CARTA AO EXPOSITOR
Prezado Patrocinador / Expositor,Este Manual contém as instruções gerais sobre o evento, assim como o cronograma, regras e disposições com todas as instruções necessárias para garantir uma excelente participação. Os formulários de solicitações de serviço e credenciamento deverão ser preenchidos nas datas previstas. Este Manual também estará disponível para download no site do evento: www.cosemssp.org.br/congresso2019.
Desejamos sucesso e contamos com sua colaboração no sentido de nos enviar as informações solicitadas de acordo com o cronograma estabelecido, procurando não ultrapassar as datas limite indicadas.
O Manual do Expositor é parte integrante do Contrato de Patrocínio do 33º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado De São Paulo.
Seguindo as orientações deste Manual seu trabalho será facilitado e contribuirá para o sucesso da Exposição de Colaboradores e Parceiros.
A organização solicita e recomenda que todas as normas que regem o evento sejam lidas e repassadas a todos os seus funcionários, fornecedores e demais contratados, a fim de evitar transtornos de última hora. Sugerimos ainda que o responsável pelo envio das informações mantenha consigo uma cópia de todos os formulários enviados à coordenação do evento.
Colocamo-nos ao seu inteiro dispor para esclarecer dúvidas e contribuir no que for necessário.
Atenciosamente,
Equipe Full Time
(13) 3877-5027 / 3877-5026
CHECK LIST
Estamos torcendo para que esta seja mais uma edição de sucesso! Apresentamos abaixo uma relação de providências importantes, que efetivadas, certamente irão proporcionar uma melhor participação:
1- Ler todo o Manual atentamente e caso dúvidas contatar a ORGANIZADORA; 2- Preencher e enviar todos os formulários deste Manual dentro das datas limites; 3- Fornecer uma cópia do Manual à sua montadora contratada, exigindo o
cumprimento de todas as normas estabelecidas; 4- Relacionar produtos e serviços que serão necessários; 5- Contratação de serviços de estande;
6- Contratação de serviços de transporte;
7- Contratação de serviços de criação e divulgação do estande;
8- A Hospedagem – reservas de hotel (Informações com Full Time Turismo); 9- Definir a comunicação visual do estande e quais produtos e/ou serviços a serem
expostos;
10- Contratação de serviços de comunicação (internet);
11- Materiais de divulgação e de promoção dos produtos e/ou serviços; 12- Seleção e treinamento de pessoal para o atendimento no estande; 13- Verificação de documentação que deve ser levada para o estande; 14- SUCESSO!
ÍNDICE
INFORMAÇÕES GERAIS
... 5
1. LOCAL E DATAS
... 6
2. SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS E FORMULÁRIOS
... 9
3. CREDENCIAMENTO
... 12
4. NORMAS GERAIS
... 13
5. INFORMAÇÕES GERAIS
... 15
6
.
MONTAGEM ÁREA LIVRE... 17
7
.
PERÍODO DE MONTAGEM... 25
8.
MONTAGEM BÁSICA... 30
9.
REALIZAÇÃO... 30
10.
DESMONTAGEM... 33
11. NORMAS DE SEGURANÇA... 34
12.
EXIGÊNCIAS LEGAIS... 41
13. FORMULÁRIOS... 46
INFORMAÇÕES GERAIS
EVENTO
33º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo
www.cosemssp.org.br/congresso2019
LOCAL
Centro de Convenções Monte Real Rua Uruguai, 65
(Rua paralela a Rua São Paulo) Bairro Centro
CEP 13940-000, Águas de Lindóia/SP
http://www.montereal.com.br/
AGÊNCIA OFICIAL DE VIAGENS
Full Time TurismoAna Paula Sousa
travel@fulltime-eventos.com.br (13) 3252-1290 | (13) 3877-5026 Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP
MONTADORA OFICIAL
MCM StandsJosé Luiz Pontes Coutinho
jl.coutinho@mcmstands.com.br Jessica Siegrist jessica@mcmstands.com.br (11) 2692-2751 Rua Catumbi, 407 CEP 03021-000, Belenzinho, São Paulo/SP www.mcmstands.com.br
DATA
27 a 29 de março de 2019REALIZAÇÃO
Conselho de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo – COSEMS/SP
Ed. Angélica Trade Center - 17° andar Av. Angélica, n° 2.466 CEP: 01228-200 - Consolação São Paulo/SP (11) 3083-7225 | (11) 3061-0942 www.cosemssp.org.br
ORGANIZAÇÃO
Full Time Eventos e Turismo CNPJ: 17.887.534/0001-84 Comercial Vanessa Lombardi lombardi@fulltime-eventos.com.br www.fulltime-eventos.com.br
CAEx – CENTRO DE
ATENDIMENTO AO EXPOSITOR
Luisa Salles contato@fulltime-eventos.com.br (13) 3252-1290 | (13) 3877-5026 Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP1 LOCAL E DATAS
LOCAL DO EVENTO
CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL
Rua Uruguai, 65 (Rua paralela a Rua São Paulo) - Bairro Centro, CEP 13940-000, Águas de Lindóia/SP
http://www.montereal.com.br/
ESTACIONAMENTO
Durante o evento (27 a 29 de março de 2019) teremos um espaço demarcado para o Expositor/Patrocinador, este serviço será fornecido gratuitamente para um único carro por estande (independentemente do tamanho) sendo que o modelo e placa do carro devem ser enviados para a Full Time até o dia 15 de março de 2019, através do e-mail contato@fulltime-eventos.com.br, para que a credencial de estacionamento seja entregue no dia 26 de março de 2019 no CAEx. Caso isto não ocorra não nos responsabilizamos pela reserva de vagas.
DATAS E HORÁRIOS DA FEIRA
ATIVIDADE
DATA
HORÁRIO
OBSERVAÇÃO
ENTRADA MONTADORA OFICIAL 25/03/2019 (Segunda-feira) 08h00 às
22h00 Marcação de piso e início montagem.
ENTREGA DA ÁREA PARA MONTAGEM ESPECIAL (Entrada de Montadoras Contratadas) 25/03/2019 (Segunda-feira) 14h00 às 22h00
Os expositores que utilizarem montagem especial terão liberada a entrada para as empresas contratadas diretamente, a partir das 14h00 do dia 25/03/19 (segunda-feira).
ENTREGA DOS ESTANDES COM MONTAGEM BÁSICA 26/03/2019 (Terça-feira) 12h00 às 22h00
Os expositores que forem utilizar a montagem básica irão receber seus estandes para decoração e organização de materiais as 12h00 do dia 26/03/19 (terça-feira), enquanto a montadora oficial termina a fase de acabamento dos mesmos.
Retirada de objetos e produtos, Desmontagem dos Estandes incluindo montagens básica e especial 30/03/2019 (Sábado) 08h00 às 15h00
Não será de responsabilidade do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, armazenar material após 30/03/19.
HORÁRIOS DE ATENDIMENTO AO EXPOSITOR E
CONTRATADOS
CAEx – Centro de atendimento ao expositor
MONTAGEMSegunda-feira 25 de março de 2019 Das 8 às 22 horas Terça-feira 26 de março de 2019 Das 8 às 22 horas
REALIZAÇÃO
Quarta-feira 27 de março de 2019 Das 8 às 19 horas Quinta-feira 28 de março de 2019 Das 8 às 19 horas Sexta-feira 29 de março de 2019 Das 8 às 19 horas
CHECK LIST DE FORMULÁRIOS
Acompanhe a lista de serviços e formulários disponibilizados no item “Anexos” e seus respectivos prazos para contratação ou envio.
Toda e qualquer solicitação realizada após a DATA-LIMITE divulgada na tabela acima passará por análise prévia da ORGANIZADORA para a liberação.
A contratação dos serviços não fornecidos pela ORGANIZADORA, como, segurança, telefonia e internet, deverá ser realizada diretamente com as empresas terceirizadas e especializadas. Solicite a lista de fornecedores oficiais ao CAEx:
CAEx – Centro de atendimento ao expositor Luisa Salles
contato@fulltime-eventos.com.br
(13) 3252-1290 | (13) 3877-5027
ATENDIMENTO
1.6.1 PRÉ-EVENTO
Dúvidas sobre solicitação de serviços, preenchimento de formulários, datas e horários importantes, entre em contato com o CAEx.
