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Rental
Sumário
1.
Objetivo ... 2
2.
Configurações Iniciais ... 2
3.
Definições e Funcionamento ... 3
3.1.
Contrato ... 3
3.2.
Itens ... 5
3.3.
Parcelas ... 7
3.4.
Reajustes ... 9
3.5.
Ocorrências ... 10
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1. Objetivo
O Módulo Rental tem como finalidade principal realizar a gestão dos contratos de aluguel cadastrados pela empresa, assim como controlar a locação dos itens e as faturas a receber destes contratos.
Este recurso, além de auxiliar no gerenciamento dos contratos cadastrados, possibilitará o gerenciamento sobre o status dos itens do contrato, ou seja, se os mesmos já foram entregues, devolvidos ou se estão aguardando entrega.
2. Configurações Iniciais
Para que seja possível utilizar corretamente os recursos do Rental, é necessário que sejam efetuadas determinadas configurações nos parâmetros do Módulo Rental do ERP Solution. Este parâmetros podem ser configurados em Módulo Rental => Menu Principal => Parâmetros (1519).
Produto: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o produto previamente cadastrado no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos (1068). Este produto deverá ser cadastrado para utilização específica no Módulo Rental, e deverá possuir as seguintes configurações:
- aba Produto – Grupo deverá ser um grupo cadastrado para utilização específica no Módulo Rental; - aba Produto – opção Atualiza Estoque deverá estar desmarcada;
- aba Tributária – Tabela de Tributação de ICMS deverá ser uma tabela cadastrada com CST 40
que é Isento de ICMS.
- aba Tributária – opção Calcula PIS e opção Calcula COFINS devem estar marcadas e com seus respectivos percentuais informados;
www.gestaosolution.com.br Operação: neste campo deve ser informada ou vinculada através de pesquisa a operação previamente cadastrada no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Operações (1010). Esta operação deverá ser cadastrada para utilização especifica no Módulo Rental e deverá ter as seguintes configurações:
- aba Dados Iniciais – Tipo de Operação deverá ser Rental;
- aba Outras Informações – Código da Tabela de Contabilização Diária deverá ser uma tabela
cadastrada para utilização especifica do Módulo Rental.
Política de Preço: neste campo deve ser informada ou vinculada através de pesquisa a política de preço, que deverá estar cadastrada no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Políticas de Preço (1016).
Política de Prazo: neste campo deve ser informada ou vinculada através de pesquisa a política de prazo, que deverá estar cadastrada no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Políticas de Prazo (1011). Esta política de prazo deverá ter apenas uma parcela.
Centro de Custo: neste campo deve ser informada ou vinculada através de pesquisa o centro de custo, que deverá estar cadastrado no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Centro de Custo (7010).
Local de Venda: neste campo deve ser informada ou vinculada através de pesquisa o local de venda, que deverá estar cadastrado no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Local de Venda (1160).
Gerar provisão das parcelas: esta opção deverá ser marcada para que sejam geradas provisões das parcelas dos contratos de rental cadastrados, caso contrário, não serão geradas provisões nos contratos. As provisões poderão ser visualizadas no Módulo Financeiro => Menu Fluxo de Caixa => Lançamento de Provisão (7090) => marcando o filtro Origem como Rental.
3. Definições e Funcionamento 3.1. Contrato
3.1.1. Definição
O contrato é um acordo de ordem jurídica, onde as cláusulas contratuais regulamentam os interesses entre as partes, estando passível das penalidades previstas em lei. O contrato de rental define as regras para locação de itens por determinado período de tempo.
3.1.2. Cadastrar Contrato
www.gestaosolution.com.br Contrato: neste campo deve ser informado o número do contrato de locação.
Data Abertura: neste campo deve ser informada a data em quem o contrato de locação foi aberto, ou seja, a data em que o contrato foi assinado.
Empresa: neste campo deve ser selecionada a empresa a qual o contrato pertence. Por padrão a empresa que estiver logada aparecerá selecionada.
Filial: neste campo deve ser selecionada a filial em que o contrato será cadastrado, a qual deverá estar cadastrada no Menu Especial => Cadastro de Filial (99002).
Cliente: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o cliente do contrato, o qual deverá estar cadastrado no Módulo CRM => Menu Cadastros => Clientes (7034 - 13005).
Vendedor: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o funcionário que realizou a venda do contrato de locação, o qual deverá estar cadastrado no Menu Módulos => Comissão => Menu Cadastros => Funcionários (99030).
Prazo Locação: neste campo deve ser informado o prazo de duração, em meses, do contrato de locação.
Reajuste: neste campo deve ser selecionado se o contrato contempla ou não a aplicação de reajustes, ou seja, se serão aplicados reajustes no contrato ou não. Para isto deverá ser selecionado ‘Com Reajuste’ ou ‘Sem Reajuste’.
