Sistema de Gestão da Qualidade do Programa Vapt Vupt
SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DO VAPT VUPT
PROCEDIMENTO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Responsável: Inajara de Araújo Mundim Ferreira Cópia Controlada – Revisão 03 de 16/09/2015 e Aprovado por _________________________________
Contatos:
Líder Regional Capital - Unidades Fixas: Rosana Caetano Ramos Brenner - (62) 3201-8475 -
rosana-cbr@segplan.go.gov.br
Líder Regional Entorno DF:
Joelma Maria Lopes Gomes -
(62) 8598-4067 / 3201-8475 -
coord-df@segplan.go.gov.br
Líder Regional Norte: Maria Gorete da Silva - (62) 8598-3607 / 3201-8475 -
coord-norte@segplan.go.gov.br
Líder Regional Sul: Márcio Gláucio Maia da Silva - (62) 8598-2707 / 3201-8475 -
coord-sul@segplan.go.gov.br
Siglas:
Gerência de Gestão de Pessoas - GGP
Gerência de Manutenção Logística e Suprimentos – GEMLS
Gerência de Operação da Rede Própria – GORP
Planilha de Avaliação de Desempenho - PAD
Relatório de Análise de Desempenho - RAD
Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ
Superintendência da Escola de Governo Henrique Santillo – SUPEG
Superintendência de Gestão do Vapt Vupt – SGVV
SUMÁRIO
1. Recebimento de documentos das Unidades ... 2
2. Recepção do novo servidor ou servidor substituto nas Unidades ... 2
3. Atividades administrativas ... 3
4. Gestão do Atendimento ... 10
4.1. Guia de Serviços ... 10
4.2. Controle Manual de Senhas ... 10
4.3. Suspensão de Senhas ... 10
5. Reunião de sensibilização ... 10
6. Curso de Capacitação de Excelência no Atendimento ... 11
7. Pesquisa de Clima Organizacional ... 11
8. Serviço de apoio ao servidor ... 11
9. Relação de Unidades Vapt Vupt e Líderes Regionais ... 11
10. Registros da Qualidade ... 13
1. Recebimento de documentos das Unidades
As Unidades, ao encaminhar os documentos no malote para a SGVV, devem mencionar
a área destino. Os apoios operacionais da GEMLS recebem, separam os documentos e fazem
o encaminhamento para as áreas correspondentes da SGVV por meio do caderno de
protocolo, até o 1° dia útil seguinte do recebimento.
Os documentos destinados para a GORP devem ser entregues ao líder regional
vinculado à Unidade solicitante, que analisa os documentos e define as providências a serem
tomadas, mediante orientações de seus superiores. Se houver a necessidade de encaminhar a
solicitação para análise do superintendente ou demais gerências, o líder regional solicita ao
apoio operacional de sua área, a elaboração de memorando de encaminhamento que deve ser
datado e assinado pelo titular da GORP.
2. Recepção do novo servidor ou servidor substituto nas Unidades
Ao receber um novo servidor ou substituto, a equipe da administração da Unidade deve,
de acordo com cada função:
QUEM O QUE FAZER?
COORDENADOR E SUPERVISOR
Recepcionar o servidor e, se for atendente, verificar se recebeu treinamento no órgão; Para qualquer função deve haver autorização de início de atividades enviada pela área de Controle de Pessoal.
Registrar em Relatório Diário o nome do novo servidor, sua função e quem o recepcionou.
Aplicável somente para a primeira lotação do servidor:
Certificar se o servidor recebeu cópia da Portaria das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, do Guia de Boas Práticas de Atendimento e Guia Rápido, preencher o formulário “Declaração de Recebimento de Documentos Iniciais” e colher assinatura do servidor;
Explicar passo a passo o acesso aos documentos do SGQ, disponíveis na Intranet ou link de acesso das Unidades Padrão e ao site do Vapt Vupt Digital.
Solicitar cópia do comprovante de escolaridade e notificá-lo por meio do formulário “Notificação de Solicitação de Documento” caso este não tenha sido encaminhado pela área de Controle de Pessoal ou não tiver sido apresentado pelo servidor;
Caso seja apresentada Declaração de conclusão de escolaridade, esta tem efeito temporário de 60 dias;
Se a expedição do documento definitivo (Diploma, Histórico Escolar ou Carteira Profissional com nº de registro no órgão competente) ultrapassar o prazo de 60 (sessenta) dias de validade da Declaração, o servidor deve apresentar comprovante da solicitação do documento definitivo junto à Instituição de Ensino competente;
Documentos solicitados pela administração devem ser apresentados em no máximo 30 dias após emissão do formulário “Notificação de Solicitação de Documento”;
Assim que o servidor apresentar o documento solicitado, deve-se registrar no formulário “Notificação de Solicitação de Documento” o nome do documento apresentado, a data e solicitar a assinatura do servidor, permanecendo a notificação anexada no dossiê;
Caso o servidor não apresentar o documento solicitado no prazo (30 dias), o coordenador ou supervisor deve aplicar a penalidade de pontuação direta, prevista nas Normas do Padrão Vapt Vupt e prorrogar o prazo por mais 30 dias. Se o servidor não regularizar a situação no prazo prorrogado, o coordenador deve comunicar ao líder regional responsável, via e-mail, para que este oriente sobre as providências a serem tomadas.
