Manual OL Ufcd 0415

Índice

1.Quebras - causas e prevenção...7

1.1.Origem das quebras...8

1.1.1.Quebras com causas extraordinárias...8

1.1.1.1.Incêndios e danos por água...8

1.1.1.2.Derrocadas, falhas estruturais, tempestades...10

1.1.1.3.Roubos e vandalismo...10

1.2.Quebras com causas operacionais...13

1.2.1.Validade dos produtos ultrapassada...13

1.2.2.Quedas acidentais de mercadorias...14

1.2.3.Mau acondicionamento (embalagem)...14

1.2.4.Controlo das datas de validade dos produtos...15

1.2.5.Deficiente registo da localização da mercadoria...16

1.2.6.Furtos e erros na expedição de mercadorias...16

1.2.7.Devoluções de clientes...17

2.Procedimentos para a diminuição das quebras...19

2.1.Relacionamento com os fornecedores...20

2.1.1.Melhor conhecimento do produto e das suas especificidades...20

2.1.2.Melhor conhecimento da procura...21

2.1.4.Adequação das formas de entrega...24

2.2.Controlo ao pessoal e às operações com stocks...26

2.2.1.Controlo aleatório de roubos...26

2.2.2.Controlo das atividades de manuseamento em stocks...28

2.3.Implementação de sistemas de avaliação e de melhoria...31

2.3.1.Clara e correta definição de objetivos de quebra e de metodologias para os atingir...31

2.3.2.Monitorização constante dos resultados e implementação de medidas corretivas... 34

2.4.Implementação de sistemas de segurança...38

2.4.1.Delimitação de zonas de circulação e criação de locais de acesso restrito... 38

2.4.2.Implementação de mecanismos automáticos de controlo de acessos (cartões, código, etc.)...39

2.5.Arrumação das mercadorias e métodos de previsão...41

2.5.1.Diminuição das operações de manuseamento das mercadorias...41

2.5.2.Localização das mercadorias e a sua correta arrumação...41

2.5.3.Correta atribuição de espaço de picking...42

2.6.Manuseamento e o embalamento da mercadoria...45

2.6.1.Percurso de picking...45

2.6.2.Utilização de veículos de transporte adequados...46

2.6.3.Cuidado acondicionamento da mercadoria...47

2.6.4.Acondicionamento da carga...47

2.7.Sistemas de segurança...49

2.7.1.Deteção de roubos...49

2.7.2.Sistemas de deteção e de ataque aos incêndios...51

2.7.3.Sistemas de alarme...54 2.7.4.Manutenção periódica e melhoria constante de todos estes sistemas55

2.7.5.Sinalização...57

3.Quebras – tratamento e recuperação...59

3.1.Análise do tipo de quebra...60

3.2.Se possível recuperação no local...63

3.3.Recolha da quebra...65

3.4.Transporte para a zona de tratamento...66

3.5.Tratamento e encaminhamento de acordo com o definido...68

Bibliografia... 70

Introdução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de curta duração nº 0415 – Prevenção de quebra das

mercadorias, de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações.

Objetivos

 Identificar possíveis origens de quebra.

 Implementar as medidas de prevenção da quebra.

Conteúdos programáticos

 Quebras - causas e prevenção o Origem das quebras

 - Quebras com causas extraordinárias

 - Incêndios e danos por água

 - Derrocadas, falhas estruturais, tempestades

 - Roubos e vandalismo

 - Quebras com causas operacionais

 - Validade dos produtos ultrapassada

 - Quedas acidentais de mercadorias

 - Mau acondicionamento (embalagem)

 - Controlo das datas de validade dos produtos

 - Deficiente registo da localização da mercadoria

 - Furtos e erros na expedição de mercadorias

 - Devoluções de clientes

 Procedimentos para a diminuição das quebras o Relacionamento com os fornecedores

 - Melhor conhecimento do produto e das suas especificidades

 - Melhor conhecimento da procura

 - Adequação das unidades logísticas e das embalagens  - Adequação das formas de entrega

o Controlo ao pessoal e às operações com stocks  - Controlo aleatório de roubos

 - Controlo das atividades de manuseamento em stocks o Implementação de sistemas de avaliação e de melhoria

 - Clara e correta definição de objetivos de quebra e de metodologias para os atingir

 - Monitorização constante dos resultados e implementação de medidas corretivas

o Implementação de sistemas de segurança

 - Delimitação de zonas de circulação e criação de locais de acesso restrito

 - Implementação de mecanismos automáticos de controlo de acessos (cartões, código, etc.)

o Arrumação das mercadorias e métodos de previsão

 - Diminuição das operações de manuseamento das mercadorias

 - Localização das mercadorias e a sua correta arrumação  - Correta atribuição de espaço de picking

o Manuseamento e o embalamento da mercadoria  - Percurso de picking

 - Utilização de veículos de transporte adequados  - Cuidado acondicionamento da mercadoria  - Acondicionamento da carga

o Sistemas de segurança  - Deteção de roubos

 - Sistemas de deteção e de ataque aos incêndios  - Sistemas de alarme

 - Manutenção periódica e melhoria constante de todos estes sistemas

 - Sinalização

 Quebras – tratamento e recuperação o Análise do tipo de quebra

o Se possível recuperação no local o Recolha da quebra

o Transporte para a zona de tratamento

o Tratamento e encaminhamento de acordo com o definido

Carga horária

1.1.Origem das quebras

1.1.1.Quebras com causas extraordinárias

1.1.1.1.Incêndios e danos por água

Em geral, as principais causas que desencadeiam incêndios num armazém são as seguintes:

 Descuidos dos trabalhadores. Ex. um cigarro mal apagado num cesto de papéis;

 Faúlhas provenientes de operações de corte, solda ou outros trabalhos;

 Defeitos na instalação elétrica;

 Combustão espontânea de determinados produtos (especialmente químicos);

 Faíscas provenientes de empilhadores e outros equipamentos móveis, provocadas por defeitos no seu funcionamento ou derrames de combustível;

 Existência de vapores que formem uma atmosfera potencialmente explosiva.

Desta forma, torna-se necessário prevenir estas e outras situações que possam colocar em risco a segurança e saúde dos trabalhadores e as próprias instalações.

Os produtos que possam produzir danos específicos como por exemplo, fumos muito intensos e densos ou atmosferas corrosivas, deverão ser armazenados separadamente dos restantes.

A largura dos corredores deve ser fixada de acordo com a severidade de incêndio máxima previsível (de acordo com a carga de incêndio). Regra geral, os corredores de 2,5 m são suficientes. Sempre que possível, os corredores deverão confluir nas portas do edifício, para propiciar melhores condições de acesso e movimentação.

Deverá ser mantida uma separação – de pelo menos 60 cm – entre as paredes do edifício e as mercadorias armazenadas, para facilitar o armazenamento das mercadorias e o combate a um incêndio utilizando os meios manuais de extinção. Os produtos armazenados nunca devem obstruir os equipamentos de proteção contra incêndios.

