Gestão Documental nas Organizações
Arquivísticas: a Preservação da Memória
NELSON SPANGLER DE ANDRADE1 FERNANDA M. VIEIRA2
ARNALDO DE ALBUQUERQUE ARAUJO2
EDUARDO ALVES DO VALLE JR.3
ELIANE DUTRA AMORIM3
1Prodemge – Cia. de Processamento de Dados do Estado de Minas Gerais, Rua da Bahia,
2277, Belo Horizonte, MG, Brasil, 30160-012 spangler@mg.gov.br
www.progemge.gov.br
2NPDI/ DCC/ ICEx/UFMG , Av. Antônio Carlos, 6657, Belo Horizonte, MG, Brasil, 31270-901
nanda@dcc.ufmg.br arnaldo@dcc.ufmg.br www.npdi.dcc.ufmg.br
3Arquivo Público Mineiro, Av. João Pinheiro, 372, Belo Horizonte, MG, Brasil, 30130-180
PALAVRAS-CHAVE
Gestão documental – gestão eletrônica de documentos – workflow multimídia
-sistemas de informação multimídia - gerenciamento de documentos históricos - arquivística – Internet – Intranet.
INTRODUÇÃO
A associação de sistemas de gestão documental com a Internet é de especial interesse para os sistemas de informação direcionados para arquivos, museus e outras instituições responsáveis pela guarda e divulgação de obras de arte e documentos históricos. Estas tecnologias conjugadas têm um grande potencial para ampliar e democratizar o acesso ao patrimônio cultural da humanidade.
OS DESAFIOS DAS INSTITUÇÕES ARQUIVÍSTICAS
Um arquivo público é definido como uma instituição responsável por armazenar, manter, conservar e prover acesso ao conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais ou particulares em decorrência de suas funções específicas. Documento é um registro de informação independente do meio físico que o contém.
Tais instituições, mantenedoras de grandes acervos documentais de valor histórico, documental, legal e probatório, lidam com documentos permanentes, originais, únicos, muitas vezes já fragilizados pelo tempo, má conservação, mau acondicionamento ou mau uso.
Para garantir o compromisso entre conservação e acesso estas instituições enfrentam curioso desafio: como dispor seus acervos para a sociedade sem deteriora-los devido ao acesso direto e continuado? A própria unicidade, o documento acessível em um único local, já restringe o acesso às informações por parte dos pesquisadores e do público em geral.
A tecnologia digital permite aos Arquivos Públicos enfrentar o desafio entre conservação e acesso. Métodos, ferramentas e tecnologias avançadas no campo da digitalização, armazenamento, recuperação e apresentação de imagens e outros tipos de documentos históricos estão atualmente a disposição das instituições responsáveis pela preservação da memória.
O ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO
É cada vez mais acentuada, nos dias atuais, a utilização de sistemas de informação computadorizados nas diversas atividades das Administrações Públicas, Federal, Estadual e Municipal no Brasil, com o objetivo de oferecer resultados eficientes e eficazes no alcance das finalidades de interesse administrativo e, também, para atender às necessidades e os direitos sociais e políticos do cidadão.
Dentre as atividades do Estado de Minas Gerais, assim como dos demais estados da federação brasileira, está a referente ao Arquivo Público, que recolhe e conserva importantes documentos abrangendo os principais aspectos da história do Brasil.
O Arquivo Público Mineiro - APM é uma instituição centenária criada em 11 de julho de 1895 pela Lei Estadual n.º 126. Funcionou até 1901 na cidade histórica de Ouro Preto quando foi transferido para Belo Horizonte, a recém construída capital do Estado de Minas Gerais, onde permanece. Trata-se da instituição cultural mais antiga de Minas Gerais. Atualmente, o Arquivo Público Mineiro está subordinado à Secretaria de Estado da Cultura e instalado em um prédio tombado pelo patrimônio histórico estadual, onde funcionam os setores administrativos, as salas de consulta e atendimento, a biblioteca, o auditório e os laboratórios de preservação e recuperação de documentos. Num prédio anexo funcionam os depósitos e as estruturas de microfilmagem, digitalização e informática.
