SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
MEC - INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO
RESOLUÇÃO “AD REFERENDUM” Nº 036/2018, DE 11 DE OUTUBRO DE 2018
Dispõe sobre procedimentos relativos ao planejamento, contratação e gestão das contratações de serviços no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro, e dá outras providências.
O PRESIDENTE SUBSTITUTO DO CONSELHO SUPERIOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 11.892 de 29/12/2008, publicada no DOU de 30/12/2008, o Estatuto aprovado pela Resolução nº 01/2009, do dia 17/08/2009, publicada no DOU de 21/08/2009 e Portaria nº 284 de 17 de fevereiro de 2017, publicado no DOU de 24/02/2017, Seção 2, página 26, RESOLVE:
Art. 1º - Aprovar “ad referendum” os procedimentos relativos ao planejamento, contratação e gestão das contratações de serviços no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro, conforme anexo.
Art. 2º - Esta Resolução entra em vigor nesta data.
Uberaba, 11 de outubro de 2018.
José Antônio Bessa
Presidente Substituto do Conselho Superior do IFTM
NORMA OPERACIONAL
Dispõe sobre procedimentos relativos ao planejamento, contratação e gestão das contratações de serviços no âmbito do IFTM - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro, e dá outras providências.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - IFTM, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892, de 29 de dezembro de 2008 e pelo Decreto de 14 de dezembro de 2015, publicado no Diário Oficial da União de 15 de dezembro de 2015,
Considerando o disposto na legislação vigente, especialmente no art. 67 da Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, na Instrução Normativa nº 5, de 27 de junho de 2014, na IN SEGES/MPDG nº.
05, de 25 de maio de 2017, na IN RFB nº 971, de 13 de novembro de 2009 e alterações, RESOLVE:
Art. 1° - Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de estabelecer procedimentos para o planejamento, a contratação e gestão das contratações de serviços no âmbito do IFTM - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro.
CAPÍTULO II DAS DEFINIÇÕES
Art. 2° - Para fins desta Norma Operacional, considera-se:
I – Contrato: todo acordo de vontades livremente firmadas pelas partes, para criar obrigações e direitos recíprocos.
II – Contrato Administrativo: ajuste firmado pela Administração com o particular ou outra entidade administrativa visando a consecução de objetivos de interesse público, mediante o cumprimento de condições previamente estabelecidas pela Administração.
III – Gestão de contratos: conjunto de ações e procedimentos necessários ao acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos, visando o seu integral cumprimento e atendimento das necessidades do IFTM.
IV – Gestão da Execução do Contrato: é a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, bem como dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros.
V – Fiscalização Técnica do contrato: é o acompanhamento com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado, podendo ser auxiliado pela fiscalização pelo público usuário.
VI – Fiscalização Administrativa: é o acompanhamento dos aspectos administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento.
VII – Fiscalização Setorial: é o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos, quando a prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em unidades desconcentradas do órgão, especialmente nos contratos que envolvam mais de uma unidade.
VIII – Fiscalização pelo Público Usuário: é o acompanhamento da execução contratual por pesquisa de satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir os resultados da prestação dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela contratada, quando for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos do objeto.
IX – Fiscal de contrato: servidor formalmente designado, nos termos dos Art.s 67 e 73 da Lei nº. 8.666/93 e do art. 6º do Decreto nº. 2.271/97, em cláusula específica no instrumento de contrato ou em ato da autoridade competente, responsável pela fiscalização técnica, administrativa ou setorial de um contrato. Tem como prerrogativa a possibilidade de realizar consultas a quaisquer setores da instituição, sobre eventuais dúvidas que tenha no exercício da fiscalização.
X – Gestor da execução do contrato: servidor formalmente designado, nos termos dos Art.s 67 e 73 da Lei nº. 8.666/93 e do art. 6º do Decreto nº. 2.271/97, em cláusula específica no instrumento de contrato ou em ato da autoridade competente, responsável por exercer a gestão da execução contratual de que trata o inciso IV desta Norma.
XI – Setor Responsável pelos Contratos: unidade organizacional responsável pela formalização e controle dos contratos e pelos aspectos formais destes, tais como prorrogações, alterações contratuais, revisões de preço, repactuações, reajustes, etc., sendo responsável também por dar suporte e orientação aos gestores de execução dos contratos e aos fiscais.
XII – Ateste: ato de certificação da despesa nos documentos de cobrança, que implica na verificação do direito do credor tendo por base o contrato, a nota de empenho, o edital de licitação, os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço e demais documentações pertinentes.
XIII – Termo de Recebimento: documento emitido por ocasião do recebimento da compra ou locação de equipamentos ou serviço, o qual pode ser provisório ou definitivo.
XIV – Preposto/representante: pessoa indicada e formalmente designada pela contratada no início da prestação dos serviços, em cujo instrumento deverá constar expressamente os poderes e deveres em relação à execução do objeto, com as atribuições de representá-la e atender às solicitações e determinações da contratante, quanto à regularização de faltas ou de defeitos de execução do contrato, objetivando inexistir a pessoalidade e a subordinação direta.
XV – Repactuação: espécie de reajuste contratual que ocorre por meio da análise da variação dos custos contratuais, de modo a garantir a manutenção do equilíbrio econômico- financeiro, devendo estar prevista no contrato para ter viabilidade.
XVI – Reajuste: espécie de alteração de valor contratual por meio de índices previamente definidos em contratos, geralmente índices oficiais.
XVII – Revisão de valores: espécie de reequilíbrio econômico-financeiro do contrato, originada em fatos posteriores à contratação e que sejam imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, nos termos da alínea d) do inciso I do Art. 65 da Lei 8.666/93.
CAPÍTULO III
DO PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO
Art. 3° - O Planejamento da Contratação, para cada serviço a ser contratado, consistirá nas seguintes etapas:
I – Estudos Preliminares;
II – Gerenciamento de Riscos; e
III – Termo de Referência ou Projeto Básico.
§ 1° - As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do Planejamento da Contratação, no que couber.
§ 2° - Salvo o Gerenciamento de Riscos relacionado à fase de Gestão do Contrato, as etapas I e II do caput ficam dispensadas quando se tratar de:
a) contratações de serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993; ou
b) contratações previstas nos incisos IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993.
§ 3° - As contratações de serviços prestados de forma contínua, passíveis de prorrogações sucessivas, de que trata o art. 57 da Lei nº 8.666, de 1993, caso sejam objeto de renovação da vigência, ficam dispensadas das etapas I, II e III do caput, salvo o Gerenciamento de Riscos da fase de Gestão do Contrato.
