INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO
IARA KATEUCHA FERNANDES SOUZA
GESTÃO INFORMACIONAL NO PROCESSO DE CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIOS ENTRE UMA UNIVERSIDADE E UMA FUNDAÇÃO DE APOIO: O
CASO DA UFERSA E DA FUNDAÇÃO GUIMARÃES DUQUE
NATAL-RN 2018
GESTÃO INFORMACIONAL NO PROCESSO DE CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIOS ENTRE UMA UNIVERSIDADE E UMA FUNDAÇÃO DE APOIO: O
CASO DA UFERSA E DA FUNDAÇÃO GUIMARÃES DUQUE
Dissertação submetida ao Curso de Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento, do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação e Gestão do Conhecimento – PPGIC, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, em cumprimento às exigências legais como requisito parcial para a obtenção do título de Mestre em Gestão da Informação e do Conhecimento.
Orientador: Wattson José Saenz Perales
Área de concentração: Informação e conhecimento na sociedade contemporânea.
Linha de Pesquisa: Gestão da Informação e do conhecimento.
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NATAL – RN 2018
Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI
Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro Ciências Sociais Aplicadas - CCSA Souza, Iara Kateucha Fernandes de.
Gestão informacional no processo de celebração de convênios entre uma
universidade e uma fundação de apoio: o caso da UFERSA e da Fundação Guimarães Duque / Iara Kateucha Fernandes de Souza. - 2018.
241f.: il.
Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento. Natal, RN, 2018.
Orientador: Prof. Dr. Wattson José Saenz Perales.
1. Gestão da informação - Dissertação. 2. Gestão de processo - Dissertação. 3. Fluxo informacional - Dissertação. I. Perales, Wattson José Saenz. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
RN/UF/Biblioteca do CCSA CDU 005.94
GESTÃO INFORMACIONAL NO PROCESSO DE CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIOS ENTRE UMA UNIVERSIDADE E UMA FUNDAÇÃO DE APOIO: O
CASO DA UFERSA E DA FUNDAÇÃO GUIMARÃES DUQUE
Dissertação apresentada como requisito para a obtenção do grau de mestre em Gestão da Informação e do Conhecimento da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
Natal, 01 de outubro de 2018.
BANCA EXAMINADORA
______________________________________ Prof. Dr. Wattson José Saenz Perales
Presidente
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
_________________________________ Prof. Dr. Pedro Alves Barbosa Neto
Membro interno
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
________________________________ Profa. Dra. Agostinha Mafalda Barra de Oliveira
Membro externo
Dedico esse trabalho a Deus; aos meus filhos, João Gonçalo Neto e Théo Artur, minhas eternas fontes de amor e inspiração e ao meu pai, João Câncio (in memória), por ter me ensinado desde cedo o valor do estudo.
Este é um momento muito importante da pesquisa. É um momento em que olhamos para o percurso percorrido e reconhecemos a importância de todos aqueles que estenderam a mão acolhendo, incentivando, apoiando e por algumas vezes carregando no ombro, juntamente comigo, o peso deste mestrado.
Primeiro, quero agradecer a Deus por me fortalecer nos momentos de fraqueza e insegurança.
Ao professor e amigo Almir Mariano, primeiro grande incentivador para a realização deste sonho.
Às minhas amigas, não apenas colegas de trabalho, pela compreensão e cuidado que me dedicaram nesse período. Geisa, Brisa, Luana, Isabelle e Kelly sem a compreensão e o cuidado de vocês, não teria conseguido!
A Alzenir Medeiros, a tia Di, que muito generosamente fez a revisão ortográfica e gramatical deste trabalho. Obrigada, Alzenir!
Aos discentes da UFERSA, Isabelle Bessa, Luanna Castro, Dalgeane e Marcos Filho, bolsistas do projeto Acesso à Terra Urbanizada, que me ajudaram na coleta e tabulação dos dados. Obrigada pelo comprometimento, disponibilidade e otimismo de vocês.
Aos meus chefes, Álvaro Fabiano e Moacir Franco, por terem me liberado na fase final do mestrado para que pudesse concluir a pesquisa, mesmo com a equipe já desfalcada.
À Universidade Federal do Semi-Árido, em especial aos servidores da Divisão de Desenvolvimento de Pessoal, pela oportunidade e pela preocupação constante de proporcionar aos servidores da UFERSA condições para o crescimento contínuo.
Ao meu irmão, Maspoli Câncio, e à sua esposa, Margareth Aires, por terem me acolhido carinhosamente em sua casa durante todo o período do mestrado. Morgô, a você meu muitíssimo obrigada, não apenas pela acolhida, mas também pelas palavras de incentivo (e a cervejinha gelada) quando eu pensava em desistir.
Aos meus filhos, João Neto e Théo Artur, minhas razões de viver e sempre querer crescer. Tudo que faço na minha vida é pensando em vocês. Amo vocês incondicionalmente.
sempre solícita.
Aos amigos da turma mais animada do PPGIC. Obrigada pelo companheirismo, apoio e parceria em todos os momentos. Em especial a Niomar, que sempre que me via cabisbaixa me carregava para o “céu” e cuidava de mim.
À equipe do PPGIC, docentes e técnicos, pelo conhecimento transmitido e o carinho acolhedor.
Ao meu orientador, o prof. Wattson Perales, pelas discussões e crescimento mútuo no decorrer da pesquisa. A sincronia de percepções e entendimentos em torno das teorias acerca deste trabalho foi fundamental para a conclusão do mesmo.
E em especial, meus agradecimentos aos membros da banca de qualificação e defesa, o prof. Dr. Pedro Neto, o prof. Dr.Almir Mariano e a profª Agostinha Mafaldapelos pertinentes apontamentos e o alinhamento proposto que engrandeceram esta pesquisa.
“Hoje, neste tempo que é seu, o futuro está sendo plantado. As escolhas que você procura, os amigos que você cultiva, as leituras que você faz, os valores que você abraça, os amores que você ama, tudo será determinante para a colheita futura”
O objetivo desta pesquisa foi descrever e analisar como uma universidade federal realiza a gestão informacional do processo de celebração de convênio com a sua fundação de apoio. Por compreender a gestão da informação como um processo, utilizou-se da metodologia de mapeamento com fluxogramas associada com um levantamento minucioso das necessidades informacionais e dos requisitos legais. Admite-se que a GI pode ser compreendida através de quatro etapas: as necessidades e requisitos informacionais, a busca/aquisição da informação, a forma de distribuí-la, bem como, a compreensão do uso. Adota-se como base teórica a gestão da informação, o fluxo informacional, a gestão de processos e o ambiente da gestão pública. Para alcançar os objetivos, foi utilizada uma abordagem qualitativa, classificando-se como uma pesquisa de cunho descritivo-exploratório. Estrategicamente fez-se uso da metodologia de estudo de caso intencional, haja vista que a pesquisa foi desenvolvida na UFERSA. Trata-se de uma pesquisa aplicada, já que os resultados obtidos poderão ser utilizados para a melhoria ou implementação de soluções para problemas específicos das instituições. Os resultados alcançados na pesquisa culminaram no desenvolvimento de produtos informacionais como proposição de parecer da unidade acadêmica, modelo de certidão de aprovação no colegiado, parecer da pró-reitora e check list para a fundação de apoio, bem como proposição de melhoria nos modelos de plano de trabalho, da minuta de termo de convênio e no check list já adotado pela UFERSA com o intuito de melhorar o processo já existente.
Palavras-Chaves: Gestão da informação, gestão de processo, fluxo informacional, convênios, fundação de apoio, produtos informacionais.