A altura de empilhamento das diversas mercadorias não deve ultrapassar a parte inferior das vigas da estrutura do teto.

Deve ser mantido espaço de 1,00 metro entre o deflector do chuveiro automático (sprinkler) e o topo da pilha de material.

As mercadorias deverão ficar afastadas pelo menos 1 m de qualquer elemento que possa produzir calor (tubagens de aquecimento, ventiladores ou luminárias) que possam despoletar o início de um incêndio.

Recomenda-se também que esses elementos estejam protegidos contra possíveis impactos das mercadorias, para evitar sua rutura e os riscos daí resultantes.

Nas zonas mais vulneráveis à deflagração de um incêndio deverão ser colocados extintores (específicos para o tipo de fogo) que se pretende combater.

Quando os armazéns se destinam a produtos ou matérias-primas perigosas e suscetíveis de poluir o solo e a água, devem estar situados em locais que permitam reduzir o risco de contaminação da água (de modo a fazer com que esta não alcance os cursos de água, as reservas de água subterrânea ou os sistemas de drenagens públicas).

Quando as águas da chuva provenientes do teto drenarem pelo interior do edifício, devem ser selados os tubos de descarga da água através da construção de um maciço de tijolo ou betão em torno do tubo até uma altura superior à do muro de retenção.

Isto protegerá o tubo contra danos causados pelo movimento de veículos e paletes. Os tubos de descarga exteriores devem ser selados ao nível do chão.

1.1.1.2.Derrocadas, falhas estruturais, tempestades

Todos os armazéns devem estar equipados com um sistema de proteção contra descargas atmosféricas (para-raios) devidamente dimensionado de acordo com as características do local e das instalações a proteger.

É necessário ainda, ter em consideração a resistência da Terra no local, para que o sistema de proteção contra descargas atmosféricas não perca a sua eficácia.

No caso dos armazéns se destinarem ao armazenamento de produtos químicos na fase líquida, e, possuírem elevado potencial de dano para a saúde dos trabalhadores ou para o meio ambiente, devem existir meios para contenção de qualquer derrame e de toda a água proveniente da extinção de um eventual incêndio.

Em caso de um incêndio, espera-se a utilização de um grande volume de água, a menos que tenham sido instaladas precauções especiais (aspersores, sistemas de espuma e alarmes automáticos) que assegurem uma rápida resposta das equipas de primeira intervenção e dos bombeiros.

A retenção pode ser localizada – através de utilização de bacias de retenção nos locais onde estão situados os bidões ou geral – através da construção de um tanque de grandes dimensões por baixo do piso do armazém, ao longo do seu perímetro.

Nota: as bacias de retenção de derrames de produtos químicos deverão ter sensivelmente o dobro da capacidade de líquidos a que se destinam.

1.1.1.3.Roubos e vandalismo

Furto interno

Causas / Pontos de risco

A gestão dos recursos humanos da empresa.

Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

• Ambiente laboral: Nível de implicação, motivação, etc.

• Política de recursos humanos e de contratação: Duração dos contratos, rotação do pessoal, políticas de retribuição, etc.

O produto.

O risco de um artigo poder ser furtado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão. Os parâmetros que determinam esta atratividade são:

• O valor. • A novidade.

• A facilidade de venda.

• A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.).

• Localização nas instalações (existem partes das instalações onde é mais simples “agir”).

Os procedimentos.

A forma como são concebidos ou sejam executados os procedimentos será determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos.

Neste sentido os maiores riscos na cadeia de abastecimento são:

• As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega.

• As entregas em que se desconhece o seu conteúdo exato.

• As entregas ‘cegas’ (não é controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

Furto externo

Causas/ pontos de risco

O risco de um artigo ser furtado aumentará em função do seu grau de atratividade para o possível ladrão. Os parâmetros que determinam esse grau de atratividade são:

• O valor • A novidade

• A facilidade de venda

• Facilidade de ser furtado (tamanho, etc.) • Localização nas instalações

As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas...).

Além disso, deve ter-se em conta que as ações de furto costumam acontecer com a cumplicidade das pessoas que têm acesso à mercadoria, quer sejam externas como internas à organização.

1.2.Quebras com causas operacionais

1.2.1.Validade dos produtos ultrapassada

Durante a receção no armazém, deve-se ter o cuidado de identificar todos os produtos, quantidade, etiquetagem e/ou fichas técnicas dos mesmos. Numa fase seguinte, far-se-á a catalogação das mercadorias e devem ser conferidos com os documentos de transporte.

O bom estado das embalagens e paletes deve ser sempre verificado. As embalagens e paletes danificadas ou com fugas devem ser separadas das restantes.

Se surgirem situações de etiquetas danificadas ou ausentes, os produtos devem ser postos de lado e sujeitos a uma inspeção para posteriormente lhes serem colocadas novas etiquetas ou fichas de identificação.

A seguir, apresentam-se alguns itens que devem ser considerados relativamente à receção e expedição de mercadorias:

 Condições de higiene dos veículos de transporte (especialmente se se tratar de produtos alimentares);

 Verificar a separação de produtos por classes nos veículos de transporte e posteriormente no armazém;

 Verificar a compatibilidade das condições ambientais relativas ao tipo de mercadoria transportada e/ou armazenada (ex. temperatura, humidade);

 Condições de acondicionamento das cargas;

 Utilização de EPI’s por parte dos trabalhadores que manuseiam as mercadorias, consoante o tipo de produtos manuseados; ex.: luvas de proteção mecânica, capacete, fato de trabalho, botas com biqueira de aço, etc.;

 Proceder à carga e descarga de mercadorias de forma cuidadosa de modo a não danificar embalagens e produtos;

 Higienizar corretamente os locais, equipamentos e utensílios, especialmente quando de manipulam alimentos ou produtos químicos;

 Armazenar rapidamente (prazo máximo de 30 minutos após a descarga) as matérias-primas cuja conservação dependa diretamente do frio de câmaras frigoríficas)

1.2.2.Quedas acidentais de mercadorias

Quando a tarefa implica o transporte de materiais ou objetos, seja através da utilização de máquinas, seja por força de braços, existem vários cuidados a ter em atenção:

 Os empilhadores requerem especial atenção devido ao facto de poderem capotar facilmente e deverem ser conduzidos a baixa velocidade e apenas por operários habilitados. Além disso, deve ter-se especial cuidado no acondicionamento da carga. Por outro lado, os restantes trabalhadores que se deslocam a pé devem também prestar atenção para não se atravessarem na zona utilizada pelo condutor.

 Carrinhos-de-mão, reboques e outros equipamentos de carga exigem especial cuidado também, sobretudo devido a cargas mal acondicionadas ou demasiado grandes que possam provocar desequilíbrio ou má visibilidade.

 No transporte de materiais por força de braços o principal problema são as lesões musculares.

 Gruas, guinchos e guindastes também devem ser manuseados com cuidado e por operários especializados e experientes, assim como os restantes trabalhadores que não estão a manusear a máquina devem procurar afastar-se.