Indexador: neste campo deve ser selecionado o indexador do reajuste do contrato, o qual definirá sob qual valor será aplicado o reajuste do contrato. Para isto deverá ser selecionado ‘Indexador do Custo’ ou ‘Indexador do Preço de Venda’. Este campo somente é obrigatório quando no campo ‘Reajuste’ for selecionada a opção ‘Com Reajuste’.
www.gestaosolution.com.br Mês Reajuste: neste campo deve ser informado o mês em que deverá ser aplicado o reajuste no contrato. Este campo só é obrigatório quando no campo ‘Reajuste’ for selecionada a opção ‘Com Reajuste’.
Contato: deve ser informado o nome da pessoa responsável pela a negociação do contrato de locação com o Vendedor.
Manutenção: deve ser selecionada a responsabilidade pela manutenção dos itens do contrato, a qual pode ser ‘Por conta do Cliente’ ou ‘Por conta da Empresa’.
Data Vencto 1ª Fatura: deve ser informada a data de vencimento da primeira fatura do contrato. Dia Base Vencto: deve ser informado o dia base para o vencimento das faturas do contrato. Quando a data de vencimento gerada coincidir com final de semana ou com feriado, esta será alterada para o próximo dia útil.
Dia Base Final Valorização: deve ser informado o dia base final de valorização, que será utilizado para delimitar o período de valorização da parcela. Este período será utilizado no cálculo do valor de cada item para cada parcela. O período de valorização é definido como o período estabelecido entre o dia anterior ao dia base final de valorização do mês anterior e o dia base final de valorização do mês atual.
Observações: neste campo podem ser descritas observações referentes ao contrato de locação.
3.1.3. Encerrar Contrato
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Encerrar Contrato”. O encerramento do contrato simboliza o término do período de duração do contrato, ou o rompimento do mesmo. O contrato somente poderá ser encerrado se não houverem faturas em aberto e se todos os itens cadastrados no contrato estiverem com status ‘Devolvido’.
Após o encerramento do contrato não é permitida a emissão de novas faturas referentes a este contrato de locação, nem tanto é permitida a reabertura deste contrato.
3.2. Itens
3.2.1. Definição
Os itens cadastrados no contrato representam os itens locados pelo cliente através do contrato de locação. O cadastro dos itens do contrato permite a realização do controle sob o status de cada item, bem como o cálculo do valor a ser cobrado pela locação com base na quantidade de dias em que o item esteve com status ‘Entregue’ durante o período de valorização. Cada item poderá ser cadastrado somente em um contrato de aluguel, ou seja, poderá estar locado em apenas um contrato em um mesmo momento.
3.2.2. Cadastrar Itens
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Itens” => opção “Cadastrar” (F3).
www.gestaosolution.com.br Produto: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o produto que será locado através do contrato de locação, o qual deverá estar cadastrado no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos (1068), e possuir as seguintes configurações:
- aba Produto – Tipo SPED (1068.01) deverá ser Ativo imobilizado;
- aba Produto – Controle Estoque deverá ser Individual. Esta configuração é necessária para
garantir que mesmo havendo itens iguais, cada um será cadastrado individualmente e possuirá um código único.
Valor Mensal: neste campo deve ser informado o valor mensal a ser cobrado pela locação do item, ou seja, o valor mensal do aluguel. A cada fatura, o valor do item na fatura será calculado proporcional à quantidade de dias em que este item esteve com status ‘Entregue’ durante o período de valorização.
Entrega Prevista / Devolução Prevista: nestes campos devem ser informadas a datas de entrega prevista e de devolução prevista para o item. Estas datas serão utilizadas no cálculo das provisões das parcelas do contrato de locação.
3.2.3. Entregar Itens / Devolver Itens
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Itens” => opção “Entregar Item” ou “Devolver Item”; ou
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Entregar Itens” ou “Devolver Itens”.
Em ambos os casos, para realizar a entrega ou devolução de um item, ou vários itens, será
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3.3. Parcelas 3.3.1. Definição
As parcelas correspondem à mensalidade do aluguel, ou seja, ao valor mensal do aluguel a ser pago pela locação dos itens, e poderão representar tanto as faturas, quanto as provisões do contrato no sistema. A parcela representará uma fatura somente após ser faturada.
Enquanto não faturada, a parcela representará uma provisão no fluxo de caixa, caso tenha sido configurado nos Parâmetros do Módulo Rental que o mesmo irá gerar provisões. Somente antes de realizar o faturamento será possível que as alterações realizadas nas informações do contrato ou dos itens do contrato reflitam em modificações nas parcelas.
O valor da parcela é calculado somando-se o valor mensal com reajustes de cada um dos itens vinculados ao contrato, proporcionais à quantidade de dias em que cada um destes esteve com status ‘Entregue’ durante o período de valorização da parcela.
As faturas somente poderão ser emitidas se não houverem entregas ou devoluções previstas para o período correspondente a fatura. Neste caso, as entregas ou devoluções deverão ser confirmadas, ou deverão ser alteradas para uma data posterior à data da emissão da fatura.