The objective of this research was to describe and analyze how a federal university performs the informational management of the process of signing an agreement with its founding support. By understanding information management as a process, we used the methodology of mapping with flowcharts associated with a detailed survey of information needs and legal requirements. It is assumed that GI can be understood through four steps: the information needs and requirements, the search / acquisition of the information, the way to distribute it, as well as the understanding of the use. The information base, the information flow, the process management and the public management environment are adopted as theoretical bases. To reach the objectives, a qualitative approach was used, classified as a descriptive-exploratory research. Strategically, the methodology of intentional case study was used, since the research was developed at UFERSA. It is an applied research, since the results obtained can be used for the improvement or implementation of solutions to specific problems of the institutions. The results achieved in the research culminated in the development of informational products such as the proposal of the academic unit's opinion, the model of the certificate of approval in the collegiate, the opinion of the pro-rector and check list for the support foundation, as well as proposition of improvement in the plan models the draft agreement and the checklist already adopted by UFERSA in order to improve the existing process.
Key-words Information management, process management, information flow, covenants, support foundation, information products.
Figura 01 – Revisão de Literatura "IFES e FAP" ... 27
Figura 02 – Estágios da Gestão da Informação ... 33
Figura 03 – Modelo Ecológico da Informação ... 35
Figura 04 – O processo de gerenciamento da informação de Davenport ... 36
Figura 05 – Administração da Informação de Choo... 38
Figura 06 – Gestão de Informações de McGee e Prusak ... 42
Figura 07 – Síntese dos modelos de gestão da informação ... 44
Figura 08 – Modelo genérico da gestão da informação... 44
Figura 09 – Modelo básico de Sistema de informação ... 46
Figura 10 – Processo de fluxo da informação no nível individual de Leitão (1985) ... 48
Figura 11 – Processo de fluxo da informação no nível empresa de Leitão (1985) ... 49
Figura 12 – Fluxo de informação de Leitão (1985) entre países ... 50
Figura 13 – Fluxo de informação na organização por Lesca e Almeida ... 51
Figura 14 – Fluxo de informações segundo Barreto... 52
Figura 15 – Modelo de fluxo da informação Beal ... 53
Figura 16 – Fluxo Vertical, Transversal e Horizontal de Valentim e Monteiro (2008) ... 55
Figura 17 – Elementos e aspectos dos fluxos informacionais ... 56
Figura 18 – Hierarquia entre os processos... 59
Figura 19 – Ciclo PDCA ... 60
Figura 20 – Níveis de maturidade de acordo com CMMI ... 61
Figura 21 – Os estágios da evolução para a organização por processo ... 63
Figura 22 – Os passos necessários para atingir uma organização por processos ... 65
Figura 23 – Processos interacionados ... 78
Figura 24 – Etapas de um projeto de pesquisa de cunho qualitativo ... 82
Figura 25 - Desenho da Pesquisa ... 84
Figura 26 – Organograma da UFERSA ... 100
Figura 27 - Organograma anterior ... 102
Figura 28 – Organograma da Fundação Guimarães Duque ... 109
Figura 29 – Arquitetura de processos da UFERSA ... 126
Figura 30 – Macroprocesso de celebração de convênios entre a UFERSA e a FGD ... 127
Figura 34 – Processo 2 – Criação de projetos de Desenvolvimento Institucional ou criação
de curso ... 133
Figura 35 – Processo 3 - Homologação de projeto acadêmico a P1 – Financiamento externo ... 134
Figura 36 – Processo 3 - Homologação de projeto acadêmico com financiamento interno ... 136
Figura 37 – Processo 3 – Homologação de projeto na P2 ... 138
Figura 38 – Processo 3 - Homologação de projeto com financiamento externo ... 140
Figura 39 – Processo 3 – Homologação de projeto de natureza associada P3 ... 141
Figura 40 - Processo 3 – Homologação de projetos PDI ... 143
Figura 41 - Processo 4 – Celebração de Convênio (PROPLAN) ... 145
Figura 42 – Processo da FGD para a celebração de convênio entre a UFERSA ... 148
Figura 43 – Processo informacional de celebração de convênios entre a UFERSA e a FGD.... 150
Figura 44 – Macrofluxo informacional da UFERSA ... 152
Figura 45 – Fluxo informacional de acordo com o modelo de Valentim e Monteiro 2008 ... 157
Figura 46 – O processo de celebração de convênios sob a ótica da GI e da gestão de processos ... 176
Quadro 1 - Revisão de literatura “Relação IFES, FAP e GI” ... 28
Quadro 2 - Tipos de processos com base no CBOK ... 58
Quadro 3 Gestão burocrática vs Gestão empresarial ... 73
Quadro 4 - Características particulares da gestão universitária ... 75
Quadro 5 - Classificação da pesquisa e técnicas empregadas ... 80
Quadro 6 – Resumo das escolhas metodológicas da pesquisa ... 86
Quadro 7 - Levantamento bibliográfico ... 89
Quadro 8 – Significado de Siglas para manutenção de sigilo na pesquisa ... 92
Quadro 9 – Normativos jurídicos que regem a relação Universidade x Fundação de apoio ... 93
Quadro 10 - Constituição da codificação da pesquisa ... 94
Quadro 11 - Disposição entre os objetivos e as análises e interpretações dos dados ... 96
Quadro 12 - Síntese Metodológica ... 97
Quadro 13 – Organização acadêmica da UFERSA ... 101
Quadro 14 – Parcerias da Fundação Guimarães Duque ... 110
Quadro 15 - Diferença entre contrato convênios e convênios ECTI ... 120
Quadro 16 – Diferenças e similaridades entre os instrumentos previstos pela Lei n° 13.019/2014 ... 124
Quadro 17 - Fluxo de informação de fora para dentro das instituições ... 153
Quadro 18 - Fluxo de informação de dentro para fora ... 154
Quadro 19 - Fluxo de informação de interno ... 155
Quadro 20 – Requisitos Legais envolvidos no processo ... 158
Quadro 21 -Levantamento das necessidades e requisitos apontados pelos órgãos consultivos e de controle ... 161
Quadro 22 -Necessidade/requisitos acadêmicos e administrativos ... 163
Quadro 23 - Necessidade informacional e os seus requisitos a serem atendidos ... 164
Quadro 24 – Produtos informacionais decorrentes das saídas do processo de celebração de convênios entre a UFERSA e a FGD ... 170
Gráfico 1 - Evolução do quantitativo de alunos e cursos de graduação ... 103
Gráfico 2– Quantidade de servidores por categoria funcional ... 104
Gráfico 3 – Orçamento x Custo por aluno da UFERSA (2004 A 2017) ... 105
Gráfico 4 - Representação dos valores repassados à Fundação Guimarães Duque... 106
Gráfico 5 – Distribuição do quantitativo de projeto por natureza acadêmica ... 107
Gráfico 6 –Recursos gerenciados pela Fundação Guimaraes Duque 2014 -2017 ... 111
Gráfico 7 - Formas de obtenção da informação ... 180
Gráfico 8 – Representação da etapa de distribuição da informação no macroprocessode celebração de convênios entre a UFERSA e a FGD ... 181
AGU Advocacia-Geral da União
BPM Business Process Management (Gerenciamento de Processos De Negócio)
BPMN Business Process Model and Notation (Notação de Modelagem de Processos de Negócio)
CAPES Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior
CBOK Business Process Management Common Book of Knowledge (Guia para Gerenciamento de Processos – Corpo Comum de Conhecimento) CC
CMMI Capability Maturity Model® Integration CGU Controladoria-Geral da União
CNPq Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico CONSEPE Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão
CONSUNI Conselho Universitário
DICONV Divisão de Convênios e Termos de Cooperação DOMP Documentação, Organização e Melhoria de Processos
EPC Extended Event Driven Process Chain (Cadeia de Processos Dirigida por Eventos)
ECTI Ensino, ciência, tecnologia e inovação
FAP Fundação de Apoio
FGD Fundação Guimarães Duque FINEP Financiadora de Estudos e Projetos GEPRO Metodologia de Gestão por Processos
GESPÚBLICA O Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização
GI Gestão da Informação
ICT Instituições de Pesquisa Científica e Tecnológica IDEF
LOA
Integrated Definition Language Lei Orçamentária Anual
IFES Institutos Federais de Ensino Superior
MAMP Metodologia para Análise e Melhoria de Processo
MPOG Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão OSCIP Organização da Sociedade Civil de Interesse Público PBQP
P&D
Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico
PDCA PLAN-DO-CHECK-ACT (Planejar-Fazer-Verificar-Agir)
PMI Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos)
PPA Plano Plurianual
PPGIC Programa de Pós-Graduação em Gestão do Conhecimento PQSP Programa de Qualificação Social e Profissional
PROPLAN Pró-Reitoria de Planejamento
QPAP Programa de Qualidade e Participação na Administração Pública REUNI Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das
Universidades Federais SICONV Sistema de Convênios TCU Tribunal de Contas da União TI Tecnologia da Informação
UFERSA Universidade Federal Rural do Semi-Árido UFRN Universidade Federal do Rio Grande do Norte
UML Unified Modeling Language (Linguagem de Modelagem Unificada)
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ... 20 1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO ... 22 1.2 OBJETIVOS ... 25 1.2.1 Objetivogeral ... 25 1.2.2 Objetivosespecíficos ... 25 1.3 JUSTIFICATIVA ... 25 1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO ... 30 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 31 2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO ... 31
2.1.1 Modelo de Davenport (1994) – Modelo da Ecologia da Informação ... 34
2.1.2 Modelo de Choo (2003) ... 37
2.1.3 Modelo de McGee e Prusak (1994) ... 41
2.1.4 Aspectos relevantes sobre os modelos da Gestão da Informação ... 43
2.2 OS FLUXOS INFORMACIONAIS ... 47
2.2.1 O fluxo informacional de Leitão (1985) ... 47
2.2.2 Modelo de Lesca e Almeida (1994) ... 50
2.2.3 Modelo de Barreto (2002)... 52
2.2.4 O fluxo informacional de Beal (2004) ... 53
2.2.5 O modelo de Valentim e Monteiro (2008) ... 54
2.2.6 Aspectos relevantes sobre a gestão e os fluxos informacionais ... 55
2.3 GESTÃO DE PROCESSOS ... 57
2.3.1 A adoção da gestão de processo nas instituições públicas ... 68
2.4 GESTÃO PÚBLICA ... 69
2.4.1 Gestão Universitária ... 74
3 PROCEDIMENTOSMETODOLÓGICOS ... 79
3.1 CARACTERIZAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DAPESQUISA... 79
3.2 ETAPAS DA PESQUISA ... 82
3.2.1 Elaboração da questão ... 84
3.2.2 Escolha e Delimitação do caso ... 85
3.2.3 Revisão de literatura ... 88
3.2.4.1 Realização do Pré-teste ... 91
3.2.5 Coleta e sistematização dos dados ... 92
3.2.6. Análise dos dados ... 95
3.2.7 Elaboração do relatório de pesquisa ... 96
3.2.8 Síntese Metodológica ... 97
4 CONTEXTO DA PESQUISA ... 99
4.1 UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO – UFERSA ... 99
4.2 FUNDAÇÃO GUIMARÃES DUQUE ... 107
5. RESULTADOS ... 113
5.1 DA IDENTIFICAÇÃO E CARATERIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS LEGAIS CELEBRADOS ENTRE A UFERSA E A FUNDAÇÃO DE APOIO ... 113
5.1.1 Caracterização dos instrumentos “contrato” e “convênios” regidos pela Lei n° 8.958/1994 ... 117
5.1.2 Caracterização dos instrumentos regidos pela Lei n° 13.019/2014 ... 123
5.2 MAPEAMENTO DO FLUXO INFORMACIONAL NA CELEBRAÇÃO DE TERMO DE CONVÊNIO ENTRE A UFERSA E A SUA FUNDAÇÃO DE APOIO. ... 125
5.2.1. Uma análise do fluxo informacional no processo de celebração de convênios ... 151
5.3 IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES E REQUISITOS INFORMACIONAIS ... 157
5.4. PROPOSIÇÃO DE PRODUTOS INFORMACIONAIS ... 168
5.5. ANÁLISE SOBRE O PROCESSO DE CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIOS ENTRE A UFERSA E A FUNDAÇÃO GUIMARÃES DUQUE ... 175
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 185
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 191
ANEXOS ... 203
ANEXO A – Instrumentos de coletas ... 203
ANEXO B – Termo de consentimento ... 204
ANEXO C – Carta de Manifestação de financiamento ... 205
ANEXO D - Proposição de Parecer Acadêmico ... 207
ANEXO E – Certidão de aprovação no colegiado ... 211
ANEXO F – Parecer da Pró-reitoria ... 212
ANEXO H – Minuta de convênio ... 221 ANEXO I – Check List - Celebração De Convênio UFERSA ... 235 ANEXO J - Check List Celebração De Convênio FGD ... 240
1 INTRODUÇÃO
A globalização provocou mudanças profundas nas organizações, promovendo transformações em suas estruturas gerenciais com a finalidade de garantir suas permanências no mercado. Nesse sentido, exige-se cada vez mais das organizações uma adaptabilidade a um ambiente mutável e inconstante, em que a busca por novas ideias, ferramentas e métodos permitam aperfeiçoar o processo de gestão, visando melhorar o seu desempenho de forma contínua, para não correrem o risco de sucumbir frente aos seus concorrentes (MENEZES, 2008).
O valor de uma organização é mensurado através dos seus ativos, tangíveis e intangíveis. Por ativos tangíveis, compreendem-se os recursos financeiros, organizacionais, físicos e tecnológicos, enquanto que os ativos intangíveis são de difícil mensuração, e compreende a informação, o conhecimento humano. Em termos gerais, o uso dos seus ativos e a forma como melhor aproveitá-los irá definir o sucesso das organizações na sociedade (PEREZ e FAMÁ, 2006). Na busca de melhorar a gestão dos seus ativos intangíveis, as organizações vêm descobrindo na gestão da informação um instrumento capaz de mensurar e melhorar a eficiência de suas atividades e, assim, reduzir custos e focar na satisfação dos seus clientes (SOUZA, 2017). Davenport (2001), já apresentava esse entendimento ao afirmar que a gestão da informação como um conjunto estruturado, isto é a forma com que as empresas obtêm, distribui e usa a informação e o conhecimento, e acrescenta a entendimento do gerenciamento da informação como um processo, permite a sua mensurabilidade e o seu aperfeiçoamento contínuo. Detlor (2010), também converge com esse entendimento, quando afirma que o gerenciamento de informações é o gerenciamento dos processos e sistemas que criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e usam informações. O objetivo da gestão da informação é ajudar pessoas e organizações a acessar, processar e usar informações de forma eficiente e eficaz (tradução nossa). Desta forma, uma melhoria na gestão da informação, com vistas a promover a sua definição e racionalização, é essencial para os objetivos estratégicos da organização (MIRANDA, 2010).
