POLVUS TRABALHO FINAL

Isabel Cunha Tootill ci11052

Mariana Tato ci11018

Rita Fontelo ci11038

Vânia Silva ci11037

PORTO

Maio de 2013

POLVUS – A HISTÓRIA DO FACTO

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Isabel Cunha Tootill ci11052

Mariana Tato ci11018

Rita Fontelo ci11038

Vânia Silva ci11037

Trabalho realizado no âmbito da unidade curricular de Fontes de Informação e Serviços de Referência, leccionada pela professora Teresa Silveira.

Licenciatura de Ciência da Informação Faculdade de Engenharia do Porto.

PORTO

Maio de 2013

POLVUS – A HISTÓRIA DO FACTO

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Sumário

Problemática e revisão de literatura - contextualização teórica ... 6

POLVUS ... 11

Como surgiu/Porquê? ... 11

O que é? Como funciona? ... 11

Manutenção e sustentabilidade... 13

Conclusões ... 16

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Resumo

O presente trabalho apresenta a nossa proposta em criar uma ferramenta cujo propósito é a resolução de um problema: a necessidade de satisfazer as privações informativas numa organização. É desta forma que surge o POLVUS: um sistema agregador com pesquisa avançada e ferramenta de recolha. Para além da resolução deste problema, esta ferramenta tem como objectivo transformar a base de dados factual de uma organização numa fonte secundária. A partir dela, é possível aceder a cada um dos seus elementos , tendo acesso ao seu historial da perspectiva mais conveniente ao utilizador: ver o histórico visual de todos os factos (histórico visual completo), ver a relação do histórico de x com o histórico de y e ainda ver apenas o histórico visual do facto x. Pretendemos centrar-nos também na problemática da manutenção do sistema, ou seja, na forma como os dados se vão mantendo e actualizando. Para concluir, a criação desta plataforma pode ser integrada numa qualquer empresa, sem qualquer restrição.

Abstract

The present paper presents our proposal to create a tool that intended to solve the following problem: the need to meet the informational deprivation in an organization. It’s like this that POLVUS is invented: an aggregating system with advanced search and a collection tool. In addition to solving this problem, this tool aims to turn the organization’s factual database into a secondary source, making it possible to access, from the database, each of the individual elements, having access to their history from the most convenient: see the visual history of all the facts (complete visual history), the relationship of the history of the fact x with the history of the fact y. We also intend to focus on the problem of maintaining the system or, in other words, on the way the data will be kept and updated. Moreover, the creation of this platform can be integrated into any business, without any restriction.

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Introdução

A elaboração do presente trabalho surge no âmbito da unidade curricular de Fontes de Informação e Serviços de Referência orientada pela professora Teresa Silveira.

O objectivo deste trabalho, após uma análise da problemática apresentada, trata-se da criação de um modelo capaz de gerir e recuperar informação. Este deverá ser de fácil utilização, sendo o seu acesso possível a qualquer tipo de utilizador. Após ler o guião, deparamo-nos com o principal problema actual que propomos resolver: “… a aceitação cega do “facto informativo” e a negligência (muitas vezes inconsciente) do conhecimento da origem das fontes de informação que estiveram na base da apresentação da informação recuperada e utilizada em contexto, e ainda do processo transformacional da informação.”

Começámos, então, por imaginar uma plataforma/programa que permitisse aceder ao historial dos factos de forma simples e prática, tendo apenas a informação estritamente necessária armazenada, mas sem nunca perder informação de qualidade. Em seguida, lemos vários artigos sobre esta temática de forma a nos instruirmos mais aprofundadamente, passarmos a ter algumas bases como apoio e, também, para garantir a não repetição daquilo que já existe. Agora, com este trabalho escrito, pretendemos desenvolver a nossa ideia inicial, explicá-la e adaptá-la a tudo o que lemos e apreendemos.

Tivemos como principal motivação o desafio que este problema implica – criar algo que ainda não existe e que seria utilizado por todo o tipo de empresas e organizações.

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Problemática e revisão de literatura - contextualização teórica

Face ao facto de não ser considerada a origem da informação e o seu processo de transformação, tornar-se-ia útil, e até necessário, o desenvolvimento de algum tipo de ferramenta que permitisse conhecer todo o historial da informação e o mapeamento da sua aplicação, não só ao utilizador especializado mas também ao utilizador comum.

Para isso, propomo-nos a criar esta ferramenta para a resolver estas lacunas no campo da informação, de modo a que as organizações ultrapassem este problema. Sendo assim, a pesquisa bibliográfica de temas relacionados e de ferramentas semelhantes, isto é, a pesquisa de bases teóricas para suportar o nosso trabalho torna-se essencial para que este tenha qualidade.

Começámos por procurar literatura relacionada com termos como armazenamento de dados, bases de dados, cloud computing, sistema agregador, ferramentas de informação, sistemas de informação na área de retalho, entre outros.