APOIO ADMINISTRATIVO
OU TÉCNICO
Efetuar o cadastro no Sistema de Gerenciamento de Informações – SGI ou na Ficha Funcional em Excel, seguindo as regras previstas para cada um dos sistemas de controle. Não se aplica aos servidores em treinamento, exceto @TENDE+, que deve ser cadastrado.
Efetuar o cadastro no sistema de ponto, seguindo as regras previstas no Manual do SIRPO e/ou Cartilha Básica do Sistema de Frequência. Não se aplica aos servidores em treinamento, exceto @TENDE+, que deve ser cadastrado.
Criar o dossiê físico.
Numerar as páginas dos documentos apresentados inicialmente, registrar no SGI ou na Ficha Funcional em Excel e arquivá-los no dossiê.
Verificar se o servidor efetuou substituições em outra Unidade, caso afirmativo, solicitar e aguardar o envio da ficha funcional. Se for a primeira Unidade de substituição, seguir as orientações para novo servidor, exceto a abertura do dossiê.
APOIO DE INFORMÁTICA OU
TÉCNICO
Cadastrar o login para os atendentes.
Orientar quanto à utilização do Sistema de Gerenciamento do Atendimento, quando houver.
Confirmar se o login criado pelo órgão foi direcionado para Unidade de lotação, para evitar que a emissão dos documentos ocorra em outro local.
3. Atividades administrativas
ATIVIDADE DESCRIÇÃO
RELATÓRIO DIÁRIO
As ocorrências devem ser descritas de forma clara e objetiva, relatando os fatos que possam interferir na vida profissional do servidor, bem como no pleno funcionamento da Unidade.
a) Sobre os servidores deve ser registrado qualquer fato ocorrido, dentre eles: Data do início e fim de suas atividades na Unidade, bem como sua origem; Atrasos não justificados e justificados por atestado médico;
Atrasos gerados pelo esquecimento de registro de ponto; Saídas antecipadas;
Documentos recebidos;
Falta de servidor deve ser registrada tanto no dia da ausência quanto no dia de retorno de suas atividades, registrando nesse último, se foi apresentado atestado médico.
Início e retorno do período das férias e o tipo de documento de concessão, se apresentado; Escalas de trabalho e de férias;
Data de compensação de acordo de troca ou compensação de data;
Ocorrências de conscientização, orientação verbal, advertência por escrito e pontuação com a indicação do respectivo capitulo, seção, artigo, inciso ou alínea e número da Portaria das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt com a descrição do fato;
Repasse de informações;
Manifestação do usuário, com o respectivo número do protocolo de registro e o tratamento dado;
Outras ocorrências de maior relevância. b) Registros gerais:
Desvio de documentos;
Suspensão de senha (registrar o horário, quantidade de usuários na área de espera, número de atendentes, órgão e motivo da suspensão e se houve o retorno da emissão das senhas naquele dia e o horário);
Falhas nos sistema de órgãos ou de gerenciamento de senha; Eventos realizados na Unidade;
Problemas na estrutura da Unidade.
Unidades Vapt Vupt”, a qual deve ser seguida;
d) As ocorrências podem ser registradas manualmente pelo supervisor ou coordenador, no formulário Relatório Diário do Excel ou diretamente no SGI;
e) Sendo digitado diretamente no SGI, o apoio administrativo/técnico deve fazer a classificação das ocorrências, depois que estas forem registradas e lançar na ficha funcional e no dossiê, quando for o caso;
f) Sendo manuscrito, o apoio administrativo/técnico deve transcrever as ocorrências do relatório manual para o SGI ou para o formulário Relatório Diário do Excel, classificar e lançar na ficha funcional e no dossiê, quando for o caso;
g) O apoio administrativo/técnico deve imprimir uma cópia do Relatório Diário e entregar ao coordenador e supervisores para conferência e assinatura. Realizadas as correções e depois de assinado, arquivar uma cópia na pasta denominada Relatório Diário, descartando o relatório manuscrito;
h) O coordenador e supervisores que se ausentarem da Unidade, independentemente do motivo e período, devem se informar sobre os fatos ocorridos na sua ausência, por meio do Relatório Diário, mas não devem assinar os documentos originados durante sua ausência.
