UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA
LUCIANA ALVES TORRES
O PAPEL DO BIBLIOTECÁRIO COMO CONSULTOR NA GESTÃO DOCUMENTAL DOS CONDOMÍNIOS DE PARNAMIRIM/RN.
Natal – RN Novembro – 2019
LUCIANA ALVES TORRES
O PAPEL DO BIBLIOTECÁRIO COMO CONSULTOR NA GESTÃO DOCUMENTAL DOS CONDOMÍNIOS DE PARNAMIRIM/RN.
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Graduação em Biblioteconomia, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito para obtenção do grau de Bacharel em Biblioteconomia.
Orientador: Prof. Me. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo.
Natal – RN Novembro – 2019
Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI
Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro Ciências Sociais Aplicadas - CCSA
Torres, Luciana Alves.
O Papel do Bibliotecário como consultor na Gestão Documental dos Condomínios de Parnamirim/RN / Luciana Alves Torres. - 2019. 77f.: il.
Monografia (Graduação em Biblioteconomia) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Departamento de Ciências da Informação. Natal, RN, 2019.
Orientador: Prof. Me. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo.
1. Atuação do Bibliotecário - Monografia. 2. Gestão Documental - Monografia. 3. Gestão de Condomínios - Monografia. I. Araújo, Francisco de Assis Noberto Galdino de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
O PAPEL DO BIBLIOTECÁRIO COMO CONSULTOR NA GESTÃO DOCUMENTAL DOS CONDOMÍNIOS PARNAMIRIM/RN.
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Graduação em Biblioteconomia, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito para obtenção do grau de Bacharel em Biblioteconomia.
Orientador: Prof. Me. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo.
Aprovado em: ______/______/______
BANCA EXAMINADORA
________________________________________________
Prof. Me. Francisco de Assis Noberto Galdino Araújo Membro – Orientador Universidade Federal do Rio Grande do Norte
_______________________________________________ Profª. Ma. Ana Cláudia Ribeiro – Membro da Banca
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
_______________________________________________ Prof. Dr. Pedro Alves Barbosa Neto – Membro da Banca
A Deus, por ter me dado forças para alcançar os meus objetivos e por atender as minhas preces quando tudo se tornava difícil, iluminando, sempre, o meu caminho.
À minha família, especialmente ao meu esposo Edilson, por ter me apoiado e me ajudado muito durante toda a minha graduação. Sem a sua ajuda não seria possível tal conquista.
A meu orientador Msc. Francisco de Assis Noberto Galdino Araújo pela imensa paciência e por acreditar em mim. Pela força, pela dedicação, apoio e principalmente pela sua competência.
Aos professores que fizeram parte da minha formação, sempre acreditando no potencial de seus alunos, ensinando-nos. A todos que me ajudaram na concepção desse trabalho, principalmente aos entrevistados envolvidos, síndicos e administradores de condomínios do Estado do Rio Grande do Norte, que reservaram uma parte de seu corrido tempo a fim de ouvir, e entender sobre uma temática diferente de sua atuação.
Agradeço a oportunidade de exercer o aprendizado adquirido nas universidades e suas instituições, contribuindo assim com a minha evolução acadêmica.
“Se ter auto-estima é me julgar merecedor da vida, se é reconhecer que tenho competência e valor, se é a auto-afirmação da consciência, de uma mente que confia em si mesma, ninguém pode gerar essa experiência a não ser eu mesmo” (NATHANIEL BRANDES, 2009, p.15)
Este trabalho apresenta considerações acerca do reconhecimento das competências e habilidades que competem ao profissional bibliotecário e que podem ser desenvolvidas em outros cenários além da biblioteca. Tem como objetivo geral ressaltar a importância do papel do bibliotecário na Gestão Condominial e apontar a problemática da falta de um profissional da informação na gestão dos documentos dos condomínios. Como objetivos específicos: estabelecer a relação existente entre gestão documental e Administração Condominial; alertar sobre as questões legais da guarda de documentos produzidos na gestão de condomínios; apontar o bibliotecário consultor na gestão do acervo documental dos condomínios. Utiliza como metodologia a pesquisa bibliográfica, exploratória, documental e qualitativa, realizando também a aplicação de um roteiro de entrevista semiestruturado em síndicos atuantes em condomínios de Parnamirim/RN. Resulta que há diversas atividades que podem ser desempenhadas pelo Bibliotecário como consultor na Gestão de Documentos dos Condomínios, sendo elas: Disponibilização de informações em qualquer suporte; Gerenciamento de Redes, Sistemas e Unidades de Informação; Tratamento Técnico dos recursos informacionais; Desenvolvimento de Recursos Informacionais; Realização de Pesquisas e Estudos; Prestação de Serviços de Assessoria e Consultoria. Afirma que são muitos os serviços que os Bibliotecários podem desempenhar na Gestão documental dos condomínios, sobretudo no que concerne à sua atuação em arquivos dos condomínios e das empresas administradoras de condomínios. Conclui ressaltando que o Bibliotecário é um profissional que pode agregar as competências necessárias em outros cenários de trabalho além das fronteiras de uma biblioteca, inclusive na administração de condomínios.
Palavras-chave: Atuação do Bibliotecário. Administração de condomínios. Gestão Documental. Habilidades e Competências- Bibliotecário.
ABSTRACT
This work presents considerations about the recognition of competencies and skills that are up to the professional librarian and can be developed in other scenarios than the library. Its like general objective to highlight the importance of the librarian’s role in real state management and to point out as technical problems the lack of a professional information in the management of condominium documents. Its specific objectives are: to establish an existing relationship between document management and condominium administration; warn of legal issues regarding the keeping of documents identified in the management of condominiuns; appoint the librarian consultant in the management of the document archive of the condominiuns. Uses as methodology the bibliographic research, exploratory, documentary and qualitative, also applying an interview script semi-structured in liquidators operating in condominiums in Parnamirim / RN It turns out that there are various activities that can be performed by the librarian as a consultant document management of condominiuns, namely: Availability of information in any support; Management of Networks, Systems and Information Units; Technical treatment of informational resources; Informational Resources Development; Conducting Research and Studies; Provision of Advisory Services and Consulting. States that there are many services that librarians can do on the document management of condominiuns, especially with regard to their acting in condominium archives and condominium management companies. Conclude by emphasizing that the Librarian is a professional who can aggregate the competencies required in other work scenarios beyond the boundaries of a library, including condominium management.
Keywords: Librarian performance. Management of condominiuns. Document Management. Skills - Librarian.