 Por fim, há que ter especial cuidado no transporte e acondicionamento de materiais sensíveis a fim de evitar derrames químicos, fogos ou explosões.

1.2.3.Mau acondicionamento (embalagem)

Há, com efeito, cuidados que se devem ter durante os armazenamentos e embalamentos/desembalamentos que não estão relacionados apenas com a prevenção de quedas:

 Verificar se as prateleiras e zonas de trabalho estão em bom estado.

 Empilhar o material numa base plana, começando por colocar os objetos mais pesados e maiores no chão ou próximo dele. (ponto 1 do artigo 35.º do Decreto Lei n.º 243/86)

 Não empilhar os objetos de uma forma que bloqueie sprinklers ou tenha contacto direto com lâmpadas e tubos. (ponto 2 do artigo 35.º do Decreto Lei n.º 243/86)

 No que diz respeito aos embalamentos e desembalamentos, há alguns cuidados que se devem ter:

 Precaução ao manusear os objetos cortantes utilizados na tarefa evitando cortes e não deixar os mesmos no chão.

 Ter cuidado também no manuseamento das cintas que prendem os materiais para evitar que elas ressaltem contra qualquer parte do corpo, sobretudo a cara (utilizar luvas e proteção ocular). Conforme estabelecido no artigo 47.º do Decreto Lei n.º 243/86, deve existir à disposição dos trabalhadores vestuário de trabalho e ou dispositivo de proteção individual contra os riscos resultantes das tarefas e operações efetuadas sempre que sejam insuficientes as medidas técnicas de higiene e segurança de carácter geral.

1.2.4.Controlo das datas de validade dos produtos

Deverão ser rejeitadas e sujeitas a inspeção as embalagens que apresentem os seguintes defeitos:

 Embalagens danificadas, violadas, etc.;

 Embalagens que se apresentem sem o respetivo rotulo ou que apresentem sinais de corrosão;

 Mercadorias cujo prazo de validade esteja expirado;

 Mercadorias que apresentem defeitos visíveis ou cujas características sejam suscetíveis de colocar em causa a segurança e saúde dos trabalhadores que as manuseiam no processo de armazenamento e transporte.

1.2.5.Deficiente registo da localização da mercadoria

A arrumação de mercadoria dá-se após a atribuição de um local de arrumação à palete. Esta atribuição pode ser feita pelo sistema informático ou pode ser feita manualmente.

Em qualquer dos casos deve obedecer a um conjunto de regras que garantam a maximização da produtividade.

Independentemente da forma como é decidida a localização pode ser necessário confirmar que a palete já foi arrumada – para indicar que já está disponível para preparação, por exemplo.

Também pode ser necessário, no momento da arrumação, indicar um dígito ou letra de controlo da posição, para confirmar que a palete está mesmo arrumada na posição que deve.

É claro que esta confirmação é muito mais proveitosa se for feita utilizando rádio-terminais. Por duas razões: pela rapidez de confirmação e pela correção, esta é garantida pela possibilidade de leitura de um código de barras, que é bastante mais rápido e fiável.

1.2.6.Furtos e erros na expedição de mercadorias

Quando se considera o processo de expedição, este engloba várias tarefas relativas ao mesmo, desde o processo de receção de encomendas, passando

pelo picking, conferência, embalamento, faturação, criação de guias e terminando na expedição dos volumes pelos transportadores.

Neste processo, podem ser definidos vários ajustes e modificações com vista a melhorar a produtividade da empresa e organização dos operadores.

Deve ser modificado o layout da zona de expedição, de forma a aumentar a capacidade de expedição e facilitar o planeamento dos operários envolvidos. Será importante a criação de um quadro de planeamento dos funcionários por tarefas para apoio ao planeamento do chefe de produção. No quadro estarão presentes as várias tarefas realizadas na expedição assim como uma norma de balanceamento das linhas de expedição e uma norma de nivelamento da expedição.

Através do quadro o responsável pela expedição obtém em tempo real a informação sobre as tarefas que estão a ser realizadas e pode balancear de forma adequada os funcionários pelas várias tarefas, tendo em conta o fluxo de trabalho.

Os problemas que surgem na expedição podem variar desde o mau funcionamento, danificação de produtos prontos a serem expedidos e a expedição de quantidades erradas, todos resultando numa má imagem da empresa.

Assim, é importante que a expedição seja uma atividade bem planeada e funcional.

1.2.7.Devoluções de clientes

As devoluções por erro na expedição correspondem à devolução do produto vendido ao cliente (que neste caso pode ser uma empresa) por erro de envio. Esse tipo de devolução está muito relacionado com as transações entre as empresas e nas vendas diretas ao cliente, este último pode acontecer quando a compra é efetuada por catálogo ou por Internet.

Normalmente as empresas que recebem a mercadoria conseguem verificar logo o erro de expedição e esta é devolvida de imediato ao fornecedor pelo mesmo transporte de entrega ou por outro em prazo relativamente curto. Apesar do erro as empresas podem entrar em acordo e a empresa que recebeu o produto pode ficar com o mesmo.

Quando as mercadorias recebidas não correspondem às especificações adotadas pela empresa (qualidade, quantidade, preço, etc.).

Nestes casos o operador deverá proceder à respetiva devolução através da nota de devolução e especificando o motivo da devolução.

Estão envolvidas as seguintes etapas neste processo:

 Recolha

 Inspeção/ separação

 Reprocessamento

 Redistribuição

 Deposição.

Para minimizar a logística inversa é importante investir em tecnologia na preparação e entrega de encomendas, nomeadamente com recurso à radiofrequência, que permita controlar o peso e a qualidade das encomendas, através da conferência das mesmas ou através de um sistema de amostragem aleatória, e que garanta o controlo da expedição, verificando o cumprimento dos horários e controlando os produtos danificados nas entregas.

2.1.Relacionamento com os fornecedores

2.1.1.Melhor conhecimento do produto e das suas

especificidades

O planeamento é essencial para obter um transporte da carga eficaz, fiável e seguro. “Mais vale prevenir do que remediar” – por outras palavras, planear bem as operações é a melhor forma de evitar muitas surpresas desagradáveis. É possível obter economias importantes se existir um planeamento adequado da estiva e da fixação da carga.

A escolha do tipo correto de porta-cargas e o acondicionamento da carga, tendo em conta as forças a que será sujeita durante o transporte, são de extrema importância.

É sempre necessário conhecer o modo como a carga será transportada, os meios de transporte que serão utilizados, se será uma operação de transporte combinado ou não e só então selecionar o porta-cargas adequado à carga e aos meios de transporte utilizados durante o itinerário completo.

A grande maioria das mercadorias movimentadas na cadeia de transportes representa um elevado valor económico. Por conseguinte, é extremamente importante que o transporte seja efetuado de modo a que sejam evitados danos na carga.

O modo de transportar a carga também tem influência na segurança das pessoas direta ou indiretamente envolvidas na cadeia de transporte, o que torna ainda mais importante um bom desempenho.

