Manual de Movimentação Cadastral SGU WEB

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Manual de

Movimentação Cadastral

SGU WEB

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Apresentação

Este manual foi elaborado para auxiliá-lo no uso da plataforma SGU WEB, onde todas as movimentações cadastrais de sua empresa devem ser operacionalizadas a partir de 1º de março de 2016, em substituição ao sistema Empresa Net.

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Índice

• Acesso ao Sistema de Movimentação Cadastral SGU Web...4

• Selecionar contrato de venda ativo...5

• Gerar Novo Movimento...7

– Incluir Beneficiário...8

• Inclusão de Beneficiário Titular...9

• Inclusão de Beneficiário Dependente...20

• Inclusão de Dependente para Titular já cadastrado...23

– Alterar Beneficiário...26

– Excluir Beneficiário...29

– Transferir Beneficiário...35

– Solicitar 2º do cartão...40

• Listar Pendências para Correção...43

• Alterar Movimento...47

• Enviar lote para Unimed...50

• Relatórios...54

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Acesso ao Sistema de

Movimentação Cadastral SGU Web

 Para realizar as movimentações cadastrais, é necessário acessar o link abaixo, com a identificação do usuário e senha:

• Link: http://sguweb.unimedguarulhos.coop.br/ • Usuário: número do CNPJ da empresa

• Senha: provisória ou definitiva

Atenção: Para acesso ao sistema, utilizar o navegador Google Chrome. Se acessado pelo Internet Explorer, será emitida uma tela de alerta.

No site da Unimed Guarulhos a localização do sistema não foi alterada. Acesse Serviços Exclusivos na home).

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Selecionar contrato de venda ativo

 Selecionar contrato de venda ativo, ou seja, o produto/plano de escolha para realizar a Movimentação Cadastral (com um clique selecionar um dos itens destacados em azul, de acordo com os planos e produtos contratados para sua empresa; isto porque, cada empresa possui uma quantidade de produtos, às vezes todos ou apenas alguns).

• O produto/plano selecionado será o plano que o beneficiário ficará cadastrado.

Importante: Esta seleção é obrigatória toda vez que realizar qualquer movimentação cadastral no sistema.

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Selecionar contrato de venda ativo

• Ao selecionar o plano desejado para Movimentação, este ficará em destaque na parte superior direita da tela SGU WEB, para maior segurança e certeza da

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Gerar Novo Movimento

(inclusão, alteração, exclusão ou transferência de beneficiário ou solicitação de 2ª via de cartão)

 Para realizar inclusão, alteração, exclusão ou transferência de beneficiário ou solicitar 2ª via do cartão, acessar o menu Movimentar Contrato (item destacado abaixo em laranja);

 Selecionar a opção Gerar Novo Movimento (destacado abaixo em roxo);

 Selecionar a opção desejada, dentre: Incluir Beneficiário / Alterar Beneficiário / Excluir Beneficiário / Transferir Beneficiário / Solicitar 2ª Via do Cartão (destacados abaixo em azul).

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Incluir Beneficiário

• Selecionada a opção Incluir Beneficiário, é necessário inserir as informações das abas abaixo (destaque em laranja).

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Inclusão de Beneficiário Titular – passo 1

 Na aba Titularidade (abaixo em destaque em laranja), selecionar o Grau

Dependência – Ex. Titular (destaque em azul);

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Inclusão de Beneficiário Titular – passo 2

 Na aba Dados da Pessoa, preencher todos os dados solicitados (Nome

Completo, Data de Nascimento, Nome da Mãe, Sexo, Estado Civil e País de Origem);

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Inclusão de Beneficiário Titular – passo 3

 Na aba Dados do Beneficiário, preencher todos os campos, exceto Dados

do cartão da empresa (destaque em vermelho), que é destinado ao departamento de Cadastro da Unimed.

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Inclusão de Beneficiário Titular – passo 3

 Na aba Dados do Beneficiário, informar:

• Data de Início da Vigência: inserir a mesma data que será preenchida no campo Data da Solicitação da Inclusão, uma vez que a data de início da vigência não pode ser programada;

• Data da Solicitação da Inclusão: data da movimentação da inclusão;

• Data de Admissão / Vinculação: informar data de admissão do beneficiário na empresa;

• Data Termo de Guarda: preenchimento obrigatório apenas quando o grau de dependência for “70 –Filhos Adotivos” ou “75 –Filhas Adotivas”;

• Tipo de Colaborador: selecionar a opção Funcionário;

• Matricula do Colaborador: número de registro do colaborador. Preenchimento opcional;

• Convênio Farmácia: na base real de movimentação, este campo estará preenchido. Para as empresas que possuírem Convênio Farmácia constará a informação SIM e as que não possuírem, constará NÃO.