ABNT- Associação Brasileira de Normas Técnicas
CBO- Classificação Brasileira de Ocupações
DELTCI – Dicionário Eletrônico de Terminologia em Ciência da Informação
GD- Gestão de Documentos
PCD- Plano de Classificação de Documentos
TICs-Tecnologias da Informação e Comunicação
1 INTRODUÇÃO ... 11 2 BIBLIOTECONOMIA E ARQUIVOLOGIA. ... 15 2.1. Competências do Bibliotecário ... 21 2.2 Competências do Arquivista ... 26 3 GESTÃO DOCUMENTAL ... 29 4 GESTÃO CONDOMINIAL ... 35 5 METODOLOGIA ... 42
6 O BIBLIOTECÁRIO COMO CONSULTOR NA GESTÃO DOCUMENTAL DOS CONDOMÍNIOS: NOVOS CENÁRIOS DE ATUAÇÃO ... 45
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 57
REFERÊNCIAS ... 59
APÊNDICE A- ROTEIRO DE ENTEVISTA ... 63
ANEXO A – RELAÇÃO DE DOCUMENTOS NECESSÁRIOS- NBR 14.037 da ABNT ... 67
ANEXO B – QUADRO DE ATIVIDADES DOS PROFISSIONAIS DA INFORMAÇÃO -EXTRAÍDO DA CBO ... 74
1 INTRODUÇÃO
A fim de satisfazer as suas necessidades organizacionais e sociais, a comunidade e os grupos sociais carecem de demandas profissionais, essas demandas estabelecem as transformações no mercado de trabalho. As transformações dos sistemas econômicos, das formas de produção, e o advento das novas tecnologias, a constante mudança na oferta de produtos e serviços são considerados como fatores que promovem o surgimento de novas profissões. As evoluções nas formas de produção e econômicas exigem cada vez mais mãos-de obras especializadas que visam atender as demandas sociais do mercado, levando em consideração fatores como desenvolvimento tecnológico, a automatização dos sistemas de produção, entre outros.
O surgimento e desenvolvimento das Tecnologias da informação e Comunicação (TIC’S), no mercado de trabalho, fez surgir as exigências para o preenchimento de cargos profissionais com habilidades que fizesse jus ao gerenciamento e organização da informação.
Nessa perspectiva, é importante ressaltar o Bibliotecário como o profissional essencialmente habilitado para atuar no gerenciamento e organização da informação nos ambientes que necessitem de um profissional capacitado para representação, difusão, recuperação, acesso e uso da informação. O Bibliotecário é um profissional que pode ocupar as novas demandas e espaços de atuação que surgem em decorrência das transformações econômicas, sendo habilitado para atuar diante da complexidade emergida sob a ótica do acesso e recuperação da informação.
As profissões são também inevitavelmente transformadas sob o viés das mudanças sociais no decorrer dos tempos, e para aqueles profissionais que desejam permanecer no mercado de trabalho, é preciso demonstrar capacidade de adaptação e atuação em novos cenários. Diante disso, verifica-se que o profissional Bibliotecário que antes atuava apenas nas fronteiras das bibliotecas, possui atualmente, outros nichos de mercado devido às suas habilidades técnicas que
proporciona a esse profissional a possibilidade de atuar em locais que necessitem de tratamento, organização, acesso e uso da informação.
Destarte, as organizações que poderiam servir como nicho de mercado para esse profissional são os Condomínios, os quais constituem como foco da presente pesquisa. Devido ao fato de que os Condomínios Residenciais, no âmbito de suas organizações internas, possuírem características muito parecidas de uma empresa, essas entidades produzem uma vasta massa documental que é arquivada ou não, necessitando assim de tratamento específico.
Os síndicos são figuras que representam legalmente os condomínios, ativa e passivamente e caso o síndico deixe de cumprir suas tarefas ou administre de forma a causar danos ao condomínio, poderá ser acionado por qualquer dos condôminos, a responder civil e/ou criminalmente em juízo. Para administrar um condomínio, o síndico pode necessitar de auxílio de empresas especializadas em administração de condomínios, essas empresas são as Administradoras de Condomínios que prestam os serviços de assessoria, consultoria administrativa fiscal e jurídica. O condomínio por possuir características que remetem as de uma empresa, ele pode por meio do Síndico, contratar funcionários próprios ou terceirizados, contratar prestadores de serviços, realizar compras, realizar pagamentos, organizar prestações de contas, realizar cobranças de inadimplentes entre outras funções administrativas e jurídicas. Desta forma, devido as demandas administrativas apresentadas há uma produção de documentos, como contratos, contra-cheques, comprovantes de pagamentos, editais, atas entre tantos outros.
Nessa perspectiva, acredita-se que o profissional Bibliotecário seria o profissional da informação para atuar nesse cenário, sendo assim, a presente pesquisa tem como intuito ressaltar a importância do papel do bibliotecário na Gestão Condominial e apontar as problemáticas da falta de um profissional da informação na gestão dos documentos dos condomínios. Ainda fundamentado nessa perspectiva, objetiva-se especificamente:
a) Estabelecer a relação existente entre gestão documental e Administração Condominial.
b) Alertar sobre as questões legais da guarda de documentos produzidos na gestão de condomínios.
c) Apontar o bibliotecário consultor na gestão do acervo documental dos condomínios.
d) Apontar dos documentos produzidos por essas instituições.
e) Apresentar uma Tabela de Temporalidade como sugestão de intervenção na Gestão dos documentos dos condomínios.
A razão de procurar pesquisar sobre o tema partiu de interesses próprios do pesquisador, o qual já atua na área de Administração Condominial, baseada na conclusão de que os muitos documentos produzidos na Gestão Condominial não são devidamente tratados e arquivados como deveriam de ser, trazendo transtornos a todos que também trabalham na área e que sofrem com a falta de um profissional habilitado para gerir esses documentos.
Em conformidade com isso, a presente pesquisa discorre também sobre a importância do reconhecimento das atividades que podem ser desenvolvidas pelo Bibliotecário em outros cenários informacionais que necessitem dos processos de organização, representação, recuperação, acesso, uso e preservação da informação em todos os suportes, para fins específicos na Administração Condominial, cenário esse que transcende os limites das bibliotecas.
Diante disso, a justificativa da presente pesquisa é de unir os interesses do pesquisador e demonstrar através dos resultados a possibilidade de contribuição das competências da Biblioteconomia em novos cenários de atuação, possibilitando também a reflexão e questionamento sobre o papel desse profissional na sociedade atual.
O presente estudo apresenta sete capítulos, sendo o primeiro capítulo o desenvolvimento da Introdução já apresentada.
O segundo capítulo discorre a cerca dos conceitos da Biblioteconomia e Arquivologia como subáreas da Ciência da Informação, através de uma revisão de literatura sobre as profissões, nesse capítulo, foi subdividido evidenciando as competências do Bibliotecário e do Arquivista enquanto profissionais da informação, evidenciando as suas habilidades e competências como também a evolução dessas profissões com o passar dos anos dentro das sociedades.
O Terceiro capítulo, por sua vez, apresenta o conceito de Gestão Documental como conjunto de medidas para a gestão dos documentos arquivísticos, como também informa a sua evolução histórica desde seu surgimento até os dias atuais.