FICHA FUNCIONAL
Todo servidor possui uma ficha funcional, onde são registradas todas as ocorrências relacionadas à sua vida profissional;
Deve ser criada no 1º dia de atividades do servidor, mesmo que em período de avaliação de habilidades e/ou treinamento do @TENDE+. Excetuam-se servidores candidatos a vagas administrativas que durante o período de treinamento não deve ser criada ficha funcional;
Estes registros são originados a partir das ocorrências lançadas no Relatório Diário;
Excetuam-se do lançamento em ficha funcional as ocorrências relacionadas a acordos de troca/compensação;
O lançamento das ocorrências nas fichas funcionais é realizado pelo apoio administrativo/técnico, após serem classificados conforme orientações do Manual do SGI ou opções existentes na Ficha Funcional do Excel;
Servidor em substituição deve ter sua ficha funcional e esta deve ser encaminhada pelo apoio administrativo/técnico para a Unidade em que irá fazer a próxima substituição, no máximo até o dia seguinte de sua saída da Unidade;
Nas transferências entre Unidade Fixa e Padrão, a Unidade Fixa deve encaminhar arquivo PDF da Ficha Funcional e a Unidade Padrão deve salvá-la na pasta Ficha Funcional, devendo criar ficha funcional do Excel para dar continuidade das informações geradas do respectivo servidor, tendo como primeira informação a transferência e a existência da ficha funcional em PDF. Para a análise de desempenho do servidor devem ser analisados os dois arquivos. Transferência de servidor da Unidade Padrão para Unidade Fixa deve-se seguir as orientações contidas no Manual do SGI;
O servidor tem direito às informações registradas em sua respectiva ficha funcional e quando solicitada, deve ser impressa pelo apoio administrativo/técnico com a anuência do coordenador. Se o servidor verificar alguma incoerência registrada na ficha funcional, deve recorrer ao coordenador para verificar e fazer as correções se for o caso;
Em caso de desligamento, seja qual for o motivo, esta informação deve ser registrada no Relatório Diário pelo supervisor ou coordenador e depois lançada pelo apoio administrativo/técnico na ficha funcional, como último registro, efetuando a movimentação do arquivo para o banco de servidores inativos;
Se o servidor retornar para o Programa Vapt Vupt em até 06 (seis) meses da data do seu desligamento, sua Ficha Funcional deve ser movida do banco de servidores inativos para voltar a ser utilizada. Caso retorne após este prazo, a Ficha deve ser resgatada para consulta, porém não é empregada na análise de ocorrências para aplicação de penalidades.
DOSSIÊ
Deve ser criado dossiê para todos os servidores do Programa, exceto para atendentes em substituição e terceirizados da área de segurança e serviços gerais.
Os dossiês dos servidores são administrados, controlados e atualizados pela equipe de apoio administrativo/técnico de cada Unidade;
Não devem ser arquivados documentos emitidos ou enviados através de aparelhos de fax; Os documentos devem ser registrados pelo supervisor ou coordenador no Relatório Diário; Os documentos devem ser numerados antes de lançar no SGI ou Ficha Funcional do Excel, exceto Relatório de Check List;
A ordem para arquivamento no dossiê obedece à ordem cronológica de data de recebimento dos documentos na Unidade. Todas as páginas devem ser numeradas sequencialmente. Caso o verso da folha possua informações escritas, não precisa ser numerado;
Se necessário corrigir o número de uma página, deve ser assinalado um “X” no número errado, em seguida o coordenador carimba, assina e numera novamente;
Documentos recebidos que contenham informações sobre um mesmo assunto não devem ser arquivados novamente no dossiê para não haver duplicidade de informações, sendo arquivados em pasta genérica de documentos recebidos;
Os documentos de justificativa de abono de falta não são arquivados nos dossiês.
DOSSIÊ DO NOVO SERVIDOR
Deve ser aberto no prazo máximo de 7 (sete) dias úteis após o ingresso na Unidade e deve conter os seguintes documentos, em ordem cronológica da data de recebimento:
Documento de autorização de início de atividades: e-mail ou memorando com autorização de início de atividades do servidor, emitidos pela SGVV ou documento do órgão ou Prefeitura com o autorizo da SGVV para atendentes;
Cópia do decreto de disposição da Prefeitura com o número do processo de disposição protocolado no Gabinete Civil;
Documento de solicitação e autorização de mudança de função; Documento de autorização de transferência de Unidade;
Declaração de Recebimento de Documentos Iniciais, assinada. Obrigatória para servidores que iniciaram a partir de 15/01/2009;
Formulário de Notificação de Solicitação de Documento se for necessário; Cópia do comprovante de escolaridade;
Cópias de certificados de cursos e treinamentos complementares;
Declaração de frequência para servidor que esteja cursando graduação/pós graduação/mestrado/doutorado, a partir de maio de 2014, exceto para os cursos oferecidos pela Escola de Governo, os quais só é necessário apresentar cópia do Termo de Liberação assinado pelo titular da pasta;
Formulários Avaliação de Habilidades e Feedback para atendentes, exceto os lotados no condômino @TENDE+. Obrigatório para servidores que iniciaram atividades a partir de novembro de 2007;
Formulário Declaração de Senha – SG Consig, entregue aos atendentes do condômino Multifuncional;
Documentos originados ao longo do exercício do servidor na Unidade, como: requerimento de férias autorizadas pelo RH ou espelho de férias, advertências, pontuações e outros considerados imprescindíveis à administração das Unidades.
