UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE - UFF INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO - GCI
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ANA CAROLINA DOS SANTOS GARCIA
REQUISITOS PARA AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Niterói 2014
REQUISITOS PARA AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Graduação em Arquivologia, da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientador: Prof. Dr. Carlos Henrique Marcondes – UFF/GCI
Niterói 2014
G216r
Garcia, Ana Carolina dos Santos.
Requisitos para autenticidade dos documentos digitais / Ana Carolina dos Santos Garcia. – Niterói: [s.n], 2014. 52 f.
Orientador: Carlos Henrique Marcondes. Trabalho de conclusão de curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social, 2014.
Bibliografia: f. 50 – 52.
1. Autenticidade. 2. Diplomática. 3. Arquivologia. 4. Documentos Digitais I. Marcondes, Carlos Henrique. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
ANA CAROLINA DOS SANTOS GARCIA
REQUISITOS PARA AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Graduação em Arquivologia, da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Arquivologia.
Aprovado em: / /
BANCA EXAMINADORA
_____________________________________________________ Prof. Dr. Carlos Henrique Marcondes - Orientador
Universidade Federal Fluminense
_____________________________________________________ Prof. Dr. Rodrigo de Sales
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________________ Prof. Msc. José Mauro da Conceição Pinto
Dedico este trabalho aos meus pais Marcos e Carla (in memoriam), por tudo o que fizeram por mim. Minha gratidão, meu amor e minha admiração eterna.
AGRADECIMENTOS
Agradeço imensamente ao meu pai Marcos, pelas horas infindáveis de discussão acerca desse projeto, por ter me ouvido, aconselhado e gestado essa monografia comigo oferecendo todo o apoio e atenção que eu precisava.
Agradeço a minha mãe Carla (in memoriam), por toda a força, toda a dedicação, todo o carinho, toda inspiração, por ser meu porto seguro e esteio por toda a minha vida. Pelo seu devotamento, amor incondicional, atenção dispensada, sempre me auxiliando e apoiando em todos os momentos da minha vida. Meu maior exemplo de vida, minha maior admiradora e encorajadora em tudo o que eu venha a realizar.
Agradeço ao meu orientador e aos professores membros da banca da monografia pela atenção dispensada e auxílio.
“Minha pesquisa tem como objetivo encontrar soluções para os problemas relacionados aos documentos digitais para que possam ser universalmente aplicados. Eu pretendo analisar o desenvolvimento histórico e o significado presente nos conceitos utilizados em minha pesquisa, e para explicar a maneira pela qual os novos conceitos, princípios, ideias e métodos resultantes de tal pesquisa se relacionam com os já existentes.”
RESUMO
A partir do levantamento da literatura arquivística e da diplomática em relação aos conceitos pertinentes a área, procura-se evidenciar neste trabalho os conceitos de autenticidade, fidedignidade, integridade dos documentos digitais, o papel do preservador e do custodiador na gestão de documentos digitais apresentando seus princípios e práticas.
Para isto foram abordados os princípios da arquivologia e diplomática como base para a análise dos requisitos necessários para garantir a autenticidade dos documentos digitais tendo como base conceitual o Projeto InterPARES, o e – ARQ Brasil e a literatura da área disponibilizada principalmente pela professora Dra. Luciana Duranti.
ABSTRACT
From the survey of archival literature and diplomacy in relation to the relevant area concepts, we try to show in this paper the concepts of authenticity, reliability, integrity of digital documents, the role of the custodian and preserver in digital document management, presenting its principles and practices.
For this the principles of archival and diplomatic as a basis for analysis of requirements were addressed to ensure the authenticity of digital documents, having as the conceptual basis InterPARES Project, e - ARQ Brazil and literature available in the area mainly by Professor Dr. Luciana Duranti.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO...11
1 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS ...14
1.1 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO...15
1.2 DOCUMENTO DIGITAL ARQUIVÍSTICO, DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO...19
1.3 AUTENTICIDADE E AUTENTICAÇÃO...21
1.4 FIDEDIGNIDADE E CONFIABILIDADE...22
2 INTERPARES: A BASE METODOLÓGICA... 24
2.1 e-ARQ BRASIL...28
2.2 DIPLOMÁTICA...29
2.3 ARQUIVOLOGIA...32
2.4 DIPLOMÁTICA E ARQUIVOLOGIA: UMA ABORDAGEM METODOLÓGICA...35
3 AUTENTICIDADE: UM ESTUDO...37
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS...48
INTRODUÇÃO
O presente trabalho contempla o tema requisitos para autenticidade dos documentos digitais. No corpo do presente estudo, discute-se e apresenta-se os principais conceitos sobre o assunto em voga, dando-se ênfase àqueles apresentados pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil - que foi elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos no período de 2004 a 2006, e aos elaborados pelo projeto InterPARES, que possui o objetivo de desenvolver o conhecimento teórico e metodológico para preservação dos documentos eletrônicos a longo prazo (Duranti, 2005, p. 5) e que concluiu sua terceira etapa.
As novas tecnologias da informação trouxeram grandes desafios para a arquivologia, e consequentemente, para o tratamento dos documentos arquivísticos produzidos em ambiente digital. A utilização dos computadores não só acelerou o processo de produção de informação, mas também ampliou o seu acesso e uso. Porém, a produção e reprodução indevida de documentos, a fragilidade de seu armazenamento e o desafio em garantir sua preservação passou a constituir uma preocupação na área arquivística.
Apesar do século XXI apresentar um mundo dependente da tecnologia digital, a informação produzida em codificação binária ainda é extremamente suscetível a intervenções não autorizadas (perda, adulteração e destruição), degradação física e obsolescência tecnológica (hardware, software e formatos), comprometendo sua qualidade e integridade.
Segundo Duranti e MacNeil (1996), com o advento das novas tecnologias de informação, vê-se que a arquivologia ainda não acompanha a velocidade de produção dos mesmos. Com isso os profissionais da informação têm a frente um novo desafio: manter os registros criados em codificação binária inalterados, de forma a garantir seu acesso, sua autenticidade e a fidedignidade dos sistemas em que foram gerados.
Para o CONARQ (2012, p. 1), “a presunção da sua autenticidade deve se apoiar na evidência de que eles foram mantidos com uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantiram a sua identidade e integridade (componentes da autenticidade)”. Além disso, tal presunção deve ocorrer a partir “da análise da sua forma e do seu conteúdo, bem como do ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento, e não apenas com base em suas características físicas ou em soluções tecnológicas”.
O CONARQ (2012) identifica ainda três aspectos importantes que, embora sejam independentes uns dos outros, devem ser considerados quando se enfrenta a questão da autenticidade dos documentos arquivísticos: o aspecto legal, o aspecto diplomático e o aspecto histórico.
O aspecto legal está ligado ao testemunho que tais documentos dão “sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua genuinidade” (CONARQ, 2012, p. 3). O aspecto diplomático diz respeito à forma como os documentos foram “escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los” (CONARQ, 2012, p. 3). As autoras Duranti e MacNeil (1996) ressaltam que tanto a Arquivística quanto a Diplomática possuem o mesmo objeto e que a diferença entre ambas é que a primeira privilegia o estudo dos conjuntos documentais, enquanto que a segunda centra seus estudos na peça documental e no documento isolado. Por fim, os documentos historicamente autênticos são, segundo o CONARQ (2012, p. 3) “aqueles que atestam eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras”.