O acervo de documentos sob a custódia do Arquivo Público Mineiro remonta ao início do século XVIII e cobre os períodos colonial, imperial e, parte, republicano. Este acervo preserva a memória institucional de Minas Gerais e contém grande quantidade de informações que são freqüentemente utilizadas como uma preciosa fonte de pesquisa da história de Minas e do Brasil. Este acervo é composto por documentos textuais e especiais. Por especiais entende-se: atas, recortes, cartazes, filmes, fotografias, mapas, plantas, etc. Mais de dez milhões de páginas documentais estão arquivadas no APM!
Inicialmente o Arquivo teve a finalidade de receber, classificar e conservar, todos os documentos concernentes ao direito público, à legislação, à administração, à história e geografia, às manifestações do movimento científico, literário e artístico do estado de Minas Gerais. Com a evolução da arquivística no país as funções da instituição foram se modernizando e atualmente o Arquivo Público Mineiro tem como objetivo básico a preservação sistemática dos documentos governamentais, visando a facilitar a eficiência das operações da administração pública, a proteção dos direitos do cidadão, a pesquisa científica e o desenvolvimento da identidade nacional, regional ou local. Em síntese, um arquivo público moderno significa: preservar o passado, cuidando do tempo presente, na perspectiva de um tempo futuro.
A INCLUSÃO DIGITAL DO ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO
As instituições de memória, sejam elas arquivos, bibliotecas ou museus, guardam acervos históricos de natureza diversa. Entendidas as especificações dos processos
técnicos de cada uma dessas instituições, todas enfrentam o desafio de conjugar a preservação dos seus diferentes suportes documentais (papel, acetato, celulóide, fitas e discos magnéticos e óticos, objetos, etc.) com o acesso aos seus conteúdos informacionais.
Vivendo o impasse da degradação progressiva de seus acervos, muitas instituições têm restringido o acesso à informação, deixando de cumprir com sua função principal de comunicação e difusão cultural. Desta forma, a inclusão digital dos acervos históricos se torna um esforço prioritário das instituições e dos profissionais voltados para a preservação da memória cultural.
Para que se possa informatizar uma instituição de forma a tornar disponível seus acervos indexados, são necessários: infra-estrutura e sistemas de informação multimídia, capazes de facilitar a definição dos metadados dos documentos e disponibilizar de forma criteriosa os acervos, estendendo e modernizando os recursos de pesquisa, e preservando os padrões de tratamento da informação.
Neste artigo é apresentado o processo de inclusão digital de alguns dos acervos de documentos históricos sob a guarda do Arquivo Público Mineiro. Estes acervos foram escolhidos entre os mais antigos e de maior valor histórico e cultural, estando entre os mais pesquisados.
O APM optou por um processo incremental de digitalização dos seus acervos, identificando e classificando inicialmente aqueles que por sua relevância e freqüência de acesso tornam mais interessante e premente sua divulgação pública. Projetos envolvendo a digitalização de toda a massa documental do Arquivo já tinham sido propostos, mas se mostraram inviáveis pelos custos e infra-estrutura envolvidos.
No artigo são descritas as etapas do processo e o sistemas de informação multimídia desenvolvidos para a indexação de acervos e sua disponibilidade via Internet, Intranet e distribuição em CD. Para o desenvolvimento dos sistemas foi utilizada a plataforma tecnológica baseada em Microsoft Windows 2000, as ferramentas Visual Basic, ASP, Java e os sistemas gerenciadores de banco de dados relacionais SQLServer e Access. Todo o ambiente de software foi cedido pela Microsoft Brasil.
DIGITALIZANDO O ACERVO
Fazendo frente ao desafio de conjugar preservação e acesso ao seu patrimônio documental, o Arquivo Público Mineiro orientou seus processos técnicos para a combinação de duas tecnologias: microfilmagem e digitalização. Com um acervo de manuscritos que remonta ao final do século XVII, a instituição, buscando formas de preservação do conteúdo de seus documentos, estabeleceu-se com êxito na microfilmagem, desenvolvendo, nos últimos trinta anos, infra-estrutura e habilitação técnica nessa área. Entendendo, no entanto, os inconvenientes dessa tecnologia, sobretudo no que se refere à flexibilidade do acesso ao acervo, o APM optou pela aplicação conjunta das duas tecnologias.
Com uma experiência recente de implantação do sistema híbrido de microfilmagem e digitalização, o Arquivo Público Mineiro tem avançado na compreensão e aprimoramento das metodologias de aplicação dessas técnicas, respeitando sempre a especificidade de seu acervo e dos processos técnicos que envolvem o tratamento do suporte material e da informação.