DOSSIÊ DE SERVIDOR TRANSFERIDO
ENTRE UNIDADES
Após receber o documento de transferência:
A Unidade de origem deve encaminhar o dossiê por meio de memorando para Unidade de destino, no malote da GEMLS, no último dia de permanência do servidor na Unidade;
A Unidade Padrão deve encaminhar o dossiê diretamente à Unidade destino;
Os líderes regionais da GORP recebem o dossiê e o encaminham diretamente à Unidade de destino;
A Unidade de destino, ao receber o dossiê, deve verificar se constam os documentos obrigatórios e os demais informados no último check list do dossiê. Se estiver faltando algum documento, o apoio administrativo/técnico deve enviar para o e-mail da Coordenação da Unidade de origem, informando os documentos faltantes e solicitando que certifiquem a possibilidade de recuperá-los;
Não sendo possível recuperar os documentos faltantes, a Unidade de origem deve informar a Unidade destino e esta deve registrar a ocorrência no Relatório Diário e Ficha Funcional do respectivo servidor e o fato deve ser relatado, pela Unidade destino, por e-mail à GEPAC para providências.
DOCUMENTOS DE SERVIDORES SUBSTITUTOS
Não deve ser criado dossiê para os servidores em substituição;
Os documentos originados durante a substituição devem ser arquivados em pasta denominada “Substituição”, separada em abas, por órgão;
Deve ser solicitado o comprovante de escolaridade apenas para substituições que ultrapassem período de 60 dias consecutivos;
No caso de servidor lotado em Unidade que for realizar substituição em outra, a documentação gerada durante este período deve ser encaminhada para a Unidade de sua lotação, por meio de memorando e esta arquivar os documentos recebidos no dossiê do respectivo servidor.
DOSSIÊ DE SERVIDOR DESLIGADO DO
PROGRAMA VAPT VUPT
Desligamento por exoneração, solicitação de retorno ao órgão pelo próprio servidor ou pelo órgão, o apoio administrativo/técnico deve:
Fazer a movimentação do dossiê do servidor no SGI;
Imprimir a ficha funcional e anexá-la ao dossiê. Este dossiê deve ser mantido na Unidade pelo prazo de 6 (seis) meses;
Após este período, a Unidade da capital deve enviar o dossiê, por memorando à GORP e esta encaminha para GGP ou órgão de origem (Unidade deve nominar o responsável pelo servidor no órgão);
Com mesmo período, a Unidades do interior devem enviar o dossiê de servidor municipal, diretamente à Prefeitura, por meio de ofício;
A Unidade Padrão deve encaminhar o dossiê, no mesmo período, diretamente ao órgão. Desligamento por meio de RAD, o apoio administrativo/técnico deve:
Fazer a movimentação do dossiê do servidor no SGI; Imprimir a ficha funcional e anexá-la ao dossiê;
Encaminhar o dossiê para a GORP, via malote, assim que ocorrer o desligamento. A GORP faz o encaminhamento do dossiê para o RH do órgão respectivo, solicitando substituto caso necessário.
Dossiê de terceirizado deve ser entregue via Boletim de Documentos no próprio condômino para ser encaminhado via malote para a empresa prestadora de serviços.
DOSSIÊ DE SERVIDOR RETORNANDO AO PROGRAMA
VAPT VUPT
Se o servidor retornar para o Programa Vapt Vupt em até 06 (seis) meses da data do seu desligamento, seu dossiê deve ser retirado do arquivo para voltar a ser utilizado;
Se o servidor desligado retornar ao Programa, porém para outra Unidade, o apoio administrativo/técnico deve certificar qual a última Unidade que o servidor prestou serviço e requisitar o envio do dossiê, se estiver dentro do prazo;
Se o retorno for após o prazo de 06 (seis) meses, deve ser criado novo dossiê, conforme orientações no item “Dossiê do novo servidor”.
CHECK LIST DE DOSSIÊ
É uma atividade realizada pelo apoio administrativo/técnico, no mês de maio, para certificar a permanência e integridade da documentação;
Deve ser emitido relatório conforme Manual do SGI, por servidor, com a relação dos documentos cadastrados e numerados;
Deve-se verificar se todos os documentos estão registrados e anexados ao dossiê e se constam os documentos obrigatórios;
Não localizado algum documento no dossiê, deve-se informar imediatamente o coordenador para que este tome as providências necessárias para localizar o documento ou solicitar uma nova cópia ao servidor ou ao setor competente;
Não sendo possível a recuperação do documento que já esteve no dossiê, o coordenador deve registrar a informação no Relatório Diário e na Ficha Funcional do servidor, informando o extravio do documento e a sequencia numérica faltante referente ao respectivo documento;
Medidas devem ser tomadas pelo coordenador e apoios administrativo/técnico para evitar desvios futuros de documentos e as ações registradas no Relatório Diário;
O apoio administrativo/técnico deve obrigatoriamente manter atualizado os dados pessoais e funcionais dos servidores;
Finalizada a verificação, atualizada a relação dos documentos e dados dos servidores, deve ser emitido um novo relatório do check list com a lista dos documentos atualizados no sistema, e arquivá-lo no dossiê dos respectivos servidores, substituindo o check list anterior, devendo o novo formulário ser assinado pelo apoio administrativo/técnico responsável pela verificação.