O Quarto capítulo, informa o conceito da Gestão Condominial, as definições das atribuições do síndico, das administradoras de condomínios, apresenta as leis que regem a Gestão Condominial e o conceito de documentos importantes para a gestão de um condomínio. Aborda também os documentos produzidos no processo de manutenção dessas organizações.
No capítulo quinto observa-se o percurso utilizado como metodologia empregada na realização da presente pesquisa, descrevendo as etapas e os procedimentos que foram implantados para a obtenção dos resultados.
Para dar segmento a pesquisa, o capítulo sexto, intitulado como “O bibliotecário como consultor na gestão documental dos condomínios: Novos cenários de atuação” apresenta a análise dos resultados, discutindo sobre as possibilidades de aplicação das habilidades do profissional bibliotecário na gestão dos documentos dos condomínios, destacando as principais atividades que podem ser desempenhadas em tais ambientes.
Por fim, no sétimo capítulo, “Considerações finais”, são apresentadas as conclusões deste estudo a partir das análises dos resultados obtidos, apresentando também as sugestões para pesquisas futuras. Logo após são listadas as referências, os anexos e os apêndices que foram utilizados para na elaboração da pesquisa.
2 BIBLIOTECONOMIA E ARQUIVOLOGIA.
A Biblioteconomia e a arquivologia são subáreas da Ciência da Informação que estudam aspectos de produção, gestão, organização, tratamento, disseminação, preservação e curadoria da informação em meio impresso e digital. Essas subáreas têm como objetivo formar profissionais aptos a contribuir para o tratamento e disponibilização da informação. Por outro lado, se diferenciam pela função central dos acervos tratados e pelas instituições nas quais atuam.
Para entender a relação que há entre elas é necessário destacar suas origens e processos de evolução. Os registros feitos pelo homem ao longo dos séculos foram de fato a implicação primordial para o entendimento de que havia a necessidade de salvaguardá-los e/ou estocá-los, seja para preservação e conservação da história, ou também para difusão e suporte à cultura dos povos. A Biblioteconomia e a arquivologia como áreas corroborativas à Ciência da Informação são definidas como:
A “Arquivologia” é o campo de estudos correspondente à área internacionalmente consolidada e conhecida como Archival Science ou Ciência dos arquivos. Sobre a origem dos arquivos SCHELLENBERG esclarece que:
Os arquivos como instituição, provavelmente, tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses , isto é, no Metroon, junto à corte de justiça na praça pública de Atenas. No templo conservavam-se os tratados, leis, minutas da assembleia popular e demais documentos oficiais. Entre outros, havia o discurso que Sócrates escrevera em sua própria defesa, manuscritos de peças de Ésquilo, Sófocles, e Eurípides e as listas dos vencedores das olímpiadas. Esses documentos foram conservados e transmitidos desde os tempos primitivos, até talvez o século III da era cristã, na forma de rolos de papiro. Embora, não sejam atualmente guardados em arquivos, a sua preservação inicial ocorreu em tais instituições. (SCHELLENBERG, 2006, p.25)
Verifica-se que desde os primórdios das civilizações há a preocupação em preservar a própria memória utilizando-se de espaços para o armazenamento de documentos que de alguma forma foram julgados como importantes. Nesse sentido, alguns outros autores afirmam que o surgimento dos arquivos se deu em outro momento.
De acordo com Marques (2007 apud HORA; SATURNINO; SANTOS, 2010) a origem histórica dos arquivos se dá em conjunto ao início da escrita. Após o surgimento da escrita, no Oriente Médio, surgiu a ideia de reunir, guardar, organizar,
para preservar os suportes de escrita. Desta forma, pode-se afirmar que os arquivos surgiram de modo fluído, natural e imprevisível.
Os arquivos foram fundados sob a ótica da guarda e gestão de materiais relevantes para futuras finalidades, na Arquivologia há manuais introdutórios que definem as bases conceituais e teóricas dessa ciência. A obra que serve como contribuição universal é o manual escrito pelo trio de pesquisadores holandeses, S. Muller (1848-1922), J.A Feith (1858-1913) e R. Fruin (1857-1935), o manual conceitua o termo “arquivo” como:
O conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por um órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer sob a custódia desse órgão ou funcionário (MULLER; FEITH; FRUIN, 1898, apud SCHELLENBERG, 2006,p-36).
Sob essa ótica, pode-se concluir que os arquivos são espaços que depositam, armazenam, conservam e preservam documentos administrativos das organizações as quais pertencem, são constituídos por documentos de caráter probatório, produzidos no âmbito das instituições e que traduzem memória dessas. No Brasil, a Lei n° 8159, de 8 de janeiro de 1991 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências apresenta no seu art. 2°, capítulo I a definição de arquivo, como:
Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Nessa perspectiva, é possível afirmar que os arquivos são o principal instrumento no controle dos processos administrativos das organizações públicas ou privadas, sendo então detentores de comprovantes das ações que tramitam nos processos administrativos e legais das organizações. Sobre a função dos arquivos, RONCAGLIO; SZVARÇA; BONJANOSK (2004) define:
A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Não há um único método válido para arquivar documentos. (p.3)
Conservar e preservar a memória das instituições é, sumariamente, objetos de estudo da Arquivologia. A Arquivologia enquanto ciência dos arquivos data a sua
construção no final do século XIX (RUFEIL, 2009, apud ARAÚJO, 2013) aparentemente devido as grandes transformações oriundas das Grandes Revoluções que ferviam na Europa nesse tempo, em especial à Revolução Francesa. No período da Revolução Francesa foram destruídas as instituições que imperavam desde então. Enquanto o ódio ao antigo regime fazia com que os revolucionários mais radicais desejassem aniquilar qualquer resquício dessa época, por outro lado, os mais conservadores argumentavam que esses documentos que estavam consolidados direitos e privilégios dos senhores da época poderiam ser, oportunamente, investigados e sondados pelo povo, a fim de resguardarem seus interesses. A partir de então, um decreto de 25 de Junho de 1794 consolidou a administração de arquivos públicos. Declara SCHELLENBERG (2006) “[...] por esse decreto os Archives Nationales passaram a ter jurisdição sobre os documentos dos vários órgãos no governo central [...]” . A construção do Arquivo Nacional trouxe o reconhecimento da importância dos documentos para a sociedade resultando em importantes realizações para o campo da Arquivologia, esse reconhecimento trouxe o ponta pé inicial para o surgimento científico das teorias e práticas para manter os documentos salvaguardados. Nesse sentido, para SCHELLENBERG (2006) as três realizações alcançadas pelo o campo arquivístico durante essa intensa agitação política e social emergidas pelas Grandes revoluções foram:
1- A criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;
2- Proclamação de acesso do público aos arquivos
3- E o reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado.