O processo de digitalização desenvolvido no APM tem, portanto, especificidades que são próprias de instituições que guardam acervos dessa natureza. São três as suas etapas: classificação e análise das condições físicas do acervo, microfilmagem e digitalização do acervo. A utilização da microfilmagem permite obter cópias, legalmente reconhecidas, de longa duração dos materiais trabalhados, bem como diminuir a manipulação dos originais durante o processo de digitalização, já que esta é feita a partir dos microfilmes.
A etapa de análise das condições físicas do acervo conta com profissionais especializados na área de conservação, que desenvolvem o diagnóstico e a recuperação do suporte material e estabelecem os padrões de microfilmagem. Desta forma, espera-se obter resultados de alta qualidade nos microfilmes que serão utilizados para a digitalização e como cópia de preservação do original.
Na segunda fase, ainda guiada por profissionais da área de conservação, é realizada a cópia dos documentos através da microfilmagem (fig.1). O acervo microfilmado é aceito como representação do original e acredita-se que tenha durabilidade de até quinhentos
anos. A partir daí não é mais necessária a manipulação do acervo físico. A etapa posterior, digitalização, é realizada, quase sempre, através dos microfilmes.
Figura 1: Tira superior: filme 35mm positivo (duplicating microfilm 2462) , utilizado para visualização direta dos microfilmes e tira inferior: filme negativo (direct duplicating 2468)
ortocromático (não possui tons de cinza), utilizado para gerar cópias.
Quando o processo chega na digitalização dos microfilmes, necessita de interferência de profissionais de computação, principalmente da área de processamento digital de imagens. Esses profissionais analisam os microfilmes e estabelecem os padrões de digitalização: tipo de scanner ou câmera digital, tipo de compressão utilizada na digitalização e posterior disponibilidade, qualidade, resolução, etc.
Para a obtenção de imagens nos padrões necessários de qualidade, foi desenvolvido um sistema de fluxo de trabalho (workflow) que auxilia o arquivista nas complexas decisões e mantém um histórico das operações efetuadas sobre o acervo. Sistemas de fluxo de trabalho permitem a gestão muito mais controlada de atividades complexas, documentando procedimentos, acompanhando execução das tarefas e emitindo relatórios de status. Permitem assim o planejamento, controle e acompanhamento das atividades que envolvem os documentos do acervo. O sistema de workflow armazena uma descrição detalhada (roteiro) dos procedimentos a serem utilizados em cada atividade documental, e no decorrer da execução dos procedimentos, registra todos os eventos relevantes, de forma a permitir rastrear o status das atividades, identificar possíveis problemas ou mesmo rastrear um histórico das manipulações sofridas pelos artefatos que compõem as coleções.
Nos estudos e experiências realizadas, vêm sendo utilizados armazenamentos em formato TIFF sem compressão, com altas resoluções para armazenamento em mídia terciária (fitas DLT, DVD) e, para disponibilidade em mídia secundária (disco magnético) as imagens são armazenadas em formato JPEG com baixa resolução, com perdas não perceptíveis a visão humana. Desta forma, é assegurado que na necessidade de uma cópia fiel e de alta resolução ou de uma nova compactação para disponibilidade do acervo tem-se o documento armazenado nestes padrões. Ao mesmo tempo, para atendimento ao consulente, utilizam-se imagens de menor resolução, devido à viabilidade do armazenamento e acesso dessas imagens via Internet, Intranet e até mesmo CD. As imagens compactadas de menor qualidade são suficientemente boas para identificação do documento. Independente do grau de compressão dessas imagens, são oferecidos, no sistema de consulta ao acervo, recursos de processamento das imagens, devido ao estado físico de parte do acervo (manuscritos antigos ou já danificados).
INDEXANDO O ACERVO
Na fase de indexação do acervo, faz-se primordial a definição de uma ferramenta que forneça recursos de entrada dos metadados e visualização automática da imagem do documento correspondente, além de recursos de processamento das imagens com objetivo de viabilizar a leitura e identificação dos documentos digitais. Com esse objetivo, foram desenvolvidos sistemas de indexação que possuem núcleos comuns, mas ao mesmo tempo atendem às particularidades de cada acervo que está sendo indexado.