• Código de Agrupamento: código que define a Empresa ou Filial cujo beneficiário possui vínculo empregatício. (Informar quando o grau de dependência for

Titular);

• Centro de Custo: utilizado quando a empresa deseja separar os beneficiários por setores. Ex: RH, Contabilidade, Produção, etc. (Informar quando

o grau de dependência for Titular).

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Inclusão de Beneficiário Titular – passo 4

• A aba Serviço Adicional não é necessário preenchimento. Trata de Serviço

Adicional oferecido pela Unimed Guarulhos e negociado em contrato.  Clicar em Próximo para continuidade ao processo de inclusão.

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Inclusão de Beneficiário Titular – passo 5

 Na aba Documentos de Identificação, clicar no nome do documento a ser

cadastrado (dentre os itens destacados em azul);

• Importante: é necessário cadastrar apenas os documentos obrigatórios (RG, CPF, CNS e Ficha de Registro). Na página a seguir, conheça detalhes de cada um deles.

 Selecionado o documento, em seguida clicar em Alterar;  Após esta ação, clicar em Próximo.

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Inclusão de Beneficiário Titular – passo 5

 Documentos obrigatórios:

• RG: obrigatório para beneficiários maiores de 18 anos. Informar a data de expedição apenas no caso de envio da cópia do documento de RG. Nos casos de envio da cópia da CNH, a data de expedição não deverá ser informada; • CPF: obrigatório para beneficiários maiores de 18 anos;

• CNS: Cadastro Nacional de Saúde – preenchimento obrigatório para todos os beneficiários;

• Ficha de Registro: documento comprovatório do vínculo empregatício; • Importante: Se os beneficiários menores de 18 anos possuírem as

documentações RG e CPF, o preenchimento das informações deve ser realizado.

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 Na aba Endereço, ao informar o CEP, o sistema preencherá automaticamente o nome da rua (campo Logradouro), sendo necessário informar apenas

manualmente o campo Número.

• Caso o campo CEP não seja preenchido automaticamente, devido ser um CEP geral, o nome da rua deverá ser preenchido manualmente, assim como o Número.

• É obrigatório o preenchimento de Código de CEP, Logradouro, Número, Bairro, Cidade e Estado (UF).

Inclusão de Beneficiário Titular – passo 6

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 Na aba Contato, para registrar os dados de contato com o beneficiário, é necessário clicar na linha CONTATO (destaca abaixo em azul) e clicar em Alterar.

• É obrigatório cadastrar ao menos um telefone para contato “Telefone/Celular”.

 Após salvar o contato, clicar em Próximo.

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 Na aba Anexos, ao acessá-la será exibida a mensagem abaixo (em laranja). Para dar seguimento à inclusão, clicar no botão OK (destacado em azul);  Na sequência, selecionar a linha referente ao documento (ex.: RG ou CPF) e

clicar em Alterar e depois Escolher arquivo;  Após anexar os documentos, clicar em Concluir.

Inclusão de Beneficiário Titular – passo 8

Importante: Ao anexar, serão aceitos documentos nas seguintes extensões: DOC, HTML, JPG e PDF. Todos os arquivos enviados serão submetidos à análise.

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 Assim que concluir a movimentação/inclusão, aparecerá a tela ao lado. Clicar no botão OK (destacado em azul) para finalizar o

movimento/inclusão. Para efetivar a inclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

• A tela de Inclusão de Beneficiários (demonstrada abaixo) voltará para a aba Titularidade. Caso queira incluir novo titular, selecionar o grau de dependência Titular (campo destacado em azul) e seguir o passo a passo orientado a partir da página 9, caso o plano for o mesmo do selecionado inicialmente.