EXPOSITOR
FORMULÁRIO PROCEDIMENTOS OBRIGATÓRIOS MONTAGEM TIPO DE DATA-LIMITE 1 Consumo de energia 220 V (Mínimo 1 KVA) Todos 27/02/2019 2 da limpeza do período de montagem Envio do comprovante de depósito Área livre 27/02/2019
3 Credencial do expositor Todos 27/02/2019
4 Identificação do estande (testeira) Montagem básica 27/02/2019
MONTADORA
FORMULÁRIO PROCEDIMENTOS OBRIGATÓRIOS MONTAGEM TIPO DE DATA-LIMITE 5 Credencial do montador Área livre 27/02/2019 6 Termo de responsabilidade Área livre 27/02/2019
7 Projeto e Documentos Área livre 27/02/2019
PRESTADORA DE SERVIÇOS
FORMULÁRIO PROCEDIMENTOS OBRIGATÓRIOS TIPO DE
MONTAGEM DATA-LIMITE
8 Credencial de segurança Todos 15/03/2019
9 (buffet, limpeza, recepcionistas e Credencial de serviço etc.)
1.6.2 EVENTO
O expositor e seus contratados terão, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do evento, uma equipe de atendimento à disposição no local. As datas e os horários de funcionamento estão disponíveis no item 1.5 - “HORÁRIOS DE ATENDIMENTO AO EXPOSITOR E CONTRATADOS”.
O atendimento estará localizado no CAEx – Centro de atendimento ao expositor, realizando:
• Pagamentos • Solicitações
• Emissão e entrega de credenciais • Dúvidas
DADOS DA ORGANIZAÇÃO
FULL TIME EVENTOS E TURISMOLOMBARDI SILVA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EIRELI ME CNPJ 17.887.534/0001-84
Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP
(13) 3252-1290 | (13) 3877-5027
2 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS E FORMULÁRIOS
SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS
A solicitação dos serviços e o preenchimento dos formulários obrigatórios deverão ser encaminhados, por e-mail, ao CAEx – Centro de atendimento ao expositor até 27 de fevereiro.
É de suma importância o expositor seus contatos atualizados para que a organização consiga mantê-lo sempre bem informado sobre os procedimentos necessários para a realização do evento. Em caso de alteração, entre em contato com o CAEx.
Para a participação no 33º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo, serão gerados os seguintes serviços obrigatórios para cada expositor:
• Consumo de energia (mínimo de 1 kVA) • Taxa de instalação elétrica
• Limpeza de montagem (por m²)
IMPORTANTE
A DATA-LIMITE PARA AS SOLICITAÇÕES/OBRIGAÇÕES DOS SERVIÇOS É 27 de fevereiro
Após o encerramento do prazo, qualquer solicitação somente poderá ser realizada no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, no CAEx, a partir do primeiro dia de atendimento, mediante aprovação da ORGANIZADORA para a liberação do serviço. O não cumprimento das datas-limite ou de outras instruções aqui constantes isentará a ORGANIZADORA de quaisquer responsabilidades pelo atendimento, prejuízos ou problemas que possam advir para o expositor.
CONSUMO DE ENERGIA
O consumo de energia é medido em kVA e será calculado de duas maneiras:
1ª - O consumo mínimo de energia de 1 kVA: É obrigatório a todos os expositores para o funcionamento básico do estande.
2ª - O consumo de energia adicional: deverá ser solicitado quando o consumo de kVAs necessários para o funcionamento dos equipamentos ultrapassar o mínimo obrigatório. Por exemplo, estandes com projetos específicos e/ou alto consumo de energia.
A confirmação do pedido obrigatório e a solicitação de consumo de energia adicional, se necessário, deverão ser realizadas via formulário específico a ser enviado até 27 de fevereiro. Consulte os itens “Local e datas – Check List” e “Anexos para mais informações. A cobrança de instalação de energia elétrica será realizada de acordo com as cargas de kVA solicitadas em planta de distribuição de estandes e planilha. O valor por kVA adicional é de R$126,50 por kVA, sendo o mínimo de 01 kVA por estande.
A leitura para conferência do kVA instalado/solicitado será efetuada durante a realização do evento, por um coordenador que passará nos estandes a procura do responsável pelo estande para preenchimento da planilha, onde serão marcadas as potências dos equipamentos existentes em cada estande, utilizando a Tabela de Potencias de Equipamentos. Caso o consumo exceda a quantidade contratada, o expositor receberá no estande, durante o período de realização da feira, uma notificação e cobrança para pagamento imediato.
TABELA PARA CÁLCULO DE ENERGIA ELÉTRICA
Utilizar números inteiros para solicitação de kVA. OBSERVAÇÃO
As quantidades de kVAs acima se referem ao consumo durante todo o período de realização do evento.
É obrigatório o uso de lâmpadas do tipo de Led ou PL (fluorescente) nos estandes. Não será autorizado outro tipo de lâmpadas.
A tabela acima serve apenas como referência para cálculo do consumo dos equipamentos comuns. É necessário observar os manuais técnicos ou plaqueta no corpo do aparelho, com as características de instalação.
CÓDIGO APARELHOS / EQUIPAMENTOS POTÊNCIAS
1. AR CODICIONADO - 7.500 BTU´S 1,20 2. AR CONDICIONADO - 10.000 a 12.000 BTU´S 1,50 3. AR CONDICIONADO – 18.000 BTU´S 2,50 4. CAFETEIRA (COMERCIAL) 4,50 5. CAFETEIRA (CASEIRA) 0,80 6. CARREGADOR DE CELULAR 0,05 7. CIRCULADOR DE AR 0,10 8. FORNO DE MICROONDAS 1,90
9. FORNO ELÉTRICO (PEQUENO) 1,60
10. FREEZER 0,90
11. FRIGOBAR 0,70
12. GELADEIRA 0,90
13. IMPRESSORA 0,25
14. LÂMPADA PL – 25 W 0,30
15. MICROCOMPUTADOR (CPU + MONITOR + TECLADO)
0,50
16. TELEVISOR COLORIDO 0,25
17. DVD 0,20
18. MÁQUINA XEROX 7,70
19. TECLADO + AMPLIFICADOR + CAIXA DE SOM 7,70
LIMPEZA DE MONTAGEM/DESMONTAGEM
A limpeza de montagem/desmontagem é obrigatória para todos os expositores e será cobrado R$ 40,00 (quarenta reais) por metro quadrado. Esse serviço se refere à limpeza geral do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL (áreas de circulação, sanitários e áreas comuns) durante o período de montagem.
A empresa montadora é responsável por entregar o estande limpo para a inauguração. A taxa de limpeza de montagem/desmontagem será cobrada do expositor, que poderá repassar tal custo à montadora contratada, conforme a negociação. Essa taxa não abrange a retirada de entulhos durante a desmontagem. O valor da taxa limpeza de montagem deverá ser pago diretamente à ORGANIZADORA, por meio de depósito bancário, seguindo os dados abaixo:
Banco: 341 – Itaú Agência: 2973 Conta: 22.110-0
Razão social: LOMBARDI SILVA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EIRELI ME CNPJ: 17.887.534/0001-84
O pagamento deverá ser efetuado até 27 de fevereiro e o comprovante da transação enviado para adm@fulltime-eventos.com.br, aos cuidados de Ivone Nascimento. O expositor que desejar serviço de limpeza durante o período de realização do evento deve contratá-lo diretamente com as empresas terceirizadas e especializadas. Solicite a LISTA DE FORNECEDORES OFICIAIS ao CAEx.
3 CREDENCIAMENTO
CREDENCIAIS DE EXPOSITOR
O expositor terá credenciais conforme tabela abaixo. Estas credenciais são pessoais e intransferíveis, válidas somente para funcionários do próprio expositor, quando devidamente preenchidas.