APLICAÇÃO DE PENALIDADES
É uma atividade de responsabilidade dos gestores da SGVV, coordenadores e supervisores; Para aplicação de penalidade, a ocorrência deve ser analisada, apuradas as evidências e avaliada a ficha funcional do servidor envolvido;
Solicitar a presença do servidor na Coordenação ou na SGVV (caso esta solicite) para que possa apresentar suas considerações acerca do ocorrido;
Verificada a veracidade dos fatos, aplicar a penalidade, conforme sequência dos registros (conscientização, orientação verbal, advertência por escrito ou pontuação) da ficha funcional, desde a sua lotação no Programa. Excetua a aplicação de penalidade sequencial, quando tratar de penalidade com pontuação direta ou situações em que requeiram elaboração de RAD à SGVV, conforme indicação prevista na Portaria das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt;
Informar ao servidor a penalidade a ser aplicada e caso gerou documento (formulário de penalidade ou RAD), solicitar que assine;
O formulário para a aplicação de penalidade deve ter seus campos devidamente preenchidos, descrevendo a ocorrência de forma sucinta e clara no campo “Motivo”;
Para colaboradores que não recebem GDVV deve-se aplicar a Notificação Disciplinar para cada ocorrência, exceto terceirizados da área de segurança e serviços gerais;
Servidor em substituição em outra Unidade pode ser penalizado pela Coordenação da Unidade que está prestando serviço, devendo o coordenador entrar em contato com a Unidade de origem para verificar as ocorrências existentes para definir a penalidade a ser aplicada, certificando ainda o último número constante no dossiê. Cópia da penalidade de advertência por escrito ou pontuação, depois de numerada pelo apoio administrativo/técnico deve ser digitalizada e enviada, via e-mail à Unidade de origem para que esta inclua no dossiê físico do respectivo servidor. O documento original deve ser encaminhado posteriormente, por meio de memorando e substituído quando recebido pela Unidade de origem;
Penalidades cumulativas: deve-se analisar se o fato está dentro do mesmo artigo, alínea ou inciso e se esta ocorreu novamente em um período inferior a 6 meses. Em caso afirmativo aplica-se as próximas penalidades somando-se os pontos que o servidor já possuía mais o valor da pontuação prevista naquele artigo, alínea ou inciso Por exemplo: Se a penalidade for de 3 pontos, na reincidência será somada à pontuação já existente os 3 pontos da nova pontuação, portanto será pontuado com 6 pontos. Se houver nova reincidência soma-se mais 3 pontos, totalizando 9 pontos e assim por diante. Esta regra também deve ser aplicada nos caso de reincidência de pontuação direta.
RELATÓRIO DE ANÁLISE DE DESEMPENHO -
RAD
É uma atividade de responsabilidade do coordenador e dos supervisores, nas Unidades Fixas e do titular da GORP e líderes regionais, na SGVV.
Sempre que verificado que o servidor está apresentando comportamento inadequado persistente, infrações frequentes ou outras ocorrências que prejudiquem a qualidade do atendimento e desempenho de suas atividades, mediante registros na ficha funcional e certificada a necessidade de gerar um RAD, o coordenador deve informar ao servidor da elaboração do relatório sobre sua conduta para análise da SGVV;
O RAD deve ser assinado pelo servidor envolvido e pelo coordenador;
Depois de assinado, deve ser escaneado e enviado, juntamente com a ficha funcional (em PDF) para o líder regional correspondente;
Depois de analisar os documentos, o líder regional delibera com o titular da GORP para definição do parecer final com o titular da SGVV, observando o prazo de 10 (dez) dias úteis para resposta à Unidade;
O parecer da SGVV deve ser emitido no RAD – Via de Resposta e, depois de preenchido e assinado pelo titular da GORP deve ser escaneado e enviando à Unidade, por e-mail. Quando se tratar de desligamento é necessário colher a assinatura do titular da Superintendência;
O coordenador, ao receber o parecer, deve:
Informar ao servidor a decisão e colher assinatura no campo designado do formulário de resposta;
Se a decisão for aplicação de penalidade, preencher o formulário e colher as assinaturas devidas;
Se tratar de desligamento, orientar o servidor a comparecer ao RH de seu órgão;
Registrar o parecer no Relatório Diário, ficha funcional e anexar o documento ao dossiê; O servidor deve ficar ciente que mesmo estando em período de licença médica pode ser desligado do Programa, devendo ser informado pelo coordenador, caso a decisão da SGVV. Seja desligamento de servidor. Neste caso deve comparecer ao RH de seu órgão ao término da licença.