Esse trabalho tem como objetivo analisar à problemática dos documentos no âmbito digital, os requisitos necessários para autenticidade sob a ótica dos conceitos do Projeto InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos), coordenado pela Universidade de British Columbia, no Canadá, que tem desenvolvido o conhecimento teórico-metodológico essencial para a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais autênticos. As concepções desenvolvidas por autores como Luciana Duranti, Heather MacNeil e o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, o e-ARQ Brasil (2006) desenvolvido pela equipe de redação da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, sendo uma iniciativa do CONARQ, são fundamentais nas reflexões relacionadas à autenticidade atrelada a procedimentos que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos arquivísticos.
Para o seu desenvolvimento foi utilizado como método à pesquisa documental, usando os documentos acima mencionados, e bibliografia a partir dos principais autores que tratam a questão da autenticidade de documentos digitais.
A priori, iremos pontuar determinados conceitos como autenticidade, autenticação, fidedignidade/confiabilidade, documento, documento arquivístico, documento arquivístico digital, documento digital e o documento eletrônico e seus componentes.
Após, utilizaremos como base teórica conceitual para as premissas gerais relativas à natureza dos documentos eletrônicos, seu gerenciamento eletrônico de documentos e as condições necessárias para garantir a autenticidade, fidedignidade e integridade a partir da união dos princípios da diplomática, que estuda os documentos como entidades individuais, e a arquivologia, que estuda os documentos enquanto conjuntos.
Pois segundo Duranti e MacNeil (1996), a diplomática, é um sistema de conceitos e métodos, originariamente desenvolvida nos séculos XVII e XVIII que tem como finalidade provar a autenticidade e fidedignidade. A ciência da arquivologia, que surgiu a partir da diplomática no século XIX, é um sistema de conceitos e métodos voltados ao estudo dos documentos no que diz respeito às suas relações documentais e funcionais e as maneiras pelas quais são controlados e comunicados. Os princípios e conceitos da diplomática foram integrados aos da arquivologia e interpretados dentro da estrutura dos sistemas eletrônicos.
Essa análise conceitual expressará os elementos necessários de um documento eletrônico autêntico e fidedigno, constituindo assim, a base conceitual para determinar, primeiramente, se um dado sistema eletrônico contém documentos e, depois, se esses documentos podem ser considerados autênticos e fidedignos.
Com isso, nos aprofundaremos, nos métodos para garantir a autenticidade, o cerne do estudo desse trabalho. Para isso, faremos uma análise sobre a metodologia utilizada para alcançá-la, a diplomática
,
aliada a arquivologia e seus princípios.Trataremos enfim, a autenticidade como um estudo: a presunção da autenticidade, e a verificação da autenticidade. Para concluir, falaremos dos requisitos benchmark que embasam a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos eletrônicos (Requisito A) e os requisitos baseline que embasam a produção de cópias autênticas de documentos arquivísticos eletrônicos (Requisito B).
As técnicas de autenticação: ameaças à autenticidade e técnicas independentes de tecnologia e dependentes de tecnologia. Delimitaremos sobre os mecanismos de proteção contra perdas, corrupção, obsolescência tecnológica e o custodiador confiável.
1 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS
Muito se questiona sobre a problemática da garantia que o documento digital é autêntico e não foi corrompido. Existem características que garantem a autenticidade desses documentos como a integridade, a fidedignidade, a confiabilidade, apenas para citar alguns.
Conforme explicitado acima à autenticidade dos documentos digitais e consequentemente seus requisitos, foram demonstrados e discutidos na literatura da área por outros autores. Porém essa discussão está longe de ser definitiva pelo avanço constante das mídias digitais e da tecnologia de modo geral.
O uso de ferramentas tecnológicas tem sido uma constante na atualidade e o aumento da produção de documentos com o auxílio de novas tecnologias demonstra a completa adesão da sociedade atual a uma nova forma de construir, circular e armazenar o conhecimento. De igual forma, a fragilidade dos objetos digitais e sua incerteza ante à rápida obsolescência tecnológica vem sendo objeto de debate crescente nos últimos anos no meio acadêmico.
Atualmente, resta pacífico que os objetos digitais podem ser mais facilmente alterados do que aqueles convencionais e se intensificam as rotinas de segurança que garantam a exatidão dos dados inseridos de forma legítima na fase de produção, assim como a autenticidade dos documentos produzidos em codificação binária.
Desde 1997, o projeto InterPARES se dedica ao estudo dos documentos arquivísticos digitais e divulga seus resultados à comunidade cientifica, enfatizando a necessidade de se estabelecerem normas, políticas e padrões que auxiliem na preservação desses documentos, ciente de suas fragilidades. Dentre suas diversas recomendações, o InterPARES enfatiza a importância de existir uma entidade encarregada da preservação dos documentos arquivísticos digitais e que acompanhe sua produção com o intuito único de assegurar a sua confiabilidade, autenticidade e acurácia.
Recomenda, ainda, que a entidade custodiadora não esteja envolvida, de preferência, no processo de produção e de manutenção dos documentos, mas que se encarregue de seu gerenciamento após a sua inatividade e transferência para um sistema especifico de preservação.
É certo que o grau de precisão e a ausência de erros ou de distorções nos dados dos documentos arquivísticos digitais constitui responsabilidade inicial do produtor do documento. Inconteste também que, em um segundo momento, essa incumbência se transfere para o responsável pela manutenção do sistema de gestão de documentos e que, somente na
hipótese de os documentos arquivísticos digitais serem de guarda prolongada, há a transferência para o sistema de preservação.
Porém, as ações de preservação devem ocorrer da forma mais célere possível, para que se possam superar as dificuldades técnicas que envolvem a preservação digital. Além disso, as atividades de preservação são variadas e complexas, o que exige a atenção de um organismo especificamente designado para tal finalidade.
O art. 216, inciso IV, da Constituição Federal, atribui à Administração Pública a proteção, preservação e gestão dos documentos integrantes do patrimônio cultural brasileiro, cabendo-lhe promover medidas que assegurem a consulta daqueles documentos a quem deles necessitar. Partindo-se de tal premissa, é forçoso reconhecer que a Administração Pública deve ser capaz de lidar com as questões que envolvem a autenticidade e a preservação dos documentos arquivísticos digitais, tanto para resguardar um patrimônio da nação, como também para assegurar o acesso às informações neles contidas.
De outra parte, o Conselho Internacional de Arquivos (2005, p.19) reconhece que
a chave para uma política efetiva de gestão de documentos de arquivo e de preservação a longo prazo é a ligação dos documentos ao processo de negócio onde são produzidos e do qual devem constituir prova. Desta forma, as abordagens podem situar-se a diferentes níveis: o da própria organização (por ex., na definição do que é um documento de arquivo, nas normas que se devem cumprir na concepção e desenvolvimento de sistemas eletrônicos); o da unidade orgânica dentro da instituição (por ex., normas de dados a ser adotadas); o do próprio sistema (por ex., as formas como este é capaz de garantir requisitos de integridade, acessibilidade e privacidade).