“A informação é um dos principais insumos para a tomada de decisão em organizações” (OLIVEIRA, António Pedro Almeida de, 2006), como refere o autor de um dos artigos. Esta é uma das premissas que usamos como base para o nosso trabalho. Primeiramente julgámos essencial obter informação sobre bases de dados, sistemas ou ferramentas de informação já existentes na área dos negócios, visto que a nossa plataforma também vai recolher informação a bases de dados externas, como por exemplo:

 Bases de dados biográficos: sobre pessoas que trabalham em empresas e a sua identificação - Standard & Poor’s Register- Biographical database;  Bases de dados financeiras; contém dados sobre mercado que ajudam à

gestão financeira como acções – Dow Jones;

 Bases de dados sobre empresas, indústrias e produtos: dados que permitem medir a influência destes factores – MarketResearch; Investext;

 Bases de dados com informações jurídicas: Lexis; Westlaw;

 Bases de dados com informações estatísticas - estatísticas económicas: EconBase.1

Por outro lado, o objectivo deste trabalho é mais direccionado para a área do retalho, por isso, convém que a sua definição seja clara:

“Podemos definir o retalho, como um conjunto de actividades de negócio que acrescentam valor aos produtos e serviços vendidos aos consumidores finais para o seu próprio uso ou dos seus familiares” (Levy et. Al. 2004)

7 Tal como o autor expõe, uma empresa de retalho vende um produto ou serviço ao consumidor final, sendo o veículo entre o produtor e o consumidor.

Posto isto, é também um ponto fulcral, para a realização do presente trabalho, definir os processos de negócio - “procedimentos ou actividades ligadas entre si, que realizam conjuntamente um objectivo de negócio, no contexto de uma estrutura organizacional, definindo os seus papéis funcionais e relações” (Coalition, 1999).

É neste contexto que surge o sistema automático workflow, que se trata essencialmente de um modelo de repositório de processos, através de um conjunto de ferramentas de modelação de processos de negócio.

Um sistema workflow tem como principal função definir a ordem pela qual a tarefa é executada e em que condição, sincronizando, desta forma, as tarefas e os seus respectivos fluxos de informação.

Processos, informação e organização estão geralmente ligados. Podemos construir modelos conceptuais a partir de cada uma destas dimensões mas, dentro deste âmbito e por motivos de coerência, ambas têm de se relacionar. (OLIVEIRA, António Pedro Almeida de, 2006)

1- Componentes do modelo de worflow Adaptado de (Fisher 2004)

8 De modo, a complementar a informação assim referida, é extremamente importante referir como se processam e automatizam os processos de negócio das empresas.

Os exemplos encontrados, acerca dos sistemas aplicados na área do retalho são os seguintes:

 “Merchandize Systems” que permitem ao retalhista realizar as suas operações principais, tais como a gestão de SKUs2, compras, gestão de inventário e aprovisionamento;

 “Price Management” que sugerem e assistem o retalhista na marcação de preços;

 “Point-of-sale” que recolhem todas as transacções dos clientes;

 “Warehouse Management” que recolhem todas as transacções no retalhista e permitem uma única visão de toda a informação;

 “Space Management” que permite gerir a disposição dos artigos nas prateleiras das lojas, optimizando a sua venda;

 “Financials” que permite registar todos os movimentos contabilísticos e gerir as finanças de um retalhista.3

A aplicação destes processos/sistemas de negócio é fundamental e uma mais valia para a boa organização e funcionamento de qualquer tipo de organização, aumentando, assim, a produtividade, a qualidade do serviço prestado e acima de tudo a redução de custos. O acesso à informação mostra-se uma tarefa fulcral para que as suas tarefas sejam eficazmente executadas.

Numa outra etapa da nossa pesquisa, quisemos encontrar referência ao que inicialmente chamávamos de “perfil do facto”. Nesta pesquisa encontrámos referência à expressão “modelo de dado” que, fundamentalmente, identifica e descreve um dado. Numa primeira fase (fase de

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Stock Keeping Unit que corresponde a um artigo

3 _{OLIVEIRA, António Pedro Almeida de - Gestão de processos de negócio e sua articulação com o} desenvolvimento de sistemas de informação: aplicação para a área do retalho. p.27

2- Relação entre informação, processos e organização. Adaptado de (Fisher 2004)

9 análise), apresenta-se uma organização lógica e preliminar dos dados, tal como a descrição dos mesmos. Numa segunda fase é feito o teste de aplicação do modelo a informação concreta e uma normalização (esta normalização evita informação e descrições repetidas). No fundo, o objectivo destes modelos é que cada dado fique descrito mais detalhada e menos conceptualmente.