§ 4° - Os órgãos e entidades poderão simplificar, no que couber, a etapa de Estudos Preliminares, quando adotados os modelos de contratação estabelecidos nos Cadernos de Logística divulgados pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
§ 5° - Podem ser elaborados Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos comuns para serviços de mesma natureza, semelhança ou afinidade.
Seção I
Dos Procedimentos Iniciais para Elaboração do Planejamento da Contratação
Art. 4° - Os procedimentos iniciais do Planejamento da Contratação consistem nas seguintes atividades:
I – Elaboração do DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA – ANEXO I, pelo setor requisitante do serviço;
II – Envio do documento de que trata o inciso I deste artigo ao Setor de Planejamento na Reitoria e ao DAP / CGAP nos Campi, considerando a tramitação eletrônica;
III – Designação formal da equipe de Planejamento da Contratação pela autoridade máxima da unidade, podendo haver delegação de competências.
Art. 5° - Ao receber o documento de que trata o inciso I do artigo anterior, a autoridade competente poderá, se necessário, indicar servidor ou servidores que atuam no setor de licitações para compor a equipe de Planejamento da Contratação.
§ 1° - A equipe de Planejamento da Contratação é o conjunto de servidores, que reúnem as competências necessárias à completa execução das etapas de Planejamento da Contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros.
§ 2° - Os integrantes da equipe de Planejamento da Contratação devem ter ciência expressa da indicação das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.
Art. 6° - As unidades do IFTM poderão definir de forma diversa a formação de equipe responsável pelo Planejamento das Contratações quando contemplarem área técnica específica em sua estrutura, observadas as disposições desta Seção no que couber.
Seção II
Dos Estudos Preliminares
Art. 7º - As contratações devem ser precedidas de Estudos Preliminares para análise da sua viabilidade e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração.
Art. 8° - Com base no DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA – ANEXO I, a equipe de Planejamento da Contratação deve realizar os Estudos Preliminares, conforme as diretrizes abaixo:
I – São diretrizes gerais para a elaboração dos Estudos Preliminares:
a) Listar e examinar os normativos que disciplinam os serviços a serem contratados, de acordo com a sua natureza;
b) Analisar a contratação anterior, ou a série histórica, se houver, para identificar as inconsistências ocorridas nas fases do Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato, com a finalidade de prevenir a ocorrência dessas nos ulteriores Termos de Referência ou Projetos Básicos;
c) Ao final da elaboração dos Estudos Preliminares, avaliar a necessidade de classificá- los nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (acesso à informações).
II – São diretrizes específicas a cada elemento dos Estudos Preliminares as seguintes:
a) Para a identificação da necessidade da contratação:
1. Atentar que a justificativa da necessidade deve ser fornecida pela unidade requisitante da contratação.
b) Referência MPLAN e aos instrumentos de planejamento do IFTM:
1. Indicar se a contratação está alinhada aos planos instituídos pelo IFTM, tais como Plano de Desenvolvimento Institucional ou Planejamento Estratégico, PDTI, PGC e demais planos.
2. Informar a política pública a que esteja vinculada ou a ser instituída pela contratação, quando couber.
c) Requisitos da contratação:
1. Elencar os requisitos necessários ao atendimento da necessidade.
2. No caso de serviços, definir e justificar se o serviço possui natureza continuada ou não.
3. Incluir, se possível, critérios e práticas de sustentabilidade que devem ser veiculados como especificação técnica do objeto ou como obrigação da contratada.
4. Avaliar a duração inicial do contrato de prestação de serviços de natureza continuada, que poderá, excepcionalmente, ser superior a 12 meses, e justificar a decisão.
5. Identificar a necessidade de a contratada promover a transição contratual com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas.
6. Elaborar quadro identificando as soluções de mercado (produtos, fornecedores, fabricantes etc.) que atendem aos requisitos especificados e, caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, de modo a avaliar a retirada ou flexibilização destes requisitos.
d) Estimativas das quantidades:
1. Definir e documentar o método para a estimativa das quantidades a serem contratadas.
2. Utilizar informações das contratações anteriores, se for o caso.
3. Incluir nos autos as memórias de cálculo e os documentos que lhe dão suporte.
4. Para os casos em que houver a necessidade de materiais específicos, cuja previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, avaliar a inclusão de mecanismos para tratar essa questão.
e) Levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo e solução a contratar:
1. Considerar diferentes fontes, podendo ser analisadas contratações similares feitas por outros órgãos e entidades, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração.
2. Em situações específicas ou nos casos de complexidade técnica do objeto, poderá ser realizada audiência pública para coleta de contribuições a fim de definir a solução mais adequada visando preservar a relação custo-benefício.
f) Estimativas de preços ou preços referenciais:
1. Definir e documentar o método para estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais, devendo seguir as diretrizes de normativo publicado pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
2. Incluir nos autos as memórias de cálculo da estimativa de preços ou dos preços referenciais e os documentos que lhe dão suporte.
g) Descrição da solução como um todo:
1. Descrever todos os elementos que devem ser produzidos / contratados / executados para que a contratação produza resultados pretendidos pela Administração;
h) Justificativas para o parcelamento ou não da solução:
1. O parcelamento da solução é a regra, devendo a licitação ser realizada por item, sempre que o objeto for divisível, desde que se verifique não haver prejuízo para o conjunto da solução ou perda de economia de escala, visando propiciar a ampla participação de licitantes, que embora não disponham de capacidade para execução da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas.
2. Definir e documentar o método para avaliar se o objeto é divisível, levando em consideração o mercado fornecedor, podendo ser parcelado caso a contratação nesses moldes assegure, concomitantemente:
2.1. Ser técnica e economicamente viável.
2.2 Que não haverá perda de escala.
2.3 Que haverá melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade.
i) Demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis:
1. Declarar os benefícios diretos e indiretos que o IFTM almeja com a contratação, em termos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos (por exemplo, diminuição do consumo de papel ou de energia elétrica), bem como, se for o caso, de melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade.
j) Providências para adequação do ambiente do IFTM:
1. Elaborar cronograma com todas as atividades necessárias à adequação do ambiente da organização para que a contratação surta seus efeitos e com os responsáveis por esses ajustes nos diversos setores.
2. Considerar a necessidade de capacitação de servidores para atuarem na contratação e fiscalização dos serviços de acordo com as especificidades do objeto a ser contratado.
3. Juntar o cronograma ao processo e incluir, no Mapa de Riscos, os riscos de a contratação fracassar caso os ajustes não ocorram em tempo.
k) Declaração da viabilidade ou não da contratação:
1. Explicitamente declarar que a contratação é viável ou que a contratação não é viável, justificando com base nos elementos anteriores dos Estudos Preliminares.
III – Sempre que for possível identificar os servidores que participarão da fiscalização do contrato, os mesmos poderão ser convocados pela autoridade competente a participar do Planejamento da Contratação.