O manuseamento correto dos produtos transportados obriga igualmente a um conhecimento sobre embalagem, carga e acondicionamento da carga. Uma consciencialização geral da necessidade dos cuidados a ter com a carga constitui a base para obter bons resultados neste domínio.

O conhecimento de boas práticas em relação à carga diminui a importância e a frequência dos danos na carga, contribuindo ao mesmo tempo para um melhor

ambiente de trabalho e menos desgaste dos veículos, unidades de carga, equipamento, etc.

2.1.2.Melhor conhecimento da procura

A procura corresponde às quantidades que o mercado solicita à empresa. Pode não coincidir com as vendas, devido à possibilidade de existirem ruturas de stock – a empresa não vendeu tanto como poderia ter vendido, e como o mercado necessitava.

A gestão de stocks baseia as suas decisões em previsões daquilo que será a procura no futuro, à qual deverá dar resposta. No entanto, uma característica importante da procura é a sua incerteza. A previsão tem sempre associada uma margem de erro.

As técnicas de previsão da procura procuram minimizar esta margem de erro. Existem técnicas para a previsão de longo prazo, que servem de base ao planeamento agregado de longo prazo, e para a previsão de curto prazo, que é utilizada na gestão detalhada do dia a dia.

Nas previsões a longo prazo, a incerteza é menor, uma vez que as previsões se fazem em termos agregados. São utilizados métodos econométricos em que se faz a correlação entre a procura e outros indicadores macroeconómicos, demográficos, ou outros, a partir de dados históricos.

Nas previsões de curto prazo, são utilizados dados históricos para fazer a projeção do passado para o futuro. O peso que os valores mais antigos têm na previsão varia em função dos mercados serem mais ou menos voláteis.

Os métodos mais comuns são a média móvel e o alisamento exponencial, que poderão incluir ajustamentos de tendência e sazonalidade.

Quer as previsões de longo prazo, quer as de curto prazo, para além dos métodos quantitativos, beneficiam com a incorporação de critérios subjetivos relacionados com o conhecimento que a empresa tem do mercado.

As expectativas de serviço por parte do cliente aumentarão e terão de ser correspondidas pelo desenvolvimento de uma abordagem proactiva às

necessidades dos clientes. A Gestão da Procura está a emergir como uma abordagem interfuncional para servir clientes.

Entretanto, o aumento da frequência de entrega, menores prazos dominantes e maior rigor na entrega são tendências imparáveis.

A produção desloca-se no sentido de uma estrutura internacional e global, com um número limitado de localizações.

Os lotes tradicionais com uma grande dimensão estão a ser substituídos por lotes pequenos e métodos flexíveis com tempo de produção mais curtos.

2.1.3.Adequação das unidades logísticas e das embalagens

A embalagem é um recipiente ou envoltura que armazena produtos temporariamente e serve principalmente para agrupar unidades de um produto, com vista à sua manipulação, transporte ou armazenamento.

Outras funções da embalagem consistem em proteger o conteúdo, informar sobre as condições de manipulação, exibir os requisitos legais como composição, ingredientes, etc. e fazer promoção do produto através de gráficos. A conceção de uma boa embalagem pode permitir uma redução do número de vezes que um produto é embalado e desembalado, de expedição, de movimentação e nos custos resultantes de danos no produto.

Exemplos:

Escolher unidades de movimentação com base na sua eficiência de custo e espaço:

 Para caixas soltas - O poder de optar entre agrupar paletes de madeira (que têm como características serem retornáveis, rentáveis e descartáveis), de metal (que têm como características a durabilidade e capacidade de carga), de plástico (que têm como características a durabilidade, limpeza e a cor), e paletes com possibilidade de serem empilhadas (que têm como características a poupança de espaço, mas não são duráveis nem suportam objetos pesados).

 Os fatores a ter em conta quando se seleciona o tipo de caixa são: custo inicial, custos de manutenção, facilidade no manuseamento, impacto ambiental, durabilidade e por fim a qualidade oferecida na proteção do produto que contém;

 Para artigos soltos - Algumas das opções para agrupar artigos soltos são: tabuleiros empilháveis ou rebatíveis e caixas de cartão. Os fatores a ter em conta quando se seleciona a opção mais correta incluem o impacto ambiental, custo inicial, custo do ciclo de vida, limpeza e a qualidade oferecida na proteção do produto que contém.

Minimização de danos ao produto:

 Agrupar e acondicionar artigos soltos em caixas ou tabuleiros, para além de existir uma carga unitária para facilitar o manuseamento de mercadorias, deve existir um meio para que o artigo seja acondicionado seguramente dentro da unidade de carga. Para os artigos soltos em caixas ou tabuleiros isso pode ser feito com esferovite, plásticos com bolhas, jornal e almofadas de ar. Os fatores de seleção serão: impacto ambiental, custo inicial, custo do ciclo de vida, reutilizáveis e a qualidade oferecida na proteção do produto que contém;

 Agrupar e acondicionar as caixas soltas em paletes, embora o processo mais comum seja o de embrulhar as caixas na palete com tela de plástico expansível também podem ser usadas cintas de velcro entre outros, sendo que estas têm o selo ambiental.

 Agrupar e acondicionar as paletes soltas nos camiões, os processos mais comuns são placas de espuma e madeira.

 Eliminar a preparação da operação de expedição e executar o carregamento diretamente para os camiões, pois tanto na receção como na expedição é na preparação que se vai utilizar mais mão-de-obra e espaço. Para facilitar a carga direta das paletes nos camiões podem

usar-se empilhadoras para retirar as paletes do armazém e carregar os veículos, evitando assim a preparação.

2.1.4.Adequação das formas de entrega

A definição de nível de serviço varia de empresa para empresa. Algumas definem nível de serviço como o tempo que medeia entre a encomenda e a entrega do produto ao cliente.

Outras empresas consideram o nível de serviço como sendo a disponibilidade de stocks ou a capacidade de resposta a emergências.

Apresentam-se, seguidamente, diferentes indicadores utilizados na quantificação do nível de serviço:

1. Tempo de ciclo de uma encomenda

2. Flutuações do tempo de ciclo de uma encomenda 3. Disponibilidade do produto

4. Flexibilidade para lidar com situações pouco comuns 5. Resposta a emergências

Hoje em dia, a questão da qualidade assume um papel de grande destaque. Assim sendo, é necessário estabelecer processos que permitam controlar a qualidade do ciclo produtivo (anterior à fase de armazenamento) e ainda eventuais defeitos provocados pelo armazenamento incorreto e manipulação inadequada das mercadorias.

Em simultâneo, é necessário dar uma resposta cabal às solicitações e encomendas dos clientes.

Os controladores de qualidade e encomendas têm por missão verificar a ordem de encomendas e solicitar as mercadorias necessárias. Numa fase seguinte, um pequeno lote de material (fração da encomenda total) é selecionado e colocado sobre uma mesa de trabalho para ser “desempacotado” e ser sujeito a uma inspeção relativa à qualidade e/ou eventualmente à quantidade.