COTA CREDENCIAIS Diamante 5 na categoria expositor
Ouro 4 na categoria expositor Prata 3 na categoria expositor Bronze 2 na categoria expositor
O expositor deverá enviar formulário específico até 27 de fevereiro contendo nome e cargo dos funcionários a serem credenciados. Consulte os itens “Local e datas - Checklist” e “Anexos” para mais informações. Informamos que todas as credenciais serão identificadas pelo nome fantasia de cada empresa e para a confecção da credencial, é obrigatório o preenchimento do nome completo do funcionário. Não é permitida a inserção do nome da empresa/instituição no campo nome. A utilização dessas credenciais por terceiros implica em apreensão das mesmas. É obrigatória a apresentação de documento de identificação quando solicitado.
AS CREDENCIAIS PODERÃO SER RETIRADAS NO CAEX – CENTRO DE ATENDIMENTO AO EXPOSITOR, DIRETAMENTE NO CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, A PARTIR DO DIA 27 DE MARÇO.
CREDENCIAIS DE MONTADOR / PRESTADOR DE SERVIÇO
E SEGURANÇA
A montadora/prestadora de serviço selecionada pelo expositor deverá solicitar até 27 de fevereiro as credenciais de montador, para tal deve-se preencher formulário específico com os dados de cada funcionário que prestará os serviços de montagem. Consulte os itens “Local e datas - Checklist” e “Anexos” para mais informações As prestadoras de serviço de segurança deverão atentar para a documentação exigida pela SEGURANÇA OFICIAL do evento. Consulte o item “Exigências legais – Contratação de segurança” para mais informações.
As credenciais deverão ser retiradas no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, no CAEx, a partir do dia 26 de março.
A empresa montadora/prestadora de serviço só será liberada para entrada no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL se tiver efetuado as referidas solicitações.
IMPORTANTE
Será permitida somente a entrada de pessoas credenciadas nas áreas do evento, sendo obrigatório portar a credencial em local visível durante toda a permanência nas áreas internas do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL.
Os montadores/prestadores de serviço deverão estar com documento que possua foto durante todo o período de montagem. Esses documentos serão solicitados e verificados todos os dias para o ingresso no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL. Caso uma pessoa da equipe de montadores não esteja portando a documentação, não serão autorizadas a sua entrada e permanência no local.
4 NORMAS GERAIS
DIREITOS DA ORGANIZAÇÃO
A ORGANIZADORA se reserva o direito de alterar as normas estabelecidas no manual, ou estabelecer novas regras, em tempo hábil para o bom funcionamento do evento ou por motivo de segurança; poderá remanejar ou substituir as áreas de exposição até a data de entrega do evento, conforme as normas estabelecidas em contrato, para acomodar eventuais espaços não ocupados e promover uma melhor ambientação geral da feira. A ORGANIZADORA respeitará obrigatoriamente a dimensão útil da área locada e informará previamente o expositor.
Para iniciar a montagem do estande, a ORGANIZADORA exige do expositor o pagamento imediato de qualquer pendência financeira referente às parcelas do contrato e serviços obrigatórios e/ou contratados.
A ORGANIZADORA poderá penalizar ou cessar as atividades dos estandes que estejam em desacordo com as normas estabelecidas neste manual e nas condições gerais aplicáveis aos contratos de participação e serviços.
RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR
• Respeitar todas as normas e datas estabelecidas neste manual e orientar seus funcionários e contratados;
• Apresentar formalmente à ORGANIZADORA a empresa responsável pela montagem do estande;
• Certificar-se de que o projeto do estande foi elaborado com a supervisão e a participação de um responsável técnico, engenheiro e/ou arquiteto;
• Controlar a entrada e saída de produtos, materiais e equipamentos, sendo responsável por qualquer desaparecimento, perda, dano ou furto durante o período de montagem, realização e desmontagem;
• Credenciar, via formulário específico e até o início da montagem, todos os funcionários do expositor que trabalharão durante a realização da feira, sendo liberado aos credenciados o acesso também no período de montagem;
• Efetuar o pagamento dos serviços obrigatórios impostos pela ORGANIZADORA como: consumo mínimo de energia (1 kVA), taxa de instalação elétrica, limpeza de montagem;
• O expositor deverá obrigatoriamente efetuar o pagamento da limpeza de montagem.;
• Fornecer aos funcionários e contratados os Equipamentos de Proteção Individual – EPI apropriados e orientá-los para a devida utilização. Consulte o item 11.11. • Manutenção e conservação da área do estande a contar da data de recebimento
até a devolução do espaço. Todo e qualquer dano identificado durante o período de montagem, realização e desmontagem será de total responsabilidade do expositor, mesmo que o dano tenha sido causado por um terceiro. A cobrança será realizada após a desmontagem do evento, conforme preços definidos e divulgados pela ORGANIZADORA, além da execução do Termo de Responsabilidade.
RESPONSABILIDADE DA MONTADORA
• Respeitar todas as normas, horários e datas estabelecidas neste manual;
• Enviar o projeto do estande, de acordo com a exigência feita pela ORGANIZADORA (normas e prazos);
• Entregar o estande limpo para a inauguração (retirar todos os materiais utilizados e lixo gerado durante o período de montagem);
• Credenciar, via formulário específico até 27 de fevereiro, todos os funcionários que trabalharão durante o período de montagem;
• Entregar o Termo de Responsabilidade no 1° dia de atendimento, devidamente preenchido e assinado, válido para todas as montadoras, inclusive às empresas filiadas ao Sindiprom;
• Fornecer aos funcionários e contratados os Equipamentos de Proteção Individual – EPI apropriados e orientá-los para a devida utilização. Consulte o item 11.11 “ EQUIPAMENTO DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL”;
• Responsabilizar-se por qualquer dano identificado durante o período de montagem, realização e desmontagem. A cobrança será realizada após a desmontagem do evento, conforme preços definidos e divulgados pela ORGANIZADORA, além da execução do Termo de Responsabilidade.
IMPORTANTE
Todas as taxas que são obrigatórias para o expositor também deverão estar quitadas para a liberação da montagem.
Caso não sejam cumpridas as normas impostas ao expositor e montadora, a empresa expositora pagará multa referente a 25% do valor da área locada.
REPRESENTANTES COMERCIAIS, TRADINGS, HOLDINGS,
GRUPOS E EMPRESAS ASSOCIADAS
Quando o expositor for uma empresa de representação comercial, trading company, holding, membro de um grupo empresarial ou quando possuir empresas associadas, a apresentação dos produtos de outras marcas será permitida desde que o expositor forneça antecipadamente à ORGANIZADORA a relação das empresas, juntamente com comprovante de vínculo de exclusividade existente.
5 INFORMAÇÕES GERAIS
SERVIÇOS OFERECIDOS AO EXPOSITOR (SEM CUSTO)
• Iluminação geral do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL• Sanitários para expositores e visitantes (público em geral)
• Serviço de segurança nas áreas comuns e portarias do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL durante o período de montagem, realização e desmontagem da feira • Pontos de hidrantes/extintores em locais estratégicos do CENTRO DE
CONVENÇÕES MONTE REAL
• Totens com informações e localizadores (mapa/planta da feira) • Recepção, atendimento e credenciamento
• CAEX (Centro de Atendimento ao Expositor) • Pontos de informações (Balcões de atendimento)
• Estacionamento durante o período do evento (01 carro por Expositor)
SERVIÇOS OFERECIDOS AO EXPOSITOR
(CUSTO POR CONTA DO USUÁRIO)
• Locação de coletores de dados • Locação de extintores de incêndio • Locação de mobiliários
• Limpeza durante a realização do evento • Segurança
• Paisagismo • Montagem
• Catering (serviço de buffet, contratação de copeira e garçom) • Reservas de hotéis/voos (Full Time Turismo)
• Despachos aduaneiros e transitórios
SEGURANÇA NO CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL
O serviço de segurança estará disponível durante o período integral de montagem, realização e desmontagem, nas áreas comuns do evento.É responsabilidade de cada expositor providenciar segurança para seu estande, objetos e equipamentos expostos durante a montagem, realização e desmontagem.
