PROBIO II. Missão de Supervisão maio/2009

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PROBIO II

Missão de Supervisão

maio/2009

Rio de Janeiro, 11 e 12/05/2009 Brasília, 13 a 15/05/2009

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Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009



Gerenciamento Financeiro

– Execução efetiva – Recursos comprometidos



Dificultadores operacionais

– Diagnóstico – Propostas de solução

AGENDA

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EXECUÇÃO FINANCEIRA

Fonte GEF

Aporte inicial

R$ 5.000.000,00

Pagamentos

(R$ 72.785,28)

Componente 1 – categoria 1.2 (R$ 62.100,00) Componente 1 – categoria 1.3 (R$ 10.685,28)

Remuneração Financeira

R$ 106.397,75

Saldo Inicial

R$ 5.033.612,47

Recursos Comprometidos

(R$ 1.311.245,28)

Saldo Disponível Atual*

R$ 3.722.367,19

_{* at}é

01/

07/

200

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RECURSOS COMPROMETIDOS

Fonte GEF

Beneficiário Atividade Categoria Valor _{Contratação}Previsão da Previsão de _Pagamento Aprovisionamento _Acumulado MAPA 1.2.04.01.02.02 1.4 96.000,00 abr-09 12m 96.000,00 MAPA 1.2.04.01.01.02 1.3 150.000,00 mar-09 abr-09 246.000,00 FIOCRUZ 3.1.09.01.01.02 1.3 56.160,00 abr-09 jun-09 302.160,00 FIOCRUZ 3.1.09.02.01.01. 1.3 314.450,00 abr-09 jun-09 616.610,00 FIOCRUZ 3.1.09.02.01.01 1.4 7.200,00 abr-09 mai-09 623.810,00 FIOCRUZ 3.1.09.02.01.02 1.3 28.800,00 abr-09 mai-09 652.610,00 FIOCRUZ 3.1.09.01.01.01 1.3 2.500,00 mai-09 jun-09 655.110,00 IPJBRJ 3.2.03.01.01.03 1.3 10.685,28 abr-09 abr-09 665.795,28 MMA 3.2.01.06.01.01 1.4 3.950,00 jun-09 jul-09 669.745,28 MMA 3.2.01.06.01.02 1.4 3.950,00 jun-09 set-09 673.695,28 MMA 3.2.01.06.01.03 1.4 3.950,00 jun-09 dez-09 677.645,28 IPJBRJ 3.1.03.01.01.01 1.4 42.000,00 abr-09 mai-09 719.645,28 IPJBRJ 3.2.03.02.01.01 1.3 200.000,00 abr-09 mai-09 919.645,28 MAPA 1.2.04.01.04.02 1.3 200.000,00 05/09 8m 1.119.645,28 MMA 3.1.01.04.00.01 1.4 108.000,00 abr-09 mensal 1.227.645,28 EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 4.000,00 abr-09 mai-09 1.231.645,28 EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 3.500,00 - mai-09 1.235.145,28 EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.4 72.000,00 mai-09 jun-09 1.307.145,28 EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 2.000,00 abr-09 mai-09 1.309.145,28 EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 2.100,00 mai-09 mai-09 1.311.245,28 1.311.245,28

* Atualizada Até 08 MAI 2009.

* Está pendente de resposta, por causa de alterações no POA e no PP, uma consulta da EMBRAPA no valor total de R$ 17.200,00 .

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RECURSOS COMPROMETIDOS

Fonte GEF

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RECURSOS COMPROMETIDOS

Fonte GEF

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

Transferência de recursos BIRD x CAIXA

– modelo de transferência comumente adotado pelo BIRD incompatível com moeda do Acordo de Doação (BRL)



Fluxo dos Processos

– pouca familiaridade com modelo de fluxos apresentados no MOP

– pouca clareza na sequência de atividades x responsáveis



Documentação Exigida

– ausência de correlação documentos x método de seleção BIRD

– formulários e modelos de correspondência padronizados não padronizados

DIFICULTADORES

OPERACIONAIS

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

Fluxo dos Processos

– “mapeamento” dos processos, clarificando os papéis e responsabilidades de cada parte interessada

– alocação de cada atividades ao longo do tempo

– definição dos prazos previstos para cada atividade (proposta durante a missão)

PROPOSTAS DE SOLUÇÃO



(9)



Documentação Exigida

– identificação dos documentos necessários para cada método de seleção e outras possibilidades de desembolso previstas no MOP

– definição de rotinas, exigências e documentação necessária para procedimentos não previstos no MOP

 pagamento de diárias

 adiantamento de recursos (“suprimento de fundos”)  devolução de recursos (definição até 15/05/09)  crédito a estrangeiros (a definir)