A busca por melhorar a gestão informacional das organizações também é refletida nas organizações públicas, buscando promover a harmonização dos seus fluxos informacionais entre os diversos setores organizacionais, de forma que os dados e informações possam ser compartilhados e utilizados em tempo hábil, e com a qualidade
necessária para a tomada de decisão dos seus gestores (CASARIM, 2012). Complementando esse entendimento, Junqueira et al (2017), afirmam que as organizações públicas vêm, ao longo do tempo, buscando incorporar as práticas gerenciais oriundas da iniciativa privada com o entendimento de que essas contribuirão para a modernização do setor e assim promover a adequação dos recursos disponíveis com os objetivos pretendidos pelas políticas públicas escolhidas. Esse movimento pressiona os administradores de entidades públicas a atuarem no intuito de manter ou melhorar a qualidade dos serviços que estão sob sua responsabilidade.
Acompanhando uma tendência internacional, que em decorrência do processo de globalização e das duas grandes guerras no Século XX impulsionaram a competitividade entre as nações, o governo brasileiro passou a buscar implantar um processo de gestão mais eficiente (KANAANE et al, 2010). Pereira (2005) acrescenta que no caso brasileiro ainda existe o forte apelo social por mudanças na configuração, nas relações e nos resultados nos serviços prestados.
É perceptível que estamos vivenciando um acelerado processo de mudanças na forma de gestão pública, traduzido nas significativas transformações da relação Estado/sociedade e nas formas tradicionais de administração do bem público. O aprofundamento da reforma do aparato administrativo do Estado, nesse sentido, é uma medida necessária, com vista a torná-lo mais democrático. Esse esforço deve produzir resultados eficientes, eficazes e efetivos para os usuários dos serviços públicos. (PEREIRA, 2005, p. 4).
Desde a década de 80, o governo brasileiro busca implementar mecanismos e métodos, visando a melhoria da qualidade e produtividade do serviço público (COSTA, 2012) como o Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade – PBQP, em 1990; o Programa Qualidade e Participação na Administração Pública – QPAP, em 1995; o Programa da Qualidade no Serviço Público – PQSP, em 1999. Em 2005, o Governo Federal instituiu o Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização - GESPÚBLICA, unificando o Programa da Qualidade com o Programa Nacional de Desburocratização, sendo assim decretado, em 2009, o “Ano Nacional da Gestão Pública”. O referido programa foi encerrado através do Decreto n° 9.094/2017. Mais recentemente, outras ferramentas de desburocratização vêm sendo incorporadas a fim de melhorar a eficiência dos serviços públicos como a Instrução Normativa Conjunta nº 01/2016 da Controladoria-Geral da União e do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, bem como a criação do Conselho Nacional para a Desburocratização, através do Decreto n° 07/2017.
Apesar deste esforço, a adesão e a implementação das políticas de qualidade e desburocratização ainda são incipientes, em especial nas universidades federais e, de acordo com Ferreira (2009), os motivos são os baixos índices de dados históricos na instituição, a burocracia e a escassez de exemplos consolidados de programas de qualidade nas instituições de ensino. Essa percepção é complementada por Colombo e Rodrigues (2011), que argumentam que as universidades possuem uma estrutura complexa e peculiar e defendem que as mesmas necessitam de uma gestão diferenciada do modelo utilizado em outros tipos de organizações.
Além dessa complexidade burocrática, as instituições de ensino superior são centros de produção e difusão de conhecimento inseridas no contexto socioeconômico da região onde estão instaladas, são conhecedoras da realidade local e, de forma espontânea, despertaram a atenção dos órgãos governamentais, das instituições privadas e da sociedade como um todo, visando parcerias para a implantação de ações governamentais como o desenvolvimento de ações voltadas ao desenvolvimento tecnológico (INOCÊNCIO, 2017).
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO
A história universitária no Brasil surge na década de 20 com a fundação da Universidade do Rio de Janeiro, seguida pela Universidade de Minas Gerais, em 1927, e a Universidade de São Paulo, no ano de 1934. Esse movimento foi impulsionado na década de 50 com a criação de mais 13 universidades1 e a fundação de órgãos de fomento à
pesquisa como a do Conselho Nacional de Pesquisas (CNPq) e da Campanha Nacional de Aperfeiçoamento do Ensino Superior, atual Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes). Em 1967, é constituída a Financiadora de Estudos e Projetos (Finep) e só em 1985, é criado o Ministério da Ciência e Tecnologia (OENING, 2006, INOCÊNCIO, 2017).
No entanto, Inocêncio (2017), afirma que só com a Constituição Federal de 1988, em seu Art. 218, o Estado passa a ser responsável por promover e incentivar o desenvolvimento científico e tecnológico no país. Também foi através da Constituição de 1988 que os estados e municípios puderam vincular parte de suas receitas à pesquisa e ao desenvolvimento tecnológico. Em menos de 10 anos após a promulgação da Constituição, influenciadas pela alteração da mesma e por fatores políticos e econômicos, foram criadas mais de 18 universidades federais no país.
Em 2007, o governo brasileiro, reconhecendo o papel preponderante das universidades para o desenvolvimento econômico do país, instituiu, através do Plano de Desenvolvimento da Educação, o Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (REUNI), cujo objetivo era garantir às universidades condições de ampliar o acesso e promover a permanência na educação superior, assegurando também a sua qualidade. Outros objetivos deste programa era promover a articulação entre as diferentes unidades acadêmicas, docência e execução de atividades curriculares para desenvolvimento da formação superior, bem como melhorar o aproveitamento dos recursos humanos e da infraestrutura das instituições federais de educação superior. O impacto deste programa foi significativo para a educação superior no país, de acordo com o Portal do MEC, em menos de 10 anos, de 2007 a 2016, a oferta de vagas dobrou, crescendo de 615.542 para 1.249.324.
Como já mencionado, as universidades possuem como atividades finalistas não só o dever de ensinar, mas também o de promover a pesquisa e extensão, consoante ao art. 207 da Constituição Federal. Assim, tornaram-se importantes aliadas dos órgãos governamentais e do setor produtivo no sentido de implantar políticas sociais e de intervenção econômica nas regiões, como também o de promover a pesquisa e o desenvolvimento tecnológico. Essas ações são desenvolvidas nas universidades através de projetos acadêmicos que, por sua natureza, possuem caráter transitório, conforme destaca Inocêncio (2017), e, por serem transitórias, as universidades não possuem estrutura e nem orçamento próprio adequado capaz de atender a essas demandas.
Essa incapacidade da universidade de absorver de forma eficaz as demandas provocadas por essas instituições a faz buscar o suporte das suas fundações de apoio. Esse suporte é respaldado pela Lei n° 8.958/94, que permite que as universidades contratem ou conveniem com as suas fundações no intuito de executar projetos de cunho transitórios envolvendo ensino, pesquisa ou extensão, conforme preceitua o seu Art. 1°
As Instituições Federais de Ensino Superior - IFES,[...] poderão celebrar convênios e contratos, [...] por prazo determinado, com fundações instituídas com a finalidade de apoiar projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional, científico e tecnológico e estímulo à inovação, inclusive na gestão administrativa e financeira necessária à execução desses projetos. (BRASIL, 1994, art. 1º)
No entanto, Inocêncio (2017) coloca que desde 2008, tanto o Tribunal de Contas da União – TCU, como a Controladoria Geral da União (CGU), órgãos
fiscalizadores da gestão pública federal, vêm apontando várias determinações/recomendações relacionadas às irregularidades decorrentes da falta de controle dessas parcerias. Dalto et al (2014) corroboram com esse entendimento ao destacarem, em seu estudo sobre a jurisprudência do TCU, os muitos problemas no decorrer da execução de projetos das IFES, executados em parceria com as fundações de apoio e destacam que muitos destes problemas estão relacionados com o desrespeito aos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
Inocêncio (2017) chama a atenção para a importância dessa relação devido ao montante de recursos que é transferido anualmente para as fundações, como também para o importante papel que essa parceria traz ao desenvolvimento tecnológico do país, citando diversas pesquisas desenvolvidas através da relação IFE e FAP. Destaca ainda que as entradas destes recursos na universidade podem ocorrer também através de parcerias com entes privados que, por sinal, devem ser impulsionados devido aos sucessivos cortes aos orçamentos das universidades federais, inferindo que, para manter o nível de pesquisa e extensão atual as universidades devem buscar parcerias em outros segmentos da sociedade. Essa relação é regida através da celebração de instrumentos jurídicos, em especial os termos de convênios, conforme previsto no Decreto n° 8.240/2014.
