Disciplina:
LABORATÓRIO DE PRÁTICA CONTÁBIL
Docente: Prof.º Nelson Bravo
Aux. Pedagógico: Gisele Barros Ferrari
Módulo:
6.1 Data de Postagem: 01/02/2012
Semestre
6º Ciências Contábeis
–
Fevereiro/2012
Leitura Complementar n. º 5
Como funciona a contabilidade das empresas Introdução
Empreendedores abrem negócios próprios diariamente. Se você está pensando em entrar para este grupo das micro e pequenas empresas, provavelmente deve ter algumas dúvidas:
· contabilidade de caixa?
· Contabilidade de exercício?
· Passivos e ativos?
· Custo fixo?
· Projeções?
· O que é tudo isso?
Você poderá se sentir perdido com a quantidade de números com os quais terá de lidar. Seja comercializando telas de pintura a óleo ou vendendo carne, seu negócio irá requerer o trabalho de contabilidade.
Neste artigo, iremos demonstrar que a contabilidade é um processo que vai além da manipulação dos números. A contabilidade é uma ferramenta que ajuda a controlar os negócios: o que foi feito, o que se está fazendo e o que se espera fazer no futuro.
Chaves para o sucesso
Inicialmente, o que se deve fazer é se familiarizar com a terminologia utilizada na contabilidade. Conheça a terminologia e já terá dado um passo para achar o assunto menos assustador (acrescentamos um glossário de termos contábeis no final deste artigo para auxiliá-lo).
As informações sobre estas pessoas e empresas o ajudarão a controlar seu negócio e planejar seu futuro. Com uma contabilidade adequada, você pode descobrir que as pessoas em determinado local compram muita carne em um determinado mês. Você pode, com isso, planejar suas vendas para esse período.
Vendo as coisas por esse ângulo, podemos perceber que o assunto começa a ficar
interessante e que contabilidade é parte imprescindível da gestão.
Finalmente, a chave para uma contabilidade bem-sucedida está no estabelecimento do sistema contábil e na credibilidade das informações inseridas.
Você pode e deve configurar um sistema exclusivamente seu. O registro das transações e das informações é chamado de escrituração contábil e deve ser feito regularmente.
Você precisa de um contador?
Os escritórios de contabilidade oferecem uma ampla gama de serviços, desde a instalação e administração do sistema contábil até assessoria , consultoria e preparação tributária como no caso das micro e pequenas empresas e a opção pelo Super Simples.
Mesmo que seja apenas para realizar um planejamento tributário, consultar um contador é uma atitude inteligente. Os contadores podem ajudá-lo a gerar os relatórios e as declarações
financeiras que você precisará para administrar o seu negócio.
Os contadores também o mantém atualizado sobre leis tributárias e passivos fiscais reduzidos. Você precisa de um contador com o qual possa estabelecer um relacionamento amigável e de confiança. Abaixo estão algumas questões às quais você deve estar atento quando contratar contadores.
• Eles são vinculados junto ao CRC – Conselho Regional de Contabilidade a praticar a profissão?
• Eles têm experiência com o tamanho e o tipo do seu negócio?
• Eles têm boas referências? (lembre-se de pedir referências ao seu corretor financeiro, associados
ou colegas).
• Eles são acessíveis e retornam suas ligações prontamente?
• Eles podem fornecer idéias interessantes sobre outras áreas, como recursos humanos ou
operações?
•Você confia e se sente à vontade com eles?
• Eles têm uma postura profissional?
Além de ajudá-lo a configurar o seu sistema contábil e auxiliá-lo com a preparação e planejamento tributários, você também pode contratar um contador para:
• compilar declarações financeiras;
• controlar os tributos que você deve pagar (quando e quanto);
• revisar as declarações que você gerou para localizar quaisquer problemas ou itens questionáveis ;
• executar uma auditoria em seus livros para garantir que tudo está corretamente registrado, etc.
Há vários sites disponíveis na Internet que podem ajudá-lo a localizar um contador, mas a melhor coisa a fazer é buscar indicações de amigos, associações comerciais, consultores legais, corretores financeiros ou outras fontes confiáveis.
Sistema manual ou software?
Uma dúvida que pode surgir é se você deve utilizar um sistema manual ou comprar um software.