§ 1° - O RELATÓRIO DE ESTUDOS PRELIMINARES – ANEXO II deve conter, quando couber, o seguinte conteúdo:
I – Necessidade da contratação;
II – Referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;
III – Requisitos da contratação;
IV – Estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;
V – Levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;
VI – Estimativas de preços ou preços referenciais;
VII – Descrição da solução como um todo;
VIII – Justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;
IX – Demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;
X – Providências para adequação do ambiente do IFTM;
XI – Contratações correlatas e/ou interdependentes; e
XII – Declaração da viabilidade ou não da contratação.
§ 2° - Os Estudos Preliminares devem obrigatoriamente conter o disposto nos incisos I, IV, VI, VIII e XII do parágrafo anterior.
§ 3° - A equipe de Planejamento da Contratação deverá apresentar justificativas no próprio documento que materializa os Estudos Preliminares quando não contemplar quaisquer dos incisos de que trata o § 1º deste artigo.
§ 4° - Nas contratações que utilizem especificações padronizadas, em atenção ao § 4º do art. 3°, a equipe de Planejamento da Contratação produzirá somente os conteúdos dispostos nos incisos do § 1º deste artigo que não forem estabelecidos como padrão.
§ 5° - Observado o § 2º deste artigo, nas contratações em que o órgão ou entidade for gerenciador de um Sistema de Registro de Preços (SRP), deve ser produzido um Estudo Preliminar específico para o IFTM com o conteúdo previsto nos incisos de I a XII, e outro para a formação da Ata contendo as informações dos incisos III, IV, V, VI, VII e VIII (RELATÓRIO DE ESTUDOS PRELIMINARES SRP – ANEXO III).
§ 6° - Observado o § 2º deste artigo, nas contratações em que o órgão ou entidade for participante de um Sistema de Registro de Preços (SRP), a equipe de Planejamento da Contratação produzirá as informações dos incisos I, II, IV, IX, X, XI e XII, visto que as informações dos incisos III, V, VI, VII e VIII, considerando a totalidade da ata, serão produzidas pelo órgão gerenciador.
Seção III
Do Gerenciamento de Riscos
Art. 9° - O Gerenciamento de Riscos é um processo que consiste nas seguintes atividades:
I – Identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação, da Seleção do Fornecedor e da Gestão Contratual ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;
II – Avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;
III – Tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;
IV – Para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e
V – Definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.
Parágrafo Único – A responsabilidade pelo Gerenciamento de Riscos compete à equipe de Planejamento da Contratação devendo abranger todas as fases do procedimento da contratação (Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato).
Art. 10 - O Gerenciamento de Riscos materializa-se no MAPA DE RISCOS – ANEXO IV.
§ 1° - O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação, pelo menos:
I – Ao final da elaboração dos Estudos Preliminares, pela equipe de Planejamento da Contratação;
II – Ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, pelo setor responsável pela elaboração destes documentos;
III – Após a fase de Seleção do Fornecedor, pelo setor de licitações ou setor competente designado; e
IV – Após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela gestão da execução contratual e fiscalização.
Art. 11 - Concluídas as etapas relativas aos Estudos Preliminares e ao Gerenciamento de Riscos, a equipe de Planejamento da Contratação deverá encaminhá-los, juntamente com o DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA – ANEXO I, à autoridade que trata o inciso III do art. 4° de que trata esta norma, que estabelecerá o prazo máximo para o envio do Projeto Básico ou Termo de Referência.
Seção IV
Do Projeto Básico ou Termo de Referência
Art. 12 - O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá ser elaborado a partir dos Estudos Preliminares, do Gerenciamento de Risco e conforme as diretrizes constantes do Anexo V da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017, devendo ser encaminhado ao setor de licitações, de acordo com o prazo previsto no art. 11.
Art. 13 - Devem ser utilizados os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, observadas as diretrizes dispostas no Anexo V da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, no que couber.
§ 1° - Quando os responsáveis pela elaboração do termo de referência ou projeto básico não utilizarem os modelos de que trata o caput, deverão apresentar as devidas justificativas, anexando-as aos autos.
§ 2° - Cumpre ao setor requisitante a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, a quem caberá avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco, a depender da temporalidade da contratação, observado o disposto no art. 6.
Art. 14 - O Termo de Referência ou Projeto Básico deve conter, no mínimo, o seguinte conteúdo:
I – Declaração do objeto;
II – Fundamentação da contratação;
III – Descrição da solução como um todo;
IV – Requisitos da contratação;
V – Modelo de execução do objeto;
VI – Modelo de gestão do contrato;
VII – Critérios de medição e pagamento;
VIII – Forma de seleção do fornecedor;
IX – Critérios de seleção do fornecedor;
X – Estimativas detalhadas dos preços, com ampla pesquisa de mercado nos termos da Instrução Normativa nº 5, de 27 de junho de 2014; e
XI – Adequação orçamentária.
§ 1° - Nas contratações que utilizem especificações padronizadas, em atenção ao § 4º do art. 20 da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017, o responsável pela elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico produzirá somente os itens que não forem estabelecidos como padrão.
§ 2° - Os documentos que compõem a fase de Planejamento da Contratação serão parte integrante do processo administrativo da licitação, assim como os demais documentos produzidos para o referido certame / contratação.
Art. 15 - O órgão ou entidade não poderá contratar o mesmo prestador para realizar serviços de execução, de subsídios ou assistência à fiscalização ou supervisão relativos ao mesmo objeto, assegurando a necessária segregação das funções.
Art. 16 - Para a contratação dos serviços de vigilância e de limpeza e conservação deverão ser observadas as regras previstas no Anexo VI da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017.
Art. 17 - A ORDEM DE SERVIÇO – ANEXO V que será utilizada nas etapas de solicitação, acompanhamento, avaliação e atestação dos serviços, sempre que a prestação do serviço for realizada por meio de tarefas específicas ou em etapas, e haja necessidade de autorização expressa prevista em contrato, deve conter no mínimo:
I – A identificação do pedido;
II – A identificação da contratada;
III – A definição e especificação dos serviços a serem realizados;
IV – A prévia estimativa da quantidade de horas demandadas na realização da atividade designada, com a respectiva metodologia utilizada para a sua quantificação, nos casos em que a única opção viável for a remuneração de serviços por horas trabalhadas;
V – Demais detalhamentos compatíveis com a forma da prestação dos serviços;
VI – O local de realização dos serviços;
VII – Os recursos financeiros;
VIII – Os critérios de avaliação dos serviços a serem realizados;
IX – A identificação dos responsáveis pela solicitação, avaliação e ateste dos serviços realizados, os quais não podem ter nenhum vínculo com a empresa contratada.