Por seu turno, Jardim (2003, p. 19) ressalta a necessidade de se identificar e analisar os problemas nos arquivos para formulação de políticas arquivísticas capazes de enfrentá-los. Para aquele autor, “as dimensões política e técnica encontram-se, portanto, visceralmente associadas desde a concepção à execução das suas diversas facetas” e uma política arquivística tende a “ser influenciada pelo sistema arquivístico, desde que este efetivamente funcione”.
1.1 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Toda informação registrada em um suporte, seja ele qual for, é considerada um documento. Do ponto de vista da arquivística, nem todo documento é considerado um documento arquivístico.
Segundo Bellotto (2004, p. 36), a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo.
Quanto ao acervo e também ao tipo de documento a ser preservado no arquivo, o material de uma gama infinitamente variável (desde uma tabuleta assíria ou um relatório impresso de empresa até as provas objeto de um processo judiciário), oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções.
Em relação ao documento arquivístico, o Comitê de Documentos Eletrônicos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) o define como
a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de evidência dessa atividade. (COMITTEE ON ELETRONIC RECORDS, 1997, p. 22).
Segundo Glossário do Projeto InterPARES (2012b), documento é uma “unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável.”
A expressão forma física refere-se, segundo Duranti (1996), ao layout externo do documento e é a característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou pode ser alterada segundo regras fixas.
Quanto ao conteúdo estável, Duranti e MacNeil (1996), destacam que o conteúdo diz respeito à mensagem contida no corpo de um documento arquivístico que o documento visa transmitir. Segundo as autoras, o conteúdo de um documento eletrônico deveria ser fixo e estável, mas o que ocorre, de fato, com os mesmos é que se traduzem em ponteiros para dados residentes em locais diferentes dentro de um banco de dados ou em múltiplos bancos de dados e, portanto, não possuem estabilidade podendo constituir, na verdade, em vários documentos diferentes num breve intervalo de tempo.
Em tempo, Bellotto, conceitua que os documentos de arquivo
são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa
ou audiovisual, são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. (BELLOTTO, 2004, p. 37)
Acerca do documento arquivístico, MacNeil (1996), conceitua que é o documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
Para o e-ARQ Brasil (2006, p. 123), documento arquivístico é o “documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade”.
Ainda, conceitua que o documento arquivístico deve refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada; conter os metadados necessários para documentar a ação; ser capaz de apoiar as atividades e prestar contas das atividades realizadas. (e-ARQ Brasil, 2006, p. 23).
Duranti (1994, p. 51) analisa a natureza do documento arquivístico, explicitando sua especificidade, isto é, registrar uma ação e servir como prova. Além disso, esta autora apresenta cinco propriedades que todo documento arquivístico deve possuir, independentemente de suporte, formato, gênero, tipo, data ou proveniência, para ser considerado documento arquivístico.
A primeira característica é a imparcialidade. De acordo com Duranti (1994, p.51), a imparcialidade refere-se à fidedignidade do fato e da ação, independente da vontade do criador do documento. Os documentos arquivísticos trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribui. Eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados.
A segunda característica é a autenticidade, pois o documento arquivístico deve ser livre de qualquer sinal de corrupção e adulteração: “Os documentos são autênticos porque são criados tendo a necessidade de agir através deles, mantidos para garantir futuras ações e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados” (DURANTI, 1994, p.51).
A terceira característica diz respeito à naturalidade do documento arquivístico, isto é, o modo como
os documentos se acumulam no curso das transações, de maneira contínua e progressiva, de acordo com as necessidades da matéria em pauta, já que
estes não são coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração. (DURANTI, 1994, p.52).
A quarta característica é o inter-relacionamento, que é definida por Duranti (1994, p. 51) como fato de que todo documento se relaciona com os outros documentos tanto dentro quanto fora do mesmo grupo. Os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que eles são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessária a sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade.
A característica da unicidade evidencia que o documento de arquivo é único, seja ele original ou cópia, “Copias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único”. (DURANTI, 1994, p 52).
Duranti (1994), como descrito acima, define a natureza do documento de arquivo, já o e-ARQ Brasil (2006), define as qualidades referentes aos documentos arquivísticos, sendo elas cinco: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessabilidade.
O e-ARQ (2006, p. 24) diz que a organicidade se refere às relações que mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Pois os documentos arquivísticos não são coletados artificialmente, mas estão ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificação, o qual os contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivísticos apresentam um conjunto de relações que devem ser mantidas.
Sobre a unicidade diz que
o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence; podendo existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único. (E-ARQ BRASIL, 2006, p. 24).
“A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para isso, precisa ser dotado de completeza e ter seus procedimentos de criação bem controlados. Dificilmente pode-se assegurar a veracidade do conteúdo de um documento, ela é inferida a partir da completeza e dos procedimentos de criação. A confiabilidade é uma questão de grau, ou seja, um documento pode ser mais ou menos confiável.” (E-ARQ BRASIL, 2006, p. 24).
O e-ARQ (2006, p. 25) diz que enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua
preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Assim, um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico.
A última qualidade dos documentos de arquivo é a acessabilidade que diz que “um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.” (E-ARQ BRASIL, 2006, p. 25).
1.2 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL, DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO
Iremos conceituar o documento arquivístico digital e sanar as dúvidas sobre o documento eletrônico e documento digital, pois algumas bibliografias os consideram como sinônimos logo serão destacados suas diferenças.
Segundo o Glossário do Projeto InterPARES 3 (2012b), o documento arquivístico digital, é o “documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico" e conceitua que o documento digital é “um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento.”
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil, afirma que o documento arquivístico digital é o “documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos produzidos por editores de texto, imagens em formato “bitmap”, arquivos de som em formato mp3, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.” O documento digital é aquele com a “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional” e finalmente, o documento eletrônico é a “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de equipamento eletrônico”.
Em 1994, Luciana Duranti e Heather MacNeil, juntamente com Terry Eastwood, fizeram parte da equipe que realizou o projeto de pesquisa pela Master of Archival Studies Programme da Universidade de British Columbia – UBC, conhecido como Projeto UBC. Esse projeto visou identificar e definir, de forma unicamente teórica, tanto os subprodutos dos sistemas de informação eletrônica como os métodos para a proteção da integridade (fidedignidade e autenticidade) dos documentos que são provas da ação.
Com esse enfoque, a análise conceitual dos documentos concentrou-se na definição de três termos chave: documento, fidedignidade e autenticidade. Logo, sob a ótica da diplomática – tema que iremos tratar no próximo capítulo – “um documento eletrônico é composto por suporte (o transmissor físico da mensagem); forma (as regras da representação que levam em conta a comunicação da mensagem), pessoas (as entidades agindo por meio do documento), a ação (o exercício da vontade que origina o documento como forma de situações de criação, manutenção, mudança e extinção), contexto (a estrutura jurídico-administrativa na qual a ação acontece), relação orgânica (a relação que liga cada documento ao seu anterior e subsequente e a todos aqueles que participam da mesma atividade) e conteúdo (a mensagem que o documento pretende transmitir).” (DURANTI E MACNEIL, 1994, p. 23).