Posteriormente, a mercadoria é novamente embalada e é dada uma ordem de expedição, sendo ainda registados os dados referentes ao lote inspecionado. Fazem-se verificações relativamente às normas de produção, embalagem, acondicionamento, armazenamento, distribuição e transporte.

Efetuam-se cálculos e estatísticas periódicas sobre defeitos detetados nas mercadorias a fim de fornecer, superiormente, dados relativos aos níveis e custos de qualidade e às ações corretivas a implementar.

2.2.Controlo ao pessoal e às operações com stocks

2.2.1.Controlo aleatório de roubos

Em primeiro lugar, é recomendado que se faça uma valorização e uma análise, ao nível necessário e possível, (empresa, departamento, organização...) dos fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos.

Assim, conseguiremos aplicar as medidas de prevenção e controlo mais adequadas.

Antes de mais, é recomendável estabelecer:

 Normas de funcionamento interno, tanto para o funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e o acompanhamento constante da aplicação destas normas.

 Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de aplicar estas medidas.

É recomendado valorizar e analisar, ao nível em que seja necessário e possível (empresa, departamento, organização, empregado...) uma série de fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos.

Os fatores em concreto são:

 A tentação. Esta variará em função: o Da necessidade do empregado. o Da cupidez do empregado.

 O nível de tolerância entre os quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.

 A facilidade de cometer furto interno em cada departamento, empregado... Esta variará em função de três fatores:

o Acesso à mercadoria. o Tempo disponível. o Posição que ocupa.

A perceção do empregado sobre as possíveis repercussões que possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá:

 Do “medo” de ser apanhado.

 Do “medo” de ser castigado.

 De se sentir culpado.

A valorização destes fatores irá permitir que sejam tomadas medidas de prevenção e controlo mais adequadas a cada caso. Em concreto trata-se de: • Evitar que sejam criadas perceções entre os empregados:

“A empresa já ganha dinheiro suficiente”

Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas.

“Aqui roubar é muito fácil”

Os empregados não têm medo nem de serem apanhados nem de serem castigados.

• E de trabalhar de forma eficiente o conceito de:

“A empresa é a minha casa”

 Fatores como a cultura empresarial, a integração do empregado e a política de recursos humanos, atuam como inibidores das tentações que os empregados possam ter.

 De notar que a aplicação de determinadas medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários sobre o facto de que os trabalhadores verem a empresa como “a sua casa”.

2.2.2.Controlo das atividades de manuseamento em stocks

Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:

 Discordância entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação associada, levando a diferenças no inventário por:

o Produtos incorretos (referência, formato...). o Deterioração dos produtos.

Causas/ pontos de risco

As principais causas de discordância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação são:

 Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação.

 Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres (A.F.M):

Por isto entende-se que os agentes que intervêm na cadeia de abastecimento manuseiam a mesma informação atualizada de produto (formato promocional, dimensões, preço...).

Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a discordância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação:

 A preparação das encomendas.

 Os processos de entrega e a receção da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem diretamente na loja.

 A gestão das devoluções e os produtos estragados.

A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que permitam:

 Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos.

 Execução de uma “paletização” correta.

É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento:

 Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos.

 No controlo sobre a execução dos mesmos.

 No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.

É recomendado realizar ações de formação dos empregados sobre:

 Aplicação dos procedimentos estabelecidos.

 Utilização e manuseamento das ferramentas necessárias.

Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores práticas e ferramentas cuja aplicação contribui para melhoramentos significativos na eficiência do fluxo de mercadoria e de informação na cadeia de abastecimento:

1.Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e receção da mercadoria.

2.(Intercâmbio Eletrónico de Dados) EDI: Através de mensagens de

linguagem standard EANCOM para EDI, as empresas podem, entre outras questões, de uma forma standard e integrada e automaticamente nos sistemas das empresas:

 Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.

 Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no processo de receção.

 Informar sobre a situação concreta das encomendas.

3.Codificação EAN.UCC 128: É um sistema de identificação criado para

ambientes não retalhistas (armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a integração dos fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC 128, entre outras questões, permite:

 Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria no armazém em função da data de validade do produto, informação incluída no código EAN.UCC 128).

 Agilizar os processos de receção de mercadoria. Com a leitura do SSCC (Código Seriado de Unidade de Envio ou Número de Matrícula) que possui a etiqueta EAN. UCC 128, é possível relacionar o conteúdo do envio com o aviso de expedição que se fez previamente com a mensagem DESADV da linguagem EANCOM do EDI.

Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:

 Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.

 Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.

2.3.Implementação de sistemas de avaliação e de melhoria

2.3.1.Clara e correta definição de objetivos de quebra e de

metodologias para os atingir

Existem inúmeros indicadores capazes de avaliar o funcionamento do armazém e a performance do layout implementado. Os indicadores utilizados variam dependendo dos objetivos e competências principais da empresa.

Relativamente à prevenção de quebras, podemos considerar:

 Ruturas de stock

 Exatidão do stock

Indicador

Ruturas de Stock Descrição

Quantidade de ruturas de stock verificadas no funcionamento normal do armazém

Cálculo

Contagem do número de ruturas de stock verificados num período pré definido (um mês)

Objetivo

O valor pretendido varia entre 0 e 1 rutura de stock verificada

Indicador

Exatidão de Stock Descrição

Percentagem de stock cuja diferença entre stock físico e stock contido no ERP é diferente de zero

Cálculo

Número de casos verificados a dividir pelo número de diferente stock existente em armazém verificado num período predefinido (um mês)

O valor pretendido varia entre 0% e5%

Os sistemas de indicadores devem refletir a estratégia de avaliação e a medição, de forma a possibilitar uma integração entre eles e permitir uma efetiva utilização para a explicação dos mesmos e garantir melhores conclusões.

O objetivo principal dos indicadores de performance é assegurar a coerência entre as ações nas organizações e a sua convergência com os objetivos estratégicos, analisando consequentemente as causas da performance.

Para este efeito, pode ser constituídos “Tableaux de Board”.

O Tableaux de Bord poderá incluir indicadores de qualidade, sociais, orientados para o cliente e indicadores orientados para o processo. Alguns autores também insistem na inclusão de uma perspetiva de aprendizagem, considerando que é que o Tableaux de Bord é uma base para a aprendizagem acerca das relações entre causa e efeito das ações.

Para cumprir eficazmente as suas funções, o Tableau de Bord deve apresentar-se muito sintético, rápido e frequente e tem como objetivos a redução da incerteza da tomada de decisão ao filtrar a informação e contribui assim para um melhor controlo do risco.

Passos para a elaboração de um Tableau de Bord: Seleção dos Objetivos

Nesta primeira etapa é necessário selecionar os objetivos a atingir nas mais diversas áreas da empresa.

No processo de identificação e seleção dos objetivos, procura-se, em cada centro de responsabilidade, definir as zonas de resultado nas quais é fundamental, ou vital, que o centro de responsabilidade obtenha bons resultados nesse período.