3.3.2. Faturar
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Parcelas” => opção “Faturar”; ou
Módulo Rental => Menu Principal => Faturar Contratos (1526).
No primeiro caso, após selecionar a parcela a qual se deseja faturar, será necessário apenas selecionar o Desconto na Fatura, o qual pode ser ‘Não aplicar desconto’, ‘Desconto por valor’ ou ‘Desconto percentual’ e então informar o valor ou percentual de desconto no campo Valor ou % de Desconto.
www.gestaosolution.com.br No segundo caso, poderão ser preenchidas as seguintes informações:
Vencimento até: neste campo deve ser informada a data de vencimento limite das parcelas a serem localizadas e faturadas.
Desconto na Fatura: neste campo deve ser selecionado o tipo de desconto a ser aplicado na parcela, o qual pode ser ‘Não aplicar desconto’, ‘Desconto por valor’ ou ‘Desconto percentual’.
Valor ou % de Desconto: neste campo deve ser informado o valor ou percentual de desconto a ser aplicado na parcela. Este campo somente é obrigatório se no campo Desconto na Fatura for selecionado ‘Desconto por Valor’ ou ‘ Desconto Percentual’.
Filial: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa a filial da empresa que contém o contrato com as parcelas que se deseja faturar, a qual deverá estar cadastrada no Menu Especial => Cadastro de Filial (99002).
Rental: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o código do contrato que contém as parcelas que se deseja faturar, o qual deverá estar cadastrado no Módulo Rental => Menu Principal => Contrato de Rental (1514).
Cliente: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o cliente do contrato de locação, o qual deverá estar cadastrado no Módulo CRM => Menu Cadastros => Clientes (7034 - 13005).
Centro de Custo: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o centro de custo, que deverá estar cadastrado no Módulo Estoque => Menu Cadastrar => Centro de Custo (7010).
Vendedor: neste campo deve ser informado ou vinculado através de pesquisa o funcionário que realizou a venda do contrato de locação, o qual deverá estar cadastrado no Menu Módulos => Comissão => Menu Cadastros => Funcionários (99030).
Caso ocorram erros no processo de faturamento, os mesmos serão exibidos em formato de relatório, a fim de possibilitar a localização e correção dos mesmos.
3.3.3. Composição da Parcela
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Parcelas” => opção “Composição da Parcela”.
A composição da parcela permite visualizar sobre quais itens está sendo cobrado aluguel na parcela em questão, bem como sob quantos dias está sendo calculado o aluguel de cada item e qual o valor do aluguel calculado, além de outras informações.
3.3.4. Reprocessar Parcelas
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Parcelas” => opção “Composição da Parcela”.
O reprocessamento das parcelas deverá ser utilizado quando forem realizadas alterações no contrato que impactem nos valores das parcelas sendo, portanto necessário que seus valores sejam reprocessados, ou seja, gerados novamente.
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3.4. Reajustes 3.4.1. Definição
O reajuste tem por objetivo reestabelecer o equilíbrio do valor do aluguel comparado aos índices de mercado, por este motivo o mesmo é aplicado ao valor mensal do item, utilizando como base um valor ou percentual determinado pela empresa.
3.4.2. Cadastrar Reajuste
Módulo Rental => Menu Principal => Contato de Rental (1514) => opção “Reajustes” => opção “Cadastrar” (F3).
Motivo: neste campo deve ser selecionado o motivo que levou à aplicação do reajuste, o qual pode ser ‘Previsto no Contrato’ ou ‘Renegociação’.
Tipo: neste campo deve ser selecionado o tipo de reajuste que será aplicado, o qual pode ser ‘Indexador’, ‘Valor’ ou ‘Percentual’.
Valor ou % de reajuste: neste campo deve ser informado o valor ou percentual de reajuste que será aplicado no contrato. Este campo somente é obrigatório se no campo Tipo for selecionado ‘Valor’ ou ‘Percentual’.
Parcela: neste campo deve ser informada a data da parcela a qual será aplicado o reajuste.
Escopo: neste campo deve ser selecionado o escopo de abrangência do reajuste, o qual pode ser ‘Somente para um Item’, ‘Somente para Itens Entregues’ ou ‘Para Itens Entregues e Previstos’.
Observação: nestecampo podem ser descritas observações referentes ao reajuste que está sendo
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3.5. Ocorrências
As alterações consideradas como de maior impacto no contrato geram ocorrências de forma automática, as quais funcionam como uma espécie de histórico das alterações realizadas no contrato, a fim de facilitar o controle e a visualização destas alterações. As ocorrências podem ser do tipo ‘Entrega de Item’, ‘Devolução de Item’, ‘Adição de Item’, ‘Cancelamento de Item’, ‘Reajuste’, ‘Cancelamento de Reajuste’, ‘Alteração de Data de Entrega de Item’ ou, ‘Alteração de Data de Devolução de Item’.