Com isso, Duranti (2005, p.7) afirma que para compreender o conceito documento arquivístico digital deve-se observar seis características desse documento: forma fixa, conteúdo estável, relações explícitas com outros documentos, contexto administrativo identificável, pessoas envolvidas e ação.
A forma fixa significa que a apresentação do documento deve ser da mesma forma que tinha quando foi armazenado pela primeira vez. Já o conteúdo estável refere-se ao fato de que o documento deve-se manter estável, completo e inalterável.
As relações explícitas referem-se à relação orgânica, isto é, a relação de um documento com outros documentos do mesmo grupo. Essa relação deve ser mantida por meio de um plano de classificação ou outro identificador único.
O contexto administrativo serve para auxiliar na identificação de alguns elementos que se referem à proveniência como o produtor, o autor, o destinatário, a data.
As pessoas envolvidas são representadas no mínimo por três pessoas implicadas no momento da criação do documento, autor, redator e destinatário.
A ação que é aquela que o documento participa ou que o documento apoia, sendo parte do processo decisório.
Portanto, observa a necessidade de que para ser um documento digital, é necessário ser tratado e gerenciado como um documento que contém forma fixa e conteúdo estável e que não pode sofrer variação e alteração. O documento arquivístico digital, por sua vez, abrange as características do documento digital, bem como as características de documento arquivístico.
Segundo SANTOS apud INARELLI (2008, p. 26-27), os documentos digitais podem ser gerados de três formas: por meio de sistemas informatizados através de dados contidos em
sistemas gerenciadores de bancos de dados (SGBD); por processo de digitalização e/ou diretamente com uso de um software ou sistema específico.
A Diplomática é um sistema de conceitos e métodos responsável por assegurar à autenticidade e fidedignidade dos documentos medievais desde o século XVII e XVIII.
A Arquivologia é uma ciência sendo responsável pelo estudo dos documentos, seus métodos, seu trâmite e criação dentro de um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos.
Iremos nos aprofundar no próximo capítulo com um breve histórico sobre a Diplomática e a Arquivologia, seus princípios e teorias. Mas, a priori, nos aprofundaremos no Projeto InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos), sendo a base teórica e conceitual desse estudo.
1.3 AUTENTICIDADE E AUTENTICAÇÃO
É importante salientar ao longo desse estudo conceitos que são fundamentais para aprofundarmos o cerne do nosso objeto de estudo: Quais seriam os requisitos indicados para garantir a autenticidade dos documentos digitais? Para isso, iremos conceituar e diferenciar certos termos abaixo para melhor compreensão.
Começaremos definindo o conceito do termo autenticidade que é a “qualidade de ser autêntico, ou qualificação para aceitação” (InterPARES, 1996, p. 1). Trata-se, portanto, da credibilidade de um documento arquivístico enquanto tal, ou a capacidade de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulteração ou de corrupção. Ou seja, segundo MacNeil (1996), é um documento arquivístico autêntico.
Para o CONARQ (2012, p. 2) a autenticidade é composta pela identidade e pela integridade. A identidade constitui o “conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos”, enquanto que a integridade “é a capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos”.
Um termo que é usado erroneamente é autenticação, sendo comumente confundido com autenticidade. A fim de sanar esse equívoco a autenticação é entendida como uma declaração sobre a autenticidade de um documento arquivístico num determinado ponto no tempo por uma pessoa jurídica imbuída de autoridade para fazer tal declaração. É necessária
uma afirmação autoritária (que pode ser sob a forma de palavras ou símbolos) que é acrescentada ou inserida no documento atestando que ele é autêntico. (MacNeil, 1996)
Segundo o e-ARQ Brasil (2006, p. 117) a autenticação é a “atestação de que um documento é verdadeiro ou que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação”.
Para o Glossário do Projeto InterPARES (2012b), autenticação é a “declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, por uma pessoa jurídica investida de autoridade para tal (funcionário, notário, autoridade certificadora).”
Duranti (2005) enfatiza que há uma importante distinção entre autenticidade e autenticação. Diz que, enquanto a autenticidade é uma propriedade do documento que o acompanha enquanto ele existir, a autenticação é um meio de provar que o documento é o que parece ser num determinado momento, podendo ser definida como uma declaração de autenticidade resultante tanto da inserção como do acréscimo ao documento de um elemento ou de uma afirmação.
1.4 FIDEDIGNIDADE E CONFIABILIDADE
Outro conceito importante, para melhor entendermos a autenticidade é a fidedignidade/confiabilidade. A fidedignidade é a credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza de sua forma e do grau de controle exercido no processo de sua produção. A completeza segundo o e-ARQ Brasil (2006, p. 120) é o “atributo de um documento que se refere à presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequências”.
A confiabilidade é uma responsabilidade do produtor do documento, que traduz na “credibilidade do material digital enquanto conteúdo ou declaração de um fato” e deve ser estabelecida pela “completeza e acurácia do material” e pelo controle exercido em seu processo de produção (InterPARES 2, 2009b, p. 3). Sendo a acurácia o “grau ao qual os dados, informações, documentos e documentos arquivísticos são precisos, corretos, verdadeiros, livres de erros ou distorções, ou pertinentes ao assunto.” (Glossário do Projeto InterPARES (2012b)).
Para o e-ARQ Brasil (2006, p. 120), confiabilidade é a “capacidade de o documento sustentar os fatos a que se refere. Para tanto, há que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados”.
2 InterPARES: A BASE METODOLÓGICA
O conteúdo basilar desse estudo é o Projeto InterPARES, logo se torna imprescindível tratarmos todos os aspectos que o envolve, os motivos de sua criação, quando foi iniciado, o cerne do seu estudo, as suas etapas – no momento se encontra na sua quarta etapa, iniciada em abril de 2013. Ou seja, faremos um breve histórico desse Projeto para melhor compreendermos o atual panorama dos documentos digitais, tema desse estudo buscando assim, observar a bibliografia da área e trabalha-la a partir da estrutura do Projeto.
Para explicarmos esse Projeto tão denso e complexo em sua estrutura e etapas, tomaremos a entrevista feita a Luciana Duranti, Diretora-geral do Projeto InterPARES e Professora da University of British Columbia que teve como entrevistadora Cláudia Lacombe, Mestre na área de informática e Diretora do TEAM BRAZIL do Arquivo Nacional, foi realizada em abril do ano de 2009 publicada na revista Ponto de Acesso do Instituto de Ciência da Informação da UFBA.
O Projeto InterPARES − International Research on Permanent Authentic Records on Electronic Systems − é uma iniciativa acadêmica de pesquisa em preservação digital, especificamente voltada para os documentos arquivísticos, de enorme alcance. Tem influenciado diversas iniciativas de arquivos digitais, como dos Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e de Portugal, e a elaboração de normas e padrões, como a norma DoD 5015.21 e o MoReq2.