PROPOSTAS DE SOLUÇÃO



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

Documentação Exigida

– elaboração e/ou padronização de formulários

 shopping e pregão

 consultoria pessoa física  consultoria pessoa jurídica  pagamento de diárias

 adiantamento de recursos (“suprimento de fundos”)  devolução de recursos (definição até 15/05/09)  crédito a estrangeiros (a definir)

PROPOSTAS DE SOLUÇÃO



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Gerência Nacional de Fundos e Seguros Sociais – GEFUS

SBS quadra 4, lotes 3 e 4, 13o. Andar Brasília/DF

(61) 3206-6894 – gefus@caixa.gov.br

Gerência de Filial de Fundos de Governo – GIFUS/BR

SBS quadra 1, bloco L, lote 28, 17o. andar Brasília/DF

(61) 3206-7817 – gifusbr@caixa.gov.br

Gerência de Filial de Fundos de Governo – GIFUS/RJ

Av. Rio Branco, 174, 14o. andar Rio de Janeiro/RJ

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MAPEAMENTO DE PROCESSOS



Visão integrada dos processos de um produto ou

serviço



Permite a construção de uma base estruturada para

formulação de estratégias em função dos riscos,

ameaças e oportunidades internas e externas

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PROCESSOS MAPEADOS



Adiantamentos



Pagamento de Diárias



Shopping até US$ 100 mil e Pregão até US$ 500 mil



Consultoria Pessoa Física até US$ 50 mil



Consultoria Pessoa Jurídica SQS até US$ 100 mil

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ADIANTAMENTOS

Mapeamento de Processo PROBIO II – Adiantamentos

MMA (UCP ) MMA (UCP ) CAIXA GEFUS CAIXA GEFUS CAIXA GIFUS CAIXA GIFUS BANCO _MUNDIAL BANCO _MUNDIAL BENEFICIÁRIO BENEFICIÁRIO Disponibilidade de recursos solicitada Memória de cálculo e número da conta corrente encaminhadas

POA verificado Procedimentos _adequados

Crédito registrado no SIGMA Sim Não Memória de cálculo retificada Crédito em conta efetuado Processo devolvido Recursos Disponíveis? Sim Não Prestação de

contas elaborada Há devolução? Não

Processo encaminhado Não Prestação de contas analisada Procedimentos adequados Prestação de contas retificada Sim Processo arquivado Fim Houve devolução? Não Sim Recolhimento efetuado Recolhimento confirmado Confirmação recebida Recolhimento registrado no SIGMA II Sim Processo autuado Devolução integral dos recursos

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PAGAMENTO DE DIÁRIAS

Mapeamento de Processo PROBIO II – Pagamento de Diárias

MMA (UCP ) MMA (UCP ) CAIXA GEFUS CAIXA GEFUS CAIXA GIFUS CAIXA GIFUS BANCO _MUNDIAL BANCO _MUNDIAL BENEFICIÁRIO BENEFICIÁRIO Disponibilidade de recursos solicitada Processo encaminhado

Processo analisado Despesa elegível? Registro do pagamento no SIGMA II Sim Não Processo retificado Pagamento efetuado Processo devolvido Recursos Disponíveis? Sim Não Relatório de viagem analisado Não Sim Há reembolso? Processo encaminhado Relatório de viagem analisado Há devolução? Sim Recolhimento efetuado Recolhimento confirmado Confirmação recebida Houve devoluçao? Não Processo arquivado Recolhimento registrado no SIGMA II Processo autuado Sim Fim

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SHOPPING E PREGÃO

Mapeamento de Processo PROBIO II – Shopping até US$ 100 mil e Pregão até US$ 500 mil

MMA (UCP ) MMA (UCP ) CAIXA GEFUS CAIXA GEFUS CAIXA GIFUS CAIXA GIFUS BANCO _MUNDIAL BANCO _MUNDIAL BENEFICIÁRIO BENEFICIÁRIO Disponibilidade de recursos solicitada Documentação analisada Procedimento adequado? Pagamento registrado no SIGMA II Sim Não Processo retificado Processo arquivado Pagamento efetuado Despesa elegível? Não Sim Contratação ou Pedido de Fornecimento Processo analisado Processo retificado Recursos Disponíveis? Sim Não Faturamento realizado

Mais parcelas? Não Sim

Licitação realizada

Processo devolvido

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CONSULTORIA PESSOA FÍSICA

Mapeamento de Processo PROBIO II – Contratação de Consultoria Pessoa Física até US$ 50 mil