CAPÍTULO IV
DA SELEÇÃO DO FORNECEDOR
Art. 18 - A fase de Seleção do Fornecedor inicia-se com o encaminhamento do Termo de Referência ou Projeto Básico ao setor de licitações e encerra-se com a publicação do resultado de julgamento após adjudicação e homologação.
Seção I Do Ato Convocatório
Art. 19 - Os atos convocatórios da licitação e os atos relativos à dispensa ou inexigibilidade de licitação, bem como os contratos deles decorrentes, observarão o disposto nesta Norma Operacional, na Instrução Normativa n° 05, de 26 de maio de 2017, além das disposições contidas na Lei nº 8.666, de 1993, na Lei nº 10.520, de 2002, na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, no Decreto nº 8.538, de 6 de outubro de 2015, e no Decreto nº 2.271, de 1997, e serão adaptados às especificidades de cada contratação.
Art. 20 - Devem ser utilizados os modelos de minutas padronizados de atos convocatórios e contratos da Advocacia-Geral União, observado o disposto no Anexo VII da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017, bem como os Cadernos de Logística expedidos por esta Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, no que couber.
§ 1° - Quando o responsável pela elaboração do ato convocatório não utilizar os modelos de que trata o caput deverá apresentar as devidas justificativas, anexando-as aos autos.
§ 2° - No caso da contratação de prestação de serviços por meio do sistema de credenciamento, deverão ser observadas as diretrizes constantes do item 3 do Anexo VII-B da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017.
Seção II Do Parecer Jurídico
Art. 21 - Antes do envio do processo para exame e aprovação da assessoria jurídica, nos termos do parágrafo único do art. 38 da Lei nº 8.666, de 1993, deve-se realizar uma avaliação da conformidade legal do procedimento administrativo da contratação por intermédio de check- list específico.
§ 1° - O check-list de que trata o caput deverá ser juntado aos autos do processo.
§ 2° - É dispensado o envio do processo, se houver parecer jurídico referencial exarado pelo órgão de assessoramento competente, que deverá ser anexado ao processo, ressalvada a hipótese de consulta acerca de dúvida de ordem jurídica devidamente identificada e motivada.
§ 3° - Caso a licitação seja realizada na modalidade pregão, após a publicação deverá ser juntada aos autos a lista de verificação de que trata o Anexo I da Orientação Normativa/Seges nº 2, de 6 de junho de 2016.
CAPÍTULO V
DA GESTÃO DOS CONTRATOS
Art. 22 - A execução dos contratos firmados pelo IFTM será realizada pelo gestor da execução contratual, sendo auxiliado pelos servidores denominados:
I – Fiscal técnico;
II – Fiscal administrativo;
III – Fiscal setorial;
§ 1º - As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, podendo ser exercidas, no interesse da administração, por servidores, comissão de fiscalização ou único servidor, desde que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção dessas atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas as ações relacionadas à gestão do contrato.
§ 2º - Nos contratos não submetidos ao regime de dedicação exclusiva de mão de obra, fica dispensada a fiscalização administrativa.
§ 3º - A fiscalização setorial e a fiscalização pelo público usuário não serão obrigatórias, sendo facultado à autoridade máxima da unidade decidir pela conveniência de sua utilização.
§ 4º - A designação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá à autoridade máxima da unidade mediante indicação dos setores requisitantes dos serviços.
§ 5º - Caso não haja indicação por parte dos setores requisitantes dos serviços ou não haja concordância por parte da autoridade de que trata o parágrafo anterior esta poderá decidir pela designação de outros servidores.
§ 6º - A designação dos fiscais e gestores de execução observará a pertinência do objeto do contrato com sua atuação, a complexidade da fiscalização, a capacidade para o desempenho das atividades e, ainda, o número de contratos sob sua gestão, respeitando-se os princípios da razoabilidade e conveniência.
§ 7º - Para o exercício da função, o gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização da emissão da portaria de designação.
§ 8º - Os fiscais, gestores de execução ou comissão de fiscalização de contratos serão orientados pelo Setor Responsável pelos Contratos de cada campus e Reitoria.
§ 9º - Quando designada comissão de fiscalização, esta será constituída de, no mínimo, três membros e será determinada a distinção das atividades de cada um.
§ 10º - Na ausência, a qualquer título, do servidor titular, as providências de sua alçada ficarão a cargo do suplente, quando então este assumirá integralmente as atividades e responsabilidades do titular.
§ 11º - Quando houver a necessidade de mudança do fiscal de contrato e/ou de seu suplente, a área requisitante deverá, formalmente, levar o fato ao conhecimento do Setor Responsável pelos Contratos, para alteração da correspondente Portaria de designação.
§ 12º - Nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo do gestor ou fiscais e seus substitutos, até que seja providenciada a indicação, a competência de suas atribuições caberá à autoridade máxima de cada unidade.
§ 13º - Nos termos do Art. 43 da IN 05/2017, o encargo de gestor ou fiscal não pode ser recusado pelo servidor, por não se tratar de ordem ilegal, devendo expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, se for o caso.
Art. 23 – O setor de contratos deverá solicitar abertura de processo específico de gestão da execução contratual contendo os seguintes documentos:
I – Relatório dos Estudos preliminares;
II – Edital da licitação juntamente ao Termo de Referência;
III – Proposta da Vencedora;
IV – Contrato assinado entre as partes;
V – Portaria de designação da fiscalização;
VI – Esta Norma Operacional e seus anexos;
VII – Demais legislações correlatas;
VIII – Cópia do Mapa de Riscos elaborado após a fase de Seleção do Fornecedor, pelo setor de licitações;
IX – Após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela gestão da execução contratual e fiscalização.
X – Outras documentações / informações necessárias à plena gestão da execução contratual.
§ 1° - Para contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, além da documentação de que trata o caput deverão ser anexados ainda a planilha de custos e formação de preços da contratada e os acordos / convenções coletivas das categorias envolvidas na contratação.
§ 2° - Após a abertura do processo, conforme caput, este deverá ser encaminhado ao gestor da execução contratual.
Art. 24 - Compete aos fiscais e gestores da execução contratual, em geral:
I – Participar, quando indicado, da elaboração do projeto básico / termo de referência e das cláusulas contratuais, ou inteirar-se do conteúdo da contratação, ou seja, conhecer detalhadamente o objeto da contratação, as cláusulas estabelecidas, a descrição dos serviços a serem executados ou materiais a serem fornecidos, os prazos, locais, frequência, etc.
II – Manter organizados os documentos contratuais recebidos e aqueles pertinentes ao acompanhamento e fiscalização, bem como os dados atualizados do representante da contratada e os registros de todas as ocorrências e dos dados relacionados com a execução do contrato, enviando ao Setor responsável pelos Contratos os documentos referidos nesta Norma Operacional.