Você pode achar que o seu pequeno negócio não precise de um programa contábil mais sofisticado, mas reflita um pouco: digamos que você forneça refeições para casamentos nos finais de semana, uma vez por semana. O número máximo de eventos que você atenderá em um ano será 52.
Isto parece administrável com um sistema simples. Mas você compra as carnes em um local, os queijos em outro e o vinho é entregue em suas instalações. Você usa parte para um casamento e o restante para outro. Um dos clientes precisa pagá-lo em três parcelas e você andou tão ocupado que não se lembra se o último pagamento foi realizado. Você abate o seu valor nos livros contábeis? Onde?
O software pode simplificar a escrituração contábil evitando entradas de dados duplicados. Você registra a informação e o sistema a armazena. Você poderá precisar dessa informação mais adiante. O sistema calcula somas e agrupa números, poupando-lhe infindáveis horas na máquina de calcular. O software também ajuda a definir procedimentos para a manipulação do interminável fluxo de papel que o negócio gera.
Você precisa de um sistema que garanta que o pagamento dos clientes foi registrado de maneira eficiente.
Vamos à terminologia: já usamos as palavras "contabilidade" e "escrituração contábil".
Contabilidade é o sistema que controla todos os dados, registra o histórico de transações e gera relatórios: todos aspectos importantes da empresa, tudo aquilo que pode afetar o patrimônio de uma entidade. A contabilidade também abrange a folha de pagamento, uma área que gera preocupação específica, pois enormes multas podem acompanhar pequenos erros. Com igual peso está o status tributário da empresa. A contabilidade é o sistema que fornece os relatórios e as informações necessárias.
A escrituração contábil é o registro sistemático de quantias, datas e origens de cada receita e despesa geradas. Pense na contabilidade como um recipiente e na escrituração contábil como as substâncias colocadas nesse recipiente. Com a mistura de ambas você obtém as informações necessárias para administrar o seu negócio.
Contabilidade de caixa ou de exercício ( Competência )
Em algum momento, alguém pode perguntar a você se o seu sistema contábil baseia-se em caixa ou em exercício ( Competência ).
Se todas as suas vendas são à vista e todas as compras são pagas no ato, então a resposta é: esta é uma contabilidade de caixa.
Se, por outro lado, você fornece bens e serviços que são pagos posteriormente ou recebe as mercadorias dos fornecedores e paga por elas em outra data, estamos falando em contabilidade baseada em exercício ( Competência ).
As duas produzem resultados muito diferentes.
Se você já tem seu negócio há algum tempo e não utiliza estritamente uma contabilidade de caixa, talvez você possa tentar das duas maneiras. Escolha um mês (ou um trimestre, se você não realiza muitas transações) e registre a entrada e saída de dinheiro durante esse período: pagamentos reais que você recebe e faz. Acrescente as colunas (entrada e saída) e subtraia o valor menor do valor maior. Você acaba de criar uma declaração de lucros e perdas com base em caixa para o mês (ou trimestre).
Acrescente as colunas e faça o cálculo. Você obterá um resultado diferente. Geralmente os contadores recomendam a contabilidade de exercício ( Competência ) para uma visão mais clara de como o negócio está se saindo. Esta é uma das primeiras decisões que você deve tomar ao definir o sistema contábil.
Analisando o sistema adequado ao seu negócio, veja abaixo as etapas envolvidas nesta análise:
Escolher um ponto inicial
É necessário definir o ponto inicial para a implantação do sistema contábil. Lembre-se de que você terá que registrar cada transação a partir desta data, portanto, não retroceda muito a menos que seja absolutamente necessário.
Escolher as contas
Pense nelas em termos de ativos e passivos.
Os ativos incluem conta corrente e conta poupança, contas a receber (dinheiro devido por clientes), inventário e até mesmo equipamento que possa ser convertido em dinheiro.
Os passivos incluem o dinheiro que você deve aos outros (contas a pagar), o saldo do cartão de crédito e quaisquer outros passivos que estejam programados para serem pagos no próximo ano fiscal (isto pode incluir imposto sobre vendas, impostos sobre folha de pagamento, seguro etc).