Por outra vertente, Beuren (2014) afirma que sob a perspectiva de parcerias das instituições públicas, é essencial que os gestores conheçam profundamente a organização e o ambiente em que a mesma esteja inserida, identificando as ameaças e desenvolvendo cenários para uma solução eficaz. Esse cenário prospecta a informação como um insumo essencial à sobrevivência das organizações, pois é por meio dela que os gestores conseguem distinguir as oportunidades, as ameaças e promover a inovação. Assim, a GI atua como ferramenta principal no sentido de gerenciar todo o fluxo informacional de modo que os gestores e a sociedade possam ter, de forma clara e precisa, as informações necessárias à tomada de decisão.
Dessa forma, surge a questão norteadora deste trabalho “Como a UFERSA faz a gestão informacional do processo de celebração de termo de convênios com a sua fundação de apoio?”.
Assim, para tentar responder a problemática norteadora deste trabalho, apresentam-se os seguintes objetivos.
1.2 OBJETIVOS
Os objetivos desta pesquisa serão apresentados nessa seção, sendo divididos entre objetivo geral e específicos.
1.2.1 Objetivo geral
Descrever e analisar, sob a ótica da Gestão da Informação e da Gestão de Processos, o processo de celebração termos de convênios entre aUfersa eFundação Guimarães Duque.
1.2.2 Objetivos específicos
a) Identificar e caracterizar os tipos de instrumentos legais celebrados entre a Universidade Federal do Semi-Árido e sua fundação de apoio;
b) Mapear o fluxo de elaboração de um termo de convênio entre a IFE e a fundação de apoio – FAP;
c) Identificar os requisitos informacionais da Universidade Federal do Semi-Árido para cada fase do processo de celebração de um convênio entre a IFE e sua FAP;
d) Propor produtos informacionais como mecanismos de melhoria do processo de celebração de convênios entre a UFERSA e a Fundação Guimarães Duque;
1.3 JUSTIFICATIVA
O interesse pelo tema da pesquisa surgiu no decorrer das atividades profissionais da pesquisadora que atua como servidora da UFERSA, inserida na Divisão de Convênios e Termos de Cooperação, unidade responsável por celebrar e acompanhar a execução dos instrumentos jurídicos celebrados com a fundação de apoio. No decorrer dos 07 (sete) anos que atua na área, percebeu que existem poucos estudos e consensos sobre o processo de celebração dos instrumentos jurídicos que podem ser realizados entre as universidades e as fundações de apoio. A partir de pesquisas comparativas, a autora, em sua vivência profissional, constatou que cada universidade possui sua própria forma de
trabalho e consenso sobre qual instrumento pode ser utilizado em determinada situação, sobre a utilização ou não do Sistema de Convênios do Governo Federal - SICONV, e, principalmente, que cada universidade possui forma própria de gerenciar as informações decorrentes da celebração destes instrumentos e definir o fluxo informacional que cada instrumento irá percorrer dentro da universidade.
Paralelamente a essa percepção nesse período de atuação na área, presenciou diversas alterações quanto à legislação pertinente à celebração desses instrumentos, e o entendimento sobre o uso deles são os mais diversos. Nos últimos anos, essa relação entre as universidades e as fundações de apoio sofreu alterações em virtude das Leis nos
10.973/20042, 13.243/20163; Decretos nos 7.423/20104, 6.170/075, 5.563/20056,
7.539/20117, 7.544/20118, 8.240/20149, 8.241/201410, 8.943/201611, e pelas Portarias
nos507/201112e 424/201613.
Os instrumentos norteadores da Administração pública, quanto às boas práticas na área, são datados de 2013 (cartilha emitida pela CGU) e 2014 (Manual TCU – Convênios e outros repasses) e não contemplam os entendimentos dos últimos normativos, o que vem corroborar para que novos estudos possam ser realizados a fim de atualizar os entendimentos já existentes.
Numa perspectiva interna, só em 2012, com a alteração do seu Regimento Geral, a UFERSA criou uma unidade administrativa incumbida de promover a celebração de convênios e instrumentos congêneres com vista a promover um processo de gestão mais eficiente, a DICONV – Divisão e convênios e termos de cooperação, vinculada à Pró-Reitoria de Planejamento. Inicialmente composta por apenas uma servidora, no final de
2 Dispõe sobre incentivos à inovação e à pesquisa científica e tecnológica no ambiente produtivo e dá outras
providências.
3 Dispõe sobre estímulos ao desenvolvimento científico, à pesquisa, à capacitação científica e tecnológica e à
inovação.
4 Dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e
as fundações de apoio.
5 Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de
repasse e dá outras providências.
6 Dispõe sobre incentivos à inovação e à pesquisa científica e tecnológica no ambiente produtivo e dá outras
providências.
7 Dispõe sobre incentivos à inovação e à pesquisa científica e tecnológica no ambiente produtivo.
8 Dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e
as fundações de apoio.
9 Regulamenta os convênios e os critérios de habilitação de empresas.
10 Dispõe sobre a aquisição de bens e a contratação de obras e serviços pelas fundações de apoio.
11 Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de
repasse.
12 Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de
repasse.
13 Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de
2012 foi designado o segundo servidor, em 2015 recebeu o terceiro servidor e atualmente conta com 04 servidores. Ocorre que, em virtude do pequeno quadro de servidores associado ao volume de atribuições designadas aos mesmos, o setor não possui até a presente data nenhum estudo sobre o fluxo informacional e nem como ocorre a gestão da informação na celebração dos instrumentos jurídicos que estão sob a sua tutela. Essa fragilidade pode ser comprovada através da auditoria da CGU, realizada no início de 2017, que desencadeou 17 constatações sobre procedimentos falhos na unidade. A realização deste trabalho pode ajudar de forma relevante à melhoria do processo na UFERSA.
Sob o ponto de vista acadêmico, o estudo de Inocêncio (2017) revelou o pequeno número de estudos acerca de celebrações de convênios entre as universidades e as fundações de apoio. Ao serem pesquisadas as variáveis “fundações de apoio” “8.958”; “fundação de apoio” “8.958”; “13.019” “2014”; "fundação de apoio" “Federal” “ensino”, conforme figura 01:
Figura 01– Revisão de Literatura "IFES e FAP"
Fonte: Inocêncio (2017)
Diante da figura 1, percebe-se a escassez de trabalhos que abordam a temática, apresentando ao final da pesquisa bibliográfica apenas oito trabalhos. Além do pequeno
número de publicações acerca do assunto “convênio com a fundação de apoio”, ao inserir na barra de pesquisa “gestão da informação”, como ponto de análise obtive os seguintes resultados:
Quadro 1 - Revisão de literatura “Relação IFES, FAP e GI”
Site de Pesquisa Data “Fundação de apoio”, “Convênio”,
“Gestão da informação” http://www.spell.org.br/ 17/11/2017 1 http://www.periodicos.capes.gov.br 17/11/2017 1* http://bancodeteses.capes.gov.br 17/11/2017 0 http://www.scielo.org/php/index.php 17/11/2017 0 http://www.coppead.ufrj.br 17/11/2017 0 http://www.rausp.usp.br 17/11/2017 0 http://www.anpad.org.br 17/11/2017 0 http://bibliotecadigital.fgv.br 17/11/2017 0 http://www.revistaoes.ufba.br/ 17/11/2017 0 http://proifes.org.br/pesquisa-inteligente 17/11/2017 0 http://www.andifes.org.br/ 17/11/2017 0
https://www.google.com.br link Livros 17/11/2017 2*
Legenda:
* - Após análise dos títulos apresentados como resultados de pesquisa, foi constatado que apesar dos termos possuírem recorrência durante o texto, eles não estão ligados entre si, como solicitado na busca.