III – No exercício da fiscalização reportar-se somente aos prepostos indicados pela contratada, sendo vedado exercer poder de mando sobre seus empregados, exceto nos casos de alocação da função de apoio administrativo, desde que todas as tarefas estejam descritas no contrato de prestação de serviços para a função específica, admitindo-se pela administração, em relação à pessoa encarregada da função, a notificação direta para a execução das tarefas previamente definidas.
Art. 25 - Competem aos gestores da execução do contrato:
I – Aferir o cumprimento do objeto, demais obrigações pactuadas e os prazos fixados no contrato, registrando as irregularidades encontradas (inclusive com a produção de provas) e as providências solicitadas, datando, assinando e colhendo a ciência da Contratada no REGISTRO DE OCORRÊNCIA – ANEXO VI, o qual poderá ser elaborado de maneira digital e deverá ser utilizado para instruir procedimento de sanção contratual.
II – Notificar formalmente o Setor Responsável pelos Contratos sobre a necessidade da adoção das medidas convenientes, quando as decisões e providências adotadas no âmbito de sua competência não propiciarem a regularização da execução do contrato.
III – Encaminhar ao Setor Responsável pelos Contratos propostas de alterações no contrato, decorrentes da necessidade de se realizar acréscimos ou supressões no objeto contratado, visando à qualidade do atendimento, a economicidade e a eficiência na execução.
IV – Comunicar à contratada os danos porventura causados por seus empregados no âmbito deste Poder, requerendo as providências reparadoras.
V – Solicitar a substituição de empregados da Contratada que comprometam a perfeita execução dos serviços, inclusive quando decorrente de comportamento inadequado.
VI – Realizar o recebimento definitivo dos serviços, obedecendo às seguintes diretrizes:
a) realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização técnica e administrativa e, em caso de irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à contratada, por escrito, as respectivas correções;
b) emitir TERMO CIRCUNSTANCIADO – ANEXO VII para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentação apresentados; e
c) comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização com base nas avaliações.
VII – Receber a nota fiscal da empresa contratada, realizar o ateste e a medição desta no SIASG/SICON, caso necessário, e encaminhá-la para pagamento, observando os seguintes pontos:
a) A Nota Fiscal ou Fatura deverá ter sua autenticidade verificada, e ser obrigatoriamente acompanhada da comprovação da regularidade fiscal, constatada por meio de consulta on-line ao SICAF ou, na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais ou condições previstas no edital e demais legislações vigentes;
b) Constatando-se, junto ao SICAF, a situação de irregularidade do fornecedor contratado, deverão ser tomadas as providências previstas nos instrumentos legais e normativos vigentes;
c) Verificar se a Nota Fiscal ou Fatura apresentada expressa os elementos necessários e essenciais do documento, tais como:
1. Prazo de validade;
2. A data da emissão;
3. Os dados do contrato e do órgão contratante (razão social, CNPJ, endereço e outros);
4. O período de prestação dos serviços;
5. O valor a pagar; e
6. O destaque do valor da retenção de 11% (onze por cento), dos tributos retidos na fonte pagadora de demais despesas dedutíveis da base de cálculo da retenção, sendo dispensada essa observação no caso dos contratos que não estejam sujeitos ao regime de dedicação exclusiva de mão de obra.
d) Havendo erro ou rasura, deve o gestor da execução solicitar ao fornecedor troca do documento ou carta de correção, se possível;
e) A nota fiscal deve ser encaminhada para pagamento acompanhada dos seguintes anexos dessa Norma Operacional:
1. ANEXO VII, assinado pelo gestor da execução do contrato;
2. ANEXO XII, assinado pelo fiscal técnico;
3. ANEXO XV, assinado pelo fiscal administrativo, no caso dos contratos sujeitos ao regime de dedicação exclusiva de mão de obra;
4. CONTROLE DE HORÁRIO (BANCO DE HORAS) – ANEXO VIII, quando previsto mediante CCT / ACT, e houver jornada extra ou compensação, assinado pelo fiscal técnico, no caso dos contratos sujeitos ao regime de dedicação exclusiva de mão de obra;
VIII – Zelar para que a contratada não transfira a execução do objeto contratado a outras empresas, por meio de subcontratação, associação da contratada com outrem, cessão ou transferência, bem como fusão, cisão ou incorporação, sem a devida ciência formalizada da Administração.
IX – Assegurar para que os empregados da empresa contratada não exerçam atividades perigosas sem os essenciais equipamentos de proteção individual exigidos pela legislação pertinente; se constatada a irregularidade, impedir o acesso ao local do trabalho e o início dessas atividades, bem como comunicar o fato ao Setor Responsável pelos Contratos para promoção do possível procedimento punitivo contratual.
X – Comunicar ao Setor Responsável pelos Contratos, por meio do formulário SOLICITAÇÃO DE PRORROGAÇÃO DE CONTRATO – ANEXO IX, a data final de vigência do contrato, com o mínimo de 120 (cento e vinte) dias de antecedência nos casos de contratos continuados e de 45 (quarenta e cinco) dias nos demais contratos, manifestando-se quanto à oportunidade e conveniência da prorrogação do mesmo, atendida a primazia do interesse público.
XI – Não havendo interesse em prorrogação, deverá o Gestor da Execução do Contrato comunicar o Setor Responsável pelos Contratos, por meio do formulário MANIFESTAÇÃO SOBRE A NÃO PRORROGAÇÃO DE CONTRATO – ANEXO X, com o mínimo de 120 (cento e vinte) dias de antecedência nos casos de contratos continuados, explicitando os motivos que levaram à decisão pela não prorrogação;
XII – Comunicar imediatamente o solicitante do serviço ou do fornecimento de material, em caso de necessidade de realização de nova licitação, para que o mesmo adote as providências cabíveis junto aos setores competentes, com a antecedência necessária para não comprometer a eficiência e eficácia no atendimento.
XIII – Fornecer subsídios para elaboração do atestado de capacidade técnica solicitado pela contratada, caso esta capacidade seja de fato existente, ou subsídios para a elaboração de documento de contrário teor.
XIV – Propor medidas que melhorem a execução do contrato.
XV – Registrar no SIASG, módulo Sistema de Gestão de Contratos – SICON- Cronograma a medição das notas fiscais / faturas recebidas e processadas para pagamento, caso este exista.