(SCHELLENBERG, 2006 p.36)
Foi a partir das mudanças ocorridas nos setores da sociedade como a política, religião, economia e também no campo científico que o termo “Arquivo Nacional” surgiu. O termo se refere a todo acervo custodiado pelo Estado, de caráter público, com o intuito de preservar documentos que definem a memória institucional de uma sociedade. A partir da necessidade de ter profissionais qualificados para atuação nesses arquivos, surgiram os cursos de formação nesse campo e com eles a evolução de uma ciência, a Arquivologia.
Entrando para os aspectos da Biblioteconomia, essa por sua vez, é retratada por Edson Nery da Fonseca (2007, p.1) como “um conjunto de regras de acordo com as quais os livros são organizados em espaços apropriados: estantes, salas, edifício”. A necessidade de organizar, conservar e divulgar os documentos, desde o início da escrita até os dias atuais, levou as bibliotecas a criarem métodos e normas que padronizassem os procedimentos.
Historicamente, o surgimento da Biblioteconomia como área do conhecimento está diretamente relacionado à evolução sociocultural das antigas civilizações. Com o intuito de conservar o conhecimento e a cultura, as bibliotecas primitivas da Antiguidade serviram de depósitos de conhecimento dessa época. A respeito desse fenômenoSagredo e Nuño (1994, apud Ortega,2004, p.2) revela que:
A existência comprovada das primeiras coleções organizadas de documentos, ou o que se poderia chamar de primeira biblioteca primitiva, data do terceiro milênio a.C. Trata-se da Biblioteca de Ebla, na Síria, cuja coleção era composta de textos administrativos, literários e científicos, registrados em 15 mil tábuas de argila, as quais foram dispostas criteriosamente em estantes segundo o tema abordado, além de 15 tábuas pequenas com resumos do conteúdo de documentos. A escrita era a cuneiforme, porém não no seu idioma original (o sumério), mas numa língua desconhecida a qual se chamou eblaíta. A descoberta desta biblioteca, em 1975, altera a história conhecida sobre a Síria e sobre o Oriente Médio no período e a organização nela encontrada vem sendo considerada a origem dos princípios da Biblioteconomia.
Nesse contexto, é necessário citar a mais famosa biblioteca da Antiguidade, a biblioteca de Alexandria, que foi fundada no século III a.C e que abrigava um dos maiores acervos da época. Para muitos estudiosos, as bibliotecas surgiram devido à burocratização que possuíam alguns estados da Antiguidade, a respeito, CASSON (2001 apud SIQUEIRA, 2010, p.55) revela:
Nesse contexto burocrático estatal, foi premente a necessidade de regular a vida civil da população e conservar o conhecimento e a cultura dessas civilizações regionais, que já tinham uma preocupação com uma educação formal do saber técnico e científico. Nesse momento, constituíram-se as primeiras protobibliotecas e protoarquivos: os rudimentares catálogos primitivos em tábuas de argila, em Nippur (Suméria); em Alexandria, uma das mais famosas bibliotecas do mundo antigo, que delineou com seus filósofos, gramáticos e poetas da época o ideário dos primeiros bibliotecários; ou, ainda, as bibliotecas privadas de reis voltadas para, “royal contemplation‟.
Ao passar os séculos, mais precisamente na Idade Média, houve a ascensão e o forte domínio, o da Igreja Católica. Durante esse tempo, verifica-se a preocupação em manter o controle do conhecimento e dos documentos bem como o
acesso desses se dava apenas pela nobreza e o clero. Lemos, (1998, apud Ortega, 2004, p.2) ressalta:
Na Idade Média, predominaram as bibliotecas ligadas a ordens religiosas tanto no Ocidente como no Oriente, as quais foram responsáveis pela preservação da antiga cultura greco-romana registrada. No século XIII, na Europa, começaram a ser fundadas as bibliotecas das universidades, ao mesmo tempo em que surgiram os grandes colecionadores de livros entre a nobreza, cujas coleções viriam a formar o núcleo de algumas bibliotecas. Durante o período da Modernidade, a invenção da imprensa pelo Alemão Johannes Gutenberg marcou, definitivamente, as transformações nas atividades de organização e preservação dos documentos. O surgimento da tipografia aperfeiçoou a produção dos livros até então escritos, lentamente, pelos escribas, esse fenômeno vulgarizou a imprensa difundindo o acesso aos livros. Nesse contexto, a respeito da prensa tipográfica Ortega (2004) enfatiza que “Esta revolução tecnológica impulsionou a produção do livro, contribuindo para seu barateamento e acelerando e ampliando sua distribuição”. Portanto, conclui-se o fim do monopólio que a igreja exercia sobre a produção intelectual e editorial, as confecções dos livros passaram a ser realizadas de forma especializada e alastrada. Nessa perspectiva, após a grande demanda informacional ocasionada pela produção em massa dos documentos, as Bibliotecas passaram a ter papel de destaque na sociedade. O aumento da produção bibliográfica vinda do advento da prensa de Gutemberg, gerou a necessidade de novas técnicas de organização, conservação e recuperação das coleções, resultando em vários estudos sobre a temática biblioteconômica.
Sendo assim, com o intuito de resolver problemas práticos no âmbito das bibliotecas, formou-se um conjunto de práticas sociais e técnicas que, ao longo do tempo basearam os primeiros conceitos da biblioteconomia. Considerado como o primeiro manual para bibliotecários, a obra de Gabriel Naudé (1600-1653), intitulada como Advis pour dresser um bibliothéque (1627) iniciou as teorias que fundamentaram as primeiras práticas biblioteconômicas. Nesse contexto, ARAÚJO; ARAÚJO (2018), em seu artigo, enfatiza a contribuição de Naudé para a biblioteconomia:
A Naudé está atribuído o status de ter sido, no período moderno, um dos primeiros a adquirir fama não somente como bibliotecário, mas como teórico das bibliotecas. Seu Advis pour dresser une bibliothèque (1627) torna-se o
primeiro guia orgânico e coerente para a preparação de uma biblioteca ideal. (p.3)
A respeito da considerável contribuição de Naudé para os primeiros passos da Biblioteconomia, Cacaly (1997, apud, SIQUEIRA, 2010, p.58) afirma que Naudé consolidou o conceito de biblioteca como espaços públicos e universais. Nessa perspectiva social da biblioteca, nasce a disciplina Biblioteconomia com espírito tecnicista intimamente ligada às revoluções científicas industriais que se instaurou após os períodos revolucionários da Europa. Sobre as bibliotecas como espaços públicos SIQUEIRA (2010), em seu artigo afirma:
A biblioteca pública se consolidou principalmente após a Revolução Francesa (1789-1799), que lançou as bases para os objetivos essenciais dessa instituição: satisfazer as necessidades da sociedade nos âmbitos da educação e cultura. Nesse contexto, nasceu a Biblioteconomia, disciplina encarregada de organizar, administrar e cuidar da gestão de livros, bem como a figura do profissional bibliotecário; ao lado do arquivista, tornaram-se fundamentais para a consolidação institucional de arquivos e bibliotecas. Tais profissionais, também influenciados pelo momento histórico de desenvolvimento tecnológico e científico do século XVIII, concentraram sua formação em dois aspectos: um técnico (catalogação, classificação, paleografia) e outro voltado à aquisição de cultura geral (história, literatura, ciências).
