MANUAL DE ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS

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MANUAL DE ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS

Regulamenta os procedimentos para Acompanhamento e Fiscalização de Contratos no âmbito do CNPq.

1.

Conceituação

Para os fins deste Manual considera-se:

Acordo de Nível de Serviço – ANS - é um ajuste escrito, anexo ao contrato, entre o provedor de serviços e o órgão contratante, que define, em bases compreensíveis, tangíveis objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento;

Gestor do Contrato (Fiscal do Contrato ou Unidade Fiscalizadora) – Representante da Administração, especialmente designado, na forma dos art. 67 da Lei nº 8.666/93 e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97, para exercer o acompanhamento e a fiscalização da execução contratual, devendo informar a Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada, propor as soluções e as sanções que entender cabíveis para regularização das faltas e defeitos observados, conforme o disposto na Instrução Normativa SLTI/MPOG 02/2008;

Serviços Continuados - São aqueles cuja interrupção possa comprometer a continuidade das atividades da Administração e cuja necessidade de contratação deva estender-se por mais de um exercício financeiro e continuamente.

Terceirização – Processo de gestão relativo à transferência para terceiros de atividades que em princípio, seriam executadas pelo pessoal do próprio órgão ou entidade.

2.

Dos Deveres e Responsabilidades do Gestor do Contrato

2.1.

O Gestor ou Fiscal do Contrato tem como responsabilidades fundamentais:

a) Registrar as ocorrências relacionadas com a execução do contrato pelo qual for responsável;

b) Determinar as medidas necessárias ao fiel cumprimento do objeto do contrato, bem como a regularização das faltas, defeitos ou incorreções observadas;

c) Atestar as faturas correspondentes às etapas executadas após a verificação da conformidade dos serviços, para efeito de pagamento (observada a comissão de recebimento, nos casos de compras do § 8º, art. 15 da Lei 8.666/93);

2.2.

O Gestor do Contrato deverá acompanhar e fiscalizar a execução do contrato por meio de instrumentos de controle, que compreendam a verificação dos seguintes aspectos, quando for o caso:

a) os recursos humanos empregados no serviço contratado, em função da quantidade e da formação profissional exigidas;

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e) os resultados alcançados em relação ao contratado, com o acompanhamento dos prazos

de execução e da qualidade demandada; f) a satisfação do público usuário.

g) a situação da empresa junto ao SICAF

h) recolhimentos das obrigações trabalhistas pela CONTRATADA i) prazo de vigência do contrato

2.3.

A conformidade do material fornecido ou a ser utilizado na execução dos serviços contratados, deverá ser verificada juntamente com o documento da CONTRATADA que contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso.

2.4.

Os critérios de aferição de resultados deverão ser preferencialmente dispostos na forma de Acordos de Nível de Serviços, conforme dispõe a Instrução Normativa SLTI/MPOG 02/2008 e que deverá ser adaptado às metodologias de construção de Acordo de Níveis de Serviço - ANS disponíveis em modelos técnicos especializados de contratação de serviços, quando houver.

2.5.

A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base no ANS,

quando houver, previamente definido no ato convocatório e pactuado pelas partes.

2.6.

O Gestor do Contrato ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no § 1º do artigo 65 da Lei Nº 8.666, de 1993.

2.7.

O Gestor do Contrato deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para corrigir ou aplicar sanções quando verificar um viés contínuo de desconformidade da prestação do serviço à qualidade exigida.

2.8.

O prestador do serviço poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo Gestor do Contrato, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.

2.9.

O prazo de vigência dos contratos continuados deverá ser cuidadosamente observados pelo Gestor do Contrato, a fim de que:

a) No caso de prorrogação em conformidade com o art. 57 - II, da Lei 8.666/93, seja iniciada, com 02 (dois) meses de antecedência da data de encerramento da vigência do contrato, a realização de pesquisas de preços praticados no mercado em contratações similares;

b) No caso do atingimento do limite de prorrogação permitido pelo art. 57 - II, da Lei 8.666/93, seja iniciada, com 04 (quatro) meses de antecedência da data de encerramento da vigência do contrato, os procedimentos necessários à realização de nova licitação.

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3.

Dos Contratos de Terceirização

3.1.

Na fiscalização dos Contratos de Terceirização, são deveres do Gestor do Contrato: a) Fiscalização inicial (no momento em que a terceirização é iniciada)

Ø Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão, divididos por contrato, com as seguintes informações: nome completo, número de CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências, horas extras trabalhadas.

Ø Conferir todas as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Atenção especial para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (importante esteja corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais alterações dos contratos de trabalho.

Ø O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no contrato administrativo.

Ø O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral é a do SEAC-Sindiserviços.

Ø Consultar eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação gratuito).

Ø Verificar a existência de condições insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).

b) Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura)

Ø Elaborar planilha-mensal que conterá os seguintes campos: nome completo do empregado, função exercida, dias efetivamente trabalhados, horas extras trabalhadas, férias, licenças, faltas, ocorrências.

Ø Verificar na planilha-mensal o número de dias e horas trabalhados efetivamente. Exigir que a empresa apresente cópias das folhas de ponto dos empregados por ponto eletrônico ou meio que não seja padronizado (Súmula 338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura.

Ø Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salários, vales-transporte e auxílio alimentação dos empregados.