Art. 26 - São competências dos fiscais técnicos:
I – Definir, juntamente com o representante da contratada e respeitando o disposto no edital e termo de referência, procedimentos para o perfeito desenvolvimento dos trabalhos, estabelecendo formas de avaliação da qualidade dos serviços executados;
II – Recusar os serviços executados em desacordo com o pactuado e determinar por escrito, instruções ou comunicados de desfazimento, ajustes ou correções;
III – Recusar o recebimento de bens de consumo e permanente que apresentem defeitos e/ou com prazo de validade vencido ou por vencer em curto prazo, solicitando a imediata substituição dos mesmos para fins de recebimento definitivo, guarda ou utilização pelo IFTM;
IV – Verificar o correto funcionamento de equipamentos advindos de manutenção e registrar a conformidade por intermédio do RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DE SERVIÇOS –
ANEXO XI, que poderá ser substituído por formulário próprio da empresa contratada, e em ambos os casos, deverá ser anexado ao IMR (ANEXO XII);
V – Comunicar, imediatamente, à Contratada quando do conhecimento da iminência da escassez de material cuja falta poderá dificultar a execução dos serviços, quando o fornecimento for de sua obrigação;
VI – Solicitar, por intermédio do preposto da Contratada, a utilização de crachás e uniformes pelos seus empregados, os quais deverão manter conduta compatível com o serviço público, pautada pela ética e urbanidade no atendimento aos servidores, cidadãos, visitantes e demais parceiros do IFTM, nos limites do objeto contratado;
VII – Controlar a assiduidade e pontualidade dos empregados da contratada, bem como as ocorrências havidas, comunicando o gestor da execução contratual para que esse determine o desconto na fatura / nota fiscal correspondente ao custo unitário de cada empregado faltoso e não substituído;
VIII – Verificar, acompanhar e formalizar ao fiscal administrativo as ausências ou reposições da mão de obra nos casos de afastamento por faltas, férias, descanso semanal, licença, demissão e outros da espécie, assegurando a continuidade do serviço contratado;
IX – Autorizar previamente, mediante justificativa formal, a realização de hora extra para os terceirizados, as quais não poderão exceder a 02 (duas) horas diárias e que deverão ser compensadas nos dias imediatamente subsequentes, mantendo o controle e registro das mesmas por meio do formulário CONTROLE DE HORÁRIO (BANCO DE HORAS) – ANEXO VIII, observada a disposição de Acordo coletivo ou convenção coletiva competente;
X – Zelar para que os empregados e/ou Contratada não utilizem as dependências da Instituição para qualquer atividade estranha ao objeto contratado;
XI – Avaliar constantemente a execução do objeto, propondo ao gestor de execução contratual o redimensionamento no pagamento da contratada, utilizando o Instrumento de Medição de Resultado – IMR (ANEXO XII):
a) não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas; ou
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
XII – Monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços, durante a execução do objeto, para evitar a sua degeneração, devendo intervir para requerer à contratada a correção das faltas, falhas e irregularidades constatadas;
XIII – Solicitar à contratada apresentação de justificativas para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo fiscal técnico, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, e abrangida pelos limites estabelecidos na contratação, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador;
XIV – Propor ao gestor da execução a aplicação de sanções contratuais na hipótese de comportamento inadequado da prestação do serviço em relação à qualidade exigida, bem como quando esta ultrapassar os níveis mínimos toleráveis previstos nos indicadores;
XV – O fiscal técnico poderá realizar a avaliação diária, semanal ou mensal, ou ainda a qualquer tempo, desde que o período escolhido seja suficiente para avaliar ou, se for o caso, aferir o desempenho e qualidade da prestação dos serviços;
XVI – Em relação ao recebimento provisório dos serviços, no que compete à fiscalização técnica:
1. Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal, o fiscal técnico do contrato deverá apurar o resultado das avaliações da execução do objeto e, se for o caso, a análise do desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizados em consonância com os indicadores previstos no ato convocatório, que poderá resultar no redimensionamento de valores a serem pagos à contratada, registrando estas informações no IMR (ANEXO XII) a ser encaminhado ao gestor do contrato;
Art. 27 - Competem aos fiscais administrativos:
I – Fiscalizar o cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, nas contratações com dedicação exclusiva dos trabalhadores, exigindo as seguintes comprovações:
a) No primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar a seguinte documentação devidamente autenticada:
1. Relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;
1.1 Para fins de elaboração de relatórios exigidos por órgãos fiscalizadores, o fiscal administrativo fica responsável por encaminhar ao gestor da execução de contratos o formulário RELAÇÃO DE EMPREGADOS TERCEIRIZADOS – ANEXO XIII no início da prestação de serviços.
2. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinada pela contratada; e
3. Exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços;
4. Sempre que houver admissão ou desligamento de empregados pela contratada, deverá ser atualizada a relação de empregados de que trata o item 1 (e subitem 1.1) desta alínea, bem como deverão ser apresentados os documentos de que trata o item 2 e 3 referentes aos empregados admitidos;
5. Declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação dos encargos trabalhistas e sociais decorrentes do contrato.
b) Realizar a fiscalização inicial do contrato, no momento do início da prestação dos serviços, por meio dos seguintes procedimentos:
1. Elaboração de PLANILHA-RESUMO do contrato administrativo, na qual devem conter informações sobre todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão ou entidade, divididos por contrato, com os seguintes dados: nome completo, número de inscrição no CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos, sua especificação e quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências e horas extras trabalhadas;
2. Fiscalização, por amostragem ou do todo, quando viável, das Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS), conferindo todas as anotações feitas nestas, a fim de que se possa verificar se as informações nelas inseridas coincidem com as fornecidas pela empresa e pelo empregado. Devem ser observadas, com especial atenção, a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações), além de demais eventuais alterações dos contratos de trabalho;
3. Conferência do número de empregados em atividade com o número de empregados constantes no contrato administrativo/edital/termo de referência;
4. Conferência do salário registrado com o previsto em Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT);
5. Conferência a respeito de eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação gratuito, vale-transporte etc.);
6. Conferência a respeito do pagamento, quando previsto, de adicionais de insalubridade/periculosidade;
c) Realizar a fiscalização administrativa mensal ou por amostragem devidamente justificada, por meio dos seguintes documentos e procedimentos, considerando a RELAÇÃO DOS DOCUMENTOS APRESENTADOS PELA EMPRESA (ANEXO XV):
1. Documentações de admissão (exame admissional, ficha de registro do empregado e Cópia da Carteira de Trabalho) - deve ser apresentado no 1º mês (ref. aos empregados que iniciaram os serviços), em todos os meses em que houver admissão.
