Buscando compreender o problema norteador desta pesquisa, como uma universidade pode fazer a gestão informacional do processo de celebração de termo de convênio com a sua fundação de apoio, desenvolveu-se um estudo na Universidade Federal Rural do Semi-Árido e a sua fundação de apoio, a Fundação Guimarães Duque. Através deste trabalho foi possível aprofundar o conhecimento sobre a Gestão da Informação e compreender com profundidade como se dá a relação entre as instituições pesquisadas. Incialmente, ao resgatar a literatura sobre a Gestão da Informação, a Gestão de Processo e a Gestão Pública foi possível, com esse tripé, compreender a interligação teórica entre essas abordagens e, assim, construir um marco teórico necessário para analisar a Gestão da Informação no processo de celebração de convênios. As escolhas metodológicas foram essenciais para o alcance dos objetivos propostos. O estudo de caso intencional no ambiente de trabalho da pesquisadora permitiu que a pesquisa encontrasse os dados na maior veracidade possível. Permitiu ainda que a pesquisadora, através do conhecimento adquirido na sua carreira profissional, inferisse de forma mais profunda o conteúdo das entrevistas. As entrevistas, por sua vez, por terem sido realizadas de forma semiestruturada, trouxeram para o escopo dos resultados as reais questões que envolvem a GI, haja vista que o método não induz as respostas dos entrevistados.
Inicialmente, para compreender como se dava a GI no processo de celebração de convênios, buscou-se, através do primeiro objetivo, identificar quais os tipos de instrumentos legais celebrados entre a UFERSA e a FGD. Foi possível definir que os instrumentos legalmente direcionados à relação entre as duas instituições estudadas para a execução de projetos de cunho acadêmico ou de desenvolvimento institucional são: os contratos; os convênios entre a UFERSA e a FGD e demais parceiros, se for o caso; e convênios ECTI que são celebrados entre a UFERSA, a FGD e outro partícipe, conforme a Lei n° 8.954/94 e seus Decretos nos 7.423/2010 e 8.240/2014. A leitura desses normativos
legais (internos e externos) que regem essa relação permitiu identificar com clareza os requisitos mínimos do processo, como também como era o fluxo do processo estudado.
Ademais, destaca-se a importância dessa etapa quando analisamos que para se estabelecer as necessidades e requisitos informacionais é necessário compreender com profundidade o problema/necessidade que precisa ser resolvido. De forma subsidiar, ainda foram analisados os instrumentos previstos na Lei n° 13.019/14, visto que, legalmente, as fundações de apoio são enquadradas como OSC. Conclui-se nessa etapa que os
instrumentos que devem ser celebrados para a execução dos projetos acadêmicos entre uma universidade e a sua fundação de apoio são 03 (três), Convênios, contratos e Convênios ECTI. Os instrumentos previstos na Lei n° 13.019/14 só devem ser celebrados para atividades que não visem o suporte a projetos de ensino, pesquisa, extensão ou desenvolvimento institucional. Nessa etapa foi considerada uma série de acórdãos que subsidiam o entendimento defendido neste trabalho.
Mapear o fluxo de elaboração do termo de convênio desde a submissão da proposta de projeto acadêmico ou institucional foi essencial para identificar as etapas pelas quais a informação perpassava, permitindo uma compreensão do ambiente informacional, bem como das informações necessárias em cada atividade desempenhada dentro do macroprocesso de celebração de convênios, atendendo o segundo objetivo específico. Ainda foi possível, nessa etapa, compreender os fluxos informacionais que são gerados não apenas dentro da UFERSA, mas os fluxos informacionais de entrada e saída. Ou seja, foi possível entender os parâmetros e conexões das informações do processo, permitindo desenvolver uma visão holística do processo da GI, afastando a ideia de aglomerados de partes independentes. Nessa etapa, foi essencial o uso dos conceitos e ferramentas da gestão de processos, pois através deles desenvolveu-se toda a descrição da GI e dos fluxos que permeiam o macroprocesso de celebração de convênios.
No estudo confirmou-se que, independente do fluxo adotado, bem como dos elementos ou aspectos que permeiam o fluxo e, consequentemente, a GI, é importante destacar que os autores estudados apresentam sempre que tanto os modelos existentes de GI como de fluxos são processos e que a gestão do processo da GI é o que torna a informação um diferencial competitivo na atual conjuntura econômica mundial.
Desta forma, estudar a gestão de processos pode e deve ser imprescindível para uma GI eficiente. Colaborando com esse entendimento, Souto (2017, p. 31) afirma que “utilizar o mapeamento de processos como ferramenta de gestão da informação faz toda a diferença, uma vez que tal ferramenta nada mais é do que uma técnica de representação da informação, cujo produto deve ser um diagrama de fácil entendimento por parte daqueles que fazem uso das informações contidas em um processo”.