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Incluir dependente:

 Após concluir a inclusão do Titular, selecionar na aba Titularidade o Grau

Dependência (esposo/filhos, etc), no campo destacado em azul. Serão listados todos os beneficiários cadastrados no plano selecionado inicialmente;

 Na sequência, clicar em Filtrar (destacado em vermelho). Aparecerá a tela Filtro, que permite localizar o titular por nº da carteira (código do cartão), nome, matrícula e CPF;

 Na tela Filtro, após localizar o titular, clicar em Filtrar (destacado em roxo);

Inclusão de Beneficiário Dependente – passo 1

(21)

 Na tela abaixo, selecionar a linha com o nome do titular (destacada abaixo em azul) e clicar em Próximo;

 Em seguida, preencher os dados solicitados nas abas Dados da Pessoa, Dados do Beneficiário, Documentos de Identificação, Endereço (ficará vinculado ao do titular) e Contato (ficará vinculado ao titular, necessário selecionar a linha do contato) e anexar as documentações necessários. Lembrando que, a cada aba preenchida, deverá clicar em Próximo, até chegar na aba anexos e

concluir o cadastro.

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• Concluindo o movimento de inclusão, aparecerá a tela ao lado.

 Clicar no botão OK (destacado em azul).

Inclusão de Beneficiário Dependente – passo 3

Para efetivar a inclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed.

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Inclusão de Dependente para Titular

já cadastrado – passo 1

 Menu Início: selecionar o plano que o titular está cadastrado (conforme

orientações da página 5). Na sequência, clicar no menu Movimentar Contrato -Gerar Novo Movimento - Incluir Beneficiário (conforme orientações da página 7);  Na aba Titularidade, selecionar o Grau Dependência (esposo/filhos, etc). Serão

listados todos os beneficiários cadastrados no plano selecionado;

 Clicar em Filtrar. Aparecerá a tela Filtro, que permite localizar o titular por nº da carteira (código do cartão), nome, matrícula e CPF.

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Inclusão de Dependente para Titular

já cadastrado – passo 2

 Na tela abaixo, selecionar a linha com o nome do titular (destacada abaixo em azul) e clicar em Próximo;

 Em seguida, preencher os dados solicitados nas abas Dados da Pessoa, Dados do Beneficiário, Documentos de Identificação, Endereço (ficará vinculado ao do titular) e Contato (ficará vinculado ao titular, necessário selecionar a linha do contato) e anexar as documentações necessários. Lembrando que, a cada aba preenchida, deverá clicar em Próximo, até chegar na aba anexos e concluir o cadastro.

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Inclusão de Dependente para Titular

já cadastrado – passo 3

• Concluindo o movimento de inclusão, aparecerá a tela ao lado.

Para efetivar a inclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed.

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Alterar Beneficiário – passo 1

 Para alterar os dados cadastrais (ex.: nome e endereço), deverá clicar no Menu Início para selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5);

 Na sequência, clicar no menu Movimentar Contrato Gerar Novo Movimento -Alterar Beneficiário (conforme orientações da página 7).

(27)

Alterar Beneficiário – passo 2

 Para localizar o beneficiário, poderá utilizar a opção Filtrar, que habilitará a localização do beneficiário por meio do nº da carteira (código do cartão), nome do titular, matrícula e/ou CPF.

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Alterar Beneficiário – passo 3

 Localizado o beneficiário, deverá ser selecionada a linha com o beneficiário (destaque em azul) e clicar em Próximo.

• Para as demais abas (destacadas em laranja), a inserção das informações é similar a da inclusão. A diferença é que os dados já estão preenchidos.

 Após alteração, encaminhar documentação comprobatória (ex.: RG e comprovante de endereço) no campo Anexos e clicar em Concluir.

Importante: para efetivar a alteração, é necessário enviar o lote de

movimento para a Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

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Excluir Beneficiário – passo 1

 Para realizar a exclusão de beneficiário, clicar no Menu Início e selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5);

 Na sequência, clicar no Menu Movimentar Contrato - Gerar Novo Movimento - Excluir Beneficiário.

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Excluir Beneficiário – passo 2

 Para localização do beneficiário que será excluído, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização do por meio do nº da carteira (código do cartão), nome do titular, matrícula e/ou CPF;

 Após localizar o beneficiário, marcar a linha e clicar em Próximo (tela similar a da página 28).

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Excluir Beneficiário – passo 3

 Na aba Dados para Exclusão, preencher as informações de acordo com o motivo do desligamento e clicar em Próximo.

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Excluir Beneficiário – passo 3

 Na aba Dados para Exclusão, informar:

• Data de exclusão: inserir a data em que esta efetuando o movimento de exclusão.