Entre 1994 e 1997, foi desenvolvido o projeto de pesquisa intitulado The preservation of integrity of electronic records − A preservação da integridade dos documentos arquivísticos eletrônicos − conhecido como Projeto de UBC (University of British Columbia), que antecedeu e foi uma espécie de embrião do Projeto InterPARES. O Projeto de UBC foi desenvolvido dentro do programa de mestrado em estudos arquivísticos da Universidade de British Columbia, em Vancouver, Canadá, em colaboração com o grupo de trabalho de gestão de documentos do Departamento de Defesa dos Estados Unidos (DoD), sob a coordenação da professora Luciana Duranti e tendo o professor Terry Eastwood como pesquisador associado e Heather MacNeil como pesquisadora assistente. Seus objetivos eram identificar e definir os requisitos para a produção, o uso e a preservação de documentos eletrônicos confiáveis e autênticos; teve como base conceitual e teórica a integração dos princípios e conceitos da diplomática e da arquivística. A pesquisa resultou em relatórios e artigos nos quais foram apresentados conceitos, ideias e métodos para assegurar a autenticidade e preservação de longo prazo dos documentos eletrônicos, sendo que suas principais conclusões foram
relatadas em um livro intitulado Electronic Records: Their Nature, Reliability and Authenticity − Documentos de arquivo eletrônicos: sua natureza, confiabilidade e autenticidade. Um produto importante que resultou do projeto foi a elaboração de uma norma com requisitos funcionais para a gestão de documentos eletrônicos no âmbito do DoD, que atualmente vigora como padrão para a administração federal americana.
Ao terminar o Projeto da UBC, a professora Luciana Duranti propôs uma iniciativa de pesquisa colaborativa internacional que congregou professores e pesquisadores de vários países (Estados Unidos, Canadá, Austrália, Reino Unido, Itália, Espanha, Portugal, China, entre outros) e diversas áreas do conhecimento (Arquivologia, Ciência da Informação, Direito, História, Ciência da Computação e Engenharia). Assim, sob sua direção, em 1999 o Projeto InterPARES teve início oficialmente. A School of Library, Archival and Information Studies (SLAIS) de UBC sediou o projeto e os recursos para financiar os pesquisadores foram obtidos em diversas instituições, nos vários países envolvidos. Já foram finalizadas três fases de pesquisa e atualmente o projeto já se encontra em sua quarta fase.
O InterPARES 1 foi realizado entre 1999 e 2001 e teve como objeto os documentos arquivísticos digitais “tradicionais”, ou seja, abordou a preservação da autenticidade dos documentos arquivísticos criados e/ou mantidos em bases de dados e sistemas de gestão de documentos, no curso das atividades das organizações. Participaram da pesquisa cerca de 60 pesquisadores, de 13 países em 04 continentes.
O InterPARES 2 foi realizado no período de 2002 a 2006 e teve como foco os documentos arquivísticos produzidos em ambientes complexos, por sistemas interativos, dinâmicos e experienciais, no curso de atividades artísticas, científicas e de governo. Além das questões relativas à autenticidade, o projeto tratou da confiabilidade e acurácia dos documentos, envolvendo todo o ciclo de vida dos documentos, desde sua produção até a destinação final. Esta segunda fase incorporou mais de 100 pesquisadores, de 21 países em 05 continentes.
As duas primeiras fases do projeto apresentaram contribuições importantes para apoiar a produção, a gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais confiáveis, autênticos e acurados. Os resultados do projeto estão disponíveis na página web (www.interpares.org) e nas publicações oficiais do Projeto. Vale a pena ressaltar alguns instrumentos apresentados, seguem descritos abaixo.
O conjunto de conceitos relacionados aos documentos arquivísticos digitais, que serviram de base para a condução da pesquisa, muitos deles já tradicionalmente adotados na arquivística foram confirmados e reforçados no andamento da pesquisa. Cabe destacar dentre
eles os conceitos de documento arquivístico, autenticidade, autenticação, confiabilidade, acurácia, sistema de preservação de confiança, custodiador confiável e cadeia de preservação. Uma discussão teórica a respeito destes conceitos é apresentada nos relatórios dos grupos de pesquisa, publicados nos dois livros que resultaram de cada uma das duas primeiras fases do projeto.
Os dois conjuntos de requisitos para apoiar a avaliação e a manutenção da autenticidade de documentos arquivísticos digitais, conhecidos como “Requisitos para apoiar a presunção de autenticidade dos documentos digitais do produtor” (Benchmark Requirements), onde são relacionadas às informações que devem ser analisadas para se proceder à avaliação da autenticidade dos documentos no momento em que são recebidos por uma instituição arquivística para preservação permanente; e “Requisitos para apoiar a produção de cópias autênticas de documentos do produtor transferidos para a custódia de um preservador” (Baseline Requirements).
A base de dados de terminologia, com um glossário que apresenta a definição de termos de acordo com sua utilização no âmbito do Projeto InterPARES, e um dicionário, onde são também incluídas as definições destes termos em outras áreas do conhecimento que também estão integradas na condução da pesquisa;
O conjunto de princípios para orientar o desenvolvimento de políticas, estratégias e padrões para a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais autênticos.
Os dois conjuntos de diretrizes com orientações práticas a respeito da produção, da manutenção e da preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais: o primeiro voltado para indivíduos que produzem documentos, como artistas, cientistas, profissionais e pesquisadores (Creator guidelines – Creating and maintaining digital materials: guidelines for individuals) e o segundo voltado para preservadores de documentos arquivísticos (Preserver guidelines – Preserving digital records: guidelines for organizations).
O roteiro para Análise Diplomática dos documentos arquivísticos digitais, de acordo com a metodologia adaptada pelo Projeto InterPARES, que serve para apoiar a identificação de um objeto digital como sendo ou não um documento arquivístico e para determinar as características que precisam ser protegidas por um plano de preservação, ou seja, as alterações necessárias para garantir sua autenticidade e preservação de longo prazo.
As duas modelagens são das atividades de produção, manutenção e preservação de documentos arquivísticos: uma a partir do ponto de vista do ciclo de vida dos documentos (Chain of Preservation Model) e outra a partir do ponto de vista do Records Continuum (Business-driven Recordkeeping Model).
Em setembro 2007 teve início a terceira fase do projeto, e foi concluída em abril de 2012 e teve como objetivo testar a teoria e a metodologia de preservação digital produzidas nas duas fases anteriores. Estão sendo conduzidos diversos estudos de caso de documentos arquivísticos digitais, com base na análise diplomática e demais contribuições do InterPARES, além de outras iniciativas de preservação digital, no sentido de traçar planos de ação concretos para estes conjuntos documentais. Um dos objetivos desta terceira fase é desenhar modelos de planos de ação para casos específicos, com base nos estudos de caso.
A estrutura organizacional da terceira fase é baseada em equipes (TEAMs) nacionais ou regionais. Cada uma delas tem um diretor, e os membros da equipe estão sob a direção-geral da professora Luciana Duranti, também diretora do TEAM Canadá.
