Sistemas de informação de
recursos humanos
É já um lugar-comum afirmar que as pessoas são o ativo mais importante das organizações. É a qualidade dos recursos humanos que determina a excelência e competitividade das empresas. Não esqueçamos que esse capital humano todos os dias, ao fim do dia, abandona a empresa. O desafio é garantir que voltam na manhã seguinte…
Vivemos uma era de individualismo, em que cada um de nós, empresa ou indivíduo, é único e pretende ser tratado como tal. A informação que é relevante para mim e a forma como a ela acedo não é a mesma para o meu vizinho ou para a empresa do lado. No entanto, a estrutura da informação a que acedemos, embora de forma diferente, deve ter origem no mesmo repositório de informação, para garantir a homogeneidade desta, bem como a sua coerência. O valor acrescentado das empresas e o seu fator de diferenciação residem na reutilização de um corpo de conhecimentos acumulados, segundo metodologias e processos que entroncam nas melhores práticas, obedecendo a normas e
procedimentos decorrentes dos processos de qualidade. A capacidade de gerir esta articulação entre a agilidade necessária para aproveitar janelas de oportunidade, cada vez mais curtas e rápidas, e a estrutura mais rígida das empresas é, cada vez mais, um fator diferenciador.
A área dos recursos humanos, dentro das organizações, tem vindo a acompanhar a evolução na forma como estas olham para as suas pessoas: um custo, um mal necessário, até ser entendido como o fator mais competitivo e diferenciador das empresas.
O departamento de recursos humanos tem vindo gradualmente a evoluir da função de secção de pessoal, basicamente afeta às componentes principalmente ligadas às questões administrativas e de processamento de salários, para uma função de gestão e retenção de talento.
Esta capacidade de atrair, formar, evoluir, avaliar e reter tem assumido um peso crescente nas organizações, como fator central na competitividade das empresas.
Se a dimensão da organização se compadecer com isso, será possível gerir esta informação por meios manuais ou por sistemas informáticos relativamente
simples, como é o caso das folhas de cálculo. No entanto, a capacidade de cruzamento de informação será sempre limitada e, dada a dispersão de dados, a
coerência da informação será difícil de manter ao longo do tempo.
No caso de a dimensão da organização não permitir a gestão desta informação por meios «artesanais», ou mesmo em instituições de menor dimensão mas com uma maior exigência ao nível da excelência dos processos, extração e
tratamento da informação, então impõe-se a aquisição, instalação e exploração de um sistema de informação para a gestão do capital humano.
A primeira fase na informatização dos processos de gestão dos recursos humanos passa pelo levantamento das necessidades internas:
Levantamento dos processos administrativos e dos recursos disponíveis na organização;
Estruturação dos elementos cadastrais e estrutura organizativa da empresa;
Desenho do(s) processo(s) de avaliação de desempenho e respetivo tratamento dos seus resultados;
Avaliação das necessidades de formação bem como da forma de suprir essas necessidades (formação interna, externa ou mista);
Projeção das necessidades de recrutamento e seleção, bem como a forma como estes processos podem ser descentralizados e desmaterializados. A fase seguinte é o levantamento da oferta do mercado em termos de suites de gestão de recursos humanos e a sua adaptabilidade às necessidades levantadas na primeira fase, bem como face à evolução possível da organização.
Posteriormente passa-se à escolha do parceiro que procederá à instalação e parametrização do sistema.
Estas fases podem ser enquadradas de forma diferente, consoante a abordagem ao projeto: podemos decidir que temos todo o conhecimento necessário para a escolha da aplicação, o desenho e a concetualização dos processos, e apenas recorremos a um integrador de sistemas para instalar e parametrizar o
software, ou recorremos a uma consultora especializada em recursos humanos e
invertemos as fases.
É pertinente gastar umas linhas nestas abordagens, até porque consideramos que muitos dos casos de insucesso de projetos nestas áreas decorrem de uma errada abordagem desta problemática.
Se dispomos de um departamento especialista nas áreas de desenvolvimento pessoal, com pessoas experientes ao nível do desenho de processos e sua implementação, conhecedoras das várias ofertas do mercado em termos de aplicações e com alguma experiência ao nível do processo de implementação, então fará todo o sentido que toda essa fase seja feita internamente e apenas recorrer a uma entidade especialista na integração do software.
Outra opção é o recurso a especialistas na área de consultoria de recursos humanos, capazes de nos ajudar com os processos de levantamento funcional, ajuste dos processos face às nossas necessidades e aos standards do software (sendo que isto é bastante pertinente, uma vez que pode desonerar bastante o projeto ao limitar as necessidades de desenvolvimentos adicionais).
As consultoras, uma vez que têm conhecimento dos vários softwares disponíveis no mercado, podem ainda revelar-se uma ajuda inestimável na escolha do mesmo face às nossas necessidades, bem como proceder à sua instalação e
parametrização.
Em relação aos sistemas propriamente ditos, existem várias ofertas atualmente no mercado, com diferentes funcionalidades de base, diferentes
potencialidades de desenvolvimento e flexibilidade e, obviamente, diferentes preços.