Consulte o item 12.9 “ Contratação de
segurança” deste manual para
informações referentes a contratação de segurança e documentação solicitada. Recomendamos especial atenção para a contratação do segurança e indicamos que seja efetuada com a empresa de SEGURANÇA OFICIAL, para mais informações solicite a LISTA DE FORNECEDORES OFICIAIS ao CAEx.PRONTO ATENDIMENTO
O serviço de pronto atendimento estará em operação nos horários compatíveis com os períodos de montagem, realização e desmontagem dispostos neste manual.
INTERNET E INTRANET
Todos os serviços de telecomunicações são oferecidos exclusivamente pelo
Centro de Convenções Monte Real.
O Centro de Convenções Monte Real possui Internet Wireless para todos os participantes do Congresso (para os participantes não hospedados o uso será limitado para que não sejam feitos downloads e uploads).
Para os expositores que necessitem de internet cabeada, o valor da taxa de instalação é de R$ 100,00 e mais R$ 50,00 por dia de uso da internet.
Informações sobre a instalação, prazo e a contratação do serviço, entre em contato com o
FORNECEDOR OFICIAL – INTERNET.
SEGURO
Lembramos ao expositor a importância da contratação de seguro com as coberturas de incêndio, roubo, danos elétricos e danos pessoais. Cabe exclusivamente ao expositor providenciar seus próprios seguros (responsabilidade civil, riscos diversos e acidentes pessoais) durante o período de montagem, realização e desmontagem. A ORGANIZADORA não assumirá qualquer responsabilidade por danos ou custos gerados por ocorrências nos estandes com produtos, materiais, empresas contratadas, montadoras, transportadores, pessoas ou por qualquer outra natureza. É importante verificar, na apólice, a cobertura do seguro e o período da vigência, que deverá contar a partir do 1º dia da montagem até o último dia da desmontagem.
IMPORTANTE
A ORGANIZADORA NÃO SE RESPONSABILIZA POR EVENTUAIS FURTOS OU ROUBOS QUE POSSAM OCORRER NO CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL.
SERVIÇO DE INFRAESTRUTURA
Estará em operação durante a montagem, realização e desmontagem o serviço de instalação e manutenção de elétrica.
FOTÓGRAFOS E FILMAGENS
A permissão para a realização de trabalho fotográfico e filmagem deverá ser solicitada antecipadamente à ORGANIZAÇÃO do evento.
As solicitações deverão ser enviadas ao CAEx seguindo os passos especificados no item “Credenciamento - Credenciais de montador/prestador de serviço/segurança” Caso a montadora do estande deseje fotografar a montagem realizada por ela, será obrigatória a autorização, por escrito, do expositor e apresentação da mesma no CAEx, que em seguida, informará ao o horário liberado.
MERCHANDISING
Será considerado merchandising toda e qualquer propaganda realizada fora dos limites do estande. Os produtos de merchandising têm o objetivo de ampliar a visibilidade e divulgação do expositor dentro do 33º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo.
Não será permitida a instalação de qualquer material sem que o contrato de Itens Patrocináveis tenha sido assinado e quitado pelo expositor.
AGÊNCIA OFICIAL DE VIAGEM
A Full Time Turismo é a AGÊNCIA OFICIAL do 33º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo e oferece tarifas e pacotes de passagens e hospedagens com condições especiais para visitantes do Congresso. FULL TIME TURISMO
Ana Paula Sousa
travel@fulltime-eventos.com.br (13) 3252-1290 | (13) 3877-5027 Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP
LOCAÇÃO DE COLETOR DE DADOS
Em uma feira com visitação qualificada, todos os contatos feitos são importantes, mesmo aqueles que não geram negócios durante a realização do evento. Nossa dica é que o expositor contrate o leitor óptico de credenciais com a empresa de CREDENCIAMENTO OFICIAL para obter a relação de todos os visitantes que passaram pelo seu estande e planejar ações futuras junto a sua equipe comercial.
ADALTECH SOLUÇÕES PARA EVENTOS Giedra Castanho
giedra@adaltech.com.br
(11) 4384-8724
Rua Ana Pereira Melo, 253, salas 316, 1311, 1313 e 1315 CEP 06023-080, Vila Campesina, São Paulo/SP
13º andar - Salas - 1311 - 1313 – 1315
6 MONTAGEM ÁREA LIVRE
APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO ESTANDE
É obrigatória a apresentação do projeto para todo o estande com área livre. O projeto deverá conter planta baixa, elevação frontal e elevação lateral, perspectivas com nome legível e assinatura do profissional habilitado e responsável pelo projeto, assim como o telefone para contato.
A construção dos estandes deve seguir exatamente os projetos enviados à ORGANIZADORA e qualquer alteração no projeto deverá ser encaminhada previamente à MONTADORA OFICIAL.
Orientamos que todo estande contenha em seu interior, sinalização de proibido fumar.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA APROVAÇÃO DO
PROJETO
É obrigatório o envio dos seguintes documentos: • Planta baixa
• Elevação frontal e lateral • Perspectivas (1 por fachada)
• A.R.T./R.R.T. do projeto e execução • A.R.T./R.R.T. de elétrica
• Cópia da Carteira do CAU/CREA
• Termo de Responsabilidade devidamente preenchido e assinado
A VIA ORIGINAL DO TERMO DE RESPONSABILIDADE DEVERÁ SER ENTREGUE NO CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, NO CAEX, A PARTIR
DO 1º DIA DE ATENDIMENTO.
Para a análise do projeto, os documentos deverão ser enviados até a data-limite estipulada pela ORGANIZADORA. Não será permitida a construção do estande que não estiver com o projeto aprovado pela equipe MONTADORA OFICIAL do evento.
IMPORTANTE
A ORGANIZADORA não se responsabiliza por qualquer dano, prejuízo ou acidente causado pela montagem dos estandes.
APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO ESTANDE
É obrigatória a apresentação do projeto para todo o estande com montagem própria. O projeto deverá conter:
• Planta baixa; • Elevação frontal; • Elevação lateral;
• Perspectivas com nome legível e assinatura do profissional habilitado (responsável pelo projeto) e telefone para contato.
IMPORTANTE
A DATA-LIMITE PARA ENVIO DO PROJETO DO ESTANDE É
27 DE FEVEREIRO DE 2019.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
1. Os projetos deverão ser enviados para jl.coutinho@mcmstands.com.br em arquivo PDF ou JPG. A MONTADORA OFICIAL é responsável pela avaliação e liberação da montagem de todos os estandes;
2. Todos os projetos enviados deverão ter obrigatoriamente cota de altura e medidas das áreas;
3. As empresas montadoras são obrigadas a identificar o projeto com o nome do expositor responsável, telefone e e-mail para contato;
4. O não cumprimento das determinações acima dentro do prazo estipulado isenta a ORGANIZADORA de qualquer responsabilidade e/ou obrigação.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a MONTADORA OFICIAL: MCM Stands
José Luiz Pontes Coutinho contato@mcmstands.com.br (11) 2692-2751
www.mcmstands.com.br
ATENÇÃO
A montagem do estande será liberada mediante a aprovação do projeto, quitação de todos os débitos do expositor. É de suma importância, por motivo de fiscalização, manter a cópia do projeto e ART/RRT no estande durante todo o período de montagem e realização do evento.
APRESENTAÇÃO DE A.R.T./R.R.T.
Todos os estandes deverão obrigatoriamente apresentar:
• A.R.T. (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou R.R.T. (Registro de Responsabilidade Técnica), assinada por um profissional cadastrado pelo CAU/CREA do Estado de São Paulo, com comprovante de pagamento;
• Cópia da carteira do CAU/CREA do profissional que assinou a A.R.T./R.R.T. ATENÇÃO
A apresentação da A.R.T./R.R.T. é obrigatória tanto para a elaboração do projeto como para a execução e deve cobrir o período de montagem, realização e
desmontagem do evento.