Algumas das funcionalidades dos sistemas de indexação de acervos são: cadastro, alteração, exclusão e localização dos registros da coleção indexada; navegação entre os registros; alteração de intensidade, brilho, contraste e zoom das imagens relacionadas ao documento descrito; visualização das imagens relacionadas ao documento descrito na mesma tela de descrição; recursos de pesquisa ao banco de dados de descrição.
Três exemplos de sistemas de indexação desenvolvidos no Arquivo Público Mineiro referem-se ao seu acervo fotográfico, aos documentos do extinto Departamento de Ordem Pública e Social – DOPS e à coleção da Revista do Arquivo Público Mineiro. Trata-se de três projetos que têm como objetivo desenvolver um conjunto de aplicações que facilite o
trabalho de descrição do acervo (fotografias em papel, negativos e microfilmes) e permita, através da WEB, rede local e CD, o acesso eficiente aos seus conteúdos.
A PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA FOTOGRÁFICA DE MINAS GERAIS
Esse projeto iniciou o processo de gestão documental digital do Arquivo Público Mineiro, dando início ao desenvolvimento de uma infra-estrutura tecnológica na Instituição. São quinze mil imagens que estão disponíveis em rede interna, Intranet, e, ainda neste ano, na Web.
Num primeiro estágio estão classificadas, digitalizadas e incluídas no sistema cerca de quinze mil fotografias que fazem parte da coleção original do APM. Tratam-se das fotos mais antigas, de maior valor histórico. Um segundo lote de cinqüenta mil fotos está sendo classificado e incluído. Também estão em processo de preparação para inclusão no sistema outros acervos importantes como a coleção de mapas, registros de imigrantes, atas de cidades históricas, etc.
Este projeto justifica-se pela importância do acervo fotográfico sob a custódia do APM como fonte de informação para a história do país e de Minas Gerais. A título de exemplificação citaremos alguns fundos:
Arthur Bernardes - contém fotografias que documentam a trajetória do eminente político que nasceu em 1875 e faleceu em 1955. Formado em Ciências Jurídicas e Sociais, foi deputado federal, Secretário das Finanças de Minas Gerais, Presidente do Estado de Minas Gerais, Presidente da República, Senador, destacando-se como um dos principais políticos mineiros no cenário nacional.
João Pinheiro da Silva - contém fotografias referentes à vida pública e privada do grande político que viveu entre 1860-1908. Formado em Ciências Jurídicas e Sociais, foi Presidente de Minas Gerais, deputado provincial e federal, destacando-se também como industrial e pela sua atuação nas questões econômicas, sociais e educacionais do Estado.
Secretaria de Estado da Agricultura - contém um conjunto de álbuns fotográficos produzidos em épocas diversas com fotografias do interior de Minas Gerais e de Belo Horizonte no início do século XX, ligados à questão da colonização estrangeira em áreas de cultura agrícola, da Exposição Nacional no Rio de Janeiro (Pavilhão Mineiro), Exposição de
1908 em Belo Horizonte, edifícios públicos do interior e da Capital do Estado, Estação Experimental de Machado (Escola Rural) na década de 50 e outros.
Secretaria de Estado do Interior - contém um conjunto de fotografias da força policial, corpo de bombeiros e instrumento de combate ao fogo do início do século, Revolução de 30 e 32, hospitais, pacientes, operações cirúrgicas e atividades de programas de saneamento básico e saúde pública em Minas Gerais abrangendo o período de 1891 a 1935.
Vale destacar também a riqueza de informações encontradas neste acervo para a história da fotografia no Brasil. Há fotos produzidas através de diversos processos fotográficos, utilizados no século XIX e XX (daguerreótipo, ferrotipo, platinotipo, albuminas) que retratam o desenvolvimento da atividade fotográfica no país.
O sistema desenvolvido (fig.2) associa os metadados às imagens através do atributo notação que é inserido na descrição e ao mesmo tempo é definido como o nome da imagem. Através do sistema o arquivista visualiza a imagem ao mesmo tempo que a descreve.
SISTEMA DE INDEXAÇÃO PARA O ACERVO DO DOPS
Este projeto tem natureza atípica entre os projetos do Arquivo Público Mineiro pelo fato de lidar com o tratamento da informação a partir de sua disponibilidade em meio digital. Embora se trate de informações textuais, os documentos não existem em suporte de papel e os microfilmes existentes não apresentavam qualquer forma de descrição. Digitalizados a partir do microfilme, os documentos são identificados e indexados no meio digital. Como alguns desses documentos são sigilosos e têm restrição de acesso, foram necessárias algumas aplicações específicas.