Fonte: Elaborado pela autora, 2017 com base em Inocêncio (2017).
Os números demonstrados no quadro 1, após o descarte dos estudos que não possuem relevância com o tema desta pesquisa, constatam a escassez de análise do processo informacional de gestão de convênios entre as universidades federais e suas fundações de apoio, restando ao término apenas um trabalho relacionado ao objeto desenvolvido nessa pesquisa, o que vem a ratificar a análise de Inocêncio (2017, p. 18) quando aponta que “a extensão e complexidade do arcabouço jurídico que rege as relações entre IFES e FAP, aliada a recentes mudanças (...), exigem renovação de estudos e adaptações nos materiais instrucionais que assessoram a execução desses projetos”.
O levantamento da gestão informacional, bem como a demonstração da melhoria do processo através de estudo dessa natureza podem comprovar a importância da gestão da informação nas universidades federais.
Ademais, estudos desta natureza tornam-se ainda mais relevantes socialmente quando se constatam os valores expressivos transferidos anualmente às fundações de apoio, em que somente no ano de 2016 foi transferido o montante de R$ 583.020.020,2014
14 Levantamento realizado pela autora com base em dados extraídos do Portal da transparência em
21/11/2017, link
http://www.portaltransparencia.gov.br/PortalTransparenciaPesquisaFavorecido.asp?hidIdTipoFavorecido=2 &hidNumCodigoTipoNaturezaJuridica=3&Exercicio=2016
diretamente das universidades federais às suas fundações de apoio. Esse valor não contabiliza os valores repassados diretamente da iniciativa privada ou dos órgãos de fomento às fundações, com fulcro no Art. 3°, § 1°, da Lei 8.958/94, que permite a captação direta de recursos sem entrada na Conta Única da União, o que pode inferir um subdimensionamento dos valores apresentados.
Para a universidade em questão, harmonizar a sua gestão informacional do processo de celebração de instrumentos jurídicos com a sua fundação de apoio frente ao levantamento das necessidades informacionais pode proporcionar a desburocratização do processo com foco na atividade fim – execução de projetos de ensino, pesquisa e extensão. Essa medida pode viabilizar condições para melhorar o desempenho institucional e, como resultado, atender às demandas externas da sociedade.
Entende-se ainda que estudos dessa natureza possam implantar e atender de forma eficiente o que os órgãos de controle denominam accountability, regulamentado através da Instrução Normativa Conjunta n° 01/2016 da Controladoria-Geral da União e do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MPOG. Por esse normativo os órgãos da União, e nesse caso, as universidades federais, objeto deste estudo, têm o dever de adotar medidas de sistematização de práticas relacionadas à gestão de riscos, aos órgãos de controle interno e externo e define o conceito de accountability como “conjunto de procedimentos adotados pelas organizações públicas e pelos indivíduos que as integram que evidenciam sua responsabilidade por decisões tomadas e ações implementadas, incluindo a salvaguarda de recursos públicos, a imparcialidade e o desempenho das organizações” (BRASIL, 2016, Art. 2º). Ao levantar e sistematizar as necessidades e requisitos informacionais além de definir como administrar essas informações através de um armazenamento eficaz, é possível diminuir os riscos do processo em questão.
Outrossim, estudos dessa natureza também são relevantes à medida que podem tornar-se referência para a melhoria da gestão da informação de outros processos para a UFERSA e para outras instituições públicas, trazer mais transparência e eficiência no uso dos recursos públicos, bem como desenvolver condições operacionais para entregar à sociedade serviços de melhor qualidade.
1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO
Esta dissertação está organizada em capítulos de forma a promover a compreensão concatenada dos objetivos. Inicia-se com uma visão geral do trabalho no capitulo introdutório, sendo apresentado o problema, os objetivos gerais e específicos e a estrutura adotada.
Em seguida, apresenta a fundamentação teórica com abordagens sobre os principais modelos de gestão da informação e de fluxos informacionais. Finalizando esse capitulo, é apresentado o tema gestão pública e suas consequências e particularidades sobre a gestão universitária. Já no terceiro capítulo, são apresentados o percurso metodológico e as escolhas adotadas para a coleta e análise dos dados.
Posteriormente, inicia-se a fase de análise e resultados da pesquisa. Primeiramente é apresentado o contexto onde a pesquisa foi realizada, a Universidade Federal Rural do Semi-Árido e a Fundação Guimaraes Duque. Por fim, os resultados são discutidos no capítulo cinco. Esse capítulo foi organizado tomando como referência os objetivos gerais e específicos da pesquisa, visando facilitar a consulta e compreensão do trabalho.
No último capítulo, encontram-se as considerações finais onde são apresentadas as conclusões do trabalho, bem como suas limitações e as sugestões para trabalhos futuros.
Encontra-se, nos anexos, o roteiro da entrevista, instrumento de coletas e as proposições de produtos informacionais pertinentes ao processo estudado.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste capítulo serão abordados alguns tópicos que norteiam o desenvolvimento desta pesquisa, visando subsidiar o processo de investigação, análise e interpretação dos dados apresentados ao longo do trabalho.
Levou-se em consideração, na condução desta pesquisa, que para analisar a gestão informacional sob a perspectiva de gestão de processo, incialmente precisa verificar como se apresentam os principais modelos da gestão da informação e como a mesma se dá através de fluxos informacionais. No segundo tópico é apresentada uma abordagem teórica, apresentando conceitos e modelos dos fluxos dentro da gestão informacional. Em seguida, abordaremos a gestão por processo, destacando alguns exemplos de implantação em instituições públicas para entendermos. Por fim, no último tópico, dentro de uma visão da ecologia da informação, abordaremos a gestão pública para compreender as barreiras para a implantação da gestão da informação numa instituição pública.
2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
O estudo sobre a informação como ciência nos remete a 1934, com a introdução da primeira disciplina preocupada especificamente com a administração da informação, registrada para fins utilitários denominada Documentação, ciência que buscava descrever, organizar e categorizar as informações contidas nos documentos acessados. Ainda, nomes como Paul Otlet, trouxeram à tona a importância do gerenciamento bibliográfico que deu início à discussão sobre a importância da gestão da informação.
A partir da análise de autores como Martins (2014), Araújo (2014), Malin (2006), Barbosa (2008) e Davenport (2001), pode-se chegar ao consenso de que a Gestão da Informação teve seu início a partir do pós-guerra, entre os anos de 1940-1950. Nesse período deu-se prioridade aos documentos desenvolvidos dentro do contexto governamental e militar e sua posterior necessidade de análise para desenvolvimento futuro. Isso estabeleceu as bases da gestão da informação e gerenciamento de documentos. Após o fim da Segunda Guerra e nas décadas finais do Século XX, a expansão da informação criou uma nova necessidade no gerenciamento da informação. Com a criação dos primeiros computadores, a partir de projetos governamentais, tal tecnologia
passou a ser voltada à GI, permitindo uma otimização da organização e análise da informação. Com o início do século XXI e à frente, os estudos e desenvolvimentos sobre Tecnologia da Informação foram tornando-se mais necessários (DAVENPORT, 2001).
