INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 001/2008
Estabelece procedimentos para
solicitação de equipamentos,
materiais e serviços.
O Pró-Reitor de Administração e Finanças, no uso de suas atribuições,
considerando o que dispõe a legislação sobre o planejamento e execução
orçamentária na administração pública e visando alinhar procedimentos internos
relativos a gestão orçamentária e a aquisição e gestão de materiais, equipamentos e
serviços no âmbito institucional resolve expedir a seguinte INSTRUÇÃO:
1) Do planejamento das demandas por materiais, equipamentos e serviços para
o ano de 2008.
A partir de 01 de março 2008, todas as demandas de materiais, equipamentos e
contratação de serviços que resultem na realização de despesas orçamentárias a
serem realizadas por esta Pró-Reitoria, deverão ser solicitadas através do
Sistema de Planejamento Orçamentário (SPO
1).
A Assessoria Técnica de Desenvolvimento Organizacional (ASPLAN) e a
Assessoria Especial de Informática (AEI) tomarão as medidas necessárias para
garantir a elaboração e o lançamento das demandas das unidades para o ano de
2008.
Todas as solicitações de aquisição de materiais e contratação de serviços devem
ser avalizadas (ratificadas) pelo ordenador da despesa de cada unidade.
São ordenadores de despesas:
a) nos departamentos – os diretores de departamentos;
b) nos colegiados – os coordenadores de colegiados;
c) nas unidades administrativas – os pró-reitores, chefes de unidades e
gerentes.
A PROAD atenderá as demandas do ano 2008 a partir do planejamento de cada
unidade, constante no SPO.
1
Sistema desenvolvido pela Assessoria Técnica de Desenvolvimento Organizacional –
(ASPLAN) e Assessoria Especial de Informática (AEI) para auxiliar no planejamento e gestão
orçamentária da UEFS – disponível na rede da UEFS.
A gestão da execução orçamentária, com o auxilio deste sistema, visa garantir
uma maior eficiência e satisfação no atendimento das demandas através da
melhoria de critérios dos seguintes critérios de desempenho:
Qualidade – Alinhamento do pedido na fase de catalogação e especificação do
material para garantir que a unidade receba o item com a qualidade
e confiabilidade requeridas no pedido.
Rapidez - agilidade no processo decisório e nos trâmites burocráticos para
efetivação das contratações.
Custos – redução de despesas com contratos e compras através de licitação ou
dispensa, além de economia de escala em decorrência do melhor
planejamento e das compras.
2) Da Gestão dos Materiais
O processo de gestão dos materiais deve ser compreendido desde recebimento
das solicitações até o atendimento pleno da demanda através da PROAD ou da
Unidade responsável pelo atendimento.
São unidades responsáveis pelo atendimento e distribuição de materiais e
serviços adquiridos pela PROAD:
i) a
Gerência Administrativa (GERAD), através de suas subgerências:
Materiais e Compras – que adequa o pedido aos padrões de compra
(catalogação e verificação das especificações do item solicitado no SIMPAS
2,
coleta de preços, encaminhamento dos pedidos para licitação, efetivação das
compras);
Almoxarifado – que recebe, armazena e distribui o material de consumo;
Patrimônio – que recebe, registra o tombamento e distribui os móveis,
equipamentos e demais bens classificados como permanentes.
ii) Outras
unidades:
Assessoria Especial de Informática (AEI) – responsável pelo recebimento e
distribuição de materiais e equipamentos de informática,
Unidade de Infra-estrutura e Serviços (UNINFRA) – responsável pelo
recebimento e distribuição de materiais e serviços ligados à manutenção da
infra-estrutura da UEFS.
2
3) Do processo de aquisição de materiais, equipamentos e serviços.
Ao receber as demandas das diversas unidades constantes no SPO a Gerência
Administrativa consultará as unidades acima referidas para verificar a
possibilidade do pronto atendimento
3.
Se constatada a necessidade da aquisição, os pedidos serão destinados a
Subgerência de Materiais e Compras para processamento, organizados por
grupos ou famílias, conforme quadro 1.
As solicitações de Itens do Grupo de informática (equipamentos, softwares,
hardwares, serviços) serão submetidas pela PROAD a avaliação da Assessoria
Especial de Informática que analisará o pedido e emitirá parecer técnico sobre
compra.
As solicitações que requerem projeto ou parecer técnico, a exemplo de móveis
sob encomenda, compra de equipamentos que precisam de serviços de
infra-estrutura para instalação (hidráulica, elétrica, etc.) como exaustores,
condicionadores de ar, bombas hidráulicas, geradores, dentre outros, serão
submetidas pela PROAD a avaliação da UNINFRA que analisará o e emitirá
parecer técnico sobre compra.
Quadro 1
Grupos – Famílias de Materiais e Serviços
MATERIAIS DE CONSUMO MATERIAL
PERMANENTE MATERIAL/SERVIÇOS PARA EVENTOS* e OUTROS
a. Papelaria e escritório
b. Informática
c. Alimentos
d. Limpeza
e. Materiais Odontológico e
hospitalares
f. Reagentes
g. Vidraria
h. Elétricos
i. Hidráulicos
j. Tintas
k.
Peças de reposição de
equipamentos.
a. Equipamentos de
Informática
b. Equipamentos de
Laboratório
c. Móveis e
equipamentos de
escritório.
d. Eletro-eletrônicos
e. Veículos
a. Faixas
b. Carimbos
c. Banner’s
d. Aluguel de Toldos,
cadeiras, mesas
e. Confecções de Pastas,
formulários sob encomenda
f. Serviços: Buffet e água
mineral
* São imprescindíveis nas solicitações de materiais ou serviços para eventos específicos, informações sobre o local e data onde o material ou serviço deve ser entregue, instalado ou prestado e a data da realização do evento.