Quanto às funcionalidades presentes nestes sistemas, passamos a elencar, de forma não exaustiva, os módulos mais comuns presentes nos sistemas de gestão de recursos humanos.
Cadastro e organização
Esta funcionalidade é transversal a todos os sistemas, uma vez que temos que caraterizar as pessoas e as funções que ocupam, de forma mais ou menos
completa, para podermos, no mínimo, gerir as questões administrativas relativas ao processamento de salários. De notar que ao caraterizar o cadastro e a organização devemos ter em conta o fim a que se destina: os elementos necessários à caraterização para efeitos apenas de processamento de salários são bastante menos que os necessários à gestão das áreas de
desenvolvimento pessoal. Processamento de salários
Os sistemas existentes de processamento de salários podem ainda incluir um conjunto de funcionalidades adjacentes, tais como: gestão de tempos e absentismos, HSST, férias, entre outros. Podem ainda incluir um portal (de que falaremos adiante) e eventualmente módulos de registo da formação e avaliação.
Existem obviamente imensas diferenças quanto à capacidade e flexibilidade de gerir processos extraordinários, tais como: criação e modificação de
rubricas, processamentos intermédios, simulações de processamentos, etc. Diferem ainda quanto à maior ou menor capacidade de automatização dos processos e documentos ligados ao processamento de salários.
A escolha, mais uma vez, deverá ser feita tendo em conta as necessidades atuais e futuras, bem como a capacidade de adaptação ao crescimento ou adoção de módulos adicionais. Esta decisão deverá enquadrar-se sempre numa escolha no mínimo a cinco anos, para justificar o investimento.
O portal é um elemento adicional de muitos dos sistemas de informação, que permite desmaterializar um conjunto de processos relativos à gestão de pessoas, retirando pressão e trabalho administrativo aos recursos humanos. Ações como modificação de moradas, adição de dependentes, distribuição de recibos, gestão de absentismos e respetivas justificações, marcação e
autorização de férias, entre outras, poderão ser executadas no portal. Claro que o conjunto de funcionalidades disponível no portal dependerá da aplicação escolhida e, mais uma vez, adaptada às necessidades e meios da nossa
organização.
Gestão da formação
Estas funcionalidades – gerir e operacionalizar os processos relativos à formação – encontram-se apenas nos sistemas de topo relativos à gestão de recursos humanos. Permitem o carregamento e gestão de catálogos de formação, a sua relação com as competências definidas por cargo ou posto, bem como a possibilidade de anular gaps de competências face a exigências, presentes ou futuras, decorrentes da avaliação ou planos de carreiras.
Pela sua capacidade de parametrização e desenvolvimento, estes sistemas permitem uma gestão fina de todos os parâmetros relativos à formação,
avaliação da própria formação e operacionalização da mesma, que pode ir até à gestão de salas, formandos e formadores, equipamentos, etc. Amiúde gerem ainda toda a documentação, física ou no portal, relativa a todos os processos envolvidos na formação.
Estas potencialidades deverão, mais uma vez, enquadrar-se nos objetivos e processos da organização, bem como ajustar-se ao orçamento disponível. Muitas vezes é mais ponderado começar com alguns automatismos e ir adaptando
gradualmente o sistema e os processos do que querer automatizar todos os subprocessos e documentos e acabar com um orçamento tão elevado que nunca sairá do papel.
Gestão da avaliação
Atualmente todas as organizações entendem a avaliação como uma forma de desenvolver as pessoas e, por inerência, a organização. A avaliação de desempenho, enquanto processo sistémico e contínuo, permite aferir, por exemplo, as necessidades de formação, ajustar planos de carreiras, construir planos de sucessão, para além de ser um referencial valiosíssimo em termos de
gestão do conhecimento dentro da organização.
A área de gestão da avaliação é talvez a mais complexa, uma vez que existem vários modelos e tendencialmente as empresas adotam modelos híbridos, com parametrizações específicas face às necessidades.
Muitas vezes, dada a variedade de cargos e funções, temos a coexistência de mais de um modelo de avaliação, face às diferentes populações a avaliar. Nestes módulos, o portal é uma ferramenta imprescindível, uma vez que é através dele que, de forma completamente desmaterializada, todo o processo decorre. Desde o lançamento do processo de avaliação, datas, definição de objetivos, autoavaliação, avaliação propriamente dita e respetivas
validações, alisamentos segundo a curva de Gauss, todo o processo é feito e seguido no portal.
Por último, uma pequena nota referente à capacidade de extração de informação do sistema: é fundamental que na exploração do sistema consigamos retirar, de forma simples e concisa, a informação necessária à tomada de decisões, com os cruzamentos relevantes com a informação financeira.
Não pretendemos ter coberto exaustivamente todas as vertentes referentes à escolha e instalação de uma aplicação de gestão dos recursos humanos, mas sim alertar para alguns pontos a ter em atenção, bem como contribuir para uma decisão mais ajustada da escolha face às necessidades e orçamentos da organização.
POR: Paulo Lemos – Freelance professional Publicado na RH Magazine – Edição nº 88 (2013)