Assim como a TI, a Gestão da Informação teve seu início dentro do setor governamental, sendo posteriormente utilizada nos setores militar e privado. A informação passou então a ser percebida como uma estratégia gerenciável e contabilizável, com diretrizes e procedimentos a serem seguidos, o que instituiu a Gestão de Recursos da Informação (BARBOSA, 2008; MALIN, 2006; MARTINS, 2014).
A junção entre Tecnologia da Informação e Gestão da Informação permitiu que a informação passasse a ser utilizada como estratégia dentro do contexto organizacional. Com a introdução da TI, no cotidiano das pessoas e das organizações, através dos microcomputadores e smartphones, o fluxo de informações disponíveis aos usuários cresceu em níveis exorbitantes e a GI permitiu que estas informações fossem utilizadas de maneira positiva na busca de resultados. Segundo Dante (2007, p. 27), “A informação começou a dominar a economia. Enfatizou-se a organização da produção corporativa para obtenção de vantagens frente às mudanças sociais e frente às tecnologias da informação”.
Nas duas últimas décadas, a GI tem tido grande participação e relevância dentro das áreas acadêmica, educacional e empresarial (MARTINS, 2014). Ainda para o autor, a GI vem demonstrando sua interdisciplinaridade através do processo de expansão pela contínua necessidade de gerir informações e recursos, independentemente de elementos, reações e vertentes futuras. O domínio da Gestão da Informação é a adição de valor, significado e contexto as informações, o que a permite encaixar-se como uma atividade essencialmente humana (DAVENPORT, 2001). Abaixo, podemos verificar um quadro apresentado por Cronin (1990), com os diferentes estágios da GI.
Figura 02– Estágios da Gestão da Informação
Fonte: Cronin, B., 1990, p. 208 apud Martins, 2014.
Observam-se na figura 02, as diferentes conotações que a informação vem recebendo ao longo desta década, desde a gestão documental, até a fase onde a informação é vista como recurso estratégico da organização. Assim, não há como se remediar ou postergar a informação como ingrediente necessário à gestão empresarial, não há de se reconhecer apenas a sua importância, é primordial saber usá-la, assim como encontrar modos de revê-la para reinventar o processo de uso da informação. É necessário usar a informação no processo de inovação. Como destacado por Martins (2014), os fatores como o aumento do nível de concorrência e o desenvolvimento de novas tecnologias destacam a importância da informação para a inovação, tomada de decisão, gerenciamento de processos, entre outras questões. A mesma autora ainda destaca que Choo (2003) afirma que a informação desempenha papel estratégico no crescimento e na capacidade organizacional e que McGee e Prusak (1994), de forma similar, pontuam a informação como um ativo comparável a outros como o capital, a propriedade, os recursos humanos e os bens materiais.
As empresas necessitam dedicar esforços contínuos no que concerne à sua modernização e agilização para absorver os impactos do ambiente e, ao mesmo tempo, exercer um poder de pressão sobre ele. Nesse contexto, a informação deve desempenhar seu papel enquanto elo essencial de funcionamento do todo. Assim, a empresa que possuir informações compatíveis com as exigências desse ambiente altamente competitivo,
certamente terá em mãos um instrumento decisivo para o sucesso (BUEREN, 2014).
Miranda (2010) afina esse entendimento voltando-o para o setor público, afirmando que a gestão da informação em organizações públicas deve, além de estar alinhada com a missão e visão da instituição, obedecer às leis e regulamentos, aos quais a instituição deve seguir, fazendo uma clara alusão aos requisitos/necessidades informacionais presentes nos modelos de gestão da informação.
Os processos da área de GI em organizações públicas são desenhados para atender à missão da organização. Os fatos geradores dos processos da GI são, portanto, regulamentos emitidos que fornecem a base legal para a exigência das informações captadas, seus formatos, periodicidade, formas de controle etc. Tais processos visam, entre outros objetivos elaborar e fornecer produtos ou serviços de informação, tanto para consumo interno (em processos de negócio) como para distribuição à sociedade, como indicativo do cumprimento de funções institucionais. (MIRANDA, 2010, p. 105).
Nas subseções a seguir, serão apresentados alguns modelos de gestão da informação que tratam a gestão da informação como processo de forma a visualizar uma aplicação prática. Os modelos apresentados descrevem elementos importantes para o processo de gestão da informação; porém é importante destacar que um modelo é algo genérico e, assim, não adaptável integralmente em uma organização, pois, na realidade, cada organização, através de suas particularidades, limitações e cultura, deve adaptar ou combinar modelos de forma que a gestão da informação possa fluir de maneira eficiente na organização. Somando-se a essa percepção, Araújo (2014, p. 34) acrescenta que “os modelos têm a função de representar fenômenos complexos de forma visual e de fácil entendimento, organizar os elementos da realidade apresentada, especificando de forma adequada suas propriedades e características e são úteis para explicar de forma lógica como o fenômeno representado ocorre”.
2.1.1 Modelo de Davenport (1994) – Modelo da Ecologia da Informação
Davenport (2001) defende que a gestão da informação deve ser interpretada como um processo e que cada organização pode desenvolver o fluxo que melhor se adequa à sua realidade. Na sua proposição, a gestão da informação tem que ser vista de forma holística, contemplando três ambientes, sendo-os: ambiente informacional, em que dentro deste deve se considerar a estratégia da informação, política da informação, cultura e comportamento em relação à informação, equipe da informação, processos de
administração informacional e arquitetura da informação; o ambiente organizacional, que absorve todas as atividades organizacionais, incorporando a situação dos negócios, os investimentos em tecnologia e distribuição física; e, por fim, o ambiente externo, que busca informações sobre os mercados de negócios, mercados tecnológicos e mercados da informação. Essa estrutura pode ser visualizada na figura 03.
Figura 03 – Modelo Ecologia da Informação
Fonte: Davenport (2001, p.51)
Ainda sobre a visão ecológica da informação defendida por Davenport (2001), a mesma vem se contrapor à visão da importância da tecnologia da informação (TI) para o processo e defende que o foco na administração da informação é o ser humano, pela forma como cria, distribui, compreende e usa a informação. A tecnologia assume o papel de, apenas, mais um recurso do ambiente informacional. Destacam-se, ainda nesse modelo, quatro premissas que são a base do modo holístico de pensar: integração dos diversos tipos de informação, reconhecimento de transformação evolutiva, ênfase na observação e na descrição do ambiente informacional e ênfase no comportamento humano e informacional. Seguindo estas premissas, Silva e Vitorino (2016, p.247) pontuam que “o cenário informacional, sob esta linha de raciocínio, significa a descrição de como os indivíduos numa organização, influenciada pelo ambiente externo, utilizam a informação e o que pensam sobre ela”. Sob essa linha de raciocínio, Davenport (2001, p. 270) defende que para “[...] fazer com que uma organização se volte para fora e responda efetivamente ao
que descobre [...]”, ela, a organização, deve gerenciar as informações através de um modelo genérico. O modelo genérico de GI de Davenport é composto de quatro passos, conforme figura 04.
Fonte Davenport (2001, p. 175).