Saltando para o período que sucedeu a Segunda Guerra Mundial, no século XX, esse período fez emergir a explosão da informação científica e técnica. A Guerra pós-guerra era de caráter científico, esse fenômeno exigia dos profissionais da informação técnicas e práticas que pudessem atender a demanda informacional que se criava em diversos suportes. Enquanto as bibliotecas públicas voltava-se para a demanda da educação da massa operária, emergida pela Revolução Industrial, a documentação abriu espaço durante o período pós-guerra.
A respeito das diferenças entre a documentação e a biblioteconomia, verifica-se que a biblioteconomia estava voltada muito mais para o “acesso e função educacional” (SIQUEIRA, 2010, p.59) da sociedade diferentemente da Documentação que projetava as atenções em “acompanhar o documento desde o instante em que ele surgiu da pena do autor até o momento em que impressionava o cérebro do leitor” OTLET (1997, apud, SIQUEIRA, 2010, p.59).
Nesse contexto, pode-se dizer que a Biblioteconomia é uma área do conhecimento que promove a organização, tratamento, disseminação e acesso à informação por meio de serviços ofertados em centros de informação, e tem como
foco convencional a biblioteca e não convencional, empresas, meios de comunicação, entre outros. (CARVALHO, 2013).
Entretanto, sobre o viés das atribuições dos bibliotecários e arquivistas conclui-se que são profissionais da informação que trabalham e se envolvem diretamente com o sujeito/objeto informação:
A informação e suas cargas de significados teórico-epistemológicos (conceitos, formação do objeto de estudo e construção de paradigmas) e técnico-pragmáticos (informação ligada aos processos, fluxos, gestão e tecnologias de informação) seriam os frutos suficientemente capazes de aproximar academicamente a informação biblioteconômica, o documento arquivístico e o artefato museístico, pois promoveriam entre si o caráter mediacional e objetal que as três disciplinas em lide possuem, tornando-as interdependentes. (CARVALHO, 2013, grifo nosso)
Nessas condições de profissionais da informação, enquadram-se também além dos bibliotecários, os documentalistas e analistas da informação com funções que são associadas a dos arquivistas. Embora possuam o mesmo instrumento de trabalho (a informação) os arquivistas e bibliotecários se diferenciam pela instituição a qual servem como também pelo acervo com o qual lidam e pelos métodos de tratamento utilizados. O profissional bibliotecário, basicamente, estoca livros e periódicos em bibliotecas, ao passo do arquivista estoca documentos gerados pelas administrações.
Nessa perspectiva, sobre o tipo de acervo de destino de um documento considera-se que a função e a utilidade que foi atribuída à informação é o que determina se essa será estocada por arquivos ou bibliotecas.
O profissional bibliotecário possui além de suas variadas competências do princípio básico da informação - independente do tipo de suporte na qual foi registrada - possui as habilidades de gerir e disseminar a informação de modo relevante. O arquivista, por sua vez, possui como princípio básico a organicidade, unicidade, integridade arquivista e a cumulatividade dos documentos, sendo estes a raiz da organização e funcionamento dos arquivos.
2.1. Competências do Bibliotecário
Nas pautas das discussões empresariais e acadêmicas, o tema “competência” tem sido levantado com frequência, associada a diferentes vertentes, essa temática se relaciona com as estratégias e com os métodos de aprendizagens
individuais. Diversos autores tem pesquisado sobre a temática e para Fleury M. e Fleury A. (2001) o que define a palavra “competência” é:
A noção de competência aparece assim associada a verbos como: saber agir, mobilizar recursos, integrar saberes múltiplos e complexos, saber aprender, saber engajar-se, assumir responsabilidades, ter visão estratégica. Do lado da organização, as competências devem agregar valor econômico para a organização e valor social para o indivíduo. (Fleury M. e Fleury A, 2001, p.187)
Nessa perspectiva, entende-se sobre competência como um valor individual medido por múltiplos saberes, o conceito de competência pode ser definido como conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes, ou conjunto de capacidades humanas. Para outros pesquisadores a respeito da definição de competência, Mello (2003, p. 14, apud LIMA, 2013, p. 27) sugere:
[...] a competência só pode ser constituída na prática. Não é só o saber, mas o saber fazer. Aprende-se fazendo, numa situação que requeira esse fazer determinado. Competência é a capacidade de mobilizar conhecimentos, valores e decisões para agir de modo pertinente numa determinada situação.
Conforme Fleury M. e Fleury A. (2001) em seu estudo sobre o conceito de competências, as competências geram valores tanto para o indivíduo como para a organização na qual esse está inserido. Tal afirmação pode ser observada na Figura 1.
Figura 1Competências como fonte de valor para o indivíduo e para a organização
Fonte: Fleury M. e Fleury A. (2001, p.188)
Diante do exposto, apresentado na Figura 1, conclui-se que as competências de um indivíduo agregam valores econômicos para a organização na qual atua, e na recíproca, o indivíduo agrega-se de valores sociais. Nessa perspectiva de troca, a
organização agregada por valores econômicos aperfeiçoa seus serviços e suas demandas enquanto seus colaboradores providos de conhecimentos, habilidades e atitudes desenvolvem atividades em paralelo às demandas existentes. Os colaboradores se beneficiam do reconhecimento profissional conquistando espaços antes nunca conquistados, como também emergindo novos talentos em áreas ainda não exploradas.
Contudo, se faz necessário saber que a Habilidade está relacionada “as capacidades técnicas para realizar determinadas tarefas, desenvolvidas a partir de teoria e prática” (Marques, 2015), por outro lado, a Competência um de seus significados corresponde à aptidão para cumprir alguma tarefa ou função.
Diante das declarações, verifica-se que o bibliotecário tem por habilidades as técnicas desenvolvidas em sua formação: catalogar, indexar, recuperar e disseminar informações, em suma, exerce a gestão do conhecimento e da informação, como exerce também a gestão de pessoas dentro da unidade de informação que atua.
Nessa perspectiva, observa-se que os profissionais providos de Conhecimentos, Habilidades e Atitudes (CHA) apresentarão maior destaque em sua trajetória profissional. O mercado de trabalho atual exige que as aptidões profissionais sejam aperfeiçoadas com novas técnicas, estudos e consequentemente fazendo emergir novas descobertas no campo de atuação. Sendo assim, para atender as novas demandas da sociedade, é necessário que as competências do profissional sejam mais abrangentes, ultrapassando também os limites do campo profissional escolhido.