As cópias dos documentos solicitados acima deverão ser entregues no CAEx no 1º dia de atendimento para que seja liberado o acesso ao CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL e a montagem do estande
TERMO DE RESPONSABILIDADE E OCUPAÇÃO DA ÁREA
A montadora deverá entregar o termo de responsabilidade, assumindo ser responsável por qualquer dano que venha a ser causado por seu material e/ou pessoal ao CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, a terceiros, inclusive pelas penalidades aplicadas à falta de cumprimento das normas de montagem, manutenção e desmontagem, conforme prazos estabelecidos no regulamento da feira e neste manual.O TERMO DE RESPONSABILIDADE ORIGINAL DEVERÁ SER ENTREGUE NO CAEX, NO 1º DIA DE ATENDIMENTO, PARA QUE SEJA LIBERADO O ACESSO AO CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL E MONTAGEM DO ESTANDE.
CONTRATAÇÃO DE MONTADORAS E PRESTADORAS DE
SERVIÇO
É de livre escolha do expositor a contratação de empresa especializada para montagem, decoração, artes gráficas, assessoria de imprensa, filmagens, fotografias, recepção, seguros, transportes, entre outros.
As empresas contratadas precisam estar registradas nos órgãos legais, possuir técnicos especializados, usar equipamentos adequados e garantir o bom funcionamento do evento, seguindo as normas deste manual, caso contrário, a ORGANIZADORA reserva-se o direito de interromper a montagem/prestação de serviços.
Todas as montadoras e empresas contratadas pelo expositor deverão estar devidamente cadastradas pelo expositor de acordo com o item “Credenciamento - Credenciais de montador/prestador de serviço/segurança” até a data vigente para que tenha acesso ao CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL.
IMPORTANTE
A ORGANIZADORA fica isenta de qualquer prejuízo causado ao expositor pelas empresas prestadoras de serviço e/ou montadora. É dever do expositor supervisionar e se responsabilizar por qualquer dano causado por suas empresas contratadas. Tanto o expositor quanto a montadora devem seguir as normas estipuladas no item 4 – Normas Gerais e no item 11 – Normas de Segurança deste manual.
ALTURA MÁXIMA E RECUO MÍNIMO PARA MONTAGEM DO
ESTANDE
ALTURA RECUO MÍNIMO
(A PARTIR DO PISO DO CENTRO DE CONVENÇÕES
MONTE REAL)
(SOMENTE VIZINHO)
Até 3,20 m. 0,00 m.
A altura máxima permitida para a construção dos estandes é de 3,20 m. Fica estritamente proibida a remoção de qualquer placa de forro dos salões para fixação de materiais nas estruturas metálicas.
MONTAGEM DE ESTANDE TIPO “ILHA” E “PONTA DE ILHA”
6.8.1 RECUOIlha: As paredes dos estandes que configurarem “Ilha” não deverão obedecer à tabela de recuo, somente a altura máxima.
Ponta de ilha: Os estandes “Ponta de Ilha” deverão obedecer à tabela de recuo, somente para construção da parede que fizer limite com vizinho, e altura máxima.
VISIBILIDADE
Os estandes, tanto “Ilha” como “Ponta de Ilha”, iguais ou superiores a 24 m², não poderão, em hipótese alguma, fechar em sua totalidade quaisquer das laterais que estejam voltadas para as vias de circulação. O fechamento não deverá ultrapassar 50% da metragem linear de cada lateral do estande, portanto, deverá ter 50% de cada lado livre (a regra é válida também quando utilizado vidro). Paredes de vidro ou material similar que possuam transparência devem ter a sinalização de segurança.
IMPORTANTE
Para todos os estandes nas configurações só frente, esquinas e ponta de ilha é obrigatória a construção de paredes para divisão de sua área. Lembrando também que na parte posterior da parede, caso o seu vizinho esteja com a altura padrão (2,70 m.), é obrigatório fazer o acabamento neutro (cor branca) no mesmo nível de qualidade até a altura limite construída.
PAREDES DIVISÓRIAS
É obrigatória a construção de paredes divisórias nos limites de sua área (porém, dentro dela) com as áreas vizinhas. A altura mínima deve ser de 2,70 m., a partir do piso do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, até a altura máxima de 3,20 m., respeitando o recuo da respectiva altura em todo o perímetro do estande até a altura máxima de 3,20 m. não havendo necessidade de recuo nos limites dos estandes, desde que respeitado o item “Visibilidade” acima mencionado.
O expositor deverá dar acabamento de qualidade na face voltada para seus vizinhos ou áreas de circulação, a partir da altura de 2,70 m. do piso do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL. Para as áreas voltadas para os vizinhos, o acabamento deverá ser unicamente na cor branca.
IMPORTANTE
Hidrantes e qualquer outro equipamento de combate a incêndio que estiverem dentro da área do estande deverão ter fácil acesso, estarem visíveis e bem sinalizados.
PAREDES DE VIDRO
Todas as paredes em vidro devem ser construídas em vidro temperado ou laminado, respeitando a tabela de recuos imposta pela ORGANIZADORA.
Os painéis deverão estar sinalizados com fita de segurança (adesivo, grafismo, logotipo, etc.) durante os períodos de montagem e desmontagem, a fim de evitar acidentes.
Devem ser observadas as exigências legais, normas do Corpo de Bombeiros e as normas NBR nº 7.199, 14.697 e 14.698 da ABNT. A utilização de painéis de vidro obriga a apresentação de A.R.T. (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou R.R.T. (Registro de Responsabilidade Técnica) e apresentação de atestado de fabricação (certificação do material).
PISO DO ESTANDE
A área de cada estande será demarcada e identificada no piso do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL. É de responsabilidade do expositor/montador solicitar auxílio à MONTADORA OFICIAL para solucionar quaisquer dúvidas referentes à área locada.
A elevação do piso do estande é opcional. Quando o piso for elevado, é obrigatória a construção de rampa de acesso para deficientes físicos, independentemente de sua metragem.
Para colocação de fitas adesivas em pisos, será permitida somente colocação de fita adesiva crepe, fita papel, fita dupla face 3M ou de qualidade igual (para colocação de forração).
Estarão encarregados pela retirada de toda e qualquer fita adesiva que tenha sido autorizado a fixar
ATENÇÃO
A RAMPA DEVERÁ TER, NO MÁXIMO, 10% DE INCLINAÇÃO E POSSUIR A LARGURA MÍNIMA DE 1,00 M.
A MONTADORA OFICIAL do evento não se responsabilizará por quaisquer desníveis no piso ou qualquer problema relacionado pela não utilização de piso elevado.
IMPORTANTE
Para todo estande com piso elevado acima de 0,50 m. de altura, a partir do piso do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL, é obrigatório apresentar uma ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) / RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) assinada por um profissional cadastrado pelos órgãos CAU/CREA do Estado de São Paulo, devidamente quitada, e cálculo estrutural do referido projeto, em duas vias.
ESTRUTURA AÉREA
É proibido o uso do espaço aéreo do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL por qualquer expositor. Essa área somente poderá ser utilizada pela ORGANIZADORA, para sinalização e merchandising.
A ORGANIZADORA reserva-se o direito de alterar, substituir ou revogar esta norma mediante comunicado face às novas diretrizes do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL sem responsabilidade de prejuízos.
PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE
A projeção horizontal de qualquer elemento de montagem ou de produtos expostos deverá obrigatoriamente estar dentro dos limites da área locada. Não serão permitidas projeções sobre estandes vizinhos ou áreas de circulação.
PROJEÇÃO DAS TESTEIRAS
Não poderão ser instaladas testeiras elevadas projetadas para fora dos limites da área, exceto spots de iluminação, desde que estejam com a altura mínima superior a 3,30 m.
A identificação dos estandes somente poderá ser feita para as faces voltadas para as ruas. Não serão permitidas testeiras voltadas para os vizinhos.