TERMO DE ACORDO DE
TROCA E COMPENSAÇÃO
DE DATA
O acordo deve ser registrado no Sistema de Gerenciamento de Informações – SGI ou sistema equivalente e homologado com a assinatura dos componentes envolvidos no mínimo 01 (um) dia antes da data do cumprimento do acordo;
Quando necessário realizar acordo de forma inesperada e os servidores envolvidos não estejam na Unidade, a Coordenação pode autorizar o acordo, devendo assinar o documento, homologando-o;
Devem ser solicitados pelos servidores interessados e registrados pelo apoio administrativo/técnico;
O apoio deve verificar se o servidor tem direito ao acordo naquele mês e se não existe acordo firmado na mesma data;
Tendo direito ao acordo, lança os dados no SGI ou no arquivo do Excel, imprime e disponibiliza para assinatura dos servidores interessados;
O supervisor ou coordenador também devem assinar o documento e devolver ao apoio para arquivar em pasta própria.
PREVISÃO DA ESCALA DE FÉRIAS ANUAL
Cada equipe deve elaborar sua escala de acordo com o modelo disponível na Intranet. O líder deve colher as assinaturas dos servidores, tirar uma cópia para arquivamento no condômino e entregar uma via ao supervisor ou coordenador de Condomínio;
Depois de aprovada pelo coordenador, o apoio administrativo/técnico deve cadastrá-las no SGI ou no arquivo Escala Anual de Férias;
Ao receber a aprovação da escala de férias, o líder de equipe envia cópia da escala ao responsável no órgão para conhecimento e providências de substituição, quando necessário.
No decorrer do ano podem ocorrer alterações na programação das férias aprovadas. Se tais alterações forem aprovadas pelo coordenador, o apoio administrativo/técnico deve alterar a informação no SGI ou no arquivo Escala Anual de Férias e anexar a escala alterada na via arquivada anteriormente;
Para os servidores da SEGPLAN, o documento utilizado para solicitação e autorização de férias é o Requerimento de Férias, disponibilizado na Intranet. Este documento deve ser enviado em 1 via à GORP, que encaminha à GGP. O pedido de férias deve chegar à GGP respeitando uma antecedência mínima de 30 dias do início do período solicitado;
Os servidores celetistas da SEGPLAN devem encaminhar o Requerimento de Férias (em formulário específico para Celetistas) com antecedência mínima de 60 dias para a SGVV. Devem verificar na GGP a possibilidade de parcelamento das férias de acordo com a idade. A Coordenação deve comunicar ao servidor que antes do gozo das férias deve encaminhar-se à GGP portando sua Carteira de Trabalho para serem efetuados os devidos registros legais;
Para os servidores de Prefeitura à disposição do Estado, além do requerimento de férias da SEGPLAN em 1 via, devidamente carimbado e assinado pela Coordenação, é necessário o aviso de férias da Prefeitura que comprove que o servidor faz jus ao período de férias pelo órgão de origem, devendo ambos os documentos constarem o mesmo período de gozo. As férias podem ser requeridas mesmo que o servidor ainda não tenha trabalhado 1 ano no Programa Vapt Vupt, porém deve faz jus às férias na Prefeitura;
Para os servidores efetivos, comissionados e celetistas de outros órgãos, após a provação da escala de férias, cada componente das equipes deve solicitar ao seu órgão de origem autorização para seu afastamento legal para gozo de férias, com antecedência e conforme prazos determinados pelo respectivo órgão. O servidor que não apresentar o referido documento ficará em situação irregular, podendo causar impedimento de gozo das férias ou não pagamento do período;
Nas Unidades Fixas e Condomínios Vapt Vupt, o coordenador deve solicitar à GORP substituto para o período de férias do atendente de cada órgão, caso haja necessidade, em tempo hábil para que esta tome as providências necessárias, a fim de evitar prejuízos no atendimento ao cidadão. Na Unidade Padrão, a solicitação deve ser encaminhada ao responsável do seu respectivo órgão.
ESCALA DE TRABALHO
Cada equipe deve elaborar suas escalas de trabalho de acordo com o modelo disponível na Intranet e entregar ao supervisor para aprovação do coordenador;
A escala de trabalho da equipe administrativa é elaborada pelo supervisor, com a anuência do coordenador e entregue aos servidores para conhecimento;
As escalas de trabalho das Unidades Padrão de todos os servidores são elaboradas pelo coordenador e supervisores;
No período em que o servidor estiver em gozo de férias e/ou licença não deve ter seu nome incluído na escala de trabalho;
O servidor em gozo de férias ou licença, cujo retorno seja sexta-feira ou sábado, não devem ser incluído na escala de trabalho daquela semana, desde que não prejudique o atendimento na Unidade;
Não deve ser incluído na escala de trabalho do sábado aquele servidor que também não foi incluído na escala de ponto facultativo ou feriado municipal que ocorra na sexta ou segunda-feira, salvo em situações justificadas pelo servidor;
Quando houver necessidade de “subir” escala, deve-se seguir o critério da ordem alfabética sequencial para suprir o déficit.