O sistema (fig.3) fornece recursos de ligação das imagens referentes ao documento descrito através do intervalo de páginas informado pelo arquivista. O nome das imagens é definido numericamente de forma seqüencial. O arquivista navega entre as páginas do documento e o descreve, selecionando documentos sigilosos que o sistema deve tratar de forma particular.
DISTRIBUIÇÃO ELETRÔNICA DA REVISTA DO ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO
O Sistema (fig.4) permite ao arquivista a alimentação da base de dados da revista, descrevendo os artigos com respectivos assuntos possibilitando gerar posteriormente recursos de pesquisa e navegação entre os artigos das revistas do Arquivo Público Mineiro.
Figura 4: Tela de cadastro dos artigos das revistas do APM
CONCLUSÃO
O resultado final do trabalho de indexação de um acervo documental é mais representativo para a sociedade quando toda esta base de dados e imagens pode ser acessada de forma fácil e abrangente. Atualmente os sistemas de informação multimídia podem ser desenvolvidos utilizando vários recursos tecnológicos , o que possibilita melhor acesso à informação, principalmente quando esta se encontra sistematizada para um determinado fim.
Com esses princípios, o Arquivo Público Mineiro tem desenvolvido sistemas que visam disponibilizar seus acervos via Internet, Intranet ou distribuí-los via CD-ROM, de acordo com o objetivo e recursos de cada um dos projetos indexados:
Para a disponibilidade das fotografias indexadas foi desenvolvido um site (fig. 5 a 8) com recursos de pesquisa por campo de descrição ou pesquisa geral em todos os campos, utilizando recursos especiais na criação de catálogos de texto do Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Através do site, o consulente realiza pesquisas e recebe a lista dos resultados que se enquadram à pesquisa realizada, podendo visualizar a imagem e seus metadados.
Figura 6: Tela de pesquisa avançada ao Acervo Fotográfico
Figura 8: Tela de visualização dos metadados da fotografia selecionada
DISTRIBUIÇÃO ELETRÔNICA DA REVISTA DO ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO
Com o objetivo de distribuir eletronicamente a revista do Arquivo Público Mineiro, foi desenvolvido um sistema (fig.9) que fornece recursos de pesquisa à base de dados da revista, contendo a lista dos artigos e fichas de descrição dos mesmos. No resultado da pesquisa, o consulente tem opção de navegar entre as páginas do artigo ou da revista selecionada.
AGRADECIMENTOS
Os autores agradecem ao Arquivo Público Mineiro, Prodemge, NPDI / DCC / UFMG, CNPq, CAPES, RNP, USIMINAS, CBMM, MICROSOFT pelo suporte a este trabalho.
REFERÊNCIAS
De Andrade, N.S., & Araújo, A. de A. Multimídia para acesso a acervos históricos, Revista iP-Informática Pública, PRODABEL, Belo Horizonte-MG, Brazil, vol. 2, no. 1, ISSN no. 1516 697X, 2000, pp 49-66.
De Andrade, N.S., Araújo, A. de A. & De Melo, C.H. A multimedia information system for governmental historical documents, Proceedings (CD-ROM) of the Museums and the Web: An International Conference, Toronto, Ontario, Canada, 1998.
Valle Jr., E.A., Araújo, A. de A. & De Andrade, N.S. Sistema de informação multimídia para acervos históricos de valor permanente, Anais do VII Simpósio Brasileiro de Sistemas Multimídia e Hipermídia - SBMídia, Florianópolis-SC, Brazil, 2001, pp
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Valle Jr., E.A., Araújo, A. de A., Vieira, F.M. & Costa, C.C.P. A tool for workflow management in the composition of multimedia databases from preexistent documents, Proceedings of the VIII Brazilian Symposium on Multimedia and Hypermedia Systems -SBMIDIA, Tools and Applications Workshop, Fortaleza-CE, Brazil, 2002, pp 379-382
Vieira, F.M, Araújo, A. de A. & De Andrade, N.S. & Valle Jr., E.A. Um Sistema de workflow para gestão de documentos históricos, Anais da X Semana de Iniciação Científica da UFMG, Belo Horizonte-MG, Brazil, 2002, pp 156.