UTILIZAÇÃO DE SAPÊ, LYCRA E TECIDOS DECORATIVOS
Sapê, lycra e tecidos decorativos devem obrigatoriamente apresentar laudo de aplicação de produto antichamas (ignifungação). Esses materiais devem obrigatoriamente ser acompanhados com o número de extintores de incêndio em quantidade adequada, a critério da ORGANIZADORA e/ou brigada de incêndio Oficial. O material poderá passar por um teste antichamas e terá hora de entrada no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL.A apresentação do laudo e A.R.T./R.R.T. da aplicação do produto antichamas deverá ser entregue à Brigada de Bombeiros do evento durante o período de montagem.
ILUMINAÇÃO EXTERNA, ARANDELAS, HOLOFOTES
EXTERNOS, ETC.
Toda e qualquer iluminação na parte externa do estande deverá estar protegida, evitando o acesso de pessoas. Arandelas e holofotes externos devem estar acima de 3,20 m. ou isolados e protegidos do acesso de visitantes.
Toda iluminação do estande deverá ser autossuficiente, não devendo o expositor/montador “contar” com a iluminação geral do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL. O expositor/montador deverá tomar o cuidado necessário para que essa iluminação não prejudique os estandes vizinhos (holofotes, etc.) e tampouco os visitantes.
A ORGANIZADORA reserva-se o direito de interditar o estande até que sejam atendidas as solicitações de proteção ou retirada dos equipamentos impróprios.
CONSTRUÇÕES EM ALVENARIA
É vetada toda e qualquer construção (pisos e paredes) em alvenaria, material similar, concreto armado e não armado;
Caso a construção em alvenaria seja imprescindível, será necessária a prévia aprovação da ORGANIZADORA antes de iniciar o projeto do estande. Se aprovada, antes de iniciar a construção do estande, será obrigatório revestir o piso do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL com material próprio e adequado à sua proteção.
INSTALAÇÕES ELÉTRICAS
As instalações elétricas dos estandes deverão atender integralmente ao disposto na NBR 5.410 – Instalações Elétricas em Baixa Tensão. A ORGANIZADORA é responsável pelo suprimento e conexão de energia nos quadros de distribuição de eletricidade do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL até o estande. É responsabilidade do eletricista da montadora contratada a conexão no quadro de distribuição do estande. Caberá a cada expositor ou montadora complementar a instalação e distribuição elétrica no estande provendo a entrada de energia com chave geral e proteção compatível à solicitação de energia elétrica. A chave geral e demais dispositivos de proteção dos circuitos elétricos deverão estar acondicionados em quadros de chapa metálica, com porta, fixados em locais de livre acesso à equipe de manutenção da ORGANIZADORA, mesmo fora do horário de funcionamento do evento.
6.19.1 CABOS
Não é permitida a passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cortem ruas, áreas comuns ou estandes vizinhos. Essas necessidades, se ocorrerem, deverão ser previstas com antecedência e resolvidas junto à ORGANIZADORA.
É obrigatória a utilização de cabo não propagador de chamas e com dupla isolação mecânica (tipo PP). Em caso de dúvida, consulte a NBR 5.410. Todo estande deverá obrigatoriamente ser aterrado.
ENERGIA ELÉTRICA
A tensão elétrica disponível no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL é 220 Volts a 60 Hz. A energia elétrica será fornecida em unidades de KVA, previamente solicitada pelo expositor. A tensão 380 V trifásica não estará disponível. Em caso de utilização de qualquer aparelho de 110 V, o Expositor deverá providenciar transformador compatível com a carga utilizada. No estande será instalada 1 (uma) tomada de 220V com capacidade máxima de 500watts.
Nas hipóteses de pico de energia e ou interrupções no fornecimento de energia e ou troca de energia entre a concessionaria e geradores, sobrecarga de energia ou qualquer outro problema relacionado à energia elétrica, o CENTRO DE COVENÇÕES MONTE REAL estará isento de qualquer responsabilidade decorrente de problemas ou interrupção com aparelhos, equipamentos elétricos e equipamentos de áudio e vídeo. A Contratada exime-se de toda e qualquer responsabilidade por interrupções no fornecimento de água, telefonia, televisão e principalmente fornecimento de energia e outros (que dependam de terceiros), no local de realização do Evento e Dependências do hotel, durante os períodos de montagem, realização e desmontagem do mesmo. Ademais, os prestadores de serviço e expositores ficarão responsáveis por trazer os competentes equipamentos de segurança e proteção, para fins de evitar danos ou interrupção em aparelhos, equipamentos elétricos
HORÁRIOS E DATAS PARA MONTAGEM
7 PERÍODO DE MONTAGEM
OCUPAÇÃO E UTILIZAÇÃO DA ÁREA CONTRATUALMENTE
LOCADA
As áreas contratualmente locadas estarão liberadas no dia 25 de março às 8 horas para ocupação e início da montagem de acordo com as datas, horários e exigências contidos neste manual. As áreas não ocupadas até 48 horas anteriores ao início do período de realização poderão ser realocadas a critério único e exclusivo da ORGANIZADORA, não cabendo ao expositor quaisquer ressarcimentos ou reclamações.
IMPORTANTE
• O piso do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL não pode ser demarcado, furado ou pintado pelo expositor/montadora. É necessário revestir o piso do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL com material próprio e adequado à sua proteção.
• É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou produtos expostos nas paredes ou teto do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL.
Todo e qualquer dano causado pela construção dos estandes será de inteira responsabilidade da empresa expositora/montadora.
ACESSO AO CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL
Todos os funcionários da montadora que estiverem presentes no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL durante o período de montagem deverão estar uniformizados e possuir credencial própria e levar seus documentos pessoais para identificação na entrada do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL. Não é permitida a troca ou substituição de credenciais.
As credenciais do montador, expositor, segurança de montagem e serviços serão aceitas para entrada no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL durante todo o período de montagem e desmontagem da feira.
IMPORTANTE
• As credenciais deverão ser solicitadas de acordo com o item “Credenciamento”. • A montagem do estande será liberada mediante a confirmação de pagamento de
todos os títulos gerados para o expositor e montadora. MONTADORA OFICIAL
Segunda-feira 25 de março de 2019 Das 8 às 22 horas Terça-feira 26 de março de 2019 Das 8 às 12 horas
OUTRAS MONTADORAS
Segunda-feira 25 de março de 2019 Das 14 às 22 horas Terça-feira 26 de março de 2019 Das 8 às 12 horas
DECORAÇÃO
A limpeza de montagem será cobrada do expositor que poderá repassar tal custo à montadora, conforme a negociação. Essa taxa não abrange a retirada de entulhos durante a desmontagem.
Todos os montadores devem seguir as normas de utilização do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL e horários já descritos anteriormente, caso isso não seja cumprido, acarretará em multa, conforme mencionado no Termo de Responsabilidade.
O termo de responsabilidade original deverá ser entregue no 1º dia de atendimento no CAEx.
TRAJES
Todo funcionário e/ou contratado das empresas expositoras e/ou de montagem e/ou de terceiros somente terá acesso ao CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL portando credencial de identificação, trajando calça, uniforme ou camiseta, e sapato fechado ou bota de segurança.
IMPORTANTE
Não será permitido o uso de sandálias, chinelos, tamancos ou nenhum tipo de sapato aberto dentro do parque de exposição, bem como a circulação de pessoas trajando bermudas, saias, calças capri, camiseta regata ou sem camisa.
A exigência de trajes adequados é válida também para expositores e respectivos funcionários.
É obrigação do expositor e/ou da montadora fornecer aos empregados e contratados os equipamentos de proteção individual (EPIs) apropriados aos riscos do ambiente durante o período de montagem e desmontagem dos estandes.
Para mais informações sobre EPI, consulte o item 11 “Normas de Segurança” – “Equipamentos de Proteção Individual – EPI”) e item 12 (“Exigências Legais” – “Ministério do Trabalho e Emprego”). É proibida a entrada de menores de 16 anos dentro do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE
REAL durante o período de montagem e desmontagem dos estandes mesmo que acompanhados por um responsável legal.