Durante a pesquisa também foi referida a modelação de dados como uma técnica usada em engenharia de software: são feitos diagramas de entidade e relacionamentos (DER) em que os mesmo tipos de informação são agrupados e esses conjuntos passam a chamar-se entidades que, por sua vez, se interligam e criam relações entre dados. Na modelação há três termos básico: a entidade (conjunto de dados), atributo (tipo de informação de uma entidade) e relacionamento (associa as entidades umas às outras)4.

Visando complementar a restante pesquisa, foi necessário clarificar e interiozar o conceito de Cloud Computing:

«A necessidade de inovar é uma característica comum à ciência. Novos modelos e soluções devem surgir para que a evolução seja possível e de facto alcançada. No meio organizacional esta premissa é bastante importante, uma vez que inovação é a palavra-chave para qualquer empreendimento, em qualquer área empresarial. Contudo, a preocupação com o crescimento não pode ser atrapalhada por factores que deveriam facilitar as tarefas quotidianas, como o sector de tecnologia da informação. Ele pode, muitas vezes, representar um peso na estrutura de uma empresa, o que pode significar atrasos devido a determinadas deficiências e gastos adicionais com mão-de-obra e infra-estrutura.» (PEDRO, Paulo César Silva, Outubro 2011)

O termo Cloud Computing deriva do facto de a internet ser associada a uma nuvem pelos arquitectos da tecnologia. A necessidade de tal termo surge por uma razão: a necessidade de abstracção da localização dos servidores que armazenam dados e aplicações, que se encontram em data-centers em qualquer lugar do mundo. Na Nuvem, os servidores podem ser tanto físicos como virtuais. Nuvens desenvolvidas e avançadas contêm dispositivos de armazenamento, firewall, entre outros dispositivos de segurança. Entenda-se então, que o conceito de Cloud Computing representa também a extenção de aplicações à internet, para através dela poderem ser acedidas. «É um modelo de computação baseado numa rede de data-centers interconectados que se comunicam com estações. Diferente de modelos tradicionais como os servidores dedicados.» (PEDRO, Paulo César Silva, Outubro 2011) A esta evolução paradigmática devemos uma total elasticidade de fornecimento e acesso a dados e aplicações disponíveis no novo e avançado dispositivo de armazenamento: a Nuvem.

10 O conceito de Nuvem trata-se de um agregado de recursos computacionais

virtualizados. «Uma nuvem pode:

 Suportar uma variedade de diferentes cargas de trabalho.

 Permitir que as cargas de trabalho sejam escaladas rapidamente através do provisionamento rápido de máquinas virtuais ou máquinas físicas.

 Suporte redundantes, auto-recuperação, modelos de programação.

 Monitorizar o uso de recursos em tempo real para permitir o reequilíbrio das atribuições quando necessário.» (PEDRO, Paulo César Silva, Outubro 2011).

3- Mapeamento dos principais aspectos que formam um sistema de computação Cloud

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POLVUS

Como surgiu/Porquê?

O POLVUS surgiu da necessidade de criação de uma plataforma capaz de recolher e gerir toda a informação de um sistema/organização. Desta forma, pensámos num programa com capacidade de agregar toda a informação existente relativamente a um facto (número) – nomeadamente em bases de dados histórica e factual. O POLVUS começa por aí mesmo: analisar as informações nas bases de dados (à partida já existentes) da organização, sendo assim capaz de reconhecer todo e qualquer atributo relativamente a x facto.

O que é? Como

funciona?

O POLVUS resume-se a um sistema agregador com pesquisa avançada e ferramenta de recolha. Divide-se em três partes essenciais:

 Sistema agregador – quando executado, o POLVUS começa por juntar não só as várias bases de dados referentes à informação em causa, mas também todas as fontes de informação que disponíveis. Desta forma, reúne tudo o que existe sobre todos os factos que se pretendem averiguar.

 Pesquisa avançada – esta parte da plataforma é, efectivamente, a parte prática com a qual o utilizador interage. Ao escolher um determinado facto o sistema apresenta a seguinte página:

12 Aqui o utilizador depara-se com várias formas de estudar o facto:

o “Aceder ao Histórico Gráfico Completo”, onde poderá ver um enorme diagrama em árvore que descreverá todos os históricos dos factos da empresa e, a uma cor diferente, aparecerá destacado o histórico do facto em questão.

o Uma série de opções nas quais poderá sempre relacionar com outros factos que cruzem informação. Poderá, ainda, ver o histórico do facto em questão juntamento com o de todos os factos que se relacionam (cruzam informações). Ao estudar o facto pela sua evolução, o utilizador encontrará, no lugar do diagrama, uma barra cronológica que descreverá o facto de acordo com o tempo.

o O “Relatório descritivo” (fig.1) descreve o facto. É aqui que se centram todas as

observações, notas, informações sobre x facto.