As novas demandas da sociedade surgem a partir do novo paradigma técnico econômico surgido após a revolução industrial que transformou profundamente as organizações e as sociedades. Segundo Werthein (2000):
A realidade que os conceitos das ciências sociais procuram expressar refere-se às transformações técnicas, organizacionais e administrativas que têm como “fator-chave” não mais os insumos baratos de energia – como na sociedade industrial – mas os insumos baratos de informação propiciados pelos avanços tecnológicos na microeletrônica e telecomunicações. (WERTHEIN, 2000, p.71)
As transformações que ocorreram na sociedade pós-industrial emergiram pelo advento tecnológico. A informação e o conhecimento passaram a ter mais valor em comparação a força braçal dos trabalhadores, sendo assim, a nova sociedade passou a ser reconhecida pelo termo “Sociedade da informação”. As transformações
que norteiam a sociedade da informação, incluídas também nesse contexto nos países menos industrializados, fizeram surgir um novo paradigma - o paradigma da tecnologia da informação.
Nessa perspectiva, o avanço da tecnologia da informação, oriundo da pós-industrialização altera de forma significativa as relações econômicas e sociais em todo o mundo. Em seu estudo Gouveia (2004), afirma que as características da Sociedade da Informação são as de utilização da informação como recurso estratégico; utilização intensiva das tecnologias da informação e comunicação; baseada na interação entre indivíduos e instituições predominantemente digital; recorrer a formas diversas de fazer as mesmas e novas coisas, baseadas no digital.
Diante das características supracitadas, juntamente com o surgimento das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) faz-se necessário que os profissionais da informação estejam antenados diante das aceleradas mudanças na produção do conhecimento, gestão da informação e posteriormente no acesso e disseminação das informações produzidas a todo instante. A Era Digital fez evoluir rapidamente a comunicação científica, a produção e a troca de informação nunca esteve tão rápida. O produto da “Sociedade da informação” é a informação e a sua produção não é mais controlada. Desta forma, gerir, organizar, disseminar, armazenar e promover o acesso com o intuito de satisfazer as necessidades informacionais dos indivíduos e das organizações, utilizando as TICs como meio tornou-se a prioridade nas habilidades técnicas dos profissionais que trabalham com a informação. Torna-se, portanto, um desafio para os profissionais da informação o desenvolver dessas atividades e é sem dúvida essencial a qualificação desses profissionais para esse fim.
Nesse contexto, pode-se afirmar que o bibliotecário é um profissional da informação que possui qualificações que cabem o desenvolver de tarefas em diversos ambientes de trabalho que necessitam da gestão das informações como a armazenagem, a organização, a representação, a recuperação, o acesso e uso da informação.
No que diz a Classificação Brasileira de ocupações (CBO) o bibliotecário tem como atividades fins:
Disponibilizam informação em qualquer suporte; gerenciam unidades como bibliotecas, centros de documentação, centros de informação e correlatos, além de redes e sistemas de informação. Tratam tecnicamente e
desenvolvem recursos informacionais; disseminam informação com o objetivo de facilitar o acesso e geração do conhecimento; desenvolvem estudos e pesquisas; realizam difusão cultural; desenvolvem ações educativas. Podem prestar serviços de assessoria e consultoria. (BRASIL, 2010, p. 379).
Ainda sobre a perspectiva das habilidades e competências do profissional bibliotecário, Neves e Longo (2000, p. 168), listam algumas:
- conhecerem o material apropriado para a organização e ao cliente; - julgam informações necessárias;
- têm competência na organização, tratamento e disseminação da informação;
- avaliam os efeitos do uso da informação na organização; - reconhecem a informação útil para a criatividade dos indivíduos; - classificam, representam e armazenam informações;
- estruturam, catalogam e analisam criticamente informações;
- possuem conhecimento de softwares específicos de armazenagem de informação;
- localizam informações relevantes; - dominam sistemas de indexação.
A profissão de Bibliotecário, no Brasil, foi regulamentada pela Lei Federal Nº 4.084, de 30 de Junho de 1962, sobre as competências de atribuições de profissional bibliotecário o Art. 6° declara:
Art 6º São atribuições dos Bacharéis em Biblioteconomia, a organização, direção e execução dos serviços técnicos de repartições públicas federais, estaduais, municipais e autárquicas e emprêsas particulares concernentes às matérias e atividades seguintes:
a) o ensino de Biblioteconomia;
b) a fiscalização de estabelecimentos de ensino de Biblioteconomia reconhecida, equiparada ou em via de equiparação.
c) administração e direção de bibliotecas;
d) a organização e direção dos serviços de documentação.
e) a execução dos serviços de classificação e catalogação de manuscritos e de livros raros e preciosos, de mapotecas, de publicações oficiais e seriadas, de bibliografia e referência. (BRASIL, 1962).
Nessa perspectiva, conclui-se que o profissional bibliotecário possui algumas habilidades específicas da profissão, como: analisar, classificar, indexar e armazenar informações registradas em qualquer suporte. Desta forma, é possível concluir que o Bibliotecário está apto a desenvolver um papel de consultor em gestão da informação em instituições que podem ir além das fronteiras de uma biblioteca.
2.2 Competências do Arquivista
À evolução histórica do bibliotecário vem, paralelamente, se consolidando o profissional arquivista, que enfrentou também inúmeros obstáculos para o alcance do reconhecimento profissional. Há vários indícios que os arquivistas e bibliotecários tiveram suas origens atreladas e só depois ao longo da história, foram separadas. Suas atividades se confundiam, e eram vistos como uma classe única, no controle e tratamento dos manuscritos. Sobre a origem da formação arquivística ROUSSEAU; COUTURE (1998, apud, LIMA, 2013, P.41) revela:
A formação em arquivística inicia-se no século XIX, com a criação de grandes centros especializados: École de Clartes em Paris em 1821, a de Viana em 1854, a de Madri em 1856 e a de Florença em 1857. A par destas instituições especializadas encontramos universidades tanto na Europa como em África e na América, que oferece uma formação arquivista no primeiro, segundo ou terceiro ciclo universitário, no programa de história de ciência da informação ou noutros. A criação de uma secção sobre a formação e o aperfeiçoamento dos arquivistas do Conselho Internacional de Arquivos, quando do XII Congresso Internacional de Arquivos em 1992 demostra a dimensão que a formação em Arquivistíca adquiriu no mundo inteiro.