Nesse mesmo entendimento, Miranda (2010, p. 109) aponta que “o mapeamento de processos é o primeiro passo para que a GI possa adquirir um mínimo de critério e visão de futuro”.
estudado foi possível compreender o ambiente informacional e distinguir claramente a importância deste para a fluidez da informação. Compreender que o processo estudado está inserido em um ambiente público, e mais, dentro de uma universidade federal, trouxe à tona a complexidade desse ambiente, como também as suas nuances e culturas que impactam na GI. Detectou-se também que o macroprocesso de celebração de convênios na instituição pesquisada ainda não está maduro; há lacunas dentro do processo, o que provoca fricções entre as unidades. Os procedimentos ainda estão sendo amadurecidos e falta clareza das responsabilidades de cada unidade para o desenvolvimento do processo, expondo em algumas situações o fluxo reverso do processo. Ao concluir a identificação e caracterização dos instrumentos que norteiam a relação entre as universidades federais e suas fundações de apoio, percebe-se que a legislação aponta claramente pela prevalência desta relação ser respaldada pelos instrumentos contratos e convênios, em especial os convênios ECTI que normatizam a captação de recursos junto à iniciativa privada para financiar os projetos das universidades. Ademais, as recentes alterações na Lei 8.958/1994 e seus respectivos decretos induzem a uma clara tentativa do Estado de desburocratizar o regime de celebração com a fundação, bem como os processos aquisitivos da fundação59,
criando um cenário favorável à inovação e ao desenvolvimento, e ao mesmo tempo, impondo melhores mecanismos de controle e transparência.
Ao mapear o fluxo do processo e, consequentemente, o fluxo da informação, foi possível identificar as entradas e saídas informacionais de cada processo, afetando o processo subsequente. Isso foi fundamental para o entendimento do ambiente da gestão da informação conforme defendido por Starck, Rados e Silva (2013).
Ao abordar a gestão da informação com os métodos e as ferramentas da gestão de processo foi possível o seu entendimento, bem como identificar os produtos informacionais pertinentes a cada etapa do processo. Essa etapa da pesquisa foi crucial para analisarmos a questão norteadora deste trabalho, que é “Como uma universidade faz a gestão informacional do processo de celebração de termo de convênios com a sua fundação de apoio?”
De forma similar, Souto (2017, p. 31) entende que “no caso do mapeamento de processos, as informações constantes em um processo, bem como aquelas verbais acerca da tramitação do mesmo, constituem o fluxo informacional do processo” e conclui afirmando que é a partir do mapeamento do fluxo informacional de um processo que a
gestão da informação é possível de ser realizada. Essa informação foi corroborada na execução do estudo e está alinhada com o próprio conceito de GI apresentado por Valentim (2014).
No entanto, é importante resgatarmos o que foi discutido anteriormente sobre a importância da celebração dessas parcerias para as universidades e resgatarmos que, de uma forma holística, é através dessas parcerias que as universidades consigam desempenhar e entregar à sociedade as suas atividades finalísticas de ensino, pesquisa e extensão. A celebração de convênios não possui razão de existir se não for para dar suporte à execução de um projeto acadêmico. Assim, o fluxo de saída de maior importância decorre não do processo de celebração de convênio, este apenas caracteriza-se como uma etapa inicial e fundamental para que as universidades desempenhem o seu papel na sociedade. Ou seja, o fluxo de maior importância decorre desse processo chamado convênio, ocorre não no ato da sua celebração, mas na possibilidade de execução de um projeto acadêmico por meio do qual as informações são disponibilizadas à sociedade.
Notadamente, há críticas quanto à abertura das parcerias da universidade com a iniciativa privada como preconiza Ramos (2015, p. 255): “O papel da universidade nesse contexto se resume a captar recursos no mercado para a inovação metamorfoseada em serviços de adequação tecnológica”. Contudo, alguns autores (OLIVEIRA, 2009; SILVA, 2011; CAMPOS, 2012, CÂMARA, 2014; INOCÊNCIO, 2017; ANJOS, 2017) indicam o importante papel das fundações de apoio para a execução dos projetos acadêmicos, uma vez que imputam a celeridade e a eficácia na execução dos mesmos. A abertura para a captação dos recursos privados permite não apenas a ampliação de investimentos nas pesquisas, mas também o alinhamento dos objetos das pesquisas às necessidades do mercado. É uma forma de fomentar ou incentivar áreas de maior interesse da sociedade, criando um elo importante de comunicação da academia com o setor produtivo.
Para desenvolver o terceiro objetivo específico, o de identificar as necessidade e os requisitos informacionais para cada fase do processo de celebração de um convênio entre a IFE e sua FAP foram adotadas duas vertentes: a primeira, um diagnóstico por meio de entrevistas com os responsáveis por cada unidade por onde o macroprocesso perpassa, identificando quais informações eram essenciais ou importantes para o desenvolvimento de suas atividades dentro do processo; e, a segunda, um levantamento minucioso dos requisitos legais tendo como parâmetros os normativos legais levantados no primeiro objetivo como norteadores da relação jurídica estudada. Assim, foi subsidiado um
levantamento através de análise documental dos pareceres jurídicos emanados pela AGUe pela CGU ao analisarem os processos administrativos para celebração dos referidos instrumentos. Como resultado dessa etapa, foi possível identificar mais de 70 informações essenciais para o processo.