Após aprovadas as escalas, o apoio administrativo/técnico deve cadastrar as escalas no SGI ou no arquivo Escala de Trabalho do Excel e entregar uma via impressa ao supervisor, quando for o caso ao coordenador, para que realize a conferência no dia de cada escala.
DIÁRIAS
As diárias são concedidas a servidores deslocados de sua sede (cidade em que trabalha habitualmente) temporariamente a serviço, com base nos Decretos nº 7141, de 06 de Agosto de 2012 e 7.707 de 30 de Agosto de 2012;
Os formulários de solicitações de diárias e prestações de contas de servidores das Unidades são enviados pelos interessados preenchidos e com documentação em anexo para assinatura do titular da GORP;
Para servidores da Superintendência, devem ser enviados pelos interessados os formulários e documentação em anexo para assinatura do titular de cada Gerência ou, quando se tratar de gerente, pelo titular da SGVV;
A SGVV informa ao responsável a data em que o documento foi encaminhamento ao setor responsável pelo pagamento.
4. Gestão do Atendimento
4.1. Guia de Serviços
Na recepção da Unidade que não tenha condições de acessar o Vapt Vutp Virtual em
função da demanda ou por falta de máquina deve estar disponibilizado pelo supervisor o Guia
de Serviços, com os condôminos instalados na Unidade.
4.2. Controle Manual de Senhas
Nas Unidades que não possuem sistema de gerenciamento de atendimento, a equipe de
orientadores deve utilizar o arquivo “Controle Manual de Senhas”, disponibilizado na
intranet, para controlar a quantidade de senhas emitidas.
Para computar a desistência o orientador de atendimento que realiza a chamada da
senha deve marcar as desistências e o apoio administrativo/técnico deve computar esta
marcação na Planilha de Atendimento e Satisfação - PAS.
Os dados coletados devem ser lançados na PAS, separados por órgão.
4.3. Suspensão de Senhas
Eventualmente, depois de verificado por meio dos sistemas de gerenciamento eletrônico
ou manual que há necessidade de suspender a emissão de senhas, o supervisor deve
comunicar as equipes envolvidas e afixar um comunicado na entrada de acesso principal da
Unidade com a informação “Atendimento Suspenso - Capacidade de atendimento do órgão
XXXXXX esgotada,” comunicar aos orientadores de atendimento para que redirecionem o
atendimento para outra Unidade, caso possível e, comunicar por e-mail ao Teleatendimento, à
SUPAT e às Unidades vizinhas que fazem parte da mesma regional. Não encaminhar e-mail
para todas as Unidades indiscriminadamente.
5. Reunião de sensibilização
Semestralmente ou quando houver alterações significativas no SGQ ou nas Normas do
Padrão de Atendimento Vapt Vupt, o coordenador deve realizar palestra de sensibilização com
todos os servidores.
As alterações que forem importantes apenas a um grupo de servidores, como revisão
nas Instruções de Trabalho, por exemplo, devem ser informadas à equipe interessada pela
Todas as reuniões devem ser registradas pelo apoio administrativo/técnico no
formulário Ata de Reunião, onde são colhidas assinaturas dos servidores participantes.
Quando ocorrer mudança de portaria referente às Normas do Padrão Vapt Vupt não é
necessário entregar a Declaração de Documentos Iniciais.
6. Curso de Capacitação de Excelência no Atendimento
Todos os servidores devem realizar o curso de Capacitação de Excelência no
Atendimento, de modo que sua ausência não prejudique o atendimento nas Unidades.
A SUPEG é responsável por ministrar o Curso de Excelência no Atendimento, sendo sua
responsabilidade informar à GORP a quantidade de vagas, o local, dias e horários em que o
curso será ministrado.
Após receber da SUPEG a relação de vagas, data, local e horário para o curso de
Capacitação de Excelência no Atendimento, a GORP realiza a distribuição das vagas entre as
Unidades e solicita aos coordenadores que indiquem os servidores que ainda não fizeram o
curso, obrigatoriamente as Unidades devem indicar e certificar que os servidores fizeram as
inscrições.
7. Pesquisa de Clima Organizacional
A GORP/SGVV deve encaminhar memorando à SUPEG comunicando a necessidade da
aplicação da pesquisa de clima em qualquer Unidade de Atendimento Vapt Vupt.
No caso dessa demanda vir acompanhada de denúncias ou reclamações, esta deve ser
anexada ao memorando para que os psicólogos tomem conhecimento do assunto e elaborem a
pesquisa baseada nessas informações.
A área de Avaliação de Perfil e Treinamento deve informar à GORP/SGVV via e-mail a
data e o horário da aplicação da pesquisa.
Depois da aplicação desse processo e de consolidadas todas as informações, a área de
Perfil e Treinamento Vapt Vupt entra em contato, também via e-mail, com a GORP/SGVV
para agendar a entrega do resultado da pesquisa e a devolutiva para os servidores avaliados.