Os arquivistas passaram a atuar em arquivos privados e empresariais após as transformações ocorridas pelo advento tecnológico atrelado à Sociedade pós-industrial, nesse contexto, LIMA (2013) revela:
Com o advento do século XX, o profissional arquivista começa a ampliar sua atuação, passando a desempenhar suas atividades nos arquivos privados e arquivos empresariais, visto que a crescente produção documental assegurada pelo advento das máquinas copiadoras torna imprescindível a necessidade do estabelecimento de técnicas, para o gerenciamento documental, fazendo emergir este novo profissional.
Com o boom informacional, que ocorreu durante a segunda guerra mundial, as informações encontradas nos arquivos passaram a ser vista com mais preocupação, um poder para quem as possuíssem. Nessa perspectiva, surgia a gestão de documentos (GD) que abriu portas para a elaboração de respeitáveis pesquisas. Foi nesse contexto que as teorias da arquivologia tornaram-se bem vindas, afinal, em um meio quem tem mais informação torna-se mais competitivo, e ter um profissional que tenha conhecimentos e habilidades para mantê-las acessíveis e preservadas é uma estratégia que deve ser incorporada nas instituições. Belloto (2008, p.2) explica:
A verdade é que o arquivista, ademais de toda essa qualificação de cunho pessoal, deverá ainda estar capacitado profissionalmente para intervir em toda a cadeia do tratamento documental, qualquer que seja o suporte. A respeitabilidade de que é revestida o seu trabalho virá da segurança com que atue no seu métier
Os arquivistas vivem e atua, profissionalmente, na conhecida “era da informação” onde as tecnologias da informação de da comunicação estão presente. Os suportes documentais mudaram, essas transformações exigem conhecimento, competência, métodos especiais para conservação físicas especiais. A Sociedade da Informação trouxe novas atuações das profissões, exigindo dos arquivistas novas habilidades. A respeito das novas habilidades do arquivista do século XX e XXI, espera-se que ele adapte-se às novas tecnologias para um eficiente desempenho do seu trabalho.
Nessa perspectiva, GRIMARD (1993, apud, BELOTO, 2008, p.2) enfoca sobre as competências das quais o atual profissional arquivista devem possuir:
1. capacidade de análise e síntese, juntamente com uma aptidão particular de esclarecer situações complexas e ir ao essencial; 2. habilidade de formular claramente suas idéias, tanto de forma escrita como verbal; 3. capacidade de julgamento seguro; 4. aptidão para tomar decisões sobre questões ligadas à memória da sociedade; 5.abertura às novas tecnologias da informação; 6. bom senso para tomar resoluções; 7. adaptação à realidade, às condições de seu tempo e lugar.
Sobre a atuação dos Arquivistas e suas competências e atribuições, a lei n° 6.546 de 4 de julho de 1978 regulamenta a profissão de arquivista:
Art. 2º São atribuições dos Arquivistas:
I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;
II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;
III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;
IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos;
VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos; VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação;
IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos;
XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnicoadministrativa;
XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. (BRASIL, 1978).
O papel do profissional arquivista e suas competências pode-se afirmar que estão relacionadas à capacidade de gerenciamento de informações. Dentro das organizações as informações são registradas em documentos possuídos ou produzidos por essas. Por sua vez, o arquivista integra métodos previamente definidos com o intuito de gerenciar a massa de documentos.
A GD de uma entidade deve seguir normas e regulamentos burocráticos da instituição a qual pertence, alguns documentos possuem valores imensuráveis para as organizações, e a perda de um significativo documento pode acarretar transtornos financeiros, jurídicos e administrativos.
Sobre a ótica das competências e atribuições dos arquivistas, a CBO (2010) descreve sumariamente as atividades dos arquivistas:
Organizam documentação de arquivos institucionais e pessoais, criam projetos de museus e exposições, organizam acervos museológicos públicos e privados. Dão acesso à informação, conservam acervos. Preparam ações educativas ou culturais, planejam e realizam atividades técnico-administrativas, orientam implantação das atividades técnicas. Participam da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas.
Portanto, conclui-se que interpretar as informações e fazer com que estas estejam disponíveis, preservadas e conservadas são competências que o arquivista como gestor da informação deve desenvolver para o adequado posicionamento no processo de tomada de decisão dentro da instituição na qual atua. Na medida em que as informações irão evoluindo, por outro lado, irá crescer também a necessidade que o profissional de arquivo esteja capacitado para as novas tendências de mercado.
3 GESTÃO DOCUMENTAL
Na perspectiva da arquivologia, gestão de documentos é “um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos” (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996). Para a arquivologia, o documento arquivístico é instrumento de prova, e é por esse motivo que os acervos dos arquivos possuem características de acesso mais restrita ao público se comparado ao acesso do acervo de uma biblioteca.
A Gestão de Documentos arquivísticos foi sem dúvida um marco para a ciência dos arquivos quando os olhares eram voltados apenas para a manutenção e conservação dos documentos de valores históricos. Após a Segunda Guerra Mundial, com a explosão documental mencionada no capítulo anterior, emergiu a GD como uma resposta para a administração, organização e destinação desses documentos arquivísticos.
No entanto, o arquivo é considerado uma unidade administrativa menor, sem atribuições bem definidas a não ser de estocar papeis. A noção de “arquivo” é de “arquivo morto”, idealizado como um amontoado de papéis velhos sem finalidade alguma. Nesse sentido, percebe-se o desprestígio e a desvalorização dos arquivos em meio às administrações públicas e entidades privadas, seus serviços são desvalorizados e há falta de recursos materiais e humanos com qualificação técnica adequada para seu pleno funcionamento. Segundo BERNARDES; DELATORRE (2008) para que o arquivo exerça com esmera a sua função é necessário uma padronização de recursos técnicos:
Por outro lado, para o controle pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, torna-se necessário assegurar a integração dos protocolos com os arquivos visando à padronização dos procedimentos técnicos. Essa integração permitirá que os documentos sejam rapidamente localizados não apenas durante sua tramitação, mas também durante o período em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermediário e permanente. (BERNARDES;DELATORRE, 2008, p. 6)
Contudo, a GD não está preocupada apenas com os interesses imediatos da instituição produtora de documentos, mas também em assegurar que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam preservados. É importante ressaltar que os documentos de arquivo são produzidos dentro de um
desígnio específico para atender várias demandas informacionais de uma instituição ou comunidade. Apesar de algum documento já possuir valor histórico em seu momento de criação, os documentos de arquivo em sua maioria atende, inicialmente, as necessidades administrativas, legais e ou burocráticas.
Nessa perspectiva, observa-se que os documentos considerados como documentos de arquivo possuem diferentes características comparadas a de outros documentos que podem ter valores científico, histórico ou cultural. São documentos produzidos/acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma instituição pública ou privada, de uma pessoa, ou de uma família. Os documentos são produzidos initerruptamente, em decorrência das necessidades sociais ou legais da sociedade ou do próprio desenvolvimento da história pessoal ou institucional. Sobre a organicidade do documento, RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI (2004) explica:
É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos, porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada. (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004, p.2).