ACESSO DE VEÍCULOS
Caminhões: A descarga de material será realizada pela entrada sinalizada do Centro de Convenções Monte Real, Rua Uruguai (entre as Ruas Alemanha e Minas Gerais) - Bairro Centro. O motorista deverá permanecer próximo ao caminhão.
A carga e descarga serão realizadas por ordem de chegada. Os caminhões não poderão ficar estacionados após a carga e descarga.
O motorista deverá forrar o piso onde estiver estacionado o caminhão para protege-lo contra o vazamento de óleo do motor. As empresas que não adotarem esta medida poderão ser multadas de acordo com o dano verificado.
O tempo máximo de permanência para caminhões é de 2 (duas) horas com validade somente nos períodos de montagem e desmontagem. Ultrapassado este limite o estacionamento será cobrado normalmente conforme tabela de preços vigente. Veículos de passeio e peruas: A descarga de material será realizada pela entrada sinalizada do Centro de Convenções Monte Real, Rua Uruguai (entre as Ruas Alemanha e Minas Gerais) - Bairro Centro. O transporte de material deverá ser feito com carrinhos com rodas de borracha para adentrar o recinto, sendo que todo o material (caixas, peças, pisos) deve ser descarregado no chão do local, após a devida proteção do mesmo por carpete, lona, plástico ou similar.
O CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL não dispõe de carregadores e carrinhos para carga/descarga de mercadoria.
ENTRADAS DE MATERIAIS PARA ESTANDES
Os materiais enviados previamente pelos expositores, para uso exclusivo nos estandes, serão recebidos diretamente no CAEX (Central de Atendimento ao Expositor) pelo responsável que estará de plantão de 18 a 25/03/2019 das 08h às 11h e das 13h às 16h00, segunda à sexta e ficarão armazenados em nosso depósito.
O envio e a retirada de materiais ficarão por conta do expositor, estando A ORGANIZAÇÂO isenta de responsabilidade sobre extravios que dessas atividades possam advir.
A nota fiscal deverá ser emitida em nome da empresa participante do evento com o seguinte endereço: Rua São Paulo, 622 - Bairro Centro, CEP 13940-000, Águas de Lindóia/SP. No corpo da nota fiscal deverá constar a observação de que são mercadorias para Demonstração, citando também a data de realização e a localização do evento.
Os materiais remetidos para o endereço acima deverão estar embalados com Identificação em destaque do destinatário (33º COSEMS/SP, endereço do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL), do remetente (nome da instituição, cidade e estado, número do estande e Endereço). AMBOS (remetente e destinatário) DEVEM ESTAR EM FOLHA FORMATO A4 E FONTE ARIAL NEGRITO, TAMANHO 28.
Nas remessas de materiais para exposição para o endereço do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL devem constar das respectivas notas fiscais o nome e endereço, somente como destinatário para a entrega do material, sendo o mesmo isento de impostos por parte do fisco, encargos ou quaisquer outras obrigações tributárias eventualmente incidentes sobre as atividades envolvidas nas operações do seu envio e recebimento. Não é permitida a entrada de equipamentos e/ou produtos sem notas fiscais.
O CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL não fará notas de devolução. Apenas será checado referente ao número de caixas que serão entregues. A retirada de materiais em nosso deposito pelos expositores poderá ser feita nas seguintes datas e horários:
DIA HORÁRIOS 26/03 8h00 às 17h00 27/03 8h00 às 17h00 28/03 8h00 às 17h00 29/03 8h00 às 17h00
O material de exposição deverá ser instalado, colocado e retirado sob a responsabilidade e/ou supervisão do expositor;
Todo e qualquer material que for deixado no local após o período de desmontagem (item 6.1) será considerado abandonado, ficando a comissão organizadora e o CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL isentos de qualquer responsabilidade sobre os mesmos;
ATENÇÃO
• OS MATERIAIS DEVERÃO SEGUIR PARA O “CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL” DEVIDAMENTE IDENTIFICADOS COM O NOME DA EMPRESA, CONTEÚDO E QUANTIDADE EM NOME DO 33º CONGRESSO DE
SECRETÁRIOS MUNICIPAIS DE SAÚDE DO ESTADO DE SÃO PAULO. • FICANDO CLARO QUE O NOSSO SETOR OPERACIONAL RECEBERÁ OS
MATERIAIS E OS ARMAZENARÁ, MAS NÃO SERÁ RESPONSÁVEL POR CONFERIR, NEM SERÁ RESPONSÁVEL POR DANOS MATERIAIS OU PERDA, OU SEJA,
APENAS IRÁ RECEBÊ-LOS E GUARDÁ-LOS ATÉ ENTREGÁ-LOS AOS RESPONSÁVEIS.
ENCARTE DE MATERIAL PROMOCIONAL BOLSA
A Organizadora montará 1.500 bolsas e receberá os materiais a serem encartados, impreterivelmente dia 22/03 no endereço e com as informações descritas a seguir: CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL
A/C: Luiz Henrique Monteiro
Rua São Paulo, 622 - Bairro Centro, CEP 13940-000, Águas de Lindóia/SP. REF. “MATERIAL PARA ENCARTE DAS BOLSAS COSEMS/SP2019”,
NOME DA EMPRESA
DESCRIÇÃO DO MATERIAL
CASO NÃO SEJA ENTREGUE ATÉ A DATA MENCIONADA ACIMA, SOMENTE PODERÁ SER ENTREGUE NO DIA 25/03 (PROCURAR POR LUIZ HENRIQUE MONTEIRO), NO LOCAL DO EVENTO, DATA EM QUE INICIAREMOS A SEPARAÇÃO DO MATERIAL E A MONTAGEM DAS BOLSAS, SENDO ASSIM IMPOSSÍVEL O RECEBIMENTO DE MATERIAL APÓS ESSA DATA.
CASO O MATERIAL NÃO SEJA ENVIADO ATÉ A DATA ESTIPULADA ACIMA, O MESMO NÃO SERÁ ENCARTADO NA BOLSA.
VIAS DE CIRCULAÇÃO
As vias de circulação e os estandes vizinhos não poderão ser utilizados para a colocação de materiais, ferramentas, sacos de lixo e produtos a serem instalados no estande. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do expositor.
É proibido jogar lixo nas áreas comuns e nos corredores. O expositor tem o dever de acondicionar o lixo em sacos plásticos e deixá-los nos corredores para a remoção.
A ORGANIZADORA poderá multar ou descredenciar aquele que infringir as normas estabelecidas neste manual.
TESTES DE EQUIPAMENTOS E ENERGIA
No dia 26 de março, a partir das 9 horas, será liberada a energia do CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL para teste dos equipamentos. O fornecimento será disponibilizado regularmente durante o período do evento conforme o horário de abertura e encerramento.
DECORAÇÕES FINAIS E LIMPEZA DO ESTANDE
A decoração final dos estandes será realizada no dia 26 de março, a partir das 12 horas, sendo proibido lixar, pintar, soldar, serrar e/ou qualquer outra montagem que produza sujeira depois deste horário.
O serviço de limpeza atuará nas áreas de circulação (ruas), administração, sanitários, áreas comuns e remoção do lixo para local adequado.
O expositor poderá contratar a empresa de LIMPEZA OFICIAL ou empresa especializada de sua escolha para fazer a manutenção de limpeza periódica de seu estande durante o período de realização.
É responsabilidade da empresa montadora a entrega do estande limpo para a inauguração.
8 MONTAGEM BÁSICA
DECORAÇÃO
DECORAÇÃO
Terça-feira 26 de março de 2019 Das 12 às 22 horas
Para os expositores que optaram pelas montagens básicas, informamos que não serão permitidos furos, pinturas, revestimentos ou uso de colas e fitas nos painéis, e alteração do mobiliário e estrutura da montagem básica.
Em caso de dúvidas ou para locação de mobiliário adicional, entre em contato com a MONTADORA OFICIAL.