Atenção: A programação de exclusão não deve ser manualmente preenchida pela empresa, esta data será validada pelo setor de Cadastro de acordo com as regras do Calendário de Fechamento Cadastral;

• Motivo da exclusão: rompimento do contrato por Iniciativa do Beneficiário – Desligamento da Empresa – Óbito (informar data e motivo do óbito);

• Informar se o titular contribui pelo plano (desconto em folha);

• Tempo de permanência no plano de saúde (permanência na empresa);

• Motivo do desligamento Empresa – Aposentadoria – Demissão ou Exoneração sem justa causa – Outros;

• Ciência do plano Ex.-Empregado: informar a data que o beneficiário tomou ciência da condição do Termo Inativo e valores por faixa etária;

• Aposentou e continuou trabalhando sem interrupção do contrato de trabalho?; • Optou pela manutenção do plano na condição de ex-empregado?;

 Exclusões a pedido do beneficiário: selecionar a opção Rompimento do Contrato e encaminhar o Termo Inativo com o motivo da exclusão a pedido do beneficiário.  Exclusões por demissão com justa causa: selecionar a opção

Desligamento da empresa e outros e encaminhar o termo de desligamento.

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Excluir Beneficiário – passo 4

 Na aba Anexos, selecionar a linha referente à documentação necessária de acordo com o motivo do desligamento/exclusão (opções destacadas em azul) e clicar em Alterar.

• Em seguida, escolher arquivo para anexar e clicar em concluir.

Para finalizar o processo de exclusão, é imprescindível que o Termo Inativo seja anexado. Atenção:O sistema permite a finalização do processo sem o inserção do TERMO INATIVO, esta ação não pode ser feita, pois a identificação do não

(34)

Excluir Beneficiário – passo 5

• Concluindo o movimento de exclusão,

aparecerá a tela ao lado.

Para efetivar a exclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed.

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Transferir Beneficiário – passo 1

 Para transferência de plano, é necessário clicar no Menu Início e selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5);  Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato Gerar Novo Movimento

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Transferir Beneficiário – passo 2

 Para localização do beneficiário que será transferido de plano, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização do beneficiário por meio do nº da carteira (código do cartão), nome do titular, matrícula e/ou CPF;

 Após localizar o beneficiário, marcar a linha e clicar em Próximo (tela similar à disponível na página 28).

(37)

Transferir Beneficiário – passo 3

 Na aba Dados Contrato Destino, informar todos os campos abaixo. Na página a seguir encontra-se o detalhamento de cada um deles;

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Transferir Beneficiário – passo 3

 Na aba Dados Contrato Destino, informar:

• Contrato de Venda: selecionar o novo plano conforme solicitado pelo beneficiário;

• Código de Agrupamento: código que define a Empresa ou Filial cujo beneficiário possui vínculo empregatício;

• Centro de Custo: utilizado quando a empresa deseja separar os beneficiários por setores, filiadas ou coligadas;

• Data de início de vigência: informar a data conforme calendário de

fechamento cadastral (ex.: transferência realizada antes do fechamento 15/02/16 terá vigência no mês subsequente a partir de 01/03/16).

• Importante: Os dependentes seguirão a categoria de plano do titular, portanto, a transferência será automática para eles.

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Transferir Beneficiário – passo 4

Para efetivar a exclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed.

Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.  Não é necessário anexar documento, somente clicar em Concluir.

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Solicitar 2º do cartão

 Para solicitação de 2º via de cartão, é necessário clicar no Menu Inicio e selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5);

 Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato - Gerar Novo Movimento – Solicitar 2º via do Cartão.

 Localizado o beneficiário, marcar a linha e clicar em Próximo (processo similar ao descrito nas páginas 27 e 28).

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Solicitar 2º do cartão

 Na aba Motivo da 2º via do cartão, informar o motivo da solicitação (selecionar dentre a lista disponível);

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Solicitar 2º do cartão

 A aba Anexos é utilizada apenas quando o motivo da solicitação for ROUBO. Ao anexar o Boletim de Ocorrência, há isenção da taxa de segunda via;

 Realizada a ação, clicar em Concluir e enviar o lote de movimento para Unimed.

Toda movimentação (que neste caso trata-se de solicitação de 2ª via do cartão) só é efetivada com o envio do lote de movimento para validação da Unimed.