Para esta pesquisa, a identificação e caracterização dos instrumentos foi de suma importância, pois ao realizar esse estudo, constatou-se que cada tipo de instrumento jurídico possui necessidades e requisitos informacionais distintos, o que vem promover fluxos informacionais divergentes, bem como requerer produtos informacionais adequados a cada situação. No segundo objetivo, foi mapeado o fluxo informacional na celebração de um termo de convênio para analisar como a informação é distribuída nesse processo.
Com o levantamento realizado no terceiro objetivo foi possível analisar os produtos informacionais apresentados no macroprocesso e propor melhorias e novos produtos de forma a suprir lacunas detectadas no decorrer da pesquisa, atendendo ao quarto objetivo especifico. Para diagnosticar quais produtos informacionais são necessários ao macroprocesso usou-se, novamente, uma ferramenta de Gestão de Processo, o SIPOC60,
permitindo-se visualizar de forma clara as entradas e saídas de cada processo e subprocesso. Como resultado deste trabalho, com base nos produtos informacionais apresentados no processo e as lacunas identificadas no decorrer do estudo, esta pesquisa propõe a melhoria de 05 (cinco) produtos já existentes e propõe a criação de 03 (três) novos produtos.
Destarte, a realização desta pesquisa permitiu identificar que as necessidades informacionais do processo estudado possuem caráter técnico, acadêmico e legal e que essas necessidades são influenciadas pelo ambiente interno, acadêmico com culturas e subculturas, e externo à instituição, demandas da sociedade e imposições legais. A obtenção da informação é um processo rápido, em que a UFERSA baliza a sua busca tanto no ambiente interno, em pessoas e unidades administrativas, como no ambiente externo. Já a FGD demonstra, na sua busca, a confiança na parceria com a UFERSA ao afirmar que a busca se dá, primordialmente, através da Divisão de Convênios da Universidade. A distribuição da informação ocorre de forma híbrida, utilizando-se tanto de documentos físicos como de sistemas e correio eletrônico. Constatou-se que o fluxo da informação formal ocorrenas formas horizontal, vertical e transversal. A última etapa da GI, o uso da
60SIPOC é ferramenta utilizada na gestão de processos que tem como finalidade esclarecer melhor as etapas
informação, ocorre a todo momento no decorrer do processo e é utilizada tanto para criar significado como para a tomada de decisão.
Por fim, conclui-se que a questão que impulsionou esta pesquisa foi respondida; mapear o fluxo da informação através da gestão de processos permitiu a descrição e compreensão minuciosa do fluxo informacional. Ao analisar o processo através das etapas da GI, verificou-se o quanto a GI é dinâmica e primordial para que os procedimentos necessários à realização das rotinas administrativas nesse processo sejam executadas com eficiência e eficácia. A consolidação da GI em produtos informacionais, quando estes são frutos da análise criteriosa da GI, permite entregar ao usuário da informação e às instituições mecanismos de controle, segurança jurídica e de economicidade de tempo e recursos para a realização das atividades. Os produtos informacionais, na visão da pesquisadora, também permitem trazer para as instituições estudadas a possibilidade de se antecipar aos problemas, permitindo ao decisor conhecer e atuar de forma pró-ativa na resolução de situações
Entretanto, esta pesquisa possui algumas limitações. Uma delas foi não incluir no escopo da pesquisa os servidores que propõem os projetos, entende-se que esses profissionais estão presentes no contexto e podem possuir, e possivelmente possuem, necessidades informacionais distintas dos gestores que compuseram o lócus investigativo desta pesquisa. Outra limitação refere-se à necessidade de validar os dados levantados com os responsáveis pelas unidades investigadas, apesar de entender-se como essencial, em virtude da limitação do tempo, não foi possível a realização do grupo focal, proposto inicialmente. Uma terceira limitação diz respeito à não validação dos produtos informacionais desenvolvidos ou melhorias sugeridas perante os possíveis usuários dos mesmos.
Por conseguinte, recomenda-se outros estudos envolvendo a instrumentalização da GI com as ferramentas da gestão de processos, como a auditoria da informação. Sugere- se ainda que sejam realizados estudos da mesma natureza desta pesquisa com outros estágios de convênios, de forma a verificar a gestão informacional do macroprocesso convênio, ou seja, replicar este trabalho com as fases de execução, fiscalização e prestação de contas de convênios. Ainda é pertinente a realização de estudos desta natureza com os outros instrumentos que fazem parte da relação entre a UFERSAe a FGD.
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