Seleção dos indicadores

Definidos os objetivos, dever-se-á então proceder à seleção dos indicadores para cada um dos objetivos.

Um indicador é uma informação que contribui para a apreciação de uma situação, e assim para a tomada de decisão do responsável. O indicador revela sempre uma informação.

Um indicador, conforme a sua natureza e os objetivos do utilizador pode desempenhar diferentes papéis:

 Alerta: o indicador assinala um estado anormal do sistema sobre o seu controlo.

 Equilíbrio: o indicador informa sobre a capacidade contínua; será o objetivo alcançado?

 Antecipação: de modo a ter uma visão futura, e assim se for necessário, reconsiderar a situação, e rever a estratégia seguida.



Um indicador é pessoal. O utilizador faz nele muita confiança, e numa situação de decisão é ele que toma o risco de decidir.

Assim, o indicador deverá ser escolhido pelo próprio responsável/decisor ou pelo grupo de responsáveis/decisores se se tratar de trabalho em equipa e partilharem a mesma noção de performance.

Os indicadores podem surgir no quadro de comandos de várias formas, forma de quadro, forma de curva ou gráfico de barras. Existe uma representação específica para cada indicador que depende da informação que pretende traduzir.

A representação do tipo curva, permite avaliar a medição/medida por comparação com uma referência.

A linha de tendência será uma referência constante a seguir para atingir o objetivo. Ou seja, permite seguir a progressão de um valor no tempo em comparação com um valor predefinido (objetivo).

2.3.2.Monitorização constante dos resultados e

implementação de medidas corretivas

Para que um sistema de avaliação do desempenho cumpra o seu papel, tem que apresentar e comunicar eficazmente e eficientemente os seus resultados. Estes devem ser apresentados, preferencialmente, nos locais onde são apurados os dados necessários para obter os valores dos indicadores.

Isto deve ocorrer deste modo, pois assim os colaboradores cujo trabalho contribui para o output do indicador, tomam conhecimento do impacto das suas ações, acompanhar a evolução destes valores e discutir formas de melhorar o valor do indicador.

A apresentação e a comunicação dos indicadores devem ser realizadas de uma forma clara, simples e objetiva, de modo a que seja percetível por todos os utilizadores e que a informação resultante possa ser utilizada.

O modo aconselhado de apresentar e comunicar os valores das métricas de um sistema de avaliação de desempenho, encontradas na literatura consultada, é através de gráficos.

Ainda é aconselhável que, caso uma organização opte por apresentar e comunicar os valores do seu sistema de avaliação de desempenho através de gráficos, coloque um breve comentário para os explicar e, sempre que aplicável, palavras de reconhecimento.

Também é aconselhável evitar a utilização de textos extensos, pois são pouco atrativos, especialmente para os trabalhadores com poucas qualificações.

Caso se consiga projetar um sistema de avaliação com as características e com os indicadores aconselhados, a implementação e a aceitação deste serão mais fáceis, bem como será mais vantajoso para a organização que o implemente. Há ainda que salientar que, para além das propriedades do sistema de avaliação de desempenho e das métricas que o compõem, as organizações têm que identificar as fontes de dados, o processo de obtenção destes e o seu tratamento.

Também deverão estabelecer rotinas de registo de dados, bem como procedimentos formais para esse registo.

Uma vez identificados os problemas e as suas causas, próximas e profundas, é necessário passar à ação.

A empresa deve pensar num processo de melhoria que dê prioridade às ações que são mais críticas, ou seja aquelas que podem afetar mais o desempenho da empresa como um todo. Isto é feito através de um processo de reengenharia. Tipicamente, este passo divide-se em seis sub-passos:

1º: Estabelecer prioridades nas ações

As iniciativas a serem implementadas primeiro vão depender de vários cálculos financeiros tais como taxas de rendibilidade, retorno do investimento, análises de custos/benefícios, etc.

2º: Obter a aprovação da gestão de topo

Uma vez escolhidas as ações a empreender e a sua calendarização, é importante demonstrar como estas podem melhorar a produtividade da empresa.

Cada ação, apesar de específica, pode vir a trazer benefícios, ou em certos casos custos acrescidos, a outros departamentos por isso é importante analisar todas as implicações na organização de cada ação a tomar.

4º: Analisar a posição da empresa no mercado

Deve ser avaliado o impacto das ações a tomar na posição competitiva da empresa sendo que a satisfação dos clientes nunca deve ser sacrificada.

5º: Considerar o outsourcing

A empresa tem que determinar se vai gerir o seu processo de reengenharia de forma interna ou se recorre ao outsourcing; a escolha dependerá essencialmente das competências-chave da organização.

6º: Implementar o plano de reengenharia

É necessário determinar um timing para as ações, formar o pessoal e escolher um líder que será o responsável perante a administração.

Após a implementação dos planos de melhoria deve verificar-se o seu resultado e garantir que os objetivos definidos foram atingidos. A constatação baseia-se na análise de factos.

As implementações das melhorias idealizadas implicam alterações de fundo não só a nível organizacional mas também a nível físico e estrutural.

Como tal, o tempo necessário para essas implicações tende a ser bastante alargado, dependendo dos recursos colocados á disposição por parte da organização alvo dessas implementações.

A manutenção e controlo dos procedimentos do novo modelo implementado, é uma tarefa que deve ser realizada, bem como a análise dos índices de desempenho tendo em vista futuras alterações procurando sempre o melhoramento contínuo deste novo modelo.

Uma das melhorias possíveis, que poderá ter mais impacto na forma como o sistema de avaliação de desempenho pode ser útil para a organização em análise, é a criação de um plano de ação estandardizado para o caso de existirem valores de indicadores fora da gama pretendida.

Este plano de ação deverá ter como propósito a eliminação sistemática das causas que originam problemas na performance do armazém, possibilitando a sua melhoria contínua.

2.4.Implementação de sistemas de segurança

2.4.1.Delimitação de zonas de circulação e criação de locais

de acesso restrito

Nos armazéns de forma geral, devem ser tomadas medidas de segurança para impedir o acesso não autorizado ao armazém, uma vez que pessoas estranhas ao serviço podem colocar em causa todos os procedimentos de segurança. Assim, devem ser tidas em consideração as seguintes instruções:

 Durante as horas de trabalho o acesso poderá ser feito através de cartões de banda magnética. Estes deverão conter algumas instruções gerais de segurança relacionadas com a organização da emergência do edifício;

 Fora das horas de trabalho devem ser fechadas à chave as portas e janelas do armazém bem como dos escritórios;

 As chaves do armazém devem estar guardadas no escritório ou portaria, não devem estar acessíveis a qualquer pessoa. Terão que estar devidamente etiquetadas e de fácil acesso em caso de emergência.

Controlo de edifícios

 Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios.

 Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que sejam identificados no interior.

 Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações.

 Reduzir na medida do possível o número de entradas e saídas às instalações.

 Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal.

 Fazer inspeções diárias.

 Evitar armazenar materiais ao pé das cercas.

 Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:

 Sinalizar as zonas e os lugares.

 Localizar o estacionamento dos empregados longe dos edifícios.

 Prever lugares para as visitas.

2.4.2.Implementação de mecanismos automáticos de

controlo de acessos (cartões, código, etc.)

Controlo de acessos eletrónico

Os sistemas de controlo de acessos permitem controlar o acesso de funcionários, fornecedores e clientes a determinadas áreas nas lojas e armazéns.

Desta forma, é mais fácil encontrar os responsáveis por desvios de produtos e equipamentos que se dão numa determinada área porque o acesso ao mesmo é restrito a um número conhecido e controlado de pessoas.

Por definição, um sistema de controlo de acessos permite atribuir ou negar o acesso a um determinado espaço físico, podendo este acesso ser condicionado a um período de tempo.

Num processo de controlo de acessos existem 3 passos fundamentais que respondem a três questões:

Identificação – Quem?

O utilizador é identificado perante o sistema, validado inequivocamente por dados pessoais (ex: nome, Nº BI, nº de funcionário etc.). Nesta fase pode ser atribuído um cartão de acesso ou são recolhidos dados biométricos que identificam o utilizador no sistema.

Entre as diversas tecnologias mais utilizadas destacam-se o Cartão de Banda Magnética, Cartão de Proximidade (contactless), Cartão Inteligente de Proximidade (Smart Card) ou o Leitor Biométrico.

Autorização – Como?

É o conjunto de permissões que são atribuídas a um utilizador, ou seja, é aquilo que um utilizador pode fazer num sistema. Essas permissões definem quais os acessos permitidos e qual o horário valido para cada acesso.

Auditoria – Quando?

Processo que permite obter informações de registo do sistema e que permitem responder a questões como por exemplo: “ Quem entrou na porta x num período de tempo?” ou “Quais os movimentos de um determinado utilizador?” Quando a identificação é apresentada, normalmente num leitor eletrónico, o sistema só autoriza a passagem se a identificação for reconhecida e validada. Normalmente o acesso é feito através de uma porta ou portão que se abre depois do indivíduo se ter identificado. No entanto, em vez de portas podem ser utilizadas cancelas, torniquetes ou barreiras horizontais.

O sistema é, no fundo, uma base de dados com informações pessoais, permissões de acesso e registos dos acessos realizados. Esta base de dados é gerida por uma aplicação instalada num computador que permite criar identificações, autorizações e questionar sobre os eventos efetuados.

2.5.Arrumação das mercadorias e métodos de previsão

2.5.1.Diminuição das operações de manuseamento das

mercadorias

A segurança num armazém não depende única e exclusivamente do tipo de atividades que são exercidas diariamente no mesmo (relacionadas com a movimentação de mercadorias).

Desta forma, devem ser evitadas, dentro do armazém (mais concretamente na zona de movimentação de mercadorias, receção e expedição), as atividades que não tenham que ver com o armazenamento propriamente dito, e devem realizar-se em espaços ou secções apropriadas, tais como:

 A manutenção e reparação de veículos e máquinas;

 Controlo de qualidade;

 Etiquetagem;

 Inspeção e separação de mercadorias;

 Etc.

2.5.2.Localização das mercadorias e a sua correta

arrumação

O sistema de controlo de stocks deverá garantir o conhecimento da quantidade e localização das mercadorias existentes no armazém, em qualquer momento. Esta informação é extremamente útil para coordenar as atividades desenvolvidas no armazém em articulação com os clientes e, em simultâneo, proporcionar melhores níveis de segurança dos trabalhadores e instalações.

Deverá existir um inventário, um esquema de localização das mercadorias e as fichas de dados dos produtos – nas quais constem as características técnicas dos produtos.

Estas informações têm de estar num lugar seguro, fora da área de armazenamento de forma a facilitar a sua consulta em caso de um incêndio ou qualquer outra situação de emergência nas instalações.

Neste tipo de operação, ocorrem alguns acidentes devido por exemplo, à movimentação prematura dos veículos ou ainda devido à má sustentação e consequente queda de mercadorias.

Medidas de Prevenção

 Treino e formação dos funcionários responsáveis pela movimentação de máquinas e mercadorias.

 Prever procedimentos ou dispositivos para impedir o movimento prematuro dos veículos.

 Manter os garfos dos empilhadores e porta paletes em bom estado de conservação para que possam suportar convenientemente as mercadorias.

 Assegurar que a movimentação das mercadorias só é efetuada depois da carga devidamente fixa. Movimentar os equipamentos sem efetuar movimentos bruscos.

2.5.3.Correta atribuição de espaço de picking

A segregação significa que o armazenamento de determinado tipo de produtos é feito à parte dos restantes, em compartimentos diferentes.

Os funcionários de armazéns terão que ter formação a este nível e ter conhecimento prévio das condições ideais de armazenamento e manuseamento para cada produto especificamente.

Devido à sua natureza potencialmente tóxica, o armazenamento determinados produtos químicos, por exemplo, não deve ser efetuado no mesmo armazém

que os produtos alimentares, rações para animais e outros produtos tais como têxteis, tabaco, bebidas, etc.

Caso seja inevitável o armazenamento conjunto dos produtos referenciados, estes devem ser cuidadosamente separados dos produtos químicos e tomadas as devidas precauções.

Os próprios produtos químicos devem ser armazenados por grupos de acordo com a sua categoria de perigosidade, ex.: inflamáveis, combustíveis, corrosivos, tóxicos, etc.

No armazenamento dos diversos produtos devem ser sempre respeitadas as indicações presentes na caixa e no rótulo, ex. Produto Frágil!!!

Devem ser utilizadas proteções (protetores de coluna – devidamente fixados) para as prateleiras, “racks” e estantes de modo a evitar a queda das mercadorias, devido por exemplo, ao choque ou impacto inadvertido com os garfos do empilhador ou porta paletes.

Algumas das boas práticas a observar na utilização de estantes são:

 As estantes deverão estar adequadamente fixas ao solo e apresentar suficiente estabilidade estrutural;

 Nas estantes deverá estar perfeitamente visível a respetiva capacidade máxima e os locais de armazenamento da estante deverão preferencialmente estar identificados por códigos matriciais;

 Se nas estantes forem armazenados artigos sobre paletes de dimensão normalizada, as estantes deverão estar dotadas de batente no lado oposto àquele onde se efetuam as operações de carga e descarga;

 Para melhorar as condições de segurança decorrentes da circulação de CAMC (Carros Automotores de Movimentação de

 Cargas), as estantes deverão estar protegidas nos pilares de fixação e ao longo da largura da estante;

 As estantes poderão estar dotadas de sistema de rolos por gravidade e que facilitam a implementação do sistema FIFO (First In First Out), além de possibilitarem uma melhoria na circulação de CAMC;

 Os objetos de grande dimensão e leves, ou objetos de pequena dimensão agrupados e fixos solidariamente por filme plástico, também leves,

deverão ser armazenados preferencialmente na parte superior das estantes;

 Os objetos pesados e os objetos soltos deverão ser preferencialmente colocados nos níveis mais baixos das estantes.