O primeiro passo, a determinação das exigências, consiste em definir quais informações são necessárias e para qual ação ela é necessária. Inclui a informação estruturada e não estruturada, a formal e a informal, a não computadorizada e a computadorizada. Apesar da aparência simples é um processo complexo, pois depende de como as pessoas envolvidas percebem o problema, a situação, para então definir quais informações são necessárias. Para Davenport (2001, p. 178), “devem concentrar-se definir o problema e a situação. [...] A racionalização é um estágio que deve vir na frente, no ciclo das exigências informacionais, e que deve incluir debates sobre qual é realmente o problema e como pode ser equacionado”. Araújo (2014) observa que nessa etapa é necessário o uso de uma variedade de fontes que possibilitem a solução de curto e longo prazo.
O passo seguinte, denominado obtenção da informação, Davenport (2001) classifica que deve ser um processo contínuo de busca de informação e subdivide em atividades, tais como a exploração do ambiente informacional, classificação da informação em uma estrutura pertinente, formatação e estruturação das informações, em que o autor coloca que a organização deve gerenciar os documentos que dispõe e estruturá-los para, em seguida, formatá-los.
O terceiro passo do processo de gestão da informação, no modelo de Davenport, diz respeito à forma como a informação foi formatada na etapa anterior e como será entregue a quem precisa dela. Sua eficácia também é influenciada pela arquitetura da informação, pelas estruturas políticas da informação, e pelas tecnologias disponíveis. Araújo (2014) ressalta que deve ser um processo planejado, devendo-se saber quais as informações que podem ser distribuídas e quem pode ter acesso às mesmas. Davenport Figura 04– O processo de gerenciamento da informação de Davenport
Determinação das
(2001) destaca que os melhores processos de distribuição são híbridos, envolvendo pessoas, documentos e computadores.
O uso é apontado como o último passo no modelo de Davenport (2001) e refere-se ao emprego da informação pelo usuário. Para o autor, o uso da informação varia para cada pessoa e é decorrente de um conjunto de variáveis, já que se trata de um processo cognitivo individual e único, como aponta Araújo (2014, p36), “[...] a informação disponibilizada no fluxo irá ser processada com outras informações do indivíduo e, após esse processo, será usada conforme sua necessidade”.
Por fim, o modelo proposto por Davenport (2001), por ser centrado no ser humano defende que como a gestão da informação é um processo, é necessário que esse processo tenha um líder, um gerente, de forma a garantir a eficácia do processo, ou seja, o foco nas necessidades e na satisfação dos clientes. Entende-se ainda que o cliente, no processo de gestão informacional, é aquele elemento que faz uso da informação para a tomada de decisão.
Corrobora com esse entendimento, outros modelos como o de CHOO (2003) e de MCGEE e PRUSAK (1994) que são apresentados nas seções a seguir.
2.1.2 Modelo de Choo (2003)
A gestão informacional nesse modelo é entendida como “uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação” (CHOO, 2003, p. 403), composta de 06 (seis) ciclos contínuos de processos correlatos. Destaca-se que, para Choo (2003), cada etapa do processo é um processo em si e que ao final do ciclo o resultado é o comportamento adaptativo da organização, já que a seleção e as ações são direcionadas para os objetivos da organização. As ações da organização recebem influência tanto do seu ambiente interno como do ambiente externo e que ao reagir com as ações das outras organizações geram novos significados e reiniciam o processo de uso das informações. A principal responsabilidade da administração da informação é planejar e criar sistemas, serviços, processos e recursos de informação.
Os 06 (seis) processos que compõem o processo de administração da informação para Choo (2003) são apresentados na figura 05, permitindo desta forma uma visão mais holística do seu pensamento de como se processa a administração da informação em uma organização.
Figura 05 – Administração da Informaçãode Choo
Fonte: CHOO (2003, p. 24)
Para Choo (2003), o uso da informação deve ser concebido através de uma tríade que é a criação do significado, a construção do conhecimento e a tomada de decisão. Assim, ele analisa todos os processos da administração da informação.
O primeiro processo é a identificação das necessidades de informação que surge das incertezas, problemas e ambiguidades do ambiente em situações e experiências específicas. Estas incertezas e ambiguidades são decorrentes de diversos fatores, como a cultura da organização. Desta forma, as condições, padrões e regras de uso que fazem a informação ser relevante são considerados nessa etapa. Ademais, para se especificar completamente as necessidades informacionais é salutar caracterizar o ambiente onde a informação será usada, já que a necessidade informacional é incerta, dinâmica e multifacetada.
Na primeira esfera, a criação de significado, as informações são necessárias para reduzir a ambiguidade das mensagens que impactam o ambiente – o que está acontecendo no ambiente? Na construção de conhecimento são necessárias informações capazes de suprir as lacunas do conhecimento, da capacidade ou da compreensão, bem como informações que identifiquem os métodos ou fontes de preencher estas lacunas – “que tipo de conhecimentos são vantajosos?”. Na tomada de decisão são necessárias informações que estruturem o problema, permitindo selecionar preferências e limitar as buscas – “que resultados preferimos ter?”. O autor adverte ainda que essa etapa é condicional, dinâmica e multifacetada, e só é possível defini-la completamente dentro de uma rica representação do ambiente total onde a informação é usada.
Fazendo uma leitura sobre a abordagem das necessidades informacionais apontadas por Choo, Miranda (2006) defende que as necessidades informacionais devem
ser entendidas sob três dimensões, já que o trabalho dele foi baseado nos trabalhos de Dervin (cognitiva), Kuhlthal (emocionais) e Taylor (situacionais). As dimensões abordadas por Choo são em relação às dimensões cognitivas, emocionais e situacionais. A primeira aborda onde o indivíduo é formado por seus conhecimentos prévios, as suas experiências já construídas, significados e crenças incorporadas. Nesse sentido, o homem é influenciado pelo ambiente interno e externo (sociocultural) ao qual está inserido. Diante destas premissas, o indivíduo cria significado através de suas percepções, compreensão, seleção, análise e interpretação da realidade. Esse processo cognitivo também é constituído de barreiras e dilemas capazes de gerar descontinuidade e, assim, apresenta uma lacuna onde o indivíduo, ao percebê-la, sai em busca de suprir essa necessidade informacional, o sense-making. A segunda dimensão explora a dimensão emocional, onde o indivíduo é influenciado no processo de busca para suprir a necessidade da informação por suas emoções e, assim, canaliza o processo de busca para um determinado tipo de informação em decorrência de suas experiências passadas. Esse processo de busca deriva sentimentos que podem ser positivos e negativos, como a incerteza e o nível de stress. Dessa forma, os fatores emocionais podem diferenciar não só a forma de buscar e perceber as necessidades informacionais, como podem diferenciar os usuários da informação. Por fim, o ambiente situacional onde o usuário da informação está inserido é fundamental, pois altera o contexto e a restrição de recursos.
Sob essa perspectiva, as necessidades informacionais são caracterizadas por uma percepção do vazio cognitivo e pelas estratégias para preenchê-lo. Logo, sofrem influência dos estados emocionais de ansiedade, confusão, frustração e dúvida, que permeiam as dúvidas envolvidas na busca do preenchimento do vazio cognitivo e pelos requisitos que são normas, legislação e expectativas provenientes do ambiente de trabalho que influenciam as percepções compartilhadas nesse ambiente, sobre o que constitui a solução de um problema.
O processo de aquisição da informação é caracterizado como uma atividade crítica e a mais complexa, segundo o autor. Essa complexidade é decorrente de duas demandas opostas. Por um lado, a organização necessita de muitas informações para poder se adaptar às mudanças do ambiente externo e, por outro lado, a atenção e a capacidade cognitiva do ser humano são limitadas. Esse antagonismo obriga a organização a selecionar as informações a que dará atenção. Ressalta a importância da variedade das fontes informacionais e do crucial papel do próprio homem como fonte de informação, já