Ø Realizar a retenção da contribuição previdenciária (11% do valor da fatura) e dos impostos incidentes sobre a prestação do serviço.

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- cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade

Social (GFIP);

- cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;

- cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); - cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).

Ø Exigir da empresa os recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de: - cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade

Social (GFIP);

- cópia do Comprovante de Declaração à Previdência;

- cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; - cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); - cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).

Ø Consultar a situação da empresa junto ao SICAF.

Ø Exigir a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade.

c) Fiscalização diária

Ø Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal.

Ø Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realização de horas extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de jornada.

Ø Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados.

Ø Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço como a negociação de folgas ou a compensação de jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador.

d) Fiscalização especial

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concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade de proceder ao equilíbrio econômico-financeiro do contrato em caso de reajuste salarial).

Ø Controle de férias e licenças dos empregados na planilha-resumo.

Ø A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de seus empregados (cipeiro, gestante, estabilidade acidentária).

3.2.

Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais nas contratações terceirizadas, com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada, exigir-se-á, dentre outras, as seguintes comprovações:

a) No caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis Trabalhistas:

Ø recolhimento da contribuição previdenciária estabelecida para o empregador e de seus empregados, conforme dispõe o artigo 195, § 3o da Constituição federal, sob pena de rescisão contratual;

Ø recolhimento do FGTS, referente ao mês anterior;

Ø pagamento de salários no prazo previsto em Lei, referente ao mês anterior; Ø fornecimento de vale transporte e auxílio alimentação quando cabível; Ø pagamento do 13º salário;

Ø concessão de férias e correspondente pagamento do adicional de férias, na forma da Lei;

Ø realização de exames admissionais e demissionais e periódicos, quando for o caso;

Ø eventuais cursos de treinamento e reciclagem;

Ø encaminhamento das informações trabalhistas exigidas pela legislação, tais como: a RAIS e a CAGED;

Ø cumprimento das obrigações contidas em convenção coletiva, acordo coletivo ou sentença normativa em dissídio coletivo de trabalho; e

Ø cumprimento das demais obrigações dispostas na CLT em relação aos empregados vinculados ao contrato.

b) No caso de cooperativas:

Ø recolhimento da contribuição previdenciária do INSS em relação à parcela de responsabilidade do cooperado;

Ø recolhimento da contribuição previdenciária em relação à parcela de responsabilidade da Cooperativa;

Ø comprovante de distribuição de sobras e produção;

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Ø comprovante da aplicação em Fundo de reserva;

Ø comprovação de criação do fundo para pagamento do 13º salário e férias; e Ø eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as sociedades

cooperativas.

c) No caso de sociedades diversas, tais como as Organizações Sociais Civis de Interesse Público – OSCIP’s e as Organizações Sociais, será exigida a comprovação de atendimento a eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as respectivas organizações.

d) Em serviços de natureza intelectual, após a assinatura do contrato, o Gestor do Contrato deve promover reunião inicial, devidamente registrada em Ata, para dar início execução do serviço, com o esclarecimento das obrigações contratuais, em que estejam presentes os técnicos responsáveis pela elaboração do termo de referência ou projeto básico, o fiscal ou Gestor do Contrato, os técnicos da área requisitante, o preposto da empresa e os gerentes das áreas que executarão os serviços contratados.

3.3.

Em caso de rescisão contratual nas contratações de serviços terceirizados, o Gestor do Contrato deve verificar o pagamento pela contratada das verbas rescisórias ou a comprovação de que os empregados serão realocados em outra atividade de prestação de serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho.

3.3.1. Até que a contratada comprove o disposto no item 2.2.5, o órgão ou entidade contratante deverá reter a garantia prestada.

4.

Do Recebimento do Objeto Contratual

4.1.

Executado o contrato, o seu objeto será recebido pelo gestor do contrato. a) em se tratando de obras e serviços comuns:

Ø provisoriamente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado;

Ø definitivamente, quando designado pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pela partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei;

b) em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:

Ø provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação;

Ø definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação.

c) Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento farse-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo.

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f) Na hipótese de o termo circunstanciado ou a verificação a que se refere a alínea “b” do inciso 4.1

não serem, respectivamente, lavradas ou procedidas dentro dos prazos fixados, reputar-se-ão como realizados, desde que comunicados à Administração nos quinze (15) dias anteriores à exaustão dos mesmos.

g) Poderá ser dispensado o recebimento provisório nos seguintes casos: a) gêneros perecíveis e alimentação preparada;

b) serviços profissionais;

c) obras e serviços de valor até o previsto no art. 23 do inciso II, alínea a, desta Lei, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade.

h) Nos casos de dispensa de recebimento provisório, o recebimento será feito mediante recibo.

5.

DO DESCUMPRIMENTO DO OBJETO CONTRATUAL

5.1.

Em caso de descumprimento total ou parcial das responsabilidades assumidas no instrumento contratual, o Gestor do Contrato deverá notificar a CONTRATADA da aplicação das sanções administrativas cabíveis, previstas no instrumento convocatório e na legislação vigente, conforme disposto no artigo 87 da Lei Nº 8.666/93.

5.2.

Em caso de aplicação de sanção administrativa, a mesma será, obrigatoriamente, registrada no Sistema de Cadastro de Fornecedores - SICAF

Brasília, 12 de agosto de 2008.

CLÁUDIO DA SILVA LIMA