MMA (UCP ) MMA (UCP ) CAIXA GEFUS CAIXA GEFUS CAIXA GIFUS CAIXA GIFUS BANCO _MUNDIAL BANCO _MUNDIAL BENEFICIÁRIO BENEFICIÁRIO Disponibilidade de recursos solicitada Documentação analisada Procedimentos adequados? Pagamento registrado no SIGMA II Sim Não Processo retificado Processo arquivado Fim Processo devolvido TDR elaborado

TDR analisado Até US$ _{30 mil} > US$ 30

mil e < US$ 50 mil

Não objeção? Sim Não Pagamento Efetuado Sim Despesa elegível? Contratação realizada Processo analisado Processo retificado Não Recursos Disponíveis? Não Sim TDR a revisar TDR aprovado TDR divulgado e consultor selecionado

Produto entregue Nota técnica _emitida Mais parcelas? Não Sim

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CONSULTORIA PESSOA JURÍDICA

Mapeamento de Processo PROBIO II – Contratação de Consultoria Pessoa Jurídica SQC - até US$ 100 mil

MMA (UCP ) MMA (UCP ) CAIXA GEFUS CAIXA GEFUS CAIXA GIFUS CAIXA GIFUS BANCO _MUNDIAL BANCO _MUNDIAL BENEFICIÁRIO BENEFICIÁRIO Disponibilidade de recursos solicitada Documentação analisada Procedimentos adequados? Pagamento registrado no SIGMA II Sim Não Processo retificado Processo arquivado Processo devolvido TDR elaborado

Não objeção? Sim Não Pagamento Efetuado Sim Despesa elegível? Contratação realizada Processo analisado Processo retificado Não Recursos Disponíveis? Não Sim

TDR para revisão TDR aprovado

TDR pulbicado

Produto entregue Nota técnica _emitida Mais parcelas? Não Sim Portfólio recebido e Lista Curta elaborada TDR analisado Propostas recebidas e consultoria P. Jurídica selecionada Fim

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DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

ADIANTAMENTOS

 Ofício do Beneficiário  Ofícios da CAIXA

 Memória de Cálculo  Check list CAIXA

 Parecer

 Comunicação Interna

 Conta Corrente Específica  Documento Crédito

 Prestação de Contas

 Comprovantes de Pagamentos

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DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

PAGAMENTO DE DIÁRIAS

 Oficio do Beneficiário  Ofício da CAIXA  Solicitação de Viagem  Check list  Parecer  Comunicação Interna  Relatório de Viagem  Comprovantes de Pagamentos  Comprovante de Recolhimento

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DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

SHOPPING E PREGÃO

 Oficio do Parceiro  Ofícios da CAIXA  Três propostas válidas  Mapa de Apuração  Check list  Parecer

 Contrato ou Autorização de Fornecimento  Nota Técnica

 Nota Fiscal Atestada  Recibo Atestado

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DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PJ

 Oficio do Parceiro  Ofícios da CAIXA  TDR - Termo de Referência  Nota técnica  Ofício ao BIRD  FAX do BIRD  Comprovante de Divulgação do TDR  Check list  Parecer  Contrato  Recibo atestado  Comunicação Interna

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DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PF

 Oficio do Parceiro  Ofícios da CAIXA  TDR - Termo de Referência  Nota técnica  Ofício ao BIRD  FAX do BIRD  Comprovante de Divulgação do TDR  Check List  Parecer  Contrato  Recibo atestado  Comunicação Interna

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DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PJ

 Oficio do Beneficiário  Ofícios da CAIXA  TDR - Termo de Referência  Nota Técnica  Ofício ao BIRD  FAX do BIRD  Comprovante de Divulgação do TDR  Solicitação de Propostas  Lista Curta  Propostas Técnicas e Financeiras  Homologação do Resultado  Check List  Parecer  Contrato  Recibo atestado  Comunicação Interna

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DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PJ

 Oficio do Beneficiário  Ofícios da CAIXA  TDR - Termo de Referência  Nota Técnica  Ofício ao BIRD  FAX do BIRD  Comprovante de Divulgação do TDR  Solicitação de Propostas  Lista Curta  Propostas Técnicas e Financeiras  Homologação do Resultado  Check List  Parecer  Contrato  Recibo atestado  Comunicação Interna

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MODELOS DE FORMULÁRIOS

1. Autorização de Fornecimento

2. Aviso de Seleção de Consultor Individual

3. Aviso de Seleção de Consultores – SQC

4. FAX - Solicitação de Propostas

5. Ofício CAIXA

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MODELOS DE FORMULÁRIOS

7. Planilha de Apuração de Cotação

8. Prestação de Contas de Adiantamentos

9. Recibo de Diárias

10. Recibo de Prestação de Serviços

11. Relatório de Viagem

12. Solicitação de Adiantamentos

13. Solicitação de Manifestação de Interesse