Reunir informações:
• nome legal da empresa;
• número de identificação do funcionário;
• as datas dos seus tributos;
• os tipos de formulários que você usará para os impostos (a ajuda da contabilidade será
necessária aqui);
• alíquotas de imposto sobre vendas, se aplicável;
preço ou taxa do que está sendo vendido e tributos (impostos sobre vendas);
• a maneira como você deseja controlar as vendas: por item, tipo de item etc (os guias que
acompanham o programa contábil são úteis neste ponto);
• o custo do seu inventário e a quantidade disponível (se você optar por controlar o inventário);
• uma lista de clientes, endereços, números de telefone e endereços de e-mail;
• uma lista de fornecedores com nomes, endereços, telefones e endereços de e-mail dos contatos;
• a lista de categorias que serão usadas para controlar as despesas: gás, água, eletricidade,
serviços postais e outras despesas específicas do seu tipo de negócio.
Existem outras questões que devem ser enfrentadas com relação à contabilidade: manter o arquivo em ordem, por exemplo.
O arquivamento, feito de maneira adequada, será muito útil, pois às vezes pode ser preciso encontrar este ou aquele documento específico e nada mais agradável que encontrar tudo em seu devido lugar.
Assumir os riscos de abrir um negócio próprio é uma decisão exclusivamente sua, então pense nisso com responsabilidade e encare tudo como um processo criativo.
Afinal, você está iniciando um negócio. Quando tudo estiver nos eixos e se encaixando em seus devidos lugares, você poderá sorrir e dizer: "ei, este negócio é meu".
Glossário
• Ativos > Tudo o que acrescenta valor à empresa: dinheiro no banco, contas a receber, propriedades, equipamentos, ações, títulos, etc.
• Balanço Patrimonial > o que evidencia a situação patrimonial da empresa em determinada data. O balanço lista ativos, passivos e produz o seu patrimônio: o valor líquido da sua empresa (baixe um Balanço patrimonial de amostra)
• Contabilidade > Sistema que controla as transações que geram receita e despesa para o negócio. Ele utiliza os dados para criar relatórios que demonstram o status financeiro e o status de tarefas do negócio.
contabilidade de exercício se você fatura os seus clientes ou incorre em débito.
• Contabilidade de caixa > Sistema contábil no qual as transações à vista são registradas e os relatórios são montados a partir de pagamentos reais realizados dentro e fora da empresa.
• Contas a pagar > Dinheiro que a empresa deve a seus fornecedores.
• Contas a receber > Dinheiro que os clientes devem à empresa.
• Custo x Despesa > Tem muita gente que acha que custo e despesa é a mais coisa. Em finanças, não é. Todo o gasto relacionado ao processo produtivo do seu negócio é custo (por exemplo, gastos com farinha e fermento para produzir pães, em uma padaria), todos os outros gastos (por exemplo, o salário do caixa) são despesas.
• Custo fixo x Custo variável > O custo fixo é a parcela do custo que não varia em face da produção (por exemplo, o pagamento do aluguel aonde estão as máquinas de uma fábrica), enquanto custo variável é aquele que varia de acordo com a produção (por exemplo, o papel utilizado na produção de revistas).
• Declaração de lucros e perdas > Um dos relatórios que o sistema contábil gera para dar uma visão de como a empresa está se saindo. Uma declaração procurará por um período de tempo como um mês, um trimestre ou um ano. Pode-se comparar com outros períodos de tempo para tomar decisões (baixe uma amostra de Declaração de Lucros e perdas.
• Escrituração contábil > Processo de inserção de dados dentro do sistema contábil, incluindo valores, data e origem de cada receita ou despesa. Nenhum sistema contábil funciona sem uma escrituração contábil confiável.
• Faturamento x Lucro > Faturamento é a receita total de sua empresa, tudo o que ela consegue gerar de dinheiro. Enquanto lucro é a o faturamento deduzido de todos os gastos (incluindo custos fixos e variáveis e despesas) da empresa.
• Fluxo de caixa > Resumo da origem e uso de dinheiro da empresa. Um relatório de fluxo de caixa mostrará as mudanças na sua posição de caixa durante um período de tempo (baixe uma
Demonstração de Fluxo de Caixa – amostra.
• Nota fiscal > Registro por escrito de uma transação, geralmente dado a um cliente quando um serviço ou produto é fornecido e prevê o dia do pagamento.
• Orçamento > Processo de administração do fluxo de caixa na empresa.
• Passivos > Tudo o que a empresa deve a outras: contas a pagar, débito de cartão de crédito, hipotecas, etc.
• Patrimônio > Valor líquido da empresa quando todos os ativos e passivos são contabilizados.