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Listar Pendências para Correção – passo 1

 Para verificar as pendências (devolução de cadastro), clicar no Menu Início e

selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5);

 Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato e Listar Pendências.

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Listar Pendências para Correção – passo 2

• A aba Selecionar Lote, aparecerá apenas o lote devolvido por inconformidade.  Selecionar a linha referente ao lote (destacada em azul) e clicar em

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Listar Pendências para Correção – passo 3

 Na aba Localizar Beneficiário, selecionar a linha referente ao beneficiário

com inconformidade (em destaque em azul) e clicar em Listar Criticas (em destaque em amarelo).

 Aparecerá uma segunda tela com a descrição da pendência a ser corrigida. Ao localizá-la, clicar em Alterar para regularização.

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Listar Pendências para Correção – passo 4

 Após selecionar o ícone Alterar, abrirá a tela de Titularidade com o titular

na primeira linha. Selecionar o beneficiário a ser corrigido (em destaque em azul) e clicar em Próximo.

• Irá aparecer a tela de Inclusão de beneficiários para a correção da inconformidade.

Após corrigir a pendência (ex.: anexar certidão de nascimento), clicar em Concluir e enviar o lote da movimentação para Unimed.

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Alterar Movimento

Os movimentos de inclusão, exclusão, alteração, transferência e solicitação de 2ª via de cartão poderão ser alterados antes do envio do lote à Unimed.

 Para alterar, clicar no Menu Início e Selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5);

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Alterar Movimento

Alterações possíveis:

• Dados do beneficiários cadastrados; • Plano solicitado na transferência; • Motivo da 2º via do cartão;

• Informações como nome, endereço e etc;

• Movimento pendente, dando continuidade em uma nova inclusão ou exclusão etc;

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Alterar Movimento

 Aparecerá a tela com os movimentos realizados, que não foram

encaminhados para Unimed. Selecionar a linha com o beneficiário em questão e clicar em Alterar. Na sequência, clicar em Próximo, corrigir a operação necessária e Concluir.

• Poderá ser utilizado o ícone Filtrar para localizar o beneficiário.

Importante: para efetivar a alteração, é necessário enviar o lote de movimento para Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

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Enviar lote para Unimed – passo 1

 Para enviar o lote, clicar no Menu Início e selecionar o plano cadastrado para o movimento (conforme orientações na página 5);

 Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato - Enviar lote para Unimed.

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 Selecionar a linha com o lote e clicar em Próximo.

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 Na aba Enviar Lote, com a confirmação, clicar em Concluir para enviar o lote para a Unimed.

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Enviar lote para Unimed

 Caso aparecer a mensagem abaixo ao enviar o lote, acessar o menu Movimentar Contrato - Alterar Movimento e regularizar a pendência.

 Realizada esta ação, retornar ao menu Movimentar Cadastro - Enviar lote para Unimed;

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Relatórios

• Em Relatórios de Beneficiários, na aba Filtros e Opções, é possível emitir relatório por beneficiário.

 Selecionar o tipo de beneficiários (Ativo - Inativo - Todos) ou informar a filial e clicar em Próximo.

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Relatórios

 Na aba Documentos Gerados, selecionar a linha com o relatório e clicar em Visualizar.

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Relatórios

• Em Geração de Formulários via SGU WEB, na aba Filtros e Opções, é possível emitir formulário de todas as movimentações, separadas por lote ou movimento.

 Selecionar o filtro (Separar por) e clicar em Próximo. Resultado: relatório gerado.

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Relatórios

• Em Filtro de Lote de Movimento, na aba Filtros e Opções, é possível emitir relatório das movimentações por Contrato – Lote – Data de envio – Data de conclusão – Situação do Lote e Nome completo do beneficiário.

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Fatura

• Em Resumo Financeiro, na aba Localizar Faturas, são opções disponíveis: Fatura, Analítico de Serviço e Analítico de Taxa.

• Fatura (impressão ou visualização): o número do RPS constará na fatura. • Analítico de Serviço (antigo Relatório Fator Moderador): para empresas

que possuem contrato coparticipativo.

• Analítico de Taxa (antigo Demonstrativo Analítico de Mensalidade).

 Selecione a desejada para obtenção do relatório. Clicar na competência a ser gerado o relatório, caso haja muitas faturas, utilize o ícone FILTRAR para localização ou busca especifica.

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