Em 2013, Social Sciences and Humanities Research Council of Canada (SSHRC) concedeu a Professora Luciana Duranti uma parceria de 05 anos no projeto de pesquisa, intitulado "Trust and Digital Records in an Increasingly Networked Society", ou InterPARES Trust, é a quarta fase do Projeto InterPARES. Os professores do (SLAIS) School of Library, Archival and Information Studies são Victoria Lemieux, Giovanni Michetti, e Lisa Nathan e os Professores adjuntos Alexandra Bradley, Lois Evans e Stuart Rennie. Os parceiros da (SLAIS) na UBC é a School of Journalism, a Faculty of Law, a Sauder School of Business, a University Library and Archives, e a Media and Graphics Interdisciplinary Centre (MAGIC). O objetivo da pesquisa InterPARES Trust é gerar quadros teóricos e metodológicos que ofereçam suporte a redes locais, nacionais e internacionais, integrada e coerente de políticas, procedimentos, regulamentos, normas e legislação sobre registros digitais confiadas à internet. O foco da pesquisa é sobre o grau de "confiança" entre as organizações e os clientes ou grupos de clientes a respeito de seus registros baseados na internet. Esta pesquisa irá desenvolver novos conhecimentos sobre registros digitais baseados na internet, como aquele em mídias sociais e "na nuvem" e em métodos para alcançar o equilíbrio entre a privacidade e o acesso, sigilo e transparência, em redes conectadas globalmente.
A InterPARES Trust Partnership compreende universidades e organizações, nacionais e multinacionais, públicas e privadas, na América do Norte, América Latina, Europa, África, Austrália e Ásia. Os pesquisadores acadêmicos têm experiência na área de arquivologia, gerenciamento de registros, diplomática, direito, tecnologia da informação, comunicação e mídia, e- commerce, informática, saúde, segurança cibernética, governança da informação e segurança, forense digital, engenharia da computação e política de informação. O conhecimento empírico para esta pesquisa vem dos pesquisadores que fazem parte das profissões que têm a maior número de dúvidas e perguntas formuladas, por exemplo, lei e
aplicação da lei, jornalismo, gestão de registros, finanças, saúde e outros. O projeto irá empregar trinta assistentes de pesquisa de pós-graduação a cada ano para apoiar o trabalho dos pesquisadores.
A originalidade deste esforço reside em: 1) o seu objeto, ou seja, a relação de confiança entre as pessoas e as organizações que possuem os registros e dados a eles relacionados na internet, 2) seu foco em dados e registros criados na interação de pessoas e organizações, 3) o seu escopo, ou seja, as organizações públicas e privadas e todos os tipos de modelos de serviços de internet, 4) a composição da parceria, que envolve países desenvolvidos e países em desenvolvimento em seis continentes; 5) é altamente interdisciplinar, teórica e metodológica a abordagem e 6) seus resultados projetados, que visam juntos e constituem uma estrutura supranacional, capaz de guiar todos os países no desenvolvimento da legislação nacional e instrumentos regulamentares que são consistentes em todas as culturas e sociedades. Claro, o tipo de questões abordadas por esta pesquisa não pode ser resolvido de forma definitiva e sempre se pode fazer melhor. Não há uma "solução" singular uma vez que há uma série contínua em evolução e processos eficazes com base em uma combinação teórica e investigação empírica que informam a concepção de sistemas, práticas, procedimentos, e possivelmente leis. Os membros do grupo de estudo dessa quarta etapa se encontram ansiosos para dar a sua contribuição para garantir que a forma, como os dados e registros tratados on-line, apoio de acesso a informações, dados abertos, governo eletrônico e de auditoria, bem como de organizações mandatos e missões, não irão resultar na violação dos direitos das pessoas.
2.1 e-ARQ BRASIL
No Brasil, os trabalhos desenvolvidos pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), e as iniciativas de documentos digitais do Arquivo Nacional têm sido também bastante orientados por este projeto.
No Brasil foi formada uma equipe, integrada por pesquisadores do Arquivo Nacional, das instituições parceiras (Ministério da Saúde, UNICAMP e Câmara dos Deputados) e pesquisadores colaboradores. A participação Brasileira no Projeto InterPARES teve início em 2005, quando a professora Luciana Duranti criou o CLAID TEAM (Caribbean and Latin America InterPARES Dissemination TEAM), com o apoio da UNESCO. Foram convidados profissionais de 05 países (Argentina, Brasil, Cuba, México e Peru), que já tinham algumas iniciativas de documentos digitais, para participar de 02 workshops em UBC e
conhecer o projeto de perto, além disso, o grupo também participou das últimas reuniões plenárias dos pesquisadores do InterPARES como ouvinte. O objetivo deste grupo era principalmente disseminar o InterPARES em seus países.
No Brasil, os especialistas da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos e do Arquivo Nacional já estavam acompanhando as pesquisas do InterPARES e os trabalhos desenvolvidos por estes grupos tinham grande influência teórica e conceitual do projeto de pesquisa. Foram duas representantes do Brasil: Rosely Rondinelli e Claudia Lacombe Rocha. Lacombe (2009), nos fala da experiência de trabalhar no Projeto “a oportunidade de estarmos em UBC, aprendendo e conversando diretamente com os pesquisadores do InterPARES foi uma oportunidade ímpar. Aprendemos muito, solidificamos conhecimento, tiramos dúvidas. Foram semanas de trabalho e estudo intenso e que repercutiu em nossas atividades de volta ao Brasil.”
Os instrumentos preparados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, sem dúvida, apresentam uma grande influência do Projeto InterPARES, que marcou a base conceitual do e-ARQ Brasil. A Resolução n. 24 do Conarq, de 3 de agosto de 2006, que estabelece as diretrizes para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas, incorporou os requisitos de autenticidade do InterPARES.
Ao terminar a segunda fase do projeto, Luciana Duranti convidou os participantes do CLAID TEAM para formar equipes em seus países e integrarem o InterPARES 3; assim, Brasil e México organizaram os TEAM Brazil e TEAM México. Participaram também do InterPARES 3 as seguintes equipes: África, Canadá, Catalunha, China, Cingapura, Coréia, Holanda e Bélgica, Itália, Malásia, Noruega, Reino Unido e Turquia.
2.2 DIPLOMÁTICA
As autoras Duranti e MacNeil (2005, p. 2) afirmam que para se conhecer o documento arquivístico digital é importante utilizar os conceitos e a metodologia da Diplomática. Nessa pesquisa foram agrupados os princípios e conceitos da Arquivologia com os da Diplomática, para assim serem interpretados dentro da estrutura dos sistemas eletrônicos. Por isso, é necessário definir, a priori, os conceitos e os princípios das duas disciplinas. Pois segundo Duranti e MacNeil a
[...] Diplomática é um sistema de conceitos e métodos, originalmente é desenvolvida nos séculos XVII e XVIII “com o objetivo de provar a autenticidade e fidedignidade aos documentos”. Com o passar do tempo, evoluiu “para um sofisticado sistema de ideias sobre a natureza dos documentos, sua gênese e composição, suas relações com as ações e pessoas ligadas a eles e com seu contexto organizacional, social e legal”. [...] (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 2).