As informações arquivísticas possuem características específicas e conforme assinala Lopes (2000, apud, CALDERON, 2004, p.100), trata-se de informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que é, ao mesmo tempo, produtor e receptor.
Ao abordar a GD, verifica-se que essa atividade vai além das preocupações institucionais em recolher os documentos, mas passam a se preocupar também com o gerenciamento.
O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte, é preciso também que se tenha um planejamento de tal forma, que mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das ferramentas tecnológicas disponíveis nos dias atuais, seja possível localizar e utilizar a informação no tempo exato e necessário para uma tomada de decisão. (CALDERON, 2009, p,101)
Após uma breve explanação sobre a história e a definição da gestão de documentos arquivísticos, é necessário entender os procedimentos, as atividades e os instrumentos que fazem parte dessa operação.
Partindo da definição de GD de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento. Também chamado de administração de documentos. (BRASIL, 2005, p.100) .
As técnicas de organizações dos arquivos, no contexto da preservação da memória, trouxe a definição arquivística sobre o ciclo de vida dos documentos e dos valores dado ao documento em decorrência do ciclo em que se encontra:
[...] o primeiro ciclo, denominado corrente, corresponde ao valor administrativo; o segundo ciclo, denominado intermediário, corresponde ao valor probatório e/ou legal do documento e o último ciclo, denominado permanente, quando o valor histórico e científico se sobrepõe ao demais valores. Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjunto documental será eliminado. (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004, p.3, grifo nosso).
Toda documentação encaminhada a um arquivo para guarda é um documento arquivistico. Essa massa documental deve ser avaliada e classificada de acordo com a teoria das três idades. A metodologia das três idades do documento toma efeito a partir da metade do século XX, depois do crescimento desordenado de acervos documentais. Os ciclos das três idades são os três estágios de evolução por onde passam os documentos do arquivo. Nessa perspectiva, o Arquivo corrente são os documentos consultados frequentemente, localizados nos escritórios, geralmente onde foram produzidos; o Arquivo intermediário é constituído por documentos que deixaram de ser utilizados frequentemente, mas que ainda podem ser consultados, sem a necessidade de serem conservados próximo aos estabelecimento das instituições que atuam são armazenados de acordo com os critérios da tabela de temporalidade, podendo ser eliminados ou enviados ao arquivo permanente de acordo com a o que define a tabela; o Arquivo Permanente predominam os documentos sem o valor administrativo para a instituição eles são conservados pelo valor histórico, probatório a ele atribuído.
Dentro dessa visão, verifica-se que a estratégia da GD é assegurar o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediária e permanente. Nesse sentido, ela garante o controle do documento, iniciando com a sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda permanente e ainda permite a eficiente localização dos documentos no acervo garantindo o acesso
rápido às informações. Sobre os ciclos dos documentos, (BERNARDES; DELATORRE, 2008)destaca:
Arquivo corrente ou 1ª idade: os documentos estão estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos órgãos produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados por eles. É nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente, quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário, quais os que poderão ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.
Arquivo intermediário ou 2ª idade: documentos originários do arquivo corrente, com pouca freqüência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. São consultados, com maior freqüência, pelo órgão produtor. Nessa fase, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final procedendo-se à eliminação, coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente. Arquivo permanente ou 3ª idade: os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural. Como fonte de pesquisa são liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao público em geral. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p.10, grifo nosso)
Nesse contexto, administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de técnicas e teorias fundamentadas pela Arquivologia, garante um maior controle sobre as informações que as empresas públicas ou privadas produzem e/ou recebem além de racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos.
Nessa perspectiva, a Lei Federal nº8. 159, que se refere aos arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas define a GD como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”1
Jardim corrobora com essa definição ao afirmar que a adoção de Gestão de Documentos arquivísticos visa o tratamento dos documentos durante seu ciclo de vida, tratando-os em sua fase corrente e intermediária até o destino final:
[...] a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde a sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento
1
BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 9 jan. 1991.
permanente. Ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária (JARDIM, 1987, p35).
Entretanto, a avaliação do documento para definir a passagem de uma idade à outra é realizada com a identificação dos valores dos documentos: classificados em primários ou secundários. No e-Arq (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 18) o valor primário e secundário dos documentos podem ser:
Valor primário é atribuído aos documentos considerando sua utilidade administrativa imediata, isto é, as razões pelas quais esses documentos foram produzidos. Já o valor secundário refere-se ao valor atribuído aos documentos em função de sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como por exemplo, provas judiciais e administrativas, e pesquisas acadêmicas.
Nessa visão é possível afirmar que uma eficácia GD, e a organização interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. As metodologias escolhidas e as normas técnicas implantadas devem exigir dos profissionais envolvidos competências e habilidades variadas, pensando e atuando juntos para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade funcionalista da instituição.
A ausência de planejamento, normas e procedimentos de trabalho podem provocar o acúmulo e a desordem dos documentos e transformar os arquivos em meros depósitos de papéis. A desordem dificulta a recuperação das informações necessárias para a tomada de decisões, no âmbito das instituições públicas e privada.
Nesse sentido, um Plano de Classificação como um instrumento de GD se faz necessário, e para a sua elaboração é de suma importância o conhecimento profundo da estrutura e funcionamento da instituição e o comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de atuação:
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p.14). Portanto, justifica-se a classificação como a medida decisiva dentro da gestão dos arquivos. É a classificação dos documentos que origina e é originada pelas atividades que agregam a Gestão de Documentos Arquivísticos. Deste modo, os
autores BERNARDES E DELATORRE (2008, p.06), vêm explanar a importância e valorização da guarda e preservação dos documentos pertencentes às instituições:
As informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos órgãos e entidades da Administração Pública no exercício de suas funções e atividades são registradas nos documentos públicos, que, por sua vez, são preservados nos arquivos públicos, instrumentos essenciais para a tomada de decisões, para a comprovação de direitos individuais e coletivos e para a o registro da memória coletiva.[...] Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se
esgotaram. [...] Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a gestão documental contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por transparência nas ações de governo e acesso rápido às informações.
A política de GD em uma instituição, seja pública ou privada, implica, em especial, na realização de duas atividades básicas e integradas: a classificação e a avaliação dos documentos. Destas atividades decorrem duas ferramentas: o Plano de Classificação de Documentos – PCD e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD. A aplicação das técnicas de organização mencionada permite que se controle e acompanhe toda a documentação produzida e/ou recebida. A GD garante a uniformização de procedimentos; recuperação da informação; racionalização da produção documental; criação e conservação de documentos de forma acessível; desburocratização institucional; destinação correta dos documentos e posterior recuperação da informação de forma hábil. Entretanto, a finalidade da GD em uma instituição evidentemente está relacionada a todo o ciclo de vida dos documentos, preocupado diretamente com a sua preservação.