2. Comprovante de recolhimento da contribuição previdenciária - deve ser apresentado mensalmente ou por amostragem;
3. Comprovante de recolhimento de FGTS - deve ser apresentado mensalmente ou por amostragem;
4. Cópia da folha de pagamento analítica do mês anterior em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante - caso necessário;
5. Cópia dos contracheques assinados dos empregados - devem ser apresentados mensalmente ou por amostragem;
6. Comprovante de pagamento de vale transporte - deve ser apresentado mensalmente. Caso o empregado não receba o benefício, deverá ser apresentada declaração de renúncia quando da admissão do mesmo, ficando a apresentação do comprovante dispensada em relação aos empregados que não utilizam o benefício;
7. Comprovante de pagamento de auxílio alimentação - verificar valores e exigências da CCT respectiva;
8. Cópia do registro de presença (folha de ponto) - deve estar assinada pelo empregado e pela empresa;
9. Comprovantes de vigência de seguros de vida - verificar valores e exigências da CCT respectiva;
10. Comprovante de Exames e Atestados - devem ser apresentados quando houver mudança de função, exames periódicos, atestados médicos, etc.;
11. Documentações de demissão (exame demissional e termo de rescisão contratual) - deve ser apresentado em todos os meses em que houver demissão e no mês em que se encerrar o contrato (ref. aos empregados que encerraram o mesmo);
12. Comprovante de informação trabalhista (CAGED) ou documento que venha a substituí-lo - deve ser apresentado no primeiro mês e em todos os meses em que houver admissão/dispensa de empregado;
13. Comprovante de informação trabalhista (RAIS) ou documento que venha a substituí-la - deve ser apresentada anualmente na época prevista em legislação;
14. Comprovante de Treinamento e Reciclagem - verificar aplicação ao contrato. Se aplicável, deve ser apresentado nos meses em que houver reciclagem de qualquer empregado vinculado ao contrato;
15. Atestados de antecedentes criminais - a periodicidade de cobrança é definida pelo edital da licitação em casos específicos previstos na legislação.
16. Relação anual de férias - deve ser apresentada anualmente, preferencialmente nos meses de aniversário do contrato;
17. Comprovante de pagamento do 13° salário - deve ser apresentado nos meses em que houver pagamento de 13° (1ª parcela em novembro e 2ª parcela em dezembro, exceto nos casos em que couber pagamento único);
18. Comprovante de pagamento de férias e adicionais - deve ser apresentado nos meses em que houver férias de algum empregado vinculado ao contrato;
19. Comprovante de pagamento de benefícios suplementares (auxílio saúde, auxílio creche, auxílio odontológico, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
d) Diariamente, deve a fiscalização observar os seguintes pontos:
1. Devem ser evitadas ordens diretas da Administração dirigidas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma, eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados devem ser dirigidas ao preposto;
2. Toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço, como a negociação de folgas ou a compensação de jornada, deve ser evitada, uma vez que essa conduta é exclusiva do empregador;
3. Conferir por amostragem, diariamente, os empregados terceirizados que estão prestando serviços e em quais funções, e se estão cumprindo a jornada de trabalho;
e) Permanentemente, deve a fiscalização observar os seguintes pontos:
1. Observar a data-base da categoria prevista na CCT. Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos, devendo ser verificada pelo gestor do contrato a necessidade de se proceder à repactuação do contrato, inclusive quanto à necessidade de solicitação da contratada;
2. Certificar de que a empresa observa a legislação relativa à concessão de férias e licenças aos empregados;
3. Certificar de que a empresa respeita a estabilidade provisória de seus empregados (cipeiro, gestante, e estabilidade acidentária).
f) Realizar, periodicamente, por amostragem, os seguintes procedimentos:
1. Solicitar aos empregados que verifiquem se as contribuições previdenciárias e do FGTS estão ou não sendo recolhidas em seus nomes;
2. Solicitar aos empregados terceirizados os extratos da conta do FGTS, os quais devem ser entregues à Administração;
3. O objetivo é que todos os empregados tenham tido seus extratos avaliados ao final de um ano (sem que isso signifique que a análise não possa ser realizada mais de uma vez em um mesmo empregado), garantindo assim o “efeito surpresa” e o benefício da expectativa do controle;
4. A contratada deverá entregar, no prazo de 15 (quinze) dias, quando solicitado pela Administração, quaisquer dos seguintes documentos:
4.1. Extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante;
4.2. Cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
4.3. Cópia dos contracheques assinados dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários; e
4.4. Comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei, Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado.
g) Em caso de indício de irregularidade no recolhimento das contribuições previdenciárias, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar à Receita Federal do Brasil (RFB);
h) Em caso de indício de irregularidade no recolhimento da contribuição para o FGTS, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar ao Ministério do Trabalho;
i) Solicitar, quando da extinção ou rescisão do contrato, após o último mês de prestação dos serviços, no prazo definido no contrato, a entrega de cópia da documentação abaixo relacionada:
1. Termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando exigível pelo sindicato da categoria;
2. Guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes às rescisões contratuais;
3. Extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado;
4. Exames médicos demissionais dos empregados dispensados;
5. A fiscalização administrativa deverá analisar a documentação de que tratam os itens 1 a 4 acima no prazo de 30 (trinta) dias após o recebimento dos documentos, prorrogáveis por mais 30 (trinta) dias, desde que formalmente justificado.
II – Exigir, quando couber, comprovação de que a empresa mantém reserva de cargos para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social, conforme disposto no art.
66-A da Lei nº 8.666, de 1993, ou ainda demais cargos exigidos conforme legislação vigente.
III – Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal ou da amostragem, o fiscal administrativo do contrato deverá encaminhar a RELAÇÃO DOS DOCUMENTOS APRESENTADOS PELA EMPRESA (ANEXO XV) ao Gestor de Execução Contratual, acompanhada dos respectivos documentos.
Parágrafo Único – O fiscal administrativo poderá, a critério da administração, solicitar quaisquer documentos ou informações para complementar a fiscalização.
Art. 28 - As atribuições dos fiscais setoriais, quando houver, serão definidas pelo gestor da execução contratual, observadas as particularidades de cada caso.
Art. 29 - O gestor ou fiscais e seus substitutos deverão elaborar RELATÓRIO DE EXPERIÊNCIA DE TRABALHO – ANEXO XIV, registrando as ocorrências sobre a prestação dos
serviços referentes ao período de sua atuação quando do seu desligamento ou afastamento definitivo da atividade.
Art. 30 - Os fiscais de contrato e os gestores de execução contratual, por conveniência administrativa ou necessidade de informações técnicas, poderão solicitar a contratação de terceiros ou de apoio de outra área do IFTM, para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a fiscalização do contrato.
Art. 31 - Para os serviços de execução imediata fica o solicitante / servidor que acompanhou o serviço responsável pelo recebimento e ateste da nota fiscal, devendo esta ser encaminhada ao Setor Responsável pelos Serviços Gerais que a encaminhará, imediatamente, ao responsável pelo Setor Financeiro para pagamento.
