Procedimentos para auxiliar
no entendimento de alguns
dos principais processos no
eSocial.
• As contratações deverão ser informadas no eSocial ANTES do colaborador iniciar suas atividades no Condomínio.
• Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar à OMA 3(três) dias ANTES da admissão. Os mesmos deverão ser enviados ao eSocial até um dia ANTES do início efetivo do colaborador no trabalho.
• ANTES de fechar a contratação do novo empregado será necessário realizar uma Qualificação
Cadastral (conferência de PIS/CPF/Nome/Data de Nascimento) no link www.esocial.gov.br. Essa qualificação poderá ser realizada pelo empregador ou pelo próprio candidato. Caso dê algum erro, o candidato deverá corrigir os dados antes da contratação.
• O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional, ANTES do início do trabalho.. • Quando for o caso, obter junto ao novo funcionário o número do calçado, tamanho das luvas,
etc. e já encomendar o enxoval de EPI´s para este novo funcionário.
• Os Pedidos de Demissão devem ser informados à OMA no mesmo dia.
• Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informe à OMA 5 (cinco) dias antes, para elaborar a rescisão contratual.
• Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avise a OMA também com no mínimo 05 (cinco) dias de antecedência para que o aviso seja elaborado..
• Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional, e o mesmo deve ser feito
ANTES do Fechamento da Folha.
• As informações para a folha de pagamento como faltas/atrasos, atestados, horas extras, etc, devem ser enviadas à OMA no primeiro malote após o fechamento do ponto. O Ponto Eletrônico facilitará muito esta atividade.
• Caso as informações não sejam enviadas à OMA até o fechamento da folha, não será possível realizar pagamentos complementares, sendo assim, tais verbas somente serão recebidas pelo funcionário no próximo mês.
• O não envio do evento ou o envio em atraso acarretará a cobrança de multas e juros conforme legislação vigente.
• As informações deverão ser de forma clara e sem rasuras.
• Informações de dependentes para fins de Imposto de Renda e Salário Família:
• Todos os dependentes acima de 08 anos deverão ter CPF. A partir de 2019, esta exigência será desde a data de nascimento.
• Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90).
• Quem paga pensão alimentícia não poderá utilizar, para dedução de Imposto de Renda, o beneficiário da pensão.
• As informações referente aos novos dependentes deverão ser repassadas à OMA de imediato.
• Os colaboradores deverão manter seus dados cadastrais atualizados junto ao Condomínio e nos órgãos participantes do eSocial (Caixa Econômica Federal, Ministério do trabalho, Receita Federal e INSS).
• Se houver algum dado inconsistente, por exemplo, o nome cadastrado no Condomínio estiver diferente do que esta cadastrado na Caixa Econômica, não será possível o envio das informações de salário deste colaborador bem como o recolhimento do FGTS e INSS.
• Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, a OMA deverá ser informada no mesmo mês, para envio ao eSocial.
• As férias devem ser avisadas com 30 (trinta) dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT. Portanto, a autorização deverá ser encaminhada a OMA 60 dias antes do início do descanso.
• As férias devem ser pagas 2 (dois) dias antes do início do gozo.
• Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no eSocial.
• Caso haja alteração na programação de férias, a OMA deverá ser comunicada com antecedência para que possa ser cancelada o envio do evento no eSocial. A alteração deve ser feita com 45 (quarenta e cinco) dias de antecedência.
• Com a entrada do eSocial, as férias serão tratadas como afastamento ou seja, em hipótese nenhuma o colaborador assinará as férias e continuará trabalhando, o que já não é permitido atualmente.
• Caso a agenda de exame médico periódico caia no mês das férias, o funcionário deverá fazê-lo
ANTES da saída em férias.
• Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no eSocial.
• Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc também precisarão ser informados.
• Envie as informações à OMA. tão logo ocorra, para que se possa gerar os dados ao eSocial. • Os empregados afastados por mais de 30 (trinta) dias por doença, acidente de trabalho ou
parto, deverão fazer obrigatoriamente o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho, ou seja, antes de reiniciar suas atividades.
• Emendar férias com afastamentos superiores a 30 (trinta) dias:
• Os empregados afastados por parto, doença ou acidente de trabalho acima de 30(trinta) dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no dia seguinte ao término do afastamento.
• Para os empregados que desejarem gozar as férias após o término do afastamento, tal concessão somente será possível se o empregado fizer a solicitação por escrito. O início do gozo das férias será a partir do 5º dia útil imediatamente posterior ao término do afastamento.
• No caso de afastamento por Licença Maternidade, a solicitação das férias deverá ser feita antes do afastamento. No retorno, a funcionária fará o exame, trabalhará 1(hum) dia e só então iniciará o gozo das férias.
• Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no eSocial.
• A contratação de Terceiros (MEI – Micro Empreendedor Individual) ou Autônomos deverá ser informada no eSocial.
• Será necessário solicitar ao contribuinte individual ou autônomo, antes da contratação: 1) Fazer a Qualificação Cadastral – se houver erro não conseguiremos informar no eSocial; 2) CPF;
3) PIS/PASEP/NIT;
4) Data de Nascimento.
• Se o contribuinte declarar que tem Dependentes para dedução de Imposto de Renda, será necessário solicitar as informações dos dependentes.
• Se o contribuinte trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS.
• Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no eSocial
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CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho:
• A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente.
• Atenção especial para os acidentes de trajetos (Ida e Retorno ao Trabalho)
Nota: Para evitar transtornos na comprovação do acidente de trajeto, é fundamental que o
cadastro do funcionário esteja sempre com o endereço atualizado.
• Qualquer ocorrência, informe imediatamente à OMA para que possamos enviar as informações ao eSocial.
• Deve ser registrado uma CAT, independente se houve ou não afastamento.
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