3
Recomenda-se a consulta previa a essas unidades para verificar a possibilidade de atendimento antes da colocação do pedido de compra.
As unidades poderão (caso queiram) anexar orçamentos e cotações aos pedidos
de compra e contratação de serviços, o que poderá ajudar no processo de
aquisição ou contratação. No entanto a contratação só poderá ser efetivada
através da PROAD-GERAD – unidade responsável pela execução orçamentária
da UEFS.
4) Da tramitação dos processos de compras
Com base no planejamento das solicitações de materiais e serviços das unidades
da UEFS, a Gerência Administrativa escalonará um calendário de compras para
realizar todas as aquisições e contratações necessárias ao atendimento das
demandas de todas as unidades, considerando a complexidade, viabilidade e
custo da contratação em relação à disponibilidade do recurso orçamentário.
O quadro 2, apresenta informações sobre os prazos médios de contratação de
algumas aquisições e serviços, considerando todo o processo de tramitação de
compra compreendido do inicio da compra, pela GERAD, até a entrega do
material pelo fornecedor.
Quadro 2 - Prazos Médios Para Atendimento Das Solicitações de Aquisições
e Serviços.
ITENS Compra
direta *
Compra por
licitação *
Material de
consumo
Papelaria e escritório, Informática,
Alimentos e Limpeza, Materiais de
Saúde e odontologia, Reagentes,
Vidraria, Elétricos, Hidráulicos, Tintas,
Peças de reposição de
equipamentos.
40 dias
60 dias
Moveis e equipamentos para
escritório;
Equipamentos de informática;
Equipamentos de laboratório;
Eletro-Eletrônicos.
60 dias
90 dias
Material
permanente
Veículos
180 dias
180 dias
Confecção de faixas, colocação de
moldura, confecção de banner.
Recarga de cartuchos
20 dias
Confecção de carimbo
Outros
serviços
Conserto e manutenção de
equipamentos.
30 dias
*
Prazos médios passiveis de variação em razão da complexidade do item a ser comprado, disponibilidade de recursos ou falta de cumprimento dos prazos de entrega pelo fornecedor.5) Do acompanhamento dos processos de compras
A partir do mês de março de 2008, as unidades receberão, mensalmente, relatório
de requisição de materiais e serviços gerados pela Gerência Administrativa para
acompanhamento das aquisições efetivadas, bem como informações sobre
processos licitatórios em tramitação e outras informações sobre a execução
orçamentária.
6) Do Pós-Compra
Uma vez recebido o produto/serviço, a unidade deve verificar imediatamente se o
item está de acordo com o que foi solicitado. Caso seja constatado defeito ou
verificada a ineficiência ou ineficácia do produto/serviço, a unidade deverá entrar
em contato com a subgerência de materiais, do almoxarifado, de patrimônio, a
Assessoria Especial de Informática ou a UNINFRA, para que seja providenciada,
com a maior brevidade possível, a troca, conserto ou devolução do
produto/serviço.
Até a implantação definitiva do SPO (prevista para 1º de março de 2008) a PROAD
receberá e atenderá apenas as demandas consideradas urgentes
4. As demais
solicitações deverão constar no SPO para serem atendidas por esta Pró-Reitoria.
A GERAD orienta a todas as unidades a acessar o catalogo de materiais no site
oficial de compras do Estado da Bahia
www.comprasnet.ba.gov.br
5para
especificação dos pedidos e a observar as informações que devem constar nos
pedidos, conforme modelo de solicitação compras (anexo I).
Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as
disposições em contrário.
Feira de Santana (BA), 20 de fevereiro de 2008.
Profº Dr. Rossine Cerqueira da Cruz
Pró-Reitor de Administração e Finanças
4
Solicitações cuja ausência de atendimento imediato possa resultar na interrupção das atividades. 5
ANEXO I
Origem: colocar a unidade ou departamento
nº ____ / ______
Data: ____/ ___/ ______
Destino: Pró-Reitoria de Administração e Finanças
_________________________________________
Assinatura e carimbo do Chefe da Unidade.
• Indicar a fonte de recurso para pagamento no caso de recursos próprios ou de convênios:
• Colocar e-mail e telefone do responsável pela solicitação para esclarecimento de possíveis dúvidas. • Em caso de dúvidas consulte a Subgerência de Materiais nos ramais 8152.
Justificativa do Pedido: Expor as razões da solicitação.
Em caso de solicitação materiais ou serviços para eventos informar local e data o material deverá ser entregue ou o serviço deverá ser prestado.
Nº Item (1) CODIGO COMPRASNET (2) NOME BASE DO ITEM (3) DESCRIÇÃO DO ITEM (4) UM (5) QUA NT (6) UNIDADE/SETOR (7) CONTATO - Consultar catálogo de compras do estado através do endereço: www.comprasnet.ba.gov .br para ver se já existe compra efetuada do item desejado.
NOME PADRÃO. Exemplo ilustrativo abaixo:
Fazer descrição do item atentando para as características e especificações, como: tipo de material, capacidade, modelo, dimensões, freqüência, voltagem, potência. Etc. Se o item for muito específico e de natureza complexa sugerimos anexar uma descrição com base num modelo conhecido, extraído da internet ou tirado de um catálogo.
OBS: É vedada a escolha de marca.
Unidad e de Medida Unidade e local de alocação do item. E-mail e tel e nome do contato responsável pelo acompanhament o da solicitação. 51.20.00.00044314-0 MARRETA
MARRETA, em aço carbono forjado, com cabo, de 3 kg. Embalagem com dados de identificação do produto e marca do
fabricante. UND 1
Depto de Tecnologia –