8. Serviço de apoio ao servidor
A GORP/SGVV disponibiliza um serviço de apoio a todos os servidores da
Superintendência e Unidades com o objetivo de humanizar as relações interpessoais e no
trabalho.
O servidor que sentir necessidade do serviço deve comunicar o fato a seu coordenador,
que avalia se o problema está impactando no atendimento. Caso esteja, envia memorando à
GORP e esta repassa à SUPEG solicitando o agendamento do serviço.
9. Relação de Unidades Vapt Vupt e Líderes Regionais
Líder Regional Capital - Unidades Fixas 1. Araguaia Shopping 2. Banana Shopping 3. Buena Vista 4. Campinas 5. Central do Empresário 6. Central do Servidor 7. Cidade Jardim 8. Ipiranga 9. Mangalô
10. Passeio das Águas 11. Praça da Bíblia
12. Referência do Trabalhador, do Idoso e da Pessoa com Deficiência Líder Regional Entorno DF
Unidades Fixas Unidades Padrão Condomínios Vapt Vupt
1. Águas Lindas 2. Anápolis 3. Anápolis II 4. Cristalina 5. Formosa 6. Luziânia 7. Novo Gama 8. Planaltina
9. Santo Antônio do Descoberto 10. Senador Canedo
11. Valparaíso
1. PROCON 2. SCT
3. SECIMA - Vapt Vupt Ambiental
4. Teleatendimento e Manutenção
1. Alexânia 2. Bela Vista
Líder Regional Norte
Unidades Fixas Unidades Padrão Condomínios Vapt Vupt
1. Cidade de Goiás 2. Goianésia 3. Goianira 4. Iporá 5. Itaberaí 6. Itapuranga 7. Jaraguá 8. Piracanjuba 9. Porangatu 10. Posse 11. Trindade 1. Delegacia Fiscal 2. DETRAN 3. GESPRE
4. JUCEG - Vapt Vupt Empresarial
1. Alvorada do Norte 2. Itauçu
3. Mozarlândia 4. Nerópolis
5. São Miguel do Araguaia
Líder Regional Sul
Unidades Fixas Unidades Padrão Condomínios Vapt Vupt
1. Admar Otto 2. Aparecida III 3. Caldas Novas 4. Catalão 5. Garavelo 6. Goiatuba 7. Itumbiara 8. Jataí 9. Mineiros 10. Morrinhos 11. Pires do Rio 12. Quirinópolis 13. Rio Verde 12. Santa Helena 1. Defensoria Pública 2. Goiasprev 3. Ipasgo
1. Bom Jesus de Goiás 2. Buriti Alegre 3. Ipameri
10. Registros da Qualidade
Identificação(nome do registro) (local de arquivo) Recuperação (meio de arquivo) Armazenamento
Tempo de Retenção
Ativo Inativo
Acordo de Troca Pasta na Unidade Físico emissão do 2 meses da
acordo Não há Advertência Dossiê do servidor na Unidade Físico Permanente Não há Ata de Reunião Pasta na Unidade Físico e eletrônico 1 exercício 1 exercício Boletim de Documentos Pasta na Unidade Físico 1 exercício Não há
Check List de Dossiê Dossiê do servidor na Unidade Físico
Até a realização do próximo
Check List Não há
Cópia de E-mails Pasta na Unidade Físico 6 meses Não há
Controle de Atrasos Pasta na Unidade Físico 6 meses Não há Controle Manual de
Emissão de Senha Pasta na Unidade Físico 2 meses Não há
Declaração de Recebimento de Documentos Iniciais
Dossiê do servidor
na Unidade Físico Permanente Não há
Declaração de Senha -
SG Consig Dossiê do servidor na Unidade Físico Permanente Não há Escala Anual de Férias Pasta na Unidade Físico e Eletrônico 1 exercício Não há
Escala de Trabalho –
Sábados Pasta na Unidade Físico e Eletrônico Até o final do mês Não há Escala de Trabalho –
Feriados Pasta na Unidade Físico e Eletrônico
Até a compensação no
próximo feriado Não há Ficha Funcional Pasta na Unidade Eletrônico Permanente Não há
Memorandos Pasta na Unidade Físico e eletrônico 1 exercício 5 exercícios Notificação de
Solicitação de Documento
Dossiê do servidor
na Unidade Físico Permanente Não há
Notificação Disciplinar Dossiê do servidor na Unidade Físico Permanente Não há Ofícios Recebidos Pasta na Unidade Físico 1 exercício 5 exercícios
Pontuação Dossiê do servidor na Unidade Físico Permanente Não há Relatório de Análise de
Desempenho – Via Unidade e Via SGVV
Dossiê do servidor na Unidade
Pasta na Unidade Físico e eletrônico Permanente Não há Relatório Diário Pasta na Unidade Físico e eletrônico 1 exercício 1 exercício
