considerado.
Situação ativa: Identifica se esta regra continua ativa (checada) ou inativa (não checada).
2.6 Relacionamento das transações com caixas
O sistema permite restringir as transações financeiras da tesouraria, por caixa da instituição. Desta forma, podemos impedir que um caixa específico do Pronto Atendimento efetue pagamentos à fornecedores, adiantamento de repasses médicos, etc...
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Caixas liberados para a transação”. Nesta pasta, inclua os caixas que podem efetuar esta transação.
Se não tiver nenhum caixa registrado, a transação estará disponível para todos os caixas. Uma vez que se cadastre um caixa, somente este ou demais cadastrados poderá efetuar a operação.
2.7 Restrição das transações por estabelecimento
O sistema permite definir quais estabelecimentos tem acesso no lançamento de transações financeiras específicas.
2.8 Bancos Liberados para a Transação
Nos casos de Transações financeiras que são de “Bancos”, selecionar os bancos liberados para a transação.
2.9 Recurso de comunicação relacionada a transação financeira
O sistema permite que a instituição defina quais transações devem gerar uma comunicação interna, com definição de destinatário e texto de comentário.
Desta forma, o sistema acumula os dados da transação, mais o texto fixo e envia para o destinatário no momento do lançamento da mesma.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Comunicação Interna”.
Usuário comunicado: Selecionar usuário que deve receber a comunicação. Perfil comunicado: Selecionar perfil que deve receber a comunicação.
Texto: Texto complementar a ser anexado ao texto com dados da transação, documento e valor montado pelo sistema, e enviado na comunicação interna.
Este recurso também pode ser utilizado, para avisar o financeiro que esta sendo baixado um título de paciente, pela transação de gratuidade.
2.10 Restrição das transações por usuário do sistema
O sistema permite definir quais usuários do sistema tem acesso no lançamento de transações financeiras específicas.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Usuários liberados para transação”.
Cadastre os usuários restritos que podem efetuar lançamento da transação financeira selecionada.
Se não tiver nenhum usuário cadastrado, não existirá restrição para o sistema.
Basta ter apenas um usuário cadastrado, para o sistema limitar o lançamento desta transação para estes usuários.
2.11 Restrição Fluxo de Caixa
O sistema permite definir as transações específicas para o Fluxo de Caixa, conforme sua movimentações (Cartões, Cheques, Espécie).
2.12 Restrição de Contas Contábeis
O sistema permite definir quais contas contábeis são ideais para determinada transação financeiras.
2.13 Restrição de tipos de título
O sistema permite restringir tipos de títulos por transação financeira.
2.14 Contas Financeiras Liberadas
2.15 Caixa Destino Liberado
O sistema permite cadastrar o caixa destino para a transferência das ocorrências ocorridas durante o período.
3 Relatórios