 Os objetos soltos deverão ser, sempre que possível, agrupados de modo solidário por filme plástico, cintas ou outro método que assegure a coesão da carga;

 Deve assegurar-se sempre espaço suficiente entre a parte superior dos objetos na estante e a prateleira que lhe é imediatamente superior;

 A iluminação do espaço de armazenamento deve ser colocada preferencialmente a meia distância entre “racks” consecutivas;

 Nos armazéns onde se verifique a circulação de equipamentos e pessoas, as vias deverão estar adequadamente identificadas, segregando as áreas de circulação das áreas de armazenamento.

2.6.Manuseamento e o embalamento da mercadoria

2.6.1.Percurso de picking

Se acontecer de chegar ao local de arrumação da palete e este estiver já ocupado, o operador deverá retirar a palete que lá se encontra arrumar a palete numa zona de casos pendentes será resolvido por uma equipa de controle de qualidade.

Se acontecer a palete não caber no local indicado, o operador deverá voltar com a zona de receção – donde a palete tinha saído – e passar o problema para o seu superior hierárquico, que junto de um operador deverá identificar a origem do problema – tipicamente má parametrização da posição ou dos dados logísticos da palete.

Durante a atividade de picking, é possível verificarem-se erros na separação dos pedidos por parte dos operadores (artigos incorretos ou quantidades incorretas). Para que tal situação seja evitada os operadores devem ser avaliados pela correta separação dos pedidos.

O desempenho de cada operador deve ser “medido” e qualquer desvio em torno de uma meta aceitável deve ser analisado, identificando-se a causa está no sistema ou no operador.

Uma forma de evitar erros e perdas de tempo por parte dos operadores é a ausência da contagem de artigos durante a execução do picking. Uma solução simples como a contagem por embalagem facilita a tarefa do operador.

Por fim, a eliminação da documentação em papel tem sido um passo muito importante para a otimização do fluxo de informação nas organizações, princípio que ao longo dos anos se tem tornado imprescindível para as empresas para adquirirem vantagem competitiva

Qualquer documento em papel na atividade de picking implica um maior consumo de tempo e poderá resultar em erros.

É fundamental a integração de novas tecnologias as quais se tornam cada vez mais acessíveis, incluindo leitores de código de barras, sistemas de reconhecimento de voz e terminais de rádio frequência, reduzindo e até eliminando o fluxo de papéis.

2.6.2.Utilização de veículos de transporte adequados

O movimento de veículos e de porta-paletes (manuais e elétricos) causa alguns tipos de acidentes, nomeadamente, choques ou impactos, colisões e perfurações.

A utilização deste tipo de veículos pode ainda estar na origem de acidentes que envolvam a queda de mercadorias (das prateleiras ou do próprio veículo).

Medidas de Prevenção:

 Delimitar no pavimento a zona de circulação de veículos e a zona destinada ao trabalho e circulação de peões.

 Se possível estipular sentidos únicos de circulação.

 Restringir o acesso às áreas perigosas tais como: zonas de carregamento e descarregamento de mercadorias.

 Verificar o estado de conservação dos veículos com regularidade e proceder a reparações quando necessário.

 Dotar os veículos de buzina, luzes indicadoras de marcha e outros sinais sonoros que indiquem determinadas manobras perigosas. Ex.: sinal sonoro para a manobra de marcha-atrás.

 Assegurar que as prateleiras e “racks” se encontram protegidas contra choques mecânicos acidentais.

As mercadorias, quando empilhadas de forma incorreta podem cair. Esta queda pode provocar incidentes ou acidentes colocando em risco todos os funcionários.

As prateleiras e “racks” nunca devem ser carregadas para além do seu limite máximo de peso. Se este valor for ultrapassado, existe o risco de colapso da estrutura e respetivo desmoronamento.

Outra situação típica causadora de acidentes, prende-se com a utilização de escadas inapropriadas, quando os trabalhadores sobem às prateleiras para alcançar as mercadorias empilhadas.

Medidas de Prevenção:

 Empilhar bens firmemente em prateleiras ou nos “racks” com os artigos os mais pesados na parte inferior.

 Assegurar que as prateleiras são capazes de suportar as cargas a que estão submetidas e que estão firmemente fixadas no solo.

 Assegurar que as prateleiras e “racks” se encontram protegidas contra choques mecânicos.

 Organizar corretamente as prateleiras, de modo a permitir o acesso seguro às mercadorias.

 Utilizar escadas certificadas e verificar regularmente o seu estado de conservação.

2.6.4.Acondicionamento da carga

Controlo de mercadoria

 Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga, ou em zonas adjacentes aos edifícios onde é armazenado produto.

 Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos cais...

 Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...

Sobre o papel e as funções que o camionista deve desempenhar é recomendado:

 Que esteja presente durante a carga e a descarga.

 Que assuma a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou ao nível da unidade de expedição.

 Contingências: É recomendado que o camionista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças da ordem. Caso esta circunstância aconteça, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das forças da ordem. Para isso, logicamente, o camionista deverá receber selos de reserva.

Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte de mercadorias e às funções associadas a este:

 Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas. Além disso, graças a ela também é possível disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e se são utilizados alarmes para detectar se a carga do veículo foi violada.

 Selagem da carga ou do camião: Deixar registo que o conteúdo da carga ou do camião foi violado.

 Caso receba cargas seladas certifique-se que os selos não foram manipulados e que os números do selo estão correctos.

2.7.Sistemas de segurança

2.7.1.Deteção de roubos

Sistemas de Videovigilância

O Circuito Fechado de Televisão (CFTV) é também um dos meios mais eficazes para prevenir os furtos com origem nos clientes e nos funcionários.

A videovigilância é utilizada no setor do retalho para monitorizar as zonas de venda e os armazéns de produtos e equipamentos, desencorajando consideravelmente o furto destes.

Os sistemas de videovigilância são constituídos por câmaras de segurança que captam imagens das áreas protegidas e que transmitem essas imagens para um circuito de televisão fechado, onde estas podem ser monitorizadas por um responsável.

Apesar de não intervirem diretamente na prevenção dos crimes, a videovigilância funciona pelo fator dissuasor.

Atualmente com a utilização dos gravadores digitais de vídeo, conhecidos como DVRs, é possível armazenar as imagens de qualidade elevada, podendo ser analisadas posteriormente quando for necessário.

O CFTV permite reduzir o risco de crimes realizados no trabalho porque:

 Desencoraja possíveis prevaricadores;

 Ajuda a identificar os locais críticos no interior de uma loja;

 Permite recolher provas que, em determinados casos, poderão ser levadas a julgamento dos prevaricadores;

 Ajuda os trabalhadores e os clientes a sentirem-se mais seguros.

É preciso ter em conta, aquando da instalação de um sistema de videovigilância, que todos os tratamentos de dados através deste sistema (captação e/ou gravação de imagens) têm de ser notificados e autorizados pela Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).