Fazendo um breve histórico, a origem da palavra diplomática vem do grego diploo que significa “eu dobro”. Que por sua vez dá origem à palavra diploma que significa dobrado. Isso é relevante, pois no Império Romano, a palavra diploma se referia a documento emitido pela autoridade soberana e de forma solene. (RONDINELLI, 2002).
Segundo Bellotto (2005, p. 47), “a diplomática como ciência documentária, nasceu da reação do espírito crítico dos homens do século XVII à fidedignidade de certos “diplomas” medievais”. O início da atividade diplomática liga-se à investigação sobre a falsidade versus a veracidade desses papéis.
Foram, portanto, os estudos de ordem fitológica, histórica e teológica dos séculos XVI e XVII que levaram o documento (diploma) a ser submetido a determinado tipo de crítica, surgindo daí a diplomática. Sua justificativa, a princípio, era distinguir os documentos falsos dos verdadeiros. Na época, a questão girava em torno da cobiça de privilégios, bens e propriedades eclesiásticas: falsificavam-se comprovantes desses direitos.
A evolução da diplomática teria propiciado as condições para que dela emergisse, no século XIX, outra área do conhecimento, ou seja, a Arquivologia, que, ainda segundo Duranti e MacNeil (1996, p. 47), se constitui num “corpo de conceitos e métodos voltados para o estudo de documentos nos termos das suas relações documentária e funcional e do modo como são controlados e comunicados”.
Cabe ressaltar, que Bellotto define que
o objeto da diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico das partes e dos seus caracteres para aquilatar sua autenticidade e fidedignidade, enquanto o objeto da tipologia o estuda como componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade. [...] Assim, a diplomática volta-se para a estrutura formal do documento. (BELLOTTO, 2005, p. 52)
Pois segundo Rondinelli (2002), na verdade tanto a diplomática como a paleografia, nasceu da necessidade de se proceder a uma análise crítica dos documentos suspeitos de falsificação.
É interessante notar que a falsificação sempre esteve presente desde a criação dos primeiros documentos, porém até o século VI não havia critérios para sua análise. A justificativa para tal fato era que desde a Idade Antiga, preponderava o conceito de que a autenticidade não era intrínseca ao documento e sim uma característica advinda do lugar que o mesmo era guardado (templo, escritório público e arquivos).
Entretanto, com os crescentes casos em que documentos falsos eram armazenados nos lugares especiais mencionados, surgiu a necessidade de introduzir regras práticas de reconhecimento de falsificações no Código Civil, então Justiniano.
Com isso, a partir dos séculos XIV e XV, surgiram mais ensejos com o intuito de se investigar e aferir a autenticidade dos pergaminhos e documentos históricos.
Logo, cabe ressaltar, um marco na história da Diplomática como ciência juntamente com a Paleografia, que foi a publicação no ano de 1681, de um tratado de seis partes, intitulado De re diplomatica libri VI foi publicado por Jean Mabillon. Pois segundo MacNeil (2000, p.20), “Mabillon definiu a nova ciência da diplomática como o estabelecimento de termos e regras certos e verdadeiros pelos quais instrumentos autênticos podem ser distinguidos dos espúrios, e instrumentos incontestáveis e genuínos dos incertos e suspeitos”.
Pois Rondinelli nos esclarece que
nas duas primeiras partes do seu tratado, Mabillon estabeleceu os princípios propriamente ditos da crítica diplomática, que consistiam em testes aos quais os documentos teriam que ser submetidos a fim de serem considerados falsos ou verdadeiros. Assim, diferentes tipos de documentos foram definidos, e foram analisados elementos como tinta, linguagem, tipo de escrita, selos, pontuação, abreviações, datas e etc. Nas quatro partes restantes do tratado de Mabillon se dedicou a apresentar provas e ilustrações dos princípios diplomáticos que havia criado e o modo como esses princípios deveriam ser aplicados. A sexta parte, por exemplo, consistia em cópias de cerca de 200 documentos, por meio dos quais demonstrava por que deveriam ser considerados autênticos. (RONDINELLI, 2002, p. 44)
Entre 1750 e 1765, há a publicação do Novo tratado de diplomática em seis volumes por René Prosper Tassin e Charles Toustain sendo traduzida para o alemão durante sua elaboração, comprovando assim a validade científica dos princípios e métodos da diplomática, agora como ciência de consulta e pesquisa. (Rondinelli, 2002)
No século XIX, em 1821, com a criação da École de Chartes (Paris) é um marco para a evolução da Paleografia como uma disciplina autônoma, porém caminhando em continuidade com a diplomática. Pois as afirmações dos princípios diplomáticos passaram a
ser adotados pelos historiadores como instrumento de avaliação dos documentos medievais enquanto fontes históricas.
No final do século XX há uma nova etapa na história da diplomática, pois há o fim do estudo diplomático apenas para documentos antigos e medievais e o início da utilização dos seus princípios e métodos para documentos contemporâneos.
Havendo assim, segundo Rondinelli (2002, p. 45), “uma reinvenção da diplomática pela arquivologia, com o objetivo de compreender os processos de criação dos documentos da burocracia moderna”.
A união e o interesse da Arquivologia pela Diplomática é algo intrínseco, a primeira surgiu a partir da segunda no século XIX. Porém o aspecto inovador, segundo a autora, é a percepção da utilidade dos princípios diplomáticos na análise dos documentos modernos. (Rondinelli, 2002).
Mas foi apenas no ano de 1989, na II Conferência Europeia de Arquivos, Francis Blouin falou sobre “o crescente interesse dos arquivistas europeus e norte-americanos em retomar e adaptar a diplomática aos documentos modernos, em especial os eletrônicos”.
Pois segundo MacNeil,
as considerações de Blouin resultaram na seguinte recomendação dos delegados da conferência: “que o desenvolvimento de uma moderna diplomática seja promovido através da pesquisa sobre a tipologia de documentos e sobre procedimentos de criação de documentos das instituições contemporâneas." (MACNEIL APUD RONDINELLI, 2000, p. 87)
2.3 ARQUIVOLOGIA
Para falarmos da Arquivologia, faremos também um breve histórico da área como disciplina e a sua evolução ao longo do tempo. Segundo Rondinelli (2002),
o primeiro se refere à criação do Arquivo Nacional da França, em 1789, como Arquivo da Assembleia Nacional. Mais tarde, em 1794, foi transformado em depósito central dos arquivos do Estado, ao qual se subordinavam os arquivos provinciais. Ao criar o Arquivo Nacional, o Estado Francês assumia seu papel de guardião dos documentos arquivísticos por ele acumulados. O passo seguinte foi o reconhecimento do direito público de acesso aos arquivos (Decreto Messidor, art. 37). (RONDINELLI, 2002, p.40)
Outro marco na arquivística como ciência foi à publicação do Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos, preparado pela Associação dos Arquivistas Holandeses em 1898. É importante destacar o marco arquivístico que foi a sua publicação no século XIX, originalmente e posteriormente no âmbito nacional no século XX. Como discorre com maestria, o então diretor do Arquivo Nacional, José Honório no prefácio do Manual
a obra era considerada como a mais séria publicação técnica sobre questões de classificações, arranjo e descrição arquivística e conservada até hoje sua força original, não superada por nenhum trabalho posterior. (RODRIGUES, 1960, p.7)
A sua publicação no Brasil com a devida tradução para o nosso idioma em sua 1ª edição foi no ano de 1960 numa iniciativa do Arquivo Nacional, então subordinado ao Ministério da Justiça. Segundo os Arquivistas Holandeses
arquivo é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p. 13).