 

 Ferramenta de recolha – esta ferramenta actua essencialmente no que toca ao relatório descritivo. O que faz é reunir toda a informação relativa ao facto em questão e expô-la no relatório.

Nenhuma destas componentes funciona sem as restantes, ou seja, estão todas ligadas entre si de forma a que, em conjunto, se transformem nos “tentáculos” do POLVUS e consigam um simples resultado final de boa qualidade.

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Manutenção e sustentabilidade

Sustentabilidade económica

 Acesso a bases de dados da SONAE Retalho (privadas), excluindo desse processo custos de acesso à informação necessária para o funcionamento correto do POLVUS, e acesso a bases de dados externas (gratuitas e pagas) para obtenção de informação complementar – combinando estes dois processos, pode assim alcançar-se o funcionamento ideal previsto para o POLVUS -.

 Atualizações gratuitas a partir do site do POLVUS, através das notificações o As notificações são enviadas de acordo com a opção em vigor.

 Opção escolhida pelos administradores (permissões)

 Enviadas para o(s) e-mail(s) pré-definido(s) e em pop-up na plataforma

Sustentabilidade física e técnica

 Formação intensiva de “management” do software e plataforma.  Eventual intervenção técnica

 Manutenção do armazenamento da informação o Uma entre duas propostas:

 Informatização do arquivo físico (que contém informação estática):

POLVUSstat

 Armazenamento da informação online: POLVUSon

POLVUSstat

Descrição Prós Contras

Opção de informatização da informação estática, organizada por anos, durante o período de tempo conveniente.

A informação pode estar ligada ou desligada da network do Cloud Computing, de acordo com a necessidade.

- Elevado nível de organização cronologicamente;

- Fácil acesso à informação;

- Opção de

activação/desactivação da presença de determinada

- Custos de reparação de eventuais anomalias do hardware e/ou software;

- Custos de aquisição do hardware, de instalação do

POLVUSon;

14 informação na plataforma; - Existência da informação em formato estático e em formato digital; - Facilidade e rapidez na conversão do estado da informação estática/informatizada;

um espaço físico para o arquivo, custo de aluguer ou construção;

Necessidades/Recomendações

 Espaço físico para o arquivo de informação estática (no caso de não existir)  Aquisição do hardware necessário ao POLVUSstat:

 O hardware do POLVUSstat inclui não só o receptor, mas também os discos externos apropriados (para os quais deve ser descarregada a informação, por anos);

 Discos externos são inseridos na entrada dos anos respectivos;  São activados/desactivados através dos botões ON/OFF;  Este elemento de hardware está ligado ao POLVUS.

15 POLVUSon Descrição Prós Contras Armazenamento online de toda a informação da empresa, no POLVUSon (espécie de Dropbox), acessível a partir de todos os computadores da empresa.

- Toda a informação está constantemente disponível na internet;

- Controlo total de permissões de acesso;

- Não necessidade de espaço físico específico; - Poucas limitações de capacidade; - Possibilidade de armazenamento de informação em vários formatos (ex.: documentos PDF, informação compactada, etc);

- Possibilidade de execução de transferências de

informação directamente para o POLVUSPlat, de acordo com a conveniência e/ou premissões;

- Vulnerabilidade face a problemas externos (ex.: problemas da rede de internet);

- Necessidade de grandes e eficazes medidas de segurança;

- A longo prazo, tendência para o desaparecimento da informação estática, resultando na posterior sujeição à perda de informação; Necessidades/Recomendações

 Transferência da informação estática para o POLVUSon  Tomada de medidas de alta segurança da rede

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Conclusões

Dado o problema inicial – a necessidade de criar um modelo que recupere e trate a informação de forma simples – procedemos ao desenvolvimento de uma plataforma que tivesse essas mesmas funções. Como foi referido ao longo do trabalho, o objecto do nosso trabalho foi o POLVUS, um sistema agregador com pesquisa avançada e ferramenta de recolha.

Ao longo do trabalho tivemos de resolver problemas que surgiriam com a implantação da plataforma num contexto prático, como, por exemplo, a sua manutenção e o armazenamento da informação. A revisão de literatura foi muito importante nesse aspecto, pois inicialmente, tínhamos apenas uma noção do resultado final mas não sabíamos exactamente como executá-la.

Julgamos que este trabalho foi muito proveitoso para todos os elementos do grupo pois motivou-nos a pesquisar e a ganhar mais consciência da “realidade informativa” do mundo actual. Já sobre o nosso trabalho, embora seja uma ideia que se fosse levanta avante teria de ser bem revista, estamos convictas que seria uma mais valia para as empresas que necessitem de resolver problemas como estes.

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Referências Bibliográficas

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SONAE.Investidores – Apresentação Investidores [Em linha]. [Consult. 30 Abr. 2013]. Disponível em WWW.<URL: http://www.sonae.pt/pt/investidores/apresentacoes-investidores/>