MCM Stands
José Luiz Pontes Coutinho jl.coutinho@mcmstands.com.br Jessica Siegrist
jessica@mcmstands.com.br (11) 2692-2751
Rua Catumbi, 407
CEP 03021-000, Belenzinho, São Paulo/SP www.mcmstands.com.br
A IDENTIFICAÇÃO NA TESTEIRA
Consulte a MONTADORA OFICIAL para obter o prazo e formato da testeira do estande.
9 REALIZAÇÃO
HORÁRIOS
Quarta-feira 27 de março de 2019 Das 8 às 22 horas Quinta-feira 28 de março de 2019 Das 8 às 20 horas Sexta-feira 29 de março de 2019 Das 8 às 20 horas
O sistema de iluminação será desligado 1 (uma) horas após o término do período de realização da feira. Essa ação visa exclusivamente demonstrar o encerramento do período diário de funcionamento.
Durante o período de realização do evento, somente será permitida a entrada de pessoas que estejam identificadas com as seguintes credenciais: Congresso, Congresso com curso, Curso, Expositor, Imprensa, Mostra, Organização, Palestrante, Prestador de serviço, Secretário de Saúde e Staff.
Será permitido o uso da credencial de manutenção somente nos horários autorizados, antes da abertura do evento.
OPERAÇÃO DO ESTANDE
O expositor deverá manter presente no estande pelo menos um funcionário seu, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. É necessário ter um responsável no estande, pelo menos 30 minutos antes da abertura do evento. Não será permitido o encerramento das atividades nos estandes antes do término do horário de realização do evento, mesmo no último dia de realização.
A iluminação permanecerá acesa durante o horário de funcionamento do evento, sendo encargo do expositor desligar a chave geral de energia do seu estande ao final do dia.
DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL E PROMOÇÃO DA MARCA
É vetado ao expositor manter seu pessoal fora dos limites do estande em operação de venda ou distribuição de folhetos, brindes e etc.Será permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos exclusivamente no interior do estande.
DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
A ORGANIZADORA poderá suspender ou determinar o período para a demonstração de qualquer equipamento, produto, estrutura ou elementos do estande em caso de risco às pessoas, ou que produzam alto nível de ruído ou vibração que possam perturbar as operações de estandes vizinhos.
EVENTOS REALIZADOS NOS ESTANDES
É terminantemente proibida a realização de alguns eventos durante todo o evento: • Espetáculos pirotécnicos com a utilização de fumaça ou dirigíveis;
• Apresentação de modelos vivos de qualquer sexo seminu ou com tapa sexo; • Animais de qualquer espécie ou porte, inclusive aves para decoração do estande
ou para complementar a demonstração dos produtos expostos.
ABASTECIMENTO E MANUTENÇÃO DO ESTANDE
Os serviços de abastecimentos de produtos e/ou manutenção do estande deverão ser efetuados no período de 1 (uma) hora antes do início das atividades do dia. Em caso da necessidade de uma manutenção emergencial, o expositor deverá comparecer ao CAEx e solicitar a autorização, sendo que o critério de aprovação é de única e exclusiva competência da ORGANIZADORA.
IMPORTANTE
Todo produto de alimentação deverá estar acondicionado em recipiente próprio para transporte.
SAÍDAS DE MATERIAL DURANTE A REALIZAÇÃO
SERVIÇO DE LIMPEZA DURANTE A REALIZAÇÃO DO
EVENTO
O expositor tem a opção de contratar o serviço diretamente pela empresa de LIMPEZA OFICIAL do evento, porém a contratação deste serviço é opcional. Os dados da empresa de LIMPEZA OFICIAL serão divulgados na LISTA DE FORNECEDORES OFICIAIS.
A ORGANIZADORA se responsabiliza somente pela limpeza das áreas comuns do evento (ruas, avenidas e sanitários) e remoção do lixo para local adequado. Para isso, os lixos deverão ser acondicionados em sacos plásticos apropriados e deixados nos corredores até as 7h. A partir desse horário, é responsabilidade do expositor armazenar o lixo dentro do estande.
SOM E MÚSICA AMBIENTE
Todo som produzido no estande por audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro equipamento não deverá exceder o volume normal da voz ou 80 decibéis. É também proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções.
Caso o expositor não observe essa norma, serão tomadas as seguintes medidas por parte da organizadora:
• Na primeira infração: será feita a solicitação verbal para se estabelecer o volume de som permitido;
• Na segunda infração: o expositor será comunicado por meio de carta da ORGANIZADORA.
O não atendimento às solicitações referentes à redução dos níveis de som implicará desde o corte do fornecimento de energia elétrica até a retirada do equipamento em questão, sem prévio aviso, por tempo indeterminado e cobrança de multa.
No caso de palestras, apresentações, etc., será obrigatória a utilização de ambientes fechados, como salas, auditórios, etc.
De acordo com a Lei nº 9.610/98, que regulamenta os Direitos Autorais, a empresa expositora que utilizar música ambiente em seu estande, mesmo por meio de AM/FM, deverá recolher taxa específica mediante Guia própria, fornecida pelo ECAD, conforme descrito no item 12.5 - ECAD (“Exigências Legais” - ECAD) deste manual.
ATENÇÃO
A empresa expositora que pretender realizar qualquer tipo de promoção, como shows, música ao vivo e apresentações, deverá consultar previamente a ORGANIZADORA para obter autorização.
A solicitação deverá ser feita ao CAEx por e-mail e a aprovação será de única e exclusiva competência da ORGANIZADORA.
DISTRIBUIÇÕES GRATUITAS DE PRÊMIOS E SORTEIOS
Conforme o site da Receita Federal, a operacionalização, a emissão das autorizações e a fiscalização das atividades relativas à distribuição gratuita de prêmios efetuada mediante sorteios, vales-brindes, concursos ou apurações assemelhadas são da competência da Caixa Econômica Federal, exceto quando a própria Caixa Econômica ou qualquer outra instituição financeira seja parte interessada. Nesses casos, a competência para análise e autorização dos pedidos é da Seae – Secretaria de Acompanhamento Econômico do Ministério da Fazenda.Para mais informações, acesse:
http://www.receita.fazenda.gov.br/guiacontribuinte/distribuicao.htm
Autorizações e documentos necessários são de responsabilidade exclusiva do expositor.
10 DESMONTAGEM
IMPORTANTE
No dia 29 de março, das 20 às 22 horas, será permitida somente a retirada de material de decoração, produtos, equipamentos e pertences dos expositores em mãos.
Solicitamos aos expositores que mantenham em seu estande, no período de desmontagem, um funcionário responsável até a total retirada de seus equipamentos e/ou produtos, pois a ORGANIZADORA não se responsabiliza por desaparecimentos, danos e/ou furtos que porventura venham a ocorrer.
A ORGANIZADORA está isenta de quaisquer responsabilidades por danos, avarias, prejuízos, roubos ou furtos de qualquer natureza.
ATENÇÃO
A organização não guarda qualquer material após o término da desmontagem. A desmontagem se encerra às 15 horas de 30 de março. A área locada deverá ser restituída à ORGANIZADORA, limpa e desimpedida, sem quaisquer materiais, sejam eles da empresa expositora ou da empresa montadora.
Os materiais, equipamentos e produtos eventualmente remanescentes no CENTRO DE CONVENÇÕES MONTE REAL após o término do período de desmontagem serão retirados pela ORGANIZADORA, que cobrará do expositor os custos decorrentes desta operação e ainda executará o Termo de Responsabilidade.
A desmontagem dos estandes que não forem contratados com a montadora oficial, será de responsabilidade do expositor, assim como a retirada de todos os produtos, materiais e equipamentos e resíduos nos prazos e condições previamente estabelecidos neste manual.
Será cobrada uma multa de R$ 500,00 (quinhentos reais) por hora de atraso dos expositores que não respeitarem os horários estabelecidos neste manual. O horário limite para a desmontagem dos estandes e retirada dos materiais será até às 15h do dia 30/03/2019.
DESMONTAGEM
Sexta-feira 29 de março de 2019 Das 20 às 22 horas Sábado 30 de março de 2019 Até às 15 horas