Art. 32 - As decisões ou providências que ultrapassarem a competência dos fiscais de contrato e dos gestores de execução contratual deverão ser comunicadas formalmente ao Setor Responsável pelos Contratos, em tempo hábil, para adoção das medidas convenientes.
Art. 33 - Cabe ao Setor Responsável pelos Contratos:
I – Fornecer aos fiscais e gestores de execução contratual toda a documentação pertinente ao contrato e suas atribuições;
II – Comunicar aos fiscais e gestores de execução contratual, imediatamente, toda e qualquer alteração contratual;
III – Orientar e acompanhar os fiscais e gestores de execução contratual no disposto desta Norma Operacional, verificando o cumprimento das normas nela estabelecidas;
IV – Acompanhar, juntamente com o gestor da execução contratual, a vigência do contrato e adotar medidas para a sua prorrogação, se for o caso;
V – Adotar as providências necessárias nos casos de rescisão ou alteração de contratos, inclusive quanto às repactuações, reajustes e reequilíbrios econômico-financeiro, analisando e opinando sobre a regularidade, oportunidade e conveniência para a Administração;
VI – Contactar os contratados visando obter condições mais vantajosas para a Administração, sempre que necessário;
VII – Comunicar a Administração sobre irregularidades eventualmente constatadas, recomendando, em tempo hábil, o que for necessário para a regularização das faltas e/ou defeitos observados na execução dos contratos, bem como, juntamente com o fiscal, propor a penalidade a ser aplicada, quando for o caso;
VIII – Operar e alimentar os sistemas informatizados inerentes a contratos, bem como planilhas de controle, em especial os módulos do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG, bem como orientar os fiscais quanto ao lançamento da medição das notas fiscais/faturas, se for o caso;
IX – Oficiar ao contratado sobre a necessidade de atualização documental ou atendimento de exigências legais supervenientes;
X – Elaborar relatórios gerenciais pertinentes aos contratos firmados com a Instituição.
CAPÍTULO VI DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 34 - É vedado à Administração ou aos seus servidores praticar atos de ingerência na Administração da contratada, tais como:
I – Exercer o poder de mando sobre os empregados da contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação prever o atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao usuário;
II – Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas;
III – Promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função específica para a qual o trabalhador foi contratado;
IV – Considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens.
Art. 35 - O descumprimento total ou parcial das responsabilidades assumidas pela contratada, sobretudo quanto às obrigações e encargos sociais e trabalhistas, ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas no instrumento convocatório e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei nº 8.666, de 1993, garantida a ampla defesa do interessado.
Parágrafo Único – A aplicação de sanções caberá ao Diretor Geral do Campus e na Reitoria ao Reitor, respaldadas as subdelegações de competência, por indicação dos fiscais de contrato e do Setor Responsável pelos Contratos, hipótese em que deverão ser avaliados os reflexos do descumprimento das obrigações assumidas perante as atividades do IFTM.
Art. 36 - As penalidades aplicadas integrarão os registros do contratado.
Art. 37 - Diante de prejuízos ao IFTM em decorrência da inobservância dos dispositivos contidos na presente norma, desde que apurada culpa ou dolo em sindicância ou processo administrativo disciplinar, garantida a ampla defesa e o contraditório, os responsáveis responderão nos termos da lei.
Art. 38 - Além das disposições previstas nesta Norma Operacional, a gestão de contratos deverá obedecer ao disposto na SEGES/MPDG n° 05, de 26/05/2017 e suas alterações.
Art. 39 - As situações não previstas nesta Norma Operacional, inclusive as decorrentes de caso fortuito ou de força maior, deverão ser reportadas ao Reitor, que analisará a situação observada a legislação pertinente.
Art. 40 - Essa Norma Operacional não se aplica:
I - Aos contratos de obras e serviços de engenharia, os quais permanecem regidos pela Norma Operacional 01/2011 até a elaboração de norma específica;
II - Aos processos para contratação de serviços abertos anteriormente à entrada em vigor da Instrução Normativa N° 5, de 26 de maio de 2017, os quais permanecem regidos pela Norma Operacional 01/2011;
III - Aos contratos de fornecimento de bens e materiais, os quais permanecem regidos pela Norma Operacional 01/2011 até elaboração de norma específica.
Art. 41 - Os modelos de documentos expostos nesta norma serão disponibilizados em meio digital sempre que possível.
Parágrafo Único - Caso haja a disponibilização digital de documentos, conforme informado no caput, estes deverão obrigatoriamente ser os modelos utilizados.
Art. 42 – Depois do término da vigência contratual e de finalizadas todas as etapas de gestão da execução do contrato e pagamento, os processos formalizados oriundos do contrato em questão deverão ser apensados.
Art. 43 - Esta Norma Operacional entra em vigor nesta data revogando-se as disposições em contrário.
Roberto Gil Rodrigues Almeida Reitor
ANEXO I
(Adaptado do Anexo II da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017) DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA Nº XX/20XX/Setor-Unidade Órgão: Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro - IFTM Setor Requisitante (Unidade / setor):
Responsável pela Demanda: Matrícula SIAPE:
E-mail: Telefone: ( )
1. Justificativa da necessidade da contratação de serviço terceirizado, considerando o Planejamento Estratégico (colocar o(s) objetivo (s) e meta (s) do PDI a serem alcançadas com a contratação), se for o caso.
2. Quantidade de serviço a ser contratada (conforme MPLAN):
3. Previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços:
4. Indicação do membro da equipe de planejamento e se necessário o responsável pela fiscalização:
Nome: SIAPE:
Nome: SIAPE:
Nome: SIAPE:
Nome: SIAPE:
Nome: SIAPE:
5. Outras informações relevantes:
Local / data
Assinatura do responsável pela Formalização da demanda
ANEXO II
(Elaborado a partir das definições da Instrução Normativa N° 05, de 26 de maio de 2017) RELATÓRIO DE ESTUDOS PRELIMINARES Nº XX/20XX/Unidade
Órgão: Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro - IFTM Portaria de nomeação da equipe de planejamento da contratação:
Objeto:
1. Necessidade da contratação:
2. Referência ao MPLAN (n° da solicitação e da consolidação) e aos demais instrumentos de planejamento (PDI, PDTI, PGC, etc.):
3. Requisitos da contratação:
4. Estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte:
5. Levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar:
6. Estimativas de preços ou preços referenciais:
7. Descrição da solução como um todo:
8. Justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto:
9. Definir e justificar se o serviço possui natureza continuada ou não
10. Demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis:
11. Providências para adequação do ambiente do IFTM:
12. Contratações correlatas e/ou interdependentes:
13. Declaração de viabilidade ou não da contratação:
Local / data
Assinatura dos membros da equipe de Planejamento da Contratação