Cabe pontuar também o que originou essa iniciativa por parte de Muller e Fruin (1973), “foi a necessidade de uniformidade no tratamento e organização dos arquivos, estabelecendo assim métodos e boas práticas entre os profissionais que trabalhassem com os arquivos, a esperança de o manual ser seguido e caso não, explicado porque para haver entre os membros da classe arquivística um diálogo acerca do que é essencial e que todos possam progredir e atingir o mesmo objetivo e o público (leia-se pesquisadores), poderá conhecer que regras são seguidas no arquivo como um todo”, pois nesse momento a busca é a padronização sendo assim uma necessidade para a área avançar.
Segundo Bellotto (2002), o objeto intelectual da arquivística é a informação ou, mais precisamente, os dados que possibilitam a informação.
Paes (1997) define como a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história e como função básica tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
o arquivo, isto é, os conjuntos documentais produzidos/recebidos/acumulados pelas entidades públicas ou privadas no exercício de suas funções, conjuntos de documentos sobre os quais a arquivística vai aplicar sua teoria, metodologia e práxis para chegar a seus objetivos. O documento em si mesmo, enquanto indivíduo, ainda que isso possa parecer paradoxal, porque a arquivística trabalha, sobretudo, com conjuntos orgânicos de documentos. A verdade é que, sem que se conheçam, em sua natureza e seus elementos, os integrantes dos conjuntos, isto é, os documentos indivíduos, não se poderá compreender a totalidade. O arquivo como entidade. A arquivística tem também como objeto a instituição, metodologias próprias e pontuais para a administração dos seus recursos humanos, financeiros, materiais e documentos. (BELLOTTO, 1989)
Jardim (1996) conceitua sobre a teoria das três idades como a sistematização das características dos arquivos correntes (arquivos ativos, com documentos em vigência, de uso administrativo); dos intermediários (arquivos semiativos que aguardam prazos de eliminação ou recolhimento aos arquivos históricos) e dos permanentes (arquivos inativos para administração, mas de uso para pesquisa científica ou cultural). Nesta lógica compreende-se facilmente o chamado ciclo vital dos documentos de arquivo, vale dizer, a "sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final" (portanto, a eliminação ou guarda permanente). Nesse quadro evolutivo da vida/utilização da informação arquivística tornam-se claros os chamados valores a ela atribuídos: o valor primário fica na primeira idade, obedecendo à demanda gerencial, ouso para o processo decisório, a dimensão jurídica e administrativa: o arquivo como prova (evidential value); já o valor secundário corresponde à ultrapassagem do primário. É o valor residual que valerá como testemunho, como informação frequentemente de cunho muito mais amplo do que o restrito texto jurídico e administrativo do documento (informational value).
Bellotto (2002) discorre sobre os princípios arquivísticos e os enumera abaixo
Princípio da proveniência: fixa a identidade do documento, relativamente a
seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da organicidade: as relações administrativas orgânicas se
refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da unicidade: não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: os fundos de
arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Este princípio é derivado do princípio de proveniência.
Princípio da cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica. (BELLOTTO, 2002, p. 20-21, grifo nosso).
Retomando a conceituação de arquivo, segundo Paes (1997), o arquivo “é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.
Segundo SCHELLENBERG apud PAES (1997, p.17-18), as características principais dos arquivos podem ser resumidas: “quanto ao gênero de documentos: documentos textuais, audiovisual e cartográfico; quanto à origem: os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais; quanto à aquisição ou custódia: os documentos não são objeto de coleção; provém tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos; quanto ao método de avaliação: preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. A documentação não raro existe em via única. Quanto ao método de classificação: estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. Exige conhecimento da relação entre as unidades, à organização e o funcionamento dos órgãos. Quanto ao método descritivo: aplica-se a conjuntos de documentos. As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição”.
2.4 DIPLOMÁTICA E ARQUIVOLOGIA: UMA ABORDAGEM METODOLÓGICA
Após a análise supracitada das duas disciplinas ora mencionada separadamente, é importante mostrarmos no âmbito digital, a apropriação de suas metodologias e conceitos para os documentos digitais.
A partir da estrutura da pesquisa desse Projeto, Duranti e MacNeil (2005, p. 4) afirmam que “os documentos podem e devem ser identificados pelos seus constituintes
formais e não pela informação que transmitem”. Para as autoras, esses elementos constituintes são: suporte, forma, pessoas, ação, contexto, relação orgânica e conteúdo.
[...] Um exame sob a luz da diplomática mostra que um documento eletrônico, assim como um documento tradicional, é composto pelo suporte (o transmissor físico da mensagem), forma (as regras da representação que levam em conta a comunicação da mensagem), pessoas (as entidades agindo por meio do documento), ação (o exercício da vontade que origina o documento como forma de situações de criação, manutenção, mudança e extinção), contexto (a estrutura jurídico administrativa na qual a ação acontece), relação orgânica (a relação que liga cada documento ao seu anterior e subsequente e a todos aqueles que participam da mesma atividade) e conteúdo (a mensagem que o documento pretende transmitir). [...] (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 4).
Duranti e MacNeil (2005, p. 4) destacam que ao contrário dos documentos tradicionais, os documentos digitais não possuem os seus componentes intrinsecamente ligados: os componentes e suas partes existem e são gerenciados separadamente.
[...] Entretanto, com os documentos eletrônicos, tais componentes não estão ligados inextricavelmente um ao outro, como em documentos tradicionais: eles e suas partes existem separadamente e podem ser gerenciados separadamente, a menos que estejam conscientemente ligados para fins de assegurar a criação de documentos fidedignos e a preservação de documentos autênticos. (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 4).
Ainda segundo as autoras, as características dos documentos digitais constituem a base conceitual para se estabelecer primeiro, se o sistema eletrônico contém documentos arquivísticos e segundo se esses documentos podem ser considerados fidedignos e autênticos (DURANTI e MACNEIL, 2005, p. 10).
Assim, com o objetivo de solucionar esses desafios de criar, gerenciar, dar acesso e preservar os documentos arquivísticos digitais, a professora Luciana Duranti vem desenvolvendo, desde a década de 1990, na University of British Columbia, estes estudos acerca da Diplomática e sua interação com os princípios e conceitos arquivísticos. Com esse trabalho ela também analisa as características do documento arquivístico digital e busca ainda estabelecer conceitos e práticas para a gestão de documentos arquivísticos digitais, enfrentando os desafios da preservação desses documentos.
